Khóa Luận Tốt Nghiệp - quản trị văn phòng - đề tài - NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Công tác quản trị hành chính văn phòng hay còn gọi là quản trị hành chính công sở là quá trình quản lý, tổ chức và điều phối các hoạt động liên quan đến việc quản trị và điều hành các ho

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

BẢNG TỪ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 4

1 Lý do chọn đề tài 4

2 Mục đích ghiên cứu 4

4 Phương pháp nghiên cứu 5

5 Kết cấu của khóa luận 5

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 6

1.1 Những vấn đề về văn phòng 6

1.1.1 Khái niệm về văn phòng 6

1.1.2 Vai trò của văn phòng 7

1.1.3 Chức năng của văn phòng 7

1.1.4 Nhiệm vụ của văn phòng 9

1.1.5 Vị trí, mối quan hệ của công tác văn phòng với đơn vị khác 10

1.2 Những vấn đề về quản trị văn phòng 11

1.2.1 Khái niệm của quản trị văn phòng 11

1.2.2 Nhiệm vụ của quản trị văn phòng 12

1.2.3 Chức năng của quản trị 13

1.2.4 Cơ cấu và tổ chức văn phòng 14

1.2.5 Công tác văn thư, lưu trữ 16

1.2.6 Một số nghiệp vụ của quản trị văn phòng 17

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 18

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÁC CƠ QUAN SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 19

2.1 Khái quát quá trình hình thành và phát triển của văn phòng tại cơ quan văn phòng Sở Nội vụ 19

2.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức của Sở Nội Vụ 19

2.2.1 Vị trí và chức năng 19

2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 20

2.2.3 Cơ cấu tổ chức và biên chế 20

2.3 Cơ sở vật chất, trang thiết bị của văn phòng 23

2.3.1 Vị trí của văn phòng trong sơ đồ của cơ quan 23

2.3.2 Mô hình văn phòng 24

2.3.3 Phương án bố trí thiết bị trong văn phòng 25

2.4 Khảo sát việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn phòng 25

2.4.1 Công tác tổ chức xây dựng và thực hiện kế hoạch công tác 25

2.4.2 Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ 29

2.4.3 Thực trạng công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị 42

2.4.4 Thực trạng công tác tổ chức các chuyến đi công tác 44

2.5 Công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công tác văn phòng 45

2.6 Nhận xét chung 46

2.6.1 Ưu điểm 46

2.6.2 Nhược điểm 47

2.6.3 Nguyên nhân tồn tại 48

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 49

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ 50

3.1 Về công tác tổ chức văn phòng 50

3.1.1 Giải pháp xây dựng mô hình văn phòng 50

3.1.2 Giải pháp bố trí trang thiết bị văn phòng 50

3.1.3 Giải pháp quản lý và sử dụng nhân sự văn phòng 51

3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả các hoạt động nghiệp vụ văn phòng 52

3.2.1 Công tác văn thư, lưu trữ 52

3.2.2 Công tác tổ chức hội nghị 53

3.2.3 Công tác tổ chức các chuyến đi công tác 54

3.2.4 Công tác ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng 55

KẾT LUẬN 56

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 57

PHỤ LỤC 58

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Một trong những công cụ quan trọng không thể thiếu ở bất cứ mọi cơ quan hay doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ đó chính là công tác quản trị văn phòng Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, một tổ chức bởi văn phòng luôn luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ Đồng thời các hoạt động tham mưu - tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến đơn vị phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt động đa dạng đó văn phòng được gọi là phòng văn, phòng vệ, phòng ở của các nhà quản trị Công tác quản trị hành chính văn phòng hay còn gọi là quản trị hành chính công sở là quá trình quản lý, tổ chức và điều phối các hoạt động liên quan đến việc quản trị và điều hành các hoạt động văn phòng và hành chính trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp Là công cụ đắc lực của các nhà quản trị đòi hỏi phải có

sự quản lý để theo dõi, đánh giá quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Nghiệp vụ quản lý quá trình hoạt động của văn phòng gọi là quản trị văn phòng Trong quá trình thực tập tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng em đã nhận thức được tầm quan trọng của bộ phận văn phòng, đã bước đầu quan tâm tới việc hoàn thiện cũng như định hướng nâng cao hiệu quả công tác của bộ phận này

Vì thế công tác quản trị hành chính văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc định hình sự chuyên nghiệp, hiệu quả và uy tín của một tổ chức Bên cạnh đó công tác quản trị văn phòng còn những mặt tốt còn nhiều mặt hạn chế, bất cập dẫn tới hiệu quả quản trị văn phòng không cao Xuất phát từ nhu cầu cấp thiết trên

em xin mạnh dạn trình bày khóa luận với đề tài “ Nghiên cứu thực trạng và giải pháp về công tác Quản trị văn phòng tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng”

2 Mục đích ghiên cứu

- Phân tích thực trạng công tác quản trị văn phòng tại Sở Nội vụ thành phố

Đà Nẵng để từ đó tìm ra điểm mạnh, điểm yếu và nguyên nhân của chúng

- Đưa ra các biện pháp nhằm hoàn thiện nâng cao công tác quản trị văn phòng tại Sở Nội vụ để công tác quản trị văn phòng ngày càng có hiệu quả cao

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu:

- Hoạt động của quản trị văn phòng

Phạm vi nghiên cứu:

- Về không gian: Hoạt động quản trị văn phòng tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

- Về thời gian: 2021-2024

4 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành khóa luận, em đã sử dụng các phương pháp sau:

