Giảm tỷ lệ hủy hóa đơn điện tử tại Bệnh viện Bãi Cháy năm 2024

Đề án nhằm cải thiện quy trình quản lý hóa đơn điện tử tại Bệnh viện Bãi Cháy, với mục tiêu giảm tỷ lệ hủy hóa đơn từ 4,6% (8.209 hóa đơn hủy trên 178.609 hóa đơn, nửa cuối năm 2023) xuống còn 0,5% vào cuối năm 2024. Nguyên nhân hủy hóa đơn bao gồm sai sót từ nhân viên y tế, hỏng hóc trang thiết bị, và thay đổi tình trạng bệnh nhân. Các giải pháp can thiệp gồm: Đào tạo nhân viên y tế: Rà soát thông tin hóa đơn, tư vấn kỹ cho bệnh nhân trước khi lập hóa đơn. Cải thiện cơ sở vật chất: Khắc phục lỗi phần mềm, sửa chữa máy móc kịp thời. Tối ưu quy trình quản lý: Tăng cường giám sát, báo cáo sự cố, và điều chỉnh chỉ định hợp lý. Kết quả: Đến cuối năm 2024, tỷ lệ hủy hóa đơn giảm xuống 0,16%, vượt mục tiêu đề ra. Đề án cải thiện rõ rệt chất lượng dịch vụ, giảm phiền hà cho bệnh nhân và nâng cao hiệu quả quản lý tại bệnh viện.

BỆNH VIỆN BÃI CHÁY

GIẢM TỶ LỆ HỦY HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

TẠI BỆNH VIỆN BÃI CHÁY

NHIỆM VỤ KH&CN CẤP CƠ SỞ

Quảng Ninh, năm 2024

SỞ Y TẾ QUẢNG NINH

BỆNH VIỆN BÃI CHÁY

GIẢM TỶ LỆ HỦY HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

TẠI BỆNH VIỆN BÃI CHÁY

NHIỆM VỤ KH&CN CẤP CƠ SỞ

Chủ nhiệm: ThS.Trần Thị Thảo Chi Thƣ ký: Vũ Thị Thu Thủy

Cộng sự: Đào Thị Khánh Huyền Phạm Thị Quỳnh

Quảng Ninh, năm 2024

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

Bảng 1.1 Số liệu thanh toán HĐĐT tại bệnh

Bảng 1.2 Thu n l i và h h n trong quá tr nh

Bảng 2.1 Số lƣ ng h a đơn hủy theo từng

Bảng 2.2 Đánh giá và lựa chọn giải pháp Trang 13

Bảng 3.2 Chi tiết tỷ lệ hủy h a đơn theo từng

Bảng 4.1 Ƣu nhƣ c điểm các giải pháp đã thực

Sơ đồ 1 Sơ đồ diễn tiến: Quá tr nh hủy HĐĐT Trang 6

ĐẶT VẤN ĐỀ

Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, thể hiện rõ nhất sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số, inh tế số Công nghệ thông tin và internet với sự tích h p của nhiều công nghệ hiện đại trong nhiều lĩnh vực v t lý, h a học, sinh học

th công nghệ thông tin giữ vai trò chi phối và là trung tâm ết nối H a đơn điện tử (HĐĐT) đã ra đời và dần phát triển mạnh mẽ ở nhiều quốc gia, thay thế h a đơn giấy truyền thống Ở nhiều nước phát triển trên thế giới, HĐĐT trở nên há phổ biến trong hoảng 10 n m trở lại đây

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về h a đơn, chứng từ, h a đơn

đư c thể hiện dưới 2 h nh thức: h a đơn đặt in và h a đơn điện tử

H a đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí, hắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy hi sử dụng h a đơn và tạo sự yên tâm cho người mua hàng h a, dịch

vụ

Trong 6 tháng cuối n m 2023, số lư ng h a đơn đã phát hành là 178.609, số

lư ng h a đơn hủy là 8.209 (tỷ lệ 4,6%) T nh trạng hoàn hủy h a đơn hiện nay diễn

ra thường xuyên gây ra nhiều h h n cho người bệnh và nhân viên y tế như :

- Việc hủy h a đơn gây mất thời gian và đôi lúc hiến người bệnh và người nhà không hài lòng

- Việc hủy h a đơn điện tử phải thực hiện thêm thao tác hủy trên hệ thống VNPT do đ mất nhiều thời gian, gây ùn tắc trong quá tr nh làm việc

