II. THỰC TRẠNG CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
4. Đánh giá việc thực hiện chức năng tổ chức tại tập đoàn Vinamilk
4.1. Chức năng tổ chức tại Vinamilk
a) Tổ chức bộ máy
- Vinamilk hiện có các công ty con, liên kết như sau:
+ Công ty TNHH một thành viên bò sữa Việt Nam;
+ Công Ty TNHH MTV Bò Sữa Thống Nhất Thanh Hóa;
+ Công Ty Cổ Phần GTNFOODS;
+ Công Ty Cổ Phần Đường Việt Nam;
+ Công Ty Chế Biến Dừa Á Châu;
+ Công Ty Cổ Phần Apis;
+ Công Ty TNHH Liên Doanh Thực Phẩm Và Đồ Uống Vibev.
Đặc điểm sơ đồ tổ chức của công ty như sau:
+ Cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng
+ Phát huy khả năng của các giám đốc phòng ban.
+ Chế độ trách nhiệm rõ ràng + Tạo sự thống nhất tập trung cao độ + Sử dụng tốt nguồn nhân lực
Như đã thấy, các công ty con và liên kết của Vinamilk chủ yếu ở trong lĩnh vực thực phẩm và đa phần đều liên quan đến đường – sữa. Bằng cách này, Vinamilk có thể tập trung các nguồn lực đang sở hữu để nâng cao vị thế và thị phần trong thị trường sữa Việt Nam.
Các công ty con của Vinamilk cũng cạnh tranh với nhau để nâng cao chất lượng sản phẩm và phục vụ người dân những mặt hàng sữa có dinh dưỡng hơn. Tổ chức bộ máy của Vinamilk vừa giúp công ty mẹ có tiếng nói hơn trong thị trường vừa giúp nâng cao chất lượng các sản phẩm về sữa xuyên suốt Việt Nam.
b) Tổ chức nhân sự
Chú trọng đào tạo đội ngũ kế thừa. Năm 1993, Vinamilk đã ký hợp đồng dài hạn với trường đại học công nghệ sinh học ứng dụng Moscow thuộc Liên Bang Nga để gửi con em cán bộ, công nhân viên sang học. Con em của cán bộ công nhân viên vừa đậu đại học hoặc đang học tại các trường đại học chính quy, học lực giỏi có nhu cầu về làm tại Vinamilk, công ty sẽ đài thọ chi phí đi học tại Nga trong thời gian 6 năm.
Nhân viên của Vinamilk thường xuyên được đào tạo nhằm hòan thiện các kỹ năng, kiến thức đáp ứng được yêu cầu và thách thức trong công việc. Các khóa đào tạo về chuyên môn và kỹ năng cũng như các buổi tham gia huấn luyện thực tế Công ty tổ chức thường xuyên trong và ngoài nước.
Tuyển chọn nhân sự trẻ từ các công ty đa quốc gia có kỹ năng quản trị hiện đại, các sinh viên giỏi mới tốt nghiệp và đã đi đào tạo chuyên ngành tại nước ngoài. Coi trọng sự nhiệt tình đẩy sáng tạo, có trách nhiệm với công việc, thống nhất về ý chí.
Ngoài việc chăm lo đời sống cho mọi thành viên trong công ty, Vinamilk rất chú trọng đầu tư nâng cao trình độ tay nghề cho từng bộ phận, tạo điều kiện ngày càng tốt hơn về môi trường làm việc cho nhân viên từ văn phòng đến nhà máy nhằm phát huy một cách tốt nhất năng lực làm việc của từng thành viên.
Vinamilk chú trọng xây dựng lực lượng lao động kế thừa gắn bó với công ty trong tương lai. Vinamilk thể hiện văn hóa phương đông, chú trọng nhiều hơn đến yếu tố tâm tư, tình cảm, nguyện vọng và mong muốn an cư lạc nghiệp của người lao động.
