Khóa Luận Tốt Nghiệp - quản trị văn phòng - đề tài - MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Trình ủy ban nhân dân thành phố a Ban hành các quyết định thuộc thẩm quyền của ủy ban nhân dân thành phố: Quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án và chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện c

-******* -

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TÊN ĐỀ TÀI:

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC CHỈNH

LÝ TÀI LIỆU TẠI SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

BẢNG TỪ VIẾT TẮT STT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

BẢNG TỪ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu 2

3 Đối tượng nghiên cứu 2

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Giới hạn phạm vi nghiên cứu 2

6 Phương pháp nghiên cứu 2

7 Đóng góp mới của đề tài 3

8 Cấu trúc khóa luận 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU Ở VIỆT NAM HIỆN NAY 5

1.1 Khái niệm, mục đích, yêu cầu của công tác chỉnh lý tài liệu 5

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản 5

1.1.1.1 Khái niệm tài liệu 5

1.1.1.2 Khái niệm tài liệu lưu trữ 5

1.1.1.3 Khái niệm công tác lưu trữ 5

1.1.1.4 Khái niệm công tác chỉnh lý tài liệu 5

1.1.2 Mục đích 6

1.1.3 Yêu cầu 6

1.2 Nguyên tắc chỉnh lý 6

1.2.1 Nguyên tắc không phân tán tài liệu trong phông 6

1.2.2 Nguyên tắc xuất sinh 7

1.3 Quy trình chỉnh lý tài liệu 7

1.3.1 Chuẩn bị chỉnh lý tài liệu 7

1.3.2 Thực hiện chỉnh lý 8

1.3.3 Kết thúc chỉnh lý 8

1.4 Các văn bản quy định của Nhà nước về Công tác Chỉnh lý, lưu trữ 8

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 10

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI SỞ

NỘI VỤ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 11

2.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng 11

2.1.1 Lịch sử hình thành 11

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng 12

2.1.2.1 Vị trí và chức năng 12

2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng 13

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 25

2.1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật của Sở Nội vụ 27

2.2 Khối lượng, thành phần, nội dung và ý nghĩa của tài liệu tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng 28

2.2.1 Khối lượng, thành phần và nội dung 28

2.2.2 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng 29

2.3 Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng 30 2.3.1 Chuẩn bị chỉnh lý tài liệu 31

2.3.1.1 Giao nhận tài liệu 31

2.3.1.2 Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý 32

2.3.1.3 Khảo sát tài liệu 33

2.3.1.4 Thu thập và bổ sung tài liệu 34

2.3.1.5 Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý 34

2.3.2 Thực hiện chỉnh lý 36

2.3.2.1 Phân loại tài liệu 36

2.3.2.2 Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ 37

2.3.2.3 Biên mục phiếu tin 38

2.3.2.4 Hệ thống hóa hồ sơ 39

2.3.2.5 Biên mục hồ sơ 39

2.3.2.6 Vệ sinh tài liệu (tháo bỏ ghim, kẹp, đánh số tạm vào sơ mi và làm phẳng tài liệu) 42

2.3.2.7 Thống kê, kiểm tra tài liệu và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị 43

2.3.2.8 Đánh số chính thức; vào bìa, hộp, cặp; viết, dán nhãn hộp và sắp

xếp tài liệu lên giá, tủ 44

2.3.2.9 Xây dựng công cụ quản lý và hỗ trợ tra tìm hồ sơ, tài liệu 46

2.3.3 Kết thúc chỉnh lý 48

2.3.3.1 Kiểm tra kết quả chỉnh lý 48

2.3.3.2 Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá 49

2.3.3.3 Tổng kết chỉnh lý 49

2.3.4 Nhận xét chung 50

2.3.4.1 Ưu điểm 50

2.3.4.2 Hạn chế 51

2.3.4.3 Nguyên nhân tồn tại 53

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 55

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ Ở SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 56

3.1 Giải pháp trọng tâm, trước mắt 56

3.2 Giải pháp tổng thể, lâu dài 56

3.2.1 Về phía lãnh đạo Sở Nội vụ 56

3.2.2 Về công tác nhân sự và đầu tư cơ sở vật chất 57

3.2.3 Một số giải pháp khác 58

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 62

KẾT LUẬN 63

TÀI LIỆU THAM KHẢO 64

PHỤ LỤC 66

Đà Nẵng

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước, là một mắt xích quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ một cơ quan, tổ chức Công tác lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng để giữ gìn, bảo quản thông tin, góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc, giữ gìn bí mật, an ninh quốc gia Công tác lưu trữ bao gồm các nghiệp vụ: Sưu tầm tài liệu, thu thập tài liệu, chỉnh

lý tài liệu, bảo quản tài liệu,… Để triển khai công tác lưu trữ được tốt và có hiệu quả, nhận thức được tầm quan trọng, giá trị to lớn của tài liệu lưu trữ, kéo dài tuổi thọ của tài liệu chính vì vậy công tác chỉnh lý tài liệu là một trong những nghiệp

vụ vô cùng quan trọng góp phần không nhỏ trong việc tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả và tạo tiền đề tốt cho các khâu nghiệp vụ khác

Hiện nay tại các cơ quan, tổ chức phải bảo quản một khối lượng tài liệu rất lớn, trong đó tài liệu không có giá trị chiếm một tỷ lệ đáng kể, làm tăng diện tích kho, trang thiết bị bảo quản, gây tốn kém về kinh phí, nhân lực Và để giải quyết tình trạng này thì công tác chỉnh lý tài liệu là một trong những khâu nghiệp vụ vô cùng quan trọng, giúp phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ nhưng lại tiết kiệm thời gian, tiền bạc và công sức; tạo tiền đề thực hiện các khâu nghiệp vụ khác; đóng góp không nhỏ vào hoạt động và sự phát triển của cơ quan, tổ chức

Qua quá trình nghiên cứu và khảo sát thực tế tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng, từ đó nhận thấy công tác lưu trữ nói chung và công tác chỉnh lý tài liệu ngày một được quan tâm, chú trọng Nhận thức được tầm quan trọng về công tác

Với đề tài này, em mong muốn giải quyết hai mục tiêu chủ yếu sau:

- Một là, khảo sát, đánh giá về thực trạng, tìm hiểu những ưu điểm và hạn chế công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

- Hai là, trên cơ sở thực trạng của công tác chỉnh lý tài liệu tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác này

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiện cứu: Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

Các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác lưu trữ nói chung và công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói riêng

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài nhằm thực hiện những nhiệm vụ sau:

Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

Nghiên cứu thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng Phân tích những kết quả đạt được, những tồn tại và hạn chế, nội dung cần hoàn thiện trong công tác chỉnh lý tài liệu;

Đề xuất phương hướng và giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả trong việc thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

5 Giới hạn phạm vi nghiên cứu

Về không gian: Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

Về thời gian: Đề tài tìm hiểu các phông tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

6 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành bài khóa luận em đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu phù hợp với nội dung và yêu cầu Gồm những phương pháp sau:

3

- Phương pháp quan sát, khảo sát thực tiễn tại Sở Nội vụ thành phố;

- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin;

- Phương pháp phân tích tổng hợp thông tin tài liệu của Sở Nội vụ

- Bên cạnh đó, em còn chú ý đến phương pháp khảo sát thực tế phỏng vấn, tiếp xúc, trao đổi trực tiếp với những người quản lý, tổ chức, thực hiện nghiệp vụ này

Các phương pháp nêu trên đều được thực hiện một cách đan xen và kết hợp linh hoạt trong suốt quá trình thực hiện đề tài

7 Đóng góp mới của đề tài

Hoàn thành những mục tiêu và nhiệm vụ đặt ra, đề tài có một số đóng góp

về hai phương diện: lý luận và thực tiễn

Về lý luận: Góp phần hệ thống và làm phong phú hơn lý luận về công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ, một vấn đề còn có nhiều khúc mắc tại Sở Nội vụ hiện nay

Về thực tiễn: Nghiên cứu của em góp phần nghiên cứu các cách thức chỉnh

lý tài liệu lưu trữ của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng Từ đó, nghiên cứu đúc kết rút kinh nghiệm nhằm đưa ra những giải pháp tốt nhất để giúp cho công tác chỉnh

lý tài liệu lưu trữ được thực hiện một cách tốt hơn cho các Phông lưu trữ đang bảo quản tại Sở Nội vụ

8 Cấu trúc khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung của đề tài được chia làm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Đây là chương mang tính dẫn luận, là cơ sở cho phần nội dung chính ở chương 2 và 3

Trong chương này, em trình bày kết quả khảo sát hiện trạng tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng từ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức đến thực trạng công tác tổ chức triển khai thực hiện việc chỉnh lý tài liệu của Sở Nội vụ thành phố Từ đây, chúng ta có thể nhìn nhận và đánh giá một cách khách quan

4

về thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ Đây cũng là cơ sở

để em hoàn thiện những giải pháp ở chương 3

Chương 2: Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

Đây là chương em muốn trình bày thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng, tại đây em muốn nêu lên những vướng mắc, khó khăn khi thực hiện nghiệp vụ này

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ ở Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

Đây là chương trọng tâm của đề tài, được tổng kết từ cơ sở lý luận ở Chương

1 và tình hình thực tiễn từ Chương 2 Trong chương này, em phân tích, đánh giá

và đưa ra những nhận xét chung, những nguyên nhân khách quan và chủ quan xuất phát từ thực tiễn công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Từ đó, em xin đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

5

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU Ở VIỆT NAM HIỆN NAY

1.1 Khái niệm, mục đích, yêu cầu của công tác chỉnh lý tài liệu

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1.1 Khái niệm tài liệu

Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim,ảnh , vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn

phẩm và vật mang tin khác [Khoản 2, điều 2 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13]

1.1.1.2 Khái niệm tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.Tài liệu lưu trữ bao gồm: bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản

sao hợp pháp.” [Khoản 3, điều 2 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13]

1.1.1.3 Khái niệm công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân

1.1.1.4 Khái niệm công tác chỉnh lý tài liệu

Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị tài liệu; hệ thống hoá các hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

6

Như vậy, chỉnh lý là một nghiệp vụ tổng hợp bao gồm việc kết hợp nhiều nghiệp vụ khác nhau trong công tác lưu trữ và cần được thực hiện một cách nghiêm túc, khoa học

1.1.2 Mục đích

Công tác chỉnh lý nhằm mục đích:

- Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc một khối tài liệu trong phông một cách khoa học; tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu;

- Trong quá trình chỉnh lý, kết hợp với xác định giá trị tài liệu nhằm loại bỏ những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng cũng như tiết kiệm kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản

1.1.3 Yêu cầu

Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức (kinh phí, thời gian, nhân lực, trình độ cán bộ, cơ sở vật chất) và tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý (mức độ phân loại, lập hồ sơ) mà thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc một số công đoạn của quy trình chỉnh sửa (chỉnh lý sơ bộ)

Do chỉnh lý tài liệu là chỉnh lại, nâng cấp các hồ sơ, tài liệu, vì vậy, sau khi hoàn chỉnh quá trình chỉnh lý tài liệu phải đạt được những yêu cầu sau:

- Tài liệu trong phông phải được phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;

- Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu đối với lưu trữ hiện hành; xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn, tài liệu hết giá trị cần đưa ra loại huỷ đối với lưu trữ lịch sử;

- Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;

- Lập các công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ tài liệu, bộ phiếu tin, cơ sở dữ liệu

và các công cụ tra cứu khác để phục vụ việc quản lý và tra tìm tài liệu

1.2 Nguyên tắc chỉnh lý

1.2.1 Nguyên tắc không phân tán tài liệu trong phông

Phông lưu trữ là một khối tài liệu hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh, sau chỉnh lý tài liệu trong phông vẫn phải đảm bảo sự hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn

7

chỉnh vốn có của nó Vì vậy, trong quá trình chỉnh lý tài liệu của từng đơn vị hình thành phông, từng nhóm cơ bản theo phương án phân loại phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt Tránh tình trạng lộn xộn hoặc phá vỡ phương án phân loại sau chỉnh lý gây bất lợi cho việc tổ chức khoa học và tra tìm tài liệu

1.2.2 Nguyên tắc xuất sinh

Nguyên tắc xuất sinh là nguyên tắc tôn trọng sự hình thành tự nhiên của tài liệu trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành phông Khi phân loại, lập hồ sơ trong quá trình chỉnh lý (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ) phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc

Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành phông và mối quan hệ logic, lịch sử của tài liệu

Chỉnh lý tài liệu là vịêc thực hiện tổng hợp các nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ Chỉnh lý tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức khoa học tài liệu Chỉnh lý tài liệu được thực hiện đối với tất cả các loại hình tài liệu

1.3 Quy trình chỉnh lý tài liệu

Việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ được thực hiện theo Hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, tại Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 Theo công văn số này, toàn bộ công đoạn chỉnh lý tài liệu hành chính được thực hiện theo ba giai đoạn cơ bản: chuẩn bị chỉnh lý, thực hiện chỉnh lý và kết thúc chỉnh lý

1.3.1 Chuẩn bị chỉnh lý tài liệu

- Giao nhận tài liệu

- Vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý

- Khảo sát tài liệu

- Thu thập và bổ sung tài liệu

- Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý

8

1.3.2 Thực hiện chỉnh lý

Đây là nội dung quan trọng được tiến hành sau khi hoàn tất các bước chuẩn

bị chỉnh lý Thực hiện chỉnh lý gồm những bước cơ bản sau:

1 Phân loại tài liệu

2 Khôi phục hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ

3 Viết phiếu phiếu tin

4 Hệ thống hóa hồ sơ

5 Đánh số tờ, biên mục hồ sơ ( Biên mục bên trong và biên mục bên ngoài)

6 Vệ sinh tài liệu (tháo bỏ ghim, kẹp, đánh số tạm vào sơ mi và làm phẳng tài liệu)

7 Thống kê, kiểm tra tài liệu và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

8 Đánh số chính thức; vào bìa, hộp, cặp; viết, dán nhãn hộp và sắp xếp tài liệu lên giá, tủ

9 Xây dựng công cụ quản lý và hỗ trợ tra tìm

1.3.3 Kết thúc chỉnh lý

- Kiểm tra kết quả chỉnh lý

- Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá

- Tổng kết chỉnh lý

1.4 Các văn bản quy định của Nhà nước về Công tác Chỉnh lý, lưu trữ

- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội khóa 13;

- Thông tư số 09/2007/TT-BNV hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;

- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nôi vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/12/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ , tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

- Thông tư số 16/2014/TT-BNV hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp;

9

- Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN của Bộ Khoa học Công nghệ về việc công

bố tiêu chuẩn Quốc gia đối với bìa hồ sơ, hộp bảo quản tài liệu và giá bảo quản tai liệu;

- Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước

về việc ban hành tiêu chuẩn ngành “Bìa hồ sơ”;

- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;

- Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị

- Quyết định số 153/QĐ-UBND ngày 17 tháng 01 năm 2022 của Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng về việc ban hành Quy chế quản lý tài liệu lư trữ điện

tử trên địa bàn thành phố Đà Nẵng

10

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

Công tác chỉnh lý tài liệu là một nghiệp vụ quan trọng trong công tác lưu trữ

Nó là công tác quyết định đến giá trị tài liệu và ảnh hưởng tới các nghiệp vụ sau

nó Đồng thời, việc chỉnh lý tài liệu phải được áp dụng dựa trên các nguyên tắc của Lưu trữ học để đảm bảo tính pháp lý cho tài liệu, mang lại giá trị có ý nghĩa đối với đời sống xã hội, tài liệu lưu trữ là một phần tài sản lớn của xã hội hiện nay, nếu không biết giữ gìn và bảo quản thì các loại tài liệu có giá trị bị mất đi tác dụng sử dụng của nó Làm tốt công việc này sẽ góp phần không nhỏ trong việc giữ gìn các tài liệu quý, hiếm, những tài liệu có giá trị cao được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân cho các thê hệ mai sau

Trước năm 2004, công tác quản lý và tổ chức hành chính ở Đà Nẵng được thực hiện thông qua ba cơ quan chính: Sở Nội vụ, Sở Lao động - Thương binh và

Xã hội, và Sở Tổ chức cán bộ

Sở Nội vụ có trách nhiệm chủ yếu về công tác tổ chức bộ máy nhà nước, quản lý công chức, viên chức, cũng như công tác tư pháp và hành chính Trong khi đó, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội chịu trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến lao động, thương binh và xã hội Sở Tổ chức cán bộ, như tên gợi ý, tập trung vào công tác tổ chức cán bộ

Sau khi sáp nhập theo Nghị định số 13/2004/NĐ-CP, các chức năng, nhiệm

vụ của các Sở thành phần được tổ chức lại và hợp nhất thành Sở Nội vụ Đà Nẵng

Sở Nội vụ Đà Nẵng tiếp tục thực hiện các chức năng và nhiệm vụ đã được quy định từ trước, nhưng theo cách tổ chức mới và phù hợp với điều kiện hiện tại và quy định của pháp luật Điều này nhằm mục đích tăng cường hiệu quả quản lý và phục vụ cộng đồng địa phương một cách hiệu quả nhất

Trải qua các giai đoạn phát triển từ năm 2004 đến nay, Sở Nội vụ Đà Nẵng

đã có những bước tiến quan trọng trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của mình

Giai đoạn 2004 - 2010: Trong giai đoạn này, Sở Nội vụ Đà Nẵng tập trung vào việc củng cố và kiện toàn bộ máy tổ chức, nâng cao chất lượng đội ngũ cán

bộ và công chức Đồng thời, công tác quản lý nhà nước trên các lĩnh vực nội vụ, lao động - thương binh và xã hội, cũng như tổ chức cán bộ được đẩy mạnh và nâng cao hiệu quả

12

Giai đoạn 2011 - 2020: Sở Nội vụ Đà Nẵng tiếp tục đổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt động của mình Qua đó, triển khai thực hiện các văn bản pháp luật mới

về công tác nội vụ, lao động - thương binh và xã hội, cũng như tổ chức cán bộ

Áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và phục vụ đã tạo ra sự cải thiện đáng kể trong quy trình làm việc

Giai đoạn 2021 - hiện nay: Tập trung vào mục tiêu xây dựng Sở Nội vụ thành

cơ quan nhà nước chuyên nghiệp, hiện đại, và phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo của Thành ủy, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Nâng cao hiệu quả thực hiện các chức năng, nhiệm vụ được giao và góp phần tích cực vào sự phát triển kinh tế - xã hội của thành phố Đà Nẵng

Tổng thể, qua các giai đoạn phát triển, Sở Nội vụ Đà Nẵng đã không ngừng

nỗ lực và đổi mới để đáp ứng được yêu cầu và nhu cầu của cộng đồng, đóng góp vào sự phát triển bền vững của thành phố

Hiện nay Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng được UBND thành phố Đà Nẵng quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng tại Quyết định số 33/2023/QĐ-UBND ngày 06/9/2023

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

là cấp xã) và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã, ở thôn, tổ dân

13

phố; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và cán bộ, công chức cấp xã; tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tín ngưỡng, tôn giáo; thanh niên; thi đua, khen thưởng

Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chấp hành

sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân thành phố; đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp

vụ của Bộ Nội vụ

Trụ sở đặt tại: Số 24 đường Trần Phú, phường Thạch Thang, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng

2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

1 Trình ủy ban nhân dân thành phố

a) Ban hành các quyết định thuộc thẩm quyền của ủy ban nhân dân thành phố:

Quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án và chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về ngành, lĩnh vực nội vụ trên địa bàn thành phố;

Phân cấp, ủy quyền nhiệm vụ quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực nội vụ cho cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân thành phố và ủy ban nhân dân quận, huyện;

Quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ và của chi cục, tổ chức tương đương chi cục thuộc Sở Nội vụ;

Thực hiện xã hội hóa các hoạt động cung ứng dịch vụ sự nghiệp công theo ngành, lĩnh vực nội vụ và theo phân cấp của cơ quan nhà nước cấp trên

b) Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn theo ngành, lĩnh vực nội vụ đối với cơ quan, tổ chức, đơn vị của địa phương theo quy định của Đảng, của pháp luật và chỉ đạo của cơ quan nhà nước cấp trên

2 Trình Chủ tịch ủy ban nhân dân thành phố

a) Ban hành quyết định quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và

cơ cấu tổ chức của đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Sở Nội vụ;

b) Quyết định bổ nhiệm nhân sự thuộc thẩm quyền của Chủ tịch ủy ban

14

nhân dân thành phố theo quy định của Đảng và của pháp luật

3 Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch,

đề án, dự án, chương trình đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; hướng dẫn, kiểm tra, thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật

về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước được giao

4 Về tổ chức bộ máy

a) Tham mưu, giúp ủy ban nhân dân thành phố:

Trình Hội đồng nhân dân thành phố xem xét, quyết định việc thành lập, tổ chức lại, giải thể cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân thành phố;

Phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp trong việc trình ủy ban nhân dân thành phố hướng dẫn cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của cơ quan chuyên môn khác thuộc ủy ban nhân dân cấp huyện;

Hướng dẫn cụ thể về trình tự, thủ tục thành lập, tổ chức lại, giải thể đơn vị

sự nghiệp công lập thuộc ủy ban nhân dân thành phố;

Chỉ đạo, hướng dẫn ủy ban nhân dân cấp huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Phòng Nội vụ thuộc ủy ban nhân dân cấp huyện;

Chỉ đạo các cơ quan, tổ chức, đơn vị thực hiện quản lý nhà nước đối với các đơn vị sự nghiệp ngoài công lập trên địa bàn theo quy định của pháp luật

b) Thẩm định đối với các dự thảo văn bản:

Quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quyết định của ủy ban nhân dân thành phố, Chủ tịch ủy ban nhân dân thành phố;

Thành lập, tổ chức lại, giải thể tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập và Hội đồng quản lý trong đơn vị sự nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quyết định của Uy ban nhân dân thành phô (trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác về cơ quan thẩm định);

15

Thành lập, kiện toàn, sáp nhập, giải thể tổ chức phối họp liên ngành thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch ủy ban nhân dân thành phố theo quy định của pháp luật

Thẩm định, hưóng dẫn, theo dõi, kiếm tra việc thực hiện phân loại, xép hạng đơn vị sự nghiệp công lập và người đứng đầu đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND thành phố theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của ủy ban nhân dân thành phố

5 Về vị trí việc làm, biên chế công chức và cơ cấu ngạch công chức

a) Thẩm định đề án vị trí việc làm, đề án điều chỉnh vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức của cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của ủy ban nhân dân thành phố; tổng hợp, trình Chủ tịch ủy ban nhân dân thành phố quyết định;

b) Tham mưu, giúp ủy ban nhân dân thành phố:

Thẩm định, tổng hợp và lập kế hoạch biên chế công chức hàng năm hoặc điều chỉnh biên chế công chức thuộc Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân thành phố, cấp huyện gửi Bộ Nội vụ theo quy định của pháp luật;

Trình Hội đồng nhân dân thành phố quyết định biên chế công chức trong

cơ quan của Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân thành phố, quận, huyện, phường trong tổng số biên chế công chức được cấp có thẩm quyền giao và triển khai thực hiện sau khi được Hội đồng nhân dân thành phố quyết định;

c) Tổng họp cơ cấu ngạch công chức của cơ quan, tổ chức thuộc Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân thành phố, cấp huyện; trình ủy ban nhân dân thành phố gửi Bộ Nội vụ theo quy định của pháp luật

6 Về vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập:

a) Thẩm định đề án vị trí việc làm, đề án điều chỉnh vị trí việc làm và cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp của đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm một phần chi thường xuyên và đơn vị sự nghiệp công lập do ngân sách nhà nước bảo đảm chi thường xuyên (gọi chung là đơn vị sự nghiệp công lập chưa tự bảo đảm chi thường xuyên) thuộc phạm vi quản lý của ủy ban nhân dân thành

16

phố Trình Chủ tịch ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt vị trí việc làm và cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp của các đơn vị sự nghiệp công lập chưa tự bảo đảm chi thường xuyên thuộc phạm vi quản lý;

b) Tham mưu, giúp ủy ban nhân dân thành phố:

Thẩm định số lượng người làm việc hưởng lương từ ngân sách nhà nước và

số lượng người làm việc hưởng lương tò nguồn thu sự nghiệp (nếu có) của các đơn vị sự nghiệp công lập chưa tự' bảo đảm chi thường xuyên thuộc phạm vi quản

lý của Úy ban nhân dân thành phố; tổng hợp, trình ủy ban nhân dân thành phố kế hoạch số lượng người làm việc trong các đon vị sự nghiệp công lập chưa tự bảo đảm chi thường xuyên của địa phương gửi Bộ Nội vụ thẩm định;

Trình Hội đồng nhân dân thành phố phê duyệt tổng số lượng người làm việc hưởng lương từ ngân sách nhà nước trong các đơn vị sự nghiệp công lập chưa tự bảo đảm chi thường xuyên thuộc phạm vi quản lý trong tổng số lượng người làm việc hưởng lương từ ngân sách nhà nước đã được Bộ Nội vụ thẩm định;

Quyết định giao, điều chỉnh số lượng người làm việc hưởng lương tù' ngân sách nhà nước đối với từng đơn vị sự nghiệp công lập chưa tự bảo đảm chi thường xuyên thuộc phạm vi quản ]ý trong tống số lượng người làm việc được Hội đồng nhân dân thành phố phê duyệt;

Quyết định về số lượng người làm việc hưởng lương từ nguồn thu sự nghiệp đối với tùng đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm một phần chi thường xuyên thuộc phạm vi quản lý theo quy định của pháp luật;

Hướng dẫn, kiếm tra việc thực hiện các quy định về vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn

vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm chi thường xuyên, đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư thuộc phạm vi quản lý;

Chỉ đạo các cơ quan, tổ chức, đơn vị thực hiện cơ chế tự chủ về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, số lượng người làm việc đối với các đon vị sự nghiệp công lập thuộc phạm vi quản lý của địa phương

17

c) Tổng họp vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp

và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập theo mức độ tự chủ tài chính (do ngân sách nhà nước bảo đảm chi thường xuyên; bảo đảm một phần chi thường xuyên; tự bảo đảm chi thường xuyên; tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư) thuộc phạm vi quản lý của thàah phố, trình ủy ban nhân dân thành phố gửi Bộ Nội vụ theo quy định của pháp luật

7 Về thực hiện chế độ, chính sách tiền lương, phụ cấp, sinh hoạt phí và tiền

thưởng đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động họp đồng trong cơ quan,

tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập:

a) Quyết định theo thẩm quyền hoặc trình Chủ tịch ủy ban nhân dân thành phố quyết định việc nâng bậc lương thường xuyên, nâng bậc lương trước thời hạn

và các chế độ, chính sách về tiền lương, phụ cấp, sinh hoạt phí và tiền thưởng đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động họp đông theo quy định của pháp luật

và phân cấp quản lý của ủy ban nhân dân thành phố;

b) Hướng dẫn, kiểm tra, giải quyết theo thẩm quyền hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền giải quyết nhũng vướng mắc trong việc thực hiện chế độ, chính sách tiền lương, phụ cấp, sinh hoạt phí và tiền thưởng đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tố chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập của địa phương theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của ủy ban nhân dân thành phố

8 Về cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức:

a) Tham mưu, trình ủy ban nhân dân thành phố quyết định phân công các

cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân thành phố chủ trì hoặc phối họp thực hiện các nội dung, nhiệm vụ của công tác cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức;

b) Tham mưa, trình ủy ban nhân dân thành phố, Chủ tịch ủy ban nhân dân thành phố:

Chỉ đạo, triển khai chương trình, kế hoạch và các văn bản khác của cơ quan cấp trên về cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức;

18

Quyết định các biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, đẩy manh cải cách chế độ công vụ, công chức theo chương trình, đề án, kế hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt

c) Tham mưu, giúp ủy ban nhân dân thành phố:

Triến khai việc xác định chỉ số cải cách hành chính hàng năm của ủy ban nhân dân thành phố; chỉ số hài lòng của người dân, tổ chức đối với sự phục vụ của cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn;

Theo dõi, kiểm tra, đánh giá, tổng họp kết quả thực hiện nhiệm vụ về cải cách hành chính, cải cách chế độ công chức, công vụ của các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc phạm vi quản lý của ủy ban nhân dân thành phố

d) Chủ trì triển khai công tác thông tin, tuyên truyền về cải cách hành chính, cải cách chế độ công chức, công vụ tại địa phương

9 Về chính quyền địa phương:

a) Tham mưu, giúp ủy ban nhân dân thành phố:

Triển khai công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp trên địa bàn theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của cơ quan cấp trên;

Trình Hội đồng nhân dân thành phố bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các ủy viên úy ban nhân dân thành phố theo quy định của pháp luật;

Trình cấp có thẩm quyền có văn bản đề nghị Bộ Nội vụ thẩm định, trình Thủ tướng Chính phủ quyết định điều động, cách chức Chủ tịch, Phó Chủ tịch ủy ban nhân dân thành phố, giao quyền Chủ tịch ủy ban nhân dân thành phố theo quy định của pháp luật;

Trình Hội đồng nhân dân thành phố quyết định việc thành lập, giải thể, nhập, chia thôn, tổ dân phố; đặt tên, đổi tên thôn, tổ dân phố ở địa phương;

Triển khai thực hiện công tác dân chủ ở cấp xã, tổ dân phố, thôn và trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập; việc thực

c) Tham mưu, giúp ủy ban nhân dân thành phố, Chủ tịch ủy ban nhân dân thành phố thực hiện quản lý nhà nước đối với thôn, tổ dân phố theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của ủy ban nhân dân thành phố

10 Về địa giới đon vị hành chính:

a) Tham mưu, giúp ủy ban nhân dân thành phố:

Thực hiện công tác quản lý địa giới đơn vị hành chính, hồ sơ, mốc, bản đồ địa giới đơn vị hành chính các cấp trên địa bàn theo quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

Lập hồ sơ đề án, trình ủy ban nhân dân thành phố có văn bản gửi Bộ Nội

vụ để tổ chức thẩm định, trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định về đề án thành lập, giải thế, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đon vị hành chính, đặt tên, đổi tên đơn vị hành chính và giải quyết tranh chấp liên quan đến địa giới đơn vị hành chính cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã; phân loại đơn vị hành chính cấp tỉnh; công nhận xã đảo, xã an toàn khu, vùng an toàn khu;

Lập hồ sơ đề án, trình ủy ban nhân dân thành phố có văn bản đề nghị Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định công nhận phân loại đơn vị hành chính cấp huyện;

Triển khai thực hiện các đề án, văn bản liên quan đến địa giới đơn vị hành chính sau khi được cấp có thẩm quyền quyết định

b) Thẩm định, trình Chủ tịch ủy ban nhân dân thành phố quyết định công nhận phân loại đơn vị hành chính cấp xã

11 Về cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã và người hoạt

20

động không chuyên trách ở cấp xã, ở thôn, tổ dân phố:

a) Tham mưu, giúp ủy ban nhân dân thành phố:

Thực hiện việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức; việc quản lý đối với người giữ chức danh, chức vụ và người đại diện phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp thuộc thẩm quyền quản lý của ủy ban nhân dân thành phố; việc quản lý đối với cán bộ, công chức cấp xã và người hoạt động không chuyên ừách ở cấp xã, ở thôn, tổ dân phố theo quy định của Đảng, của pháp luật và phân cấp quản lý của ủy ban nhân dân thành phố;

Tổ chức thi, xét nâng ngạch công chức và thi, xét thăng hạng chức danh nghề nghiệp viên chức lên các ngạch, chức danh nghề nghiệp chuyên ngành từ chuyên viên chính và tương đương trở xuống theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của ủy ban nhân dân thành phố Quyết định hoặc trình Chủ tịch ủy ban nhân dân thành phố quyết định theo thẩm quyền việc bổ nhiệm ngạch, chức danh nghề nghiệp và xếp lương đối với công chức, viên chức sau khi trúng tuyển

kỳ thi, xét nâng ngạch công chức, thăng hạng chức danh nghề nghiệp viên chức

b) Tham mưu, trình ủy ban nhân dân thành phố:

Ban hành văn bản quy định tiêu chuẩn chức danh lãnh đạo, quản lý thuộc phạm vi quản lý của ủy ban nhân dân thành phố theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý;

Đề nghị Bộ Nội vụ có ý kiến về việc bổ nhiệm ngạch, bổ nhiệm chức danh nghề nghiệp và xếp lương đối với công chức ngạch chuyên viên cao cấp và các ngạch công chức, chức danh nghề nghiệp viên chức tương đương ngạch chuyên viên cao cấp Trình Chủ tịch úy ban nhân dân thành phố ký quyết định đối với các trường hợp này sau khi có ý kiến thống nhất của Bộ Nội vụ

12 Về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức (bao gồm cả cán

bộ, công chức cấp xã)

a) Tham mưu, trình ủy ban nhân dân thành phố:

21

Ban hành kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý và tố chức triển khai thực hiện kế hoạch sau khi được ủy ban nhân dân thành phố phê duyệt;

Thực hiện đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức và các đối tượng khác theo quy định của Đảng, của pháp luật và phân cấp quản lý của ủy ban nhân dân thành phố

b) Thực hiện bồi dưỡng, tập huấn theo yêu càu vị trí việc làm trong ngành, lĩnh vực được giao quản lý đối với công chức, viên chức và người làm công tác

ở ngành, lĩnh vực đó;

c) Phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan ữình ủy ban nhân dân thành phố quyết định việc bố trí, phân bổ kinh phí đối với hoạt động đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của địa phương theo quy định của pháp luật

13 Về tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ:

a) Tham mưu, trình ủy ban nhân dân thành phố quyết định cho phép hội có phạm vi hoạt động trong cả nước và hội có phạm vi hoạt động liên tỉnh đặt văn phòng đại diện của hội ở địa phương theo quy định của pháp luật;

b) Tham mưu, trình Chủ tịch ủy ban nhân dân thành phố giải quyết các thủ tục về hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện có phạm vi hoạt động ở địa phương (trừ quỹ

xã hội, quỹ từ thiện có tổ chức, cá nhân nước ngoài góp tài sản với công dân, tổ chức Việt Nam hoạt động trong phạm vi của cấp tỉnh);

c) Trình Chủ tịch ủy ban nhân dân thành phố quyết định việc ủy quyền theo quy định của pháp luật để thực hiện công tác quản lý nhà nước đối với hội, quỹ

xã hội, quỹ từ thiện có phạm vi hoạt động ở địa phương; chỉ đạo, hướng dẫn các

sở, ban, ngành, ủy ban nhân dân cấp huyện, ủy ban nhân dân cấp xã trong việc quản lý nhà nước đối với hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện theo quy định của pháp luật

14 Về văn thư, lưu trữ nhà nước:

a) Tham mưu, trình ủy ban nhân dân thành phố ban hành danh mục cơ quan,

tổ chức thuộc nguồn nộp lun tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thành phố;

d) Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của địa phương theo quy định của pháp luật: Sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, xác định giá ừị tài liệu, thống kê, bảo

vệ, bảo quản, bảo hiểm tài liệu; số hóa, xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu; úng dụng khoa học công nghệ trong quản lý tài liệu; tổ chức giải mật tài liệu; công bố, giới thiệu tài liệu lun trữ; tổ chức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu; thực hiện cung cấp dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ

15 Về tín ngưỡng, tôn giáo:

a) Tham mưu, giúp ủy ban nhân dân thành phố quản lý nhà nước về hoạt động tín ngưỡng và các cơ sở tín ngưỡng không phải là di tích lịch sử, văn hóa, danh lam thắng cảnh đã được xếp hạng hoặc đã được đưa vào danh mục kiểm kê

di tích của địa phương;

b) Giúp ủy ban nhân dân thành phố làm đầu mối liên hệ với các tổ chức tôn giáo, tổ chức tôn giáo trực thuộc và cơ sở tín ngưỡng thuộc thẩm quyền quản lý trên địa bàn

c) Tổ chức tuyên truyền, phổ biến chủ trương, chính sách, pháp luật về tín ngưỡng, tôn giáo đối với cán bộ, công chức, viên chức và tín đồ, chức sắc, chức việc, nhà tu hành của các tổ chức tôn giáo, tố chức tôn giáo trực thuộc, người đại diện, ban quản lý cơ sở tín ngưỡng trong phạm vi quản lý;

d) Giải quyết theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền giải quyết nhũng vấn đề cụ thể về tín ngưỡng, tôn giáo theo quy định của pháp luật Chủ trì,

23

phối hợp với các sở, ban, ngành trong việc tham mun, trình ủy ban nhân dân thành phố giải quyết những vấn đề phát sinh trong hoạt động tín ngưỡng, tôn giáo thuộc thẩm quyền quản lý;

đ) Hướng dẫn ủy ban nhân dân cấp huyện giải quyết những vấn đề cụ thể

về tín ngưỡng, tôn giáo theo quy định của pháp luật

16 Về thanh niên:

a) Tham mưu, giúp ủy ban nhân dân thành phố:

Tổ chức triển khai thực hiện chính sách, pháp luật, chiến lược, chương trình,

kế hoạch, dự án, đề án phát triển thanh niên tại địa phương; xây dụng đội ngũ cán

bộ, công chức làm công tác quản lý nhà nước về thanh niên;

Thực hiện lồng ghép các chỉ tiêu, mục tiêu phát triển thanh niên khi xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tể - xã hội của địa phương hàng năm

và tùng giai đoạn, bảo đảm quyền và lợi ích họp pháp, chính đáng của thanh niên;

b) Giải quyết theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm quyền thực hiện cơ chế, chính sách đối với thanh niên; giải quyết nhũng vấn đề liên quan đến thanh niên theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của ủy ban nhân dân thành phố;

c) Quản lý, khai thác và công bố dữ liệu thống kê về thanh niên, chỉ số phát triển thanh niên tại địa phương theo quy định của pháp luật

17 Về thi đua, khen thưởng:

a) Tham mưu, trình Chủ tịch ủy ban nhân dân thành phố ban hành kế hoạch

và tổ chức thực hiện công tác tuyên truyền tu1 tưởng thi đua yêu nước của Chủ tịch Hồ Chí Minh, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về thi đua, khen thưởng; tuyên truyền, nhân rộng điển hình tiên tiến, gương người tốt, việc tốt, lựa chọn tập thể, cá nhân có thành tích tiêu biểu trong phong trào thi đua để biểu dương, tôn vinh, khen thưởng lập thời;

b) Tham mưu, giúp ủy ban nhân dân, Chủ tịch ủy ban nhân dân thành phố

và Hội đồng Thi đua - Khen thưởng thành phố tổ chức các phong trào thi đua; hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc phạm vi quản lý của địa

d) Tham mưu, giúp ủy ban nhân dân thành phố tổ chức thực hiện việc ừao tặng, đón nhận các danh hiệu thi đua và hình thức khen thưởng; quản lý, cấp phát, thu hồi, cấp đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng theo quy định của pháp luật;

đ) Quản lý, lun trữ hồ sơ khen thưởng; xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu

về thi đua, khen thưởng; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua, khen thưởng theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của ủy ban nhân dân thành phố;

e) Làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng thành phố

18 Thực hiện họp tác quốc tế về lĩnh vực nội vụ theo quy định của pháp luật

19 Nghiên cứu, ứng dụng khoa học, công nghệ và xây dựng, quản lý, lun trữ hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý nhà nước của Sở Nội vụ

20 Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực nội vụ đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc phạm vi quản lý Tham mưu, giúp ủy ban nhân dân thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo ngành, lĩnh vực nội vụ đối với tổ chức của các bộ, cơ quan trung ương và địa phương khác đặt trụ sở trên địa bàn

21 Tổng họp, thống kê, sơ kết, tổng kết, đánh giá kết quả thực hiện đối với ngành, lĩnh vực được giao quản lý Thực hiện việc thông tin, báo cáo ủy ban nhân dân thành phố, Bộ Nội vụ và cơ quan có thấm quyền về tình hình thực hiện nhiệm

vụ được giao theo quy định của pháp luật

22 Quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của đơn vị thuộc, trực thuộc Sở Nội vụ (trừ đơn vị thuộc thẩm quyền quyết định của ủy ban nhân dân, Chủ tịch ủy ban nhân dân thành phố); mối quan hệ công tác và trách nhiệm của người đứng đầu đon vị thuộc, trực thuộc Sở Nội vụ theo quy định của

25

pháp luật

23 Quản lý tổ chức bộ máy; vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị thuộc, trực thuộc Sở Nội vụ

24 Quản lý và thực hiện chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức, người lao động thuộc Sở Nội vụ theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của ủy ban nhân dân thành phố

25 Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản được giao theo quy định của pháp luật và phân cấp quản lý của ủy ban nhân dân thành phố

26 Thực hiện các quy định về phòng, chống tham nhũng, tiêu cực; thực hành tiết ldệm, chống lãng phí và các quy định khác về quản lý nội bộ tại Sở Nội vụ

27 Thanh tra, kiểm tra, tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh và xử lý theo thấm quyền hoặc tham mun cấp có thẩm quyền xử lý các

vi phạm trong lĩnh vực công tác được giao theo quy định của pháp luật

28 Thực hiện các nhiệm vụ khác do ủy ban nhân dân, Chủ tịch ủy ban nhân dân thành phố giao và theo quy định của pháp luật

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Bất kỳ một cơ quan Hành chính Nhà nước nào, nếu muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của mình, thì cần phải có một cơ cấu tổ chức chặt chẽ, thống nhất và khoa học, nếu không sẽ làm cho hiệu quả công việc của cơ quan đó không được cao

Căn cứ Quyết định số 33/2023/QĐ-UBND ngày 06/9/2023 của UBND thành phố Đà Nẵng về việc quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng, trong đó quy định cơ cấu tổ chức như sau: 1.Sở Nội vụ có Giám đốc và các Phó Giám đốc Số lượng Phó Giám đốc thực hiện theo quy định của Ủy ban nhân dân thành phố về số lượng cấp phó của người đứng đầu các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng

2 Các phòng thuộc Sở Nội vụ

26

a) Văn phòng Sở;

b) Thanh tra Sở;

c) Phòng Tổ chức, biên chế và cải cách hành chính; d) Phòng Công chức, viên chức;

đ) Phòng Xây dựng chính quyền và công tác thanh niên; e) Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ

3 Các tổ chức hành chính trực thuộc Sở Nội vụ

a) Ban Thi đua - Khen thưởng;

b) Ban Tôn giáo

4 Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở Nội vụ

a) Trung tâm Lưu trữ lịch sử;

b) Trung tâm Phát triển Nguồn nhân lực chất lượng cao

Sơ đồ cơ cấu tổ chức

27

2.1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật của Sở Nội vụ

Cơ sở vật chất hiện tại kho lưu trữ tài liệu của Sở Nội vụ Đà Nẵng được đầu

tư qua các năm đảm bảo nhu cầu lưu trữ tài liệu;

Các trang thiết bị được thay mới đầu tư đồng bộ bao gồm: Giá để tài liệu; Tủ đựng tài liệu; Máy điều hòa không khí; Đồng hồ đo ẩm; Máy hút bụi công nghiệp; Máy hút ẩm; Tủ đựng tài liệu mật; Xe đẩy tài liệu; Quạt thông gió; Máy tính có kết nối internet; Bàn làm việc; Hệ thống camera giám sát;- Hệ thống phòng cháy, chữa cháy;

Tuy nhiên, kho lưu trữ của Sở Nội vụ diện tích sử dụng còn nhỏ, các trang thiết bị còn thiếu đang gặp phải nhiều khó khăn, dẫn đến tình trạng tài liệu bị xếp chồng lên nhau, gây ra khó khăn khi tìm kiếm, sử dụng và bảo quản tài liệu

2.2.1 Khối lượng, thành phần và nội dung

Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng, một tổ chức với vai trò quan trọng trong việc quản lý tổ chức hành chính của thành phố, đang đối mặt với một khối lượng tài liệu lớn, đa dạng và đầy thách thức Với hơn 10.000 hồ sơ và tài liệu, Sở Nội vụ phải đối mặt với việc lưu trữ và quản lý các loại văn bản từ các cơ quan cấp trên, văn bản nội bộ của Sở, cũng như các hồ sơ liên quan đến cán bộ và các lĩnh vực nội vụ, lao động - thương binh và xã hội, tổ chức cán bộ Trong số đó, văn bản từ các cơ quan cấp trên như Chính phủ, các Bộ, ngành Trung ương, và Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng đóng vai trò quan trọng trong việc định hình và chỉ đạo các chính sách, quy định ở cấp độ địa phương Đồng thời, văn bản nội bộ của Sở Nội vụ, bao gồm các văn bản ban hành và hướng dẫn thực hiện các nhiệm vụ, chức năng, cũng đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và thúc đẩy hoạt động của sở

Không chỉ có văn bản, mà còn các hồ sơ liên quan đến cán bộ, công chức, viên chức và các lĩnh vực khác như: quản lý địa giới đơn vị hành chính; việc quản

lý đối với người giữ chức danh, chức vụ và người đại diện phần vốn nhà nước tại doanh nghiệp Nhà nước; thi đua, khen thưởng, cải cách thủ tục hành chính, , cũng là một phần quan trọng của khối lượng tài liệu mà Sở Nội vụ Đà Nẵng đang thực hiện Các hồ sơ này bao gồm một loạt các thông tin về cán bộ, công chức, viên chức, từ lý lịch đến quá trình đào tạo, bồi dưỡng, và các hồ sơ khác như khen thưởng, nghỉ hưu

Với một khối lượng tài liệu lớn và đa dạng như vậy, việc quản lý và chỉnh lý tài liệu Sở Nội vụ Đà Nẵng đã luôn quan tâm thực hiện đúng quy định Các yêu cầu cao cả được đặt ra, bao gồm phân loại tài liệu theo đúng quy định, sắp xếp tài

để đảm bảo tính an toàn và lâu dài của chúng

2.2.2 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

Với khối lượng, thành phần, nội dung của tài liệu của Sở Nội vụ thành phố

Đà Nẵng đã trình bày như trên, khối lượng tài liệu hiện đang bảo quản tại Sở Nội

vụ đã phản ánh toàn diện các mặt, khía cạnh hoạt động xã hội Về công tác nội vụ của thành phố Những tài liệu này có ý nghĩa to lớn đối với việc khai thác sử dụng

để phục vụ các hoạt động chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật, nghiên cứu lịch sử,…

- Ý nghĩa chính trị: Tài liệu được bảo quản ở Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng được hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng Cho nên trong các phông lưu trữ có nhiều loại tài liệu phản ánh chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước và của thành phố

- Ý nghĩa kinh tế:

Trong thành phần các Phông lưu trữ bảo quản tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng có nhiều tài liệu phản ánh về lĩnh vực chính trị, nhân sự, kinh tế, đặc biệt là những tài liệu có chức năng hình thành các tổ chức quản lý Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế ở địa phương và Trung ương

Để có được những kết quả như trên không chỉ nhờ sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo thành phố, các cấp, các ngành mà còn có sự giúp sức của thành phố trong quá trình tra tìm tài liệu phục vụ cho xây dựng, quy hoạch và phát triển

- Ý nghĩa văn hóa xã hội:

2.3 Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

Đối với công việc chỉnh lý này Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng luôn bám sát các văn bản của các cơ quan cấp trên ban hành và hướng dẫn cụ thể cho các công chức làm công tác chỉnh lý, lưu trữ một cách toàn diện về việc thực hiện các quy định về công tác chỉnh lý, lưu trữ nói chung

Sau một thời gian thực tập và tìm hiểu tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng, với

sự hướng dẫn nhiệt tình và sự trợ giúp của giáo viên hướng dẫn để tiếp cận được với công việc một cách tốt nhất Bản thân em cũng đã được thực hành nhiều về các khâu nghiệp vụ trong lưu trữ nhưng cũng có giới hạn; và em đã tìm hiểu sâu

hơn về một vấn đề nhất định để làm đề tài nghiên cứu cho mình đó là: “Một số

giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng” Và những gì bản thân em tìm hiểu về công tác này tại Sở Nội vụ

thành phố Đà Nẵng được trình bày cụ thể như sau:

Để có nhận thức mới hơn về vấn đề này, đầu tiên phải hiểu rõ được công tác lưu trữ là gì và ý nghĩa của nó như thế nào trong tình hình xã hội hiện nay Công tác lưu trữ được xem là một ngành hoạt động của nhà nước, bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến hoạt động khai thác và

sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu của xã hội Vì vậy nó được chú trọng và quan tâm hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ để giữ gìn những tài sản có giá trị quý giá phục vụ cho thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước

31

Đi cùng với nhận thức đúng vấn đề; trong quá trình hoạt động và phát triển,

Sở Nội vụ đã chú trọng nhiều hơn về công tác chỉnh lý tài liệu Đây là điều kiện kiên quyết để biết được những tài liệu nào là quý giá và được bảo quản khai thác

sử dụng cho lâu dài; những tài liệu nào trùng thừa, hết giá trị đem tiêu hủy để tiết kiệm diện tích kho tàng, tránh gây tồn đọng, chồng chất tài liệu gây khó khăn cho công tác quản lý, tìm kiếm và phục vụ đáp ứng cho nhu cầu một cách tốt nhất Quy trình giao nhận tài liệu và lập kế hoạch chỉnh lý của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng:

Việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ được thực hiện theo Hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 Theo công văn này, toàn bộ công đoạn chỉnh lý tài liệu hành chính được thực hiện theo ba giai đoạn cơ bản: chuẩn bị chỉnh lý và thực hiện chỉnh lý và kết thúc chỉnh lý

2.3.1 Chuẩn bị chỉnh lý tài liệu

Để khối tài liệu đưa ra chỉnh lý được đầy đủ, hoàn chỉnh, không bị phân tán Trách nhiệm của cơ quan có nhu cầu chỉnh lý (Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng) phải thực hiện thu thập tất cả tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan trước khi chỉnh lý

Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu thực hiện theo quy định (Phụ lục 1, Điều 17 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm

2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan)

Quá trình chuẩn bị chỉnh lý được tiến hành từng bước, theo thứ tự sau:

2.3.1.1 Giao nhận tài liệu

Giao nhận tài liệu là quá trình bàn giao tài liệu giữa nơi bảo quản tài liệu với

bộ phận chỉnh lý

Đối với những lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành có bộ phận quản lý kho riêng biệt với bộ phận chỉnh lý tài liệu thì khi xuất tài liệu ra khỏi kho để chỉnh lý phải tiến hành các thủ tục giao nhận tài liệu Khi tiến hành xuất tài liệu ra khỏi

32

kho để chỉnh lý, hệ thống hóa phải tiến hành giao nhận tài liệu Số lượng tài liệu giao nhận được tính bằng mét giá; riêng đối với các phông hoặc khối tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ, phải ghi rõ số lượng cặp, hộp và số lượng hồ sơ hoặc đơn

vị bảo quản

Việc giao nhận tài liệu trước khi chỉnh lý được lập thành biên bản [Xem phụ

lục 01]

2.3.1.2 Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý

Sau khi hoàn tất thủ tục giao nhận tài liệu cần vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyển tài liệu về nơi tiến hành chỉnh lý Bởi lẽ, có nhiều cơ quan, bộ phận chỉnh

lý và bộ phận bảo quản tài liệu không ở liền nhau hoặc việc chỉnh lý cần có một diện tích rộng rãi cho nhiều người cùng tham gia nên được bố trí xa nơi bảo quản tài liệu

Để hạn chế tác hại do bụi bẩn gây ra đối với người thực hiện chỉnh lý, trước khi chỉnh lý cần tiến hành vệ sinh sơ bộ tài liệu bằng cách dùng các loại chổi lông thích hợp để quét, chải bụi bẩn trên cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu, sau đó đến từng tập tài liệu

Khi vệ sinh và vận chuyển tài liệu cần lưu ý tránh làm xáo trộn trật tự sắp xếp các cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu cũng như các hồ sơ hay các tập tài liệu trong mỗi cặp, hộp hoặc bao gói; đồng thời không làm hư hại tài liệu

Khi vệ sinh và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý thì kết hợp chia nhóm tài liệu (Theo thời gian “năm”, hoặc theo “mặt hoạt động”)

Tùy thuộc vào địa điểm chỉnh lý (Phòng bố trí rộng hoặc chật, hẹp) có thể nhận và vận chuyển tài liệu theo từng đợt (Có lập biên bản giao nhận cho từng đợt) Trường hợp cơ quan có khối tài liệu cần chỉnh lý không bố trí được phòng thì có thể thỏa thuận vận chuyển tài liệu đến một nơi khác để thực hiện chỉnh lý

33

Hình 1 Giao nhận, vận chuyển tài liệu về địa điểm trước khi chỉnh lý

2.3.1.3 Khảo sát tài liệu

Khảo sát tài liệu là bước quan trọng trong quá trình chuẩn bị chỉnh lý tài liệu Khảo sát tài liệu nhằm mục đích: Khảo sát tài liệu nhằm nắm được tình hình thực

tế tài liệu về số lượng, thành phần, nội dung và tình trạng vật lý của khối tài liệu đang chuẩn bị chỉnh lý, làm cơ sở cho việc lập kế hoạch chỉnh lý và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý; lập kế hoạch tiến hành thu thập, sưu tầm những tài liệu phát hiện còn thiếu sau khi khảo sát để bổ sung nhằm hoàn chỉnh phông lưu trữ

Sở Nội vụ phân công người phụ trách trực tiếp tham gia việc khảo sát tài liệu trước khi chỉnh lý, người tham gia khảo sát thường có kinh nghiệm, kỹ năng, am hiểu về khối tài liệu đó Sau khi xem xét biên bản, mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp

từ đơn vị, cá nhân vào lưu trữ để nắm được thông tin ban đầu về tài liệu thì tiến hành xem xét trực tiếp khối tài liệu đó Tùy thuộc vào khối lượng, số lượng tài liệu mà có thể có nhiều người khảo sát cùng lúc Cuối cùng tập hợp thông tin và viết báo cáo kết quả khảo sát

Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu của Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng [Xem

phụ lục 02]

34

2.3.1.4 Thu thập và bổ sung tài liệu

Trong quá trình khảo sát, nếu phát hiện thành phần tài liệu của phông còn thiếu cần tiến hành thu thập, bổ sung trước khi thực hiện chỉnh lý Phạm vi và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung được xác định căn cứ vào các yếu tố sau:

- Mục đích, yêu cầu và phạm vi giới hạn tài liệu đưa ra chỉnh lý;

- Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;

- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông, của các đơn vị, bộ phận và nhiệm vụ của

các cá nhân liên quan

- Sổ đăng ký văn bản đi, đến;

- Biên bản giao nhận tài liệu của các đơn vị, bộ phận và cá nhân (nếu có) Nguồn bổ sung tài liệu từ thủ trưởng cơ quan, đơn vị; các đơn vị, cá nhân được giao giải quyết công việc; những cán bộ đã nghỉ hưu, chuyển công tác; cơ quan, tổ chức cấp trên hoặc cơ quan, tổ chức trực thuộc,

Người tham gia khảo sát lập văn bản nêu lý do cần bổ sung những tài liệu còn thiếu của khối tài liệu cần chỉnh lý Sau đó gửi đến người có liên quan của đơn vị có khối tài liệu được chỉnh lý nêu rõ lý do, những tài liệu còn thiếu là tài liệu gì, thời gian phải hoàn thành và có xác nhận của lãnh đạo đơn vị đó

2.3.1.5 Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý

1 Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông

Phông lưu trữ tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng:

Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng trực thuộc UBND thành phố Đà Nẵng

- Tài liệu bảo quản có thời hạn

- Tài liệu bảo quản vĩnh viễn

- Hiện tại đang triển khai thu hồ sơ

2 Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu

Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ

Trong đó phương án phân loại tài liệu là bản dự kiến phân chia tài liệu trong phông, trong khối tài liệu thành các nhóm cơ bản, nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ, nhóm nhỏ nhất dựa theo những đặc trưng phân loại khác nhau và trật tự sắp xếp các nhóm tài liệu trong phông

Biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là lựa chọn những tài liệu có giá trị và định thời hạn bảo quản cho chúng Tuy nhiên, quá trình xác định giá trị tài liệu thường có những tác động bởi ý kiến chủ quan của người làm công tác xác định giá trị tài liệu Vì vậy, trong chỉnh lý tài liệu thường có nhiều người tham gia và cần có sự hướng dẫn về xác định giá trị tài liệu để đảm bảo tính thống nhất

Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phải được biên soạn chi tiết, cụ thể đối với các phông tài liệu được chỉnh lý lần đầu; những lần sau chỉ cần sửa đổi,

bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế khối tài liệu đưa ra chỉnh lý

Nội dung bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu bao gồm hai phần chính: phần bản kê (dự kiến) các nhóm tài liệu cần giữ lại bảo quản hoặc loại ra khỏi phông

Mẫu Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và Biên soạn bản hướng

dẫn xác định giá trị tài liệu [Xem phụ lục 03]

3 Lập kế hoạch chỉnh lý