(Luận văn) tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại văn phòng hđnd, ubnd huyện trùng khánh, tỉnh cao bằng

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG lu an va n tn to KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP gh p ie TỔ CHỨC CƠNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG HĐND, UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH, TỈNH CAO BẰNG d oa nl w va an lu ul nf Khóa luận tốt nghiệp ngành Người hướng dẫn Sinh viên thực Mã số sinh viên Khóa Lớp oi lm at nh : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG : THS LÂM THU HẰNG : HOÀNG THỊ BAY : 1305QTVB005 : 2013-2017 : ĐH QTVP 13B z z gm @ om l.c an Lu HÀ NỘI - 2017 n va th ac si LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận phát triển hoàn thiện thời gian thực tập UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng Tài liệu sử dụng báo cáo có tính xác thực lấy từ nguồn đáng tin cậy UBND huyện Hà Nội, ngày 20 tháng 04 năm 2017 Tác giả lu Hoàng Thị Bay an va n tn to gh p ie d oa nl w ul nf va an lu oi lm at nh z z gm @ om l.c an Lu n va th ac si LỜI CẢM ƠN Được phân cơng Khoa Quản trị văn phịng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đồng ý cô giáo hướng dẫn Ths Lâm Thu Hằng, em thực đề tài “Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ Văn phòng HĐNDUBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng” Từ kiến thức trang bị ghế nhà trường,được giúp đỡ, hướng dẫn tận tình thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tập thể cán bộ, công chức khối Văn phòng HĐND-UBND huyện Trùng Khánh đặc biệt cán văn thư Hồng Thị Ngà giáo Lâm Thu Hằng lu an thời gian viết khoá luận trang bị cho em kiến thức làm sở, va tảng cho việc tiếp thu tri thức kỹ nghề nghiệp, giúp n tn to đỡ em trình vận dụng kiến thức học trường vào thực gh công việc thực tế quan nơi thực tập hoàn thành khố luận p ie Mặc dù có nhiều cố gắng song hạn chế thời gian phạm vi kiến thức nên khóa luận khơng thể tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận oa nl w góp ý q thầy giáo cô, chú, anh, chị d quan để khóa luận em hồn thiện lu ul nf va an Em xin chân thành cảm ơn! oi lm at nh z z gm @ om l.c an Lu n va th ac si DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nghĩa đầy đủ HĐND-UBND Hội đồng nhân dân- Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân lu an va n tn to gh p ie d oa nl w ul nf va an lu oi lm at nh z z gm @ om l.c an Lu n va th ac si MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài 2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu đề tài Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài lu an Đối tượng phạm vi nghiên cứu va Phương pháp nghiên cứu n tn to Cấu trúc đề tài gh NỘI DUNG p ie CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ oa nl w 1.1 Lý luận chung công tác văn thư d 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư lu va an 1.1.2 Vị trí, tác dụng công tác văn thư ul nf 1.1.3 Nội dung công tác văn thư oi lm 1.2 Lý luận chung công tác lưu trữ 10 1.2.1 Khái niệm, vai trò, nội dung nguyên tắc công tác lưu trữ 10 nh at 1.2.1.1 Khái niệm 10 z 1.2.1.2 Nội dung 11 z gm @ 1.2.1.3 Vai trò 11 1.2.1.4 Nguyên tắc 12 l.c om 1.2.1.5 Chính sách nhà nước lưu trữ 12 Lu 1.2.2 Khái niệm, đặc điểm, loại hình ý nghĩa tài liệu lưu trữ 13 an 1.2.2.1 Khái niệm 13 n va th ac si 1.2.2.2 Đặc điểm 13 1.2.2.3 Loại hình 13 1.2.2.4 Ý nghĩa tài liệu lưu trữ 14 1.3 Khái niệm, nội dung vai trị tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ 15 1.3.1 Khái niệm tổ chức công tác văn thư, lưu trư 15 1.3.2 Nội dung tổ chức công tác văn thư, lưu trữ 15 1.4 Tính chất mối quan hệ công tác văn thư côn tác lưu trữ 16 1.4.1 Tính chất cơng tác văn thư công tác lưu trữ 16 1.4.2 Mối quan hệ công tác văn thư công tác lưu trữ 17 lu an Tiểu kết 18 va CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU n tn to TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND- UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH 19 gh 2.1 Khái quát UBND huyện Trùng Khánh 19 p ie 2.1.1 Quá trình hình thành 19 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND oa nl w huyện Trùng Khánh 21 d 2.1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 21 lu va an 2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Trùng Khánh 21 ul nf 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng oi lm huyện Trùng Khánh 23 2.1.3.1 Tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND-UBND huyện Trùng nh at Khánh 23 z 2.1.3.2 Vị trí, chức văn phòng huyện Trùng Khánh 23 z gm @ 2.1.3.3 Nhiệm vụ quyền hạn 24 2.1.3.4 Cơ cấu tổ chức lề lối làm việc 24 l.c om 2.1.3.5 Xác định vị trí việc làm xây dựng mơ tả việc vị trí an Lu Văn phòng HĐND UBND huyện Trùng Khánh 26 n va th ac si C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an 2.2 Thực trạng tổ chức công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Trùng Khánh 32 2.2.1 Tổ chức phận quản lý văn thư, lưu trữ 32 2.2.2 Tổ chức nhân làm công tác văn thư, lưu trữ 34 2.2.3 Tổ chức xây dựng biện pháp ban hành văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 36 2.2.4 Tổ chức thực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 39 2.2.4.1 Soạn thảo ban hành văn 39 2.2.4.2 Quy trình quản lý văn 41 lu an 2.2.4.3 Quy trình quản lý văn đến 42 va 2.2.4.4 Việc quản lý sử dụng dấu 45 n tn to 2.2.4.5 Lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan 47 gh 2.2.4.6 Hoạt động lưu trữ 48 p ie 2.2.5 Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ 52 2.2.5.1 Ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử E-office quản lý văn oa nl w đến văn phòng HĐND UBND huyện Trùng Khánh 53 d 2.2.5.2 Quy trình quản lý văn đến UBND huyện theo hệ thống phần lu va an mềm Eoffice 55 ul nf 2.2.5.3 Quy trình quản lý văn UBND huyện theo hệ thống phần oi lm mềm E-office 56 2.2.5.4 Những kết đạt hạn chế từ ứng dụng phần mềm văn nh at phòng điện tử Eoffice công tác văn thư UBND huyện Trùng z Khánh, tỉnh Cao Bằng 57 z gm @ 2.2.6 Tổ chức hoạt động kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ Văn phòng UBND huyện Trùng Khánh 58 l.c om 2.2.7 Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ 60 Lu 2.3 Nhận xét 60 an 2.3.1 Ưu điểm 60 n va th Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn ac si C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an 2.3.2 Hạn chế 62 2.3.3 Nguyên nhân 63 Tiểu kết 64 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CƠNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHỊNG HĐND- UBND HUYỆN TRÙNG KHÁNH 65 3.1 Hoàn thiện hình thức tổ chức cơng tác văn thư kiện tồn phận làm cơng tác văn thư, lưu trữ Văn phòng HĐND- UBND huyện Trùng Khánh 65 lu an 3.2 Nâng cao nhận thức tăng cường trách nhiệm cán lãnh đạo va cán cơng chức, viên chức vai trị công tác văn thư, lưu trữ 66 n tn to 3.3 Nâng cao trình độ cán văn thư, lưu trữ 68 gh 3.4 Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị phụ trợ 70 p ie 3.5 Xây dựng hoàn thiện cách đồng văn bản, đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện 71 oa nl w 3.6 Mở rộng diện tích kho lưu trữ xây dựng kho lưu trữ tập trung theo d hướng đại hóa 71 lu va an 3.7 Ứng dụng Công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ 72 ul nf 3.8 Tăng cường công tác tra, kiểm tra đánh giá 73 oi lm Tiểu kết 75 KẾT LUẬN 76 nh at DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 77 z PHỤ LỤC z gm @ om l.c an Lu n va th Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn ac si C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn thư lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý hành nhà nước Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Do đó, quan, tổ lu an chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành va "huyết mạch" hoạt động quan, tổ chức Công tác văn n tn to thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc gh lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh p ie hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức oa nl w UBND huyện Trùng Khánh từ thành lập đến trọng d công tác văn thư, lưu trữ xem nhiệm vụ then chốt việc lu va an quản lý đạo hoạt động UBND huyện Vì thế, cơng tác văn thư, ul nf lưu trữ UBND huyện vào nề nếp đạt kết đáng oi lm khích lệ Bên cạnh kết đạt số hạn chế định công tác tổ chức nhân làm văn thư, lưu trữ chưa kiện toàn; đội nh at ngũ cán văn thư, lưu trữ thiếu số lượng; hệ thống văn quản lý z công tác văn thư, lưu trữ thiếu, chất lượng văn chưa cao, z gm @ Nhằm sớm khắc phục tình trạng trên, bước chấn chỉnh, tăng cường công tác văn thư, lưu trữ , đồng thời tăng cường khả khai thác l.c om thông tin lưu trữ phục vụ cho hoạt động quản lý, nghiên cứu khoa học Lu UBND huyện nhu cầu đáng khác cần phải nhanh chóng tìm an biện pháp để thay đổi cách quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND th n va Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn ac si C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an huyện có tính khoa học mang lại hiệu cao Xuất phát từ thực tế trên, em chọn đề tài “Tổ chức cơng tác văn thư, lưu trữ Văn phịng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp Thơng qua đề tài này, nhằm xem xét nghiên cứu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ để đề xuất số biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ quan Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà em đúc rút quan thực tập 2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề lu an Công tác văn thư, lưu trữ công tác giữ vai trò quan trọng va quan Nhà nước nói chung doanh nghiệp nói riêng, vấn đề n tn to nhiều người quan tâm nghiên cứu khía cạnh khác Cho gh đến Việt Nam có nhiều cơng trình nghiên cứu, nhiều luận văn tốt p ie nghiệp đề cập đến vấn đề công tác văn thư, lưu trữ như: Đề tài nghiên cứu khoa học TS Dương Văn Khảm: “Cơ sở khoa oa nl w học để tổ chức quản lý nhà nước công tác lưu trữ 1999-2001” Đề tài chủ d yếu tập trung vào việc đánh giá thực trạng tổ chức lưu trữ, hệ thống đào tạo lu va an cán công chức nước ta giai đoạn từ có ngành Lưu trữ hình ul nf thành Đề tài đề xuất chế quản lý nhà nước công tác lưu trữ oi lm Khóa luận tốt nghiệp sinh viên : Trần Thị Thúy: “ Thực trạng biện pháp hồn thiện cơng tác văn thư, lưu trữ xí nghiệp sửa chữa tàu 81” nh at khóa luận nêu lên thực trạng hoạt động cơng tác văn thư lưu trữ xí nghiệp z Khóa luận tốt nghiệp sinh viên Bùi Thị Mến: “Tiếp tục hồn thiện z gm @ cơng tác văn thư lưu trữ trường Cao đẳng nghề số 3- Bộ Quốc Phòng Nghiên cứu khoa học Đặng Thị Nhung “ Công tác văn thư om l.c UBND Tuyên Quang số ý kiến” th n va Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn an công ty cổ phần Sông Đà 11- Thực trạng giải pháp” Lu Nghiên cứu khoa học Phạm Thị Thu Nhàn “ Công tác Lưu trữ ac si C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an yêu cầu bảo quản lưu trữ số lượng lớn tài liệu HĐND,UBND huyện Trùng Khánh Vì việc làm cấp thiết mở rộng diện tích kho lưu trữ để việc xếp bảo quản tài liệu tiến hành cách khoa học, thuận tiện cho việc tra tìm Do hồ sơ tài liệu khơng quản lý tập trung mà phân tán phòng ban việc quản lý khơng thống nhất, hồ sơ tài liệu không tránh khỏi mát, rách nát, mối mọt 3.7 Ứng dụng Công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ Hiện nay, cách mạng công nghệ thông tin diễn sôi động tác lu an động sâu sắc trực tiếp đến mặt hoạt động kinh tế, xã hội đất nước va Phương hướng tin học hố cơng tác văn thư, lưu trữ xuất phát từ yêu cầu thực n tn to tế khả phát triển tương lai Sử dụng công nghệ thông tin gh cho phép nâng cao suất lao động cán văn thư, lưu trữ lên nhiều p ie lần nhờ giảm nhẹ sức lao động cán văn thư, lưu trữ Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ tạo điều kiện quản lý thông oa nl w tin phục vụ cho quản lý cách nhanh chóng vừa tiết kiệm thời gian, d công sức hạn chế khối lượng văn ngày giấy, đồng thời tăng nâng lu va an cao suất chất lượng, hiệu công việc giúp lãnh đạo ul nf định kịp thời, xác, đắn oi lm Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ: phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi nh at trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng z văn giấy ngày gia tăng Ứng dụng công nghệ vào công tác văn z gm @ thư để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc Từng bước áp dụng công nghệ thông tin cơng tác lưu trữ nhằm số hố tài liệu lưu trữ hỗ l.c om trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ nhân Lu dân cán cơng chức, viên chức, giúp cho tra cứu tìm tài liệu dễ dàng, th 72 n va Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn an nhanh chóng ac si C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an Cần triển khai xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào công tác văn thư, lưu trữ nhằm xây dựng thực quy trình xử lý cơng việc hợp lý, phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 Đây thực chất hình thức rà sốt thủ tục hành nhằm xây dựng quy trình xử lý cơng việc khoa học, hợp lý, phương pháp làm việc khoa học, xác định rõ việc (làm gì);rõ người (ai làm); rõ cách làm (theo trình tự nào, theo quy định nào, theo biểu mẫu ) Đồng thời tạo điều kiện để lãnh đạo quan kiểm sốt q trình giải công việc nội quan, thông qua lu an bước nâng cao chất lượng hiệu công tác quản lý việc thực va nghiệp vụ văn thư lưu trữ, khắc phục tồn phổ biến lâu n tn to quan làm theo thói quen, kinh nghiệm, tuỳ tiện gh Ứng dụng công nghệ thông tin giúp giảm bớt công việc p ie người bỏ sức để làm mà thay vào thiết bị hỗ trợ người cần kiến thức tin học để áp dụng vào cơng việc mình, việc ứng dụng cơng oa nl w nghệ thông tin tốt giúp cho việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ tốt d chuyên nghiệp Lãnh đạo không làm việc trực tiếp với nhân viên lu va an mà cơng việc giải máy móc áp dụng Hạn chế ul nf khối lượng văn giấy tờ không cần thiết, tiết kiệm diện tích kho tàng oi lm Áp dụng cơng nghệ thơng tin vào công tác giúp lãnh đạo quản lý nắm bắt tình hình cơng việc cách nhanh chóng, thuận lợi nh at 3.8 Tăng cường công tác tra, kiểm tra đánh giá z Đảm bảo công tác văn thư lưu trữ thực tốt số biện z gm @ pháp trên, quan cần phải thường xuyên tiến hành tra, kiểm tra nghiệp vụ văn thư, lưu trữ quan để phát mặt hạn chế om l.c đưa giải pháp để kịp thời khắc phục Lu Thanh tra, kiểm tra, đánh giá khâu then chốt giúp quan nắm an tình hình thực quy định nhà nước công tác văn thư, lưu trữ th 73 n va Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn ac si C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an Thanh tra, kiểm tra, đánh giá bước cuối quy trình cơng việc xem xét thời gian hồn thành định Thanh tra, kiểm tra, đánh giá thực sau kết thúc công việc vừa xảy để có kết luận chuẩn xác sau có kết luận công việc tiến hành kiểm tra xem xét kết luận có với thực tế công việc hay không Thanh tra, kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ tiến hành kiểm tra văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn nghiệp vụ Nhà nước văn hướng dẫn quan công tác văn thư, lu an lưu trữ quan theo thời gian thực định Để thực va việc tra, kiểm tra, đánh giá, quan thường áp dụng cách thức như: n tn to Kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra qua gh báo cáo văn p ie UBND huyện cần tăng cường tra, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ Kết kiểm tra, cần phải có kết luận, oa nl w kiến nghị thông báo cho lãnh đạo đơn vị kiểm tra biết Định kỳ d tổng kết công tác văn thư, lưu trữ để đánh giá kết đạt đề lu va an phương hướng nhằm tiếp tục đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ Qua công ul nf tác tra, kiểm tra quan lấy làm tiêu chí bình xét thi đua khen oi lm thưởng, đánh giá xếp loại tập thể, cá nhân có thành tích việc thực tốt công tác văn thư, lưu trữ để từ cán có thêm động lực việc thực at nh cơng việc z Nội dung công tác tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu z gm @ trữ gồm: kiểm tra tổ chức công tác văn thư, lưu trữ quan, trình độ số lượng cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan, trang thiết bị bảo l.c om quản tài liệu lưu trữ quan việc thực nghiệp vụ văn thư, lưu Lu trữ theo quy định, hướng dẫn nhà nước Từ tổng hợp kết an đưa đánh giá xác cơng tác văn thư, lưu trữ quan th 74 n va Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn ac si C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an đồng thời xây dựng phương án, kế hoạch khắc phục tồn hạn chế nhằm mục đích hồn thiện phát triển cơng tác văn thư, lưu trữ quan Trên số nhận xét, kiến nghị em công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Trùng Khánh, dựa sở đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ thời gian em thực tập Em hy vọng giải pháp lãnh đạo quan quan tâm xem xét sớm đưa vào thực tế lu an Tiểu kết va Công tác văn thư, lưu trữ cơng tác có vị trí, ý nghĩa đặc biệt n tn to hoạt động quan, tổ chức nói chung UBND huyện gh Trùng Khánh nói riêng Thực tốt công tác phục vụ đắc p ie lực cho công tác quản lý, đạo mà giúp cho việc bảo quản, khai thác tối ưu nguồn thơng tin q giá trước hình thành khứ Do đó, xuất oa nl w phát từ tình hình thực tiễn cơng tác văn thư, lưu trữ quan việc d nâng cao hiệu chất lượng công tác cần thiết Nhưng để lu va an thực tốt giải pháp địi hỏi phải có quan tâm giúp đỡ ul nf thường xuyên tích cực từ nhiều phía oi lm Những giải pháp hồn thiện cơng tác văn thư, lưu trữ mà em đề xuất mang tính thực tiễn lý luận Vì vậy, việc triển khai áp dụng cần thực nh at linh hoạt, sáng tạo có điều chỉnh thích hợp nhằm đạt hiệu z cao việc tổ chức công tác văn thư lưu trữ Văn phòng HĐND- z gm @ UBND huyện Trùng Khánh om l.c an Lu th 75 n va Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn ac si C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế Văn phịng HĐND- UBND huyện Trùng Khánh em nhận thấy công tác văn thư, lưu trữ có vị trí khơng thể thiếu công tác quản lý điều hành hoạt động quan Văn bản, giấy tờ cơng cụ đắc lực giúp cho việc định ban lãnh đạo, tránh tình trạng hiểu sai, làm sai gây lãng phí cơng sức tài sản quan Công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng năm qua quan tâm mức lãnh đạo cá nhân lu an quan, nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ va lãnh đạo có biện pháp tổ chức cơng tác ngày hiệu quả, góp n tn to phần nâng cao hiệu công việc quan Bằng việc hệ thống hóa sở gh lý luận công tác văn thư, lưu trữ, phân tích đánh giá thực trạng tổ chức p ie cơng tác văn thư, lưu trữ Văn phòng HĐND- UBND huyện Trùng Khánh thời gian qua, từ đề biện pháp để tổ chức công tác văn thư, lưu trữ oa nl w có tính hợp lý khả thi nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công d tác văn thư, lưu trữ quan thời gian tới Hy vọng giải pháp lu va an đưa góp phần nâng cao tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, ul nf công chức quan oi lm at nh z z gm @ om l.c an Lu th 76 n va Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn ac si C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Nghiêm Kỳ Hồng - ThS Hà Quang Thanh (2006) Quy định pháp luật Soạn thảo văn công tác văn thư - lưu trữ, NXB Lao động Ths Triệu Văn Cường – Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo ban hành văn công tác văn thư lưu trữ, NXB Văn hóa thơng tin, Hà Nội Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I (2009), Giáo trình lưu trữ, NXB Giao thơng vận tải, Hà Nội PGS Vương Đình Quyền(2011), Lý luận chung phương pháp công lu an tác văn thư, NXB Đại học Quốc Gia, Hà Nội va n Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011của Quốc hội Luật lưu trữ Luật số 77/2015/QH13 ngày 19/06/2015 Quốc hội Luật Tổ chức tn to gh Luật số 80/2015/QH13 ngày 19/06/2015 Quốc hội Luật Ban hành p ie quyền địa phương văn quy phạm pháp luật oa nl w Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý d sử dụng dấu lu Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng ul nf tác văn thư va an lý sử dụng dấu oi lm 10 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 Chính phủ quản nh at 11 Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng z dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ z gm @ quan 12 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng l.c om dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức th 77 n va Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn an trữ, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội Lu 13 Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I(2009), Giáo trình lưu ac si C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an 14 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Trùng Khánh ngày 18 tháng 05 năm 2016 15 Website: trungkhanh.caobang.gov.vn 16 https://ww.google.com.vn/ 17 http://www.bachkhoatrithuc.vn/ lu an va n tn to gh p ie d oa nl w ul nf va an lu oi lm at nh z z gm @ om l.c an Lu th 78 n va Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn ac si C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an lu an va PHỤ LỤC n tn to gh p ie d oa nl w ul nf va an lu oi lm at nh z z gm @ om l.c an Lu n va th Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn ac si C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an PHỤ LỤC Sơ đồ tổ chức máy HĐND-UBND huyện Trùng Chủ tịch UBND huyện lu an Phó chủ tịch phụ trách khối kinh tế Phó chủ tịch phụ trách tài mẫu Phòng Y tế Phòng Nội vụ Văn phòng HĐND-UBND Phòng Giáo dục đào tạo Phịng Cơng thương Phịng Tư pháp Phịng Tài chính-kế hoạch Phịng Thanh tra va Phó chủ tịch phụ trách văn hóa-xã hội n tn to gh p ie d oa nl w ul nf va an lu Phòng Dân tộc oi lm Phòng Thống kê Phòng Tài nguyên mơi trường at nh Phịng Văn hóathơng tin z z om l.c Phịng Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn gm @ Phịng Lao động thương binh xã hội Lu an (Nguồn: Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Trùng Khánh) n va th Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn ac si C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an PHỤ LỤC Quy chế công tác văn thư lưu trữ UBND tỉnh Cao Bằng lu an va n tn to gh p ie d oa nl w ul nf va an lu oi lm at nh z z gm @ om l.c an Lu n va th Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn ac si C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an PHỤ LỤC Một số hình ảnh kho lưu trữ cuả quan: lu an va n tn to gh p ie d oa nl w ul nf va an lu oi lm at nh z z gm @ om l.c an Lu n va th Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn ac si C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an lu an va n tn to gh p ie d oa nl w ul nf va an lu oi lm at nh z z gm @ om l.c an Lu n va th Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn ac si C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an lu an va n tn to gh p ie d oa nl w ul nf va an lu oi lm at nh z z gm @ om l.c an Lu n va th Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn ac si C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an Phụ lục Một sô mẫu dấu quan lu an va n tn to gh p ie d oa nl w ul nf va an lu oi lm at nh z z gm @ om l.c an Lu n va th Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn ac si C.vT.Bg.Jy.Lj.Tai lieu Luan vT.Bg.Jy.Lj van Luan an.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an.Tai lieu Luan van Luan an Do an Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd.vT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.LjvT.Bg.Jy.Lj.dtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn