Khóa Luận Tốt Nghiệp - quản trị văn phòng - đề tài - NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Trang 1

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ KHOÁ LUẬN

TÊN ĐỀ TÀI:

NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU

LƯU TRỮ TẠI SỞ NỘI VỤ

THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Trang 2

Tính cấp thiết

của đề tài

PHẦN MỞ ĐẦU

• Xác định đúng được thực trạng của

hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

• Nghiên cứu và phân tích các giải pháp có thể thực thi nhằm hoàn thiện và nâng cao hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ.

Mục tiêu

Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá của

dân tộc, là tài sản vô giá không có gì

thay thế được, cho nên tài liệu lưu trữ

cần phải được bảo quản an toàn và tổ

chức xây dựng hệ thống công cụ tra

cứu khoa học, xây dựng cơ sở dữ liệu

phục vụ công tác quản lý và phục vụ

nhu cầu chính đáng của toàn thể xã

hội, góp phần xây dựng và bảo vệ tổ

quốc.

Trang 3

PHẦN MỞ ĐẦU

• Phạm vi thời gian:2021-2023

• Phạm vi không gian: Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

• Phạm vi nội dung: Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ.

Phạm vi nghiên cứu

• Nghiên cứu cơ bản về hệ thống công

cụ tra cứu, các khối tài liệu lưu trữ

quản lý hành chính nhà nước tại Sở

Nội vụ

• Hệ thống công cụ tra cứu, thực trạng

công tác sử dụng tài liệu lưu trữ và

vai trò của việc ứng dụng công nghệ

thông tin phần mềm vào việc xây

dựng cơ sở quan lý và tra tìm tài liệu

Đối tượng nghiên cứu

Trang 4

CHƯƠNG

3

CHƯƠNG

2

CHƯƠNG

1

BỐ CỤC ĐỀ TÀI KHOÁ

LUẬN

Cở sở lý luận về hoàn thiện công cụ tra cứu khoa học tài

liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ.

Thực trạng về sử dụng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu

trữ tại Sở Nội vụ.

Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ thành phố Đà

Nẵng.

Trang 5

Khái niệm tài liệu lưu

trữ

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOÀN THIỆN CÔNG CỤ TRA CỨU TÀI LIỆU LƯU

TRỮ

Lưu trữ là một thuật ngữ có nguồn gốc

từ tiếng Hy Lạp “Arch”, dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền Về sau dùng

để chỉ ngôi nhà bảo quản tài liệu Hiểu theo nghĩa rộng thì “Lưu trữ” có nghĩa là lưu lại, giữ lại Đối với công văn giấy tờ thì lưu trữ có nghĩa là lưu lại, giữ lại các văn bản giấy tờ của các cơ quan, đoàn thể, cá nhân để làm bằng chứng tra cứu khi cần thiết.

Trang 6

Khái niệm công cụ

tra cứu tài liệu lưu

trữ

TRỮ

Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ

là những phương tiện tra tìm thông tin trong tài liệu liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu hoạt động hàng ngày của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.

Trang 7

Các văn bản quy định về

lưu trữ

Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 (11/1/2011)

TRỮ

Nghị định số

01/2013/NĐ-CP

Thông tư số

09/2007/TT-BNV

Thông tư số

46/2005/TT-BNV Nghị định số

30/2020/NĐ-CP

Trang 8

Sự cần thiết

của công cụ

tra cứu tài

liệu lưu trữ

TRỮ

• Đóng vai trò quan trọng trong

các phòng, kho lưu trữ

• Tìm kiếm thông tin nhanh chóng

• Tiết kiệm thời gian và tiền của

• Quản lý tài liệu chặt chẽ, tránh

thất lạc, mất mác tài liệu

Trang 9

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG SỬ DỤNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI SỞ

NỘI VỤ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Tổng quan về Sở Nội vụ thành

