Báo cáo tổng hợp về đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh & đặc điểm về tổ chức bộ máy, công tác kế toán của Công ty xây dựng hợp nhất

Báo cáo tổng hợp về đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh & đặc điểm về tổ chức bộ máy, công tác kế toán của Công ty xây dựng hợp nhất

Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh

của công ty xây dựng Hợp Nhất

I Giới thiệu về công ty xây dựng Hợp Nhất

1 Lịch sử hình thành

Công ty xây dựng Hợp Nhất là một doanh nghiệp t nhân đợc thành lập theo quyết định số 00841 do trọng tài kinh tế Hà Nội cấp ngày 9/9/1993 của UBNDTP Hà Nội

Trụ sở giao dịch 50-Trần Xuân soạn Hà Nội

Công ty xây dựng Hợp Nhất từ khi thành lập đến nay đã không ngừng

đầu t vào sản xuất kinh doanh , xây dựng và hoàn thiện dần bộ máy tổ chức quản lý, trang bị thêm máy móc thiết bị trong dây chuyền thi công xây dựng,

đảm bảo năng lực và chất lợng thi công công trình Vì vậy, Công ty đã trúng thầu và đợc chỉ định thầu nhiều công trình xây dựng Địa bàn hoạt động của Công ty rất rộng, rải rác ở các tỉnh phía bắc từ Lạng Sơn, Hà Giang, Lai Châu , Lào cai, Tuyên Quang, Yên Bái…

Công ty có chức năng và nhiệm vụ chủ yếu là nhận thầu thi công xây dựng các công trình dân dụng và các công trình công nghiệp nhóm C,xây dựng các loại công trình giao thông nh: làm nền, mặt đờng bộ,các công trình thoát nớc… Đông thời tiến hành quản lý và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển nguồn vốn do ngân hàng giao

2 Nhiệm vụ hoạt động:

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, Công ty có các nhiệm vụ cụ thể sau:

1 Xây dựng chiến lợc phát triển, kế hoạch 5 năm và hàng năm để phù hợp với mục đích đã đặt ra và nhu cầu của thị trờng, ký kết và tổ chức các hợp

đồng kinh tế đã ký với các đối tác

2 Đổi mới, hiện đại hoá công nghệ và phơng thức quản lý, tiền thu từ chuyển nhợng tài sản phải đợc dùng tái đầu t đổi mới thiết bị công nghệ của Công ty

3.Thực hiện các nghĩa vụ đối với ngời lao động, theo qui định của Bộ luật lao động, luật công đoàn

4 Thực hiện các qui định của Nhà nớc về bảo vệ tài nguyên môi trờng, quốc phòng và an ninh quốc gia

5 Thực hiện các chế độ báo cáo thống kê, kế toán, báo cáo định kỳ theo qui định của Công ty và chịu trách nhiệm về tính xác thực của nó

6 Chịu sự kiểm tra của Bộ xây dựng: tuân thủ các qui định về thanh tra của cơ quan tài chính và của các cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền theo qui

định của pháp luật

Để tổ chức tốt các hoạt động kinh doanh, Công ty cần thực hiện các nhiệm vụ quản lý sau:

1 Thực hiện đúng chế độ các qui định về quản lý vốn, tài sản,các quĩ kế toán, hạch toán, chế độ kiểm toán và các chế độ khác do Nhà nớc qui định và chịu trách nhiệm tính xác thực về các hoạt động tài chính của Công ty

2 Công bố báo cáo tài chính hàng năm, các thông tin đánh giá đúng đắn

về hoạt động của Công ty theo qui định của Chính phủ

3 Chịu trách nhiệm nộp thuế và các nghĩa vụ tài chính khác(nếu có) theo qui định của Pháp luật

3 Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất và qui trình công nghệ của công ty

* Đặc điểm sản xuất kinh doanh

Các công trình của công ty đợc tiến hành gồm cả đấu thầu và chỉ định thầu Sau khi hợp đồng kinh tế đợc kí kết Công ty thành lập ban chỉ huy công trờng giao nhiệm vụ cho các phòng ban

