Trình ủy ban nhân dân thành phố a Ban hành các quyết định thuộc thẩm quyền của ủy ban nhân dân thành phố: Quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án và chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện c
Mục đích nghiên cứu
Với đề tài này, em mong muốn giải quyết hai mục tiêu chủ yếu sau:
Khảo sát và đánh giá thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng là cần thiết để xác định những ưu điểm và hạn chế hiện có.
Dựa trên thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng, bài viết đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của quy trình này.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài nhằm thực hiện những nhiệm vụ sau:
Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng
Nghiên cứu thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng, phân tích những kết quả đã đạt được cùng với những tồn tại và hạn chế hiện có Bài viết cũng chỉ ra những nội dung cần hoàn thiện trong công tác chỉnh lý tài liệu, đồng thời đề xuất phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện công tác này.
Giới hạn phạm vi nghiên cứu
Về không gian: Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng
Về thời gian: Đề tài tìm hiểu các phông tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng.
Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành bài khóa luận em đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu phù hợp với nội dung và yêu cầu Gồm những phương pháp sau:
- Phương pháp quan sát, khảo sát thực tiễn tại Sở Nội vụ thành phố;
- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin;
- Phương pháp phân tích tổng hợp thông tin tài liệu của Sở Nội vụ
Ngoài ra, tôi cũng tập trung vào việc khảo sát thực tế thông qua phỏng vấn và trao đổi trực tiếp với những người quản lý và tổ chức thực hiện nghiệp vụ này.
Các phương pháp nêu trên đều được thực hiện một cách đan xen và kết hợp linh hoạt trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
Đóng góp mới của đề tài
Hoàn thành những mục tiêu và nhiệm vụ đặt ra, đề tài có một số đóng góp về hai phương diện: lý luận và thực tiễn
Bài viết này nhằm làm phong phú thêm lý luận về công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ, một vấn đề đang gặp nhiều thách thức tại Sở Nội vụ hiện nay Việc hệ thống hóa lý luận sẽ giúp cải thiện quy trình và nâng cao hiệu quả trong việc quản lý tài liệu lưu trữ.
Nghiên cứu của tôi tập trung vào việc cải thiện quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng Qua đó, tôi rút ra những kinh nghiệm quý báu nhằm đề xuất các giải pháp hiệu quả nhất, giúp nâng cao chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ cho các Phông lưu trữ đang được quản lý tại Sở Nội vụ.
Cấu trúc khóa luận
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung của đề tài được chia làm 3 chương:
Chương 1 của bài viết tập trung vào cơ sở lý luận về công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ, đóng vai trò là nền tảng cho các nội dung chính trong chương 2 và 3.
Trong chương này, tôi sẽ trình bày kết quả khảo sát về hiện trạng tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng, bao gồm chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Bên cạnh đó, tôi cũng sẽ phân tích thực trạng công tác tổ chức triển khai việc chỉnh lý tài liệu của Sở Nội vụ Qua đó, chúng ta có thể có cái nhìn khách quan và đánh giá toàn diện về tình hình hiện tại.
4 về thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ Đây cũng là cơ sở để em hoàn thiện những giải pháp ở chương 3
Chương 2: Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng Trong chương này, tôi sẽ trình bày về tình hình hiện tại của công tác chỉnh lý tài liệu tại Sở Nội vụ, đồng thời chỉ ra những vướng mắc và khó khăn mà đơn vị gặp phải trong quá trình thực hiện nghiệp vụ này.
Chương 3 trình bày các giải pháp nhằm cải thiện công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng Đây là phần quan trọng nhất của đề tài, được xây dựng dựa trên cơ sở lý luận đã được nêu ở chương trước Các giải pháp này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu mà còn đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng truy cập thông tin cho các bên liên quan.
Trong chương này, tôi sẽ phân tích và đánh giá tình hình thực tiễn công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng Bài viết sẽ nêu ra những nhận xét chung cùng với các nguyên nhân khách quan và chủ quan ảnh hưởng đến hiệu quả công việc Dựa trên những phân tích đó, tôi sẽ đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU Ở VIỆT NAM HIỆN NAY
Khái niệm, mục đích, yêu cầu của công tác chỉnh lý tài liệu
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản
Tài liệu là các vật mang tin được hình thành từ hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân, bao gồm nhiều loại hình như văn bản, dự án, bản thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, âm bản, dương bản phim, ảnh, video, băng đĩa ghi âm, tài liệu điện tử, bản thảo tác phẩm văn học và nghệ thuật, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay, tranh vẽ hoặc in, cùng với các ấn phẩm và vật mang tin khác.
1.1.1.2 Khái niệm tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị cho các hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử, được lựa chọn để bảo quản Chúng bao gồm bản gốc và bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc hoặc bản chính, có thể sử dụng bản sao hợp pháp thay thế.
1.1.1.3 Khái niệm công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực quan trọng của nhà nước, bao gồm lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến tổ chức, bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ Hoạt động này nhằm phục vụ hiệu quả cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng của cơ quan, tổ chức và cá nhân.
1.1.1.4 Khái niệm công tác chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là quá trình tổ chức và phân loại tài liệu một cách khoa học, bao gồm việc chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc tạo mới hồ sơ Quá trình này cũng giúp xác định giá trị tài liệu, hệ thống hoá các hồ sơ và xây dựng các công cụ tra cứu cho các phông hoặc khối tài liệu được chỉnh lý.
Chỉnh lý là một quy trình tổng hợp, bao gồm việc kết hợp nhiều nghiệp vụ khác nhau trong công tác lưu trữ Quy trình này cần được thực hiện một cách nghiêm túc và khoa học để đảm bảo hiệu quả.
Công tác chỉnh lý nhằm mục đích:
Tổ chức và sắp xếp hồ sơ, tài liệu trong phông một cách khoa học là rất quan trọng Điều này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn đảm bảo việc bảo quản và khai thác tài liệu diễn ra thuận lợi hơn.
Trong quá trình chỉnh lý tài liệu, việc xác định giá trị của từng tài liệu là cần thiết để loại bỏ những tài liệu không còn giá trị, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng và tiết kiệm không gian lưu trữ cũng như trang thiết bị bảo quản.
Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức như kinh phí, thời gian, nhân lực, trình độ cán bộ và cơ sở vật chất, cũng như tình hình khối tài liệu cần chỉnh lý, các đơn vị có thể thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc chỉ một số công đoạn trong quy trình chỉnh sửa, được gọi là chỉnh lý sơ bộ.
Chỉnh lý tài liệu là quá trình nâng cấp và hoàn thiện các hồ sơ, tài liệu, nhằm đảm bảo rằng sau khi hoàn tất, tài liệu phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cần thiết.
- Tài liệu trong phông phải được phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;
Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu trong lưu trữ hiện hành là rất quan trọng Đồng thời, cần xác định các tài liệu cần được bảo quản vĩnh viễn và những tài liệu đã hết giá trị để tiến hành loại bỏ, nhằm đảm bảo hiệu quả trong lưu trữ lịch sử.
- Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;
Để nâng cao hiệu quả quản lý và tìm kiếm tài liệu, cần xây dựng các công cụ tra cứu như mục lục hồ sơ tài liệu, bộ phiếu tin và cơ sở dữ liệu Những công cụ này sẽ hỗ trợ người dùng trong việc tra cứu và quản lý thông tin một cách hiệu quả hơn.
Nguyên tắc chỉnh lý
1.2.1 Nguyên tắc không phân tán tài liệu trong phông
Phông lưu trữ là một tập hợp tài liệu đầy đủ hoặc gần như đầy đủ, và sau khi chỉnh lý, tài liệu trong phông cần phải duy trì tính hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh.
Trong quá trình chỉnh lý tài liệu, mỗi đơn vị hình thành phông và từng nhóm cơ bản cần được sắp xếp và chỉnh lý riêng biệt Việc này giúp tránh tình trạng lộn xộn và bảo đảm phương án phân loại không bị phá vỡ, từ đó hỗ trợ cho việc tổ chức khoa học và tra cứu tài liệu hiệu quả hơn.
Nguyên tắc xuất sinh là nguyên tắc quan trọng trong việc tôn trọng sự hình thành tự nhiên của tài liệu trong hoạt động của cơ quan, đơn vị Khi tiến hành phân loại và lập hồ sơ trong quá trình chỉnh lý, cần phải tuân thủ trình tự hình thành tài liệu theo cách thức theo dõi và giải quyết công việc.
Tài liệu chỉnh lý cần thể hiện rõ các hoạt động của cơ quan, tổ chức, đồng thời phản ánh mối quan hệ logic và lịch sử của tài liệu.
Chỉnh lý tài liệu là quá trình tổng hợp các nghiệp vụ cơ bản trong công tác lưu trữ, đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức khoa học tài liệu Quá trình này được áp dụng cho tất cả các loại hình tài liệu, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và truy xuất thông tin.
Quy trình chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ được thực hiện theo Hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, cụ thể là Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 Quy trình chỉnh lý tài liệu hành chính bao gồm ba giai đoạn cơ bản: chuẩn bị chỉnh lý, thực hiện chỉnh lý và kết thúc chỉnh lý.
1.3.1 Chuẩn bị chỉnh lý tài liệu
- Vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý
- Thu thập và bổ sung tài liệu
- Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý
1.3.2 Thực hiện chỉnh lý Đây là nội dung quan trọng được tiến hành sau khi hoàn tất các bước chuẩn bị chỉnh lý Thực hiện chỉnh lý gồm những bước cơ bản sau:
2 Khôi phục hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ
4 Hệ thống hóa hồ sơ
5 Đánh số tờ, biên mục hồ sơ ( Biên mục bên trong và biên mục bên ngoài)
6 Vệ sinh tài liệu (tháo bỏ ghim, kẹp, đánh số tạm vào sơ mi và làm phẳng tài liệu)
7 Thống kê, kiểm tra tài liệu và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
8 Đánh số chính thức; vào bìa, hộp, cặp; viết, dán nhãn hộp và sắp xếp tài liệu lên giá, tủ
9 Xây dựng công cụ quản lý và hỗ trợ tra tìm
- Kiểm tra kết quả chỉnh lý
- Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá
Các văn bản quy định của Nhà nước về Công tác Chỉnh lý, lưu trữ
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội khóa 13;
- Thông tư số 09/2007/TT-BNV hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;
Thông tư số 09/2011/TT-BNV, ban hành ngày 03 tháng 6 năm 2011 bởi Bộ Nội vụ, quy định rõ ràng về thời hạn bảo quản hồ sơ và tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ban hành ngày 22/12/2012 bởi Bộ Nội vụ, hướng dẫn quy trình quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Thông tư này nhằm đảm bảo việc lưu trữ tài liệu được thực hiện một cách khoa học và hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng công tác quản lý tài liệu trong các cơ quan nhà nước.
- Thông tư số 16/2014/TT-BNV hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp;
Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN của Bộ Khoa học và Công nghệ đã công bố tiêu chuẩn Quốc gia liên quan đến bìa hồ sơ, hộp bảo quản tài liệu và giá bảo quản tài liệu Tiêu chuẩn này nhằm đảm bảo chất lượng và độ bền cho các sản phẩm lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu trong các tổ chức và cơ quan.
- Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành tiêu chuẩn ngành “Bìa hồ sơ”;
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
- Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Quyết định số 153/QĐ-UBND ngày 17 tháng 01 năm 2022 của Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng đã ban hành Quy chế quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, nhằm quy định việc tổ chức, bảo quản và sử dụng tài liệu điện tử trên địa bàn thành phố Quy chế này góp phần nâng cao hiệu quả quản lý thông tin, đảm bảo an toàn và bảo mật cho các tài liệu lưu trữ điện tử.
Công tác chỉnh lý tài liệu là một nghiệp vụ quan trọng trong công tác lưu trữ
Việc chỉnh lý tài liệu là công tác quyết định đến giá trị và ảnh hưởng của tài liệu đối với các nghiệp vụ sau này Để đảm bảo tính pháp lý và giá trị xã hội của tài liệu, cần tuân thủ các nguyên tắc của Lưu trữ học Tài liệu lưu trữ hiện nay là một phần tài sản lớn của xã hội; nếu không được bảo quản đúng cách, những tài liệu có giá trị sẽ mất đi tác dụng Thực hiện tốt công việc này sẽ giúp gìn giữ các tài liệu quý hiếm, bảo tồn giá trị cao cho các thế hệ mai sau.
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
Lịch sử hình thành và phát triển của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng
Sở Nội vụ Đà Nẵng được hình thành từ việc sáp nhập các cơ quan trước đó, theo quy định của Chính phủ, đặc biệt là thông qua Nghị định số 13/2004/NĐ-CP ban hành ngày 24/02/2004.
Trước năm 2004, Đà Nẵng quản lý và tổ chức hành chính chủ yếu thông qua ba cơ quan: Sở Nội vụ, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.
Xã hội, và Sở Tổ chức cán bộ
Sở Nội vụ đảm nhận vai trò quan trọng trong việc tổ chức bộ máy nhà nước, quản lý công chức và viên chức, cũng như thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến tư pháp và hành chính Đồng thời, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội phụ trách các vấn đề liên quan đến lao động, thương binh và các vấn đề xã hội Ngoài ra, Sở Tổ chức cán bộ, như tên gọi của nó, tập trung vào công tác tổ chức cán bộ.
Sau khi thực hiện sáp nhập theo Nghị định số 13/2004/NĐ-CP, các chức năng và nhiệm vụ của các Sở thành phần đã được tổ chức lại và hợp nhất thành Sở Nội vụ Đà Nẵng.
Sở Nội vụ Đà Nẵng tiếp tục thực hiện các chức năng và nhiệm vụ đã được quy định, nhưng theo cách tổ chức mới phù hợp với điều kiện hiện tại và quy định pháp luật Mục tiêu của việc này là nâng cao hiệu quả quản lý và phục vụ cộng đồng địa phương một cách tốt nhất.
Kể từ năm 2004, Sở Nội vụ Đà Nẵng đã đạt được nhiều tiến bộ quan trọng trong việc cải thiện chất lượng và hiệu quả hoạt động của mình.
Giai đoạn 2004 - 2010, Sở Nội vụ Đà Nẵng đã chú trọng củng cố và kiện toàn bộ máy tổ chức, đồng thời nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức Công tác quản lý nhà nước trong các lĩnh vực nội vụ, lao động - thương binh và xã hội cũng như tổ chức cán bộ được đẩy mạnh, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động.
Giai đoạn 2011 - 2020, Sở Nội vụ Đà Nẵng đã đổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hiện các văn bản pháp luật mới về nội vụ, lao động - thương binh và xã hội, cùng với tổ chức cán bộ Việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý và phục vụ đã tạo ra sự cải thiện đáng kể trong quy trình làm việc.
Giai đoạn 2021 đến nay, Sở Nội vụ Đà Nẵng đã tập trung vào việc xây dựng cơ quan chuyên nghiệp và hiện đại, nhằm phục vụ hiệu quả cho công tác lãnh đạo của Thành ủy, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Mục tiêu là nâng cao hiệu quả thực hiện các chức năng và nhiệm vụ được giao, góp phần tích cực vào sự phát triển kinh tế - xã hội của Đà Nẵng.
Sở Nội vụ Đà Nẵng đã liên tục nỗ lực và đổi mới trong suốt các giai đoạn phát triển, nhằm đáp ứng nhu cầu của cộng đồng và góp phần vào sự phát triển bền vững của thành phố.
Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng hiện nay được quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức theo Quyết định số 33/2023/QĐ-UBND của UBND thành phố Đà Nẵng, ban hành ngày 06/9/2023.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng
2.1.2.1 Vị trí và chức năng
Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố, có nhiệm vụ tham mưu và hỗ trợ Ủy ban nhân dân thành phố trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước.
Bài viết này đề cập đến tổ chức bộ máy và vị trí việc làm trong các cơ quan hành chính nhà nước, bao gồm cơ cấu ngạch công chức, biên chế công chức, cũng như cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp trong các đơn vị sự nghiệp công lập Ngoài ra, nội dung cũng nhấn mạnh đến vấn đề tiền lương của cán bộ, công chức, viên chức và lao động hợp đồng trong các tổ chức này Một phần quan trọng của bài viết là cải cách hành chính và cải cách chế độ công vụ, công chức, cùng với vai trò của chính quyền địa phương và địa giới hành chính Cuối cùng, bài viết còn đề cập đến cán bộ, công chức cấp xã và những người hoạt động không chuyên trách tại cấp xã và thôn, tổ dân.
Bài viết đề cập đến 13 lĩnh vực quan trọng bao gồm đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức, cũng như cán bộ cấp xã Nó cũng nhấn mạnh vai trò của các tổ chức hội và tổ chức phi chính phủ trong việc phát triển nguồn nhân lực Thêm vào đó, các vấn đề liên quan đến văn thư, lưu trữ nhà nước, tín ngưỡng và tôn giáo, thanh niên, cùng với thi đua và khen thưởng cũng được đề cập, phản ánh sự đa dạng và tính toàn diện trong công tác quản lý và phát triển xã hội.
Sở Nội vụ là cơ quan có tư cách pháp nhân, sở hữu con dấu và tài khoản riêng Sở thực hiện chỉ đạo và quản lý về tổ chức, biên chế cũng như công tác của Ủy ban nhân dân thành phố, đồng thời tuân thủ sự chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn chuyên môn từ Bộ Nội vụ.
Trụ sở đặt tại: Số 24 đường Trần Phú, phường Thạch Thang, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng
2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng
1 Trình ủy ban nhân dân thành phố a) Ban hành các quyết định thuộc thẩm quyền của ủy ban nhân dân thành phố:
Khối lượng, thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng
vụ thành phố Đà Nẵng
2.2.1 Khối lượng, thành phần và nội dung
Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng đóng vai trò quan trọng trong quản lý tổ chức hành chính của thành phố, hiện đang phải xử lý hơn 10.000 hồ sơ và tài liệu đa dạng Việc lưu trữ và quản lý các văn bản từ các cơ quan cấp trên như Chính phủ, các Bộ, ngành Trung ương và Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng là rất cần thiết để định hình chính sách và quy định địa phương Bên cạnh đó, các văn bản nội bộ của Sở cũng đóng vai trò thiết yếu trong việc tổ chức và thúc đẩy hoạt động của đơn vị, bao gồm các hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ và chức năng của Sở.
Sở Nội vụ Đà Nẵng không chỉ quản lý văn bản mà còn xử lý nhiều hồ sơ liên quan đến cán bộ, công chức, viên chức và các lĩnh vực như quản lý địa giới hành chính, chức danh, chức vụ, và đại diện vốn nhà nước tại doanh nghiệp Các hồ sơ này bao gồm thông tin chi tiết về cán bộ, công chức, viên chức, từ lý lịch, quá trình đào tạo, bồi dưỡng đến các hồ sơ khen thưởng và nghỉ hưu, đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý và cải cách thủ tục hành chính.
Với khối lượng tài liệu phong phú, Sở Nội vụ Đà Nẵng luôn chú trọng việc quản lý và chỉnh lý tài liệu theo đúng quy định Các yêu cầu được đặt ra bao gồm việc phân loại tài liệu chính xác và sắp xếp tài liệu một cách hợp lý.
Để quản lý tài liệu hiệu quả, cần lập danh mục đầy đủ và chính xác, bảo quản tài liệu một cách an toàn và lâu dài, đồng thời đảm bảo tính bảo mật cho thông tin.
Việc phân loại tài liệu yêu cầu sự tỉ mỉ và chính xác để đảm bảo mỗi loại tài liệu được sắp xếp vào đúng nhóm, giúp dễ dàng tra cứu và sử dụng Sắp xếp tài liệu cần có tính logic và hệ thống, có thể theo thứ tự thời gian, chủ đề hoặc loại hình Lập danh mục tài liệu cần ghi chép đầy đủ thông tin, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và quản lý Cuối cùng, việc lưu trữ tài liệu cần được thực hiện cẩn thận với biện pháp bảo quản phù hợp, đảm bảo tính an toàn và lâu dài cho tài liệu.
2.2.2 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng
Khối lượng và thành phần tài liệu của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng phản ánh toàn diện các khía cạnh hoạt động xã hội và công tác nội vụ của thành phố Những tài liệu này có giá trị lớn trong việc khai thác và sử dụng để phục vụ cho các hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử.
Tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng mang ý nghĩa chính trị quan trọng, phản ánh các chủ trương, đường lối và chính sách của Đảng, Nhà nước cũng như của thành phố Những tài liệu này được hình thành trong quá trình hoạt động của Sở, góp phần lưu giữ và minh chứng cho các quyết định và chính sách quan trọng của chính quyền địa phương.
Tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng, các phông lưu trữ bảo quản chứa nhiều tài liệu quan trọng liên quan đến lĩnh vực chính trị, nhân sự và kinh tế Những tài liệu này đóng vai trò thiết yếu trong việc hình thành các tổ chức quản lý Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội và tổ chức kinh tế ở cả địa phương và Trung ương Thành quả này không chỉ đến từ sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo thành phố mà còn nhờ vào sự hỗ trợ trong việc tra cứu tài liệu phục vụ cho công tác xây dựng, quy hoạch và phát triển.
- Ý nghĩa văn hóa xã hội:
Tài liệu từ Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng cung cấp cái nhìn toàn diện về đời sống xã hội tại đây Việc khai thác và sử dụng những tài liệu này là rất quan trọng để hiểu rõ hơn về các khía cạnh của thành phố.
Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng chính sách văn hóa – xã hội và lưu giữ lịch sử hoạt động của con người, văn hóa, giáo dục Đây cũng là một địa chỉ tin cậy cho công dân cần chứng thực và sao in các tài liệu liên quan đến cá nhân cũng như những người có công với cách mạng.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
Giải pháp trọng tâm, trước mắt
Chúng tôi thường xuyên tổ chức và phối hợp các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn về công tác lưu trữ Bên cạnh đó, chúng tôi cũng tổ chức các hoạt động tham quan, giao lưu và học tập kinh nghiệm với các tỉnh, thành phố khác về công tác lưu trữ nói chung và nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu nói riêng.
Cơ quan cần xây dựng các công cụ hướng dẫn và chỉ đạo như quy định quy trình chỉnh lý tài liệu, thống nhất thời hạn bảo quản cho các tài liệu cần chỉnh lý, và phát triển bộ mẫu danh mục hồ sơ cùng thành phần tài liệu, bao gồm thời hạn bảo quản cho các hồ sơ hình thành trong hoạt động của cơ quan.
Người phụ trách công tác chỉnh lý cần hiểu rõ khả năng của từng lao động trong nhóm để sắp xếp và bố trí công việc một cách hợp lý, chi tiết và khoa học.
Giải pháp tổng thể, lâu dài
3.2.1 Về phía lãnh đạo Sở Nội vụ
Theo dõi và đôn đốc cán bộ lưu trữ thực hiện quy định về chỉnh lý tài liệu là rất quan trọng Việc này bao gồm hướng dẫn chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, và lựa chọn tài liệu có giá trị để giữ lại, đồng thời loại bỏ tài liệu không còn giá trị Điều này giúp tiết kiệm diện tích kho tàng và trang thiết bị bảo quản.
Cần tiếp tục đổi mới phong cách và phương pháp lãnh đạo theo hướng ngắn gọn, thiết thực và khả thi, đồng thời xác định các khâu trọng tâm để tổ chức thực hiện hiệu quả Quan tâm đến việc xây dựng quy chế làm việc và quy chế phối hợp giữa các phòng, ban, đơn vị trực thuộc Sở Đặc biệt, cần phát triển một đội ngũ cán bộ cốt cán thực sự trở thành hạt nhân của Sở Nội vụ.
Cần tiếp tục nâng cao công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ có trình độ đại học và sau đại học chuyên sâu về lưu trữ, nhằm kiện toàn và tăng cường hiệu quả quản lý trong lĩnh vực này.
Để nâng cao hiệu quả nghiên cứu và thực hiện nhiệm vụ, cần thiết phải có chính sách và chế độ hợp lý trong công tác cán bộ Chính sách công bằng và hợp lý không chỉ khơi dậy lòng nhiệt thành và sự cống hiến của đội ngũ cán bộ, mà còn khuyến khích tư duy sáng tạo, phát huy trách nhiệm cá nhân Điều này tạo điều kiện cho cán bộ phát triển thành những nhà lãnh đạo và quản lý xuất sắc.
3.2.2 Về công tác nhân sự và đầu tư cơ sở vật chất
Cán bộ, viên chức đóng vai trò quan trọng trong nguồn nhân lực xã hội, thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước trên nhiều lĩnh vực của đời sống kinh tế và xã hội Đào tạo và bồi dưỡng cho cán bộ, viên chức không chỉ là quyền lợi mà còn là nghĩa vụ, khuyến khích họ tham gia tích cực vào các hoạt động nâng cao năng lực chuyên môn.
Trong thời gian qua, công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, viên chức đã nhận được sự quan tâm từ các cấp ủy và lãnh đạo thành phố, với việc xây dựng các chế độ, chính sách phù hợp Nhận thức của cán bộ, viên chức về tầm quan trọng của đào tạo và bồi dưỡng đã được nâng cao, xác định rằng học tập là cần thiết để đáp ứng yêu cầu công việc và phù hợp với vị trí việc làm Để công tác này đạt hiệu quả lâu dài, cần có sự thay đổi trong nhận thức, đặc biệt từ các lãnh đạo cơ quan, đơn vị, cùng với sự chung tay và đánh giá khách quan từ tập thể, tránh xem nhẹ công tác này và phủ nhận những đóng góp của đội ngũ làm công tác chỉnh lý, văn thư, lưu trữ.
Phải có cách tiếp cận và sử dụng cán bộ lưu trữ một cách thông minh, tuyển dụng những người có trình độ cao, được đào tạo chính quy
Hai là, Mở rộng diện tích kho lưu trữ và đầu tư thiết bị:
Việc mở rộng diện tích kho lưu trữ là cần thiết để đáp ứng nhu cầu lưu trữ ngày càng tăng và khắc phục tình trạng thiếu hụt không gian kho hiện tại.
Giải pháp hiệu quả để đáp ứng nhu cầu lưu trữ tài liệu ngày càng tăng là xây dựng thêm kho lưu trữ mới hoặc mở rộng diện tích kho hiện tại Đầu tư vào hệ thống giá kệ, tủ và hộp khoa học cũng là một phương tiện hữu ích giúp quản lý và bảo quản tài liệu một cách chặt chẽ, tiết kiệm diện tích Những hệ thống này không chỉ tăng cường tổ chức và sắp xếp tài liệu theo các tiêu chí như loại, nội dung, lĩnh vực và thời gian, mà còn giúp việc quản lý và truy xuất tài liệu trở nên dễ dàng hơn.
Hệ thống này tạo ra một môi trường lưu trữ lý tưởng, bảo vệ tài liệu khỏi các yếu tố gây hại như ẩm ướt, mối mọt, ánh sáng mặt trời và bụi bẩn.
Yêu cầu đối với hệ thống giá kệ, tủ, hộp:
Hệ thống giá kệ, tủ và hộp nên được chế tạo từ các vật liệu bền vững như thép không gỉ và gỗ chất lượng cao, nhằm đảm bảo tính ổn định và an toàn cho tài liệu.
Chọn hệ thống chống ẩm và mối mọt là rất quan trọng để bảo quản tài liệu trong môi trường khô ráo và an toàn.
Hệ thống giá kệ, tủ và hộp lưu trữ cần được thiết kế phù hợp với kích thước và trọng lượng của tài liệu, nhằm đảm bảo sự thuận tiện và an toàn trong quá trình sử dụng.
3.2.3 Một số giải pháp khác Đào tạo một đội ngũ cán bộ chuyên sâu về công tác lưu trữ, cần cập nhật văn bản hướng dẫn thay thế một cách thường xuyên, nhạy bén trong từng loại hồ sơ tài liệu để áp dụng đúng văn bản quy định Đẩy mạnh công tác tuyên truyền phổ biến các văn bản pháp luật về công tác lưu trữ, điển hình là Luật Lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức của cán bộ công chức,
Công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc bảo quản và sử dụng tài liệu, vì vậy cần đẩy mạnh công tác chỉnh lý tài liệu, coi đây là nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu Việc chỉnh lý cần được thực hiện với các mức độ khác nhau tùy thuộc vào khối lượng tài liệu, từ chỉnh lý hoàn chỉnh đến chỉnh lý sơ bộ, nhằm nhanh chóng phục vụ nghiên cứu và tiêu hủy tài liệu không có giá trị Sau khi hoàn thành, cơ quan cần viết báo cáo đánh giá kết quả chỉnh lý để rút ra kinh nghiệm và đề ra công việc tiếp theo Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động lưu trữ cũng rất quan trọng, bao gồm việc bố trí kho lưu trữ an toàn và trang thiết bị đầy đủ Ngoài ra, cần sử dụng hiệu quả nguồn kinh phí cấp cho công tác chỉnh lý và giải quyết chế độ đãi ngộ cho cán bộ lưu trữ Kinh phí phải đủ để chỉnh lý triệt để tài liệu, đồng thời tài liệu cần chỉnh lý phải đầy đủ thành phần hồ sơ để xác định và lựa chọn tài liệu có giá trị vĩnh viễn.
Giải pháp số hóa tài liệu để phục vụ cập nhật vào phần mềm hỗ trợ khai thác, sử dụng tài liệu
Số hóa tài liệu là giải pháp hiệu quả giúp cải thiện quản lý hồ sơ giấy tờ và nâng cao chất lượng công việc cho các cơ quan, tổ chức Phương pháp này không chỉ tiết kiệm thời gian và chi phí lâu dài mà còn cho phép phản hồi nhanh chóng, loại bỏ sự tốn thời gian trong việc tìm kiếm văn bản giữa những tài liệu giấy.
