LỜI MỞ ĐẦUSau khi tiến hành chức năng hoạch định, khi đã xác định được mục tiêu của tổ chức, dự tính những cách thức để đạt được và các nguồn lực cần phải có để đạt được mục tiêucủa tổ c
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Khái niệm và vai trò của chức năng tổ chức
Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần thực hiện, phân công nhiệm vụ và quyền hạn cho từng bộ phận và cá nhân, đồng thời thiết lập mối liên hệ giữa họ Mục tiêu của tổ chức là tạo ra một môi trường thuận lợi cho hoạt động, giúp đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Vai trò của chức năng tổ chức:
- Tổ chức là chức năng có vai trò quan trọng trong quá trình quản trị tổ chức, tạo
Nền móng cho hoạt động của tổ chức và quản trị là bộ máy tổ chức, bao gồm các cá nhân và đơn vị có mối liên hệ chặt chẽ với nhau Cấu trúc tổ chức này tạo ra "khung" cho mọi hoạt động, giúp cho chức năng hoạch định, lãnh đạo và kiểm soát được thực hiện một cách hiệu quả Do đó, mọi hoạt động quản trị cần được tổ chức phù hợp với cấu trúc đã định.
Để đạt được các mục tiêu đã xác định, tổ chức cần sử dụng hiệu quả các nguồn lực, đặc biệt là nguồn nhân lực Việc xây dựng một cấu trúc tổ chức phù hợp và vận hành hiệu quả là điều cần thiết để tối ưu hóa các nguồn lực này.
Cấu trúc tổ chức hợp lý giúp tối ưu hóa sự phối hợp giữa các bộ phận và cấp bậc, từ đó nâng cao hiệu quả công việc Việc phân công lao động một cách khoa học, phân quyền hợp lý và xác định rõ ràng tầm hạn quản trị sẽ tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tối đa năng lực của mình.
- Thiết lập môi trường bên trong tổ chức - văn hóa tổ chức giữa các thành viên nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức
2.1 Khái niệm và đặc điểm của cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là một hệ thống bao gồm các bộ phận khác nhau, có mối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa theo chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể Mục đích của cơ cấu tổ chức là đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung đã được xác định của tổ chức.
Tính tập trung trong tổ chức phản ánh mức độ tập trung quyền lực vào các cá nhân hoặc bộ phận Khi quyền lực chủ yếu tập trung vào một cá nhân hoặc một bộ phận, tính tập trung của tổ chức sẽ cao, và ngược lại, nếu quyền lực phân tán, tính tập trung sẽ thấp.
Tính phức tạp của tổ chức được thể hiện qua số lượng các cấp bậc, khâu và mối quan hệ giữa chúng Một tổ chức với nhiều cấp, khâu và mối liên hệ phức tạp sẽ có cấu trúc tổ chức cao, trong khi đó, tổ chức đơn giản hơn sẽ có tính phức tạp thấp hơn.
Tính tiêu chuẩn hóa trong tổ chức thể hiện mức độ ràng buộc các hoạt động và hành vi của từng bộ phận và cá nhân thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc và nội quy Khi mức độ ràng buộc cao, tính tiêu chuẩn hóa sẽ gia tăng, từ đó tạo ra sức mạnh cho tổ chức.
2.2 Nguyên tắc và các yếu tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức a) Các nguyên tắc cấu trúc tổ chức
Nguyên tắc 1: Tương thích giữa hình thức và chức năng
Nguyên tắc 2: Thống nhất chỉ huy
Nguyên tắc 5: Hiệu quả b) Các yếu tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức
Cấu trúc tổ chức chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố quan trọng, bao gồm mục tiêu và chiến lược của tổ chức, chức năng và nhiệm vụ cụ thể, quy mô hoạt động, cũng như đặc điểm kỹ thuật và công nghệ Ngoài ra, trình độ của quản trị viên và trang thiết bị quản lý cũng đóng vai trò quan trọng, cùng với môi trường bên ngoài mà tổ chức hoạt động.
2.3 Một số mô hình cơ cấu tổ chức a) Cơ cấu tổ chức đơn giản:
+ Quyền hạn tập trung cao vào tay một người
+ Có ít nhất một cấp quản trị trung gian, số lượng nhân viên ít
+ Mọi thông tin tập trung vào người quản trị cao nhất
Hình 1 Cơ cấu tổ chức đơn giản
+ Chi phí quản lý thấp
+ Kiểm soát và điều chỉnh dễ dàng.
Nhà quản trị cần có kiến thức toàn diện để đưa ra quyết định độc lập, điều này có thể dẫn đến tình trạng quá tải công việc cho cấp quản lý Để giải quyết vấn đề này, việc áp dụng cơ cấu tổ chức chức năng sẽ giúp phân chia nhiệm vụ và giảm bớt gánh nặng cho nhà quản trị.
+ Tổ chức thành các “tuyến” chức năng.
+ Chia hoạt động giống nhau hoặc gần giống nhau được tập trung lại một tuyến chức năng.
Hình 2 Cơ cấu tổ chức chức năng
+ Đơn giản hóa việc đào tạo, huấn luyện.
+ Nêu bật vai trò của chức năng chủ yếu.
+ Chuyên môn hóa công việc cao.
+ Phối hợp kém giữa các bộ phận.
+ Tầm nhìn hạn chế, kém linh hoạt.
+ Cấp quản trị cao nhất mới có trách nhiệm về lợi nhuận. c) Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm:
+ Chia tổ chức thành các “nhánh”, mỗi nhánh đảm nhiệm toàn bộ hoạt động kinh doanh theo nhóm sản phẩm nhất định.
+ Mỗi nhánh có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc chuyên gia để hỗ trợ.
