Bộ phận bán hàng:Là bộ phận tư vấn, tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng khi đến cửa hàng,nếu khách có nhu cầu mua hàng thì bộ phận bánhàng sẽ giới thiệu tới khách hàng những mẫu mà...
KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN .2
Khảo Sát Hiện Trạng
Đề Tài: “Quản Lý Của Hàng Bán Máy Tính”.
Việt Nam đang chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ trong lĩnh vực công nghệ số, trong đó máy vi tính đóng vai trò quan trọng không thể thiếu Thiết bị này giúp con người quản lý dữ liệu thông tin và nhân sự một cách dễ dàng, chính xác và tiết kiệm thời gian.
Nhu cầu mua máy tính ngày càng tăng cao, dẫn đến tình trạng cung không đủ cầu ở nhiều khu vực Vì vậy, trong những năm gần đây, số lượng cửa hàng máy tính đã gia tăng đáng kể.
F-Store được thành lập năm 2010, ngành nghề kinh doanh chính là cung cấp máy vi tính và các linh kiện của máy.
Với sứ mệnh xây dựng một hệ sinh thái hàng chính hãng, chúng tôi không ngừng nỗ lực để mang đến cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ ưu việt Thông qua phương pháp giáo dục sản phẩm khoa học, khách hàng sẽ được trang bị kiến thức toàn diện về sản phẩm, từ đó dễ dàng khai thác hết các chức năng và tính năng của sản phẩm, giúp việc mua sắm trở nên an tâm và tiết kiệm hơn.
F-Store hiện nay đang là đối tác hàng đầu của các hãng máy tính trên thế giới như: DELL, HP, ASUS, MSI, … F-Store luôn mang đến những sản phẩm chất lượng với giá cả tốt nhất.
Tổng số nhân viên: 7 người.
Thời gian làm việc: Sáng : 7h30 – 15h00.
Doanh thu hàng tháng : 100.000.000 VNĐ Địa chỉ : Số 180 Nguyễn Trãi , Thanh Xuân , Hà Nội.
1.1.3 Cơ cấu,sơ đồ tổ chức
Chức năng và nhiệm vụ các bộ phận
Quản lý cửa hàng là vị trí cao nhất trong cửa hàng, chịu trách nhiệm tổ chức và phát triển các chiến lược kinh doanh Họ không tham gia trực tiếp vào việc bán hàng hay giao dịch, mà tập trung vào việc xử lý và đưa ra quyết định cho các tình huống phát sinh trong cửa hàng.
Quản lý nhân viên trong cửa hàng bao gồm việc điều chỉnh và tuyển dụng nhân sự, phân ca làm việc, chấm công và thực hiện quy trình trả lương theo chỉ thị của quản lý cửa hàng.
Bộ phận bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn và tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng tại cửa hàng Khi khách hàng có nhu cầu mua sắm, bộ phận này sẽ giới thiệu cho họ các mẫu máy tính phù hợp và chuyển thông tin cần thiết đến bộ phận kỹ thuật.
Bộ phận Chăm sóc Khách hàng (CSKH) là đơn vị chuyên trách tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi từ khách hàng, đồng thời giải quyết những vấn đề liên quan đến máy tính Khi gặp sự cố, thông tin sẽ được chuyển đến bộ phận kỹ thuật để kịp thời hỗ trợ và xử lý yêu cầu của khách hàng.
Bộ phận kỹ thuật chuyên trách tiếp nhận và xử lý yêu cầu từ khách hàng liên quan đến máy tính Nhân viên kỹ thuật sẽ hỗ trợ khách hàng xác định các lỗi máy móc hoặc nhu cầu lắp đặt thêm linh kiện, đảm bảo sự hài lòng và hiệu quả trong quá trình sử dụng sản phẩm.
1.1.4 Trang thiết bị của cửa hàng
- 02 máy tính chủ, 01 máy in, 01 máy thu ngân, 01 máy tính xách tay, 06 camera an ninh.
