Thực trạng và giải pháp về nghiệp vụ hành chính văn phòng tại công ty cổ phần sữa việt nam vinamilk

Chính vì cảm nhận được sự quan trọng và cần thiết của công tác quản trị, cho nên nhóm chúng em đã quyết định chọn chủ đẻ ““Thựctrangvàgiảiphápv `ñghiệpvuhànhchínhvăn phòngtaiCôngtycổph S

i

SK OS

UY BAN NHAN DAN TINH BINH DUONG

TRUONG DAI HOC THU DAU MOT

KHOA KINH TE

& KS

PAT HOC

| int DAU MOT

20 THU DAU MOT UNIVERSITY

MON HQC: QUAN TRI HANH CHINH VAN PHONG

DE TAI: THUC TRANG VA GIAI PHAP VE NGHIEP VU HANH CHINH VAN PHONG TAI CONG TY CO PHAN SUA

VIET NAM - VINAMILK

GVHD: HO THI HA

Lop: KITE.TT.16

Sinh viên - MSSV: Bùi Phúc Ni - 2223403010906

Võ Thị Sông Hương - 2223403011047 Phạm Thị Thuyền — 2223403010982

Tên học phần : Quản trị hành chính văn phòng

PHIẾU CHÁM TIỂU LUẬN

Mã học phần: LING221

Lớp/Nhóm môn học: KITE.TT.Ló6

Danh sách nhóm sinh viên:

Công ty cỗ phần Sữa Việt Nam - Vinamilk

Ý KIÊN ĐÁNH GIÁ

Học ki 1 Nam học 2022-2023

Bui Phuc Ni - 2223403010906

Võ Thị Sông Hương — 2223403011047 Phạm Thị Thuyền - 2223403010982 Tên đề tài: Thực trạng và giải pháp về nghiệp vụ hành chính văn phòng tại

(Cho điểm vào ô trồng, thang điểm 10/10)

D Chương 1 Cơ sở lý thuyết 1.5 đ

B Chuong 2 muc 2.1 Thue trang 2.0đ

4 Chuong 2 muc 2.2 Danh gia chung} 1.5đ

5 Chuong 3 Dé xuat giai phap L5d

1H

RUBLIC CHAM DIEM

A.Phân | Không có các | Chỉ có một đến | Có đầy đủ Có đây đủ và viết

mở đầu: | mục của phần | ba trong các nhưng có một | phù hợp các mục:

(0,50 mở đầu mục: số nội dung - Lý do chọn đề

a (0 điệm) - Lý dochọn | viết chưa phù | tài tiêu luận;

Chương | Không Trình | Không Trình | Trình bày cơ | Trình bày đầy đủ

1: bày cơ sở lý | bảy cơ sở lý | sở lý thuyết và | cơ sở lý thuyết và

Các lý thuyết và | thuyết hoặc |các dữ liệu | các dữ liệu khác

z không trinh |không trình | khác liên quan | liên quan và phủ

thuyet | bay các dữ | bày các dữ liệu | nhưng chưa | hợp với đề tài tiểu

liên quan | liệu khác liên | khác liên quan | đầy đủ với đề | luận (1,5 điểm)

đến dé\ quan với đề | với đề tài tiểu |tài tiểu luận

tài tài tiểu luận | luận (0,5 | (1.0 điểm)

(15 (0,0 điểm) điểm)

2.1 Không trình | Trình bày, mô | Trình bày, mô | Trình bày, mô tả

Thực , | bay, mô tả | tả chưa đầy đủ, | tả trung thực,|đầy đủ, trung

trạng Y° | thực trạng về |số liệu chưa | thực trạng về | thực, thực trạng

, | van de được | đáng tin cậy |vân để được | vân để được nêu

trong tiêu | nÊu trong tiêu | thực trạng về | nêu trong tiêu |trong tiêu luận

luận luận (0,0 vấn đề được | luận của |của nhóm thực

(2,0 diém) nêu trong tiêu |nhóm thực | hiện nghiên cứu,

nhóm thực | cứu, tìm hiểu điểm)

hiện nghiên |nhưng chưa

cứu, tìm hiểu đầy đủ (1,5 (1,0 điểm) điểm)

2.2 Phân tích | Phân tích đánh | Phân tích| Phân tích đánh Đánh giá đánh giá chưa | giá những ưu, đánh giá | giá đây du nhitng

đây đủ những | khuyết diém, | nhtmeg ưu, | ưu, khuyết điềm,

khuvé uu, khuyết | mặt tích cực và | khuyêt điêm, | mat tích Cực và nuyet điêm, mặt tích | hạn chê hoặc | mặt tích cực |hạn chê hoặc diem, cực và hạn | thuận lợi khó |và hạn chê |thuận lợi khó (hoặc che hoac | khan nhưng | hoặc thuận | khăn và nguyên thuận lợi thuận lợi, khó | không phân | lợi, khó khăn | nhân của những , khăn nhưng |tích nguyên | vả nguyên | ưu, khuyết điêm,

khi không phân | nhân của | nhân của | mặt tích cực và an) > | tich nguyên | những ưu, | những ưu, |hạn chê hoặc nguyen nhan cua|khuyét điểm, | khuyết điêm, | thuận đợi, khó nhân vân | những ưu, | mặt tích cực và | mặt tích Cực khăn vân đê đang

đề đang | khuyết điêm, |hạn chê hoặc |và hạn chê |nghên cứu

nghiên mặt tích cực | thuận lợi, khó hoặc thuận (1,5 điểm)

„ và hạn chê | khăn vân đề lợi, khó khăn

cưu hoặc thuận| đang nghiên |vân de dang

(1,5 lợi, khó khăn | cứu hoặc |nghiên cứu

điểm) vân đê dang | ngược lại (0,5 |nhưng chưa

nghiên cứu | điểm) dây đủ (1

các các vân đề | vấn đề còn tồn | phát huy |những việc đã còn tồn tại, | tại hạn chế và những việc đã |làm được theo hạn chế và | phát huy | làm được theo |phân tích tại phát huy | những việc đã | phân tích tại | chương 2 (1,5 những việc đã | làm được theo | chương 2 | điểm)

làm được theo | phân tích tại | nhưng chưa phân tích tại | chương 2 (0.5|đầy đủ (1,0

(0,25 điểm)

C phan | Không trình | Trình bày |Trình — bày, | Trình bày đúng kết luận, | bày phân kết | tương đối hợp |hợp lý phan| day đủ, hợp lý

Tài liêu luận va|ly phân kết | kết luận | phân kêt luận và

"` | phân tái liệu |luận và phi| nhưng chứa | ghi đúng quy định

tham tham khảo, | tương đối đúng | đầy đủ và ghi | về phần tái liệu

khảo (l | hoạch ghi | quy định về | đúng quy định | tham khảo

điểm) không đúng |phần tái liệu |về phần tái | (1 điểm)

quy định tham khảo liệu tham

(0,00 điểm) | (0,25diém) khảo

Ad, in dọc, cỡ chữ 12 - 13, font chữ Times New

Roman;

khoảng cách dòng 1,5 line;

lề trái 3 cm, lề phải 2 cm, lễ

trên 2 cm, lề

dưới 2,5cm

thủ thuật trinh bày văn bản đúng quy

Số

trang của Tiểu luận < 15 trang

Không

có minh hoa

bién, hinh

bang

bang,

anh (0,25

Trinh bay dung quy dinh theo hướng dẫn, mẫu trang bìa,

Sử dụng khổ

giấy A4, in dọc, cỡ chữ 12

— I3, font chữ Times New

Roman;

khoảng cách dong 1,5 line;

1é trai 3 cm, 1é phai 2 cm, 1é

trên 2 cm, lề

dưới 2.,5cm

thủ thuật trình bày văn bản

đúng quy

Số trang của Tiểu luận

< lŠ trang

Không

bằng biển, bang, hinh anh (0,5

Trinh bay dung quy dinh theo hướng dẫn „mẫu trang bia, Su dụng khô giấy A4, m dọc, cỡ chữ 12 - 13, font chữ Times New

Roman;

khoảng cách dong 1,5 line;

lề trai 3 om, 1é phai 2 cm, 1é

trên 2 cm, lề

dưới 2,5cm

thủ thuật trình bày văn bản

đúng quy định

Số

trang của Tiểu luận tối thiẻulŠ trang

(0,75 điểm)

Trình bày đúng quy định theo hướng dẫn „ mẫu trang bìa, Sử dụng khổ giấy A4, ím dọc, cỡ

12 - 13, font Times New

chữ chữ

khoảng 1,5

đúng quy

Số

của Tiểu luận tối thiểu l5 trang Tối đa 25 trang

Có minh họa bằng biển, bảng, hình ảnh rõ ràng, sắc nét (1,0

trang

điểm)

