Tên đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác Quản trị Hành chính Văn phòng tại Công ty Cô phần Sữa Việt Nam VINAMILK... Để có thể phát triển trong môi trường cạnh tranh cần xây dựng các giải p
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TE 1* 2
DAI HOC THU DAU MOT
2009 +=9THU DAU MOT UNIVERSITY
MON QUAN TRI HANH CHINH VAN PHONG
DE TAI NANG CAO HIEU QUA CONG TAC QUAN TRI HANH
CHINH VAN PHONG TAI CONG TY CO PHAN SUA
VIỆT NAM (VINAMILK)
Sinh viên thực hiện: Đỗ Thị Thanh Tuyền, 2123402010736
Trương Hoàng Giang, 2123401011070 Dương Thị Mỹ Hoa, 2123401010624
Th.S Huỳnh Minh Sáng
Binh Dương, 08 tháng 11 nắm 2021
Trang 2TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT
KHOA KINH TE
——PHIÊU CHÁM TIỂU LUẬN
Tên học phần: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Mã học phần: LING 221
Lớp/Nhóm môn học: LING221.HKI.QTHCVP.TT27 NHÓM 08
Hoc ky 1 Nam hoc: 2022 - 2023
Danh sách nhóm SV: Đỗ Thị Thanh Tuyền, 2123402010736; Trương Hoàng Giang, 2123401011070; Dương Thị Mỹ Hoa, 2123401010624
Tên đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác Quản trị Hành chính Văn phòng tại
Công ty Cô phần Sữa Việt Nam (VINAMILK)
Ý KIÊN ĐÁNH GIÁ thống nhất (Cho điểm vào ô trồng, thang điểm 10/10)
tối đa Cánbộ | Cánbộ | Điểm cham 1 cham 2 | thong
nhat
2 | Chuong | co sé ly thuyét 1.5đ
3 | Chương 2 -Mục 2.1 Thực trạng 20đ
4_ | Chương 2 -Mục 2.2 Ưu, khuyết điểm 15đ
5 | Chương 3- Đề xuất/ giải pháp lsd
Trang 3
8 | Chỉnh sửa ĐC + trả lời câu hỏi vấn đáp 1.0 đ
RUBRICS TIỂU LUẬN HOC PHAN:
A.Phần mở | Không có hoặc | Có nhưng | Có đầy đủ Có day đủ,
đầu: chỉ có một đên | không day | và đúng đúng và hay :Ä hai trong các | đủ va dun các mục: các mục:
(0,50 điểm) muc: cac muc: - Ly do - Ly do chon
- Ly do chon - Ly do chon chon dé tai đề tài tiêu
đề tài tiêuủ | đề tài tiểu | tiểu luận; luận:
- Mục tiêu - Mục tiêu| nghiên nghiên cứu;
nghiên cuu; nghién CỨU; , - Đối tượng
nghiên cứu; - Đối tượng tượng - Phạm vi
-Phươngpháp | - Pham vil - Phạm vi| pháp nghiên
- Ý nghĩa đề tài; cứu; cứu; - Y nghĩa đê
- Kết cấu tiểu| - Phương pháp | - Phương | tà „
(0,0— 0.1 điểm) | - Ý nghĩa đề | nghiên cứu; | luận
- Két cau | tai: diém)
tiéu luận (0,15 | - Kết cau tiêu
- 0,3 điểm) luận
(0,35 - 04 diém)
B Phan ndi
Trang 4
Chương l1: Không Trình | Chỉ trình bày | Trình bay co | Trinh bay day
Các lý bày cơ sở lý | cơ sở lý | sởlý thuyết | đủ cơ sở lý thuyết liên thuyết và thuyết - hoặc và các dữ thuyết và các
x „a | không trình | trình bày các | liệu khác | dữ liệu khác quan den de bày các dtr dữ liệu khác | liên quan | liên quan và tài liệu khác liên liên Ộ nhưng chưa | phù hợp với
(L5 điểm) | quanvới đềtài | quan với đề | day di với | đề tài tiêu
tiêu luận tài tiêu luận dé tai tiêu | luận
21 Thực - Không trình | Trình bày, mô | Trình bày,| Trình bày, mô
tr ụng về van bày, mô tả thực | tả chưa đầy đủ | mô tả ta đầy du,
đề được nêu trạng về vấn đề | , số liệu chưa | trung thực,| trung thực, han tiểu được nêu trong | đáng tin cậy thực "¬ thực trạng vấn
2, 0 diém) tiêu luận (0,0 thực trạng về trạng ve van] dé được nêu
