Báo cáo kết thúc học phần này trình bày về công nghệ thông tin trong lĩnh vực công chứng, thực trạng và giải pháp. Báo cáo này nhằm mục đích tổng hợp kiến thức, kỹ năng và thái độ của học viên sau khi hoàn thành học phần, đồng thời đánh giá hiệu quả của việc áp dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực công chứng, cũng như đề xuất một số giải pháp cải thiện.
Trang 1MỤC LỤC
I PHẦN MỞ ĐẦU 1
1 Tính cấp thiết của việc nghiên cứu 1
2 Mục đích, nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu 2
2.1 Mục đích nghiên cứu 2
2.2 Nhiệm vụ 2
2.3 Đối tượng nghiên cứu 2
3 Cơ cấu của bài báo cáo 2
II NỘI DUNG 3
1 Khái niệm công nghệ thông tin và vai trò của nó đối với hoạt động công chứng 3
1.1 Khái niệm công nghệ thông tin 3
1.2 Vai trò của công nghệ thông tin đối với hoạt động công chứng 3
2 Thực tiễn áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng 5
2.1 Trên thế giới 5
2.2 Tại Việt Nam 6
3 Nguyên nhân và kiến nghị giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng 9
3.1 Nguyên nhân 9
3.2 Kiến nghị giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng 10
III KẾT LUẬN 11
IV DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 13
Trang 2VAI TRÒ CỦA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG
CÔNG CHỨNG – GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG
I PHẦN MỞ ĐẦU
1 Tính cấp thiết của việc nghiên cứu
Trải qua ba cuộc cách mạng công nghiệp, nền văn minh nhân loại đã đạt được những thành tựu nhất định, đáng kể đến nhất là sự phát triển của của chất bán dẫn, siêu máy tính, máy tính cá nhân, Internet làm tiền đề để hoàn thiện hạ tầng điện tử, máy tính và số hóa Cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư đang diễn ra từ những năm 2000 gọi là cuộc cách mạng số, thông qua các công nghệ như Internet vạn vật (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI), thực tế ảo (VR), tương tác thực tại ảo (AR), mạng xã hội, điện toán đám mây, di động, phân tích
dữ liệu lớn (SMAC) để chuyển hóa toàn bộ thế giới thực thành thế giới số Đây là tiền đề để các ngành nghề, không riêng những ngành nghề liên quan trực tiếp đến công nghệ, phát triển dựa trên những thành tựu khoa học kỹ thuật này, và ngành công chứng cũng không
là ngoại lệ
Theo từng giai đoạn phát triển của ngành công chứng tại Việt Nam, công nghệ thông tin cũng từng bước góp mặt và khẳng định tầm quan trọng trong nhiều góc độ của ngành công chứng Có thể dễ dàng quan sát được ngày nay mỗi tổ chức hành nghề công chứng đều có sự hiện diện của các thiết bị công nghệ thông tin tiên tiến Trong quá trình công chứng hợp đồng, giao dịch, công chứng viên cũng phải thực hiện nhiều bước có sự hỗ trợ của các phần mềm công nghệ khác nhau Từ giai đoạn bắt đầu liên hệ giữa khách hàng và công chứng viên, đến tiếp nhận hồ sơ công chứng, cho đến lúc chứng nhận, phát hành văn bản, lưu trữ văn bản, công nghệ thông tin cũng cho thấy sự hiện diện của mình Bằng những ví dụ nêu trên, qua bài báo cáo này, ta cần đi sâu hơn để thấy được vai trò, mối liên hệ và
sự đóng góp của công nghệ thông tin trong lĩnh vực công chứng ngày nay
Nói về sự phát triển của công nghệ thông tin, lĩnh vực này hiện
đã đạt được những thành tựu chưa từng có trong lịch sử nhân loại và vẫn đang trên đà phát triển, giữ tầm quan trọng hàng đầu trong sự phát triển của mỗi quốc gia Với những công nghệ hiện tiến tiến đó, ngành công chứng Việt Nam đã và đang vận dụng một cách tích cực
1
Trang 3vào trong hoạt động của mình Tuy nhiên, thực tế việc vận dụng đó đến mức độ nào, đã hợp lý hay chưa, có theo kịp với công nghệ của thế giới hay chưa, ta sẽ cùng nhau phân tích nhằm tìm câu trả lời Song song với việc đưa ra cái nhìn tổng quan về công nghệ thông tin
và ảnh hưởng của nó đến hoạt động công chứng, dựa trên những mặt đạt được và chưa đạt được trong việc ứng dụng công nghệ thông tin tại Việt Nam để đề xuất những giải pháp để áp dụng nhiều hơn, hợp lý hơn công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng
2
Trang 42 Mục đích, nhiệm vụ, đối tượng nghiên cứu
2.1.Mục đích nghiên cứu
Tìm ra mối liên hệ và sự ảnh hưởng của công nghệ thông tin trong lĩnh vực công chứng;
Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả việc sử dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực công chứng
2.2.Nhiệm vụ
Muốn đạt được những mục đích nêu trên, nhiệm vụ đặt ra trong bài báo cáo này bao gồm:
Tìm hiểu khái niệm và vai trò của công nghệ thông tin trong lĩnh vực công chứng;
Tìm hiểu mức độ áp dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực công chứng hiện nay;
Tìm ra mặt đạt được và chưa đạt được trong vấn đề áp dụng công nghệ thông tin tại Việt Nam;
Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao mặt đạt được và khắc mục mặt chưa đạt được
2.3.Đối tượng nghiên cứu
Vai trò của công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng – Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng
3 Cơ cấu của bài báo cáo
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của đề tài gồm ba phần:
3
Nguyên nhân và kiến nghị giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
công chứng
Thực tiễn áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công
chứng
Khái niệm công nghệ thông tin
và vai trò đối với hoạt động
công chứng
Trang 5II NỘI DUNG
1 Khái niệm công nghệ thông tin và vai trò của nó đối với hoạt động công chứng
3.1.Khái niệm công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin là một ngành kỹ thuật liên quan đến việc sử dụng máy tính và viễn thông để truy xuất, lưu trữ và truyền tải thông tin.1
Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ thông tin được hiểu và định nghĩa trong Luật Công nghệ thông tin 2006 tại khoản 1 Điều 4:
“Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập,
xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số.”
3.2.Vai trò của công nghệ thông tin đối với hoạt động công
chứng
Bắt đầu phát triển bùng nổ từ những năm 2000, công nghệ thông tin cho đến thời điểm hiện tại vẫn đang có những bước tiến đáng kể và vẫn chiếm một vị trí quan trọng trong kinh tế, xã hội, văn hoá, chính trị của mỗi quốc gia Nó tác động sâu sắc đến cách thức chúng ta đang sống, học tập và làm việc Công nghệ thông tin đã và đang nhanh chóng trở thành một bộ phận sống còn, quyết định sự phát triển của nền kinh tế thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng Cùng với xu thế áp dụng công nghệ vào kinh tế xã hội, ngành công chứng đã và đang sử dụng công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động nhằm theo kịp sự vận hành chung này Theo quá trình đó cho đến nay, công nghệ thông tin đã nắm giữ vai trò quan trọng trong đối với ngành công chứng Một số ứng dụng của công nghệ thông tin trong công chứng có thể kể đến:
3.2.1 Soạn thảo, in ấn văn bản
Khoản 1 Điều 2 Luật công chứng 2014 quy định: “Công chứng là
việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.”
1 “Princeton WordNet Search 3.1” Truy cập ngày 03/9/2021.
