Ăn HH HH HH HT HH TT HT HT HH TH Hit 3 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT V CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG VÀ SỰ ẢNH HƯỚNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG.... 13 2.2 Thực trạng v`êcác yếu tố
Kết cấu đÊtài Ăn HH HH HH HT HH TT HT HT HH TH Hit 3 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT V CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG VÀ SỰ ẢNH HƯỚNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Khái niệm v`êcác yếu tố cấu thành văn phòng - sàn nhớ 6 1 YOU t& CON on nh
Tất cả các hoạt động trong văn phòng đều gắn liền với yếu tố con người, cả trực tiếp lẫn gián tiếp Sự hiểu biết và tinh thần làm việc của nhân viên sẽ ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả hoạt động của văn phòng.
1.3.2 Yếu tố trang thiết bị
Trang thiết bị văn phòng đóng vai trò thiết yếu trong việc tối ưu hóa hoạt động của các cơ quan, địa phương và ngành nghề Sự phát triển của khoa học kỹ thuật đã mang lại những thiết bị hiện đại, giúp nâng cao hiệu quả trong việc xử lý, lưu trữ và truy xuất thông tin Nhờ đó, các hoạt động diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và chính xác hơn, không chỉ trong phạm vi quốc gia mà còn giữa các quốc gia.
1.3.3 Yếu tố nguyên tắc thủ tục
Hệ thống nguyên tắc thủ tục bao gồm các quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân Những nguyên tắc này là cơ sở để tất cả các bộ phận và cá nhân thực hiện công việc của mình, bao gồm cả văn phòng.
1.3.4 Yếu tố nghiệp vụ hành chính văn phòng
Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng được xây dựng đầy đủ và hoàn chỉnh, nhờ vào sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại, giúp công việc hành chính vận hành trôi chảy và thông suốt Các nghiệp vụ này đóng vai trò kết nối thiết bị kỹ thuật với nhân viên văn phòng, tạo nên một cấu trúc văn phòng hài hòa và hợp lý.
1.4 Khái niệm v*êhiện đại hóa văn phòng
Văn phòng hiện đại là mô hình thiết kế tối ưu hóa không gian làm việc, kết hợp công nghệ tiên tiến để nâng cao hiệu quả công việc.
Mục tiêu của văn phòng hiện đại là xây dựng một không gian làm việc vừa hiệu quả vừa thú vị cho nhân viên, đồng thời loại bỏ những quy định lỗi thời và nhàm chán của các kiểu văn phòng truyền thống.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG
ANH HUONG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI BIDV
Tổng quan v`êcác cơ quan của BIDV Bình Dương 5c Street 7
2.1.1 Giới thiệu Ngân hàng TMCP Đầi tư và Phát triển Việt Nam (tên gọi tắt là Ngân hàng TMCP ĐT&PT) là một trong những ngân hàng có kinh nghiệm hàng đâ1 cung cấp đ% đủ các sản phẩm, dịch vụ ngân hàng hiện đại và tiện ích
Ngân hàng TMCP ĐT&PT (BIDV) là một ngân hàng đa năng, hoạt động trong nhiều lĩnh vực nhằm phục vụ tốt nhất cho nhu cầu của người tiêu dùng BIDV cam kết cung cấp các dịch vụ và sản phẩm chất lượng, với nhiều tính năng đa dạng, đáp ứng hiệu quả nhu cầu của khách hàng.