- Phương pháp tổng hợp

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp so sánh

5 Kết cấu của khóa luận

Khoá luận kết cấu gồm 3 chương :

Chương 1: Cơ sở lý luận về văn phòng và quản trị văn phòng

Chương 2: Thực trạng công tác quản trị văn phòng tại Sở Nội vụ thành phố

Đà Nẵng

Chương 3: Một số biện pháp hoàn thiện công tác quản trị văn phòng tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN

PHÒNG 1.1 Những vấn đề về văn phòng

1.1.1 Khái niệm về văn phòng

Có nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng:

Văn phòng được hiểu theo nghĩa chung nhất là nơi hoạt động mang tính chất giấy tờ (bàn giấy)

Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác công văn giấy tờ hành chính trong

cơ quan đơn vị Quan niệm này đồng nhất văn phòng với bộ phận văn thư của cơ quan, đơn vị

Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm mà hàng ngày các cán bộ, công chức đến đó để thực thi công việc (Ví dụ: Văn phòng UBND các cấp, văn phòng Bộ,…)

Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý điều hành thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị Các quan niệm trên đây đều mới phản ánh các khía cạnh riêng rẽ của văn phòng Để có một khái niệm đầy đủ về văn phòng chúng ta cần xem xét toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các cơ quan, đơn vị Ở đầu vào văn phòng cần thu thập, xử lý, cung cấp thông tin từ bên ngoài và nội bộ giúp cho lãnh đạo cơ quan có quyết định đúng đắn Đầu ra gồm những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi giúp cho công tác quản lý điều hành cơ quan đạt kết quả cao

Mặt khác hoạt động của các cơ quan đơn vị đều cần có các phương tiện vật chất kĩ thuật cần thiết Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu đề xuất ý kiến với thủ trưởng cơ quan, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi có ý kiến phê duyệt của thủ trưởng như: tổ chức mua sắm, quản lý sử dụng các tài sản, trang thiết bị kĩ thuật, kinh phí hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng của các yếu

tố này

Từ các quan niệm trên, chúng ta có thể nêu định nghĩa đầy đủ nhất về văn

phòng: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu

thập xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất văn phòng cho hoạt động

của cơ quan, đơn vị” (Giáo trình quản trị văn phòng đại học Kinh Tế Quốc

Dân- GS.TS Nguyễn Thành Độ)

1.1.2 Vai trò của văn phòng

Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình điều hành của cơ quan, tổ chức Mọi quyết định quản lý của nhà quản trị đều phải qua bộ phận văn phòng để đóng dấu và chuyển phát tới mọi bộ phận, mọi thành viên trong tổ chức

Đồng thời văn phòng là bộ phận thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc quá trình thực hiện mục tiêu chung của tổ chức, theo dõi việc thực hiện nội quy, quy chế của toàn thể đội ngũ nhân viên trong tổ chức.Văn phòng là nơi tiếp nhận tất

cả các mối quan hệ nhất là quan hệ đối ngoại đối với các tổ chức khác thông qua

hệ thống văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ

Mặt khác với vị trí cửa ngõ, bộ phận văn phòng sẽ là bộ phận đầu tiên tiếp xúc với đối tác đến giao dịch tại tổ chức Vì thế bộ phận văn phòng là tác nhân tác động trực tiếp đến ấn tượng của đối tác về tổ chức

Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài

tổ chức Văn phòng là bộ phận trung gian mà tại đó quyết định quản lý của nhà quản trị được tuyên truyền tới mọi đối tượng trong tổ chức bằng nhiều phương thức như văn bản, bản tin, email Đồng thời đối tác muốn gặp gỡ, bàn bạc công việc với

Giám đốc đều phải thông qua bộ phận văn phòng để bộ phận văn phòng sắp

xếp lịch làm việc, bố trí thời gian và lên kế hoạch công tác

1.1.3 Chức năng của văn phòng

Văn phòng có 2 chức năng chính như sau:

* Chức năng tham mưu, tổng hợp

Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng Nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về vấn đề thống kê, xử lý thông tin,

số liệu nhằm phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý Thực chất của hai nội dung này nhằm mục đích hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của thủ trưởng cơ quan

Nếu tách rời nhau thì hoạt động quản lý sẽ rơi vào tình trạng phiến diện, chủ quan, thiếu căn cứ khoa học

Hoạt động của cơ quan, tổ chức phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó yếu tố chủ quan thuộc về nhà quản lý, thuộc về thủ trưởng cho nên muốn quyết định đúng đắn thật khách quan, khoa học thì thủ trưởng cơ quan phải căn cứ vào những

ý kiến tham gia đóng góp khách quan của nhân viên cấp dưới

Những ý kiến đóng góp đó phải được phân tích, chọn lọc, tổng hợp nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin cần thiết kịp thời Nghiệp vụ này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn vừa mang tính chuyên sâu

Mặt khác kết quả tham vấn đó xuất phát từ nhiều nguồn thông tin, từ thông tin ở đầu vào, đầu ra cho đến những thông tin ngược trên mọi lĩnh vực mà văn phòng thu thập được

Nguồn thông tin đó phải được sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ, sử dụng theo yêu cầu của nhà quản lý trong từng lĩnh vực, từng trường hợp cụ thể

Một cơ quan, một tổ chức muốn hoạt động phải có nguyên liệu, vật liệu, nguồn tài chính, phương tiện song hiệu quả hoạt động lại tùy thuộc vào phương thức quản lý, tùy thuộc vào việc sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi văn phòng cho nên phương châm của công tác văn phòng là “chi phí thấp nhất, hiệu quả cao nhất"