Cửa hàng cung cấp đa dạng sản phẩm từ bốn nhà cung cấp chính, bao gồm máy tính laptop, card đồ họa và ổ cứng Khi có nhu cầu, cửa hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp để yêu cầu thông tin chi tiết về sản phẩm như báo giá và thời gian bảo hành Sau khi đạt được thỏa thuận, cửa hàng sẽ ký hợp đồng mua hàng với nhà cung cấp Quá trình giao hàng sẽ được thực hiện theo thời gian đã thỏa thuận giữa hai bên.
Khi nhận hàng, bộ phận kỹ thuật tiến hành kiểm tra để đảm bảo sản phẩm phù hợp với hợp đồng mua hàng Nếu mọi thứ khớp, họ sẽ lập hóa đơn và chuyển cho quản lý cửa hàng để thực hiện việc viết hóa đơn và thanh toán cho nhà cung cấp.
Khi cửa hàng nhận yêu cầu cung cấp hàng từ khách hàng, nhân viên sẽ giới thiệu các mặt hàng phù hợp Sau khi thống nhất, khách hàng gửi đơn đặt hàng qua Fax hoặc các phương thức khác Bộ phận bán hàng tiếp nhận và xác nhận đơn hàng với khách, đồng thời thu thập thông tin cá nhân như số điện thoại và địa chỉ Thông tin này sẽ được chuyển cho quản lý cửa hàng để làm phiếu bảo hành Dựa trên đơn đặt hàng, nhân viên sẽ lấy hàng từ kho và thực hiện thanh toán cho khách.
- Quản lý số hàng bán được:
Thống kê số lượng máy tính và linh kiện đã bán được theo tháng.
Nắm được thông tin chi tiết về sản phẩm đã bán được.
- Quản lý số hàng tồn kho:
Thống kê số lượng hàng hóa chưa bán được trong thời gian nhất định.
Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng khi ra mang máy tính đã mua ra cửa hàng.
Xem lỗi cho thông tin máy của khách và thông báo lỗi cho khách.
Khi máy đang được bảo dưỡng hoặc sửa chữa thì khách hàng có thể ngồi ghế đợi hoặc đi xem thông tin các sản phẩm khác trong cửa hàng.
Quán có đội ngũ nhân viên gồm 1 quản lý, 1 nhân viên bảo vệ, 1 nhân viên thu ngân, 2 nhân viên bán hàng và 2 nhân viên kỹ thuật Thông tin của từng nhân viên được ghi chép cẩn thận vào sổ để phục vụ cho việc chấm công và tính lương.
Mức lương đối với từng nhân viên:
Nhân viên kỹ thuật : 15.000.000 đồng/ca.
Nhân viên bán hàng,thu ngân:10.000.000 đồng/ca.
Nhân viên bảo vệ : 7.000.000 đồng/ca.
Mỗi tháng nhân viên sẽ được nghỉ 4 ngày tự chọn Báo trước cho quản lý trước ít nhất 2 tuần để sắp xếp lịch.
1.1.6 Ưu và nhược điểm của hệ thống hiện tại
Dễ sử dụng, không yêu cầu cao về trình độ sử dụng tin học.
Giá cả thấp, kinh phí đầu tư vào việc quản lý không cao.
Tốn nhiều thời gian, gây khó khăn trong khâu quản lý và đồng bộ.
Tốc độ xử lý chậm.
Chưa thực sự có một hệ thống đánh giá năng lực nhân viên.
Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do các tác nhân bên ngoài.
Khi cửa hàng mở rộng quy mô, việc kiểm kho trở nên thiếu chính xác do hệ thống quản lý thủ công không còn hiệu quả Để khắc phục vấn đề này, cần tổ chức và quản lý một hệ thống mới, phù hợp với cách thức hoạt động và quy tắc làm việc của đơn vị Hệ thống mới phải giải quyết các vấn đề hiện tại và thích ứng với điều kiện ứng dụng của đơn vị sử dụng.
