KHÓA LUẬN TỐT
NGHIỆP
khoa: Quản trị kinh doanh
Người thực hiện: Nguyễn Thanh Tùng GVHD: Th.S Nguyễn Thị Lệ Thủy
Trang 2GIỚI THIỆU TỔNG QUAN KHÓA
LUẬN
Tên đề tài:
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc ứng dụng công nghệ thông tin vào nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ
tại
Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng
Trang 3Phần mở đầu
LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI
MỤC TIÊU
Trong những năm gần đây, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, truyền thông đã và đang làm thay đổi lớn đời sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội Hiện nay CNTT đã và đang được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội và mang lại hiệu quả cao
Nghiên cứu quy trình ứng dụng công nghệ
thông tin trong nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu
trữ.
Tìm hiểu thực trạng ứng dụng công nghệ
thông tin trong nghiệp vụ tài liệu lưu trữ
Nêu ra ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân, nhằm
nghiên cứu và đề xuất những giải pháp
Trang 4Không gian: Sở Nội vụ Thành phố Đà Nẵng
Thời gian: Từ năm 2021 đến nay
Trang 5Thực trạng công nghệ thông tin trong nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ Thành phố Đà Nẵng
Một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu tại Sở Nội vụ TP Đà Nẵng
Trang 6Khái niệm công tác chỉnh lý
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN
Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác
định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công
cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt
động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
(Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13)
Trang 7Những văn bản quy định của Nhà nước về công tác chỉnh lý
Công văn số NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà
283/VTLTNN-nước
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN
Công văn số NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà
283/VTLTNN-nước
Công văn số 463/NVĐP V/v hướng dẫn chỉnh lý tài liệu của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, TP
trực thuộc TW
Luật Công nghệ thông tin
số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006 của Quốc hội
Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội
Trang 8Ứng dụng CNTT trong
chỉnh lý
tài liệu lưu trữ
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN
Việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu
trữ đã trở thành nhu cầu cần thiết để
có thể hỗ trợ cho các hoạt động của
các cơ quan và giúp giải quyết công
việc một cách hiệu quả và khoa học.
Trang 9LỢI ÍCH KHI ỨNG DỤNG CNTT TRONG CHỈNH
LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Máy tính sẽ thực hiện những tính toán quá khả năng của con người
Tốc độ xử lý của máy tính nhanh sẽ giúp thời gian cho mỗi lần chỉnh lý được xử lý nhanh hơn
Không cần không gian lớn
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN
Trang 10CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG NGHIỆP VỤ CHỈNH
LÝ TÀI LIỆU TẠI SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
Thành lập ngày 09/12/2020
24 Trần Phú, Thạch Thang, Hải Châu, Đà Nẵng
Chức năng tham mưu và giúp UBND Thành phố quản lý nhà nước về công tác nội vụ trên địa bàn thành phố
Trang 11CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG NGHIỆP VỤ CHỈNH
LÝ TÀI LIỆU TẠI SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của
Sở Nội vụ thành phố Đà
Nẵng
Trang 121 Giao nhận tài liệu 2 Vệ sinh sơ bộ tài liệu
6 Lập hồ sơ hoặc chỉnh
sửahoàn thiện hồ sơ
3 Lập kế hoạch chỉnh lý, Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý
5 Biên mục phiếu tin
4 Biên mục hồ sơ
9 Kết thúc chỉnh lý
8 Đánh số chính thức cho toàn bộ hồ sơ lên phiếu tin và lên bìa hồ sơ
7 Bổ sung những thông
tin còn thiếu trên phiếu
CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG NGHIỆP VỤ CHỈNH
LÝ TÀI LIỆU TẠI SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
Quy trình ứng dụng cntt trong chỉnh lý tài liệu
lưu trữ
Trang 13Bước 1 Xác định tài liệu số hóa
CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG NGHIỆP VỤ CHỈNH
LÝ TÀI LIỆU TẠI SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
Quy trình số hóa tài liệu lưu
trữ
Bước 6 Lập hồ sơ điện tử trên phần mềm lưu trữ
Bước 5 Thực hiện chữ ký số
Bước 4 Đặt tên tập tin (file)
Bước 3 Thực hiện quét scan hoặc sao chụp tài liệu Bước 2
Chuẩn bị tài liệu
Trang 141.Khảo sát và tạo cấu
trúc cho khối tài liệu 2 Viết phiếu tin
4 Chỉnh lý tài liệu theo phần mềm ứng dụng
3 Nhập dữ liệu từ phiếu
tin vào máy tính
5 In bìa, nhặt tài liệu
đưa vào bìa HS
THỰC TRẠNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG NGHIỆP VỤ CHỈNH
LÝ TÀI LIỆU TẠI SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
Các bước thực hiện công tác
chỉnh lý
Trang 15ƯU ĐIỂM
Tìm kiếm và tiếp cận dễ dàng
Dễ dàng chỉnh sửa Tăng tính tương tác cường Tính bảo mật thông tin
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Dễ dàng sao lưu và phục hồi dữ liệu
Trang 18CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN
NÂNG CAO CÔNG TÁC ỨNG DỤNG CNTT TRONG NGHIỆP
VỤ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI CƠ QUAN
Giải pháp nâng cao nhận
thức
ý thức vai trò vị trí của
công nghệ thông tin
Giải pháp đào tạo và phát triển nguồn nhân lực công
nghệ thông tin
Trang 1902
03 04
Giải pháp cơ sở hạ tầng thông tin
Giải pháp bảo đảm an toàn thông tin, an ninh thông tin mạng
Trang 20GIẢI PHÁP ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN
NGUỒN NHÂN LỰC CNTT
- Cần có kế hoạch đào tạo và nâng cao trình độ về công nghệ thông tin
- Cán bộ chỉnh lý cần biết cách tổ chức công việc để một đợt chỉnh lý diễn ra một cách trơn tru
- Cần bổ sung phương pháp chỉnh lý tài liệu bằng máy tính và phần mềm máy tính trong chương trình đào tạo cấp độ
Trang 21KẾT LUẬN
Bên cạnh đó, chỉ ra những thực trạng, ưu điểm, hạn chế quá trình ứng dụng cntt trong chỉnh lý tại Sở Nội vụ TP
Đà Nẵng
Khóa luận đã đưa ra
cơ sở lý luận tương
đối đầy đủ về công
tác chỉnh lý và ứng
dụng cntt
Và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao và hoàn thiện việc ứng dụng cntt trong chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ TP Đà Nẵng
Trang 22THANK YOU
♥