Khóa Luận Tốt Nghiệp - quản trị văn phòng - đề tài - MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ,… Những công việc này được gọi là công

-******* -

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TÊN ĐỀ TÀI:

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG

TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Đơn vị thực tập : Sở Nội vụ TP Đà Nẵng

DANH MỤC BẢNG TỪ VIẾT TẮT

1

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hiện nay công tác Văn thư không chỉ có ý nghĩa vô cùng quan trọng mà còn là một hoạt động thường xuyên đối với mỗi tổ chức trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước Mặc dù mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng và nhiệm vụ riêng biệt, nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động, sẽ sản sinh ra các giấy tờ

và văn bản có giá trị, cần được lưu giữ để sử dụng khi cần thiết Những tài liệu này không chỉ là căn cứ chính xác xác nhận các sự kiện, mà còn mang giá trị pháp lý cao Công tác Văn thư đảm bảo thông tin được ghi lại kịp thời, phục vụ cho việc lãnh đạo, quản lý và điều hành công việc, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi tổ chức

Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng đánh giá cao vai trò của công tác Văn thư và coi

đó là một nhiệm vụ then chốt trong việc quản lý và chỉ đạo mọi hoạt động của đơn

vị Hiện nay, công tác Văn thư đã đạt được những thành tựu đáng kể, tuy nhiên cũng còn tồn tại một số hạn chế Để khắc phục tình trạng này, việc nghiên cứu và đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư trong Sở Nội vụ Đà Nẵng là rất cần thiết

Từ những thực tế trên, em đã chọn đề tài "Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng" để tiến hành nghiên

cứu, làm bài khóa luận tốt nghiệp của mình Qua đề tài này, em sẽ phân tích và đánh giá thực trạng công tác Văn thư để đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện và tối ưu hóa quy trình làm việc

2 Mục đích nghiên cứu

Tìm hiểu về công tác Văn thư tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng nhằm biết được công tác Văn thư trên thực tế để thấy được những tích cực và hạn chế còn tồn tại trong công tác Văn thư từ đó tìm ra những giải pháp với các bên liên quan nhằm nâng cao công tác Văn thư tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

3 Đối tượng nghiên cứu

- Tổ chức công tác Văn thư

2

- Thực trạng công tác Văn thư tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

- Các giải pháp hoàn thiện công tác Văn thư tại Sở Nội vụ thành phố

Đà Nẵng

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Phân tích cơ sở lý luận và tính cấp thiết phải nâng cao công tác Văn thư tại

Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

- Khảo sát thực trạng công tác Văn thư tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

- Đề xuất một số giải pháp cho công tác Văn thư tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

5 Giới hạn phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi về mặt không gian: Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

- Phạm vị về mặt thời gian: Từ năm 2021 đến năm 2023

- Phạm vi về mặt nội dung: Đề tài Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng"

6 Phương pháp nghiên cứu

Để làm rõ vấn đề nghiên cứu, Em đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cho đề tài như:

- Phương pháp điều tra, quan sát thực tế: Quan sát việc thực hiện công việc thực tế tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng từ đó có cái nhìn tổng quát và khách quan về công tác Văn thư tại Sở Nội vụ Thành phố Đà Nẵng

- Phương pháp thu thập, xử lý thông tin: Thu thâp các thông tin về công tác Văn thư tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng từ đó nghiên cứu và xử lý các thông tin đưa vào bài khóa luận

- Phương pháp phân tích, tổng hợp thông tin: Từ những thông tin, số liệu, tài liệu thu thập được từ đó rút ra những điểm mạnh, điểm hạn chế trong công tác Văn thư và đưa ra những đóng góp, giải pháp thiết thực cho công tác Văn thư tại

Đà Nẵng càng hoàn thiện

7 Đóng góp mới của đề tài

- Về lý luận: Đưa ra những cơ sở lý luận về công tác Văn thư, quy trình công

3

tác Văn thư nhanh chóng, tiết kiệm và hiệu quả nhất

- Về thực tiễn: Giúp cơ quan đánh giá sâu sắc về công tác Văn thư, từ đó tìm

ra những điểm phù hợp, những điểm chưa phù hợp trong công tác Văn thư và đưa

ra những giải pháp thiết thực đối với các bên liên quan khắc phục hạn chế và nâng cao công tác Văn thư

8 Kết cấu

Ngoài lời cảm ơn, danh mục chữ viết tắt, phần mở đầu, sơ đồ, phần kết thúc, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, cấu trúc khóa luận gồm 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về công tác Văn thư ở Việt Nam hiện nay

Chương 2 Thực trạng về công tác Văn thư tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

