Nguyên tắc tổ chức hoạt Động công sở phân tích những khó khăn, hạn chế trong quá trình thực hiện các nguyên tắc Đó tại một công sở cụ thể trên thực tế

NHỮNG KHÓ KHĂN HẠN CHẾ TRONG TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CÔNG SỞ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYÊN BA VÌ...11 2.1 Khái quát chung về Ủy ban Nhân dân huyện Ba Vì...

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

ST

T Từ viết tắt Tên cụm từ viết tắt

1

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 4

1.Lý do chọn đề tài 5

2 Mục đích nghiên cứu 5

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

4 Phương pháp nghiên cứu 5

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÁC NGUYÊN TẮC TRONG CÔNG SỞ 7

1.1 khái niệm chung 7

1.1.2 Khái niệm công sở 7

1.1.2 Khái niệm nguyên tắc 7

1.1.3 Khái niệm nguyên tắc trong công sở 7

1.2 Các nguyên tắc tổ chức hoạt động công sở 7

1.2.1 Nguyên tắc công khai 7

1.2.2 Nguyên tắc đảm bảo tính liên tục 8

1.2.4 Nguyên tắc phân công rõ ràng về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận trong công sở 9

1.2.5 Dân chủ hóa trong quá trình điều hành 9

1.2.6 Tuân thủ pháp luật 10

CHƯƠNG 2 NHỮNG KHÓ KHĂN HẠN CHẾ TRONG TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CÔNG SỞ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYÊN BA VÌ 11

2.1 Khái quát chung về Ủy ban Nhân dân huyện Ba Vì 11

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND

huyện Ba Vì 11

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của HĐND&UBND Huyện: 13

2.2 Thực trạng của UBNH Huyện Ba Vì trong việc thực hiện các nguyên tắc tổ chức hoạt động của công sở 14

2.3 Những hạn chế và nguyên nhân dẫn tới các hạn chế trong quá trình thực hiện các nguyên tắc tổ chức hoạt động công sở của UBND huyện Ba Vì 17

CHƯƠNG 3 NHỮNG GIẢI PHÁP CẤP THIẾT ĐỂ KHẮC PHỤC NHỮNG HẠN CHẾ 19

3.1 Nguyên tắc công khai 19

3.2 Nguyên tắc đảm bảo tính liên tục 20

3.3 Nguyên tắc phân công rõ ràng về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm 21 3.4 Dân chủ hóa trong quá trình điều hành 22

3.5 Tuân thủ pháp luật 23

KẾT LUẬN 24

TÀI LIỆU THAM KHẢO 25

3

MỞ ĐẦU

Trong thế giới doanh nghiệp ngày nay, việc áp dụng các nguyên tắc

tổ chức hoạt động công sở không chỉ là vấn đề của sự phát triển nội bộ mà còn

là yếu tố then chốt quyết định đến sự thành công và bền vững của mỗi tổ chức.Các nguyên tắc này bao gồm từ cách tổ chức không gian làm việc, quản lý tàinguyên, đến chính sách và quy trình quản lý nhân sự, đều nhằm mục đích tối ưuhóa hiệu quả và năng suất lao động Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc thực hiệncác nguyên tắc này không phải lúc nào cũng đơn giản Các công sở thường phảiđối mặt với nhiều thách thức khác nhau, từ vấn đề về thái độ và thói quen làmviệc của nhân viên đến khả năng phối hợp giữa các bộ phận và các mối quan hệtrong tổ chức Hơn nữa, sự gia tăng về sự phức tạp của công nghệ cũng đặt rathách thức không nhỏ trong việc đảm bảo rằng các công nghệ mới được áp dụngmột cách hiệu quả và hợp lý Để minh họa rõ hơn về các khó khăn này, bài tiểuluận này sẽ tập trung phân tích những thực tế mà một công sở cụ thể đã phải đốimặt khi triển khai các nguyên tắc tổ chức hoạt động công sở Những vấn đề nàykhông chỉ ảnh hưởng đến năng suất lao động mà còn đến sự hài lòng và độnglực của nhân viên Đồng thời, từ những phân tích này, tôi sẽ đề xuất những giảipháp cụ thể và khả thi nhằm khắc phục các vấn đề đó Các giải pháp này sẽ đượcxây dựng dựa trên những nghiên cứu thực tế và các chiến lược đã được chứngminh hiệu quả Tôi hy vọng rằng bài nghiên cứu này sẽ giúp độc giả có cái nhìntổng quan và sâu sắc hơn về các thách thức và cơ hội trong việc thực hiện cácnguyên tắc tổ chức hoạt động công sở Ngoài ra, nó cũng sẽ cung cấp các hướng

đi để các tổ chức có thể phát triển và nâng cao năng lực cạnh tranh trong môitrường kinh doanh ngày nay