5-12/10/2023 -Tìm kiếm ý tưởng và liên hệ giảng viên 30/10/2023

(Bùi Phúc Ni) | dang ky dé tai

13-29/10/2023 | -Viết mở đâu 5/11/2023 (Bui Phuc Ni)

13-29/10/2023 | -Viét chuong | (tim kiém thong tin vé 5/11/2023

(V6 Thi Song tình hình công ty, cơ sở lý thuyết liên

13-29/10/2023 | -Viết chương 2 (tìm kiếm các thực trạng 6/11/2023

(Phạm Thị mà công ty đang gặp phải liên quan đến

Thuyền, Nguyễn | vấn đề đang nghiên cứu và tìm nguyên

Thị Bích Điểm) | nhân, đánh giá sự việc

13-26/10/2023 | -Viết chương 3 ( để xuất các kiến nghị 7/11/2023 (Lê Thị Nhật và giải pháp phù hợp cho những van dé

[Binh) duoc nhac dén 6 chuong 2)

26/10-12/11/2023| Lời cảm ơn và kết luận 12/11/2023 (Hoàng Thị

Thanh

vill

CHUONG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT LIÊN QUAN ĐẾN ĐẺ TÀI 4

1.1 Khái niệm quản trị hành chính văn phòng - 52 2c 2222 xszressey 4

1.1.2 Khái niệm văn phòng

1.1.4 Khái niệm quản trị hành chính văn phòng .-5 555 5<sssssss 4

1.2 Chức năng của quản trị hành chính văn phòng - 5 co cceccsằ2 5 1.3 Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính văn phòng 5

CHUONG 2: PHAN TICH THUC TRANG, UU DIEM , KHUYET DIEM

VA NGUYEN NHAN VE THUC TRANG TO CHUC KHONG GIAN LAM

VIEC TAI CONG TY CO PHAN SUA VIET NAM- VINAMILK 7

2.1 Tổng quan về công ty Cỗ phần sữa Việt Nam — Vinamiilk 7 2.1.1 Giới thiệu chung

2.1.3 Sơ đồ tổ chức của công ty Cô Phần Vinamiillk: 5-«¿ 10 2.2 Thực trạng nghiệp vụ hành chính văn phòng tại Công ty Cỗ phần Sữa Việt Nam — VinamiÌkk L1 S122 22211111111 113 11111511 111811111212 011 121201 13

2.2.1 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 13

2.3 Ưu điểm, khuyết diém, nguyên nhân về nghiệp vụ hành chính văn phòng tại Công ty cô phân Sữa Việt Nam — Vinamilk 16

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2.2 | Tông quan về cơ câu tô chức của công ty Vinamilk 10

Hình 2.3 | Hội đồng quản trị Vinamilk nhiệm kỳ 2022-2026 11

x1

LOI CAM ON

Đề hoàn thành bài tiêu luận này, chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Hồ Thị Hà đã dành rất nhiều thời gian và tâm huyết đề giúp chúng em hoàn thành bài tiêu luận này Cô đã cung cấp cho chúng em những kiến thức bô ích và những lời khuyên quý báu Nhờ sự hướng dẫn nhiệt tình của cô Hà, chúng em đã có thê hiệu

rõ hơn về đề tài của mình và trình bày bài tiểu luận một cách mạch lạc, rõ rang va chặt chẽ Tuy nhiên trong quá trình hoàn thành bài làm Do chưa có nhiều kinh nghiệm làm đề tài cũng như những hạn chế về kiến thức, trong bài tiêu luận chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Rất mong nhận được sự nhận xét, ý kiến đóng góp, phê bình từ phía cô đề bài tiêu luận được hoàn thiện hơn

Lời cuối cùng, chúng em xin kính chúc cô nhiều sức khỏe, thành công và hạnh phúc

A/ Phần mở đầu:

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hiện nay, trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày cảng cạnh tranh và đòi hỏi sự hiệu quả cao Các doanh nghiệp, đặc biệt là trong ngành công nghiệp sữa, đang đôi mặt với những thách thức và cơ hội đáng kê từ những cạnh tranh cũng như

sự đòi hỏi cao trong khâu quản trị Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải

đối mặt với nhiều thách thức và cơ hội đặc biệt là như Công ty Cổ phần Sữa Việt

Nam, hay còn được biết đến với thương hiệu quen thuộc Vinamilk Xuất phát từ việc nhận ra tầm quan trọng của nghiệp vụ hành chính trong hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp lớn và đa ngành như Vinamilk VIinamilk không chỉ là một đơn vị sản xuất sữa hàng đầu, mà còn là biểu tượng của sự phén thinh va sang tao trong ngành công nghiệp thực phâm của Việt Nam