Hình 3 Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm
+ Phối hợp tốt giữa các bộ phận
+ Linh hoạt trong việc đa dạng hóa.
+ Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho nhà quản trị.
+ Trách nhiệm lợi nhuận thuộc về nhà quả trị cấp dưới.
+ Chú ý vào tuyến sản phẩm.
+ Cần nhà quản trị tổng hợp.
+ Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực.
+ Công việc có thể trùng lặp ở các bộ phận khác nhau. d) Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý:
+ Chia thành các “nhánh”, mỗi nhánh đảm nhận hoạt động của tổ chức thành khu vực địa lý.
+ Mỗi nhà quản trị đại diện ở khu vực chịu trách nhiệm phân phối sản phẩm, dịch vụ theo vùng địa lý cụ thể.
Hình 4 Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý
+ Các nhà quản trị cấp thấp rõ nhiệm vụ của mình.
+ Chú ý điến đặc điểm của thị trường.
+ Tận dụng lợi thế vùng, phản ứng thị trường linh hoạt.
+ Quan hệ tốt với đại diện địa phương.
+ Tiết kiệm thời gian đi lại, kích thích sự hợp tác của nhân viên.
+ Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp.
+ Công việc có thể bị trùng lặp ở khu vực khác nhau.
+ Cạnh tranh về nguồn lực.
+ Sự khác biệt về chuyên môn của nhân viên.
+ Thiếu văn hóa công ty. e) Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng:
+ Chia thành “nhánh”, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động kinh doanh để phục vụ khách hàng.
+ Mỗi vị trí theo định hướng khách hàng tập trung thỏa mãn nhu cầu khác hàng.
Hình 5 Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng
+ Tạo sự hiểu biết về khách hàng, phục vụ đối tượng khách hàng khác nhau.
+ Toàn bộ hoạt động của tổ chức hướng vào hoạt động bán hàng để đạt được kết quả cuối cùng.
+ Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp.
+ Trùng lặp công việc ở bộ phận khác nhau.
+ Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực. f) Cơ cấu tổ chức ma trận:
+ Là cấu trúc kết hợp các cấu trúc tổ chức trên để tận dụng các ưu điểm của mỗi loại và hạn chế tối đa nhược điểm.
+ Có hai hệ thống chỉ huy cặp đôi.
Hình 6 Cơ cấu tổ chức ma trận
+ Cho phép tổ chức đạt được đồng thời nhiều mục đích.
+ Trách nhiệm của từng bộ phận được phân định rõ.
+ Phối hợp giữa các bộ phận.
+ Rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị.
+ Có khả năng ứng phó với sự biến động của môi trường.
+ Tồn tại song song hai tuyến chỉ đạo trực tuyến dẫn tới dễ nảy sinh mâu thuẫn.
+ Có sự tranh chấp giữa các bộ phận.
+ Cơ cấu tổ chức hỗn hợp:
+ Kết hợp logic các loại cấu trúc tổ chức để khai thác hiệu quả mọi nguồn lực.
+ Cấu trúc hỗn hợp có thể tận dụng các ưu điểm và hạn chế những nhược điểm của các cấu trúc kết hợp.
Hình 7 Cơ cấu tổ chức hỗn hợp
+ Giải quyết được tình huống phức tạp.
+ Cho phép chuyên môn hóa một số cấu trúc tổ chức.
+ Cơ cấu tổ chức phức tạp.
+ Quyền lực và trách nhiệm nhà quản trị có thể bị trùng lặp, tạo ra những xung đột.+ Khó kiểm soát.
Phân quyền
Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó.
- Các hình thức phân quyền:
Phân quyền theo chức năng là hình thức phân chia quyền hạn dựa trên các chức năng và nhiệm vụ của tổ chức, bao gồm các lĩnh vực như sản xuất, cung ứng, marketing, nhân sự và tài chính.
Phân quyền theo chiến lược là quá trình trao quyền cho các cấp bậc trung gian nhằm thực hiện các chiến lược quan trọng, bao gồm việc xác định giá cả, lựa chọn đầu tư và đa dạng hóa sản phẩm.
- Quá trình phân quyền gồm 4 bước:
Bước 1: Xác định mục tiêu phân quyền
Bước 2: Tiến hành giao nhiệm vụ
Bước 3: Tiến hành giao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ
Bước 4: Tiến hành kiểm tra, theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ
Trong quá trình phân quyền, nhà quản trị cần cân bằng giữa nhiệm vụ và quyền hạn của cấp dưới Nếu nhiệm vụ quá nhiều mà quyền hạn ít, cấp dưới sẽ thiếu tinh thần trách nhiệm Ngược lại, nếu quyền hạn vượt quá nhiệm vụ, có thể dẫn đến lạm dụng quyền hạn và gây tổn thất cho tổ chức Do đó, việc xác định ranh giới quyền hạn và nhiệm vụ một cách rõ ràng là biện pháp hiệu quả nhất để đảm bảo thành công của phân quyền trong tổ chức.
- Các yêu cầu khi phân quyền:
Để phát huy tính chủ động và khả năng tư duy sáng tạo của cấp dưới, lãnh đạo cần thể hiện sự rộng rãi trong giao tiếp Sự thoải mái trong việc nhận nhiệm vụ sẽ giúp cấp dưới tự tin hơn, từ đó tạo cơ hội cho họ tự thể hiện và khẳng định bản thân.
Nhà quản trị cần sẵn sàng trao quyền hạn cho cấp dưới, bao gồm cả quyền ra quyết định Việc này giúp tránh tình trạng "ôm dồn" công việc, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc.