Các phòng ban chính của Vinamilk: Phòng hoạch định chiến lược, phòng công nghệ thông tin, phòng điều hành kinh doanh quốc tế, phòng điều hành kinh doanh nội địa, phòng marketing, phòng điều hành nghiên cứu và phát triển, phòng điều hành sản xuất, phòng điều hành phát triển vùng nguyên liệu, phòng chuỗi cung ứng, phòng nhân sự hành chính và đối ngoại, phòng điều hành tài chính.
c) Tổ chức công việc
Công việc chính của các phòng ban:
- Phòng hoạch định chiến lược:
Hỗ trợ mọi người hiểu rõ kế hoạch chiến lược, xây dựng dự án và kế hoạch phát triển cho doanh nghiệp, kiểm soát việc thực hiện các dự án chiến lược đó và tính toán các rủi ro có thể xảy ra.
Thiết lập các đơn vị kinh doanh chiến lược
Một hoạt động kinh doanh có thể được xác định trên 3 phương diện: nhóm khách hàng, nhu cầu khách hàng, và công nghệ
Mở rộng thị phần tại các thị trường hiện tại và thị trường mới
Phát triển toàn diện danh mục sản phẩm sữa nhằm hướng tới một lực lượng tiêu thụ rộng lớn đồng thời mở rộng sang các sản phẩm giá trị cộng thêm có tỷ suất lợi nhuận lớn hơn
Phát triển các dòng sản phẩm nhằm thỏa mãn nhiều thị hiếu tiêu dùng khác nhau
Xây dựng thương hiệu
Tiếp tục nâng cao quản lý hệ thống cung cấp, phát triển nguồn nguyên liệu để đảm bảo nguồn cung sữa tươi ổn định và tin cậy
=> Việc hoạch định đúng đắn đã đưa Vinamilk trở thành công ty sản xuất và chế biến sữa lớn nhất Việt Nam và có được rất nhiều khách hàng trung thành với nhãn hiệu
- Phòng công nghệ thông tin:
Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý các công việc liên quan đến lĩnh vực công nghệ, khoa học hay thực hiện việc hoạch định các chiến lược IT nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Thiết lập hệ thống các loại thông tin, dữ liệu cần thiết phục vụ cho việc quản lý;
đảm bảo các thông tin, dữ liệu được nghiên cứu và phân tích triệt để, nhanh chóng phát hiện các vấn đề, tình hình đối thủ và có phản ứng kịp thời.
- Phòng điều hành kinh doanh quốc tế:
Xây dựng mục tiêu chiến lược cho hoạt động kinh doanh ở thị trường nước ngoài. Xây dựng cơ cấu nhân sự cho phòng kinh doanh quốc tế, nhằm đạt mục tiêu kinh doanh đã đề ra.
Xây dựng mục tiêu chiến lược cho hoạt động kinh doanh ở thị trường nước ngoài;
Xây dựng cơ cấu nhân sự; bố trí phân công công việc phù hợp cho phòng đảm bảo đạt mục tiêu kinh doanh đã đề ra.
Xây dựng các chế độ chính sách nhằm thúc đẩy doanh số bán hàng.
Tổ chức triển khai kế hoạch bán hàng và giao chỉ tiêu cho đội ngũ nhân viên;
Chăm sóc và duy trì mối quan hệ với các khách hàng cũ. Tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng thị trường; Thu thập và đánh giá thông tin phản hồi từ khách hàng, thông tin đối thủ cạnh tranh; Giải quyết các khiếu nại của khách hàng trong phạm vi cho phép.
Giao dịch, đàm phán các điều khoản và ký kết hợp đồng với khách hàng.
Quản lý, theo dõi các đơn hàng, phối hợp với các bộ phận có liên quan, kịp thời giải quyết, đảm bảo đúng tiến độ giao hàng.