Tóm lại văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng tham muu tổng hợp, hậu cần Các chức năng này vừa độc lập vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan và sự tồn tại của bộ phận văn phòng trong cơ quan, tổ chức

1.1.4 Nhiệm vụ của văn phòng

Với vị trí cửa ngõ của một cơ quan, một tổ chức, là tai mắt, là bộ nhớ, là cánh tay nối dài của nhà lãnh đạo, bộ phận văn phòng có các nhiệm vụ chính sau: Xây dựng chương trình, kế hoạch, công tác tuần, tháng, quý, năm cho cơ quan, tổ chức, cho thủ trưởng Chương trình phải được xây dựng sát đúng, sau đó phải tổ chức đôn đốc, chỉ đạo theo dõi việc thực hiện chương trình Đồng thời xây dựng quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức bởi quy chế xác lập mối quan hệ giữa các đơn vị, các nhân viên trong cơ quan, tổ chức để cùng thực hiện mục tiêu chung

Thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin giúp cho ban lãnh đạo ra quyết định quản lý chính xác, kịp thời Văn phòng được coi như cổng gác thông tin của cơ quan, tổ chức bởi mọi quá trình thông tin đến và thông tin đi đều diễn ra tại văn phòng

Theo dõi đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị, phòng ban và các nhân viên trong

cơ quan, tổ chức thực hiện đúng, có hiệu quả các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo

Tư vấn văn bản cho thủ trưởng đồng thời chịu trách nhiệm pháp lý về kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành Văn phòng phải là bộ phận chính trong việc trợ giúp thủ trưởng soạn thảo văn bản đúng trình tự, đúng thẩm quyền, đúng thủ tục và đạt được các yêu cầu về nội dung và hình thức văn bản

Chịu trách nhiệm tổ chức phục vụ các buổi họp, hội nghị, tiếp khách của cơ quan

Quản lý và thực hiện việc chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan trong việc sử dụng kinh phí, cơ sở vật chất, máy móc, thiết bị, vật tư tài sản của cơ quan Đây là nhiệm vụ mang tính đặc thù của văn phòng

Duy trì hoạt động thường xuyên liên tục Khác với hoạt động chuyên môn của các đơn vị trong cơ quan thì văn phòng phải hoạt động thường xuyên trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, an ninh trật tự, bảo vệ tài sản của cơ quan Đặc điểm này xuất phát từ chức năng phải đảm bảo tiếp nhận được mọi nguồn thông tin của đối tượng liên quan đến hoạt động của cơ quan

Công việc của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo vừa gắn liền với các bộ phận khác trong cơ quan trong việc kiểm tra, đôn đốc thực hiện mục tiêu

Chính vì vậy để duy trì được hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp, kết hợp chặt chẽ của các đơn vị, phòng ban trong cơ quan, tổ chức

1.1.5 Vị trí, mối quan hệ của công tác văn phòng với đơn vị khác

Vị trí của văn phòng

Văn phòng là bộ phận chuyên môn, là bộ máy giúp việc tổng hợp của lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp Việc đảm bảo cho hoạt động của lãnh đạo được trôi chảy, thuận lợi, hiệu quả thông qua các chương trình, kế hoạch do văn phòng xây dựng như lịch công tác hàng tuần, lịch tiếp khách, tổ chức chu đáo mỗi khi lãnh đạo tham dự các cuộc họp, hội nghị hoặc bố trí đầy đủ, an toàn mỗi khi lãnh đạo

đi công tác… Ngoài ra, văn phòng còn là “bộ lọc” giúp cho lãnh đạo không mất thời gian vào những công việc sự vụ hàng ngày, đơn giản, mà tập trung vào các công việc chính, chiến lược cho sự phát triển của cơ quan, tổ chức

Văn phòng là đầu mối thông tin của cơ quan, doanh nghiệp Văn phòng tổ chức các nguồn thông tin và quy trình nghiệp vụ để đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của lãnh đạo cũng như hỗ trợ thông tin nghiệp vụ cho các đơn vị khác Văn phòng cũng là nơi truyền đạt mọi thông tin chính thức ra ngoài cơ quan, doanh nghiệp

Các thông tin của văn phòng tiếp nhận, xử lý và cung cấp rất đáng tin cậy vì

đã được xử lý theo quy trình nghiệp vụ có kiểm soát chặt chẽ Và những thông tin văn phòng cung cấp ra ngoài là những thông tin chính thức của cơ quan, doanh nghiệp

Chính vì vậy, những người làm công tác hành chính văn phòng không thể làm trái các quy định trong việc thu thập xử lý thông tin hoặc tùy tiện trong việc phát ngôn vì sẽ ảnh hưởng rất lớn tới lãnh đạo cũng như tới hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp

Văn phòng là bộ phận tham mưu trực tiếp của lãnh đạo trong công tác điều hành, quản lý hành chính cơ quan, doanh nghiệp Trong công tác quản lý cơ quan,

tổ chức, các quyết định của lãnh đạo ban hành hầu như đều có sự đóng góp của văn phòng thông qua những công việc cụ thể như nắm thông tin, đánh giá tình hình, nghiên cứu các văn bản pháp luật, đưa ra dự báo và giải pháp Có thể nói ở

vị trí này, văn phòng được coi là “cánh tay phải” của các nhà lãnh đạo

Mối quan hệ của công tác văn phòng

Trong quan hệ công tác với các đơn vị, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp thì văn phòng có mối quan hệ ngang cấp, phối kết hợp với các đơn vị, phòng ban trong việc thực hiện các chương trình, kế hoạch chung của cơ quan, doanh nghiệp Tuy nhiên, ở góc độ giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, văn phòng thường là đầu mối, chủ trì trong việc phối hợp với các đơn vị khác thực hiện các nhiệm vụ chung liên quan tới công tác quản lý

