Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP TỔ CHỨC CƠNG TÁC VĂN LƯU TRỮ TẠI Khóa luận quản trịTHƯ, nhân lực VĂN PHÒNG HĐND, UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH, TỈNH CAO BẰNG Khóa luận tốt nghiệp ngành Người hướng dẫn Sinh viên thực Mã số sinh viên Khóa Lớp : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG : THS LÂM THU HẰNG : HOÀNG THỊ BAY : 1305QTVB005 : 2013-2017 : ĐH QTVP 13B HÀ NỘI - 2017 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận phát triển hoàn thiện thời gian thực tập UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng Tài liệu sử dụng báo cáo có tính xác thực lấy từ nguồn đáng tin cậy UBND huyện Hà Nội, ngày 20 tháng 04 năm 2017 Tác giả Hồng Thị Bay Khóa luận quản trị nhân lực LỜI CẢM ƠN Được phân công Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đồng ý cô giáo hướng dẫn Ths Lâm Thu Hằng, em thực đề tài “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ Văn phòng HĐNDUBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng” Từ kiến thức trang bị ghế nhà trường,được giúp đỡ, hướng dẫn tận tình thầy giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tập thể cán bộ, cơng chức khối Văn phịng HĐND-UBND huyện Trùng Khánh đặc biệt cán văn thư Hoàng Thị Ngà cô giáo Lâm Thu Hằng thời gian viết khoá luận trang bị cho em kiến thức làm sở, tảng cho việc tiếp thu tri thức kỹ nghề nghiệp, giúp đỡ em trình vận dụng kiến thức học trường vào thực công việc thực tế quan nơi thực tập hoàn thành khố luận Mặc dù có nhiều cố gắng song hạn chế thời gian phạm vi Khóa luận quản trị nhân lực kiến thức nên khóa luận khơng thể tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận góp ý q thầy giáo cô, chú, anh, chị quan để khóa luận em hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nghĩa đầy đủ HĐND-UBND Hội đồng nhân dân- Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân Khóa luận quản trị nhân lực MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài 2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu đề tài Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài NỘI DUNG CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN THƯ, Khóa luận quản trị nhân lực LƯU TRỮ 1.1 Lý luận chung công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.1.2 Vị trí, tác dụng cơng tác văn thư 1.1.3 Nội dung công tác văn thư 1.2 Lý luận chung công tác lưu trữ 10 1.2.1 Khái niệm, vai trò, nội dung nguyên tắc công tác lưu trữ 10 1.2.1.1 Khái niệm 10 1.2.1.2 Nội dung 11 1.2.1.3 Vai trò 11 1.2.1.4 Nguyên tắc 12 1.2.1.5 Chính sách nhà nước lưu trữ 12 1.2.2 Khái niệm, đặc điểm, loại hình ý nghĩa tài liệu lưu trữ 13 1.2.2.1 Khái niệm 13 1.2.2.2 Đặc điểm 13 1.2.2.3 Loại hình 13 1.2.2.4 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ 14 1.3 Khái niệm, nội dung vai trị tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ 15 1.3.1 Khái niệm tổ chức công tác văn thư, lưu trư 15 1.3.2 Nội dung tổ chức công tác văn thư, lưu trữ 15 1.4 Tính chất mối quan hệ cơng tác văn thư côn tác lưu trữ 16 1.4.1 Tính chất cơng tác văn thư cơng tác lưu trữ 16 1.4.2 Mối quan hệ công tác văn thư công tác lưu trữ 17 Tiểu kết 18 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND- UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH 19 2.1 Khái quát UBND huyện Trùng Khánh 19 2.1.1 Quá trình hình thành 19 Khóa luận lực 2.1.2 Chức năng, nhiệmquản vụ, quyền hạntrị nhân cấu tổ chức UBND huyện Trùng Khánh 21 2.1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 21 2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Trùng Khánh 21 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng huyện Trùng Khánh 23 2.1.3.1 Tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND-UBND huyện Trùng Khánh 23 2.1.3.2 Vị trí, chức văn phịng huyện Trùng Khánh 23 2.1.3.3 Nhiệm vụ quyền hạn 24 2.1.3.4 Cơ cấu tổ chức lề lối làm việc 24 2.1.3.5 Xác định vị trí việc làm xây dựng mơ tả việc vị trí Văn phịng HĐND UBND huyện Trùng Khánh 26 2.2 Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Trùng Khánh 32 2.2.1 Tổ chức phận quản lý văn thư, lưu trữ 32 2.2.2 Tổ chức nhân làm công tác văn thư, lưu trữ 34 2.2.3 Tổ chức xây dựng biện pháp ban hành văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 36 2.2.4 Tổ chức thực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 39 2.2.4.1 Soạn thảo ban hành văn 39 2.2.4.2 Quy trình quản lý văn 41 2.2.4.3 Quy trình quản lý văn đến 42 2.2.4.4 Việc quản lý sử dụng dấu 45 2.2.4.5 Lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan 47 2.2.4.6 Hoạt động lưu trữ 48 2.2.5 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ 52 Khóa quản trị lực 2.2.5.1 Ứngluận dụng phần mềm văn phòng điện nhân tử E-office quản lý văn đến văn phòng HĐND UBND huyện Trùng Khánh 53 2.2.5.2 Quy trình quản lý văn đến UBND huyện theo hệ thống phần mềm Eoffice 55 2.2.5.3 Quy trình quản lý văn UBND huyện theo hệ thống phần mềm E-office 56 2.2.5.4 Những kết đạt hạn chế từ ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử Eoffice công tác văn thư UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng 57 2.2.6 Tổ chức hoạt động kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ Văn phòng UBND huyện Trùng Khánh 58 2.2.7 Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ 60 2.3 Nhận xét 60 2.3.1 Ưu điểm 60 2.3.2 Hạn chế 62 2.3.3 Nguyên nhân 63 Tiểu kết 64 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND- UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH 65 3.1 Hồn thiện hình thức tổ chức cơng tác văn thư kiện tồn phận làm cơng tác văn thư, lưu trữ Văn phòng HĐND- UBND huyện Trùng Khánh 65 3.2 Nâng cao nhận thức tăng cường trách nhiệm cán lãnh đạo cán cơng chức, viên chức vai trị công tác văn thư, lưu trữ 66 3.3 Nâng cao trình độ cán văn thư, lưu trữ 68 3.4 Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị phụ trợ 70 3.5 Xây dựng hoàn thiện cách đồng văn bản, đạo, hướng Khóa trịhuyện nhân lực 71 dẫn cơng luận tác văn thư, quản lưu trữ UBND 3.6 Mở rộng diện tích kho lưu trữ xây dựng kho lưu trữ tập trung theo hướng đại hóa 71 3.7 Ứng dụng Công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ 72 3.8 Tăng cường công tác tra, kiểm tra đánh giá 73 Tiểu kết 75 KẾT LUẬN 76 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 77 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn thư lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý hành nhà nước Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung q trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng Khóa luận quản trị nhân lực hiệu hoạt động quan, tổ chức UBND huyện Trùng Khánh từ thành lập đến trọng công tác văn thư, lưu trữ xem nhiệm vụ then chốt việc quản lý đạo hoạt động UBND huyện Vì thế, cơng tác văn thư, lưu trữ UBND huyện vào nề nếp đạt kết đáng khích lệ Bên cạnh kết đạt số hạn chế định công tác tổ chức nhân làm văn thư, lưu trữ chưa kiện toàn; đội ngũ cán văn thư, lưu trữ thiếu số lượng; hệ thống văn quản lý công tác văn thư, lưu trữ thiếu, chất lượng văn chưa cao, Nhằm sớm khắc phục tình trạng trên, bước chấn chỉnh, tăng cường công tác văn thư, lưu trữ , đồng thời tăng cường khả khai thác thông tin lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học UBND huyện nhu cầu đáng khác cần phải nhanh chóng tìm biện pháp để thay đổi cách quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện có tính khoa học mang lại hiệu cao Xuất phát từ thực tế trên, em chọn đề tài “Tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ Văn phịng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp Thơng qua đề tài này, nhằm xem xét nghiên cứu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ để đề xuất số biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ quan Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà em đúc rút quan thực tập 2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác văn thư, lưu trữ công tác giữ vai trị quan trọng quan Nhà nước nói chung doanh nghiệp nói riêng, vấn đề nhiều người quan tâm nghiên cứu khía cạnh khác Cho đến Việt Nam có nhiều cơng trình nghiên cứu, nhiều luận văn tốt nghiệp đề cập đến vấn đề cơng tác văn thư, lưu trữ như: Khóa luận quản trịDương nhân lực Đề tài nghiên cứu khoa học TS Văn Khảm: “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước công tác lưu trữ 1999-2001” Đề tài chủ yếu tập trung vào việc đánh giá thực trạng tổ chức lưu trữ, hệ thống đào tạo cán công chức nước ta giai đoạn từ có ngành Lưu trữ hình thành Đề tài đề xuất chế quản lý nhà nước cơng tác lưu trữ Khóa luận tốt nghiệp sinh viên : Trần Thị Thúy: “ Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác văn thư, lưu trữ xí nghiệp sửa chữa tàu 81” khóa luận nêu lên thực trạng hoạt động công tác văn thư lưu trữ xí nghiệp Khóa luận tốt nghiệp sinh viên Bùi Thị Mến: “Tiếp tục hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ trường Cao đẳng nghề số 3- Bộ Quốc Phòng Nghiên cứu khoa học Đặng Thị Nhung “ Công tác văn thư UBND Tuyên Quang số ý kiến” Nghiên cứu khoa học Phạm Thị Thu Nhàn “ Công tác Lưu trữ công ty cổ phần Sông Đà 11- Thực trạng giải pháp”