Làm việc với các cơ quan chức năng, các đơn vị dịch vụ như hải quan, thuế, vận tải, bảo hiểm, kho bãi … trong công tác xuất nhập khẩu hàng hóa.
Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
- Phòng điều hành kinh doanh nội địa:
Điều hành, quản lý, giám sát hoạt động các đơn vị phân phối, đưa ra kế hoạch, biện pháp đẩy mạnh tiêu thụ và phát triển thị trường.
Thiết lập mục tiêu kinh doanh, xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh, theo dõi và thực hiện các kế hoạch kinh doanh.
Nghiên cứu, xây dựng và phát triển mạng lưới kênh phân phối, chính sách phân phối, chính sách giá cả.
Đề xuất các biện pháp về chiến lược sản phẩm. Phối hợp với phòng Kế hoạch để đưa ra các số liệu, dự đoán về nhu cầu của thị trường
- Phòng marketing:
Thực hiện các chiến lược tiếp thị nhằm củng cố thương hiệu trên thị trường.
Hoạch định chiến lược xây dựng nhãn hiệu cho các sản phẩm và nhóm sản phẩm, xây dựng chiến lược giá cả, sản phẩm, phân phối, khuyến mại.
Xây dựng và thực hiện các hoạt động marketing hỗ trợ nhằm phát triển thương hiệu. Phân tích và xác định nhu cầu thị trường để cải tiến và phát triển sản phẩm mới phù hợp với nhu cầu của thị trường.
Thực hiện thu thập thông tin, nghiên cứu, phân tích dữ liệu liên quan đến thị trường và các đối thủ cạnh tranh.
Đề xuất các chiến lược Marketing ngắn hạn và dài hạn của các nhãn hiệu phù hợp với chiến lược kinh doanh chung của công ty.
Đề xuất và tham gia xây dựng kế hoạch AOP hàng năm của ngành hàng: mục tiêu 0 doanh thu, sản lượng, ngân sách, kế hoạch thực hiện, …
GĐ MKT xây dựng, phát triển chiến lược cấu trúc nhãn hiệu, định vị nhãn hiệu và nghiên cứu phát triển những sản phẩm mới, bao bì mới, phục vụ mục tiêu kinh doanh chung của doanh nghiệp.
Xây dựng và phát triển chương trình quảng cáo truyền thông đại chúng phù hợp và hiệu quả nhất để đạt những mục tiêu của chiến lược marketing đã đề ra.
Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện, giám sát việc triển khai các chương trình Marketing theo kế hoạch.
Tổ chức, phân công và chỉ đạo các Trưởng ban nhãn hiệu trong việc lên kế hoạch, triển khai thực hiện và đánh giá kết quả của các chương trình marketing trong năm của từng nhãn hiệu, đảm bảo đúng theo chiến lược phát triển chung đã đặt ra và đạt được các mục tiêu.
Theo dõi sát tình hình bán hàng, và dự báo sản lượng của nhóm sản phẩm, nhằm đề xuất những chương trình, phương án kịp thời để tối ưu hoá các nguồn lực và giải quyết tồn kho.
Phân bổ và quản lý hợp lý, hiệu quả nguồn ngân sách của ngành hàng và nhãn hiệu trong ngành hàng.
Xây dựng, phát triển và đào tạo đội ngũ nhân viên Marketing trong doanh nghiệp - Phòng điều hành nghiên cứu và phát triển:
Dựa trên các thông tin, dữ liệu liên quan đến từng dự án phát triển sản phẩm mà tiến hành các hoạt động phân tích, đánh giá. Qua đó đưa ra được góc nhìn khách quan nhất, hỗ trợ các bộ phận khác.
Lâp kế hoạch và triển khai, giám sát dự án đầu tư mới và mở rộng sản xuất cho các nhà máy.
Nghiên cứu, quản lý, điều hành các nghiệp vụ liên quan đến sản phẩm mới, sản phẩm gia công, xuất khẩu và cải tiến chất lượng sản phẩm.