Chức năng phải lập kế hoạch sản xuất cụ thể, tiến độ và các phơng án

đảm bảo cung cấp vật t, máy móc thiết bị thi công, tổ chức thi công hợp lý,

đảm bảo tiến độ cũng nh chất lợng của hợp đồng kinh tế đã ký kết với chủ đầu

t hay với Công ty

Việc quản lý vật t công ty chủ yếu giao cho Phòng Vật t theo dõi tình hình mua vật t cho đến khi xuất công trình Máy móc thi công chủ yếu là của Công ty ngoài ra Công ty còn phải đi thuê ngoài để đảm bảo quá trình thi công

và do phòng vật t chịu trách nhiệm vận hành, quản lý trong thời gian làm ở công trờng

Lao động đợc sử dụng chủ yếu là công nhân của Công ty, chỉ thuê lao

động phổ thông ngoài trong trờng hợp công việc gấp rút, cần đảm bảo tiến độ thi công đã ký kết trong hợp đồng

Chất lợng công trình do bên A qui định Trong quá trình thi công, nếu

có sự thay đổi phải bàn bạc với bên A và đợc bên A cho phép bằng văn bản nên tiến độ thi công và chất lợng công trình luôn đợc đảm bảo

Trong điều kiện kinh tế thị trờng, bằng sự nỗ lực của bản thân, cộng với

sự quan tâm của công ty xây dựng Hợp Nhất, Công ty đã không ngừng phát triển, mở rộng phạm vi hoạt động, tạo đợc uy tín với khách hàng và có thị tr-ờng ổn định

* Quy trình sản xuất sản phẩm

Công ty xây dựng Hợp Nhất hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng cơ bản: nhận thầu, thi công các công trình làm đờng Do đặc điểm là xây dựng cơ bản nên thời gian hoàn thành một sản phẩm dài hay ngắn tuỳ thuộc vào công trình có quy mô lớn hay nhỏ

Trong quá trình thi công luôn có sự giám sát của phòng kỹ thuật và kiểm tra chất lợng của bên A và các đội phải chịu trách nhiệm về an toàn lao

động và chất lợng công trình Ta có thể khái quát quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty qua sơ đồ sau:

Sơ đồ khái quát quy trình sản xuất sản phẩm

Tổ chức hồ sơ

đấu thầu Thông báo trúng thầu Chỉ định thầu thảo luận

Hợp đồng kinh tế

với chủ đầu t Thành lập ban chỉhuy công trờng Lập phơng án tổchức thi công

Bảo vệ phơng án

và biện pháp

thi công

Tiến hành thi công theo thiết kế

đợc duyệt

Tổ chức nghiệm thu khối lợng và chất l-ợng công trình

Lập bảng nghiệm thu

thanh toán công trình quyết toán bàn giao CTCT hoàn thành làm

cho chủ đầu t

* Đặc điểm sản phẩm

Sản phẩm chủ yếu của Công ty là các công trình xây dựng cơ bản nh nhà, đờng Đó là những công trình sản xuất dân dụng, có đủ điều kiện để đa vào sản xuất, sử dụng và phát huy tác dụng Nói cách khác rõ hơn, nó là sản phẩm của công nghệ xây dựng và gắn liền trên một địa điểm nhất định, đợc tạo thành bằng vật liệu xây dựng, máy móc thiết bị và lao động mang những

đặc điểm cơ bản nh:

+ Có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian sử dụng lâu dài có giá trị lớn, mang tính chất cố định

+ Nơi sản xuất ra sản phẩm cũng là nơi sản phẩm hoàn thành, đa vào sử dụng và phát huy tác dụng

+ Sản phẩm xây dựng mang tính tổng thể về nhiều mặt: kinh tế, chính trị, kỹ thuật, nghệ thuật Nó rất đa dạng nhng lại mang tính độc lập Mỗi một công trình đợc xây theo một thiết kế, kỹ thuật riêng, có giá trị dự toán riêng và tại một thời điểm nhất định Những đặc điểm này có tác động lớn tới quá trình sản xuất của Công ty

+ Quá trình từ khi khởi công xây dựng công trình cho đến khi công trình hoàn thành bàn giao đa vào sử dụng thờng dài Nó phụ thuộc vào quy mô và tính chất phức tạp về kỹ thuật của từng công trình Quá trình thi công này đợc chia làm nhiều giai đoạn: Chuẩn bị cho điều kiện thi công, thi công móng, trần, hoàn thiện Mỗi giai đoạn thi công lại bao gồm nhiều công việc khác nhau, các công việc chủ yếu đợc thực hiện ở ngoài trời nên nó chịu ảnh hởng của thời tiết, thiên nhiên Do đó quá trình và điều kiện thi công không có tính