điểm) van dé được de ` trong tiêu luận
nêu trong tiểu được neu cua nhom
luận của nhóm | TOMS HU | thuc hiện
thực hiện luận của nghiên cứu,
nghiên cứu, nhóm thực tìm hiểu (1,6 -
tìm hiểu (0,1 | hiện nghiên | 2/0 điểm)
-1,0 điểm) | cm tim
hiệu nhưng chưa đầy đủ (11 - 1,5 điểm)
2.2 Đánh Phân tích Phân tích Phân tích Phân tích giá ưu, đánh giá đánh giá đánh giá đánh giá đây khuy ớ chưa đây đủ những ưu, những ưu, đủ những ưu, điểm, (hoặc những „ ưu, khuyết | khuyết - khuyết điểm,
, ‘ khuyết điểm, điểm, mặt tích | điểm, mặt mặt tích cực
thuận lợi mặt tích cực cực và hạn | tích cực và hạn chế
khó và hạn chê chê hoặc | và hạn chế hoặc thuận
Trang 5x không phân tích | phân tích và nguyên những ưu,
đề đang nguyên nhân nguyên nhân | nhân của khuyêt điểm,
mặt tích cực điểm, mặt tích | tích cực và | lợi, khó khăn
và hạn chế cực và hạn | hạn chê van để đang
thuận lợi, khó thuận lợi khó | thuận lợi | (1 - lŠ khăn vấn đề | khăn vấn đề | khó khăn | diém) đang nghiên đang nghiên | vân để đang
cứu hoặc cứu hoặc | nghiên cứu
ngược lại (0,1 ngược lại (0,3 | nhưng chưa
- 0,25 điểm) - 0,5 điểm) đây đủ
(05 - 1.0 diém)
Chương 3: Trình bày chưa | Trình bày Trinh bảy Trình bày đầy
Đề xuất các đây đủ các giải | các giải các giải | đủ các giải giải pháp pháp và không | pháp cụ thê, pháp cụ thê, | pháp cụ thê,
LA hợp lý hợp lý, | hợp lý, hợp lý, khả | hợp lý, khả
(,jŠđiêm) | không khả thí | nhưng chưa | thì để giải | thì để giải
đề ; kha thi va quyết cac | quyet cac cac giai quyeét cac day du de các vận để | vân đề còn tôn các vấn đề giải còn tôn tại, tại, hạn chê và còn tồn tal, quyết _ CáC hạn chế và | phát huy hạn che va các vận đề phát huy | những việc đã phát huy còn tôn tại, những việc | làm
những việc đã hạn chê và đã làm được được theo
làm được theo | phát huy theo phân | phân tích tại
phân tích tại những việc tích tại chương 2
chương 2 đã làm được chương 2 (11 - 1,5 (0,1 - 0,25 theo phân tích | nhưng chưa điểm)
chương 2 (0,6 - 1,0
(03 - 0,5 diém) diém)
C.Phần kết | Không trình bày | Trinh bay | Trình bay, | Trinh bày luận, Tài phân kết luận và | tương đôi | hợp lý phân | đúng đây đủ,
Trang 6
liệu tham than khảo, kết luận và nhưng chứa | kết luận và khảo (1,00 hoạch ghi ghỉ tương đây đủ và ghỉ đúng quy
điểm) không đúng quy | đôi ghi đúng | định về phần
định đúng quy định | quy định về tái liệu tham
phần tái liệu tham (0,8 - 1,00
liệu tham khảo diém)
(0,1 - 0,50] diém) diém)
D Hinh Trinh bay khéng | Trinh bay | Trinh _ bay |Trinh bay dung
thức trình |đúng quy định | dung quy định | đúng quy |quy dinh theo
ok an ,mautrang |dan , mau , K mau trang bia,
(1,00 diém) bìa, Sử dụng khổ | trang bia, Su hướng dân, Sử dụng khổ
giấy A4, in dọc, |dụng khổ giấy mau „ trang gi A4, in
co chit 12 — 13, | A4, in dọc, cỡ bia, Su dung đọc, cỡ chữ 12 font chữ Times |chữ 12 — 13, | kho giây A4, |_ 13, font chữ