1.Lý do chọn đề tài

Việc tổ chức hoạt động công sở đóng vai trò quan trọng trong việc đảmbảo hiệu quả hoạt động của tổ chức, từ đó tối ưu hóa năng suất lao động và cảithiện môi trường làm việc Đề tài về các nguyên tắc tổ chức hoạt động công sởđược lựa chọn bởi sự cần thiết của việc hiểu rõ và áp dụng các nguyên tắc này

để giúp các tổ chức nâng cao khả năng cạnh tranh và đáp ứng được yêu cầu củamôi trường kinh doanh ngày nay Bên cạnh đó, việc nghiên cứu các khó khăn và

đề xuất giải pháp trong quá trình thực hiện các nguyên tắc này cũng giúp nhậndiện các vấn đề thực tiễn và đưa ra những cách tiếp cận cụ thể để giải quyếtchúng

2 Mục đích nghiên cứu

Mục đích của nghiên cứu này là phân tích các nguyên tắc cơ bản trong tổchức hoạt động công sở và điều tra những khó khăn cụ thể mà một công sở đangphải đối mặt khi triển khai những nguyên tắc này Nghiên cứu cũng nhằm đềxuất các giải pháp khắc phục nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động và tăng cường

sự hài lòng của nhân viên

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng của nghiên cứu là một công sở cụ thể, nơi sẽ được phân tíchcác nguyên tắc tổ chức hoạt động công sở và những thách thức trong việc thựchiện chúng Phạm vi của nghiên cứu sẽ tập trung vào các bộ phận và quy trình

cụ thể trong tổ chức, từ quản lý nhân sự đến thiết kế không gian làm việc và sửdụng công nghệ

5

4 Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sẽ sử dụng phương pháp phân tích nội dung để đánh giá vàphân tích các tài liệu liên quan đến tổ chức hoạt động công sở trong công ty đãchọn Các phương pháp phỏng vấn và khảo sát cũng sẽ được áp dụng để thu thập

ý kiến và thông tin từ các thành viên trong tổ chức Kết quả từ các phương phápnày sẽ giúp xác định các vấn đề cụ thể và đề xuất các giải pháp phù hợp để cảithiện quá trình tổ chức hoạt động công sở

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÁC NGUYÊN TẮC

TRONG CÔNG SỞ

1.1 khái niệm chung

1.1.2 Khái niệm công sở

Công sở là một tổ chức thực hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việchành chính, là nơi soạn thảo và xử lý các văn bản để thực hiện công vụ, đảm bảothông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp hoạt độngthực hiện một nhiệm vụ được nhà nước giao Tổ chức hoạt động của các công sởđều nhằm hướng tới một mục đích chung là có hiệu quả

1.1.2 Khái niệm nguyên tắc

Nguyên tắc trước hết được hiểu là "Ðiều cơ bản định ra, nhất thiết phảituân theo trong một loạt việc làm" Các nguyên tắc hoạt động của công sở đượcđưa ra nhằm bảo đảm cho các công sở có thể dựa vào đó để tổ chức công việcmột cách hợp lý

1.1.3 Khái niệm nguyên tắc trong công sở

Là các nguyên tắc, quy tắc, tiêu chuẩn được áp dụng để ổ chức và quản lýhoạt động trong một công sở hoặc tổ chức đảm bảo thông tin cho hoạt động của

bộ máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ đượcnhà nước giao Tổ chức hoạt động của các công sở đều nhằm hướng tới một mụcđích chung là có hiệu quả

7

1.2 Các nguyên tắc tổ chức hoạt động công sở

1.2.1 Nguyên tắc công khai

Nguyên tắc này được thể hiện: Công khai trong nội bộ công sở và côngkhai trước đối tượng phục vụ của công sở Nghĩa là mọi thành viên trong công

sở phải được biết những công việc của mình, của nhóm mình và của toàn bộcông sở Việc công khai hóa các công việc có thể được thực hiện bằng nhiềubiện pháp khác nhau như xây dựng, thông qua chương trình kế hoạch; thông quaviệc kiểm tra đánh giá công việc, địa điểm công sở, trách nhiệm của từng bộphận được giới thiệu rộng rãi nhằm phục vụ cho việc giao dịch thuận lợi; việcchi tiêu tài chính, sử dụng quỹ phúc lợi và việc phân phối các lợi ích vật chấtcho cán bộ, công chức; công khai trong khen thưởng, kỉ luật, thi tuyển lao động.Công khai hoạt động của công sở là cơ sở tạo ra sự hiểu biết và hợp tác trongcông việc, xây dựng khối đại đoàn kết nhất trí giữa các bộ phận, cá nhân đượcthuận lợi đồng thời cũng tạo ra điều kiện cho công sở phản ứng kịp thời vớinhững thay đổi diễn ra trong quy trình thực hiện các nhiệm vụ chung, góp phầnlàm cho tính cục bộ, bệnh quan liêu được hạn chế

