Đề tài phân tích và Đề xuất giải pháp cải thiện các yếu tố cấu thành văn phòng và sự ảnh hưởng Đến hoạt Động hành chính văn phòng tại bidv bình dương

Ăn HH HH HH HT HH TT HT HT HH TH Hit 3 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT V CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG VÀ SỰ ẢNH HƯỚNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG.... 13 2.2 Thực trạng v`êcác yếu tố

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

KHOA KINH TẾ

nmn

2009 THU DAU MOT UNIVERSITY

BAI TIEU LUAN

MON HOC

QUAN TRI HANH CHINH VAN PHONG

DE TAI: PHAN TICH VA DE XUAT GIAI PHAP CAI THIEN CAC YEU TO CAU THANH VAN PHONG VA SU ANH HUONG DEN HOAT DONG HANH CHINH VAN PHONG TAI BIDV BINH DUONG

GVGD: NGUYEN THI HOAI NAM

KHOA KINH TẾ CTĐT QUẢN TRỊ KINH DOANH

PHIẾU CHẤM TIỂU LUẬN

Tên học phần: Quản trị hành chính văn phòng

ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng tại BIDV Bình Dương

TT Tiêu chí đánh giá Điểm Điểm đánh giá

tốlđa | Cánbộ | Cán bộ | Điểm chấm I | chấm 2 | thống

3_ | PhẦn kết luận + Tài liệu tham khảo 1,0

4 | D Hinh thirc trinh bày 1,0

5 | E Chỉnh sửa đêcương+ Thuyết minh 1,0

tiểu luận

Điểm tổng cộng 10

Bình Dương,ngày tháng năm 2023

ill

RUBRICS TIỂU LUẬN

MÔN QUẢN TRỊ HCVP

A.Ph& mo | khéng cé hodc chi cd | Cé nhung khéng d¥y | Có đ#% đủ và đúng Có day du, đúng và hay đầi: một đến hai trong đủ và đúng các mục: | các mục: các mục:

(0,50 điểm) | các mục: - Lý do chọn đềtài - Lý dochọn | - Lý do chọn đề

- Lý dochọn | tiểu luận; đềtài tiểu luận; tài tiểu đ*ềtài tiểu luận; - Muc tiéu

- Mục tiêu luận;

- Muc tiéu nghiên cứu; - Đối tương nghiên cứu;

- Pham vi nghiên cứu;

- Phương pháp nghiên cứu; -

- Phương pháp nghiên cứu;

- Ý nghĩa đề tài; - Kết cấu tiểu

luận (0.15 - 03 điểm)

nghiên cứu; - Đối tương nghiên cứu;

- Pham vi nghiên cứu;

- Phương pháp nghiên cứu; -

- Pham vi nghién cru;

- Phương pháp nghiên cứu;

- Y nghia détai; -

Kết cấu tiểu luận (0.45 -

0.5 điểm)

tài tài tiểu luận (0.0 luận (0,1 - 0,5 điểm) | tài tiểu luận (0.6 - (1,1 - 1,5 điểm)

(15 điểm) | điểm) 1,0 điểm)

chương 2:

trong

Không trình bày, mô

tả thực trạng về vấn

dé được nêu trong

tiểu luận (0.0 điểm)

Trình bày, mô tả chưa đ% đủ, số liệu chưa dang tin cậy thực trạng về vấn đêđược nêu trong tiểu luận

Trình bày, mô tả trung thực, thực trạng về vấn đềđược nêu trong tiểu luận của nhóm thực hiện

Trình bày, mô tả đầ%

đủ, trung thực, thực trạng vấn đề được nêu trong tiểu luận của nhóm thực hiện nghiên

(2.0 điển) của nhóm thực hiện | nghiên cứu, tìm hiểu | cứu, tìm hiểu (1,6 - 2,0

nghiên cứu, tìm hiểu | nhưng chưa đ đủ | điểm)

(0,1 - 1,0 điểm) (1,1 - 1,5 điểm)