Chịu trách nhiệm về công tác đăng ký công bố các sản phẩm, công tác đăng ký bảo hộ các quyền sở hữu trí tuệ trong và ngoài nước.
Xây dựng và giám sát hệ thống nhằm đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế và trong nước (ISO, HACCP).
Thiết lập, quản lý, giám sát thực hiện quy trình công nghệ, quy trình sản xuất và quy trình đảm bảo chất lượng.
Nghiên cứu và tìm hiểu thị trường, nhu cầu và thị hiếu người tiêu dùng để phát triển những sản phẩm mới phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng.
- Phòng điều hành sản xuất:
Triển khai xây dựng quy trình sản xuất, quy trình quản lý chất lượng sản phẩm ...
khi tiếp nhận công việc quản đốc xưởng sản xuất.
Quản lý toàn bộ máy móc thiết bị, vật tư, thành phẩm, bán thành phẩm, kho bãi, hàng hóa thuộc xưởng sản xuất do mình phụ trách.
Thực hiện việc đấu thầu, đặt hàng công tác thường xuyên và phát sinh với các đối tượng có nhu cầu về công tác vệ sinh môi trường
Thực hiện công tác điều hành, điều độ tác nghiệp sản xuất đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất, dịch vụ của công ty
Tổ chức nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành với các cơ sở, ban, ngành thành phố, các đơn vị liên quan và các đơn vị, phòng ban trong công ty
Xây dựng, theo dõi và quản lý hệ thống internet tại trụ sở công ty và các đơn vị trực thuộc công ty, có kế hoạch kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng hệ thống
- Phòng điều hành phát triển vùng nguyên liệu:
xây dựng và phát triển vùng sữa tươi nguyên liệu (STNL) đáp ứng các quy chuẩn kỹ thuật nghiêm ngặt của Việt Nam cũng như Quốc tế, cung cấp nguồn sữa tươi thuần khiết cho nhu cầu sản xuất tại các Nhà máy sữa của Công ty Cổ phần sữa Việt Nam (VINAMILK).
Song song với hệ thống trang trại hiện đại, phòng phát triển vùng nguyên liệu duy trì ký kết hợp đồng bao tiêu sản phẩm STNL cho hàng ngàn đơn vị/hộ chăn nuôi trong cả nước, tạo nên một cầu nối phát triển bền vững, hài hòa với mục tiêu nâng cao năng suất, chất lượng, giảm giá thành và tăng khả năng cạnh tranh với sữa nhập khẩu.
Phòng phát triển vùng nguyên liệu đã hoàn thành chương trình nâng cấp, hiện đại hóa các trạm thu mua sữa, tuân thủ các yêu cầu nghiêm ngặt về vệ sinh, an toàn thực phẩm. Đồng thời xây dựng mới các trạm sữa theo mô hình hiện đại, quy trình khép kín, đáp ứng nhu cầu mở rộng chăn nuôi của bà con nông dân - Phòng chuỗi cung ứng:
Chịu trách nhiệm toàn bộ các bước trong việc đưa một sản phẩm ra thị trường.
Quản lý và đánh giá các nhà cung cấp (NCC), đảm bảo các NCC đáp ứng đúng các tiêu chuẩn, tiêu chí của Công ty và sử dụng hiệu quả các NCC.
Xây dựng chiến lược, phát triển các chính sách, quy trình cung ứng và điều vận.
Thực hiện mua sắm, cung cấp toàn bộ nguyên nhiên liệu, vật tư kỹ thuật.
Thực hiện các công tác xuất nhập khấu cho toàn công ty, cập nhât và vận dụng chính xác, kịp thời các quy định, chính sách liên quan do Nhà nước ban hành.
Dự báo về nhu cầu thị trường giúp xây dựng kế hoạch sản xuất hàng nội địa và xuất khẩu hiệu quả.
