Nguyên nhân của tình trạng này là do việc lập hồ sơ công việc trong các bộ ngành chưa trở thành nề nếp, việc thực hiện các quy định của Nhà nước về công tác lập hồ sơ công việc chưa được
Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu thực trạng những hạn chế và bất cập trong công tác chỉnh lý
9 Đề ra một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Để làm rõ mục tiêu nghiên cứu của đề tài, có một số nhiệm vụ cụ thể sau đây:
- Phân tích cơ sở lý luận về công tác chỉnh lý tài liệu trong cơ quan, tổ chức;
- Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng;
- Đề xuất một số giải pháp để nâng cao chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu của em tập trung vào việc áp dụng thực tiễn, với việc sử dụng hệ thống các khâu nghiệp vụ, khảo sát, phân tích và tổng hợp làm phương pháp chính Em đã tiến hành nghiên cứu các hoạt động nghiệp vụ liên quan đến công tác chỉnh lý tài liệu tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng.
Mục tiêu của bài viết là rút ra những kinh nghiệm quý báu để cải thiện công tác chỉnh lý tại Văn phòng UNBD thành phố Đà Nẵng Đặc biệt, tôi đã áp dụng phương pháp khảo sát thực tế thông qua việc phỏng vấn, tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với các nhà quản lý và nhân viên thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý.
Các phương pháp nêu trên đều được thực hiện một cách đan xen và kết hợp linh hoạt trong suốt quá trình em thực hiện đề tài
Đóng góp mới của đề tài
Hoàn thành mục tiêu và nhiệm vụ trong đề tài của tôi không chỉ góp phần quan trọng vào lý luận mà còn có ý nghĩa thực tiễn sâu sắc.
Nghiên cứu của bạn đã hệ thống hóa và làm phong phú lý luận về công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ, một vấn đề còn nhiều khúc mắc tại VP UBND thành phố Đà Nẵng Đề tài đã cung cấp cơ sở lý luận chặt chẽ, giúp giải quyết thách thức thực tế trong quản lý tài liệu lưu trữ.
Nghiên cứu của bạn không chỉ tập trung vào việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại VP UBND thành phố Đà Nẵng mà còn đề xuất những giải pháp cụ thể và hiệu quả nhằm nâng cao công tác này tại các Phông lưu trữ Điều này không chỉ góp phần vào lý luận mà còn có tác động trực tiếp đến việc cải thiện quy trình và chất lượng công việc hàng ngày tại văn phòng.
Kết cấu của khóa luận
Ngoài phẩn mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phần phụ lục đính kèm, khóa luận gồm có 03 chương như sau:
Chương I: Cơ sở lý luận về công tác chỉnh lý tài liệu
Chương II: Thực trạng về công tác chỉnh lý tài liệu tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng
Chương III: Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU HIỆN NAY
Một số khái niệm
Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân
Tài liệu lưu trữ bao gồm nhiều loại hình như văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim, băng, đĩa ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử, bản thảo tác phẩm văn học và nghệ thuật, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay, tranh vẽ hoặc in, ấn phẩm và các vật mang tin khác, theo quy định tại khoản 2, điều 2 của luật lưu trữ 01/2011/QH13.
1.1.2 khái niệm tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp
(theo khoản 3, diều 2 luật lưu trữ 01/2011/QH13)
1.1.3 khái niệm chỉnh lý tài liệu :
Chỉnh lý tài liệu là quá trình phân loại, xác định giá trị và sắp xếp tài liệu trong các cơ quan, tổ chức và cá nhân, nhằm phục vụ cho quản lý hệ thống và tạo điều kiện sử dụng tài liệu hiệu quả Ngoài ra, việc chỉnh lý tài liệu còn giúp rà soát và kiểm tra toàn bộ hồ sơ doanh nghiệp, đảm bảo lưu trữ theo trình tự và hoàn thiện các văn bản hồ sơ Điều này thúc đẩy sự nhất quán trong quá trình và lịch sử hoạt động của tổ chức.
1.1.4 khái niệm công tác chỉnh lý:
Công tác chỉnh lý tài liệu bao gồm việc tổ chức lại các tài liệu theo phương án phân loại khoa học, thực hiện chỉnh sửa, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, nhằm xác định và cải thiện chất lượng tài liệu.
12 giá trị; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý
(Theo khoản a, điều 2 công văn 283/VTLTNN-NVTW về ban hành văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu)
1.1.5 một số khái niệm khác:
Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân
Thu thập tài liệu là quá trình xác định và lựa chọn các nguồn tài liệu có giá trị, sau đó tiến hành giao nhận để chuyển vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử.
Xác định giá trị tài liệu là quá trình đánh giá tài liệu dựa trên các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn do cơ quan có thẩm quyền quy định Mục đích của việc này là để xác định các tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản, cũng như phân loại tài liệu đã hết giá trị.
(Theo điều 2 luật lưu trữ 01/2011/QH13)
Mục đích, yêu cầu của chỉnh lý tài liệu
1.2.1 Mục đích (theo khoản b, điều 2 công văn 283/VTLTNN-NVTW về ban hành văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu)
Tổ chức và sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học giúp cải thiện công tác quản lý, bảo quản và khai thác tài liệu hiệu quả hơn Việc này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu mà còn đảm bảo tính hệ thống và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
Loại bỏ các tài liệu không còn giá trị sẽ giúp nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị bảo quản, đồng thời tạo điều kiện cho việc tiêu huỷ tài liệu một cách hợp lý.
1.2.2 Yêu cầu (theo khoản c, điều 2 công văn 283/VTLTNN-NVTW về ban hành văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu)
Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức như kinh phí, thời gian, nhân lực, trình độ cán bộ và cơ sở vật chất, cũng như tình hình khối tài liệu cần chỉnh lý, các cơ quan có thể thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc chỉ một số công đoạn trong quy trình chỉnh lý, bao gồm cả chỉnh lý sơ bộ.
Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt được các yêu cầu sau:
- Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;
Để quản lý hồ sơ và tài liệu hiệu quả, cần xác định thời hạn bảo quản cho lưu trữ hiện hành, đồng thời phân loại tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và những tài liệu hết giá trị cần được loại bỏ để tiêu hủy trong lưu trữ lịch sử.
- Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;
Để nâng cao hiệu quả quản lý và tra cứu thông tin, cần xây dựng các công cụ tra cứu như mục lục hồ sơ, tài liệu và cơ sở dữ liệu Những công cụ này sẽ hỗ trợ người dùng trong việc tìm kiếm và sử dụng thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện.
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu huỷ.
Nguyên tắc và nội dung của công tác chỉnh lý
1.3.1 Nguyên tắc chỉnh lý (điều 3, công văn 283/VTLTNN-NVTW về ban hành văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu)
- Không phân tán phông lưu trữ Tài liệu của từng đơn vị hình thành phông phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt;
Khi tiến hành phân loại và lập hồ sơ, bao gồm việc chỉnh sửa, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, cần tuân thủ quy trình hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi và giải quyết công việc.
Tài liệu sau khi được chỉnh lý cần phải thể hiện rõ ràng các hoạt động của cơ quan, tổ chức đã tạo ra tài liệu đó, đồng thời phản ánh mối liên hệ logic và lịch sử của tài liệu.
II CHUẨN BỊ CHỈNH LÝ
Khi xuất tài liệu từ kho để chỉnh lý, cần tiến hành giao nhận tài liệu giữa bộ phận quản lý kho và bộ phận chỉnh lý tài liệu Số lượng tài liệu được tính bằng mét giá, trong khi đối với các phông hoặc khối tài liệu đã có hồ sơ sơ bộ, cần ghi rõ số lượng cặp, hộp và số lượng hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.
- Việc giao nhận tài liệu phải được lập thành biên bản theo mẫu đính kèm
2 Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý Để hạn chế tác hại do bụi bẩn từ tài liệu gây ra đối với người thực hiện, trước khi chỉnh lý cần tiến hành vệ sinh sơ bộ tài liệu bằng cách dùng các loại chổi
14 lông thích hợp để quét, chải bụi bẩn trên cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu, sau đó đến từng tập tài liệu
Khi vệ sinh và vận chuyển tài liệu, cần chú ý không làm xáo trộn trật tự sắp xếp của các cặp, hộp hoặc bao gói tài liệu, cũng như các hồ sơ và tập tài liệu bên trong Đồng thời, cần đảm bảo không làm hư hại đến tài liệu trong quá trình này.
3 Khảo sát tài liệu a) Mục đích, yêu cầu
Mục đích của khảo sát tài liệu là thu thập thông tin cần thiết về tình hình của phông hoặc khối tài liệu để chỉnh lý Việc này tạo cơ sở cho biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý, lập kế hoạch và tiến hành sưu tầm, thu thập những tài liệu chủ yếu còn thiếu, từ đó bổ sung cho phông và đảm bảo thực hiện chỉnh lý tài liệu đạt yêu cầu nghiệp vụ.