2.2 Đánh giá | Phân tích đánh giá | Phân tích đánh giá Phân tích đánh giá Phân tích đánh giá

ưu, khuyết chưa đằầ đủ những | những ưu, khuyết những ưu, khuyết đầ% đủ những ưu, điểm, (hoặc

điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn nhưng không phân tích nguyên nhân của những ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn vấn đê

điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn và nguyên nhân của những ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn van dé đang nghiên cứu

khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn và nguyên nhân của những ưu, khuyết điểm, mặt tích cực và hạn chế hoặc thuận lợi, khó khăn vấn đ `êđang

pháp cụ thể, hợp lý, nhưng chưa khả thi

và đ% đủ để giải quyết các các vấn đê còn t Ân tại, hạn chế

và phát huy những việc đã làm được theo

pháp cụ thể, hợp lý, khả thi để giải quyết các các vấn đềcòn

t Ên tại, hạn chế và phát huy những việc

đã làm được theo phân tích tại chương

giải pháp cụ thể, hợp

lý, khả thi để giải quyết các các vấn đê còn ft Ôn tại, hạn chế

và phát huy những việc đã làm được theo phân tích tại

chương 2 (0.1 - 0.25 phân tích tại chương | 2 nhưng chưa đầ% đủ | chương 2 (1,1 - 1,5

điểm) 2 (03 - 0,5 điểm) (0,6 - 1,0 điểm) điểm) C.Phãkết | Không trình bày Trình bày tương đối | Trình bày, hợp lý Trình bày đúng day luận, Tài

và ghi tương đối đúng quy dinh v €ph % tai liéu tham khao

(0,1 - 0,50 điểm) phẩh kết luận nhưng

chứa đ% đủ và ghi đúng quy định vê

ph % tai liệu tham khảo đủ, hợp lý phẩn kết

luận và ghi đúng quy định v`êph ân tái liệu tham khảo (0,8 - 1,00 điểm)

mẫu trans bìa, Sử dụng

khổ giấy A4, in dọc, cỡ chữ 12 — 13 font chữ Times

New Roman; khoảng cách dòng

1,5 line; | trai 3 cm, 1@

phải 2 cm, lưới trên 2

em, l`ê dưới 2,5cm thủ thuật trình bày văn bản đúng quy định

Trình bày đúng quy định theo

hướng dẫn , mau

trang bìa, Sử dụng khổ giấy À4 in dọc,

cỡ chữ 12 — I3, font chữ Times New Roman; khoảng cách đòng 1,5 line; 1 €trai 3

cm, | €phai 2 cm, lưới trên 2 cm, lề dưới 2,5cm thủ thuật trình bày văn bản đúng quy

Số trang của

Trình bày đúng quy định theo hướng dan , mau trang bia,

Sử dụng khổ giấy A4, in dọc, cỡ chữ

12 — 13 font chữ

Times New Roman;

khoảng cách dòng 1,5 line; 1 trai 3 cm,

1 €phai 2 cm, lroi trên 2 cm, lI`êdưới 2,5cm thủ thuật trình bày văn bản đúng quy định

Số trang của

Trinh bày đúng quy định theo

hướng dẫn , mẫu

trang bìa, Sử dụng khổ giấy A4 in dọc,

cỡ chữ 12 — 13, font chữ Times New Roman; khoảng cách dong 1,5 line; 1 trai

3 cm, 1@ phai 2 cm, lưới trên 2 cm, lề dưới 245cm thủ thuật trình bày văn bản đúng quy

Số trang của Tiểu luận tối thiểu 15

Số trang của Tiểu luận < 1Š trang

Không có minh họa bằng biển, bảng, hình ảnh (0,1 -

0,25 điểm)

Tiểu luận < 15 trang

Không có minh họa bằng biển, bảng, hình ảnh (0.3 -

0,5 điểm)

Tiểu luận tối thiểu15 trang Tối đa 25 trang Có minh họa

bằng biển, bảng, hình

ảnh nhưng không nhi 'âI, không sắc nét (0, 6 - 0,75

điểm)

trang Tối đa 25

trang

Có minh họa bằng biển, bảng, hình ảnh rõ ràng, sắc nét

(0.0 điểm)

Sinh viên trình cho giảng viên chỉnh sữa và duyệt đề cương tối thiểu 1 1%

Sinh viên trình cho giảng viên chỉnh sữa và duyệt đề cương tối thiểu 3 Lần và nộp bài đúng thoi han (0,8 - 1,00

điểm)

KẾ HOẠCH THỰC HIỆN TIỂU LUẬN

-Viết chương 2 (tìm kiếm các thực trạng mà công

ty đang gặp phải liên quan đến vấn đ`êÊđang nghiên cứu và tìm nguyên nhân, đánh giá sự việc

-Liên hệ giảng viên sửa chương 3

vill

6 Kết cấu đÊtài Ăn HH HH HH HT HH TT HT HT HH TH Hit 3

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ THUYẾT V CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG VÀ

SỰ ẢNH HƯỚNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 4

1.1 Khai niém v €van phòng và hành chính văn phòng - sàn 4

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng tt ngư 4

I2 hon 5

1.3 Khái niệm v`êcác yếu tố cấu thành văn phòng - sàn nhớ 6

1.3.1 YOU t& CON on nh 6 1.3.2 Yếu tố trang thiết bị - cành nh HH HH HH HT HT HH He 7 1.3.3 Yếu tố nguyên tấc thủ tỤC - ¿25+ S2 x2 xvrrrrrxrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrrerrrerrree 7 1.3.4 Yếu tố nghiệp vụ hành chính văn phòng - -.- nh HH net 7

1.4 Khái niệm v`êhiện đại hóa văn phòng ng TH kg hệt 7

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG V ECAC YEU TO CẤU THÀNH VĂN PHÒNG ẢNH

HUONG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI BIDV BÌNH DƯƠNG

HT HT HT KT TH TH TT KH TT TT TT TH TH TT TT HT TH TT TT TT TT TT TT HT TT HT HH 7 2.1 Tổng quan v`êcác cơ quan của BIDV Bình Dương 5c Street 7

2.1.2 Mô hình hoạt động HH ng HH TH gu nh vn tư 11

PP 9c con 13 2.2 Thực trạng v`êcác yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng ở BIDV bình dương nàn ng HH HH ưệt 16 2.2.1 Yếu tỐ con ngƯỜI - ch nàng HH HT HT TH HT 16 2.2.2 Yếu tố trang thiết bị cà nành HH HH HH HT HT HT HT TH TH HH HH 17 2.2.3 Yếu tố nguyên tắc, thủ FỤC 222252 St 22 v22 22x22 TEEEEEEEErrrrrrrre 18 2.2.4 Yếu tố nghiệp vụ hành chính văn phòng - nh ng ngư 19 2.3 Đánh giá thực trạng v các yếu tố cấu thành văn phòng ở BIDV Bình Dương 22 2.3.1 Ưu điểm cà St 2 HH H211 re 22 2.3.2 Nhược điểm - Hình HH HH HH HH HH HH HH TH TH Hư 22

"c0 [a0 8n 23

CHƯƠNG 3:Ð ÊXUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUA CAC YEU TO CẤU

THÀNH VĂN PHÒNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN

I5;i9)/609 18:09) 05 23

3.1 Cơ sở đ'êxuất giải pháp ch tình HT TT 23 3.2 Giải pháp v êkiểm tra công tác hành chính văn phòng - cà cà sec 23

0098.00.90 Ô 23 \100/2000.79 084 .0 23

DANH MỤC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ Hình 1: Ngân hàng TMCP Đi tư và Phát triển Việt Nam — Chi nhánh Dĩ An —

Bình Dương

Hình 2: Cơ cấu tổ chức của Ngân Hàng

Hình 3: Một số trang thiết bị trong vấn phòng Ngân Hàng BIDV

Xi

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TMCP: THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN

TNHH: TRÁCH NHIỆM HƯU HAN

xH

LỜI NÓI ĐẦU

Lời đầi tiên cho tập thể nhóm 3A xin gửi lởi cảm ơn Thạc sĩ Nguyễn Thị Hoài Nam cô là người đã dẫn dắt và hướng dẫn cả lớp KITE.TT.08 nói chung và nhóm nói riêng trong công cuộc học tập cũng như hoàn thành bài tiểu luận này Cô không chỉ truy đạt những kiến thức v`ê Quản trị hành chính văn phòng mà còn chia sẻ những kinh nghiệm thực tế, những kĩ năng cẦn thiết và đưa ra những lời khuyên thực dụng giúp quá trình học tập của chúng em hiệu quả hơn Đây chắc chắn sẽ là những kiến thức quý báu, là hành trang để nhóm có thể cải thiện vào những môn học sau

Do còn kiến thức hạn chế và kinh nghiệm gần như là một con số không nên không thể tránh khỏi sai sót, thiếu sót trong bài tiểu luận nên mong cô sẽ tiếp tục góp ý

và chiếu cố để bài tiểu luận của nhóm trong tương lai sẽ tốt hơn Một In nữa nhóm xin chân thành cảm ơn cô và các độc giả đã đọc qua bài tiểu luận này

xiii

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đềtài

Hiện nay, cuộc công nghiệp cách mạng 4.0 đã và đang ảnh hưởng rất lớn đến các nước đã và đang phát triển trên thế giới, nắm giữ nhi `êi quyết định quan trọng của nềồn kinh tế, Việt nam đã có sự phát triển vượt bậc v`êmọi mặt Đất nước phát triển là cơ sở để các nhà lãnh đạo cần đ`êcao sự hậu thuẫn của văn phòng Theo thống kê, hiện nay Việt nam có hai loại hình văn phòng đó là văn phòng truy thống và văn phòng hiện đại, dưới sự ảnh hưởng của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, các văn phòng hiện đại đã tạo ra nhi`âi loại hình văn phòng với mô hình và đặc điểm khác nhau

Văn phòng từ lâu đã được biết đến là nơi phụ trách công việc hành chính, giấy tờ của một cơ quan, đơn vị hành chính, bao ø ân các công việc cụ thể như: tổ chức văn thư, đảm bảo thông tin liên lạc, đảm bảo cơ sở vật chất, lưu trữ h ôsơ và phương tiện làm việc cho bộ máy lãnh đạo và quản lý Xây dựng văn phòng hiện đại không chỉ là công việc của các nước công nghiệp tiên tiến trên thế giới mà đã và đang là vấn đ `ềthiết yếu của các cơ quan và các tổ chức kinh tế ở nước ta

Nghiên cứu v`ênhững vấn đ`êtác động đến hoạt động hành chính văn phòng

đã trở thành một vấn đ ềrất phổ biến trong ngành quản trị học Nhận thấy tần quan trọng của văn phòng và để tìm hiểu thực trạng và có giải pháp khắc phục những hạn chẽ, thiếu sót v`ềyếu tố ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng thì nhóm đã quyết định lựa chọn Ngân hàng TMCP Đi tư và Phát triển Việt Nam (BIDV) tại Bình Dương để thực hiện đề tài: “Phân tích thực trạng và đ ` xuất giải pháp v`ềcác yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng tại BIDV Bình Dương” Thông qua việc tìm hiểu các tài liệu liên quan tại BIDV, chúng tôi mong muốn đưa ra góc nhìn tổng quát hơn v`ề các yếu tố cấu thành văn phòng để từ đó góp phẦn hoàn thiện, củng cố và nâng cao chất lượng hành chính văn phòng tại BIDV Bình Dương

2 Mục tiêu nghiên cứu

- Mục đính nghiên cứu: Bài nghiên cứu nhằm phân tích thực trạng và đềxuất giải pháp vêcác yếu tố cấu thành văn phòng và sự ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng tại BIDV Bình Dương