Tin tưởng vào cấp dưới là điều cần thiết để họ nỗ lực hết mình trong công việc Tuy nhiên, nhà quản trị không nên lơ là trong việc giám sát và kiểm tra hoạt động của cấp dưới, ngay cả khi đã đặt niềm tin vào họ.
Nhà quản trị cần chấp nhận thất bại của cấp dưới và sẵn sàng chia sẻ những khó khăn cùng họ Khi làm như vậy, họ sẽ trở thành chỗ dựa tin cậy, tạo động lực cho cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Nhà quản trị cần tổ chức và theo dõi cấp dưới một cách chặt chẽ, dù đã phân quyền cho họ Việc kiểm tra thường xuyên giúp phát hiện nhanh chóng các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, từ đó có giải pháp kịp thời và hợp lý để điều chỉnh Đồng thời, qua quá trình kiểm tra, nhà quản trị cũng có thể đánh giá chính xác năng lực và tiềm năng phát triển của nhân viên cấp dưới.
Hệ thống tổ chức không chính thức (TCKCT)
4.1 Khái niệm và đặc điểm của hệ thống TCKCT:
Hệ thống tổ chức không chính thức, hay còn gọi là hệ thống tổ chức thứ nhất, được xây dựng để xác định vai trò chính thức của các thành viên trong việc thực hiện nhiệm vụ nhằm đạt được mục tiêu Trong khi đó, hệ thống tổ chức chính thức bao gồm các nhóm chính thức được hình thành trong quá trình thực hiện chức năng tổ chức và theo ý muốn của nhà quản trị.
Hệ thống tổ chức không chính thức, hay còn gọi là hệ thống tổ chức thứ hai, bao gồm các nhóm và mối quan hệ không chính thức được hình thành tự phát và tự nguyện, không theo kế hoạch hay ý muốn của nhà quản trị.
Hệ thống tổ chức không chính thức có các đặc điểm sau đây:
Mục tiêu hoạt động của tổ chức không chính thức được xác định một cách tự phát bởi các thành viên trong nhóm, cho phép sự linh hoạt trong việc điều chỉnh mục tiêu theo nhu cầu của từng cá nhân trong tổ chức.
Hệ thống tổ chức không chính thức có sự hiện diện của kỷ luật nhóm và thủ lĩnh nhóm, trong đó vai trò của thủ lĩnh nhóm rất quan trọng trong việc điều hành các hoạt động của tổ chức.
Ba là, trong hệ thống tổ chức không chính thức cũng có hoạt động kiểm soát mang tính xã hội
Trong hệ thống tổ chức không chính thức, luôn tồn tại những yếu tố có thể chống đối sự đổi mới, đặc biệt khi những thay đổi này gây ảnh hưởng tiêu cực đến cấu trúc và hoạt động của hệ thống.
Hệ thống tổ chức không chính thức luôn song hành với hệ thống tổ chức chính thức, góp phần tạo nên một chỉnh thể thống nhất và hình thành văn hóa tổ chức đặc trưng Sự tồn tại của hệ thống tổ chức không chính thức là điều khách quan, phản ánh những nhu cầu và mối quan hệ trong tổ chức.
Do nhu cầu về hội nhập.
Do nhu cầu được bảo vệ và giúp đỡ lẫn nhau.
Do nhu cầu về trao đổi thông tin.
Do tình cảm cá nhân.
4.2 Văn hóa tổ chức: a) Các yếu tố cấu thành nên văn hóa tổ chức.
Giá trị hữu hình là những biểu hiện bên ngoài của văn hóa tổ chức, tạo nên hình ảnh đặc trưng của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác và cộng đồng Những giá trị này được thể hiện qua các yếu tố đặc trưng như logo, thiết kế văn phòng, sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.
Kiến trúc doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc thể hiện diện mạo và đẳng cấp của công ty, đồng thời là niềm tự hào của doanh nghiệp Hình thức kiến trúc bên ngoài và bên trong giúp khách hàng và đối tác đánh giá sơ bộ về văn hóa doanh nghiệp Ấn tượng ban đầu từ kiến trúc có thể thu hút khách hàng ngay từ lần đầu tiên họ đến làm việc Kiến trúc doanh nghiệp bao gồm kiến trúc ngoại thất như cổng, mặt tiền và bố cục các bộ phận, cùng với kiến trúc nội thất như bố trí thiết bị văn phòng, bàn ghế, không gian và vật dụng trang trí.
Biểu tượng (Logo) là công cụ giúp nhận diện giá trị và ý nghĩa tiềm ẩn của doanh nghiệp thông qua các yếu tố như kiến trúc, lễ nghi và khẩu hiệu Chúng truyền đạt thông điệp đến người tiếp nhận bằng cách sử dụng hình ảnh tả thực và trừu tượng, tạo nên ấn tượng khó quên cho khách hàng Một biểu tượng không chỉ là tác phẩm sáng tạo mà còn là ngôn ngữ nghệ thuật thể hiện bản sắc văn hóa đặc thù của doanh nghiệp, đồng thời có khả năng thích nghi với các nền văn hóa và ngôn ngữ khác nhau.
Khẩu hiệu (Slogan) là một câu ngắn gọn thể hiện ý nghĩa mà doanh nghiệp muốn truyền tải, giúp khơi dậy tinh thần hoặc phát động phong trào nội bộ Trong quảng bá thương hiệu, khẩu hiệu thường nhấn mạnh lợi ích sản phẩm và được thiết kế để dễ nhớ, dễ hiểu, phản ánh triết lý kinh doanh của công ty Để hiểu rõ khẩu hiệu, cần phải liên hệ với bản tuyên bố sứ mệnh của doanh nghiệp.