- Nhân viên ế toán mất thêm thời gian trong việc làm biên bản hủy ý người bệnh hoặc người nhà người bệnh và lãnh đạo bệnh viện, lưu trữ biên bản hủy để phục vụ đối chiếu h a đơn, làm thêm báo cáo hủy h a đơn với cơ quan thuế

- Khi hủy h a đơn dễ xảy ra việc hủy nhầm h a đơn

- Mất thêm chi phí để phát hành h a đơn mới (300đ/h a đơn)

Qua thảo lu n, chấm điểm dựa trên phân tích hiệu quả, tính hả thi nh m đã chọn vấn đề: “Giảm tỷ lệ hủy h a đơn từ 4,6% (8.209 h a đơn hủy/178.609 h a đơn tính hết 6 tháng cuối n m 2023) xuống còn 0,5% (trong 6 tháng cuối n m 2024) và giảm dần trong các quý tiếp theo ” để cải tiến Với mục đích cải tiến chất lư ng dịch

vụ hám chữa bệnh tại bệnh viện, t ng mức độ hài lòng NB, NNNB, tránh việc mất

thời gian, giảm phiền hà của NB, NNNB cũng nhƣ của NVYT, ế toán thanh toán

hi phải hủy HĐĐT

Mục tiêu nghiên cứu:

Mục tiêu chung: cải tiến chất lƣ ng dịch vụ hám chữa bệnh tại bệnh viện,

t ng mức độ hài lòng NB, NNNB, tránh việc mất thời gian, giảm phiền hà của NB, NNNB cũng nhƣ của NVYT, ế toán thanh toán hi phải hủy HĐĐT

Mục tiêu cụ thể: Giảm tỷ lệ hủy h a đơn điện tử từ 4,6% xuống còn 0,5% tại bệnh viện Bãi Cháy n m 2024

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN 1.1 Cơ sở lý thuyết

C n cứ điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về h a đơn, chứng từ:

H a đơn là chứng từ ế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng h a, cung cấp dịch vụ l p, ghi nh n thông tin bán hàng h a, cung cấp dịch vụ H a đơn đư c thể hiện theo h nh thức h a đơn điện tử hoặc h a đơn do cơ quan thuế đặt in

H a đơn điện tử là h a đơn c mã hoặc hông c mã của cơ quan thuế đư c thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng h a, cung cấp dịch vụ

l p bằng phương tiện điện tử để ghi nh n thông tin bán hàng h a, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp lu t về ế toán, pháp lu t về thuế, bao gồm cả trường h p

h a đơn đư c hởi tạo từ máy tính tiền c ết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đ :

- H a đơn điện tử c mã của cơ quan thuế là h a đơn điện tử đư c cơ quan thuế cấp mã trước hi tổ chức, cá nhân bán hàng h a, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua

- Mã của cơ quan thuế trên h a đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy

số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ý tự đư c cơ quan thuế mã h a dựa trên thông tin của người bán l p trên h a đơn

- Hóa đơn điện tử hông c mã của cơ quan thuế là h a đơn điện tử do tổ chức bán hàng h a, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua hông c mã của cơ quan thuế

H a đơn do cơ quan thuế đặt in là h a đơn đư c thể hiện dưới dạng giấy do

cơ quan thuế đặt in để bán cho tổ chức, cá nhân thuộc đối tư ng và trường h p đư c mua h a đơn của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 23 Nghị định này để sử dụng

hi bán hàng h a, cung cấp dịch vụ

H a đơn điện tử cho thấy những ưu điểm vư t trội so với h a đơn đặt in trong quá tr nh sử dụng và quản lý:

1.2 Thực trạng về áp dụng hoá đơn điện tử

1.2.1 Thực trạng về áp dụng hoá đơn điện tử trên thế giới

Ở các nước phát triển, HĐĐT là xu hướng tất yếu trong thời đại công nghệ

số phát triển như hiện nay

Tại iên minh châu Âu (EU), HĐĐT đư c coi như nội dung quan trọng trong ế hoạch hành động châu Âu điện tử Trong n m 2014, toàn bộ 28 nước thành viên trong EU phải sử dụng HĐĐT B2G (h a đơn giữa doanh nghiệp và chính phủ) theo quy định và thời hạn cuối là n m 2018

Ở một nước hác tại Châu Á là Hàn Quốc, các công tác nghiên cứu nhằm triển hai HĐĐT đã đư c tiến hành từ n m 2008 Và cho tới n m 2011, toàn bộ các doanh nghiệp c tư cách pháp nhân đều buộc phải chuyển sang sử dụng HĐĐT