Tên giao dịch quốc tế: Joint Stock Commercial Bank for Investment and Development of Vietnam Tên gọi tất: BIDV
Trụ sở chính : Tháp BIDV, số 194 Trần Quang Khải, phương Lý Thái Tổ, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội
Chi nhánh tại Bình Dương :
+ Chi nhánh TP.Thủ Dầ› Một : Số 37 Yersin, Phú Cường jp Phú Cưởng.tp Thủ
Di Một,Tỉnh Bình Dương
+ Chi nhánh TP.Thủ Di Một : Số 549 Đại lộ Bình Dương,p Hiệp Thành ,tp Thủ
Di Một,Tỉnh Bình Dương
+ Phòng giao dịch : Số 441 Đại lộ Bình Dương,p Phú Cưởng,tp Thủ Di Một,Tỉnh Bình Dương
Phòng giao dịch tọa lạc tại số 28 Lê Duẩn, phường Hòa Phú, thành phố Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương Chi nhánh TP Dĩ An nằm ở số 16 đường ĐT743, KCN Sóng Thần III, thị xã Dĩ An, tỉnh Bình Dương.
+ Phòng giao dịch Bình Minh : Số 336A Trần Hưng Đạo, Khu phố Đông B,p Đông Hòa.,tx Dĩ An,Tỉnh Bình Dương
+ Phòng giao dịch Dĩ An : Số 1C Đường Truông Tre, Khu phố Nhị đ`ng 2,Phường
Dĩ An,Thị xã Dĩ An, Tỉnh Bình Dương
+ Phòng giao dịch Bình An : Số 38A/3 KP Nội Hoda 2,p An Binh,tx Di An,Tỉnh Bình Dương
+ Phòng giao dịch Nam Tân Uyên : Lô DH3 KCN Nam Tân Uyên,p Khánh Binh,tx Tan Uyén,Tinh Binh Duong
+ Phòng giao dịch Phú Chánh : Đương DT742,x Phú Chánh,tx Tân Uyên,Tỉnh Bình Dương
+ Phòng giao dịch An Phú : Đường ĐT ”747B, Tổ 3, KP Khánh Long,p Tân Phước Khánh,tx Tân Uyên,Tỉnh Bình Dương
+ Phòng giao dich Tan Binh: Đường ĐT 747,x Hội Nghia,tx Tan Uyén,Tinh Binh Dương
+ Phòng giao dịch Tân Uyên : Thửa đất số 51, tờ bản đ ôsố 10, Duong DT 747 , Td
1, Khu phố 4, Phường Uyên Hưng, Thị xã Tân Uyên, tỉnh Bình Dương
+ Phòng giao dịch Lái Thiêu : Số 63A Nguyễn Văn Tiết,Phưởng Lái Thiêu,Thị xã Thuận An, Tỉnh Bình Dương
+ Phòng giao dịch Thuận An : 369B/1 Ngã 6 An Phú, Khu phố IA,Phường An Phú,Thị xã Thuận An, Tỉnh Bình Dương
+ Chi nhánh Mỹ Phước : Lô DI, đường NA3, KCN Mỹ Phước 2,p Mỹ Phước,tx bến Cát,Tỉnh Bình Dương
+ Phòng giao dịch Dâi Tiếng : 29 Tự Do, Khu phố 2,£t Di Tiếngh Dầi Tiếng,Tỉnh Bình Dương
+ Phòng giao dịch Phú Giáo : Số 578 đường ĐT741, Khu phố 2,tt Phước Vĩnh,h Phú Giáo,Tỉnh Bình Dương
+ Phòng giao dịch Bàu Bàng : 99A Quốc lộ 13, Ấp Bàu Bang,x Lai Uyên,h Bàu Bảng,Tỉnh Bình Dương
+ CN Nam Bình Dương : Số 10 Đại lộ Hữu Nghị, KCN Việt Nam - Singapore,Phương Bình Hòa,Thị xã Thuận An, Tỉnh Bình Dương
- _ Điện thoại liên hệ tại chỉ nhánh Bình Dương : 027 4382 7765
- Website: https://bidv.com.vn
- Email: bidv247@bidv.com.vn
TONG CONG TY BAO HIẾM BIDV k ia i
Hình I: Ngân hàng TMCP Đi tư và Phát triển Việt Nam - Chỉ nhánh Dĩ An — Bình Dương
Ngân hàng Đi tư và Phát triển Việt Nam (BIDV), trước đây được biết đến là Ngân hàng Kiến Thiết Việt Nam, được thành lập vào ngày 26 tháng 4 năm 1957 dưới sự quản lý của Bộ Tài chính theo nghị định số 117/TTG của Thủ tướng Chính phủ.
[LL Giai đoạn 1957 - 1981: Ngân hàng Kiến Thiết Việt Nam
Giai đoạn từ 1957 đến 1981, Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam, trực thuộc Bộ Tài chính, đóng vai trò quan trọng trong việc cấp phát vốn ngân sách nhà nước cho đầu tư xây dựng cơ bản Chức năng chính của ngân hàng này là hỗ trợ công cuộc xây dựng chủ nghĩa xã hội ở miền Bắc và góp phần vào sự nghiệp giải phóng miền Nam, thống nhất Tổ quốc.
O Giai doan 1981 — 1990: Ngan hang Da tu và Xây dựng Việt Nam
Giai đoạn “Ngân hàng Đi tư và Xây dựng Việt Nam” diễn ra trong thời kỳ sôi động của đất nước, khi chuẩn bị và thực hiện công cuộc đổi mới từ năm 1981 đến 1990 Ngân hàng đã thực hiện tốt nhiệm vụ phục vụ nền kinh tế, đồng thời hỗ trợ quá trình chuyển đổi sang cơ chế kinh tế thị trường.
O Giai đoạn 1990 - 2012: Ngân hàng Đi tư và Phát triển Việt Nam
Giai đoạn “Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam” đánh dấu sự chuyển mình của BIDV từ một ngân hàng chuyên doanh sang hoạt động theo cơ chế ngân hàng thương mại, tuân thủ các nguyên tắc thị trường và định hướng mở cửa của nền kinh tế Kể từ năm 2012 đến nay, BIDV đã phát triển thành Ngân hàng Thương mại Cổ phần Đầu tư và Phát triển Việt Nam, khẳng định vai trò quan trọng trong hệ thống tài chính Việt Nam.
Giai đoạn chuyển đổi sang mô hình Ngân hàng Thương mại Cổ phần đánh dấu bước phát triển mạnh mẽ của BIDV trong tiến trình hội nhập Sự thay đổi này không chỉ là thay đổi về cơ chế và sở hữu mà còn về phương thức hoạt động, khi BIDV cổ phần hóa thành công, trở thành ngân hàng thương mại cổ phần hoạt động theo nguyên tắc thị trường Định hướng của BIDV là hội nhập và cạnh tranh quốc tế một cách mạnh mẽ.
2.1.2 Mô hình hoạt động ĐẦi tư tài chính là lĩnh vực hoạt động hàng đầ của Ngân hàng và đã tạo được thương hiệu trên thị trưởng đần tư Việt Nam BIDV đã thành lập một số dự án đầi tư doanh nghiệp theo hình thức góp vốn, giữ vai trò chủ trì, đi`âi phối Một số dự ỏn quốc gia bao ứ ồn Tổng cụng ty Phỏt triển Đương cao tốc - BEDC Cụng ty
TNHH Cho thuê Hàng không-VALC sẽ đầi tư xây dựng Sân bay Quốc tế Long Thành
BIDV luôn nỗ lực cải tiến để cung cấp các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng Trong đó, dịch vụ thẻ của BIDV bao gồm phát hành thẻ ghi nợ quốc tế, thẻ tín dụng quốc tế và thẻ ghi nợ nội địa.
Khoản vay cá nhân bao gồm nhiều loại hình như vay thế chấp, vay mua ô tô, vay sửa nhà, vay tín chấp, vay dành cho sinh viên quốc tế, và vay kinh doanh Ngoài ra, dịch vụ tiết kiệm cung cấp các hình thức gửi không kỳ hạn, gửi có kỳ hạn, gửi giao ngay, gửi môi giới và các gói tài khoản đặc biệt Thị trường ngoại hối và vốn cũng có các hoạt động mua bán ngoại tệ và các sản phẩm cấu trúc đa dạng.
Dịch vụ tài chính bao gồm kho bãi, thu đổi ngoại tệ, đổi vàng miếng, thu tin túi niêm phong và giao dịch điện thoại di động Ngân hàng số đang phát triển với các dịch vụ trực tuyến, ATM và công nghệ tiên tiến.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ chuyển khoản ngân hàng trong nước, thanh toán chuyển khoản quốc tế và hỗ trợ thanh toán bằng thẻ đô la Hồng Kông, giúp khách hàng thực hiện giao dịch một cách thuận tiện và nhanh chóng.
Hiện nay, Ngân hàng cung cấp hai sản phẩm bảo hiểm chính phù hợp với nhu cầu và hoàn cảnh của từng khách hàng Đối với bảo hiểm nhân thọ, Ngân hàng hợp tác với MetLife để mang đến các sản phẩm như Happy Gift, Bảo hiểm An toàn Hoa Kỳ, và Bảo hiểm Bệnh hiểm nghèo giai đoạn cuối, giúp khách hàng tiết kiệm, bảo vệ bản thân và lên kế hoạch cho tương lai Trong khi đó, bảo hiểm phi nhân thọ được phát triển thông qua sự hợp tác với BIC, bao gồm các sản phẩm như BIC Bình An và BIC Home Care, giúp khách hàng bảo vệ không chỉ bản thân mà còn cả tài sản của mình.
Ngân hàng hoạt động trong lĩnh vực chứng khoán và cung cấp các sản phẩm dap tng kip thoi nhu ¢ % tài chính của khách hàng
Ngân hàng hợp tác với BSC cung cấp nhiều sản phẩm chứng khoán đa dạng, bao gồm tư vấn đầu tư và cơ cấu danh mục đầu tư Đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm của ngân hàng sẽ hỗ trợ khách hàng với kiến thức vững về đạo đức kinh doanh và pháp luật Dịch vụ đầu tư bao gồm giao dịch khách hàng, tài chính, đăng ký tài khoản lưu ký và thanh toán trái phiếu Khách hàng có thể thực hiện giao dịch chứng khoán qua Internet, tại nhà, trên thiết bị di động, qua Bloomberg và tiếp thị qua điện thoại Ngoài ra, ngân hàng cũng hợp tác với BSC để ra mắt các sản phẩm phái sinh chất lượng cao với phí giao dịch thấp, mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng trên thị trường.
Ngân hàng BIDV Bình Dương hoạt động dựa trên sy dia hành của Ban Giám Đốc và cùng bộ phận các phòng ban được đi lâi hành như sau :
KHOI TAC KHOI QUAN KHOI QUAN
KHOI QTKD NGHIEP LÝ NỘI BỘ LÝ RỦI RO
P Quan trị tín P.Tổ chức- P.Quản lý rủi
P.QHEH dụng Hành chính ro
P.Khách hàng P.Tài chính-Kê doanh nghiệp toán
P.Phòng khách hàng cá P.Điện toán nhân
P.Quản lý kho P.Kế hoạch- quỹ Tổng hợp
Hình 2 : Cơ cấu tổ chức của Ngân Hàng BIDV
Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban :
+ Phòng KH Doanh nghiệp và KH Cá nhân :
Thực trạng v`êcác yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng ở BIDV bình dương nàn ng HH HH ưệt 16
BIDV, với tư duy nhìn xa trông rộng và đội ngũ lãnh đạo tài năng, tự tin, lạc quan, tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp và vui vẻ cho người lao động Ngân hàng chú trọng phát triển nhân tài thông qua chính sách lương thưởng hấp dẫn và các chương trình đào tạo chuyên môn Nhân viên, cả trong nước và quốc tế, đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của BIDV Để tối ưu hóa nguồn nhân lực, BIDV thiết lập tiêu chuẩn tuyển dụng và đào tạo nghiêm ngặt, đảm bảo nhân viên có kinh nghiệm, chuyên môn, ngoại ngữ và kỹ năng tin học phù hợp Ngân hàng cũng cam kết đào tạo liên tục nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh và phát triển bền vững.