Nghi lễ là giá trị văn hóa đặc trưng, phản ánh đời sống doanh nghiệp qua các hoạt động như tiếp nhận nhân viên mới, thăng chức, phát thưởng, tôn vinh, giao lưu văn hóa nghệ thuật, hội họp, và các hoạt động thể dục thể thao Những nghi lễ này không chỉ tạo nên bản sắc văn hóa riêng của từng doanh nghiệp mà còn làm phong phú đời sống tinh thần cho tất cả các thành viên.
Hình thức sản phẩm bao gồm cách trình bày hình ảnh, biểu tượng và logo trên bìa sản phẩm Sắp xếp hình ảnh và logo một cách hài hòa, dễ nhìn sẽ thu hút sự chú ý của khách hàng, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp và chất lượng sản phẩm.
Trang phục của nhân viên trong doanh nghiệp không chỉ thể hiện tinh thần đoàn kết mà còn phản ánh sự chuyên nghiệp và khả năng đáp ứng của doanh nghiệp đối với khách hàng Đồng phục giúp nhận diện công ty và môi trường làm việc, đồng thời thể hiện sự tôn trọng với đối tác Bên cạnh đó, văn hóa ứng xử trong doanh nghiệp, được hình thành từ mối quan hệ giữa các thành viên, là yếu tố quan trọng tạo nên hình ảnh và bản sắc riêng của doanh nghiệp Cách ứng xử giữa cấp trên và cấp dưới, cũng như giữa các đồng nghiệp, góp phần xây dựng một môi trường làm việc gắn kết và bền vững, dựa trên những giá trị chung của tổ chức.
- Các giá trị vô hình:
Triết lý doanh nghiệp là tư tưởng và quan điểm của doanh nghiệp về kinh doanh, thể hiện qua tôn chỉ và phương châm hành động, nhằm tạo ra tiếng nói chung và đảm bảo thống nhất mục tiêu hành động Nó tạo động lực cho mọi thành viên phấn đấu cho sự thành công chung Đây là bước chuẩn bị quan trọng trong quản trị doanh nghiệp, giúp phân phối và sử dụng hiệu quả các nguồn lực Triết lý doanh nghiệp được thể hiện qua sứ mệnh, mục tiêu cơ bản, phương thức hành động và cách ứng xử với môi trường bên ngoài.
Chuẩn mực đạo đức bao gồm các quy tắc và nguyên tắc xã hội, giúp con người tự giác điều chỉnh hành vi của mình Điều này nhằm đảm bảo lợi ích và hạnh phúc cho cá nhân, đồng thời thúc đẩy tiến bộ xã hội trong mối quan hệ giữa cá nhân với cá nhân và giữa cá nhân với xã hội.
THỰC TRẠNG CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
Giới thiệu về Vinamilk
Vinamilk, viết tắt của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam, là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh sữa cùng các sản phẩm từ sữa Được thành lập vào ngày 20 tháng 8 năm 1976, Vinamilk đã tiếp quản ba nhà máy sữa từ chế độ cũ, đánh dấu sự khởi đầu cho sự phát triển mạnh mẽ của ngành công nghiệp sữa tại Việt Nam.
Mã giao dịch của Vinamilk trên sàn chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh là VNM, được niêm yết từ ngày 19/06/2006 Vinamilk là công ty hàng đầu trong ngành chế biến sữa, chiếm 75% thị phần sữa tại Việt Nam Công ty không chỉ có mạng lưới phân phối mạnh mẽ với 183 nhà phân phối và gần 94.000 điểm bán hàng trên toàn quốc, mà còn xuất khẩu sản phẩm sang nhiều quốc gia.
Theo Euromonitor, Vinamilk đã giữ vị trí là nhà sản xuất sữa hàng đầu tại Việt Nam trong ba năm liên tiếp tính đến ngày 31 tháng 12 năm 2007 Kể từ khi thành lập vào năm 1976, công ty đã xây dựng một hệ thống phân phối rộng khắp, giúp giới thiệu thành công nhiều sản phẩm mới như nước ép, sữa đậu nành, nước uống đóng chai và cà phê ra thị trường Hầu hết các sản phẩm của Vinamilk được cung cấp dưới thương hiệu nổi tiếng của công ty.
Vinamilk, thương hiệu nổi tiếng được Bộ Công Thương bình chọn là một trong 100 thương hiệu mạnh nhất vào năm 2006, cũng nằm trong danh sách “Top 10 Hàng Việt Nam chất lượng cao” từ năm đó.
Công ty hiện đang tập trung vào thị trường Việt Nam, nơi có sự tăng trưởng mạnh mẽ Với tổng công suất khoảng 570.406 tấn sữa mỗi năm, sản phẩm chủ yếu được sản xuất tại nhà máy của công ty Vinamilk sở hữu một mạng lưới phân phối rộng lớn trên toàn quốc, giúp đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng hiệu quả Các sản phẩm đa dạng của Vinamilk bao gồm sữa tươi, sữa đặc, sữa bột, kem, sữa chua và nhiều nhãn hiệu nổi tiếng như Vinamilk, Dielac, Ridielac, Vfresh, Icy, Lincha Ngoài việc tiêu thụ chủ yếu tại thị trường Việt Nam, công ty còn xuất khẩu sản phẩm sang các thị trường quốc tế như Úc, Campuchia, Iraq, Philippines và Mỹ.
Tầm nhìn: “Trở thành biểu tượng niềm tin số 1 Việt Nam về sản phẩm dinh dưỡng và sức khỏe phục vụ cuộc sống con người”.
Vinamilk cam kết cung cấp cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng chất lượng cao nhất, thể hiện sự trân trọng, tình yêu và trách nhiệm đối với cuộc sống con người và xã hội.