- Yêu cầu khảo sát tài liệu là phải xác định rõ những vấn đề sau:
+ Tên phông; giới hạn thời gian: thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu trong phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý;
Khối lượng tài liệu cần chỉnh lý bao gồm số mét giá, số cặp và gói tài liệu, cũng như số lượng hồ sơ và đơn vị bảo quản đối với các tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ.
Tài liệu hành chính bao gồm các loại văn bản và giấy tờ chính như quyết định, công văn, và biên bản Bên cạnh đó, trong phông hoặc khối tài liệu được chỉnh lý, còn có các loại tài liệu khác như tài liệu kỹ thuật, phim ảnh, và ghi âm, nhằm đảm bảo đầy đủ thông tin và phục vụ cho việc quản lý hiệu quả.
Tài liệu này tập trung vào các đơn vị và lĩnh vực hoạt động chính, nêu rõ những vấn đề và sự kiện quan trọng trong hoạt động của cơ quan, đơn vị, từ đó hình thành phông tài liệu Bên cạnh đó, tài liệu cũng đánh giá tình trạng của phông hoặc khối tài liệu cần được chỉnh lý để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác.
Mức độ thiếu đủ của phông hoặc khối tài liệu;
Mức độ xử lý về nghiệp vụ: phân loại lập hồ sơ, xác định giá trị…;
Tình trạng vật lý của phông hoặc khối tài liệu;
+ Tình trạng công cụ thống kê, tra cứu b) Trình tự tiến hành:
Bước đầu tiên trong quy trình lưu trữ là nghiên cứu biên bản, mục lục hồ sơ và tài liệu do đơn vị hoặc cá nhân nộp Việc này giúp nắm bắt thông tin ban đầu về các tài liệu cần lưu trữ.
Bước 2: Trực tiếp xem xét khối tài liệu Nếu có nhiều người cùng tham gia thì phân công mỗi người khảo sát một phần
Bước 3: Tập hợp thông tin và viết báo cáo kết quả khảo sát theo Đề cương biên soạn đính kèm
4 Thu thập, bổ sung tài liệu
Qua khảo sát tài liệu, nếu phát hiện thiếu sót trong thành phần của phông, cần thu thập và bổ sung tài liệu trước khi thực hiện chỉnh lý Phạm vi và thành phần tài liệu cần bổ sung được xác định dựa trên các yếu tố liên quan.
- Mục đích, yêu cầu và phạm vi giới hạn tài liệu đưa ra chỉnh lý;
- Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;
- Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức - đơn vị hình thành phông, của các đơn vị, bộ phận và nhiệm vụ của các cá nhân liên quan;
- Sổ đăng ký văn bản đi, đến;
Biên bản giao nhận tài liệu giữa các đơn vị, bộ phận và cá nhân là cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong việc quản lý tài liệu Nguồn bổ sung tài liệu có thể đến từ thủ trưởng cơ quan, các đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ, cũng như từ những người đã nghỉ hưu hoặc chuyển công tác Ngoài ra, tài liệu cũng có thể được cung cấp từ các cơ quan, tổ chức cấp trên hoặc các cơ quan, tổ chức trực thuộc.
5 Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý
5.1 Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông
Lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thành phông hoặc khối tài liệu
Lịch sử phông là bản tóm tắt tình hình, đặc điểm của phông tài liệu
Khi tổ chức chỉnh lý lần đầu, cần biên soạn chi tiết và đầy đủ bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông Đối với những lần chỉnh lý sau, chỉ cần bổ sung thông tin về sự thay đổi trong tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thành phông, cũng như về khối tài liệu được đưa ra chỉnh lý Mục đích của việc này là đảm bảo tính chính xác và cập nhật cho tài liệu.
+ Làm căn cứ cho việc xây dựng kế hoạch chỉnh lý phù hợp;
Căn cứ để biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ trong lĩnh vực chỉnh lý bao gồm hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu và phương án phân loại tài liệu.
Giúp người tham gia chỉnh lý hiểu rõ về lịch sử, hoạt động của đơn vị hình thành phông, cũng như tình hình hiện tại của phông hoặc khối tài liệu đang được chỉnh lý.
- Khi biên soạn các văn bản này, cần tham khảo tư liệu liên quan về đơn vị và về phông tài liệu sau:
Những văn bản quy định của Nhà nước về công tác chỉnh lý
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13;
- Công văn Số 283/VTLTNN ngày 19/05/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
- Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005 về việc Ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu;
- Công văn số 463/NVĐP V/v hướng dẫn chỉnh lý tài liệu của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW.