Chương 3 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác Văn thư tại Sở Nội

vụ thành phố Đà Nẵng

4

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở VIỆT

NAM HIỆN NAY

1.1 Những vấn đề chung về công tác văn thư

1.1.1 Khái niệm công tác Văn thư

Văn thư là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản, bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra ( đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành ( chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung Cổ Đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước Cơ quan giúp việc vua trong công tác công văn, giấy tờ cũng được gọi là Văn thư phòng

Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế…(sau đây gọi chung là các

cơ quan, tổ chức hoặc cơ quan), dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ,… Những công việc này được gọi là công tác Văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức mọi cơ quan,

tổ chức Vậy có thể định nghĩa về công tác Văn thư như sau:

Công tác Văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành, quản lý con dấu nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của

các cơ quan, tổ chức [Giáo trình Văn thư đại học Nội vụ Hà Nội- PGS TS Triệu Văn Cường]

1.1.2 Nội dung, tính chất, đặc điểm công tác Văn thư

Nội dung công tác Văn thư

5

Nội dung công tác Văn thư được ghi trong Điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính Phủ về công tác Văn thư gồm có 04 khâu nội dung:

Một là, soạn thảo và ban hành văn bản Quá trình soạn thảo để ban hành một văn bản thường phải trải qua những công việc như:

- Tiếp nhận, vào sổ ( đăng ký) và chuyển giao văn bản đến

- Vào sổ và chuyển giao văn bản đi

- Giải quyết văn bản và theo dõi việc giải quyết văn bản

Ba là, lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Bốn là, quản lý và sử dụng con dấu

- Các loại con dấu

- Bảo quản con dấu

6

Công tác Văn thư là công tác quan trọng trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày

1.1.3 Mục đích, ý nghĩa công tác văn thư

Mục đích công tác Văn thư

- Công tác Văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan

- Làm tốt công tác Văn thư góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của cơ quan, đơn vị

- Làm tốt công tác Văn thư sẽ giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ

- Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan

- Làm tốt công tác Văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ

- Công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung Trong cơ quan hành chính, công tác Văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của cơ quan Như vậy, công tác Văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan và được xem như một mặt hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản

lý nhà nước

Ý nghĩa công tác văn thư

- Công tác Văn thư bảo đảm cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ cho nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung Về mặt nội dung công việc có thể xếp công tác Văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý

- Thực hiện tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu, giấy tờ, giảm

là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của các cơ quan một cách chân thực

- Công tác Văn thư nề nếp sẽ đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên trong kho tài liệu lưu trữ Quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ Văn thư nộp vào kho lưu trữ của cơ quan Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào kho lưu trữ Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ lại càng đầy đủ thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ thấp, gây khó khăn cho công tác lưu trữ trong việc tiến hành nghiệp

vụ, làm cho tài liệu phông lưu trữ Quốc gia không được hoàn chỉnh

Nhiệm vụ, quyền hạn công tác Văn thư

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản

- Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân

- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người thẩm quyền xem xét, duyệt ban hành

- Kiểm tra thể thức, hình thức trình bày và kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày tháng, đóng dấu mức độ khẩn, mật

- Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu

8

- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Quản lý sổ sách và phần mềm quản lý văn bản điều hành; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức

- Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác

1.1.4 Yêu cầu công tác Văn thư

- Nhanh chóng

Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của mọi cơ quan, giảm ý nghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản Đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức và thời gian của cơ quan

- Chính xác

- Chính xác về nội dung của văn bản

+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phù hợp với Hiến pháp, Pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan nhà nước cấp trên

+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợp thực

tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật…

+ Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng

- Chính xác về thể thức văn bản:

+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định: Quốc hiệu; Tác giả; Số, ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; Thể thức đề ký, chữ ký, con dấu của cơ quan; Nơi nhận văn bản Các yếu tố thông tin nêu trên phải được trình bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ

+ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành

- Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ:

9

+ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản + Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với các chế

độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư

- Bí mật

Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ Văn thư đến việc lựa chọn cán bộ Văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội

- Hiện đại

Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác Văn thư gắn liền với việc

sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy, yêu cầu hiện đại hoá công tác Văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có năng suất, chất lượng cao Hiện đại hoá công tác Văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan Cần tránh những

tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác Văn thư

1.2 Cơ sở lý luận về công tác Văn thư

1.2.1 Những quy định của Nhà nước về công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Các văn bản của Nhà nước có liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản gồm các văn bản sau:

- Theo mục 2, chương II Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ban hành ngày 5/3/2020 “Về công tác Văn thư” của Chính phủ

- Theo phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định chung về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

10

- Các loại văn bản trong các cơ quan Nhà nước hiện nay bao gồm:

+ Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 05 năm 2016 của Chính phủ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

+ Văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

+ Văn bản chuyên ngành: Thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành

+ Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài: Thực hiện theo thông lệ quốc tế

1.2.2 Những quy định của Nhà nước về công tác tổ chức quản lý văn bản

Các văn bản của Nhà nước quy định về công tác tổ chức quản lý văn bản bao gồm các văn bản sau:

- Công văn số 1060/VTLTNN-TTTH ngày 06/11/2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của Cục VTLTNN

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ thay thế Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ

về công tác Văn thư

- Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 08 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập

hồ sơ trong môi trường mạng

- Thông tư 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 về quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác Văn thư, các chức năng

cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của cơ quan, tổ chức của Bộ Nội vụ

11

1.2.3 Những quy định của Nhà nước về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ

sơ vào lưu trữ cơ quan

Văn bản của Nhà nước quy định về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan được thực hiện theo chương IV Nghị định số 30/2020/NĐ-

CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về công tác lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan”

1.2.4 Những quy định của Nhà nước về công tác quản lý và sử dụng con dấu

- Công tác quản lý, sử dụng con dấu được thực hiện theo chương V Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính phủ về quản lý,

sử dụng con dấu và thiết bị khoá bí mật trong công tác văn thư

- Chương I Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu

12

Tiểu kết chương 1

Công tác Văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với văn bản đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với văn bản đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ

cơ quan, làm tốt công tác Văn thư góp phần đẩy mạnh mọi hoạt động của các cơ quan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ, góp phần giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ

Từ các văn bản quy định quan trọng của Nhà nước được nêu ở trên cho thấy công tác Văn thư là một điều kiện tạo cơ sở pháp lý cơ bản cho việc thiết lập, quản

lý và tổ chức thực hiện các hoạt động Văn thư ở các cơ quan, ban ngành, Từ đó có thể thấy được Công tác Văn thư được xem là một bộ mặt hoạt động của bộ máy quản

lý Công tác Văn thư không thể thiếu được trong cơ quan và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn nội dung hoạt động của cơ quan Như vậy, công tác Văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như một bộ phận không thể tách rời của hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước Công tác Văn thư ở đây được hiểu không chỉ là công việc, trách nhiệm của người cán bộ Văn thư mà còn là của tất cả những cán bộ, công chức trong quá trình hoạt động có liên quan đến công văn giấy tờ của cơ quan Nhà nước đó

13

Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ

THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

2.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của đơn vị thực tập

[Thực hiện theo Quyết định 33/2023/QĐ-UBND ngày 06 tháng 09 năm

2023 ban hành quy định, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội

vụ Thành phố Đà Nẵng]

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Sở Nội vụ

Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng ban đầu có tên là Ban Tổ chức chính quyền, được thành lập theo Quyết định số 11/QĐ-UB ngày 03 tháng 01 năm 1997 của UBND thành phố Đà Nẵng Ban Tổ chức chính quyền là cơ quan tham mưu chuyên môn của UBND thành phố, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác tổ chức bộ máy, xây dựng chính quyền, biên chế và cán bộ trên địa bàn thành phố, chịu sự chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ của Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ

Trên cơ sở Quyết định số 284/2003/QĐ-TTg ngày 20 tháng 11 năm 2002 của Thủ tướng Chính phủ về việc đổi tên Ban Tổ chức chính quyền thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thành Sở Nội vụ UBND thành phố Đà Nẵng đã ban hành Quyết định số 159/2003/QĐ-UB ngày 10 tháng 12 năm 2003

về việc đổi tên Ban Tổ chức chính quyền thành phố Đà Nẵng thành Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

Năm 1975: Phòng Tổ chức chính quyền tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng Năm 1979: Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Quảng Nam - Đà Nãng

Ngày 01 tháng 01 năm 1997: Ban Tổ chức chính quyền thành phố Đà Nẵng Ngày 10 tháng 12 năm 2003: Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

Ngày 07 tháng 03 năm 2008: Sát nhập Ban Tôn giáo, Ban Thi đua - Khen thưởng thành phố vào Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

Ngày 21 tháng 5 năm 2008: Chuyển chức năng Quản lý nhà nước về Văn thư, Lưu trữ từ phòng UBND thành phố sang Sở Nội vụ thành phố

14

Ngày 26 tháng 4 năm 2021: Thành lập Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư- Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ

Tên đầy đủ: SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Địa chỉ: Tầng 10 - Trung tâm Hành chính, số 24 Trần Phú, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng

bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, tổ chức hội,

tổ chức phi chính phủ, văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo, thi đua - khen thưởng

- Ngày 17 tháng 9 năm 2021 Chủ tịch UBND thành phố Đà Nẵng đã ban hành Quyết định số 3009/QĐ-UBND về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng như sau:

+ Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thành phố quản lý nhà nước về: Tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính, vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập, tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập, cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức, chính quyền địa phương, địa giới hành chính, cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn (gọi chung là cấp xã), đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp xã,

15

những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ, văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo, thi đua - khen thưởng và công tác thanh niên

- Sở Nội vụ chịu sự quản lý toàn diện và trực tiếp của UBND thành phố Đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của

2.1.4 Cơ cấu tổ chức (Sơ đồ cơ cấu tổ chức)

- Sở Nội vụ hoạt động theo chế độ Thủ trưởng, đứng đầu là Giám đốc, giúp

việc cho Giám đốc có 3 Phó Giám đốc, dưới là các phòng, ban chuyên môn

+ Phòng Xây dựng chính quyền và công tác Thanh niên

+ Phòng Quản lý Văn thư Lưu trữ

- Các đơn vị trực thuộc Sở:

+ Ban Tôn giáo

+ Ban Thi đua – Khen thưởng

- Đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở:

+ Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Đà Nẵng

[Phụ lục 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng]

16

2.1.5 Chức năng của các phòng ban

1 Phòng Tổ chức, biên chế và cải cách hành chính là tổ chức thuộc Sở Nội

vụ, có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND thành phố quản

lý nhà nước về: Tổ chức bộ máy, biên chế công chức, tổ chức hành chính nhà nước, số lượng người làm việc trong các đơn vị công lập, tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ, tổ chức phối hợp liên ngành, cải cách hành chính

2 Phòng Công chức, viên chức có chức năng quản lý nhà nước về: Vị trí việc làm, cơ cấu ngạch công chức, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp, tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan,

tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập, cải cách chế độ công chức, công

vụ, cán bộ, công chức, viên chức, đào tạo, bồi dưỡng cán booh, công chức, viên chức trong các cơ quan nhà nước và cán bộ, công chức cấp phường, xã

3 Phòng Xây dựng chính quyền và công tác thanh có chức năng quản lý nhà nước về: Tổ chức bộ máy, Chính quyền địa phương, địa giới hành chính, cán bộ, công chức, viên chức thuộc HĐND, UBND huyện và thuộc UBND các quận, cán

bộ, công chức phường, xã và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp phường, xã, ở thôn, tổ dân phố; công tác thanh niên, vị trí việc làm, cơ cấu ngạch công chức và biên chế công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước các quận, huyện, vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và

số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND các quận, huyện, công tác thanh niên, công tác dân vận của chính quyền, quy chế dân chủ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, phường, xã; công tác tang lễ

4 Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ có chức năng giúp quản lý nhà nước về công tác Văn thư, lưu trữ nhà nước

5 Thanh tra Sở Nội vụ là tổ chức thuộc Sở Nội vụ, có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Sở Nội vụ tiến hành thanh tra hành chính và thanh tra chuyên ngành, giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng theo quy định của pháp luật

17

6 Văn phòng Sở Nội vụ là tổ chức thuộc Sở Nội vụ, có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc Sở về công tác thông tin, tổng hợp, điều phối hoạt động của Sở Nội vụ theo chương trình, kế hoạch công tác, các công tác trong nội bộ cơ quan

Sở Nội vụ, gồm: tổ chức cán bộ; pháp chế; cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức; bình đẳng giới; văn thư, lưu trữ; thi đua, khen thưởng; tài

chính, kế toán, quản lý tài sản và hành chính quản trị [Thực hiện theo Điều 1 Quyết định 388/QĐ-SNV ngày 04 tháng 10 năm 2021 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng ban chuyên môn thuộc Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng]

2.2 Thực trạng về nghiệp vụ văn thư tại cơ quan

2.2.1 Về công tác soạn thảo và ban hành văn bản

2.2.1.1 Thẩm quyền ban hành văn bản

Về thẩm quyền ban hành văn bản: cơ quan không ban hành văn bản quy phạm pháp luật mà chỉ ban hành các văn bản hành chính Văn bản hành chính của Sở gồm các loại văn bản sau: Quyết định (cá biệt), quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy

ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển,

phiếu báo, thư công [Điều 5, chương II Quyết định 457/QQĐ-SNV ngày 31 tháng 07 năm 2020 về việc ban hành quy chế công tác Văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng]

Tất cả các văn bản đều do Giám đốc trực tiếp ký ban hành, trong trường hợp Giám đốc đi vắng thì Giám đốc sẽ giao cho Phó Giám đốc ký thay các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của Giám đốc Sở

Trong trường hợp đặc biệt, Giám đốc Sở có thể uỷ quyền cho Trưởng phòng chuyên môn ký thừa uỷ quyền một số văn bản mà mình phải ký Việc giao ký thừa

uỷ quyền được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định Giám đốc Sở có thể giao cho Chánh Văn phòng, hoặc Trưởng phòng chuyên môn

18

ký thừa lệnh một số loại văn bản [Điều 10, chương II Quyết định SNV ngày 31 tháng 07 năm 2020 về việc ban hành quy chế công tác Văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng, 2020)]

457/QQĐ-2.2.1.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Sở Nội vụ Đà Nẵng thực hiện các nghiệp vụ Văn thư của cơ quan theo hướng dẫn của Nhà nước về công tác Văn thư cũng như thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Hiện nay, Sở Nội vụ đã hoàn thành các nghiệp vụ Văn thư trong soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản đi, đến, quản

lý và sử dụng con dấu, cũng như việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Tổ chức các nghiệp vụ công tác Văn thư đã được thống nhất theo quy chế của Sở Nội vụ Thành phố Đà Nẵng, đồng thời, việc quản lý các công việc liên quan đã được điều chỉnh theo quy định của cơ quan Hiện nay, trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, Sở Nội vụ đã thực hiện theo một quy trình như sau:

Bước 4 Hoàn thiện các thủ tục hành chính để ký ban

hành văn bảnBước 3 Duyệt bản thảo văn bảnBước 2 Soạn thảo văn bản

Bước 1 Phân công cá nhân/ đơn vị soạn thảo

19

Bước 1: Phân công cá nhân/ đơn vị soạn thảo

Căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo Sở giao cho phòng chuyên môn hoặc công chức soạn thảo Phòng chuyên môn, hoặc công chức được soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; Thu thập, xử lý thông tin có liên quan đến nội dung cần soạn thảo

Bước 2: Soạn thảo văn bản

Trong trường hợp cần thiết đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo đề xuất với lãnh đạo Sở cho phép tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan, lấy ý kiến để hoàn chỉnh văn bản

Bước 3: Duyệt bản thảo văn bản

Sau khi hoàn chỉnh dự thảo văn bản, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo trình văn bản lên lãnh đạo Sở hoặc người được giao quyền, được ủy quyền ký phê duyệt

văn bản

Bước 4: Hoàn thiện các thủ tục hành chính để ký ban hành văn bản

Văn bản sau khi được lãnh đạo cơ quan ký duyệt, Văn thư cơ quan tiến hành làm các thủ tục để phát hành văn bản bao gồm các công việc:

+ Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản

+ Đăng ký văn bản đi

+ Nhân bản theo số lượng quy định

+ Đóng dấu cơ quan

+ Chuyển giao văn bản và theo dõi việc chuyển giao

+ Lưu văn bản đi

Nhìn chung, công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại cơ quan đã được thực hiện một cách thống nhất và tuân thủ đúng quy chế được ban hành bởi cơ quan Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và tính chính xác trong quản lý văn bản, từ quá trình soạn thảo đến quá trình phê duyệt và ban hành

Một trong những yếu tố quan trọng đó là vai trò của cán bộ Văn thư, người

có trách nhiệm chính trong việc đảm bảo tính chính xác và chuẩn mực của văn

20

bản Cán bộ Văn thư không chỉ là người thực hiện các công đoạn kỹ thuật như định dạng, font chữ, và cấu trúc văn bản mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hợp lệ và pháp lý của các văn bản

2.2.1.3 Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức văn bản

Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Văn bản của cơ quan trình bày đầy đủ và đúng các thành phần thể thức theo quy định của nhà nước: Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, số, ký hiệu, địa danh, thời gian ban hành, tên loại, trích yếu nội dung, nội dung, chức vụ, họ tên và chữ ký người

có thẩm quyền, dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức, nơi nhận

Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2 Điều 8 nghị định 30, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác

- Phụ lục

- Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

- Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành

- Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại;

số Fax

[Phụ lục 2 Một số văn bản do Sở Nội vụ soạn thảo và ban hành]