Phân tích mô hình cơ cấu tổ chức Vinamilk
2.1 Đại hội cổ đông Đại hội đồng cổ đông của cơ cấu tổ chức Vinamilk bao gồm tất cả cổ đông – những người có quyền biểu quyết từ cổ đông phổ thông đến cổ đông ưu đãi biểu quyết Đại hội đồng chính là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần Đại hội cổ đông sẽ có quyền quyết định phương án kinh doanh và nhiệm vụ đảm bảo sản xuất dựa trên các định hướng phát triển của công ty Ngoài ra, đại hội đồng cổ đông còn có thể quyết định sửa đổi hay bổ sung vào vốn điều lệ của công ty Một số quyền hạn khác của hội đồng cổ đông là bầu hoặc miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát hay quyết định giải thể, tổ chức lại công ty.
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của Vinamilk, có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục tiêu và quyền lợi của công ty, ngoại trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của đại hội đồng cổ đông Hội đồng này được bầu ra bởi đại hội đồng cổ đông, bao gồm một chủ tịch và 10 thành viên.
2.3 Giám đốc, tổng giám đốc công ty
Giám đốc hoặc Tổng giám đốc của Vinamilk đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành hoạt động kinh doanh của công ty Vị trí này được hội đồng quản trị chịu trách nhiệm bổ nhiệm từ các thành viên trong hội đồng hoặc thông qua việc tuyển dụng nhân sự mới.
Ban kiểm soát trong cơ cấu tổ chức gồm 4 thành viên do đại hội đồng cổ đông bầu ra với nhiệm kỳ 5 năm và không giới hạn số lần bầu lại Chức năng của ban kiểm soát là kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, trung thực và cẩn trọng trong quản lý hoạt động kinh doanh Các hoạt động giám sát bao gồm kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính để bảo vệ lợi ích hợp pháp của cổ đông Đặc biệt, ban kiểm soát hoạt động độc lập với hội đồng quản trị và ban giám đốc.
Hình 8 Sơ đồ tổ chức của công ty Vinamilk
→ Từ sơ đồ và phân t í ch trên, ta xác định được cơ cấu tổ chức của công ty Vinamilk thuộc kiểu mô hình cơ cấu trực tuyến - chức năng
Mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng tại Vinamilk tập trung quyền hành quản trị vào bà Mai Kiều Liên và tổ chức công việc thành các phòng chức năng như sản xuất và quản lý chuỗi cung ứng Sử dụng mô hình này mang lại nhiều ưu điểm cho Vinamilk.
- Cơ cấu tổ chức minh bạch tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra các công việc hàng ngày chặt chẽ, liên tục hơn.
Cơ cấu tổ chức của Vinamilk được thiết lập với việc các bộ phận nhận chỉ thị trực tiếp từ một cấp lãnh đạo, giúp công việc được tập trung vào một đầu mối duy nhất Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trong việc trao đổi thông tin và báo cáo công việc một cách dễ dàng.
- Đội ngũ cán bộ nhân viên của công ty sẽ phát huy đầy đủ ưu thế chuyên môn hoá ngành nghề theo từng chức năng, vị trí đảm nhiệm.
- Đơn giản hóa việc đào tạo, dễ tìm nhà quản trị.
- Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên.
- Không đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện.
- Hiệu quả tác nghiệp cao đối với nhiệm vụ làm đi làm hàng ngày
- Giữ sức mạnh và uy tín các chức năng chủ yếu
Bên cạnh đó, sử dụng mô hình này Vinamilk cũng không tránh khỏi những nhược điểm như:
- Dễ dẫn đến mâu thuẫn khi thiết lập mục tiêu và chiến lược chung.
- Trách nhiệm vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức thường được gán cho cấp lãnh đạo cao là Tổng giám đốc.
- Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ.
- Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các phòng ban chức năng và giữa các phòng ban chức năng gặp nhiều khó khăn
Trong công ty, sự tương tác giữa các bộ phận còn hạn chế, dẫn đến khả năng nâng cao nghiệp vụ thấp và kiến thức học tập bị giới hạn Chẳng hạn, giám đốc Marketing không có quyền can thiệp vào các cửa hàng thuộc bộ phận cung ứng, khiến cho tầm nhìn và kiến thức về marketing chỉ được áp dụng trong lĩnh vực tiếp thị và truyền thông, mà không mở rộng ra các lĩnh vực khác.
- Hạn chế phát triển đội ngũ quản lý chung.
- Chế độ trách nhiệm không rõ ràng.
Phân tích hình thức phân quyền tại Vinamilk
Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Vinamilk áp dụng hình thức phân quyền theo chức năng, với mỗi cá nhân và phòng ban đảm nhận vai trò và quyền lực khác nhau Quyền lực giảm dần từ cao xuống thấp theo cơ cấu tổ chức, bắt đầu từ Hội đồng Cổ Đông - những người sở hữu quyền lực lớn nhất dù không trực tiếp tham gia sản xuất Tiếp theo là Hội đồng Quản trị, được bầu ra từ Đại hội đồng Cổ đông, bao gồm bốn ủy ban: chiến lược, nhân sự, lương thưởng và kiểm toán Dưới Hội đồng Quản trị là Tổng Giám đốc, người có trách nhiệm điều hành và giám sát các hoạt động của Ban điều hành Các Ban điều hành, do Giám đốc và Giám đốc Điều hành lãnh đạo, thực hiện quyền điều hành các chức năng cụ thể, trong khi các phòng ban cùng cấp độ có quyền lực tương đương.
Hình 9 ( ) Phân quyền tại Vinamilk 1
Trong sơ đồ tổ chức, đường nối nét liền biểu thị mối quan hệ báo cáo trực tiếp giữa các bộ phận, trong khi đường nối nét đứt thể hiện mối quan hệ báo cáo gián tiếp.