New Roman; | font chir Times | in dọc, cỡ | Times New khoang cach |New Roman; | chi 12 — 13, | Roman; khoang dong 1,5 line; lề khoảng cach | font chữ |cách dong 1,5 trai 3 cm, le dòng 1,5 line; Times New line; le trái 3 phải 2 cm, lưới | lê trái 3 cm, lẽ R cm, lề phải 2 trên 2 cm, lề phải 2 cm, lưới oman, , cm, lưới trên 2 dưới 25cm thủ |trên 2 cm, lề khoảng cách em, lề dưới thuật trình bảy |dưới 25cm | dòng — l5 Ì2 5em thủ thuật
mình họa bằng
biến, bảng, hình ảnh
(0,3 - 0,5 điểm) line; lề trái 3
cm, lề phải 2
cm, lưới trên 2 cm, lề
dưới 2,5cm
thủ
thuật trình
bày văn ban đúng quy định
Số trang của của trình bay văn
bản đúng quy định
Số trang của Tiểu luận tối thiểu l5 trang Tối đa 25 trang
Có minh họa bằng biển, bảng, hình ảnh
rõ ràng, sắc nét
(0,8 - 1,0 điểm)
Trang 7
Tiểu luận thiểu 15 trang Tối
da 25 trang
Có minh họa bằng biển, bảng, hình ảnh nhưng không
nhiều,
không sắc nét (0, 6 - 0,75 điểm)
E Điểm Sinh viên không | Šinh viên trình | Sinh viên | Sinh viên trình
hoạt động, |trình cho giảng |cho giảng viên | trình cho | cho
chuyên cần, |viên chỉnh sữa chỉnh sữa và giảng viên | giảng viên thuyết và duyệt dé Gaye n `1 lâu chỉnh sữa và chỉnh sữa và trình: (1,00 | cương (0.0 ` ^ ‹ | duyệt đề | duyệt đề
diém ) diém) đúng thời hạn cương tôi cương ; to1
(0,1 - 0,50 thiéu 2 lân | thiêu 3 lan va diém) và nộp bài | nộp bài đúng
ding thoi | thời hạn
(0,6 - 0,75 | diém) diém)
TONG
CONG
Trang 9
) (980100100111 5 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC HANH CHINH VAN PHONG 5 1.1Khái niệm về quản trị hành chính văn phòng 5 sec s5 sese ses2 5 LiL 4 )8.)2.18.) 1 , 0n ra 5
LD.3 KRGi iG Quay tree ad .a ằằằồ 6
1.1.4 Khải niệm hành chính văn phÒHg các cà nh HH kh 7 1.1.5 Khải niệm quản trị Hành chính văn phÒHg ảnh nh nh HH kho 7 1.2 Chức năng và nhiệm vụ của hành chính văn phòng 7 1.2.1 Chức năng hành chính văn phÒH cà cuc SH nh HH Hà na 7 1.2.1.1 Chức năng tham mu tổng hỢp à ccccnnnnng HH kg rờn 7 1.2.1.2 Chức năng trợ giúp điều hành s ncTnnnngnH HH HH HH nu 7
1.2.1.3 Chức năng hậu CẲH c cT TEEEn HH HH HH gu n He 7
1.2.2 Nhiệm vụ của hành chính văn phÒH cà ST nh HH HH he 8 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG, ƯU DIEM, HAN CHE, NGUYEN NHAN CUA VIEC NANG CAO HIEU QUA CONG TAC QUAN TRI HANH CHINH VAN PHONG
TAI CONG TY CO PHAN SUA VIỆT NAM (VINAMIL/K) -5 55c s<2 8
2 Giới thiệu tông quát về Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) - 8
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát tFỂH che 10
2.1.2 Các ngành nghề kinh dOqHÌ, SE TH EHrEnH gay ll 2.2 Ưu điểm và hạn chế của tỖ chức VỈHHHỈĂ cecccceeceeeeeeereeerrserserteresrssrsrrree 13 2.2.1 Uiu điểm, hạn chế và nguyên nhân của công tác văn thư lưu trữ bằng điện tử
2.2.3 Loại hình văn phòng CÔNG tý VÍHQHIÍĂ à ác nh HH HH HH kh Is
Ưu điểm và hạn chế của văn phòng mở - 2-1 St 1E E111 111g re 16 CHƯƠNG 3 : ĐÈ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP ĐỀ NÂNG CAO HIỆU QUÁ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỎ PHẢN SỮA VIỆT NAM 17
Trang 103.1 Cơ sở đề xuất các giải pháp
DANH SÁCH HÌNH ẢNH Hình 1: Logo của Vinamilk
Hình 2: Sơ đồ bộ máy tổ chức của vinamilk
Hình 3: Hội đồng quản trị Vinamilk nhiệm kỳ 2020-2026
Hình 4: Văn phòng công ty cỗ phần sữa Việt Nam