Lợi ích của công tác chỉnh lý
Chỉnh lý tài liệu là yếu tố quan trọng trong việc lưu trữ dữ liệu cho doanh nghiệp, giúp sắp xếp, điều chỉnh và phân loại thông tin Qua đó, tạo điều kiện tiếp cận tài liệu hiệu quả, góp phần nâng cao giá trị cho quá trình hình thành và phát triển của tổ chức.
Việc thu thập thông tin chỉnh lý là rất quan trọng, giúp các doanh nghiệp chủ động trong việc tìm kiếm và phân loại tài liệu Thời điểm này là cơ hội thuận lợi để các đơn vị, cơ quan và tổ chức theo dõi, phát hiện những tài liệu đã hết giá trị sử dụng và cần được loại bỏ.
Chỉnh lý hồ sơ đóng vai trò quan trọng trong việc phục vụ nhu cầu nghiên cứu hiệu quả của doanh nghiệp Nó cung cấp cơ sở dữ liệu giúp các tổ chức nghiên cứu quá trình hình thành và phát triển của mình Khi các tài liệu được chỉnh lý hoàn thiện và sử dụng một cách nhất quán, doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập và phân tích thông tin cần thiết.
Trong chương I, tác giả tập trung vào việc nghiên cứu cơ sở lý luận cho công tác chỉnh lý tài liệu, nhằm xây dựng nền tảng cho các phân tích sau này Những lý thuyết này sẽ hỗ trợ cho việc đánh giá thực trạng, nguyên nhân và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng trong các chương II và III.
TRẠNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TẠI VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
Lịch sử hình thành và phát triển
Vào giữa thế kỷ XVI, Hội An là trung tâm mua sắm sầm uất phía Nam, trong khi Đà Nẵng chỉ là vị trí tiền cảng, chuyên về trung chuyển hàng hóa và sửa chữa tàu thuyền Đến đầu thế kỷ XVIII, Đà Nẵng dần chuyển mình từ vị trí tiền cảng thành thương cảng chính, đặc biệt khi kỹ thuật đóng tàu Châu Âu phát triển, cho phép các tàu lớn với đáy sâu dễ dàng ra vào vịnh Đà Nẵng.
Năm 1835, vua Minh Mạng ra lệnh chỉ cho tàu Tây được đậu tại cửa Hàn, khiến Đà Nẵng trở thành thương cảng lớn nhất miền Trung Sự phát triển này thúc đẩy tiểu thủ công nghiệp địa phương, đặc biệt trong các ngành sửa chữa tàu thuyền và sơ chế nông lâm hải sản, đồng thời dịch vụ thương mại cũng ngày càng phát đạt.
Sau khi chiếm toàn bộ đất nước vào năm 1889, thực dân Pháp đã tách Đà Nẵng khỏi Quảng Nam, đổi tên thành Tourane và đặt dưới sự cai quản trực tiếp của Toàn quyền Đông Dương Vào đầu thế kỷ XX, Tourane được xây dựng lại thành một đô thị kiểu phương Tây với cơ sở hạ tầng xã hội và kỹ thuật sản xuất được đầu tư Các ngành sản xuất và kinh doanh như nông nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, chế biến hàng xuất khẩu (chè, lương thực, thực phẩm, nước ngọt, nước đá, rượu, nước mắm, cá khô), sửa chữa tàu thuyền và kinh doanh dịch vụ đã phát triển mạnh mẽ Cùng với Hải Phòng và Sài Gòn, Tourane đã trở thành một trung tâm thương mại quan trọng của cả nước.
Năm 1950, Pháp trao trả Đà Nẵng cho chính quyền Bảo Đại
Vào tháng 3 năm 1950, các đơn vị thuỷ quân lục chiến Mỹ đã đổ bộ vào Đà Nẵng và thiết lập một căn cứ quân sự lớn tại đây Đến năm 1967, Đà Nẵng được Mỹ xác định là thành phố trực thuộc Trung ương, với mục tiêu xây dựng các căn cứ quân sự và hạ tầng như sân bay, cảng, kho bãi, đường sá, và cơ sở thông tin liên lạc Khu công nghiệp Hoà Khánh phát triển mạnh mẽ, sản xuất các mặt hàng như oxygen, acetylene, và bột giặt, thay thế cho các công trường thủ công Tuy nhiên, chiến tranh đã để lại hậu quả nặng nề, khiến hàng trăm nghìn người dân phải di tản vào các trại tị nạn và khu ổ chuột, dẫn đến sự gia tăng tệ nạn xã hội và sự trì trệ trong sản xuất.