Vinamilk hoạt động theo mô hình công ty cổ phần, trong đó cổ đông giữ vai trò quan trọng nhất với quyền lực lớn nhất Cổ đông, những người nắm giữ cổ phiếu VNM, có quyền tham gia các cuộc họp cổ đông, đặc biệt là Đại Hội đồng cổ đông thường niên, để bầu chọn các vị trí chủ chốt như Hội đồng quản trị và Ban Điều hành, cũng như đánh giá tình hình kinh doanh và thông qua chiến lược của công ty Thông tin về số lượng cổ phiếu của cổ đông tại Vinamilk hiện vẫn là thông tin nội bộ, chỉ có những thành viên trong Hội đồng Cổ đông mới biết Tuy nhiên, cổ phần có thể được chuyển nhượng dễ dàng qua các giao dịch, do đó, không nhất thiết người trong Hội đồng quản trị phải nắm giữ cổ phần lớn.
3.2 Hội đồng quản trị (Board of Directors)
- Ông/Mr Nguyễn Hạnh Phúc: Chủ tịch HĐQT (Thành viên độc lập)/ Chairman (independent member)
- Bà/Mrs Mai Kiều Liên: TV điều hành, kiêm Tổng Giám đốc/Executive Director, CEO
- Ông/Mr Alain Xavier Cany: TV không điều hành/ Non-executive Director
- Ông/Mr Michael Chye Hin Fah: TV không điều hành/ Non-executive Director
- Bà/Ms Đặng Thị Thu Hà: TV không điều hành/ Non-executive Director
- Ông/Mr Đỗ Lê Hùng: TV độc lập/ Independent Director
- Ông/Mr Lê Thành Liêm: TV điều hành, kiêm Giám đốc Điều hành tài chính/ Executive Director, CFO
- Ông/Mr Lee Meng Tat: TV không điều hành/ Non-executive Director
- Bà/Ms Tiêu Yến Trinh: TV độc lập/Independent Director
- Ông/Mr Hoàng Ngọc Thạch: TV không điều hành/ Non-executive Director
Trong đó gồm 4 ủy ban : a) Ủy ban chiến lược:
Bà Mai Kiều Liên: Chủ tịch UBCL Ông Lê Thành Liêm: Thành viên Ông/Mr Alain Xavier Cany: Thành viên
Bà/Mrs Đặng Thị Thu Hà: Thành viên Ông/Mr Lee Meng Tat: Thành viên b) Ủy ban nhân sự: Ông Nguyễn Hạnh Phúc: Chủ tịch UBNS
Bà Mai Kiều Liên: Thành viên
Bà/Mrs Đặng Thị Thu Hà: Thành viên Ông/Mr Lee Meng Tat: Thành viên c) Ủy ban lương thưởng:
Bà Tiêu Yến Trinh là Chủ tịch Ủy ban Lãnh đạo, cùng với các thành viên là ông Michael Chye Hin Fah, ông Nguyễn Hạnh Phúc và ông Hoàng Ngọc Thạch Trong khi đó, Ủy ban Kiểm toán do ông Đỗ Lê Hùng làm Chủ tịch, với sự tham gia của các thành viên là ông Alain Xavier Cany, ông Michael Chye Hin Fah và ông Hoàng Ngọc Thạch.
- Bà Mai Kiều Liên: Tổng Giám đốc
- Ông Mai Hoài Anh: Giám đốc điều hành Kinh doanh Nội địa và GĐĐH Kinh doanh Quốc tế
- Ông Trịnh Quốc Dũng: Giám đốc điều hành Phát triển vùng nguyên liệu;
- Bà Bùi Thị Hương: Giám đốc điều hành Nhân sự - Hành chính & Đối ngoại;
- Ông Nguyễn Quốc Khánh: Giám đốc điều hành Nghiên cứu và Phát triển sản phẩm;
- Ông Nguyễn Quang Trí: Giám đốc điều hành Marketing;
- Ông Lê Hoàng Minh: Giám đốc điều hành Sản xuất;
- Ông Lê Thành Liêm: Giám đốc Điều hành tài chính (kiêm Kế toán trưởng);
Ban Điều hành bao gồm 8 thành viên chủ chốt, cùng với một số Giám đốc và Phó Giám đốc khác từ các mảng chức năng khác, tuy nhiên thông tin về họ chưa được công bố.
Đánh giá việc thực hiện chức năng tổ chức tại tập đoàn Vinamilk
4.1 Chức năng tổ chức tại Vinamilk. a) Tổ chức bộ máy
- Vinamilk hiện có các công ty con, liên kết như sau:
+ Công ty TNHH một thành viên bò sữa Việt Nam;
+ Công Ty TNHH MTV Bò Sữa Thống Nhất Thanh Hóa;
+ Công Ty Cổ Phần GTNFOODS;
+ Công Ty Cổ Phần Đường Việt Nam;
+ Công Ty Chế Biến Dừa Á Châu;
+ Công Ty Cổ Phần Apis;
+ Công Ty TNHH Liên Doanh Thực Phẩm Và Đồ Uống Vibev. Đặc điểm sơ đồ tổ chức của công ty như sau:
+ Cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng
+ Phát huy khả năng của các giám đốc phòng ban.