2.2.2 Yếu tố trang thiết bị
Trang bị đầ% đủ trang thiết bị c3n thiết cho văn phòng làm việc cẦn phải có như :
Máy tính và máy in là những thiết bị thiết yếu cho công việc văn phòng, giúp xử lý thông tin và in ấn tài liệu hiệu quả Ngoài ra, điện thoại và máy fax đóng vai trò quan trọng trong việc liên lạc và truyền tải thông tin giữa các văn phòng và khách hàng.
3 Máy chấm công: Để ghi nhận giở làm việc của nhân viên và quản lý chấm công
Máy chiếu và màn chiếu: Dùng để trình chiếu thông tin trong các cuộc họp và thuyết trình
Máy photocopy: Để sao chép tài liệu
Máy tính tin: Dùng để tính toán và ghi nhận các giao dịch tài chính
Máy hủy tài liệu giúp tiêu hủy các tài liệu nhạy cảm, bảo vệ thông tin cá nhân hiệu quả Máy lạnh điều chỉnh nhiệt độ và cung cấp không khí thoải mái cho văn phòng Bàn, ghế và tủ hồ sơ là những đồ nội thất thiết yếu để làm việc và lưu trữ tài liệu một cách ngăn nắp.
10 Hệ thống mạng và máy chủ: Để kết nối và quản lý thông tin trong ngân hàng.
Hình 3 : Một số trang thiết bị trong văn phòng Ngân Hàng BIDV
Trang thiết bị văn phòng là yếu tố thiết yếu trong hoạt động của ngân hàng, hỗ trợ nâng cao năng suất làm việc của nhân viên Chúng không chỉ đảm bảo sự tin cậy và hiệu quả của các dịch vụ ngân hàng mà còn tạo ra môi trường làm việc thuận lợi cho cả nhân viên và khách hàng Việc đầu tư vào trang thiết bị văn phòng góp phần quan trọng vào việc duy trì hiệu suất và sự tin tưởng trong các giao dịch ngân hàng.
2.2.3 Yếu tố nguyên tắc, thủ tục
Tôn trọng nguyên tắc và ứng xử chuẩn mực:
Giá trị thương hiệu của ngân hàng không chỉ dựa vào uy tín và chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà còn phản ánh phong cách làm việc chuyên nghiệp Để xây dựng và duy trì giá trị này, nhân viên ngân hàng cần tôn trọng các nguyên tắc và chuẩn mực ứng xử trong mọi hoạt động.
Giữ gìn chữ Tín và Lành nghề
Uy tín là yếu tố then chốt trong việc thiết lập và duy trì mối quan hệ, đặc biệt trong ngành ngân hàng Nhân viên ngân hàng cần chú trọng đến việc gìn giữ uy tín của mình Do đó, nhân viên HSBC luôn tuân thủ nguyên tắc "nói gì thì làm" trong mọi tình huống và mối quan hệ Tuy nhiên, chỉ có sự đáng tin cậy thôi là chưa đủ; để xây dựng niềm tin, nhân viên ngân hàng cần thể hiện nhất quán khả năng xử lý công việc của mình.
Có tay nghề cao là yếu tố quan trọng giúp khách hàng tin tưởng giao phó tài sản cho ngân hàng và sử dụng dịch vụ của họ Điều này cũng áp dụng cho mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới trong công việc, nơi mà sự tin tưởng và hợp tác là cần thiết để cùng nhau đạt được mục tiêu.