phố Đà Nẵng

Ngày 10/12/2004, UBND thành

phố Đà Nẵng ban hành Quyết

định số 159/2003/QĐ-UB về việc

đổi tên Ban Tổ chức chính quyền

thành phố Đà Nẵng thành Sở Nội

vụ thành phố Đà Nẵng

Trang 10

• Mục lục hồ sơ

• Sổ đăng ký mục lục hồ sơ

• Sổ nhập, xuất tài liệu

• - Danh sách phông

• - Phiếu phông

• - Bộ thẻ phông

• - Hồ sơ phông

• - Báo cáo thống kê tổng hợp

Các công cụ thống kê

Trang 11

Phần mềm quản

lý, điều hành ở Sở

Nội vụ

Phần mềm quản lý văn bản

Phần mềm quản lý điều hành

Trang 12

Ưu

điểm

Tìm kiếm thông tin trong tài liệu một cách nhanh chóng

Tiết kiệm thời gian, tiền của và công sức đi lại

Các công cụ tra cứu giúp cơ quan quản lý chặt chẽ

Tránh thất thoái, thất lạc, mất tài liệu

Ngoài ra còn thể hiện sự phát triển của công tác lưu trữ

Trang 13

Hạn

chế

Nhận thức chưa đầy đủ về vai trò tài liệu lưu trữ của một

bộ phận cán bộ, công chức, viên chức

Sự chỉ đạo của các cấp chưa thực sự sâu sắc, kịp thời

Tổ chức chưa có sự thống nhất

Đội ngũ cán bộ còn ít về số lượng, yếu về trình độ chuyên

môn Ngoài ra cơ quan còn bố trí người làm lưu trữ không phù

hợp với chuyên môn đào tạo

Trang 14

Nguyên Nhân

Ban lãnh đạo cơ quan chưa đánh giá được hết những giá trị to lớn

mà việc sử dụng công cụ tra cứu mang lại nên việc đầu tư chưa

được chú trọng.

1

Vấn đề tài chính cũng là một trong những nguyên nhân dẫn đến việc tra cứu tài liệu trong cơ quan chưa được toàn diện và triệt để.

Trình độ cán bộ nhân viên cũng là nguyên nhân ảnh hưởng ít nhiều

đến công tác ứng dụng công cụ tra cứu.

2

3

Trang 15

Giải pháp đối

với công tác

thống kê tài

liệu

Các loại sổ sách thống kê đều phải đánh số trang,

số quyển, đóng dấu giáp lại

CHƯƠNG 3: NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP HOÀN

THIỆN HỆ THỐNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA

HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI SỞ NỘI VỤ

Không được sữa chữa, tẩy xoá, trong sổ sách

thống kê

Các loại sổ sách thống kê phải được bảo quản

riêng

Sổ sách thống kê chỉ những người có trách nhiệm mới được sử dụng, không cho phép người ngoài

xem

Trang 16

Giải pháp xây

dựng công cụ

tra cứu tài

liệu lưu trữ

Một là cần tiến hành kiểm tra , rà soát các bản mục lục hồ sơ đã được xây dựng, điều chỉnh, bổ sung, các bản mục lục hồ sơ không đúng với tiêu

chuẩn ngành

Hai là về lâu dài cần xây dựng một hệ thống công

cụ tra cứu truyền thống đảm bảo yêu cầu thống nhất, khoa học hiện đại, đáp ứng nhu cầu tra tìm

thông tin nhanh chóng, chính xác

Ba là triển khai nghiên cứu xây dựng cơ sở dữ liệu

lưu trữ để thống nhất và tăng cường hiệu quả quản lý cũng như tra tìm sử dụng tài liệu, tiết

kiệm thời gian, chi phí

Trang 17

Hoàn thiện

công cụ tra

cứu hiện đại

Khung phân loại thông tin tài liệu của các bộ thẻ

Lựa chọn tài liệu và tin cho các bộ thẻ

Mô tả tài liệu tấm thẻ là ghi các thông tin tài liệu lên tấm thẻ Mỗi tấm thẻ phải được ghi đầy đủ 3

phần: phân loại, giới thiệu, tra tìm

Sắp xếp và hiệu đính bộ thẻ

Trang 18

Giải pháp sử

dụng phần

mềm

Chú trọng vào an ninh

Áp dụng số hoá tài liệu lưu trữ

Ứng dụng các web nâng cao

Sử dụng phần mềm theo yêu cầu

Trang 19

Luận án đã dựa vào

cơ sở lý luận tương

đối đầy đủ về công

cụ tra cứu tài liệu

lưu trữ tại Sở Nội

vụ

KẾT LUẬN

Bên cạnh đó, luận

án đã có một số gii pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoàn thiện công cụ tra cứu tại Sở Nội vụ

Và chỉ ra những thực trạng của công cụ tra cứu tài liệu lưu tại Sở Nội

vụ

Tiêu đề	Nghiên Cứu Các Giải Pháp Hoàn Thiện Hệ Thống Công Cụ Tra Cứu Khoa Học Tài Liệu Lưu Trữ Tại Sở Nội Vụ Thành Phố Đà Nẵng
Trường học	Trường Đại Học
Chuyên ngành	Quản Trị Văn Phòng
Thể loại	Khóa Luận Tốt Nghiệp
Năm xuất bản	2021-2023
Thành phố	Đà Nẵng

Định dạng
Số trang	20
Dung lượng	19,56 MB