Xác lập dự án
1.2.1 Mục tiêu của dự án mới
Hệ thống quản lý bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các hoạt động bán hàng, hỗ trợ quản lý kho và nhân viên Nó giúp theo dõi tình hình kinh doanh của cửa hàng thông qua việc thống kê và báo cáo, từ đó cung cấp thông tin cần thiết để định hướng phát triển cho quán trong tương lai.
Nâng cao hiệu quả công việc và thúc đẩy sự phát triển của quán là mục tiêu quan trọng, giúp quản lý trở nên dễ dàng, tiện lợi và chính xác hơn.
-Giảm bớt chi phí nhân công, thời gian và sức lực.
1.2.2 Yêu cầu hệ thống mới
Thực hiện tốt các chức năng chính hiện tại.
Tuân thủ đúng quy tắc về bán hàng.
Tốc độ xử lý thông tin nhanh, đảm bảo chính xác, kịp thời.
Theo dõi chi tiết hàng nhập, tồn đọng…
Tạo được các báo cáo hàng tháng, hàng quý…
Thống kê được các linh kiện sắp hết hoặc những mẫu máy tính bán chạy trong quán….
Có đầy đủ chức năng quản lý hệ thống quản lý.
Hệ thống phải có chế độ sao lưu phục hồi dữ liệu, nhằm đảm bảo an toàn về mặt dữ liệu.
Bảo mật tốt và chỉ làm việc với người có quyền sử dụng.
1.2.3 Phạm vi thực hiện dự án
Các chức năng chính của dự án:
Xây dựng hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu Hệ Quản Trị SQL sever (SQL sever 2019).
Trình biên dịch: Visual Studio 2019.
Chi phí một hệ thống máy tính: 10.000.000 đồng
Chi phí dự trù bảo trì và nâng cấp: 8.000.000 đồng
Chi phí đào tạo tin học cho nhân viên: 3.000.000 đồng
Chi phí đường truyền mạng: 800.000/tháng
Chi phí cho người viết phần mềm: 15.000.000 đồng
PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
Sơ đồ use case
Diễn viên nhân viên là người sử dụng hệ thống, có khả năng thực hiện các tác vụ và chức năng cần thiết để hỗ trợ công việc của họ.
Các chức năng mà actor nhân viên có thể thực hiện trong hệ thống được mô tả trong biểu đồ use case là :
Đăng nhập vào hệ thống
Quản lí thông tin sản phẩm
Người quản lý là một người sử dụng hệ thống, có trách nhiệm giám sát và quản lý các hoạt động trong cửa hàng Họ có khả năng thực hiện các tác vụ và chức năng của hệ thống để hỗ trợ công việc quản lý hiệu quả.
Các chức năng mà actor quản lí có thể thực hiện trong hệ thống bao gồm :
Đăng nhập vào hệ thống
Quản lí thông tin sản phẩm
Quản lí nhà cung cấp
Lập báo cáo thống kê
2.1.2 Sơ đồ use case tổng quát
Hình 2.1.1.Sơ đồ use case tổng quát
Mô tả các tác nhân và vẽ sơ đồ cụ thể
- Mục đích : Kiểm soát thông tin của nhân viên hiện đang làm việc tại cửa hàng.
Sau khi nhân viên chính thức bắt đầu làm việc tại cửa hàng, quản lý sẽ tiến hành nhập toàn bộ thông tin của nhân viên vào hệ thống Hệ thống sẽ lưu trữ thông tin này một cách an toàn và hiệu quả.
- Từ trên hệ thống quản lí sẽ phân công ca làm việc và thực hiện chấm công, trả lương cho nhân viên.