Trọng đức, gần gũi và biết thông cảm sẻ chia:
Chúng tôi luôn coi trọng mối quan hệ tốt đẹp giữa các cá nhân và giữ vững đạo đức kinh doanh, cống hiến hết mình cho công việc Những giá trị nhân văn này đã được giảng dạy và gìn giữ bởi cán bộ nhân viên Ngân hàng trong suốt 6 tháng qua Nhờ vào những giá trị quý giá này, Ngân hàng đã tạo nên sự khác biệt trên thị trường, vượt qua mọi khó khăn và đạt được thành công rực rỡ Để tiếp tục phát huy những giá trị nhân văn cao đẹp, con người BIDV luôn đặt khách hàng, đối tác và doanh nghiệp lên hàng đầu, thấu hiểu sâu sắc những thuận lợi và khó khăn mà họ gặp phải, từ đó đưa ra những giải pháp hợp lý và tối ưu Hệ thống nguyên tắc quy định chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân là cơ sở để thực hiện những nguyên tắc này.
2.2.4 Yếu tố nghiệp vụ hành chính văn phòng
Các nghiệp vụ hành chính văn phòng được thiết lập hoàn chỉnh với sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại, giúp công việc diễn ra trôi chảy và hiệu quả Chúng đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối các thiết bị kỹ thuật với nhân viên văn phòng, từ đó tạo nên một cấu trúc làm việc hài hòa và hợp lý.
+ Có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên v`êhoạt động quản trị hành chính văn phòng
+ Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng
+ Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn phòng trong toàn công ty
+ Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mở
+ Có tính gẦn gũi, biết hoà mình, hoà d “ng voi những ý tưởng và những vấn đ của nhân viên
Có khả năng hài hước giúp bạn giải quyết các tình huống khó khăn một cách hiệu quả và nhẹ nhàng hơn Để thành công, phong cách giao tiếp lịch sự, kiểm soát cảm xúc, sự sáng tạo, tự tin và khả năng phán đoán trong xử lý tình huống là rất quan trọng.
+ Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đ ông nghiệp và cấp dưới
Trang phục BIDV được quy định mặc theo các ngày trong tuân:
Ngày thứ 2 và ngày thứ 5:
Nữ: áo dài đỏ vào thứ 2 và áo dài tự do vào ngày thứ 5;
Nam: áo sơ mi sọc xanh và qu tây sậm màu
Nữ: áo sơ mi trắng và chân váy;
Trang phục BIDV được quy định mặc theo các ngày trong tuân:
Ngày thứ 2 và ngày thứ 5:
Nữ: áo dài đỏ vào thứ 2 và áo dài tự do vào ngày thứ 5;
Nam: áo sơ mi sọc xanh và qu tây sậm màu
Nữ: áo sơ mi trắng và chân váy;
Nam: áo sơ mi trắng và qu 3n tây sậm màu
Ngày thứ 6: áo thun trắng nụ cười BIDV
Trong giao tiếp, hãy sử dụng câu ngắn gọn, dễ hiểu và truyền cảm, tránh từ ngữ khó hiểu Âm lượng nói chuyện cần vừa phải, không vừa ăn vừa nói Lắng nghe đối tác và chờ họ nói xong trước khi phản hồi, tránh tình huống chỉ mình nói Khi gọi điện, bắt đầu bằng lời chào và giới thiệu tên Khi nhận cuộc gọi, hãy xưng tên và phòng ban hoặc tên Ngân hàng trước khi xin nghe Giữ giọng nói qua điện thoại ở âm lượng phù hợp.
Khi trò chuyện qua điện thoại, cần giữ cuộc gọi ngắn gọn, rõ ràng và lịch sự, tránh kéo dài quá 10 phút trừ khi có yêu cầu công việc đặc biệt Khi kết thúc cuộc gọi với người có chức vụ cao hơn, hãy để họ dập máy trước để thể hiện sự tôn trọng.