Một n m sau, Chính phủ Hàn Quốc cũng đã c quy định bắt buộc các cá nhân tạo ra doanh thu từ 1 triệu Won/n m ( hoảng 19.5 triệu VNĐ) phải phát hành HĐĐT Đến n m 2014, các cá nhân c doanh thu từ 300.000 won/n m cũng đã phải

sử dụng HĐĐT

HĐĐT c nhiều mức độ và h nh thức triển hai hác nhau Nhưng n i chung

là ở các nước đang phát triển, tiêu chí để triển hai HĐĐT là sự thu n tiện (convenience) và hiệu quả (sufficiency) Đặc biệt chính là h nh thức triển hai HĐĐT phải đảm bảo tiện l i cho người nộp thuế cũng như trong công tác quản lý của Cơ quan thuế

Ở Trung Quốc, con dấu, chữ ý và h a đơn đều đã đư c số h a với công nghệ xác nh n danh tính, điều này hiến cho thông tin luôn đư c đảm bảo chính xác Thông qua công nghệ này, Cơ quan thuế cũng c thể giám sát ngay l p tức Hiện nay, toàn bộ doanh nghiệp tại Trung Quốc đã đư c áp dụng HĐĐT, mỗi h a đơn điều c mã QR và con dấu của Cơ quan thuế cùng hệ thống các ý hiệu Từ đ ,

Cơ quan chức n ng sẽ thu n l i hơn trong quá tr nh iểm tra quy tr nh bán hàng của doanh nghiệp

Cùng với đ là Thái an, họ bắt đầu triển hai HĐĐT n m 2012 và cho tới

2016 đã ban hành chiến lư c phát triển quốc gia mang tên Thailand 4.0 với mục tiêu trở thành nền inh tế ỹ thu t số và là một quốc gia phát triển vào n m 2032

1.2.2 Thực trạng về sử dụng hoá đơn điện tử tại Bệnh viện Bãi Cháy

Bệnh viện Bãi Cháy đã triển hai sử dụng hoá đơn điện tử từ tháng 7 n m

2022 thay thế hoá đơn tự in

Thời gian Số lượng HĐĐT đã

phát hành

Số lượng HĐĐT đã phát hành nhưng phải hủy

Bảng 1.1: Số liệu thanh toán HĐĐT tại bệnh viện Bãi Cháy

Nhận xét: Thông qua bảng số liệu hủy h a đơn nh m đưa ra một số nh n xét sau:

- Tỷ lệ h a đơn hủy so với tổng chung là 4,60% tuy hông lớn nhưng số lư ng

h a đơn hủy th hông hề ít (8.209 h a đơn)

- Trong số 8.209 HĐĐT phải hủy th ngoại trú chiến 80%

- Ngoài việc mất thời gian in ấn phát hành còn c nhiều phiền toái bất c p èm theo hi hủy h a đơn như:

- Việc hủy h a đơn điện tử phải thực hiện thêm thao tác hủy trên hệ thống VNPT do đ mất nhiều thời gian, gây ùn tắc trong quá tr nh làm việc

- Nhân viên ế toán mất thêm thời gian trong việc làm biên bản hủy ý NB và lãnh đạo bệnh viện, lưu trữ biên bản hủy để phục vụ đối chiếu h a đơn, làm thêm báo cáo hủy h a đơn với cơ quan thuế

- Khi hủy h a đơn dễ xảy ra việc hủy nhầm h a đơn

- Mất thêm chi phí để phát hành h a đơn mới (300đ/h a đơn)

- Việc hủy h a đơn gây mất thời gian và đôi lúc hiến NB và NNNB không hài lòng

Quá tr nh hủy h a đơn tại bệnh viện theo quy tr nh như sau:

SĐ1: Sơ đồ diễn tiến: Quá trình hủy HĐĐT

NB đã thanh toán ra viện hoặc thanh toán dịch vụ xong

và có yêu cầu hủy HĐĐT

p biên bản hủy h a đơn và

báo cáo sự cố

Hủy HĐĐT trên phần mềm Hsoft Vienphi và trên phần mềm của VNPT

Xuất h a đơn thay

cơ quan thuế

- Phần mềm thanh toán còn hạn chế

- Do máy, Trang thiết bị phục vụ NB hỏng hông thực hiện đư c dịch vụ, hết h a chất hông làm đư c xét nghiệm

- NB c diễn biến trở nặng phải quay lại điều trị tiếp nên phải hủy h a đơn để hoa tiếp tục nh p các chi phí trong thời gian điều trị

- Do NB có công việc đột xuất hông thể tiếp tục làm các xét nghiệm, dịch vụ nên phải hoàn trả chi phí