ổn định, nó luôn luôn biến động theo địa điểm xây dựng và theo từng giai

đoạn thi công công trình

Với đà phát triển nh hiện nay, em thấy rằng Công ty xây dựng Hợp Nhất

là một công ty có tầm phát triển khá cao, phù hợp với xu hớng phát triển trong nớc, trong khu vực Trong tơng lai, nhu cầu xây dựng và hoàn thiện hệ thống cơ sở hạ tầng, các công trình giao thông, dân dụng… còn rất lớn, đó là những thuận lợi cơ bản cho ngành xây dựng nói chung và Công ty xây dựng Hợp Nhất nói riêng Tuy vậy, trong cơ chế thị trờng ngày nay cũng đòi hỏi ban lãnh đạo công ty và toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty phải không ngừng nâng cao trình độ tay nghề xây dựng để công ty ngày vững càng mạnh hơn

4 Qui mô doanh nghiệp:

Là công ty xây dựng nên hoạt động sản xuất kinh doanh là thi công xây dựng mới, nâng cấp cải tạo, hoàn thiện các công trình giao thông, xây dựng dân dụng, hoàn thiện nội thất…

Do đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản và của sản phẩm xây dựng có tính đơn chiếc, kết cấu khác nhau, thời gian thi công dài nên việc tổ chức bộ máy quản lý có những đặc điểm riêng biệt

Công ty đã tìm hiểu và bố trí hợp lý mô hình tổ chức sản xuất theo hình thửc trực tuyến chức năng, từ Công ty đến các xí nghiệp, đến đội, tổ, ngời lao

động theo tuyến kết hợp với các phòng chức năng

Công ty có đội ngũ cán bộ công nhân chuyên ngành có năng lực và tay nghề cao với đầy đủ máy móc thiết bị thi công nên đáp ứng mọi yêu cầu kỹ thuật thi công công trình Hiện nay số cán bộ công nhân viên của Công ty là

418 ngời với các trình độ:

- Trình độ đại học: 40 ngời

- Trình độ trung cấp: 30 ngời

- Công nhân kỹ thuật và lao động phổ thông: 348 ngời

Tình hình tài chính của công ty

Từ kết quả trên ta thấy qui mô kinh doanh trong kỳ đã có sự thay đổi, cụ thể là:

- Doanh thu thuần năm 2003 tăng so với năm 2002 là 309.100.000 (+6,4%) đây là thành tích của Công ty trong quá trình sản xuất và lu thông

- Lợi nhuận gộp tăng: 489.712.880đ (+4%) so với năm 2001

- Lợi nhuận thuần tăng 82.828.880 đ (+26,97%) so với năm 2001 Đây

là thành tích của công ty trong quá trình kinh doanh và là kết quả của nhiều giai đoạn sản xuất, cung ứng vật t,…

Tuy nhiên để so sánh qui mô chúng ta cần phải xem xét về tỷ trọng của các chỉ tiêu này để thấy đợc rõ ràng hơn kết cấu của các chỉ tiêu cấu thành lợi nhuận

Nguyên nhân chính dẫn tới tăng lợi nhuận thuần là do tỷ trọng chỉ tiêu của giá vốn hàng bán đã giảm so với năm 2001 là -8,3% đây là thành tích của công ty vì đây là thành tích trong việc giảm giá thành sản phẩm Chi phí của doanh nghiệp có tăng 0,2%, vì vậy nếu nh doanh nghiệp tăng chi phí thì nên tăng sản lợng thì hợp lý hơn

Lợi nhuận gộp tăng 489.712.880đ (+48%), đây là thành tích của doanh nghiệp trong quá trình sản xuất Tuy vậy do qui mô kinh doanh năm 2003 tăng lên so với năm 2001 nên tỷ trọng của giá vốn hàng bán qua bảng trên đã giảm (-8,3%) đây là nguyên nhân chính dẫn tới tăng lợi nhuận gộp của công

ty là thành tích trong quá trình sản xuất đã tiết kiệm đợc chi phí sản xuất để hạ giá thành sản phẩm