Hình 6: Thiết kế văn phòng lồng kính
Trang 12nghiệm, kết hợp cùng với sự nhạy bén đề giải quyết các vấn đề thực tiễn, không dựa vào suy nghĩ chủ quan của cá nhân mà phải dựa vào cái nhìn toàn điện nhất Đóng góp vào công tác quản trị hành chính văn phòng được coi là chìa khóa của sự tồn tại và phát trién Ở bất cứ doanh nghiệp nào, việc nâng cao hiệu quả công tác quản trị hành chính văn phòng phải luôn được quan tâm hàng đầu Đặc biệt trong giai đoạn toàn cầu hoá
hiện nay thì ở bat kỳ lĩnh vực nào năng lực và trình độ người lao động là lĩnh vực lĩnh
ấn tiên phong
Để có thể phát triển trong môi trường cạnh tranh cần xây dựng các giải pháp nhằm không ngừng nâng cao chất lượng công tác quản trị hành chính văn phòng, đội
ngũ lao động, đổi mới mạnh mẽ, sâu sắc đem lại sự hải lòng cho khách hàng về chất
lượng sản phâm và đóng góp vào sự phát triển của xã hội nói chung, làm cho các Doanh nghiệp tô chức và vận hành một cách hiệu quả hơn và đáp ứng tốt hơn nhu cầu
của phát triển kinh tế - xã hội
Tuy nhiên, bên cạnh vai trò to lớn đó thì cũng xuất hiện những khuyết điểm, rủi
ro có thể tạo ra những phản ứng đây chuyền, kéo theo đó là sự sụp đồ toàn bộ hệ thống
tổ chức Việc thực hiện các chức năng quản trị dé hoạch định chiến lược, kiểm tra
nhằm hạn chế những tốn thất cho công ty đang trở thành vấn đề nóng trong hoạt động
quản trị hiện nay
Xuất phát từ những yêu cầu thực tiễn và tầm quan trọng trong công tác hành chính văn phòng nêu trên, việc nghiên cứu đề tài: "Nâng cao hiệu quả công tác quản trị Hành chính văn phòng tại công ty cổ phần sữa Việt Nam" nhằm tìm hiệu, đánh giá đúng thực trạng và có những đề xuất các giải pháp nâng cao công tác quản trị hành chính văn phòng là hết sức cần thiết Vì vậy nhóm tác giả đã lựa chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác quản trị hành chính văn phòng của công ty cổ phần sữa Việt Nam (Vinamilk}” với mong muốn góp phần hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác quản trị hành chính văn phòng tại công ty làm đề tài tiêu luận cuối kì môn Quản trị Hành chính Văn phòng
Trang 131 Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chưng: Nâng cao hiệu quả công tác quản trị Hành chính văn phòng tại công ty Cô phần Sữa Việt Nam
Mục tiêu cụ thê:
Phân tích thực trạng công tac văn phòng tại Công ty Cô sữa Việt Nam
Ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân công tác văn phòng tại Công ty Cô phần sữa Việt Nam
Đưa ra một số đề xuất giải phá p khắc phục cho công tác quản trị hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần sữa Việt Nam
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1 Đi tượng nghiên cứu
Phân tích công tác quản trị hành chính văn phòng của công ty Cổ phần Sữa Việt Nam
3.2 Pham vi nghién citu
Phạm vi nội dung: Nghiên cứu các chức năng quản trị của công ty cổ phần sữa
Viet Nam (Vinamilk)
Phạm vi thời gian: Ngày 1 tháng 10 năm 2022 dén ngay 8 thang 11 nam
2022
Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Vinamilk tại Số 10
Đường Tân Trào, Phường Tân Phú, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh.