- NB sử dụng bảo hiểm trái tuyến để đi hám sau đ hủy h a đơn nh p viện hưởng bảo hiểm

- Hủy dịch vụ do bệnh nhân chưa đư c giải thích cụ thể

- Do nhân viên y tế nhầm lẫn, thiếu mã bệnh, thống ê sai dịch vụ, thuốc, VTYT cho NB

- Do NVYT đ ng ý sai thông tin NB, mức hưởng BHYT, xác định sai đối tư ng

NB từ viện phí/bảo hiểm/h p đồng sang bảo hiểm/ h p đồng/miễn viện phí)

- Trong quá tr nh th m hám phải thay đổi chỉ định để phù h p với t nh trạng NB

- Chưa báo cáo sự cố hi phải hủy h a đơn số lư ng nhiều và lặp đi lặp lại

Hủy hẳn, hông xuất

h a đơn mới

Hủy và thay thế

h a đơn

-Chưa iểm tra giám sát thường xuyên

- Chưa c các giải pháp chấn chỉnh, can thiệp ở phạm vi rộng

- Chưa yêu cầu báo cáo sự cố hi phải hủy

h a đơn

Những h h n, thu n l i trong quá tr nh triển hai sử dụng HĐĐT phía NB/NNNB và nhân viên phòng TCKT:

Bảng 1.2: Thuận lợi và khó khăn trong quá trình triển khai sử dụng HĐĐT

1.2 Chọn lựa vấn đề cải tiến

Với mục đích cải tiến chất lư ng dịch vụ hám chữa bệnh tại bệnh viện, t ng mức độ hài lòng NB, NNNB, tránh việc mất thời gian, giảm phiền hà của NB, NNNB cũng như của NVYT, ế toán thanh toán hi phải hủy HĐĐT, nh m đã chọn vấn đề: “Giảm tỷ lệ hủy h a đơn từ 4,60% (8.209 h a đơn hủy/178.609 h a đơn

- Mất thêm chi phí để đầu tư phần mềm

đẩy dữ liệu lên hệ thống HĐĐT quốc gia

- Kế toán thanh toán thực hiện thêm các

thao tác để đẩy dữ liệu lên hệ thống nên

t ng thời gian thanh toán cho NB, NNNB

- Đường truyền dữ liệu ch m nên viêc đẩy

dữ liệu lên hệ thống ch m

- Thời gian đầu sử dụng hệ thống đẩy dữ

liệu mới xuất hiện nhiều lỗi như:

+ Phần mềm phát hành HĐĐT còn bị lỗi

hông phát hành đư c h a đơn phải xuất

phiếu thu tạm thời cho NB, NNNB

+ Trường h p hủy h a đơn còn nhiều h

h n do việc hủy HĐĐT phải thực hiện

thêm thao tác hủy trên hệ thống HĐĐT

+ Trường h p điều chỉnh thông tin NB

trên HĐĐT như điều chỉnh mã số thuế

đơn vị còn chưa thực hiện đư c trên hệ

thống HĐĐT VNPT, phải yêu cầu bên

công nghệ thông tin của nhà cung cấp hỗ

tr sửa đổi để thực hiện xuất h a đơn điều

chỉnh thông tin

- NB, NNNB c thể nh n h a đơn trên website, tin nhắn SMS, email… đúng ngày phát sinh thanh toán hay ể cả sau ngày phát sinh nghiệp vụ thanh toán với Bệnh viện

- HĐĐT đảm bảo tính an toàn và tránh giả mạo hoá đơn

- Khi sử dụng phần mềm HĐĐT, thông

tin, dữ liệu về h a đơn đều đư c thống

ê và lưu trữ trên hệ thống phần mềm, giảm thiểu áp lực quản lý, lưu trữ, t m iếm thông tin h a đơn, đồng thời loại

bỏ hả n ng rủi ro thất lạc, cháy, hỏng

h a đơn

- HĐĐT đư c đồng bộ trực liếp lên hệ thống dữ liệu của cơ quan thuế, giảm thiểu thời gian ê hai h a đơn với cơ quan thuế

tính hết 6 tháng cuối n m 2023) xuống còn 0.5% (trong quý 3 n m 2024) và giảm dần trong các quý tiếp theo” để cải tiến.