Hình 2.2.1.1 Sơ đồ use case cho chức năng quản lí nhân viên
Hình 2.2.1.2 Biểu đồ trình tự cho chức năng thêm thông tin nhân viên
Hình 2.2.1.3 Biểu đồ trình tự cho chức năng sửa thông tin nhân viên
Hình 2.2.1.4 Biểu đồ trình tự cho chức năng xóa thông tin nhân viên
Hình 2.2.1.5 Biểu đồ trình tự cho chức năng Tìm Kiếm Nhân Viên
Hình 2.2.1.6 Biểu đồ cộng tác cho chức năng thêm thông tin nhân viên
Hình 2.2.1.7 Biểu đồ cộng tác cho chức năng sửa thông tin nhân viên
Hình 2.2.1.8 Biểu đồ cộng tác cho chức năng xóa thông tin nhân viên
Hình 2.2.1.9 Biểu đồ cộng tác cho chức năng Tìm Kiếm Nhân
Hình 2.2.1.10 Biểu đồ hoạt động cho chức năng thêm thông tin nhân viên
Hình 2.2.1.11 Biểu đồ hoạt động cho chức năng sửa thông tin nhân viên
Hình 2.2.1.12 Biểu đồ hoạt động cho chức năng Tìm Kiếm Nhân
Hình 2.2.1.13 Biểu đồ hoạt động cho chức năng Xóa Thông Tin
Hình 2.2.1.15 Biểu đồ trạng thái cho chức năng sửa thông tin nhân viên
Hình 2.2.1.16 Biểu đồ trạng thái cho chức năng Xóa Thông Tin
Hình 2.2.1.17 Biểu đồ trạng thái cho chức năng Tìm Kiếm Nhân
- Mục đích: Lưu lại thông tin của những khách hàng đã mua sản phẩm ở cửa hàng.
Sau khi khách hàng thực hiện mua sắm và thanh toán tại cửa hàng, nhân viên sẽ nhập thông tin của khách hàng vào hệ thống Thông tin này sẽ được lưu trữ an toàn trong hệ thống để phục vụ cho các nhu cầu sau này.
Sau khi mua sản phẩm tại cửa hàng, khách hàng có thể gặp phải các lỗi phần cứng hoặc phần mềm Trong thời gian bảo hành, khách hàng có thể mang máy đến cửa hàng và nhờ nhân viên kỹ thuật sửa chữa lỗi hoàn toàn miễn phí.
- Khách hàng có thể lập thẻ mua hàng để tích điểm giảm giá sản phẩm cho những lần mua tiếp theo tại cửa hàng.
Hình 2.2.2.1.Sơ đồ use case cho chức năng quản lí khách hàng
Hình 2.2.2.2 Biểu đồ trình tự cho chức năng thêm thông tin khách hàng
Hình 2.2.2.3 Biểu đồ trình tự cho chức năng sửa thông tin khách hàng
Hình 2.2.2.4 Biểu đồ trình tự cho chức năng xóa thông tin khách hàng
Hình 2.2.2.5 Biểu đồ trình tự cho chức năng tìm kiếm khách hàng
Hình 2.2.2.6 Biểu đồ trình tự cho chức năng lập thẻ tích lũy
Hình 2.2.2.7 Biểu đồ cộng tác cho chức năng thêm thông tin khách hàng
Hình 2.2.2.9 Biểu đồ cộng tác cho chức năng xóa thông tin khách hàng
Hình 2.2.2.10 Biểu đồ cộng tác cho chức năng Lập thẻ tích lũy
Hình 2.2.2.11 Biểu đồ cộng tác cho chức năng Tìm kiếm khách hàng
Hình 2.2.2.12 Biểu đồ hoạt động cho chức năng thêm thông tin khách hàng
Hình 2.2.2.13 Biểu đồ hoạt động cho chức năng sửa thông tin khách hàng
Hình 2.2.2.14 Biểu đồ hoạt động cho chức năng Xóa thông tin khách hàng
Hình 2.2.2.15 Biểu đồ hoạt động cho chức năng Lập thẻ tích lũy
Hình 2.2.2.16 Biểu đồ hoạt động cho chức năng Tìm kiếm khách hàng
Hình 2.2.2.16 Biểu đồ trạng thái cho chức năng Thêm thông tin khách hàng
Hình 2.2.2.17 Biểu đồ trạng thái cho chức năng Sửa thông tin khách hàng
Hình 2.2.2.18 Biểu đồ trang thái cho chức năng Xóa thông tin khách hàng
Hình 2.2.2.19 Biểu đô trạng thái cho chức năng Tìm kiếm khách hàng
- Mục đích : Kiểm soát số lượt mua sản phẩm ở cửa hàng
- Mô tả : Sau khi khách hàng đã lựa chọn được mặt hàng ưng ý, khách hàng sẽ mang ra quầy thanh toán và yêu cầu nhân viên lập hóa đơn.