1.2.2 Nguyên tắc đảm bảo tính liên tục

Tính liên tục trong hoạt động công sở được hiểu là các công việc của công

sở được diễn ra đều đặn, thường xuyên, không bị ngắt quãng Nguyên tắc nàyđược đề ra theo quan niệm quản lý điều hành là một quá trình liên tục, thườngxuyên, thông suốt nhờ phối hợp thực hiện các chức năng được giao theo quy chếhoạt động của công sở Trong quá trình phát triển, quy chế hoạt động của công

sở không được tùy tiện thay đổi Trong trường hợp các quy chế cũ không cònphù hợp, đòi hỏi phải có sự thay đổi thì nhiệm vụ đặt ra cho các nhà quản lý khiđiều hành công sở phải làm thế nào để mọi công việc không bị gián đoạn trongquá trình bổ sung, hoàn thiện quy chế

Biểu hiện của tính liên tục trong hoạt động của các công sở rất đa dạng:

Thứ nhất là sự liên tục trong quan hệ điều hành Cần đảm bảo cho cácquan hệ này không bị ngắt quãng để giúp cho các nhà quản lý có thể truyền đạtkịp thời, nhanh chóng các mệnh lệnh quản lý xuống cấp dưới, theo dõi đượcthường xuyên mọi hoạt động của công sở

Thứ hai là sự phát triển liên tục của công việc của cả công sở và các bộphận trong đó Nếu công viêc thường xuyên bị bỏ dở, nếu công sở và các bộphận của nó không có sự phát triển gắn bó với nhau thì điều đó có nghĩa lànguyên tắc về tính liên tục trong hoạt động của công sở đã không được thực hiệntốt

Thứ ba là công sở phải được kiểm tra, đánh giá hoạt động công sở Hoạtđộng của mỗi công sở phải được cấp trên thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đánhgiá Quản lý mà không có kiểm tra thì coi như không quản lý Kiểm tra có kếtquả mà không xử lý điều chỉnh thì coi như không có kiểm tra Vì vậy muốn đảmbảo cho công sở hoạt động liên tục, có hiệu quả thì phải làm tốt công tác kiểmtra

1.2.4 Nguyên tắc phân công rõ ràng về nhiệm vụ, quyền hạn vàtrách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận trong công sở Dựa trên tính chất, nội dung công việc trong công sở là khác nhau nên đểđảm bảo hiệu quả quản lý cần sự phân công rõ ràng về nhiệm vụ, quyền hạntrong công sở để tránh chồng chéo trong thực hiện công việc Sự phân côngtrong công sở là để chính thực hóa những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể chotừng thành viên trong tổ chức và để thúc đẩy mọi người làm việc có hiệu quảphục vụ mục tiêu chung của cơ quan Tùy theo đặc thù của mỗi công sở và đặcđiểm của mỗi công việc, vị trí công tác, trình độ chuyên môn mà có sự phâncông khác nhau Nguyên tắc này cho phép các nhóm và các cá nhân hoạt động,phát huy được năng lực chủ động sáng tạo của mình trên cơ sở tìm ra nhữngbiện pháp thích hợp Việc phân định rõ ràng, khoa học còn giúp cho nhà quản lýkhông bị chồng chéo, không bị bỏ quên các công việc trong quá trình điều hànhcông sở Nó cũng góp phần nâng cao trách nhiệm của mỗi thành viên trong công

9

sở khi thực hiện công việc được giao; góp phần khắc phục bệnh quan liêu, mệnhlệnh của người quản lý.

1.2.5 Dân chủ hóa trong quá trình điều hành

Tính dân chủ là một trong những yêu cầu cần thiết trong quản lý bộ máyhành chính nhà nước; cũng là trong những mục tiêu hướng đến của nhà nước ta

Vì thế, trong tổ chức và hoạt động của công sở cần xây dựng nguyên tắc này.Nội dung của nguyên tắc bao gồm trong quá trình nghiên cứu, dự thảo, quyếtđịnh điều hành cần bàn bạc với các ngành các cấp, đơn vị có liên quan; lấy ýkiến tập thể nơi công sở đóng, bàn bạc, với các ngành, các cấp, các đơn vị, lấy ýkiến thông qua hình thức phiếu hỏi, biểu quyết, tổ chức hội nghị, tham khảo ýkiến Bàn bạc dân chủ và công khai Nguyên tắc này làm cho mọi quyết địnhđược đưa ra trong quá trình điều hành công sở có tính nhất quán, tập hợp đượctrí tuệ của tập thể cá nhân trong công sở và tổ chức để mọi thành viên công sở tựhiểu, tự giác thực hiện quy định Đồng thời, nó đảm bảo cho những quyết định