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG NGHIÊN CỨU 2.1 Phương pháp thực hiện

2.1.1 Đối tượng

- Tất cả các HĐĐT do bệnh viện Bãi Cháy phát hành

2.1.2 Địa điểm, thời gian nghiên cứu:

- Địa điểm: Tại bệnh viện Bãi Cháy

- Thời gian nghiên cứu: Trong n m 2024

2.1.3 Cỡ mẫu

- Khảo sát tất cả số HĐĐT do phòng Tài chính ế toán tại bệnh viện phát hành trong n m 2024

2.1.4 Phương pháp nghiên cứu

- Nghiên cứu can thiệp

2.2 Kế hoạch tiến hành:

2.2.1 Phân tích nguyên nhân

Vấn đề cần phân tích: Trong 6 tháng cuối n m 2023 số lư ng HĐĐT phải hủy là 8.209 h a đơn trong tổng số 178.609 hóa đơn phát hành (chiếm 4,60%)

Nguyên nhân hủy hóa đơn Số lượng hóa đơn hủy tổng hóa đơn Tỷ lệ trên

Chưa đối chiếu lại thông tin xuất h a đơn, chưa

thông báo rõ số tiền cần phải thanh toán cho NB,

NNNB trước hi l p h a đơn đơn để NB, NNNB

chuẩn bị đủ số tiền phải nộp

Do nhân viên y tế nhầm lẫn, thiếu mã bệnh, thống

Do NVYT đ ng ý sai thông tin NB, mức hưởng

BHYT, xác định sai đối tư ng NB từ viện phí/bảo

hiểm/h p đồng sang bảo hiểm/ h p đồng/miễn

- NB c diễn biến trở nặng phải quay lại điều trị

tiếp nên phải hủy h a đơn để hoa tiếp tục nh p

các chi phí trong thời gian điều trị

- Do NB c công việc đột xuất hông thể tiếp tục

làm các xét nghiệm, dịch vụ nên phải hoàn trả chi

phí

- NB sử dụng bảo hiểm trái tuyến để đi hám sau

4 Lý do khách quan khác

Trong quá tr nh th m hám phải thay đổi chỉ định

Bảng 2.1: Số lượng hóa đơn hủy theo từng nguyên nhân

Các nguyên nhân liên quan đến vấn đề chất lư ng này đã t m ra nhiều lý do

và đư c tr nh bày theo sơ đồ dưới đây:

NHÂN VIÊN Y TẾ

NB, NNNB

- NB c diễn biến trở nặng phải quay lại điều trị

tiếp nên phải hủy h a đơn để hoa tiếp tục nh p

các chi phí trong thời gian điều trị (KCT)

đư c, rút inh nghiệm chung;

Chưa iểm tra, giám sát thường xuyên (CTHT)

- Do NB c công việc đột xuất hông thể tiếp tục

làm các xét nghiệm, dịch vụ nên phải hoàn trả chi

- Chưa báo cáo sự cố hi phải hủy

h a đơn số lư ng nhiều và lặp đi lặp lại (CTHT)

- Chưa thông báo rõ số tiền cần phải thanh toán cho NB, NNNB trước hi l p h a đơn

để NB, NNNB chuẩn bị đủ số tiền phải nộp.(CTHT)

- NB sử dụng bảo hiểm trái tuyến để đi hám

sau đ hủy h a đơn nh p viện hưởng bảo

hiểm.(CTHT)

6 tháng cuối

n m 2023 tỷ

lệ hủy h a đơn còn cao (0.65% trên tổng số HĐĐT

- Trong quá

tr nh th m hám phải thay đổi chỉ định để phù

h p với t nh trạng NB

(CTHT)

LÝ DO KHÁCH QUAN KHÁC

2.2.1.2 Về phía nhân viên y tế

- Chưa đối chiếu lại các thông tin hành chính để xuất h a đơn hoặc NB cung cấp sai thông tin xuất h a đơn buộc phải sửa lại

- Chưa thông báo rõ số tiền cần phải thanh toán cho NB, NNNB trước hi l p

h a đơn để NB, NNNB chuẩn bị đủ số tiền phải nộp

- Do điều dưỡng các phòng hám đánh sai, thiếu mã bệnh

- Do bác sĩ phòng hám ê sai đơn thuốc

- Do điều dưỡng hành chính thống ê thừa dịch vụ, thuốc, VTYT cho NB, khách hàng

- Do điều dưỡng đ ng ý sai thông tin NB, mức hưởng BHYT

- Chuyển đổi mã quyền l i chưa ịp thời (từ viện phí/ bảo hiểm/ h p đồng sang bảo hiểm/ h p đồng/ miễn viện phí)

- Do bác sĩ, điều dưỡng tại phòng hám chưa tư vấn, giải thích cho NB, NNNB phải chuẩn bị những g trước hi thực hiện dịch vụ dẫn đến việc hủy dịch