Trang 144 Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập số liệu, tài liệu: Sử dụng những thông tin sẵn có từ các
nguồn khác nhau, với những bộ câu hỏi tự xây dựng để đưa ra những tóm tắt ảnh hưởng nhất
5 Ý nghĩa của đề tài
5.1 Ý nghĩa về mặt lý luận
Chứng minh lý luận, lý thuyết các kiến thức về chức năng quản trị của công ty Tùy theo cách nhìn nhận về chức năng quản trị mà mà có những cách hiểu và cách giải quyết khác nhau Do vậy, khi nghiên cứu đề tài chủng ta phải cố gắng nhìn nhận vấn đề
từ nhiều góc độ khác nhau đền thấy được những khía cạnh đặc trưng cơ bản, cũng như những quy luật và xu hướng biến đổi ảnh hưởng đến chức năng quản trị của công ty VinamÌlk tại của các doanh nghiệp
5.2¥ nghia về mặt thực tiễn
Ngày 7/11/2006 Việt Nam chính thức gia nhập WTO đem lại nhiều cơ hội nhưng cũng chứa đựng nhiều thách thức cho các doanh nghiệp Việt Nam Vì vậy, thông qua bài nghiên cứu này thì nhà quản trị của công ty sẽ thấy được tầm quan trọng của
chức năng quản trị Từ đó, họ cần thực hiện các chức năng quản trị một cách khoa học nhất Khi đó doanh nghiệp sẽ tăng cơ hội tham gia hội nhập kinh tế, từ đó mới phát huy
hết khả năng của mình và hạn chế những bất hợp lý đề đưa doanh nghiệp ngày càng phát triển và đủ sức cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài
6 Kết cầu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kiến nghị, kết luận, phụ lục và đanh mục tài liệu tham
khảo
thì luận văn được kết cấu thành từ 3 chương:
Chương I: Cơ sở lý luận về công tác hành chính văn phòng
Trang 15Chương 2: Thực trạng, ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của việc nâng cao hiệu quả công tác quản trị hành chính văn phòng tại công ty cô phần sữa việt nam (vinamilk)
Chuong 3: Dé xuat cac giai phap dé nang cao hiéu qua hanh chinh van phong tai Công ty Cô phần Sữa Việt Nam
Trang 16NOI DUNG CHUONG 1 CO SO LY LUAN VE CONG TAC HANH CHINH VAN
PHONG 1.1 Khai niém về quản trị hành chính văn phòng
1.11 Khải niệm hành chính
Hành chính: hoạt động hành chính xuất hiện gắn liền với sự ra đời của Nhà nước Khái niệm hành chính có thẻ được hiểu theo 2 nghĩa
Theo nghĩa rộng: hành chính gắn liền với tính quyền lực Nhà nước Do đó:
“Hành chính là công việc của các cơ quan quyền lực Nhà nước sử dụng quyền lực Nhà nước trong quản lý và điều hành xã hội”
Theo nghĩa hẹp: hành chính gắn liền với nghĩa vụ phục vụ hỗ trợ Do đó có thể hiểu: “Hành chính là các hoạt động điều hành công việc của một tổ chức nhằm đảm
bảo quá trình hoạt động thông suốt và hiệu quả của bộ máy quản lý”
Qua đó có thê hiểu hành chính là hoạt động chấp hành và điều hành trong quản
lý một hệ thông theo những quy ước định trước nhằm đạt được mục tiêu của hệ thống 1.1.2 Khải niệm văn phòng
Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác văn thư
Văn phòng là một phòng làm việc cụ thê của lãnh đạo, của những người có chức
Trang 17Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại, của cơ quan đơn vị đó
Tóm lại, Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng , phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lý thông tin
hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tô chức đó
11,3 Khai niém quan tri
Co nhiéu dinh nghia khac nhau vé quan tri:
* Theo từ điển Việt Nam của Dao Duy Anh thì “quản trị” được hiểu:
Là tô chức, điều hành công việc của một cơ quan, một tổ chức nhà Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc
Là quản lý và cấp phát các phương tiện làm việc tại cơ quan, tô chức nhà phòng Quản trị
* Theo Mary Parker Follet: Quản trị là nghệ thuật làm cho công việc được thực
hiện thông qua người khác
* Theo Stephen P.Robbins thi quan tri la mét tién trinh lam cho cac hoat động
được hình thành một cách có hiệu quả và thông qua người khác
* Theo TS Ha Nam Khánh Giao: “Quản trị là quy trình sử dụng các nguồn lực
của tô chức nhằm đạt đến các mục tiêu của tô chức bằng cách hoạch định, tô chức, lãnh đạo và kiểm soát”
Như vậy, có thể hiểu một cách chung nhất: “Quản trị là sự tác động có tô chức,
định hướng và mục đích của chủ thê quản trị lên đối t0jợng bị quản trị và sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng cơ hội của tổ chức để đạt được mục tiêu đã đề ra trong
điều kiện môi trường tô chức luôn biên động”