Chẳng hạn như trong việc xây dựng và thực hiện “Nội quy lao động” thì phải

có sự tham gia của tất cả các đơn vị, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp, nhưng văn phòng còn có trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở, theo dõi và phối hợp với lãnh đạo các đơn vị khác để kiểm tra, đánh giá, tổng hợp và đề xuất các biện pháp cho lãnh đạo trong việc đảm bảo thực hiện tốt Nội quy của cơ quan, doanh nghiệp

1.2 Những vấn đề về quản trị văn phòng

1.2.1 Khái niệm của quản trị văn phòng

Trước khi đến với khái niệm Quản trị văn phòng chúng ta cần tìm hiểu Quản trị là gì? Thuật ngữ Quản trị được định nghĩa bằng nhiều khái niệm dựa trên các phương thức tiếp cận khác nhau

Quản trị là quá trình hoàn thành công việc thông qua người khác

Quản trị là hoạch định, là tổ chức, là bố trí nhân sự kiểm soát công việc nhằm thực hiện các mục tiêu của tổ chức

Quản trị là một nghệ thuật hoàn thành mục tiêu thông qua người khác Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định,

tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra để đạt mục tiêu cuối cùng của tổ chức

Tóm lại quản trị là quá trình điều hành, phối hợp các yếu tố có trong tổ chức

để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ cụ thể được giao nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức

Quản trị văn phòng được hiểu là việc hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động hành chính văn phòng trong doanh nghiệp Nhằm bảo đảm xử

lý thông tin và hỗ trợ kịp thời cho các cấp quản lý trong việc ra quyết định điều hành doanh nghiệp

Nhà quản trị là những người có quyền ra lệnh và điều hành công việc của những người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả của họ Nhà quản trị phải gắn bó chặt chẽ quyền và trách nhiệm

Quản trị văn phòng là việc nhà quản trị tiến hành hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các công tác văn phòng nhằm đạt mục tiêu đã đề ra một cách hiệu

quả [Giáo trình quản trị văn phòng đại học Kinh Tế Quốc Dân- GS.TS Nguyễn

Thành Độ]

1.2.2 Nhiệm vụ của quản trị văn phòng

Nhiệm vụ chính của quản trị văn phòng là đảm bảo các hoạt động của văn phòng diễn ra suôn sẻ, hiệu quả và có tổ chức Nó là một phần thiết yếu trong việc quản lý một tổ chức, giúp duy trì hoạt động hàng ngày, tạo điều kiện làm việc tốt cho nhân viên và đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch Công việc này nhằm tối ưu hoá các quy trình, truyền đạt các thông tin và hỗ trợ kịp thời cho lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định điều hành doanh nghiệp

Các nhiệm vụ cơ bản của quản trị hành chính văn phòng bao gồm:

Quản lý tài liệu: Theo dõi, lưu trữ và quản lý các tài liệu quan trọng như hồ

sơ khách hàng, hợp đồng, tài liệu quan trọng và thông tin công việc

Quản lý văn phòng: Duy trì môi trường làm việc hiệu quả, điều này bao gồm quản lý tệp, thiết bị và tài nguyên văn phòng

Xử lý thông tin: Tiếp nhận các thông tin liên quan cả bên trong và bên ngoài

tổ chức, bao gồm thông tin liên lạc qua email, điện thoại và tương tác trực tiếp Thu thập, phân loại và xử lý thông tin để hỗ trợ việc ra quyết định và giải quyết vấn đề

Hỗ trợ ban lãnh đạo: Hỗ trợ cấc cấp lãnh đạo chuẩn bị tài liệu, lập kế hoạch

và các nhiệm vụ hành chính khác

Giải quyết vấn đề hành chính: Xử lý các tình huống khó khăn hoặc xung đột hành chính trong một tổ chức

1.2.3 Chức năng của quản trị

- Chức năng hoạch định: là xây dựng chương trình, mục tiêu chiến lược, kế hoạch hoạt động cho từng giai đoạn, từng bộ phận và quyết định lựa chọn các giải pháp thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó

+ Xây dựng chương trình kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan và chính bản thân văn phòng

+ Hoạch định các cuộc họp của cơ quan và của lãnh đạo cơ quan

+ Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan

+ Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan

+ Hoạch định kinh phí bảo đảm cho các hoạt động của cơ quan

- Tổ chức: là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu hợp lý, các mối quan

hệ giữa các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ chức

+ Thiết lập bộ máy văn phòng phù hợp với chức năng nhiệm vụ được giao + Tổ chức thục hiện các nhiệm vụ của văn phòng (công tác văn phòng) như thế nào để đạt hiệu quả, nhằm phối hợp hỗ trợ cho các hoạt động của các bộ phận khác trong cơ quan đơn vị

- Lãnh đạo: Lãnh đạo nhân viên bằng cách phân công nhiệm vụ cụ thể để đạt được mục tiêu của tổ chức bằng cách tạo động lực làm việc cho nhân viên và truyền đạt thông tin một cách hiệu quả