2.2.2 Công tác tổ chức quản lý văn bản

Bảng 2.1 Tình hình quản lý văn bản đi, đến từ 2021 – 2023 của Sở Nội vụ

Năm

Văn bản đi Ban,

Hội

Sở

Thanh tra

Ban Hội Ủy ban

Công văn

Quyết định

21

Năm

Văn bản đến Đơn thư Đảng ủy Tự vệ VB khác Bầu cử TỔNG

2.2.2.1 Công tác tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi

Sở Nội vụ là cơ quan quản lý hành chính Nhà nước trên tất cả các lĩnh vực hoạt động nên hằng năm khối lượng văn bản do cơ quan trực tiếp ban hành có khối lượng tương đối lớn

- Nguyên tắc quản lý văn bản đi:

Tất cả các văn bản đi của Sở Nội vụ được quản lý tập trung tại Văn thư để làm thủ tục đăng ký, phát hành;

Văn bản đi được đăng ký và phát hành, chuyển giao ngay trong ngày Văn bản khẩn đi được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký;

22

Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

Quy trình tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi gồm các bước:

Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản

Văn bản trước khi làm các thủ tục ban hành, Chuyên viên pháp chế kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản Nhiệm vụ cụ thể bao gồm: + Đối với văn bản điện tử, sau khi kiểm tra xong trình lãnh đạo ký số trên văn bản điện tử

+ Đối với văn bản giấy, sau khi đã kiểm tra xong trình cho lãnh đạo ký + Soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản như: Quốc hiệu, tác giả, số, ký hiệu, địa danh, ngày tháng năm ban hành, tên loại, trích yếu nội dung, nội dung, thể thức đề ký, chữ ký của người có thẩm quyền, nơi nhận văn bản + Kiểm tra các thành phần thể thức bổ sung như: dấu mật, dấu khẩn, dấu dự thảo…

B6 Lưu văn bản đi

Bước 5 Phát hành và theo dõi việc chuyển giao văn bản

đi

Bước 4 Nhân bản, đóng dấu của Sở và dấu mật, dấu

khẩnBước 3 Đăng ký văn bản điBước 2 Cấp số, thời gian ban hành văn bảnBước 1 Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày

văn bản

Bước 2: Cấp số, thời gian ban hành văn bản đi

Tất cả văn bản đi của Sở được ghi số theo hệ thống số chung do Văn thư thống nhất quản lý Số của văn bản được ghi riêng cho từng loại Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng theo Quy chế Bảo vệ bí mật nhà nước của Sở + Quyết định, Hướng dẫn ghi một hệ thống số riêng vì các bản lưu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, việc ghi số riêng cho các văn bản này tạo thành tập lưu riêng để quản lý, thống kê và giao nộp vào Lưu trữ lịch sử được thuận lợi

từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính: Ngày tháng năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành được viết đầy đủ, các

Số: 01/KH-SNV Số: 02/TTr-SNV Số: 03/ĐA-SNV ………

Số: 1/BC-SN Số: 02/SNV-VP Số: 03/SNV-CCVC ………

24

số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả - rập, đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn

10 và tháng 1,2 được ghi thêm số 0 ở trước

Bước 3 Đăng ký văn bản đi

Đối với hệ thống văn bản do Sở Nội vụ ban hành: tất cả các văn bản của các phòng chuyên môn được tập trung tại Văn thư để đăng ký vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính, mỗi loại văn bản được đăng ký vào một file riêng Phần mềm được sử dụng để đăng ký văn bản là phần mềm “hệ thống thông tin chính quyền điện tử thành phố Đà Nẵng” Phần mềm này cho phép người sử dụng đăng ký, thống kê số lượng văn bản, quản lý việc giải quyết xử lý văn bản Thông tin về văn bản đi được đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, cuối năm in ra giấy để tập hợp lại, đóng thành “sổ đăng ký văn bản đi” và lưu trữ theo quy định hiện hành để tra cứu khi cần thiết

Đối với văn bản do UBND thành phố ban hành: mặc dù văn bản đã có số ký hiệu, chữ ký, con dấu và được đăng ký vào sổ riêng của UBND thành phố nhưng sau khi tiếp nhận lại văn bản, Văn thư Sở vẫn đăng ký vào phần mềm trên máy tính để quản lý và theo dõi các văn bản do cơ quan dự thảo

Mẫu sổ đăng ký vă bản đi của Sở Nội vụ:

Người

ký

Nơi nhận văn bản

Đơn

vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ngày chuyển

Ký nhận Ghi

Bước 4: Nhân bản, đóng dấu của Sở và dấu mật, dấu khẩn

Nhân bản văn bản ở Sở đảm bảo các yêu cầu như sau:

+ Việc nhân bản được tiến hành ở nơi đảm bảo bí mật và an toàn theo quyết định của Giám đốc Sở

+ Người được giao việc nhân bản phải ghi cụ thể số lượng văn bản được nhân bản Các văn bản được nhân bản phải được bảo mật như tài liệu gốc Chỉ nhân bản đúng số lượng văn bản đã được quy định Sau khi nhân bản xong phải kiểm tra lại và huỷ ngay bản dư thừa và những bản bị hỏng;

+ Nhân bản văn bản mật xong phải đóng dấu độ mật, dấu thu hồi (nếu cần), đánh số trang, số bản, số lượng, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người nhân bản tài liệu;

+ Không sử dụng máy tính đã nối mạng Internet đánh máy, in, sao, nhân bản tài liệu mật

26

Số lượng văn bản cần nhân được xác định trên cơ sở số lượng các nơi nhận văn bản, nếu gửi đến nhiều nơi và trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo sẽ có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư

Về việc đóng dấu cơ quan: dấu được đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, và dùng mực đỏ tươi

Dấu treo được đóng lên trang đầu của văn bản, trùm lên một phần tên của cơ quan, hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do ngưới ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên của Sở hoặc tên của Phụ lục

Dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 5 trang

Ngoài các loại con dấu trên thì cơ quan còn có các loại con dấu như: dấu mật, dấu khẩn, dấu chỉ phạm vi lưu hành

Bước 5: Phát hành và theo dõi việc chuyển giao văn bản đi

Thủ tục phát hành văn bản: Văn thư Sở tiến hành các công việc khi phát

hành văn bản đi bao gồm: lựa chọn bì, viết bì, vào bì và dán bì, đóng dấu chỉ mức

độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có) Phong bì gửi văn thư được làm bằng giấy bền, dai, không nhìn rõ chữ bên trong, bì được in sẵn, hình chữ nhật Ngoài bì ghi rõ tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản, số và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản (nếu có) Mẫu bì đựng văn bản theo tiêu chuẩn

Chuyển giao văn bản đi: Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính

được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký Đối với những văn bản

“HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN” được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính Các hình thức chuyển giao văn bản gồm: chuyển giao văn bản trực tiếp cho các phòng trong Sở và các cơ quan, chuyển giao văn bản qua đường bưu điện và chuyển giao qua fax, mạng

27

Văn bản đi được chuyển phát qua bưu điện được đăng ký vào “Sổ gửi văn bản đi bưu điện” Việc chuyển giao trực tiếp văn bản đi cho phòng chuyên môn hoặc công chức trong Sở hoặc cho các cơ quan, đơn vị cá nhân bên ngoài được

ký nhận vào “Sổ chuyển giao văn bản đi”

Mẫu sổ “chuyển giao văn bản đến”

Ký nhận

Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax: Trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển đến nơi nhận bằng máy fax và gửi bản chính ngay trong ngày làm việc đối với những văn bản có giá trị lưu trữ

Theo dõi việc chuyển giao văn bản đi:

28

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Văn thư lập

sổ “chuyển giao văn bản” để theo dõi việc chuyển phát văn bản

Đối với những văn bản có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư sẽ theo dõi, thu hồi đúng thời hạn, khi nhận lại Văn thư tiến hành kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc hoặc không có người nhận, Văn thư báo cho Chánh Văn phòng để xử lý

Bước 6: Lưu văn bản đi

Mỗi văn bản đi được lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư Sở, 01 bản chính trả về đơn vị soạn thảo để đơn vị soạn thảo giao cho cá nhân soạn thảo để lưu trong hồ sơ công việc

Đối với những văn bản liên quan đến công tác cán bộ như Quyết định tuyển dụng, Quyết định nâng lương, Quyết định khen thưởng lưu ít nhất 03 bản: bản gốc lưu ở văn thư, 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc, 01 bản lưu ở hồ sơ cán bộ, công chức Bản gốc lưu tại Văn thư được đóng dấu và sắp xếp theo thứ

tự đăng ký Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo số riêng của từng văn bản, tài liệu được chia theo từng tháng Văn thư lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và Quy

chế quản lý Kho lưu trữ của Sở [Điều 12 Chương II Quyết định 457 ngày 31 tháng 07 năm 2020 về việc ban hành Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng]

Phần mềm đăng ký văn bản đi điện tử (Ban hành văn bản)