- Ở quầy thanh toán, nhân viên sẽ đăng nhập vào hệ thống và lập hóa đơn.
Hình 2.2.3.1 Sơ đồ use case cho chức năng quản lí hóa đơn
Hình 2.2.3.2 Biểu đồ trình tự cho chức năng yêu cầu lập hóa đơn
Hình 2.2.3.3 Biểu đồ cộng tác cho chức năng yêu cầu lập hóa đơn
Hình 2.2.3.4 Biểu đồ hoạt động cho chức năng yêu cầu lập hóa đơn
Hình 2.2.3.5 Biểu đồ trạng thái cho chức năng yêu cầu lập hóa đơn
- Mục đích: cho phép nhân viên cửa hàng đăng nhập thông qua tài khoản và mật khẩu đã đăng ký trước đó
- Mỗi nhân viên có thể truy cập vào hệ thống để tra cứu, sửa đổi thông tin liên quan
Hình 2.2.4.1 Sơ đồ use case cho đăng nhập
Hình 2.2.4.2 Biểu đồ trình tự cho chức năng đăng nhập
Hình 2.2.4.3 Biểu đồ hoạt động cho chức năng đăng nhập
Hình 2.2.4.4 Biểu đồ trạng thái cho chức năng đăng nhập
- Mục đích: Kiểm soát tất cả những mặt hàng đang được bán tại cửa hàng.
Sau khi nhập hàng, nhân viên sẽ cập nhật thông tin sản phẩm lên hệ thống, giúp theo dõi tình trạng hàng hóa Nhờ đó, nhân viên có thể nắm bắt được các sản phẩm còn hàng, hết hàng hoặc những sản phẩm không còn được bán tại cửa hàng.
Hình 2.2.5.1 Biểu đồ use case chức năng quản lí sản phẩm
Hình 2.2.5.2 Biểu đồ trình tự cho chức năng Thêm thông tin sản phẩm
Hình 2.2.5.3 Biểu đồ trình tự cho chức năng Sửa thông tin sản phẩm
Hình 2.2.5.4 Biểu đồ trình tự cho chức năng Xóa thông tin sản phẩm
Hình 2.2.5.5 Biểu đồ trình tự cho chức năng Tìm mã hàng
Hình 2.2.5.6 Biểu đồ cộng tác cho chức năng Thêm thông tin sản phẩm
Hình 2.2.5.7 Biểu đồ cộng tác cho chức năng Sửa thông tin sản phẩm
Hình 2.2.5.8 Biểu đồ cộng tác cho chức năng Xóa thông tin sản phẩm
Hình 2.2.5.9 Biểu đồ cộng tác cho chức năng Tìm mã hàng
Hình 2.2.5.10 Biểu đồ hoạt động cho chức năng Thêm thông tin sản phẩm
Hình 2.2.5.11 Biểu đồ hoạt động cho chức năng Sửa thông tin sản phẩm
Hình 2.2.5.12 Biểu đồ hoạt động cho chức năng Xóa thông tin sản phẩm
Hình 2.2.5.14 Biểu đồ trạng thái cho chức năng Thêm thông tin sản phẩm
Hình 2.2.5.15 Biểu đồ trạng thái cho chức năng Sửa thông tin sản phẩm
Hình 2.2.5.16 Biểu đồ trạng thái cho chức năng Xóa thông tin sản phẩm
Hình 2.2.5.17 Biểu đồ trạng thái cho chức năng Tìm mã hàng
2.2.6.Quản lí nhà cung cấp
- Mục đích: Kiểm soát được những đối tác nào còn làm việc và không còn làm việc với cửa hàng.
- Mô tả : Sau khi chính thức hợp tác làm việc, quản lí sẽ nhập thông tin của các đối tác lên hệ thống và lưu trên đó
Hình 2.2.6.1 Sơ đồ use case cho chức năng quản lý nhà cung cấp
Hình 2.2.6.2 Biểu đồ trình tự cho chức năng thêm thông tin nhà cung cấp
Hình 2.2.6.3 Biểu đồ trình tự cho chức năng sửa thông tin nhà
Hình 2.2.6.4 Biểu đồ trình tự cho chức năng Xóa thông tin nhà cung cấp
Hình 2.2.6.5 Biểu đồ trình tự cho chức năng Tìm kiếm nhà cung cấp
Hình 2.2.6.6 Biểu đồ công tác cho chức năng Xóa thông tin nhà cung cấp
Hình 2.2.6.7 Biểu đồ cộng tác cho chức năng Tìm kiếm nhà cung cấp
Hình 2.2.6.8 Biểu đồ cộng tác cho chức năng thêm thông tin nhà cung cấp
Hình 2.2.6.9 Biểu đồ cộng tác cho chức năng sửa thông tin nhà cung cấp
Hình 2.2.6.10 Biểu đồ hoạt động cho chức năng Thêm thông tin nhà cung cấp
Hình 2.2.6.11 Biểu đồ hoạt động cho chức năng Sửa thông tin nhà cung cấp
Hình 2.2.6.12 Biểu đồ hoạt động cho chức năng Xóa thông tin nhà cung cấp
Hình 2.2.6.13 Biểu đồ hoạt động cho chức năng Tìm kiếm nhà cung cấp
Hình 2.2.6.14 Biểu đồ trạng thái cho chức năng Thêm thông tin nhà cung cấp
Hình 2.2.6.15 Biểu đồ trạng thái cho chức năng Sửa thông tin nhà cung cấp
Hình 2.2 6.15 Biểu đồ trạng thái cho chức năng Xóa thông tin nhà cung cấp
2.2.7 Lập báo cáo thống kê
- Mục đích : Cập nhật số lượng hàng bán ra và nhập vào ở cửa hàng.
Cuối mỗi tháng, nhân viên sẽ tổng hợp và lập báo cáo về số lượng hàng hóa đã bán, số sản phẩm nhập về trong tháng, cùng với báo cáo số sản phẩm chưa được bán.
Hình 2.2.7.1 Sơ đồ use case cho chức năng lập báo cáo thống kê
Hình 2.2.7.2 Biểu đồ trình tự cho chức năng thống kê hóa đơn
Hình 2.2.7.3 Biểu đồ trình tự cho chức năng Thông kê nhập hàng
Hình 2.2.7.4 Biểu đồ cộng tác cho chức năng Thông nhập hàng
Hình 2.2.7.5 Biểu đồ cộng tác cho chức năng Thống kê hóa đơn
Hình 2.2.7.6 Biểu đồ hoạt động cho chức năng Thống kê nhập hàng
Biểu đồ lớp cơ sở
Sơ đồ lớp tổng quát
Hình 2.3 Sơ đồ lớp tổng quát
Biểu đồ thành phần
Hình 2.4.1 Biểu đồ thành phần
Biểu đồ triển khai
Hình 2.5.1 Biểu đồ triển khai
THIẾT KẾ GIAO DIỆN
Thiết kế giao diện
Form Quản Lý Nhân Viên
Form Quản Lý Nhà Cung Cấp
Form Quản Lý Khách Hàng