- Kiểm soát và kiểm tra: thường xuyên kiểm tra để kịp thời điều chỉnh những sai lạc, luôn luôn cải tiến để đạt được mục tiêu đã đề ra

+ Kiểm tra hành chính: kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế làm việc, quy trình công tác

+ Kiểm tra công việc: kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn của văn phòng có thục hiện đúng theo tiêu chuẩn, thủ tục, chương trình, kế hoạch đã đề ra hay không + Kiểm tra nhân sự: xem xét việc thực hiện các quy chế làm việc và đánh giá năng lực của cán bộ nhân viên văn phòng

1.2.4 Cơ cấu và tổ chức văn phòng

Cơ cấu tổ chức của văn phòng cơ quan, tổ chức được hiểu là hệ thống xác lập các bộ phận cấu tạo nên một văn phòng; với chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận và các mối quan hệ trong công tác giữa các bộ phận đó

Trên thực tế, cơ cấu tổ chức của văn phòng của các cơ quan, tổ chức trong

xã hội sẽ phụ thuộc vào loại hình, quy mô của của cơ quan, tổ chức đó

Đối với văn phòng của các cơ quan nhà nước, các đơn vị sự nghiệp của nhà nước, thông thường bao gồm các bộ phận như sau:

- Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính): Phụ trách và điều hành chung các hoạt động của văn phòng/phòng

- Phó Chánh văn phòng (Phó trưởng phòng Hành chính): giúp việc cho Chánh văn phòng và phụ trách các công việc theo sự phân công, phân cấp của Chánh văn phòng

- Bộ phận Tổng hợp: theo dõi tổng hợp tình hình hoạt động của các ngành, các lĩnh vực; tiếp nhận thông tin, báo cáo của các đơn vị; tham mưu về nội dung chương trình kế hoạch công tác; thực hiện việc tổng hợp báo cáo lãnh đạo; dự thảo văn bản trình lãnh đạo; chuẩn bị nội dung các cuộc họp; rà soát, tham mưu cho lãnh đạo về công tác ban hành văn bản; công tác pháp lý Thực hiện chuẩn bị

dự án, thẩm định và triển khai dự án và các lĩnh vực được phân công

- Bộ phận Tổ chức Cán bộ: tham mưu cho lãnh đạo về công tác tổ chức nhân

sự, tổ chức lao động; thực hiện các quy định của pháp luật đối với người lao động

- Bộ phận Hành chính – Văn thư –Lưu trữ: Thực hiện công tác văn thư; tổng đài; lễ tân, khánh tiết; quản lý và sử dụng con dấu; thực hiện các thủ tục hành chính khác như cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường; chuyển giao văn bản, tài liệu; phân chia báo, tạp chí cho các đơn vị trong cơ quan, đơn vị Thực hiện nghiệp vụ lưu trữ như chỉnh lý, thu thập xác định giá trị tài liệu, bảo quản, khai thác sử dụng Tham mưu cho lãnh đạo xây dựng quy chế và hướng dẫn nghiệp vụ công tác này cho các đơn vị trong cơ quan

- Bộ phận Kế toán - Tài vụ: thực hiện công tác tài chính kế toán theo quy định của pháp luật; tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các quy chế tài

chính, các quy định liên quan tới chế độ thu nhập của người lao động trong cơ quan, đơn vị

- Bộ phận Quản trị: quản lý tài sản, thiết bị, phương tiện làm việc; y tế; vệ sinh; điện; nước; bảo vệ; phòng cháy chữa cháy; lập kế hoạch sửa chữa các tài sản, thiết bị

- Bộ phận IT: quản lý hệ thống mạng máy tính, website và các công việc liên quan tới công nghệ thông tin của cơ quan

Trang thiết bị văn phòng

Những thiết bị văn phòng này vô cùng thiết yếu và cần thiết mà bất cứ nhân viên nào cũng cần dùng đến Và đặc biệt là những ai đang chuẩn bị mở doanh nghiệp và setup hoàn thiện văn phòng thì đây là những thiết bị văn phòng cần thiết nhất và hữu dụng nhất

- Giúp điều hành và quản lý công việc

- tài liệu, hồ sơ dễ dàng

- Tiết kiệm thời gian làm việc mà lại thu về hiệu quả, hiệu suất cao

- Hỗ trợ cho việc truyền đạt, tổng hợp, báo cáo, thuyết trình

- Là cơ sở để tạo một môi trường làm việc hoàn thiện, hiện đại, chuyên nghiệp và năng suất

Trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động văn phòng Tùy theo mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu thực tiễn công tác văn phòng mà người ta trang bị những máy móc, đồ dùng cần thiết khác nhau Có thể phân loại các trang thiết bị văn phòng thành từng nhóm:

Các đồ dùng văn phòng

Gồm các loại thông dụng sau:

- Bàn, ghế

- Tủ đựng hồ sơ

- Giá đựng tài liệu

- Các vật dụng khác: các đồ vật dùng cho công việc hàng ngày của nhân viên văn phòng rất đa dạng, phong phú và ngày càng được cải tiến theo hướng bền đẹp,

đa năng thuận tiện như cặp, kẹp, ghim, bút

Máy móc, thiết bị dùng trong văn phòng

Công nghệ thông tin với những thành tựu kỳ diệu của nó đã làm cho nhiều hoạt động của văn phòng thay đổi Hầu hết các công việc của văn phòng đều có

sự hỗ trọ của máy vi tính và các phương tiện kỹ thuật hiện đại Do đó cách tổ chức sắp xếp công việc cũng như việc mua sắm các trang thiết bị trong văn phòng đã

và đang có nhiều thay đổi Có thể nêu một số trang thiết bị chủ yếu hiện nay đang được các cơ quan đơn vị quan tâm như:

- Máy vi tính

- Máy photocopy, máy scan, Máy in laser, máy in màu

- Máy hủy giấy

- Máy chiếu

- Máy fax

- Máy chấm công, hệ thống kiểm soát ra vào

- Điện thoại cố định

- Trang thiết bị mạng (modem, switch)

1.2.5 Công tác văn thư, lưu trữ

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP là Nghị định quy định chi tiết về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn thư gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư theo nguyên tắc công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật có hiệu lực từ ngày 05/3/2020

Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu

Các loại văn bản trong các cơ quan Nhà nước hiện nay bao gồm:

+ Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 05 năm 2016 của Chính phủ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

+ Văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

+ Văn bản chuyên ngành: Thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành

+ Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài: Thực hiện theo thông lệ quốc tế

1.2.6 Một số nghiệp vụ của quản trị văn phòng

- Công tác lễ tân văn phòng

- Công tác thu thập và xử lý thông tin

- Tổ chức cuộc họp

- Tổ chức các chuyến đi công tác

- Về nghiệp vụ văn thư lưu trữ

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÁC CƠ

QUAN SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 2.1 Khái quát quá trình hình thành và phát triển của văn phòng tại cơ quan văn phòng Sở Nội vụ

Ban Tổ chức chính quyền thành phố Đà Nẵng được thành lập tại Quyết định số 11/QĐ-UB ngày 03/01/1997 của UBND lâm thời thành phố Đà Nẵng Ngày 10/12/2004, UBND thành phố Đà Nẵng ban hành Quyết định số 159/2003/QĐ-UB về việc đổi tên Ban Tổ chức chính quyền thành phố Đà Nẵng thành Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng Năm 2008, Sở thực hiện sáp nhập Ban Tôn giáo, Ban Thi đua - Khen thưởng; chuyển chức năng quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ từ Văn phòng UBND thành phố sang Sở Nội vụ thành phố Năm 2011, theo chủ trương chung, Sở thành lập phòng Công tác thanh niên

Trên cơ sở Quyết định số 284/2003/QĐ-TTg ngày 20 tháng 11 năm 2002 của Thủ tướng Chính phủ về việc đổi tên Ban Tổ chức chính quyền thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thành Sở Nội vụ UBND thành phố Đà Nẵng đã ban hành Quyết định số 159/2003/QĐ-UB ngày 10 tháng 12 năm 2003

về việc đổi tên Ban Tổ chức chính quyền thành phố Đà Nẵng thành Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

2.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức của Sở Nội Vụ [Thực hiện theo Quyết định 33/2023/QĐ-UBND ngày 06 tháng 09 năm 2023 ban hành quy định, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ Thành phố Đà Nẵng] 2.2.1 Vị trí và chức năng

Ngày 17 tháng 9 năm 2021 Chủ tịch UBND thành phố Đà Nẵng đã ban hành Quyết định số 3009/QĐ-UBND về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng như sau:

- Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thành phố quản lý nhà nước về: Tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính, vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập, tiền

lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập, cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức, chính quyền địa phươn, địa giới hành chính, cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã), đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp xã, những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ, văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo, thi đua - khen thưởng và công tác thanh niên

- Sở Nội vụ chịu sự quản lý toàn diện và trực tiếp của UBND thành phố Đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của

Bộ Nội vụ

2.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04 tháng 6 năm 2008 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, huyện

2.2.3 Cơ cấu tổ chức và biên chế

[Phụ lục 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng]

a) Sở Nội vụ có Giám đốc và các Phó Giám đốc do Chủ tịch UBND thành phố bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước UBND thành phố và Bộ Nội vụ về tình hình kết quả hoạt động của Sở Các Phó Giám đốc giúp Giám đốc thực hiện một số nhiệm vụ do Giám đốc phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ được phân công

+ Phòng Xây dựng chính quyền và công tác Thanh niên

+ Phòng Quản lý Văn thư Lưu trữ

- Các đơn vị trực thuộc Sở:

+ Ban Tôn giáo

+ Ban Thi đua – Khen thưởng

- Đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở:

+ Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Đà Nẵng

c) Biên chế

Căn cứ vào khối lượng công việc, tính chất, đặc điểm cụ thể công tác quản lý ngành, lĩnh vực, Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch UBND thành phố quyết định biên chế của Sở

Việc bố trí cán bộ, công chức, viên chức của Sở phải căn cứ vào vị trí việc làm, chức danh, tiêu chuẩn, cơ cấu ngạch công chức, viên chức nhà nước theo quy định

d) Chức năng các phòng ban của Sở Nội vụ

1 Phòng Tổ chức, biên chế và cải cách hành chính là tổ chức thuộc Sở Nội

vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND thành phố quản

lý nhà nước về: Tổ chức bộ máy; biên chế công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước; số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập; tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ, tổ chức phối hợp liên ngành; cải cách hành chính

2 Phòng Công chức, viên chức là tổ chức thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND thành phố quản lý nhà nước về:

Vị trí việc làm, cơ cấu ngạch công chức, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp; tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong

cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách chế độ công chức, công vụ; cán bộ, công chức, viên chức; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước và cán bộ, công chức cấp phường,

xã

3 Phòng Xây dựng chính quyền và công tác thanh niên là tổ chức thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND thành phố quản lý nhà nước về: Tổ chức bộ máy; Chính quyền địa phương, địa giới hành

chính; cán bộ, công chức, viên chức thuộc HĐND, UBND huyện và thuộc UBND các quận; cán bộ, công chức phường, xã và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp phường, xã, ở thôn, tổ dân phố; công tác thanh niên; vị trí việc làm,

cơ cấu ngạch công chức và biên chế công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước các quận, huyện; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND các quận, huyện; công tác thanh niên, công tác dân vận của chính quyền, quy chế dân chủ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, phường, xã; công tác tang lễ

4 Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ là tổ chức thuộc Sở Nội vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND thành phố quản lý nhà nước

về công tác văn thư, lưu trữ nhà nước

5 Thanh tra Sở Nội vụ là tổ chức thuộc Sở Nội vụ, có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ tiến hành thanh tra hành chính và thanh tra chuyên ngành, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật

6 Văn phòng Sở Nội vụ là tổ chức thuộc Sở Nội vụ, có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Sở về công tác thông tin, tổng hợp, điều phối hoạt động của Sở Nội vụ theo chương trình, kế hoạch công tác; các công tác trong nội bộ cơ quan

Sở Nội vụ, gồm: tổ chức cán bộ; pháp chế; cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức; bình đẳng giới; văn thư, lưu trữ; thi đua, khen thưởng; tài

chính, kế toán, quản lý tài sản và hành chính quản trị [Thực hiện theo Điều 1 Quyết định 388/QĐ-SNV ngày 04 tháng 10 năm 2021 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng ban chuyên môn thuộc Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng]

2.3 Cơ sở vật chất, trang thiết bị của văn phòng

2.3.1 Vị trí của văn phòng trong sơ đồ của cơ quan

Nằm ở tầng số 10 của Trung Tâm Hành Chính thành phố Đà Nẵng

Hình 1 Vị trí văn phòng

2.3.2 Mô hình văn phòng

Sở Nội vụ được thiết kế theo mô hình văn phòng hiện đại với không gian mở thoải mái, rộng rãi và được phân chia theo từng phòng ban Mỗi phòng ban được thiết kế với nhiều thiết bị máy tính, máy photo, máy in, scan, tủ đựng và còn có

cả bàn ghế sofa, các chậu cây xanh nhỏ

Tông màu chủ đạo của Sở Nội vụ là một màu trắng, phía bên ngoài được thiết kế với nhiều chậu cây xanh được đặt ở cửa ra vào và thang máy, bên trong được thiết kế với nhìều bàn ghế, tủ gỗ và ngăn cách các phòng ban bằng tủ gỗ đứng dài

Phòng họp được thiết kế với không gian rộng gồm có 1 bàn hình chữ nhật dài bằng gỗ, phía khu dưới phòng họp có 1 bộ bàn sofa

2.3.3 Phương án bố trí thiết bị trong văn phòng

Toàn văn phòng Sở Nội vụ là một khoảng không gian rộng lớn được ngăn thành từng khoang bằng các vật liệu, dụng cụ gỗ và bố trí kiểu văn phòng mở này

có nhiều ưu điểm như: tận dụng được diện tích mặt bằng tối đa vì không có tường ngăn, diện tích được điều chỉnh theo số lượng người nhằm tạo điều kiện làm việc thuận lợi nhất, cơ động do không có tường ngăn nên dễ bố trí lại khi cần thiết, vừa nhanh vừa giảm phí tổn

Do có thể bố trí các nhóm nhân viên phụ trách các công việc có liên quan với nhau sát cạnh nhau nên giảm thiểu được thời gian, công sức cho việc di chuyển, nâng cao hiệu quả công việc

Mặt khác, bố trí theo kiểu này, nhân viên có điều kiện gần gũi nhau hơn, người phụ trách có thể quán xuyến theo dõi nhân viên của mình Tuy nhiên, bố trí theo kiểu không gian mở có nhược điểm như gây ồn ào ảnh hưởng đến xung quanh, giảm sự tập trung trong công việc, khó đảm bảo bí mật thông tin khi cần thiết

2.4 Khảo sát việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn phòng

2.4.1 Công tác tổ chức xây dựng và thực hiện kế hoạch công tác

Công tác tổ chức xây dựng và thực hiện kế hoạch là một trong những công tác quan trọng không thể thiếu trong các hoạt động của nghiệp vụ văn phòng, góp phần lên kế hoạch cụ thể cho các hoạt động trong tháng, năm Việc lên kế hoạch

cụ thể giúp cho quá trình làm việc tối ưu hóa, tiết kiệm nguồn lực và thời gian Văn phòng Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn có nhiệm vụ lập kế hoạch dài hạn, kế hoạch 5 năm và hàng năm của Sở Nội vụ Chương trình, kế hoạch làm cơ

sở cho Chánh văn phòng thực hiện việc kiểm tra, giám sát, đánh giá mọi hoạt động của Sở Nội vụ

Hàng năm, Văn phòng Sở phối hợp với đơn vị trực thuộc Sở Nội vụ tổ chức xây dựng và ban hành một số loại chương trình, kế hoạch như: kế hoạch sử dụng kinh phí: chương trình, kế hoạch tổ chức hội họp, hội nghị; chương trình công tác thường kì, chương trình, kế hoạch công tác năm, chương trình kế, hoạch quý, chương trình, kế hoạch tháng