đó được ban hành đúng đắn và có tính khả thi cao trên thực tế

1.2.6 Tuân thủ pháp luật

Mọi hoạt động của công sở đều phải tuân theo pháp luật được thể hiệnqua các quy chế cụ thể Các hành vi điều hành tại công sở cũng như dưới danhnghĩa của công sở đều phải đúng với các quy định của nhà nước, được gọi lànhững quy chế hành chính Vi phạm các định chế đó đều phải bị xem xét theopháp luật để có biện pháp xử lý Nguyên tắc này nhằm đảm bảo được pháp chế,

kỉ luật công sở, lợi ích hợp pháp của mọi thành viên trong công sở; tạo ý thức tựgiác cho mọi thành viên, bộ phận trong công sở; tạo sự đồng bộ, thống nhấttrong các hoạt động của công sở

 Nhận xét chung về mối quan hệ giữa các nguyên tắc tổ chức và hoạt độngcủa công sở:

Từ những phân tích trên có thể thấy các nguyên tắc có ý nghĩa rất quantrọng trong tổ chức hoạt động công sở Các nguyên tắc này không phải áp dụng

một cách riêng rẽ mà có mối quan hệ mật thiết với nhau, làm cơ sở, tiền đề chonhau; cùng hướng tới mục đích hoạt động hiệu quả của công sở Xuất phát từmối quan hệ muốn phát triển phải ổn định, ổn định làm nền tảng cho phát triểnmột cách thông suốt, liên tục; muốn dân chủ hóa trong quá trình hoạt động thìphải đề cao tính công khai, minh bạch…vì vậy chủ thể điều hành công sở phảibiết kế thừa, kết hợp các nguyên tắc, giữ cho các hoạt động diễn ra trong công

sở vận động liên tục; không được ngăn cản hay áp dụng tùy tiện, sai lệch mộttrong những nguyên tắc nêu trên Việc áp dụng tốt các nguyên tắc trong hoạtđộng công sở góp phần đáp ứng yêu cầu của đời sống nhân dân, luôn mongmuốn được sống trong một xã hội ổn định và có thể đảm bảo tốt những lợi íchcủa mình

CHƯƠNG 2 NHỮNG KHÓ KHĂN HẠN CHẾ TRONG TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CÔNG SỞ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYÊN BA VÌ

2.1 Khái quát chung về Ủy ban Nhân dân huyện Ba Vì

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức củaUBND huyện Ba Vì

Ba Vì là huyện thuộc vùng bán sơn địa, nằm về phía Tây Bắc thủ đô HàNội Với tổng diện tích 424km2, dân số hơn 265 nghìn người (bao gồm 3 dântộc Kinh, Mường, Dao), toàn huyện có 31 xã, thị trấn, trong đó có 7 xã miền núi,một xã giữa sông Hồng Phía đông giáp thị xã Sơn Tây, phía nam giáp tỉnh HòaBình, phía tây giáp tỉnh Phú Thọ và phía Bắc giáp tỉnh Vĩnh Phúc Thực hiệnNghị quyết 15 của Quốc Hội khóa XII, Ba Vì tái nhập Thủ đô Hà Nội tháng 8năm 2008

quan quản lý Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND huyện trong tất cảcác lĩnh vực cụ thể là:

- Phát triển kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Thương nghiệp, Lâm nghiệp,Văn hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế, Dịch vụ, Thể dục thể thao, Báo chí, Công nghệmôi trường

- Thu chi ngân sách của địa phương theo quy định của Pháp luật, phối hợp với

cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời các loại thuế và cáckhoản thu khác

- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật,các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND các cấp,

tổ chức kinh tế, xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân địa phương

- Bảo đảm an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ, xâydựng lực lượng vũ trang và lực lượng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độchủ nghĩa quân sự Quản lý hộ tịch, hộ khẩu ở địa phương, quản lý việc đi lại cưtrú của người ngoài địa phương

- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, của các tổ chức và công dân,bảo vệ quyền tự do dân chủ của nhân dân

- Quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương bảo hiểm xã hội

b Nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban Nhân dân Huyện Ba Vì

- Căn cứ vào Mục 2 chương IV Luật tổ chức HĐND-UBND Quốc hội thông quangày 26/11/2003 thì UBND huyện Ba Vì có những nhiệm vụ và quyền hạn sau:UBND huyện Ba Vì có nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành thực hiện các nhiệm vụchương trình công tác hàng năm đã đề ra, quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các xã, cácđơn vị trực thuộc huyện hoạt động quản lý Nhà nước Nhiệm vụ cụ thể như sau:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển xã hội, an ninh quốc phòng hàngnăm và lâu dài của huyện