3 Phạm vi nghiên cứu và đối tượng nghiên cứu

O Đối tượng nghiên cứu: công tác hành chính văn phòng của các cơ quan của công ty tư nhân tại Việt Nam

4 Phương pháp nghiên cứu

-_ Phương pháp nghiên cứu định tính: thu thập và phân tích dữ liệu định tính, thông qua việc quan sát, thảo luận nhóm nhằm tìm hiểu vềcác yếu

tố cấu thành văn phòng và sự ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng

- - Tổng hợp thông tin từ các ngu dữ liệu thứ cấp tìm kiếm được trên

Internet

[1 Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu thứ cấp

[1 Tìm hiểu các ngu i thông tin: Tìm kiếm các tài liệu, các bài nghiên cứu liên quan đến đ tài

1 Kiểm tra dữ liệu: Sàng lọc những dữ liệu thu thập được ở trên lấy thêm thông tin ở trên để tiến hành viết đ'ềtài

1 Xử lý và phân tích dữ liệu: Từ những dữ liệu thứ cấp có thể tìm ra thực trạng và giải pháp v`êcác yếu tố cấu thành văn phòng và sự ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng BIDV Bình Dương

5 Ý nghĩa đềtài

- _ Đưa ra những phân tích nhằm làm rõ thực trạng vêcác yếu tố cấu thành văn phòng ảnh hưởng đến hoạt động hành chính văn phòng tại BIDV Bình Dương

- Đềxuất các giải pháp liên quan đến các yếu tố cấu thành văn phòng tại BIDV Bình Dương

- _ Làm tài liệu tham khảo cho các bài nghiên cứu tương lai có cùng hoặc có đềtài liên quan

6 Kết cấu đềtài

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG VÀ SỰ ẢNH HƯỞNG CỦA NÓ ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI BIDV

BÌNH DƯƠNG

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VỀ CÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN PHÒNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI

BIDV BÌNH DƯƠNG

ĐỀ CƯƠNG NGHIÊN CỨU DỰ KIẾN

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀCÁC YẾU TỐ CẤU THÀNH VĂN

PHÒNG VÀ SỰ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN

PHÒNG

1.1 Khái niệm v'êvăn phòng và hành chính văn phòng

Theo định nghĩa của giáo trình quản trị hành chính văn phòng, văn phòng là

“ bộ máy đi âi hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu c3n đảm bảo các

đi âi kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.” (Nguyễn Thị Ngọc An,

2006)

“Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh

Nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các h`ồsơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả.”(Nguyễn Thị Ngọc An, 2006)

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng

Công việc sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ và khai thác sử dụng những thông tin thu thập được thuộc v`êcông tác tổng hợp của hoạt động văn phòng

Kế đến là chức năng trợ giúp điâi hành: Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo trong công tác quan ly đi`âi hành cơ quan don vi Chức năng này thể hiện thông qua các hoạt động như: xây dựng và triển khai chương trình kế hoạch công tác, tổ chức tiếp khách, tổ chức hội họp, tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, công tác văn thư

Cuối cùng là chức năng hậu cần: Hoạt động của các cơ quan đơn vị không thể thiếu đi âi kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng

cụ Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của cơ quan, đơn vị Văn phòng là bộ phận xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp quản lý sử dụng các trang thiết bị phương tiện, vật chất nhằm đạt hiệu quả cao nhãt.”((Huy &

- Thu thập, xử lý, cung cấp, quản lý thông tin Hoạt động của bất kì cơ quan đơn vị nào cũng c3 phải có thông tin Thông tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định khác nhau Thông tin bao ø ân nhỉ âu loại và tử nhỉ `âi ngu ôn khác nhau Người

lãnh đạo không thể tự thu thập xử lý tất cả mọi thông tin mà cẦn phải có bộ phận trợ giúp, đó chính là văn phòng Văn phòng là “cửa sổ”, là “bộ lọc” thông tin vì tất cả thông tin đến hay đi đ âi được thu thập, xử lý chuyển phát hay lưu trữ tại văn phòng Đây là hoạt động quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan, đơn vị Vì vậy văn phòng phải tuân thủ những quy định v`ềvăn thư, lưu trữ khi thu thập, xử lý, chuyển phát, bảo quản, lưu trữ thông tin