Để đảm bảo cuộc họp diễn ra hiệu quả, hãy đến trước 5 phút và tuyệt đối không đi muộn Nếu trưởng cuộc họp không thể tham dự hoặc đến muộn vì lý do chính đáng, cần xin phép chủ tọa trước Trong suốt cuộc họp, hãy chuyển điện thoại di động sang chế độ rung và hạn chế sử dụng điện thoại, đặc biệt là khi thuyết trình hoặc phát biểu Ngoài ra, hãy chú ý đến cách bố trí phòng họp và thành phần tham dự để chọn chỗ ngồi phù hợp.
- _ Trong ứng xử với đông nghiệp
Khi gặp gỡ, hãy chủ động chào hỏi để thể hiện sự thân thiện, dù là ở hành lang, thang máy hay ngoài công sở Cấp dưới nên chào cấp trên trước, và người ít tuổi chào người lớn tuổi trước Khi được chào, người nhận phải chào lại, có thể chỉ cần mỉm cười trong một số trường hợp Luôn thể hiện thái độ tôn trọng, lắng nghe và trân trọng sự khác biệt của mỗi người.
Có tinh thần học hỏi từ đồng nghiệp, không tỏ thái độ kiêu ngạo hay áp đặt họ phải theo ý mình trong công việc và cuộc sống hàng ngày Cần có tinh thần vì tập thể, thể hiện tình đoàn kết và sự rộng lượng bằng cách bỏ qua những thiếu sót của đồng nghiệp đối với bản thân.
- _ Trong ứng xử với khách hàng và đối tác:
Đánh giá thực trạng v các yếu tố cấu thành văn phòng ở BIDV Bình Dương
2.3 Đánh giá thực trạng v`êcác yếu tố cấu thành văn phòng ở BIDV Bình Dương
Văn phòng BIDV được thiết kế khoa học và sáng tạo, với ánh sáng và bố cục hợp lý Màu sắc chủ đạo là tông màu lạnh, tạo cảm giác thoáng mát và thoải mái, giúp nhân viên tập trung vào công việc trong môi trường ngân hàng chuyên nghiệp.
Yếu tố con người là một lợi thế quan trọng, với đội ngũ nhân viên được tuyển chọn kỹ lưỡng, đảm bảo trình độ chuyên môn và kỹ năng cần thiết Ngoài ra, các nhân viên còn được tham gia các khóa đào tạo nghiệp vụ và kỹ năng cả trong nước và quốc tế, giúp nâng cao năng lực và bắt kịp xu hướng công nghệ, cũng như sự thay đổi của thế giới.
Hệ thống trang thiết bị được đầu tư bài bản và đầy đủ đảm bảo công việc diễn ra trơn tru và hiệu quả Bao gồm hệ thống chữa cháy khẩn cấp, điện khẩn cấp trong trường hợp mất pha điện, cùng với các hệ thống an toàn khác.
Quá trình tổ chức hoạt động tại văn phòng BIDV được thực hiện theo quy chế và nội quy của ngân hàng, thể hiện sự quan tâm đến đời sống tâm lý của nhân viên BIDV chú trọng đến việc gần gũi, chia sẻ và hỗ trợ cả về vật chất lẫn tinh thần Nhân viên và lãnh đạo luôn đoàn kết, tương trợ lẫn nhau trong công việc.
Làm việc trong không gian mở thường gây ra mất tập trung do tiếng ồn từ các cuộc điện thoại và tranh luận, cùng với việc một số nhân viên nói chuyện riêng Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất làm việc Hình thức làm việc văn phòng truyền thống dường như đã không còn được chú trọng như trước.
22 địa điểm cho rằng công việc giấy tờ, hành chính và giản đơn khiến cho nhân viên văn phòng bị hạn chế trong việc đào tạo Do đó, không gian làm việc, cách bố trí và phương pháp lao động văn phòng trở nên tùy tiện và chắp vá.
Thiếu hụt nhân sự do nghỉ phép và các lý do khác thường dẫn đến tình trạng quá tải công việc cho các chuyên viên Điều này gây ra áp lực lớn, khiến mọi người mất tập trung và dễ bị phân tâm, thậm chí có thể dẫn đến ngất xỉu.
Một số chuyên viên thường xuyên làm việc riêng trong giờ làm việc, hoặc trong quá trình bàn giao công việc, dẫn đến việc quên trách nhiệm của bản thân Điều này gây ra tình trạng chậm trễ trong việc bàn giao công việc.
Các trang thiết bị thường xuyên hư hỏng do nhiều yếu tố khách quan, như vật liệu kim loại, sắt, thủy tinh và gỗ không được bảo quản cẩn thận, dẫn đến tình trạng đổ vỡ Bên cạnh đó, sự ăn mòn của mọt trên các khung tủ và thao tác sai quy trình, sử dụng thiếu trách nhiệm cũng góp phần làm hỏng thiết bị Việc không tiến hành sửa chữa và bảo trì định kỳ đã dẫn đến tình trạng hỏng hóc nghiêm trọng.
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUA CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG ẢNH HUONG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH
CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI BIDV
3.1 Cơ sở đềxuất giải pháp
Yếu tố con người là cốt lõi trong hành chính văn phòng, với bàn tay và trí tuệ của họ đóng vai trò thiết yếu Do đó, BIDV cần triển khai chính sách đào tạo nghiệp vụ, nâng cao chuyên môn và trang bị kiến thức cùng kỹ năng giao tiếp để theo kịp xu hướng xã hội.
Hệ thống trang thiết bị tại BIDV đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả, trong đó máy vi tính là công cụ thiết yếu Tuy nhiên, các yếu tố khách quan như bụi bẩn có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của máy tính và máy in Do đó, BIDV cần tăng cường cơ sở vật chất và bổ sung các vật dụng cần thiết để hoàn thiện hệ thống trang thiết bị, đồng thời triển khai các giải pháp khắc phục những vấn đề do yếu tố khách quan gây ra.
3.2 Giải pháp v `êkiểm tra công tác hành chính văn phòng
Để nâng cao trình độ và hoàn thiện kỹ năng giao tiếp, các chuyên viên của BIDV cần tự trang bị kiến thức cơ bản và tham gia các buổi hội thảo Những hoạt động này không chỉ giúp trao đổi kinh nghiệm mà còn tạo cơ hội giao lưu, học hỏi, từ đó phát triển năng lực cá nhân.
Để nâng cao tổ chức không gian làm việc, hãy sử dụng tủ và giá tài liệu treo tường nhằm tối ưu hóa diện tích và sắp xếp tài liệu gọn gàng Việc này không chỉ tạo ra không gian thoải mái mà còn giúp nhân viên tập trung hơn Thêm vào đó, việc bổ sung cây xanh sẽ làm cho không khí trở nên thân thiện, giúp giảm bớt căng thẳng cho nhân viên.
BIDV cần tăng cường cơ sở vật chất bằng cách thường xuyên kiểm tra kỹ thuật máy vi tính, dây điện, ổ cắm và thực hiện bảo dưỡng định kỳ cho các thiết bị Điều này giúp đảm bảo rằng máy vi tính và các thiết bị liên quan luôn sẵn sàng hoạt động Bên cạnh đó, cần có quy chế rõ ràng đối với nhân viên, yêu cầu sự nhiệt tình trong công việc và ý thức tiết kiệm.
Trong bối cảnh hiện đại hóa, sự cạnh tranh giữa các văn phòng hành chính ngày càng trở nên khốc liệt Để tồn tại và phát triển bền vững trong nền kinh tế hội nhập, các tổ chức và doanh nghiệp cần phải đổi mới, năng động và nâng cao chất lượng cũng như uy tín Việc đảm bảo đủ tài chính và xây dựng chiến lược quản trị hợp lý là điều thiết yếu Vì vậy, nâng cao chất lượng văn phòng trở thành yếu tố hàng đầu của BIDV.