Chương trình, kế hoạch giúp Chánh văn phòng Sở Nội vụ chủ động ứng phó với mọi sự thay đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt

mà vẫn đạt mục tiêu đã đề ra Đồng thời, chương trình, kế hoạch đảm bảo cho lãnh đạo Sở Nội vụ điều hành các hoạt động được thống nhất, tránh chồng chèo

và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan

Kế hoạch chương trình được thực hiện dựa trên Chương trình công tác của

Bộ Nội vụ, UBND thành phố, Văn phòng Sở có công văn gửi các phòng chuyên môn rà soát, xây dựng kế hoạch công tác sau khi các Phòng đăng ký về, văn phòng

Sở tổng hợp, báo cáo Lãnh dạo Sở phê duyệt và ra quyết định ban hành

Mọi kế hoạch công tác được lên kế hoạch cụ thể và chi tiết bao gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện và hoàn thành, phối hợp thực hiện, người

chủ trì,

Xây dựng chương trình làm việc của Sở nội vụ là sự hình thành công việc,

là mục tiêu định hướng của hoạt động quản lý thời gian nhất định

Chương trình làm việc là kế hoạch tác chiến giúp cho sự chỉ đạo, điều hành của Sở nội vụ được toàn diện, vừa đảm bảo thực thi nhiệm vụ trước mắt cũng như quán xuyến được công việc trong thời gian dài

Các loại chương trình công tác do cơ quan xây dựng gồm có:

Báo cáo số 106/BC-SNV - 11/01/2024 - Kết quả công tác năm 2023 và phương hướng, nhiệm vụ công tác năm 2024 ; Kế hoạch số 178/KH-SNV - 16/01/2024 - V/v thực hiện Chương trình công tác năm 2024 do UBND thành phố giao; Quyết định từ 21 đến 26/QĐ-SNV - 18/01/2024 - về ban hành Kế hoạch công tác hàng tháng của các phòng, các đơn vị; Kế hoạch số 470/KH-SNV - 07/02/2024 - Kế hoạch triển khai công tác phổ biến, giáo dục pháp luật năm 2024 của Sở Nội vụ; 545/KH-SNV - 22/02/2024 - Công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội

vụ năm 2024;

Sau đây là bảng kế hoạch công tác hằng tháng của Sở Nội vụ về phòng Tổ chức, biên chế và cải cách hành chính năm 2024

KẾ HOẠCH Công tác hàng tháng của Phòng Tổ chức biên chế và Cải cách hành chính

Tháng 1

1 Kiểm tra đánh giá,

xếp hạng kết quả cải

cách hành chính năm

2023 tại các cơ quan,

đơn vị thuộc UBND

thành phố

Kế hoạch cải cách hành chính của thành phố 2024

UBND quận, huyện;

các cơ quan Trung ương đóng tại thành phố Đà Nẵng

Tháng

01

TT Nội dung công việc Căn cứ thực hiện Chủ trì Phối

hợp

Thời gian hoàn thành

Trà Hoa Nữ

Nguyễn Phạm Thùy Trang

Phòng XDCQ

Phòng CCVC

Cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan

Từ tháng 2-3/2024

2025

Trà Hoa Nữ

Nguyễn Phạm Thùy Trang

Phòng CCVC,

Chương trình công tác thường được xây dựng theo định kỳ là lịch trình, thứ

tự, người chủ trì các công tác Lập kế hoạch công tác khoa học thể hiện phong cách làm việc khoa học của bộ máy quản lý nói chung và cơ quan nói riêng

2.4.2 Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ

Công tác văn thư, lưu trữ là một trong những công tác không thể thiếu trong công tác văn phòng, hành chính nhà nước, tổ chức doanh nghiệp Bất cứ cơ quan, doanh nghiệp hay công ty, tổ chức đoàn thể hay Nhà nước nào, cũng đều cần các văn bản và tài liệu để có thể quyết định các chính sách, chủ trương và luôn sử dụng đến các giấy tờ, công văn Công tác văn thư lưu trữ đảm bảo cung cấp những thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác đến các cơ quan cùng đơn vị nói chung Trong đó, các công tác của Nhà nước đòi hỏi các thông tin phải chính xác và có đủ thông tin cần thiết Đồng thời, các thông tin sẽ được cấp từ nhiều nguồn khác nhau Những thông tin bằng văn bản sẽ là thông tin kịp thời và chính xác nhất

Công tác văn thư, lưu trữ gắn liền với các hoạt động của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng, là một công tác quan trọng của Sở, phục vụ cho tất cả các công việc tiếp nhận, đăng kí, chuyển giao, và theo dõi thời hạn giải quyết công văn đến, đánh máy, in ấn, đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục gửi công văn đi của Sở Nội vụ và các đơn vị trực thuộc đều tập trung ở bộ phận văn thư

Bộ phận văn thư được trang bị khá đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho công việc như: máy vi tính, điện thoại bàn, máy photo, máy tin, máy scan, máy fax,

tủ, kệ đựng tài liệu, để thuận lợi trong công việc, đảm bảo thông tin nhanh chóng đến lãnh đạo, đảm bảo thông tin bí mật

Thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ được Sở Nội Vụ thực hiện tương đối tốt

Nghiệp vụ văn thư

Thứ nhất : Xây dựng và soạn thảo văn bản

Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng đã xây dựng và ban hành những văn bản: Quyết định, Báo cáo, kế hoạch, Thông báo, Giấy mời, Công văn,