Bảng cơ cấu vốn của công ty

Tại thời điểm thành lập, công ty chỉ có số vốn là 2.577.000.000đ Đến nay, số vốn của công ty tăng lên nhiều, thu nhạp bình quân của cán bộ, công nhân viên ngày càng tăng Có đợc thành tựu này là do công ty luôn tuân thủ nguyên tắc thực hiện hạch toán độc lập và chịu trách nhiệm toàn bộ sản xuất kinh doanh, đảm bảo có lãi, mở rộng sản xuất, đồng thời giải quyết thoả đáng hài hoà lợi ích cá nhân ngời lao động của công ty

5 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý:

Bộ máy quản lý của Công ty gồm:

- Giám đốc: Giữ vai trò lãnh đạo chung toàn Công ty, là đại diện pháp nhân của Công ty, đợc phép sử dụng con dấu riêng đồng thời là ngời chịu trách nhiệm trớc Công ty, trớc Hội đồng quản trị công ty và trớc pháp luật về việc điều hành hoạt động sản xuất theo chế độ một thủ trởng, quyết định và tự

chịu trách nhiệm về kế hoạch sản xuất của Công ty cũng nh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Giúp việc cho Giám đốc có hai Phó Giám đốc:

- Một Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật - thi công: Trực tiếp chỉ đạo các hoạt động kinh doanh và thay mặt Giám đốc khi đợc uỷ quyền ký kết các hợp

đồng kinh tế xây dựng

- Một Phó Giám đốc phụ trách nội chính: Trực tiếp chỉ đạo các sự việc diễn ra thờng xuyên tại Công ty và có quyền ký các hợp đồng lao động với cán

bộ công nhân viên

Các phó giám đốc phải chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về lĩnh vực đợc phân công và chịu trách nhiệm thay mặt Giám đốc khi đợc uỷ quyền

Để giúp Ban Giám đốc quản lý công việc có các phòng ban chc năng

đ-ợc tổ chức theo yêu cầu của công việc quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý kỹ thuật… bao gồm:

- Phòng tổ chức hành chính: Tham mu cho Giám đốc trong việc sắp xếp

bố trí cán bộ, giải quyết các chế độ chính sách, tổ chức các công việc hành chính, chuyển giao công văn, giấy tờ, quyết định nội bộ, quản lý trang thiết bị phục vụ công tác quản lý và điều hành sản xuất

- Phòng kế hoạch -kỹ thuật- tiếp thị: Có trách nhiệm giúp Giám đốc tiến hành ký kết các hợp đồng kinh tế dựa trên các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật của Nhà nớc Tiếp cận, tìm kiếm khai thác công việc để từ đó xây dựng kế hoạch sản xuất để xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh Phối hợp cùng các phòng ban, căn cứ vào kế hoạch sản xuất để xây dựng kế hoạch về tài chính Tổ chức phân giao nhiệm vụ tới các đội sản xuất, kiểm tra kỹ thuật và chất lợng của các công tác xây dựng theo thiết kế cùng với chủ đầu t, tổ chức giám sát kiểm tra chất lợng từng công việc, từng giai đoạn, từng hạng mục công trình Theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ kế hoạch đã đề ra, thanh quyết toán kịp thời bàn giao công trình đa vào sử dụng Tổ chức đấu thầu theo đúng trình tự quy chế đấu thầu của Nhà nớc ban hành Giúp Giám đốc tiến hành phân tích đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất theo tháng, quý, năm để hoàn thành

kế hoạch sản xuất, đồng thời định kỳ làm báo cáo lên cấp trên các dự án về mua sắm tài sản cố định, khai thác hợp đồng, nhận thầu, hợp đồng kinh tế, theo dõi dự toán, đánh giá sản xuất kinh doanh của Công ty và quản lý vật t thi công

- Phòng vật t - thiết bị: Có chức năng và nhiệm vụ lo cung ứng vật t cần thiết cho quá trình thi công, lập kế hoạch dự trữ vật t thiết bị cho sản xuất để

đảm bảo tiến độ thi công theo các hợp đồng ký kết Giúp Giám đốc quản lý tài sản và đầu t tài sản có hiệu quả Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ theo dõi việc sử dụng máy của các đội thi công về kỹ thuật và trình độ sử dụng, theo dõi thời hạn đại tu, sửa chữa lớn của mỗi máy, thời gian sử dụng của từng máy

để tính khấu hao

- Phòng kế toán tài chính:có nhiệm vụ tổng hợp các số liệu, thông tin về công tác tài chính kế toán, thực hiện việc sử lý thông tin trong công tác hạch toán theo yêu cầu thể lệ tổ chức kế toán Nhà nớc Ghi chép cập nhật chứng từ kịp thời, chính xác, theo dõi hạch toán các khoản chi phí, kiểm tra giám sát tính hợp lý, hợp pháp của các khoản chi phí đó nhằm giám sát phân tích hiệu quả kinh tế của mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, từ đó giúp ban lãnh đạo đa ra những biện pháp tối u Tập hợp các khoản chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm qua các giai đoạn, xác định kết quả sản xuất kinh doanh, theo dõi tăng giảm tài sản và thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nớc về các khoản phải nộp

Ngoài ra lập kế hoạch tín dụng để vay vốn thi công, vay vốn dài hạn để mua thiết bị, thu hồi công nợ ở các chủ đầu t

- Phòng tổ chức cán bộ lao động: tham mu cho Giám đốc về công tác cán bộ, đờng lối, chủ trơng, chính sách của Đảng và Nhà nớc đối với doanh nghiệp, hớng dẫn áp dụng thực hiện các chế độ chính sách cho ngời lao động

- Các đội xây dựng: trực tiếp thực hiện thi công công trình xây dựng theo dự toán thiết kế kỹ thuật đã ký trong hợp đồng xây dựng, đảm bảo chất l-ợng, tiến độ thi công

Bộ máy của Công ty đợc bố trí theo cơ cấu trực tuyến chức năng Các phòng trong Công ty đều có chức năng riêng biệt nhng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc tạo nên một chuỗi mắt xích trong guồng máy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Vị trí vai trò của mỗi phòng ban khác nhau nhng mục đích cuối cùng là sự sống còn của Công ty và sự cạnh tranh phát triển của Doanh nghiệp với các khả năng tiềm lực sẵn có của mình cần đợc khai thác

Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty nh sau

Bảng thống kê trang thiết bị hiện có của Công ty

Giám đốc

P Giám đốc 2

P Giám đốc1

Phòng

KHKT

tiếp thị

Phòng vật t thiết bị

Phòng tổ chức cán

bộ LĐ

Phòng Tài chính kế toán

Phòng

Tổ chức hành chính

Văn phòng

đại diện

- Các Đội 1, 2,…

- Xí nghiệp XDCT 1

II Đặc điểm về tổ chức bộ máy, công tác kế toán của công ty xây dựng Hợp Nhất

1 Tổ chức bộ máy kế toán

Là công ty TNHH t nhân do vậy sử dụng vốn đúng mục đích, chế độ hợp lý và phục vụ sản xuất đạt hiệu quả kinh tế cao đòi hỏi phòng kế toán phải phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời tình hình hoạt động tài chính của công ty

Phòng Tài chính - kế toán với chức năng tham mu giúp Ban Giám đốc

sử dụng và quản lý các nguồn vốn của Công ty, chấp hành Pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nớc trong hoạt động sản xuất kinh doanh toàn Công ty Nói chung bộ máy kế toán công ty gọn nhẹ, đơn giản nhng hoạt động có hiệu quả,

đảm bảo sự chỉ đạo sâu sát của kế toán trởng kết hợp với việc tạo điều kiện cho nhân viên bán hàng nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn hoá từng phần

- Ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu hiện có tình hình luân chuyển và

sử dụng tài sản, vật t, tiền vốn, kết quả quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị

- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch hoá sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu tài chính, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản, vật t, tiền vốn kinh phí

Lao động trong bộ máy kế toán gồm: 10 ngời

Trong đó có 1 kế toán trởng (kiêm trởng phòng kế toán), 1 phó kế toán

Số còn lại làm việc theo các phần hành kế toán khác nhau: Kế toán nguyên vật liệu, kế toán tiền lơng, TSCĐ, kế toán thanh toán (tiền mặt, tiền gửi, công nợ,

kế toán giá thành, thủ quĩ)

Để phù hợp với cơ cấu tổ chức của Công ty và quản lý tốt công tác kế toán, bộ máy kế toán ở Công ty đợc tổ chức theo hình thức kế toán tập trung Theo hình thức này, mọi công việc hạch toán đợc tập trung về phòng kế toán của Công ty ở các tổ, đội thi công chỉ có nhân viên kinh tế tập hợp chứng từ nộp về phòng kế toán của Công ty để xử lý hạch toán

Phòng kế toán gồm: