Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng – giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng

Báo cáo kết thúc học phần này trình bày về công nghệ thông tin trong lĩnh vực công chứng, thực trạng và giải pháp. Báo cáo này nhằm mục đích tổng hợp kiến thức, kỹ năng và thái độ của học viên sau khi hoàn thành học phần, đồng thời đánh giá hiệu quả của việc áp dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực công chứng, cũng như đề xuất một số giải pháp cải thiện.

MỤC LỤC I PHẦN MỞ ĐẦU .1 Tính cấp thiết việc nghiên cứu Mục đích, nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu 2.1 Mục đích nghiên cứu 2.2 Nhiệm vụ .2 2.3 Đối tượng nghiên cứu Cơ cấu báo cáo II NỘI DUNG Khái niệm công nghệ thông tin vai trị hoạt động công chứng 1.1 Khái niệm công nghệ thông tin 1.2 Vai trò công nghệ thông tin hoạt động công chứng Thực tiễn áp dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng 2.1 Trên giới 2.2 Tại Việt Nam Nguyên nhân kiến nghị giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng 3.1 Nguyên nhân .9 3.2 Kiến nghị giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng .10 III KẾT LUẬN 11 IV DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 13 VAI TRÒ CỦA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG – GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG I PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết việc nghiên cứu Trải qua ba cách mạng công nghiệp, văn minh nhân loại đạt thành tựu định, đáng kể đến phát triển của chất bán dẫn, siêu máy tính, máy tính cá nhân, Internet làm tiền đề để hoàn thiện hạ tầng điện tử, máy tính số hóa Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư diễn từ năm 2000 gọi cách mạng số, thông qua công nghệ Internet vạn vật (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI), thực tế ảo (VR), tương tác thực ảo (AR), mạng xã hội, điện tốn đám mây, di động, phân tích liệu lớn (SMAC) để chuyển hóa tồn giới thực thành giới số Đây tiền đề để ngành nghề, không riêng ngành nghề liên quan trực tiếp đến công nghệ, phát triển dựa thành tựu khoa học kỹ thuật này, ngành công chứng không ngoại lệ Theo giai đoạn phát triển ngành công chứng Việt Nam, công nghệ thơng tin bước góp mặt khẳng định tầm quan trọng nhiều góc độ ngành cơng chứng Có thể dễ dàng quan sát ngày tổ chức hành nghề công chứng có diện thiết bị cơng nghệ thơng tin tiên tiến Trong q trình công chứng hợp đồng, giao dịch, công chứng viên phải thực nhiều bước có hỗ trợ phần mềm công nghệ khác Từ giai đoạn bắt đầu liên hệ khách hàng công chứng viên, đến tiếp nhận hồ sơ công chứng, lúc chứng nhận, phát hành văn bản, lưu trữ văn bản, công nghệ thông tin cho thấy diện Bằng ví dụ nêu trên, qua báo cáo này, ta cần sâu để thấy vai trò, mối liên hệ đóng góp cơng nghệ thông tin lĩnh vực công chứng ngày Nói phát triển công nghệ thông tin, lĩnh vực đạt thành tựu chưa có lịch sử nhân loại đà phát triển, giữ tầm quan trọng hàng đầu phát triển quốc gia Với công nghệ tiến tiến đó, ngành cơng chứng Việt Nam vận dụng cách tích cực vào hoạt động Tuy nhiên, thực tế việc vận dụng đến mức độ nào, hợp lý hay chưa, có theo kịp với công nghệ giới hay chưa, ta phân tích nhằm tìm câu trả lời Song song với việc đưa nhìn tổng quan cơng nghệ thơng tin ảnh hưởng đến hoạt động công chứng, dựa mặt đạt chưa đạt việc ứng dụng công nghệ thông tin Việt Nam để đề xuất giải pháp để áp dụng nhiều hơn, hợp lý công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng 2 Mục đích, nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu 2.1.Mục đích nghiên cứu  Tìm mối liên hệ ảnh hưởng công nghệ thông tin lĩnh vực công chứng;  Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu việc sử dụng công nghệ thông tin lĩnh vực công chứng 2.2.Nhiệm vụ Muốn đạt mục đích nêu trên, nhiệm vụ đặt báo cáo bao gồm:  Tìm hiểu khái niệm vai trị cơng nghệ thơng tin lĩnh vực cơng chứng;  Tìm hiểu mức độ áp dụng công nghệ thông tin lĩnh vực công chứng nay;  Tìm mặt đạt chưa đạt vấn đề áp dụng công nghệ thông tin Việt Nam;  Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao mặt đạt khắc mục mặt chưa đạt 2.3.Đối tượng nghiên cứu Vai trị cơng nghệ thông tin hoạt động công chứng – Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng Cơ cấu báo cáo Ngoài phần mở đầu, kết luận danh mục tài liệu tham khảo, nội dung đề tài gồm ba phần: Khái niệm công nghệ thông tin vai trò hoạt động công chứng Thực tiễn áp dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng Nguyên nhân kiến nghị giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin t3rong hoạt động công chứng II NỘI DUNG Khái niệm cơng nghệ thơng tin vai trị hoạt động công chứng 3.1.Khái niệm công nghệ thông tin Công nghệ thông tin ngành kỹ thuật liên quan đến việc sử dụng máy tính viễn thông để truy xuất, lưu trữ truyền tải thông tin.1 Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ thông tin hiểu định nghĩa Luật Công nghệ thông tin 2006 khoản Điều 4: “Công nghệ thông tin tập hợp phương pháp khoa học, công nghệ công cụ kỹ thuật sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ trao đổi thông tin số.” 3.2.Vai trị cơng nghệ thơng tin hoạt động công chứng Bắt đầu phát triển bùng nổ từ năm 2000, công nghệ thông tin thời điểm có bước tiến đáng kể chiếm vị trí quan trọng kinh tế, xã hội, văn hố, trị quốc gia Nó tác động sâu sắc đến cách thức sống, học tập làm việc Công nghệ thông tin nhanh chóng trở thành phận sống còn, định phát triển kinh tế giới nói chung Việt Nam nói riêng Cùng với xu áp dụng công nghệ vào kinh tế xã hội, ngành công chứng sử dụng công nghệ thơng tin vào q trình hoạt động nhằm theo kịp vận hành chung Theo trình nay, cơng nghệ thơng tin nắm giữ vai trò quan trọng ngành công chứng Một số ứng dụng công nghệ thông tin công chứng kể đến: 3.2.1 Soạn thảo, in ấn văn Khoản Điều Luật công chứng 2014 quy định: “Công chứng việc công chứng viên tổ chức hành nghề cơng chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch dân khác văn (sau gọi hợp đồng, giao dịch), tính xác, hợp pháp, khơng trái đạo đức xã hội dịch giấy tờ, văn từ tiếng Việt sang tiếng nước từ tiếng nước sang tiếng Việt (sau gọi dịch) mà theo quy định pháp luật phải công chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.” “Princeton WordNet Search 3.1” Truy cập ngày 03/9/2021 Theo quy định thấy sản phẩm ngành công chứng văn cơng chứng, để có văn hoạt động tất yếu soạn thảo văn Trước máy tính cá nhân cơng nghệ in ấn số phổ biến Việt Nam, soạn thảo văn thực máy đánh chữ viết tay, vốn có tốc độ soạn thảo chậm, hình thức trình bày khơng đẹp độ xác khơng cao, chưa kể đến trường hợp chữ viết văn dễ hư hao theo thời gian, ảnh hưởng đến việc lưu trữ văn công chứng Hiện nay, việc soạn thảo thực máy vi tính, đảm bảo tốc độ soạn thảo, hình thức văn in ấn đạt chuẩn, đẹp mắt Hơn nữa, tổ chức hành nghề công chứng xây dựng cho mẫu văn công chứng lưu trữ dạng tệp điện tử, dựa vào mẫu người soạn thảo soạn nhanh, xác thống văn công chứng 3.2.2 Hệ thống sở liệu công chứng Điểm g khoản Điều 17 Luật công chứng 2014 quy định cơng chứng viên có nghĩa vụ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật trước người yêu cầu công chứng văn công chứng Để đảm bảo an tồn pháp lý cho văn cơng chứng thân đặt bút ký, công chứng viên phải nắm rõ toàn hồ sơ người yêu cầu công chứng đối tượng văn công chứng Bằng việc áp dụng công nghệ thơng tin, tổ chức quản lý xây dựng nhiều sở liệu mà cơng chứng viên truy cập trích xuất liệu phục vụ cho q trình cơng chứng mình, kể đến sở liệu dân cư, sở liệu hộ tịch, sở liệu cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản, sở liệu đăng ký giao dịch bảo đảm, sở liệu giao dịch công chứng, sở liệu ngăn chặn tài sản, đương sự… Với quốc gia phát triển hoàn thành việc xây dựng sử dụng đầy đủ sở liệu này, hồn tồn có khả giảm thiểu tối đa rủi ro cho văn công chứng 3.2.3 Quản lý hồ sơ, tổ chức Theo quy định pháp luật, tổ chức hành nghề công chứng hoạt động tổ chức có tư cách pháp nhân, có dấu, mã số thuế riêng, ngồi cịn có đội ngũ nhân riêng Công nghệ thông tin giúp tổ chức hành nghề công chứng quản lý trình hoạt động mình, quản lý hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực, hồ sơ thuế, quản lý nhân sự… Một số tổ chức hành nghề cơng chứng cịn có phần mềm riêng để lưu trữ thông tin khách hàng giao dịch, quản lý tài sản dịch, hồ sơ giao dịch công chứng, tăng cường khả truy xuất thông tin soạn thảo văn cơng chứng Các phần mềm chun dụng cịn tích hợp chức cập nhật tra cứu danh sách ngăn chặn người yêu cầu công chứng tài sản công chứng; phân tích liệu phục vụ việc thống kê, tổng hợp, nghiên cứu, điều hành,… 3.2.4 Thay đổi, cải tiến quy trình cơng chứng Công nghệ thông tin với bao phủ tính kết nối làm thay đổi cách người tiếp cận với giới Trong lĩnh vực công chứng, công nghệ thông tin giúp cải tiến quy trình vốn pháp luật quy định Cho đến thời điểm tại, theo quy định Luật công chứng 2014, người yêu cầu công chứng muốn công chứng hợp đồng, giao dịch phải gửi hồ sơ yêu cầu công chứng trực tiếp cho công chứng viên thụ lý hồ sơ, công chứng viên kiểm tra giấy tờ hồ sơ yêu cầu công chứng Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định pháp luật thụ lý ghi vào sổ công chứng Tuy nhiên, với trợ giúp công nghệ viễn thông, tảng kết nối, người yêu cầu cơng chứng liên hệ gửi thông tin hồ sơ cần công chứng đến công chứng viên thông qua thư điện tử kênh giao tiếp từ xa Lúc này, công chứng viên có thể xem trước hồ sơ, trao đổi với người yêu cầu công chứng trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hướng dẫn người u cầu cơng chứng hồn thiện hồ sơ pháp lý trước gửi yêu cầu công chứng trực tiếp Khoản Điều 48 Luật công chứng 2014 quy định: “Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt công chứng viên.” Và khoản Điều 44 Luật công chứng 2014 quy định: “Việc công chứng phải thực trụ sở tổ chức hành nghề công chứng,…” Từ quy định này, ta thấy Việt Nam, người yêu cầu công chứng phải đến trụ sở tổ chức hành nghề công chứng để chứng nhận hợp đồng, giao dịch Mục đích quy định nhằm đảm bảo việc xác nhận chủ thể tham gia giao dịch, lực pháp luật ý chí họ Có thể thấy rõ hạn chế phát sinh từ quy định hạn chế từ khoảng cách địa lý, hạn chế từ việc di chuyển phát sinh thêm chi phí,… Nhằm khắc phục điều đó, có công nghệ cho phép người u cầu cơng chứng chứng nhận hợp đồng, giao dịch mà khơng cần có mặt tổ chức hành nghề công chứng, gọi cơng chứng điện tử, hình thức có mặt số nước có kinh tế phát triển Với công nghệ chữ ký số, công nghệ video trực tuyến, sở liệu chặt chẽ, rộng lớn, việc chứng nhận hợp đồng, giao dịch từ xa thực thành cơng mang lại lợi ích định 3.2.5 Vai trò khác Cơng nghệ thơng tin cịn tác động đến ngành cơng chứng thơng qua nhiều cách khác kể đến như:  Cơng nghệ kính hiển vi điện tử cải thiện khả soi chiếu giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu, giấy tờ tùy thân cho công chứng viên;  Phần mềm kế toán, quản lý số liệu, quản lý doanh nghiệp;  Lưu trữ văn số song song với lưu trữ giấy Thực tiễn áp dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng 4.1.Trên giới Hiện nay, nhiều quốc gia giới ứng dụng nhiều thành tựu khoa học công nghệ vào ngành công chứng, để nâng cao suất, sau phát triển cách thức tiên phong lĩnh vực này, kể đến Trung Quốc, Mỹ, Canada, nước Châu Âu, số quốc gia có kinh tế phát triển khác Hình thức áp dụng cơng nghệ thơng tin vào công chứng bật quốc gia kể việc thực việc cơng chứng điện tử Công chứng điện tử việc công chứng viên chứng nhận tài liệu phương thức điện tử Một phương thức thực công chứng điện tử sử dụng chữ ký số dấu số để chứng nhận xác nhận tính hợp lệ việc chứng nhận số Cơng chứng điện tử quy trình công chứng viên gắn chữ ký điện tử dấu cơng chứng có sử dụng khóa bảo đảm vào tài liệu điện tử (tập tin PDF Word).2 Thông thường, cách chứng thực danh tính người gặp mặt trực tiếp, đối chiếu ảnh chứng minh thư nhân dân với khuôn mặt Ths Phan Thị Bình Thuận: “Cơng chứng điện tử Việt Nam bối cảnh Cách mạng cơng nghiệp 4.0”, đăng Tạp chí Nghiên cứu Lập pháp số 20 (420), tháng 10/2020 thực tế, xác nhận chữ ký, dấu Hiện nay, chữ ký số (e- Signature) đời, có chức chứng thực danh tính người mạng internet Các quan Chính phủ cơng nhận tiến hành cấp chứng nhận điện tử có chứa thơng tin người sở hữu, giúp người xử lý quy trình chứng thực danh tính mạng internet Cùng với dấu số (dành cho pháp nhân), chữ ký số giúp cá nhân, tổ chức tham gia vào giao dịch, thủ tục không gian mạng, hạt nhân góp phần hình thành dần định hình công chứng điện tử công chứng giới Mặc dù tại, quốc gia khác nhau, công nhận thủ tục thực việc công chứng điện tử khác nhau, tất có điểm chung dựa vào công nghệ chữ ký số, dấu số, hội nghị trực tuyến (video-conference), với hỗ trợ sở liệu mạnh mẽ, thống có quy định pháp luật điều chỉnh Sản phẩm công chứng điện tử tài liệu dạng điện tử, có giá trị sử dụng văn công chứng giấy số quốc gia Ngoài công chứng điện tử, liệu điện tử số quốc gia phát triển vượt qua phạm vi biên giới Hội đồng công chứng Liên minh châu Âu, gọi CNUE đưa nhiều sáng kiến thiết lập mạng lưới thông tin công chứng rộng lớn Liên minh Châu Âu để hỗ trợ hoạt động công chứng như: Mạng lưới đăng ký di chúc châu Âu (RERT – www.arert.eu) kết nối liệu quốc gia điều khoản di chúc cuối cấp độ châu Âu; Mạng công chứng châu Âu tăng cường (ENN – www.enn-rne.eu) để trả lời câu hỏi thực tế cơng chứng viên có hồ sơ xuyên quốc gia; Giải pháp Eufides (eufides.eu) nhằm tạo điều kiện hợp tác xuyên biên giới châu Âu cách thiết lập tảng làm việc hợp tác môi trường an tồn hai cơng chứng viên từ hai quốc gia khác giải vấn đề xuyên biên giới.3 4.2.Tại Việt Nam 4.2.1 Mặt đạt Công chứng ngành tiềm ẩn nhiều rủi ro, nhiệm vụ công chứng viên phải chứng nhận hợp đồng, giao dịch không trái pháp luật, không trái đạo đức xã hội, đồng thời ngăn chặn, phòng ngừa rủi ro cho bên tham gia giao dịch Nhận thấy cần thiết phải có sở liệu kết nối công chứng chung, Đào Duy An: “Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng”, đăng Tạp chí Dân chủ Pháp Luật, Ấn phẩm đặc biệt dành cho Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam, tháng 01/2020 số tỉnh thành thành công xây dựng sở liệu phục vụ cho hoạt động công chứng để giải số vấn đề cấp bách nhất, hạn chế tình trạng tài sản bị giao dịch nhiều lần, tài sản bị ngăn chặn giao dịch công chứng, đồng thời công cụ hỗ trợ phục vụ công tác quản lý hồ sơ số liệu công chứng chung địa phương Cơ sở liệu công chứng thể nhiều ưu điểm vượt trội Tại Thành phố Hồ Chí Minh nơi tác giả sinh sống làm việc, sở liệu CENM với trang thông tin ngăn chặn tài sản Sở Tư pháp hỗ trợ công chứng viên loại bỏ tối đa nguy ký trùng, ký lặp giao dịch tài sản, đồng thời ngăn chặn giao dịch tài sản có tranh chấp, tài sản bị kê biên để đảm bảo thi hành án, ngăn chặn giấy chứng nhận cấp sai, giấy chứng nhận cũ Cơ sở liệu cơng chứng cịn kênh hỗ trợ kết nối tổ chức hành nghề công chứng, dù tài sản chứng nhận giao dịch tổ chức hành nghề cơng chứng tra cứu để biết lịch sử giao dịch tài sản đó, giúp cơng chứng viên có nhìn tổng quan tài sản giao dịch Cơ sở liệu cơng chứng giúp nâng cao hiệu quy trình làm việc, giúp giảm bớt công việc xác minh cho công chứng viên, giảm bớt thủ tục hỏi, đáp, yêu cầu văn đến quan, tổ chức có thẩm quyền Tại Thành phố Hà Nội, sở liệu cơng chứng Uchi có hình thức tính tương tự mang lại nhiều hiệu tích cực Ngồi sở liệu cấp tỉnh, tổ chức hành nghề công chứng tự xây dựng sử dụng sản phẩm công nghệ công ty dịch vụ công chứng, thiết lập phần mềm có nhiều tính tiên tiến Các tính kể đến quản lý đương sự, quản lý tài sản, quản lý hồ sơ, hỗ trợ soạn văn bản, tra cứu giao dịch, ngăn chặn tích hợp,… Tại Điều 63, 64 Luật cơng chứng quy định, hồ sơ công chứng lưu trữ văn cơng chứng với phiếu u cầu giấy tờ, dạng giấy, thời hạn lưu trữ 20 năm Khơng khó để kể nhược điểm hình thức lưu trữ bao gồm tốn diện tích khơng gian, khó truy cập trích xuất liệu, chịu tổn hại theo thời gian, chịu tác động môi trường bảo quản,… Một số tổ chức hành nghề công chứng triển khai công nghệ lưu trữ số song song với lưu trữ giấy, nhằm bổ trợ khắc phục nhược điểm lưu trữ giấy nêu trên, vừa nhằm mục đích hướng đến thời điểm cơng nghệ thơng tin công chứng phát triển tương lai có đầy đủ quy định điều chỉnh pháp luật Ngoài ứng dụng tiêu biểu kể trên, công nghệ thông tin áp dụng lĩnh vực công chứng Việt Nam kể như:  Ứng dụng vào việc tiếp nhận thông tin giao tiếp với khách hàng: Thông qua email, ứng dụng nhắn tin, gửi tài liệu  Ứng dụng vào việc xử lý thông tin: Soạn thảo, in ấn văn  Ứng dụng vào việc lưu trữ thông tin: Quản lý sổ lưu trữ, sổ công chứng/chứng thực, sổ theo dõi công văn, thư tín  Ứng dụng vào hoạt động quản lý: Quản lý thu chi tài chính, quản lý lao động, tiền lương 4.2.2 Hạn chế Cho đến thời điểm nay, công nghệ hỗ trợ công chứng viên khai thác thông tin phục vụ cho q trình cơng chứng hợp đồng, giao dịch chưa đa dạng số lượng chất lượng Với số địa phương xây dựng sở liệu công chứng nêu phần trên, bước đầu giải vấn đề tra cứu thông tin giao dịch tài sản, thông tin ngăn chặn tài sản, nhiên dừng lại mức độ định Để xác định rõ ràng tài sản tiến hành cơng chứng có đáp ứng đủ điều kiện giao dịch quy định luật hay không, số trường hợp cần có nhiều thơng tin nữa, kể đến thơng tin cấp giấy chứng nhận, tình trạng đăng ký tài sản, thông tin quy hoạch,… Và lúc công chứng viên bắt buộc phải sử dụng kiến thức, kinh nghiệm thân để xác định liệu tài sản có đủ điều kiện để giao dịch hay khơng, khơng có đáp án phải tiến hành bước xác minh Trường hợp xảy sơ xuất, dẫn đến việc văn công chứng bị tuyên vô hiệu Kênh hỗ trợ công chứng viên thông tin nhân thân bên tham gia giao dịch hạn chế Năng lực người yêu cầu công chứng, thông tin hộ tịch họ xác định hoàn toàn vào giấy tờ mà người yêu cầu công chứng mang đến quan sát công chứng viên Dường khơng có kênh thơng tin, công nghệ hỗ trợ công chứng viên thông tin hộ tịch người yêu cầu công chứng, hầu hết trường hợp, công chứng viên có vấn đề khơng rõ hộ tịch phải gửi văn yêu cầu xác minh 10 đến quan có thẩm quyền chờ hồi đáp, trình thường tốn khơng thời gian Rất nhiều trường hợp văn công chứng bị tuyên vô hiệu liên quan đến vấn đề hộ tịch người yêu cầu công chứng Vấn đề công chứng viên thiếu nguồn, công cụ để tiếp cận thông tin tài sản nhân thân người tham gia công chứng đồng nghĩa với việc chưa thực có chia sẻ thông tin hiệu quan ban ngành Các quan quản lý nhà nước có sở liệu quản lý dân cư, hộ tịch, đăng ký tài sản,… Tuy nhiên, công chứng viên truy cập vào trang ngược lại, dẫn đến tình trạng thơng tin không thông suốt, mang lại nhiều bất lợi cho hai phía Tổ chức hành nghề cơng chứng khơng thể tra cứu thơng tin quan quản lý, gây khó khăn cho việc xác minh thông tin phục vụ cho hồ sơ công chứng, quan quản lý không truy cập mạng lưới công chứng, dẫn đến hậu cản trở trình quản lý xã hội, đơn cử tình trạng thất thoát thuế thời gian dài Thành phố Hồ Chí Minh nhiều địa phương khác Cùng với việc chia sẻ, truy cập thơng tin công chứng liên tỉnh thực Giới hạn trước mắt không gây nhiều trở ngại nhờ quy định phạm vi công chứng Điều 42 Luật công chứng 2014, việc công chứng viên tổ chức hành nghề công chứng công chứng hợp đồng, giao dịch bất động sản phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn từ chối nhận di sản bất động sản văn ủy quyền liên quan đến việc thực quyền bất động sản Tuy nhiên, có lẽ tương lai, việc xây dựng sở liệu toàn quốc sở để thay thế, sửa đổi quy định phạm vi công chứng này, công chứng viên có thẩm quyền chứng nhận hợp đồng, giao dịch bất động sản toàn lãnh thổ Việt Nam điều đáng mong đợi Vấn đề xây dựng sở liệu cơng chứng cịn chưa đồng địa phương Hiện nay, đa số tỉnh thành chưa xây dựng kênh chung để kết nối vấn đề công chứng địa bàn tỉnh Thông tin hồ sơ công chứng nằm mức độ quản lý nội tổ chức hành nghề công chứng, quan, tổ chức muốn tìm kiếm, xác nhận thơng tin phương thức văn bản, phương tiện liên lạc điện thoại, tin nhắn,… 11 Việc khai thác, sử dụng thông tin sở liệu công chứng, trang thông tin ngăn chặn chưa trọng yếu tố bảo mật thông tin Rất nhiều thông tin khai thác dễ dàng sở liệu bị phát tán trái ý muốn, dẫn đến nhiều hậu cho người yêu cầu công chứng lẫn tổ chức hành nghề công chứng Công chứng điện tử hay công chứng số có nhiều ưu điểm riêng, xu tương lai định hướng, phát triển cách Tuy nhiên, việc chứng nhận hợp đồng, giao dịch hồn tồn thực hình thức văn giấy, văn công chứng điện tử hay văn công chứng số chưa thực hiện, chưa có sách phát triển loại hình cơng chứng Việt Nam Nguyên nhân kiến nghị giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động công chứng 5.1.Nguyên nhân 5.1.1 Pháp luật chưa hoàn thiện Nguyên nhân quan trọng với việc xây dựng áp dụng công nghệ thông tin lĩnh vực công chứng kể pháp luật chưa có quy định điều chỉnh Ngay Luật cơng chứng 2014 khơng có nhiều quy định liên quan đến công nghệ thông tin, kể ba điều luật đề cập đến vấn đề này, Điều 32 quy định quyền tổ chức hành nghề công chứng sử dụng sở liệu công chứng; Điều 33 quy định nghĩa vụ tổ chức hành nghề công chứng chia sẻ số thông tin nguồn gốc tài sản giao dịch để đưa vào sở liệu công chứng; Điều 62 quy định sở liệu công chứng Thiếu quy định pháp luật đồng nghĩa với việc khơng có sở để tổ chức xây dựng hạ tầng công nghệ đồng đáp ứng theo quy định Quy định pháp luật cần thiết để điều chỉnh cách thức, quy tắc sử dụng sở liệu để thông tin khai thác, sử dụng mục đích, tránh lạm dụng, xâm hại đến bí mật thơng tin tổ chức, cá nhân Đề cập đến công nghệ phục vụ công chứng cao công chứng điện tử, không cần đến quy định mà chắn phải có định hướng phát triển với hành lang pháp lý vững phát triển áp dụng thực tế Cho đến nay, pháp luật công chứng Việt Nam chưa quy định công chứng điện tử hay công nhận giá trị văn công chứng điện tử Do sản 12 phẩm công chứng điện tử văn công chứng dạng liệu điện tử, chưa có quy định giá trị pháp lý văn công chứng điện tử nên việc tiếp nhận sử dụng văn công chứng điện tử thủ tục mà văn công chứng “hồ sơ đầu vào”, thủ tục đăng ký biến động đất đai, nhà ở, đóng thuế khơng thể thực Nếu triển khai công chứng điện tử nội ngành cơng chứng khơng phát huy tác dụng, mà cịn gây khó khăn cho người dân cần thực thủ tục 5.1.2 Cơ sở liệu chưa mạnh mẽ, thống Ngoài số thành phố hồn thành xây dựng sở liệu công chứng, sở liệu ngăn chặn Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội, Hải Phòng, tỉnh, thành phố khác sử dụng phương thức lưu giữ thông tin truyền thống tổ chức hành nghề công chứng khác Cơ sở liệu cấp độ tỉnh, thành phố vận hành cục phạm vi địa giới hành chính, phạm vi quan, đơn vị, chưa có liên thơng, phối hợp với Có thể giải thích Luật cơng chứng 2014 giới hạn phạm vi công chứng công chứng viên bất động sản nằm địa giới hành cấp tỉnh thành phố, nhiên hợp đồng, giao dịch động sản phải đăng ký loại văn công chứng bất động sản không phụ thuộc vào phạm vi tỉnh, thành phố di chúc, văn từ chối nhận di sản bất động sản văn ủy quyền liên quan đến việc thực quyền bất động sản 5.2.Kiến nghị giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động cơng chứng 5.2.1 Xây dựng, hồn thiện pháp luật Cần có hành lang pháp lý thống liên quan đến xây dựng sở liệu thông tin tổ chức hành nghề công chứng, quy định rõ trách nhiệm cung cấp khai thác liệu cơng chứng Cùng với quy định hoàn thiện xây dựng khai thác nguồn liệu dân cư, liệu đăng ký quyền sở hữu tài sản Mở rộng phạm vi trao đổi liệu từ địa phương lên quốc gia, tiến hành nghiên cứu xây dựng quy định công chứng điện tử Xây dựng quy định áp dụng công nghệ thông tin ngành công chứng dừng phạm vi Luật Công chứng (chủ yếu quy định hình thức trình tự, thủ tục thực công 13 chứng), mà cần có thay đổi quy định thủ tục khác thủ tục đăng ký quyền sở hữu, sử dụng tài sản sau chuyển nhượng, thủ tục nộp thuế nhằm liên thơng đơn giản hóa thủ tục, khắc phục tình trạng “cơng chứng” “hậu cơng chứng” Điều dẫn đến thay đổi lớn toàn hệ thống pháp luật Việt Nam, đặc biệt quy định đất đai, dân sự, nhà ở, thương mại, doanh nghiệp, thuế 5.2.2 Xây dựng hoàn thiện hệ thống sở liệu quốc gia Ngày 16/6/2021, Văn phịng Chính phủ ban hành Công văn 4011/VPCP-KSTT việc thực dự án xây dựng Cơ sở liệu quốc gia dân cư sản xuất cấp, quản lý Căn cước công dân Đến thời điểm tại, Cơ sở liệu quốc gia dân cư hoàn thành đưa vào sử dụng, nhiên cịn hạn chế Cơ sở liệu hộ tịch điện tử chưa đồng bộ, thống với Cơ sở liệu quốc gia dân cư, việc khai thác, kết nối Cơ sở liệu quốc gia dân cư với Cơ sở liệu bộ, ngành chưa có chuyển động đồng bộ, Cơ sở liệu quốc gia dân cư sẵn sàng, nhiều bộ, ngành, Ủy ban nhân dân địa phương chưa có phương án khai thác, sử dụng hiệu quả.4 Để công chứng viên quyền truy cập sử dụng sở liệu hẳn phải đợi quy định pháp luật tương lai, nguồn liệu quan trọng bổ sung thêm thông tin hỗ trợ công chứng hợp đồng, giao dịch Cơ sở liệu quốc gia dân cư nhiều sở liệu khác cần thiết để cơng chứng viên khai thác nhằm tăng cường hiệu công việc Sâu xa hướng đến xây dựng thực cơng chứng điện tử Để đạt mục tiêu không cần một, hai hay vài sở liệu độc lập, mà cần đến hệ thống liệu cấp quốc gia liên thông với Ngồi giúp cơng chứng viên dễ dàng truy cập, xác minh yếu tố hồ sơ cơng chứng, hệ thống cịn giải vấn đề vốn gây khơng trở ngại trước phân biệt giấy tờ đăng ký tài sản thật giả, phân biệt người yêu cầu công chứng thật giả, xác định thành viên hộ sử dụng đất,… III KẾT LUẬN https://www.hcmcpv.org.vn/tin-tuc/co-so-du-lieu-quoc-gia-ve-dan-cu-da-san-sang- nhung-nhieu-bo-nganh-dia-phuong-chua-co-phuong-an-kh-1491876982 Truy cập ngày 03/9/2021 14 Công nghệ sống trở thành hai khái niệm song hành tách rời nhau, bổ trợ cải thiện lẫn Đối với ngành công chứng, công nghệ thông tin thể tầm quan trọng mình, đưa cơng chứng lên bước phát triển lịch sử, từ viết tay, máy đánh chữ bước lên soạn thảo, in ấn số; từ quản lý số liệu đơn lẻ lên hệ thống liệu chung, tiếp cận rộng khắp; từ công chứng giấy lên công chứng điện tử Tại Việt Nam, ngành cơng chứng có liên hệ mật thiết với công nghệ thông tin, trở thành phận khơng thể thiếu q trình vận hành phát triển Tuy nhiên, mức độ áp dụng công nghệ công chứng Việt Nam cịn hạn chế, chưa có thành tựu so sánh với nước có kinh tế, xã hội phát triển Với tầm nhìn định hướng chuyển đổi xã hội số Việt Nam đến năm 2025, định hướng đế năm 20305, việc số hóa yếu tố nhân thân, hộ tịch cá nhân, số hóa tài sản đưa ngành công chứng gần với công nghệ tiên tiến, mở đường xây dựng hướng công chứng số tương lai https://namdinh.gov.vn/portal/Pages/2021-6-1/Phat-trien-kinh-te-so-xa-hoi-so chia-khoa-mo-cho-d3x3kg.aspx Truy cập ngày 03/9/2021 15 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật công chứng 2014; Thông tư 01/2021/TT-BTP Bộ Tư pháp ban hành ngày 03/02/2021; Luật công nghệ thông tin năm 2006; Luật Giao dịch điện tử năm 2005; Luật lưu trữ 2011; Đào Duy An: “Ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động cơng chứng”, đăng Tạp chí Dân chủ Pháp Luật, Ấn phẩm đặc biệt dành cho Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam, tháng 01/2020; Ths Phan Thị Bình Thuận: “Cơng chứng điện tử Việt Nam bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0”, đăng Tạp chí Nghiên cứu Lập pháp số 20 (420), tháng 10/2020; Học viện Tư Pháp, Giáo trình “Kỹ hành nghề cơng chứng” Tập 1; Học viện Tư Pháp, Giáo trình “Kỹ hành nghề công chứng” Tập 3; 10 https://diendandoanhnghiep.vn/the-gioi-dang-lam-dich-vu-cong- chung-truc-tuyen-nhu-the-nao-171136.html, Truy cập ngày 03/9/2021; 11 https://www.hcmcpv.org.vn/tin-tuc/co-so-du-lieu-quoc-gia-ve- dan-cu-da-san-sang-nhung-nhieu-bo-nganh-dia-phuong-chua-co- phuong-an-kh-1491876982; 12 https://namdinh.gov.vn/portal/Pages/2021-6-1/Phat-trien-kinh-te- so-xa-hoi-so chia-khoa-mo-cho-d3x3kg.aspx 16