+ Chế độ trách nhiệm rõ ràng
+ Tạo sự thống nhất tập trung cao độ
+ Sử dụng tốt nguồn nhân lực
Vinamilk tập trung vào lĩnh vực thực phẩm, chủ yếu là đường và sữa, thông qua các công ty con và liên kết, nhằm nâng cao vị thế và thị phần trong ngành sữa Việt Nam Các công ty con của Vinamilk cạnh tranh lẫn nhau để cải thiện chất lượng sản phẩm và cung cấp sữa dinh dưỡng cho người tiêu dùng Cơ cấu tổ chức của Vinamilk không chỉ giúp công ty mẹ có tiếng nói mạnh mẽ hơn trên thị trường mà còn nâng cao chất lượng sản phẩm sữa trên toàn quốc.
Vinamilk chú trọng vào việc đào tạo đội ngũ kế thừa bằng cách ký hợp đồng dài hạn với trường đại học công nghệ sinh học ứng dụng Moscow từ năm 1993 Công ty cam kết gửi con em cán bộ, công nhân viên có học lực giỏi và nhu cầu làm việc tại Vinamilk sang Nga học tập Trong thời gian 6 năm, Vinamilk sẽ đài thọ toàn bộ chi phí học tập cho các em vừa đậu đại học hoặc đang theo học tại các trường đại học chính quy.
Nhân viên Vinamilk được đào tạo thường xuyên để nâng cao kỹ năng và kiến thức, đáp ứng yêu cầu công việc Công ty tổ chức các khóa đào tạo chuyên môn và kỹ năng, cũng như các buổi huấn luyện thực tế cả trong và ngoài nước.
Chúng tôi tập trung tuyển chọn nhân sự trẻ từ các công ty đa quốc gia, những người sở hữu kỹ năng quản trị hiện đại, cùng với các sinh viên xuất sắc vừa tốt nghiệp và đã được đào tạo chuyên ngành ở nước ngoài Chúng tôi đánh giá cao sự nhiệt huyết, khả năng sáng tạo và tinh thần trách nhiệm trong công việc, đồng thời hướng tới sự thống nhất về ý chí trong đội ngũ nhân viên.
Vinamilk không chỉ chú trọng đến đời sống của nhân viên mà còn đầu tư vào việc nâng cao tay nghề cho từng bộ phận Công ty tạo điều kiện làm việc tốt nhất từ văn phòng đến nhà máy, nhằm phát huy tối đa năng lực của từng thành viên trong đội ngũ.
Vinamilk tập trung vào việc phát triển đội ngũ lao động kế thừa, nhằm đảm bảo sự gắn bó lâu dài với công ty Công ty thể hiện văn hóa phương Đông, chú trọng đến tâm tư, tình cảm và nguyện vọng của nhân viên, đồng thời tạo điều kiện cho họ an cư lạc nghiệp.
Vinamilk có nhiều phòng ban chính để quản lý và phát triển doanh nghiệp, bao gồm phòng hoạch định chiến lược, phòng công nghệ thông tin, phòng điều hành kinh doanh quốc tế, phòng điều hành kinh doanh nội địa, phòng marketing, phòng nghiên cứu và phát triển, phòng sản xuất, phòng phát triển vùng nguyên liệu, phòng chuỗi cung ứng, phòng nhân sự hành chính và đối ngoại, cùng với phòng tài chính Tổ chức công việc hiệu quả giữa các phòng ban này là yếu tố then chốt giúp Vinamilk duy trì vị thế cạnh tranh trên thị trường.
Công việc chính của các phòng ban:
- Phòng hoạch định chiến lược:
Chúng tôi hỗ trợ doanh nghiệp hiểu rõ kế hoạch chiến lược, xây dựng dự án và phát triển kế hoạch, đồng thời kiểm soát việc thực hiện các dự án chiến lược và đánh giá các rủi ro tiềm ẩn.
Thiết lập các đơn vị kinh doanh chiến lược
Một hoạt động kinh doanh có thể được xác định trên 3 phương diện: nhóm khách hàng, nhu cầu khách hàng, và công nghệ
Mở rộng thị phần tại các thị trường hiện tại và thị trường mới
Phát triển đa dạng danh mục sản phẩm sữa không chỉ nhằm thu hút một lượng tiêu thụ lớn mà còn mở rộng sang các sản phẩm giá trị gia tăng với tỷ suất lợi nhuận cao hơn.
Phát triển các dòng sản phẩm nhằm thỏa mãn nhiều thị hiếu tiêu dùng khác nhau
Tiếp tục nâng cao quản lý hệ thống cung cấp, phát triển nguồn nguyên liệu để đảm bảo nguồn cung sữa tươi ổn định và tin cậy
Việc hoạch định chiến lược hiệu quả đã giúp Vinamilk vươn lên trở thành công ty hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất và chế biến sữa tại Việt Nam, đồng thời xây dựng được một lượng khách hàng trung thành đáng kể với thương hiệu.
- Phòng công nghệ thông tin:
Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành các hoạt động liên quan đến công nghệ và khoa học, đồng thời thực hiện hoạch định chiến lược IT nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Thiết lập một hệ thống thông tin và dữ liệu cần thiết là rất quan trọng cho công tác quản lý Hệ thống này cần đảm bảo rằng thông tin và dữ liệu được nghiên cứu và phân tích một cách triệt để, giúp nhanh chóng phát hiện các vấn đề cũng như tình hình của đối thủ, từ đó có thể đưa ra phản ứng kịp thời.
- Phòng điều hành kinh doanh quốc tế:
Để thành công trong hoạt động kinh doanh ở thị trường nước ngoài, việc xây dựng mục tiêu chiến lược là rất quan trọng Cần thiết lập một cơ cấu nhân sự hiệu quả cho phòng kinh doanh quốc tế nhằm đạt được các mục tiêu kinh doanh đã đề ra.
Xây dựng mục tiêu chiến lược cho hoạt động kinh doanh ở thị trường nước ngoài;
Xây dựng cơ cấu nhân sự; bố trí phân công công việc phù hợp cho phòng đảm bảo đạt mục tiêu kinh doanh đã đề ra.
Xây dựng các chế độ chính sách nhằm thúc đẩy doanh số bán hàng.
Tổ chức triển khai kế hoạch bán hàng và giao chỉ tiêu cho đội ngũ nhân viên;
Chăm sóc và duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ là rất quan trọng, đồng thời cần tìm kiếm khách hàng mới để mở rộng thị trường Việc thu thập và đánh giá thông tin phản hồi từ khách hàng cũng như thông tin về đối thủ cạnh tranh sẽ giúp cải thiện dịch vụ Ngoài ra, giải quyết các khiếu nại của khách hàng trong phạm vi cho phép là một phần không thể thiếu trong việc nâng cao sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.
Giao dịch, đàm phán các điều khoản và ký kết hợp đồng với khách hàng.
Quản lý, theo dõi các đơn hàng, phối hợp với các bộ phận có liên quan, kịp thời giải quyết, đảm bảo đúng tiến độ giao hàng.
Làm việc với các cơ quan chức năng và các đơn vị dịch vụ như hải quan, thuế, vận tải, bảo hiểm, và kho bãi là rất quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa.
Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
- Phòng điều hành kinh doanh nội địa:
Điều hành, quản lý, giám sát hoạt động các đơn vị phân phối, đưa ra kế hoạch, biện pháp đẩy mạnh tiêu thụ và phát triển thị trường.
Thiết lập mục tiêu kinh doanh, xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh, theo dõi và thực hiện các kế hoạch kinh doanh
Nghiên cứu, xây dựng và phát triển mạng lưới kênh phân phối, chính sách phân phối, chính sách giá cả
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHỨC NĂNG TỔ CHỨC TẠI VINAMILK
Phương hướng hoàn thiện tổ chức tại công ty
Để thiết lập một chính sách sản phẩm hiệu quả và xác định vị trí trong thị trường, công ty cần dựa vào kết quả nghiên cứu thị trường, phân tích vòng đời giá cả sản phẩm, cũng như nhu cầu và tình hình cạnh tranh hiện tại.
Chính sách sản phẩm hợp lý giúp công ty sản xuất và cung cấp những sản phẩm chất lượng với giá cả hợp lý, từ đó đảm bảo thị trường tiêu thụ ổn định, tạo ra lợi nhuận và mở rộng thị trường, đồng thời nâng cao uy tín của sản phẩm.
Đề xuất giải pháp hoàn thiện
Dựa trên việc phân tích các nguyên nhân gây ra khó khăn và thuận lợi, bài viết này đề xuất các giải pháp nhằm khai thác tối đa điểm mạnh và hạn chế những tồn đọng của công ty sữa Vinamilk Mặc dù thời gian nghiên cứu có hạn, nhưng một số biện pháp trong chiến lược sản phẩm sẽ được đưa ra để nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty trong giai đoạn hiện nay.
Để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng, mẫu mã hàng hóa cần được đổi mới liên tục Do đó, công ty cần thành lập một bộ phận thiết kế riêng, với các nhà thiết kế chuyên trách nhằm tạo ra nhiều mẫu mã mới Đồng thời, việc khuyến khích quyền lợi của các nhà thiết kế cũng rất quan trọng để thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới trong sản phẩm.
Đặt nhu cầu tiêu dùng của khách hàng lên hàng đầu là yếu tố quan trọng trong việc phát triển sản phẩm Nghiên cứu kỹ lưỡng về thị hiếu của khách hàng giúp sản phẩm trở nên hấp dẫn và được tiêu thụ mạnh mẽ Ngoài việc đáp ứng nhu cầu thị trường, công ty cũng cần chú trọng đến những sản phẩm phù hợp với các nhu cầu đa dạng của khách hàng ở nhiều mức độ khác nhau.
Chất lượng sản phẩm là yếu tố quyết định đến uy tín của doanh nghiệp Do đó, các công ty cần tập trung vào việc nâng cao chất lượng, vì đây là vấn đề then chốt trong kinh doanh Việc cải thiện chất lượng sản phẩm không chỉ ảnh hưởng đến sự tồn tại mà còn là yếu tố quan trọng cho sự phát triển bền vững của công ty.
Để sản xuất một sản phẩm chất lượng, mỗi thành viên và bộ phận trong công ty cần có sự nhiệt huyết, chuyên môn hóa, liên kết chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau.
Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) đã thực hiện chức năng tổ chức một cách hiệu quả và thận trọng, giúp sản xuất ra những sản phẩm chất lượng cao Nhờ vào những nỗ lực này, Vinamilk không chỉ đạt được mục tiêu lớn mà còn ngày càng tăng trưởng và phát triển, khẳng định vị thế là nhãn hiệu sữa hàng đầu tại Việt Nam.
Tổng kết lý thuyết về chức năng quản trị và áp dụng vào thực tiễn tại Vinamilk đã giúp nhóm có cái nhìn sâu sắc hơn về hoạt động tổ chức và môn Quản trị học Qua bài thảo luận, nhóm hy vọng cung cấp thông tin hữu ích cho việc học hiệu quả môn Quản trị học và hiểu rõ hơn về việc vận dụng chức năng quản trị trong doanh nghiệp Sau quá trình nghiên cứu về chức năng tổ chức tại Vinamilk, nhóm 5 đã thu thập được những thông tin chất lượng.
Nghiên cứu chức năng tổ chức tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Vinamilk đã hoàn thành, mang lại cho chúng tôi cái nhìn sâu sắc và rõ ràng hơn về doanh nghiệp cũng như các khía cạnh cụ thể liên quan đến chức năng tổ chức của công ty.