29

30

- Quy trình thực hiện quản lý văn bản đi trên hệ thống điện tử

Bước 1: Vào danh sách chờ ban hành

Bước 2: Bấm chọn ban hành

Bước 3: Chọn sổ văn bản đi để ban hành

31

Bước 4: Chọn người kí văn bản

Bước 5: Chọn nơi nhận văn bản

Bước 6: Nhập số bản phát hành văn bản

Bước 7: Nhập số trang văn bản

Bước 8: Nếu gửi văn bản giấy thì không tích ô không gửi bản giấy

Bước 9: Bấm chọn ký số, xuất hiện hộp thoại sau

Bước 10: Bấm chọn ký ban hành đối với văn bản LĐS ký số điện tử Ký sao

y đối với văn bản LĐS không ký số mà ký giấy văn bản

32 Xuất hiện hộp thoại sau, điền hết thông tin trong bảng hộp thoại, chọn LĐS

ký số và bấm ký số Sau đó bấm hoàn thành

33

Đối với văn bản có phụ lục kèm theo thì ký số phụ lục

Sau khi ký số xong thì vào mục tìm kiếm để tìm nơi nhận văn bản để gửi liên thông

34

Bước 11: Bấm lưu văn bản

[Phụ lục 3 Sổ đăng ký văn bản đi do Sở Nội vụ lập]

2.2.2.2 Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

- Nguyên tắc quản lý văn bản đến

Tất cả các văn bản đến của Sở Nội vụ được quản lý tập trung tại Văn thư

để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký

Văn bản đến được đăng ký, chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: "Hoả

35

tốc" (kể cả "Hoả tốc" hẹn giờ), "Thượng khẩn" và "Khẩn" được đăng ký, trình

và chuyển giao ngay sau khi nhận được

- Quy trình quản lý văn bản đến được thực hiện như sau:

Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, cán bộ Văn thư luôn kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) kiểm tra, đối chiếu các thông tin và ký nhận văn bản trước khi nhận và ký nhận Nếu phát hiện tình trạng bì không còn nguyên vẹn, Văn thư báo lại cho cơ quan, đơn

vị gửi văn bản Trường hợp văn bản đến có kèm theo “Phiếu gửi” thì sau khi nhận văn bản, Văn thư ký nhận, đóng dấu vào Phiếu gửi và chuyển trả lại cho cơ quan gửi Đối với văn bản đến được chuyển phát qua mail hay phần mềm quản lý điều hành, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản và chữ ký số của văn bản, thực hiện tiếp nhận trên hệ thống, sau đó thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức về việc đã nhận văn bản bằng phương tiện điện

Bước 4 Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Bước 3 Trình, chuyển giao văn bản đến Bước 2 Đăng ký văn bản đến Bước 1 Tiếp nhận văn bản đến

bộ văn thư đăng ký vào sổ dựa trên các thông tin ngoài bìa văn bản và gửi đến cho

cá nhân, tổ chức đó giải quyết

Đối với những bì thư có ký hiệu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” hoặc có ghi

“chỉ người có tên mới được bóc bì”, văn thư chỉ đăng ký số đến ngoài bì thư và chuyển đến cho Lãnh đạo Sở hoặc người có tên để xử lý

Sau khi phân loại xong, Văn thư tiến hành bóc bì, đóng dấu “Đến” Những văn bản “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” trình ngay cho Giám đốc

để kịp thời giải quyết Các văn bản có đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì Văn thư chỉ ghi số ghi ngoài bì

Đối với văn bản fax sẽ được sao chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”, đối với văn bản được chuyển qua mạng thì trong trường hợp cần thiết có thể in thành văn bản giấy và làm thủ tục đóng dấu “Đến”

Dấu “Đến” được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm Dấu

“Đến” được đóng ở phía dưới số, ký hiệu văn bản hoặc dưới ngày tháng năm ban hành văn bản Các thông tin ghi trên dấu bao gồm: số đến, ngày đến, giờ đến (đối với văn bản “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc”), Chuyển, Lưu hồ sơ số

Bước 2: Đăng ký văn bản đến

37

Sau khi phân loại, bóc bì, đóng dấu “Đến”, Văn thư tiến hành làm các thủ tục đăng ký, riêng văn bản mật đến thì được đăng ký theo số riêng Văn thư đăng

ký văn bản đến vào sổ hoặc phần mềm đăng ký văn bản Phần mềm được sử dụng

để đăng ký văn bản là phần mềm “hệ thống thông tin chính quyền điện tử thành phố Đà Nẵng”, khi văn bản của các cơ quan, đơn vị gửi tới hệ thống phần mềm

sẽ tự động nhập số của văn bản, nếu văn bản đến cần giải quyết liên quan đến nhiều đơn vị, phòng ban, Văn thư in văn bản và đóng dấu “Đến”

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến:

Số,

ký hiệu văn bản

Ngày, tháng văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ngày chuyển

Ký nhận

Ghi chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)