4
Trang 6Theo quy định này có thể thấy sản phẩm của ngành công chứng là văn bản công chứng, và để có văn bản thì hoạt động tất yếu là soạn thảo văn bản Trước khi máy tính cá nhân và công nghệ in ấn số phổ biến tại Việt Nam, soạn thảo văn bản chỉ có thể thực hiện bằng máy đánh chữ và viết tay, vốn có tốc độ soạn thảo chậm, hình thức trình bày không đẹp và độ chính xác không cao, chưa kể đến trường hợp chữ viết trên các văn bản này dễ hư hao theo thời gian, ảnh hưởng đến việc lưu trữ văn bản công chứng Hiện nay, việc soạn thảo đều
đã được thực hiện trên máy vi tính, đảm bảo được tốc độ soạn thảo, hình thức văn bản và in ấn đạt chuẩn, đẹp mắt Hơn nữa, tại mỗi tổ chức hành nghề công chứng đều xây dựng cho mình một bộ mẫu các văn bản công chứng được lưu trữ dưới dạng tệp điện tử, dựa vào bộ mẫu này người soạn thảo có thể soạn nhanh, chính xác và thống nhất các văn bản công chứng
3.2.2 Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng
Điểm g khoản 2 Điều 17 Luật công chứng 2014 quy định công chứng viên có nghĩa vụ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng của mình
Để có thể đảm bảo an toàn pháp lý cho văn bản công chứng do bản thân đặt bút ký, công chứng viên phải nắm rõ được toàn bộ hồ sơ về người yêu cầu công chứng và đối tượng của văn bản công chứng Bằng việc áp dụng công nghệ thông tin, các tổ chức quản lý có thể xây dựng nhiều cơ sở dữ liệu mà công chứng viên có thể truy cập và trích xuất dữ liệu phục vụ cho quá trình công chứng của mình, có thể
kể đến như cơ sở dữ liệu về dân cư, cơ sở dữ liệu về hộ tịch, cơ sở dữ liệu về cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản, cơ sở dữ liệu về đăng ký giao dịch bảo đảm, cơ sở dữ liệu về giao dịch công chứng,
cơ sở dữ liệu về ngăn chặn tài sản, đương sự… Với các quốc gia phát triển đã hoàn thành việc xây dựng và sử dụng đầy đủ các cơ sở dữ liệu này, hoàn toàn có khả năng giảm thiểu tối đa rủi ro cho văn bản công chứng
3.2.3 Quản lý hồ sơ, tổ chức
Theo quy định của pháp luật, các tổ chức hành nghề công chứng hoạt động như tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu, mã số thuế riêng, ngoài ra còn có đội ngũ nhân sự riêng Công nghệ thông tin giúp tổ chức hành nghề công chứng quản lý quá trình hoạt động của mình, quản lý hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực, hồ sơ thuế, quản
lý nhân sự…
5
Trang 7Một số tổ chức hành nghề công chứng còn có các phần mềm riêng để lưu trữ thông tin khách hàng giao dịch, quản lý tài sản sao dịch, hồ sơ giao dịch công chứng, tăng cường khả năng truy xuất thông tin và soạn thảo văn bản công chứng Các phần mềm chuyên dụng còn tích hợp chức năng cập nhật và tra cứu danh sách ngăn chặn về người yêu cầu công chứng và về các tài sản đã được công chứng; phân tích dữ liệu phục vụ việc thống kê, tổng hợp, nghiên cứu, điều hành,…
3.2.4 Thay đổi, cải tiến quy trình công chứng
Công nghệ thông tin cùng với sự bao phủ và tính kết nối của nó làm thay đổi cách con người tiếp cận với thế giới Trong lĩnh vực công chứng, công nghệ thông tin giúp cải tiến các quy trình vốn đã được pháp luật quy định
Cho đến thời điểm hiện tại, theo quy định tại Luật công chứng
2014, người yêu cầu công chứng muốn công chứng hợp đồng, giao dịch phải gửi hồ sơ yêu cầu công chứng trực tiếp cho công chứng viên thụ lý hồ sơ, công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng Tuy nhiên, hiện nay với sự trợ giúp của công nghệ viễn thông, các nền tảng kết nối, người yêu cầu công chứng có thể liên hệ và gửi thông tin về hồ sơ cần công chứng đến công chứng viên thông qua thư điện tử và các kênh giao tiếp từ xa Lúc này, công chứng viên có thể xem trước hồ sơ, trao đổi với người yêu cầu công chứng trong trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn người yêu cầu công chứng hoàn thiện hồ sơ đúng pháp lý trước khi gửi yêu cầu công chứng trực tiếp
Khoản 1 Điều 48 Luật công chứng 2014 quy định: “Người yêu
cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt công chứng viên.” Và khoản 1 Điều 44
Luật công chứng 2014 quy định: “Việc công chứng phải được thực
hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng,…” Từ những quy
định này, ta có thể thấy tại Việt Nam, người yêu cầu công chứng phải đến trụ sở tổ chức hành nghề công chứng để được chứng nhận hợp đồng, giao dịch Mục đích của các quy định này nhằm đảm bảo việc xác nhận chủ thể tham gia giao dịch, năng lực pháp luật và ý chí của
họ Có thể thấy rõ những hạn chế phát sinh từ những quy định này như hạn chế từ khoảng cách địa lý, hạn chế từ việc di chuyển phát sinh thêm chi phí,… Nhằm khắc phục những điều đó, hiện nay đã có
6
Trang 8công nghệ cho phép người yêu cầu công chứng có thể được chứng nhận hợp đồng, giao dịch mà không cần có mặt tại tổ chức hành nghề công chứng, đó được gọi là công chứng điện tử, hình thức này
có mặt tại một số nước có nền kinh tế phát triển Với công nghệ chữ
ký số, công nghệ video trực tuyến, cơ sở dữ liệu chặt chẽ, rộng lớn, việc chứng nhận hợp đồng, giao dịch từ xa đã thực hiện thành công
và mang lại những lợi ích nhất định
3.2.5 Vai trò khác
Công nghệ thông tin còn tác động đến ngành công chứng thông qua nhiều cách khác có thể kể đến như:
Công nghệ kính hiển vi điện tử cải thiện khả năng soi chiếu giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu, giấy tờ tùy thân cho công chứng viên;
Phần mềm kế toán, quản lý số liệu, quản lý doanh nghiệp;
Lưu trữ văn bản số song song với lưu trữ giấy
4 Thực tiễn áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng
4.1.Trên thế giới
Hiện nay, nhiều quốc gia trên thế giới đã ứng dụng rất nhiều thành tựu khoa học công nghệ vào ngành công chứng, đầu tiên là để nâng cao năng suất, sau đó là phát triển những cách thức mới đi tiên phong trong lĩnh vực này, có thể kể đến như Trung Quốc, Mỹ, Canada, các nước Châu Âu, và một số quốc gia có nền kinh tế phát triển khác Hình thức áp dụng công nghệ thông tin vào công chứng nổi bật nhất ở các quốc gia kể trên đó là việc thực hiện việc công chứng điện tử
Công chứng điện tử là việc công chứng viên chứng nhận tài liệu bằng phương thức điện tử Một trong những phương thức thực hiện công chứng điện tử là sử dụng chữ ký số và con dấu số để chứng nhận và xác nhận tính hợp lệ bằng việc chứng nhận số Công chứng điện tử là một quy trình trong đó công chứng viên gắn chữ ký điện tử
và con dấu công chứng có sử dụng khóa bảo đảm vào tài liệu điện tử (tập tin PDF hoặc Word).2
Thông thường, cách chứng thực danh tính một người là gặp mặt trực tiếp, đối chiếu ảnh trên chứng minh thư nhân dân với khuôn mặt
2 Ths Phan Thị Bình Thuận: “Công chứng điện tử tại Việt Nam trong bối cảnh Cách
mạng công nghiệp 4.0”, bài đăng trên Tạp chí Nghiên cứu Lập pháp số 20 (420), tháng
10/2020.
7
Trang 9thực tế, hoặc xác nhận bằng chữ ký, con dấu Hiện nay, chữ ký số (e-Signature) đã ra đời, có chức năng chứng thực danh tính của một người trên mạng internet Các cơ quan được Chính phủ công nhận sẽ tiến hành cấp chứng nhận điện tử có chứa thông tin của người sở hữu, giúp người đó có thể xử lý quy trình chứng thực danh tính trên mạng internet Cùng với con dấu số (dành cho pháp nhân), chữ ký số giúp cá nhân, tổ chức có thể tham gia vào các giao dịch, thủ tục trên không gian mạng, là hạt nhân góp phần hình thành và dần định hình công chứng điện tử trong nền công chứng thế giới Mặc dù hiện tại, tại mỗi quốc gia khác nhau, sự công nhận và thủ tục thực hiện việc công chứng điện tử cũng khác nhau, nhưng tất cả đều có điểm chung
là dựa vào công nghệ chữ ký số, con dấu số, hội nghị trực tuyến (video-conference), với sự hỗ trợ của cơ sở dữ liệu mạnh mẽ, thống nhất và có quy định của pháp luật điều chỉnh Sản phẩm của công chứng điện tử là tài liệu dưới dạng điện tử, có giá trị sử dụng như văn bản công chứng giấy tại một số quốc gia
Ngoài công chứng điện tử, dữ liệu điện tử tại một số quốc gia còn được phát triển vượt qua phạm vi biên giới Hội đồng công chứng của Liên minh châu Âu, được gọi là CNUE đã đưa ra nhiều sáng kiến
và thiết lập được mạng lưới thông tin công chứng rộng lớn tại Liên minh Châu Âu để hỗ trợ hoạt động công chứng như: Mạng lưới đăng
ký di chúc châu Âu (RERT – www.arert.eu) kết nối các dữ liệu quốc gia về các điều khoản của di chúc cuối cùng ở cấp độ châu Âu; Mạng công chứng châu Âu tăng cường (ENN – www.enn-rne.eu) để trả lời các câu hỏi thực tế của các công chứng viên có hồ sơ xuyên quốc gia; Giải pháp Eufides (eufides.eu) nhằm tạo điều kiện hợp tác xuyên biên giới ở châu Âu bằng cách thiết lập một nền tảng làm việc hợp tác trong một môi trường an toàn giữa hai công chứng viên từ hai quốc gia khác nhau cùng giải quyết một vấn đề xuyên biên giới.3
4.2.Tại Việt Nam
4.2.1 Mặt đạt được
Công chứng là một ngành tiềm ẩn nhiều rủi ro, nhiệm vụ của công chứng viên là phải chứng nhận hợp đồng, giao dịch không trái pháp luật, không trái đạo đức xã hội, đồng thời ngăn chặn, phòng ngừa những rủi ro cho các bên tham gia giao dịch Nhận thấy được
sự cần thiết phải có một cơ sở dữ liệu kết nối công chứng chung, một
3 Đào Duy An: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng”, bài
đăng trên Tạp chí Dân chủ và Pháp Luật, Ấn phẩm đặc biệt dành cho Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam, tháng 01/2020.
8
Trang 10số tỉnh thành đã thành công xây dựng được cơ sở dữ liệu phục vụ cho hoạt động công chứng để giải quyết một số vấn đề cấp bách nhất, đó là hạn chế tình trạng tài sản bị giao dịch nhiều lần, tài sản
bị ngăn chặn giao dịch nhưng vẫn được công chứng, đồng thời công
cụ cũng hỗ trợ phục vụ công tác quản lý hồ sơ và số liệu công chứng chung của địa phương
Cơ sở dữ liệu công chứng đã thể hiện được nhiều ưu điểm vượt trội Tại Thành phố Hồ Chí Minh nơi tác giả đang sinh sống và làm việc, cơ sở dữ liệu CENM cùng với trang thông tin ngăn chặn tài sản của Sở Tư pháp đã hỗ trợ công chứng viên loại bỏ tối đa nguy cơ ký trùng, ký lặp giao dịch tài sản, đồng thời ngăn chặn giao dịch đối với tài sản đang có tranh chấp, tài sản bị kê biên để đảm bảo thi hành
án, ngăn chặn giấy chứng nhận cấp sai, giấy chứng nhận cũ Cơ sở
dữ liệu công chứng còn là một kênh hỗ trợ kết nối các tổ chức hành nghề công chứng, dù tài sản đã chứng nhận giao dịch tại bất cứ tổ chức hành nghề công chứng nào thì vẫn có thể được tra cứu để biết được lịch sử giao dịch của tài sản đó, giúp công chứng viên có cái nhìn tổng quan về tài sản giao dịch Cơ sở dữ liệu công chứng giúp nâng cao hiệu quả quy trình làm việc, giúp giảm bớt công việc xác minh cho công chứng viên, giảm bớt thủ tục hỏi, đáp, yêu cầu bằng văn bản đến các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền Tại Thành phố Hà Nội, cơ sở dữ liệu công chứng Uchi có hình thức và tính năng tương
tự cũng đang mang lại nhiều hiệu quả tích cực
Ngoài cơ sở dữ liệu cấp tỉnh, tại các tổ chức hành nghề công chứng cũng tự xây dựng hoặc sử dụng sản phẩm công nghệ của công ty dịch vụ công chứng, thiết lập những phần mềm có nhiều tính năng tiên tiến Các tính năng có thể kể đến như là quản lý đương sự, quản lý tài sản, quản lý hồ sơ, hỗ trợ soạn văn bản, tra cứu giao dịch, ngăn chặn tích hợp,…
Tại Điều 63, 64 Luật công chứng quy định, hồ sơ công chứng được lưu trữ là bản chính văn bản công chứng cùng với phiếu yêu cầu và bản sao các giấy tờ, dưới dạng giấy, thời hạn lưu trữ ít nhất là
20 năm Không khó để kể ra những nhược điểm của hình thức lưu trữ này bao gồm tốn diện tích không gian, khó truy cập trích xuất dữ liệu, chịu tổn hại theo thời gian, chịu tác động của môi trường bảo quản,… Một số tổ chức hành nghề công chứng đã triển khai công nghệ lưu trữ số song song với lưu trữ giấy, nhằm bổ trợ và khắc phục những nhược điểm của lưu trữ giấy nêu trên, vừa nhằm mục đích hướng đến thời điểm công nghệ thông tin trong công chứng được
9