- Truy dat cdc quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định của lãnh đạo, tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị

để báo cáo lãnh đạo, đ`êxuất các biện pháp phục vu cho việc chỉ đạo đi âi hành của lãnh đạo

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ h `ôsơ tài liệu theo các quy định hiện hành Theo dõi đôn đốc việc giải quyết các văn bản ở các bộ phận

- Tư vấn v` văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng v`kĩ thuật soạn thảo văn bản để đảm bảo các văn bản có nội dung đ% đủ, đúng thẩm quy ân, đúng quy định của Nhà nước

- Tổ chức công tác đón tiếp khách, đối nội, đối ngoại của cơ quan, giữ vai trò c3 nối liên hệ giữa cơ quan với cơ quan cấp trên, ngang cấp hay cấp dưới

- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị khác chuẩn bị tổ chức các cuộc họp, làm việc của lãnh đạo cơ quan, thực hiện việc ghi biên bản cuộc họp

- Phối hợp với các đơn vị tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo, bao dam cho các chuyến đi đạt kết quả cao nhất

- Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan như kinh phí hoạt động, các trang thiết bị phương tiện làm việc Quy mô yêu cÂi cụ thể v`êcác đi kién vat chất này phụ thuộc vào đặc điểm, tình hình của từng cơ quan đơn vị Song văn phòng phải lập kế 5 hoạch v`ềnhu c3, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, trang bị, quản lý sử dụng các cơ sở vật chất đó để nâng cao hiệu quả của văn phòng.”(Huy

& Thu, 2019)

1.3 Khái niệm v'`êcác yếu tố cấu thành văn phòng

1.3.1 Yếu tố con người

“Mọi hoạt động của văn phòng đ ân trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến yếu tố cơn người Sự hiểu biết và tỉnh thần của mọi người sẽ quyết định rất lớn đến hiệu quả văn phòng.” (Huy ân & Thu, 2019)

1.3.2 Yếu tố trang thiết bị

“Trang thiết bị là một yếu tố không thể thiếu trong văn phòng bao g ôn: máy móc văn phòng, trang bị kĩ thuật, yếu tố vật chất Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, hệ thống trang thiết bị văn phòng ngày càng hiện đại giúp cho văn phòng thực hiện các hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ và truy `ñ thông tin trong phạm vi một cơ quan, một địa phương, một ngành, cả nước và giữa các quốc gia với nhau một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác.” (Huy ân & Thu, 2019)

1.3.3 Yếu tố nguyên tắc thủ tục

“Hệ thống nguyên tấc thủ tục: là những quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyềI hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân Những nguyên tắc thủ tục này là căn cứ để mọi bộ phận, cá nhân thực thi công việc của mình trong đó có văn phòng.” (Huy: & Thu, 2019)

1.3.4 Yếu tố nghiệp vụ hành chính văn phòng

“Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng: Các nghiệp vụ hành chính văn phòng được xây dựng đ% đủ, hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chính văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý Các nghiệp vụ hành chính văn phòng

có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người làm văn phòng, làm cho cấu trúc văn phòng trở nên hài hòa.” (Huy ` & Thu, 2019)

1.4 Khái niệm v*êhiện đại hóa văn phòng

“Văn phòng hiện đại là mô hình thiết kế văn phòng hướng tới hiện đại hóa, tích hợp nhi âi công nghệ tiên tiến nhằm mang đến hiệu quả làm việc tối ưu nhất

Mục tiêu của văn phòng hiện đại là tạo không gian làm việc hiệu quả và thú

vị cho người lao động; loại bỏ những quy định lỗi thời đã quá nhàm chán trong các kiểu văn phòng truy ân thống.” (Huy, 2023)