Nhận đơn đặt hàng của khách hàng, phối hợp chuyển cho Xí nghiệp Kho vận.
Phối hợp với nhân viên Xí nghiệp Kho vận theo dõi công nợ của khách hàng.
- Phòng nhân sự hành chính và đối ngoại:
Chịu trách nhiệm lập kế hoạch và định hướng chiến lược chung cho công ty.
Thực hiện công tác phối hợp xậy dựng, quản lý và định hướng hoạt động PR của công ty.
Triển khai, giám sát chiến lược quảng bá thương hiệu các kênh truyền thống, thúc đẩy hình ảnh của công ty.
Điều hành và quản lý các hoạt động hành chính và nhấn sự của toàn công ty.
Thiết lập và đề ra các kế hoạch và chiến lược để phát triển nguồn nhân lực.
Tư vấn cho Ban giám đốc điều hành các hoạt động hành chính nhân sự.
Làm việc chặt chẽ với bộ phận Hành chính, Nhân sự của các Chi nhánh, Nhà máy nhằm hỗ trợ họ về các vấn đề hành chính, nhân sự một cách tốt nhất.
Xây dựng nội quy, chính sách về hành chính và nhân sự cho toàn công ty.
Tư vấn cho nhân viên trong công ty về các vấn đề liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của nhân viên trong công ty.
- Phòng điều hành tài chính:
Hoàn thiện bộ máy tài chính của công ty doanh nghiệp.
Quản lý, điều hành toàn bộ các hoạt động tài chính kế toán. Tư vấn cho Ban giám đốc về tình hình tài chính và các chiến lược về tài chính.
Lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán.
Lập dự toán ngân sách, phân bổ và kiểm soát ngân sách cho toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Dự báo các số liệu tài chính, phân tích thông tin, số liệu tài chính kế toán.
Quản lý vốn nhằm đảm bảo cho các hoạt động sản xuất kinh doanh và việc đầu tư của công ty có hiệu quả.
Các phòng ban đều áp dụng những cơ chế sau:
- Chế độ trách nhiệm rõ ràng.
- Áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 và ISO 9001:2000.
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý: Hệ thống Oracle E.Business Suite 1, Customer Relationship Manager (SAP), Enterprise Resource Planning.
- Vinamilk chú trọng nghiên cứu dinh dưỡng và phát triển sản phẩm, kinh doanh trong lĩnh vực thực phẩm thì hiểu được nhu cầu dinh dưỡng phù hợp với mọi người là điều quan trọng nhất.
- Vinamilk có trung tâm nghiên cứu dinh dưỡng và phát triển sản phẩm thực hiện những nhiệm vụ sau: nghiên cứu, quản lý, điều hành các nghiệp vụ liên quan đến sản phẩm mới, sản phẩm gia công, xuất khẩu và cải tiến chất lượng sản phẩm;
xây dựng và giám sát hệ thống bảo đảm chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế và trong nước; thiết lập, quản lý, giám sát thực hiện quy trình công nghệ, quy trình sản xuất và quy trình đảm bảo chất lượng; nghiên cứu và tìm hiểu thị trường, nhu cầu và thị hiếu người tiêu dùng để phát triển những sản phẩm mới phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng.
=> Các phòng ban của Vinamilk đều được lập ra với mục đích bổ trợ cho nhau và mang lại những lợi ích lớn cho công ty. Bộ máy của Vinamilk là bộ máy tương đối đồ sộ vì công ty gần như không thuê ngoài bất kì khâu làm việc nào. Có thể nói Vinamilk sở hữu một bộ máy hoàn chỉnh nhất Việt Nam, điều này được chứng tỏ qua doanh thu hàng năm và vị thế của Vinamilk. Các phòng ban liên kết và hỗ trợ lẫn nhau giúp cho việc sản xuất và quảng bá, kinh doanh của công ty gần như không tồn tại khoảng trống nào.