Chọn một doanh nghiệp nhu Vinamilk đồng nghĩa với việc đặt ra thách thức vả

cơ hội nghiên cứu trong một môi trường kinh doanh phức tạp, đòi hỏi sự quản lý

linh hoạt và hiệu suất cao

Nghiên cứu sẽ phản ánh không chỉ thực trạng mà còn các thách thức mà

Vinamilk đối mặt trong quá trình thực hiện nghiệp vụ hành chính Chính vì cảm

nhận được sự quan trọng và cần thiết của công tác quản trị, cho nên nhóm chúng em

đã quyết định chọn chủ đẻ ““Thựctrangvàgiảiphápv `ñghiệpvuhànhchínhvăn phòngtaiCôngtycổph Sữa ViệtNam -Vinamilk” với mong muốn có thê

mang lại thông tin quý báu không chỉ cho Vinamilk mà còn cho cộng đồng doanh nghiệp nói chung, øiúp họ hiểu rõ hơn về cách tiếp cận và giải quyết các thách thức trong nghiệp vụ hành chính văn phòng để tối đa hóa hiệu suất và linh hoạt

2 Mục tiêu nghiên cứu

Phân tích, đánh giá thực trạng về nghiệp vụ hành chính văn phòng của Công ty

cô phần sữa Việt Nam-VinamIlk

Phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức về nghiệp vụ hành chính văn phòng Công ty cô phần sữa Việt Nam-Vinamilk

Đề xuất các giải pháp, nâng cao về nghiệp vụ hành chính văn phòng của Công

ty cô phần sữa Việt Nam-Vinamilk,

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là nghiệp vụ hành chính văn phòng của Công

ty cô phần sữa Việt Nam - Vinamilk

5 Phương pháp nghiên cứu & nguồn dữ liệu

Đề tài được thực hiện bằng phương pháp thu thập và phân tích đữ liệu dựa trên những tham khảo các đữ liệu thứ cấp từ các thông tin trên internet, mạng xã hội, web chính thức của công ty và các bài luận khóa đã được nghiên cứu trước đây Từ

đó tiễn hành quá trình thống kê thông tin thu thập được thông qua thảo luận nhóm tập trung Các câu hỏi nhằm khám phá những yếu tổ chủ chốt về nghiệp vụ hành chính văn phòng tác động trực tiếp đến công ty từ đó nhóm có những đề xuất, giải pháp

6 Ý nghĩa của đề tài

Từ việc phân tích, đánh giá thực trạng về nghiệp vụ hành chính văn phòng tại Công ty Cô phần Sữa Việt Nam - Vinamilk, đề tài mang lại nhiều lợi ích quan trọng

Đầu tiên, thông qua việc đánh giá lại về nghiệp vụ hành chính văn phòng hiện tại của doanh nghiệp, điều này giúp cho doanh nghiệp có thể tôi ưu hóa, tăng hiệu quả làm việc của nhân viên, giảm chi phí và tăng sự hài lòng của nhân viên

Đặc biệt, dé tài cung cấp cơ sở cho việc đề xuất giải pháp cụ thé Nhờ đó, có thé mang lại nhận thức rõ ràng hơn về vai trò và tầm quan trọng về nghiệp vụ hành chính văn phòng Ngoài ra, việc đánh giá thực trạng về nghiệp vụ hành chính văn

phòng cũng giúp cho công ty có thể đưa ra các quyết định phủ hợp với nhu cầu và mục tiêu của công ty

7 Kết cấu của đề tài

Chương I: Cơ sở lý thuyết liên quan đến đề tài

Chương 2: Phân tích thực trạng, ưu điểm, khuyết điểm và nguyên nhân về nghiệp vụ hành chính văn phòng tại Công ty Cô phần Sữa Việt Nam - Vinamilk

Chuong 3: Đề xuất các giải pháp, kiến nghị và rút ra bài học

B/NOI DUNG

CHUONG 1: CO SO LY THUYET LIEN QUAN DEN DE TAI

1.1 Khai niém quan tri hanh chinh van phong

1.1.1 Khdiniémhanhchinh

Hành chính là các hoạt động chấp hành và điều hành trong quản lý của một hệ thống theo những quy tắc ước định trước nhằm đạt được mục tiêu mà cơ quan đề ra 1.1.2Kháiniệmvănphòng

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu nhận,

xử lý, truyền đạt thông tin giúp cho các hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện về cơ sở - vật chất của văn phòng cho các hoạt động của cơ quan, don vi noi lam việc

1.1.3Kháiniệmhànhchính vănphòng

Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh Đây

là nơi soạn thảo, sử dụng và tô chức các công văn giấy tờ, hồ sơ công việc nhằm mục đích rà soát thông tin giúp cho công việc diễn ra suôn sẻ, hiệu quả nhất 1.1.4Kháiniệmquảntrihànhchínhvănphòng

Quản trị hành chính văn phòng được hiểu là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa, kiểm soát công văn, giấy tờ và xử lý các hoạt động hành chính văn phòng Với mục đích thông tin có hiệu quả tốt nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra Đồng thời, qua đó, còn đảm bảo quá trình xử lý thông tin và hỗ trợ kịp thời cho ban lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định đúng đắn giúp điều hành tốt doanh nghiệp

1.1.5Cácyếutố cấuthànhvănphòng

Con người: Mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến yếu tô con người Sự hiểu biết và tỉnh thần của mọi người sẽ quyết định rất lớn đến hiệu quả văn phòng

Hệ thống trang thiết bị: Đây một yếu tố không thể thiếu trong văn phòng bao gồm: máy móc văn phòng, trang bị kĩ thuật, yếu tố vật chat

Hệ thống nguyên tắc thủ tục: Là những quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân Đây là căn cử để mọi bộ phận, cá nhân thực thi công việc của mình trong đó có văn phòng

Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng: Các nghiệp vụ hành chính văn phòng được xây dựng đầy đủ, hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chính văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý

1.2 Chức năng của quản trị hành chính văn phòng

Công việc quản trị hành chính văn phòng rất quan trọng liên quan tới hành chính văn phòng của các doanh nghiệp Vi vậy, có các chức năng cơ bản như sau: Chức năng hoạch định công việc hành chính văn phòng: Là chức năng đầu tiên trong quá trình quản trị doanh nghiệp Chức năng này nhằm giúp các nhà quản trị xác định rõ mục tiêu, xây dựng chiến lược trong công tác tại văn phòng

Chức năng tham mưu tông hợp: đây là chức năng quan trọng hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý, nhằm góp phần đưa ra những quyết định, chính sách tốt nhất để đạt được hiệu quả cao

Chức năng lãnh đạo công việc hành chính văn phòng: là quá trình dẫn dắt, định hướng công việc cho don vi co quan, tô chức định hướng theo mục tiêu đề ra Từ đó, tiến hành ban hành xuống cho các bộ phận thực hiện

Kiểm soát công việc hành chính văn phòng: là đánh giá nguyên tắc, các thủ tục,

đo lường kết quả thực hiện nhằm phát hiện sai sot để tiến hành điều chỉnh sao cho thích hợp

1.3Tiêuchuẩn củanhàquảntrihànhchínhvănphòng

Nhà quản trị là những người có quyền đưa ra các yêu cầu để điều hành công việc và phải chịu trách nhiệm trước kết quả của họ

Cầu trúc của các nhà quản trị trong doanh nghiệp bao gồm:

Cấp cao: Giám đốc hành chính, Phó giám đốc

Cấp trung: Chánh phó văn phòng, trưởng — phó phòng hành chính

Cấp thấp: Tô trưởng, tô phó, nhóm trưởng, nhóm phó

Và từ đó, các nhà quản trị phải có các tiêu chuẩn, tác phong của một người lãnh đạo như sau:

Kỹ năng chuyên môn: là những kiến thức mang tính học thuật của từng lĩnh vực, chuyên ngành Kiến thức chuyên môn này đã được đảo tạo bài bản thông qua qua trình học tập tại trường lớp và các trải nghiệm đã được trau dồi liên tục

Kỹ năng tư duy: là khả năng hoạt động của não bộ, góp phần phát triển trí tuệ một cách toàn diện nhất Và đây cũng được coi là công cụ chính để cong người sử dụng trí tuệ nhằm giải quyết vẫn đề nhanh chóng và hiệu quả

Kỹ năng truyền thông: giúp nhà quản trị lan tỏa và truyền tải các thông điệp với

hai hay nhiều người hơn nhằm đem lại những thông tin, giá trị tri thức và thông điệp

tốt đẹp đến với mọi nguoi

Ngoài các kỹ năng đã nêu trên nhà quản trị cần có một số tiêu chuẩn khác như:

Tự tin, phong các lịch sự, có khả năng gánh vác được sức nặng của công việc,