Năm 1975, sau khi hòa bình được lập lại, Đà Nẵng thuộc tỉnh Quảng Nam đã bắt đầu khôi phục những thiệt hại nặng nề từ chiến tranh Mặc dù đối mặt với nhiều khó khăn, thành phố đã đạt được nhiều thành tựu trong công cuộc phục hồi và phát triển, đặc biệt là trong thời kỳ đổi mới sau năm 1986.
Ngày 6/11/1996, Quốc hội Nước Cộng hoà xã hộ chủ nghĩa Việt Nam, khoá
Tại kỳ họp thứ 10, Quốc hội đã phê chuẩn quyết định tách tỉnh Quảng Nam thành hai đơn vị hành chính trực thuộc Trung ương, bao gồm tỉnh Quảng Nam và thành phố Đà Nẵng Địa giới hành chính của thành phố Đà Nẵng mới sẽ bao gồm toàn bộ khu vực thành phố Đà Nẵng trước đây.
33 huyện Hoà Vang và huyện đảo Hoàng Sa Bộ máy hành chính mưới của hai đơn vị bắt đầu hoạt động từ ngày 01/01/1997
Thành phố Đà Nẵng, tọa lạc ven biển miền Trung, có diện tích 1.248,4 km2 Phía Đông của thành phố giáp Biển Đông, trong khi phía Tây giáp huyện Hiên và huyện Đại Lộc thuộc tỉnh Quảng Nam Về phía Nam, Đà Nẵng tiếp giáp huyện Điện Bàn, tỉnh Quảng Nam, và phía Bắc giáp huyện Phú Lộc, tỉnh Thừa Thiên – Huế.
Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND Thành phố Đà Nẵng
Tầng 1 Tòa nhà trung tâm hành chính TP Đà Nẵng Địa chỉ: Số 24 Trần Phú, TP Đà Nẵng
Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng là cơ quan hành chính trực thuộc UBND thành phố, có nhiệm vụ tham mưu tổng hợp và hỗ trợ hoạt động của UBND Văn phòng bao gồm 9 phòng ban và 3 đơn vị sự nghiệp, với trụ sở chính tại Trung tâm hành chính thành phố.
Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng là cơ quan chuyên môn có nhiệm vụ tham mưu cho UBND và Chủ tịch UBND thành phố về chương trình, kế hoạch công tác; kiểm soát thủ tục hành chính; triển khai cơ chế một cửa trong giải quyết thủ tục hành chính; tổ chức, quản lý và công bố thông tin chính thức về hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND; đồng thời là đầu mối Cổng thông tin điện tử, kết nối hệ thống điều hành của UBND Văn phòng cũng quản lý công báo, phục vụ hoạt động chung của UBND, hỗ trợ Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND trong việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn, cũng như quản lý công tác quản trị nội bộ.
Văn phòng UBND thành phố có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng do Chánh Văn phòng làm chủ khoản
Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố Đà Nẵng tọa lạc tại Trung tâm Hành chính Đà Nẵng, địa chỉ số 24, đường Trần Phú, phường Thạch Thang, quận Hải Châu.
2.1.2.3 Nhiệm vụ và quyền hạn
Văn phòng Uỷ ban nhân dân thành phố Đà Nẵng thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn theo Quyết định số 5072/QĐ-UBND, bao gồm việc trình Ủy ban nhân dân thành phố ban hành các quyết định quan trọng.
- Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân thành phố;
- Văn phòng quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố;
Văn bản quy định rõ ràng các điều kiện và tiêu chuẩn cho chức danh Trưởng và Phó đơn vị thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cũng như Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận, huyện.
Văn bản hướng dẫn nêu rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận, huyện, sau khi đã tham khảo ý kiến từ Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân thành phố cùng các cơ quan liên quan Nội dung này sẽ được trình lên Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố để ban hành.
- Quyết định thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể các đơn vị thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố ;
Ủy ban nhân dân thành phố có trách nhiệm tham mưu, xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác theo sự phân công của Chủ tịch Các văn bản khác cũng sẽ được thực hiện theo chỉ đạo này.
- Tổng hợp đề nghị của các sở, ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân thành phố; Ủy ban nhân dân quận, huyện; cơ quan, tổ chức liên quan;
Đề nghị Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố xem xét đưa vào chương trình và kế hoạch công tác các vấn đề cần tập trung chỉ đạo và điều hành Đồng thời, giao cho các cơ quan liên quan nghiên cứu, xây dựng đề án, dự án và dự thảo văn bản phù hợp.
- Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố ban hành hoặc phê duyệt chương trình, kế hoạch công tác;
Theo dõi và đôn đốc các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân quận, huyện cùng các cơ quan, tổ chức liên quan thực hiện chương trình và kế hoạch công tác, nhằm đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc.
- Báo cáo định kỳ hoặc đột xuất kết quả thực hiện; kiến nghị giải pháp nhằm thực hiện có hiệu quả chương trình, kế hoạch công tác;
Ủy ban nhân dân thành phố cần kịp thời báo cáo và điều hành các hoạt động của mình, đồng thời phục vụ hiệu quả cho công tác của Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự hoạt động trôi chảy và hiệu quả của cơ quan này.
- Chủ trì, phói hợp với các cơ quan liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung, phục vụ các cuộc họp của Ủy ban nhân dân thành phố;
- Thực hiện chế độ tổng hợp, báo cáo;
- Theo dõi, đôn đốc, đánh giá kết quả thực hiện quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân thành phố;
Tổ chức công tác tiếp công dân theo quy định của pháp luật là nhiệm vụ quan trọng, trong đó bao gồm việc tham mưu và hỗ trợ Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn được giao.
- Triệu tập, chủ trì các cuộc họp;
- Theo dõi, đôn đốc, chỉ đạo, kiểm tra công tác đối với các Sơ; Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận, huyện;
- Thực hiện nhiệm vụ trước Hội đồng nhân dân thành phố; tiếp xúc, báo cáo, trả lời kiến nghị của cử tri;
- Chỉ đạo, áp dụng biện pháp cần giải quyết công việc trong trường hợp đột xuất, khẩn cấp;
Cải tiến lễ hội làm việc nhằm duy trì kỷ luật và kỷ cương trong bộ máy hành chính nhà nước tại thành phố Đồng thời, tiếp nhận và xử lý các văn bản, hồ sơ từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân để trình Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố giải quyết.
Đối với các đề án, dự án và dự thảo văn bản do các cơ quan trình, cần thực hiện kiểm tra hồ sơ và quy trình soạn thảo, đảm bảo thể thức và kỹ thuật trình bày đúng quy định Nội dung cần được tóm tắt rõ ràng, chỉ rõ thẩm quyền quyết định và sự đồng bộ trong chỉ đạo của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Cần đề xuất các phương án như ban hành, phê duyệt, đưa ra phiên họp hoặc lấy ý kiến từ các thành viên của Ủy ban Nếu có ý kiến khác nhau trong quá trình xử lý, cần tổ chức họp với các cơ quan liên quan để trao đổi trước khi trình.
Để hoàn thiện dự thảo báo cáo và bài phát biểu, cần phối hợp chặt chẽ với các cơ quan liên quan theo chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố cần chỉ đạo các cơ quan liên quan triển khai thực hiện văn bản, tổ chức các điều kiện cần thiết để xử lý theo quy định pháp luật Đồng thời, cần phát hành, quản lý, theo dõi, đôn đốc và kiểm tra tình hình thực hiện văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố để đảm bảo hiệu quả.
Cơ cấu tổ chức quản lý của Văn phòng UBND Thành phố Đà Nẵng
Sơ đồ cơ cấu tổ chức VP UBND thành phố Đà Nẵng a VP UBND thành phố có Chánh VP và Phó Chánh Văn phòng
Số lương Phó Chánh VP do UBND thành phố quyết định sau khi xin ý kiến của Ban Thường vụ Thành ủy
Chủ tịch UBND thành phố quyết định việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, cho từ chức, nghỉ hưu và thực hiện các chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng, theo quy định của pháp luật Các phòng, ban thuộc Văn phòng UBND thành phố cũng chịu sự quản lý và thực hiện các quy định này.
VP Uỷ ban nhân dân thành phố tổ chức như sau:
- Phòng Đầu tư – Đô thị;
- Phòng Khoa giáo – Văn xã;
- Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính;
- Phòng Hành chính – Tổ chức;
- Phòng Quản trị - Tài vụ;
- Phòng Tổng hợp c) Các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc VP Uỷ ban nhân dân thành phố:
- Cổng Thông tin điện tử thành phố;
- Ban Quản lý Toà nhà Trung tâm Hành chính thành phố;
Nhà khách Uỷ ban nhân dân thành phố là nơi thực hiện các nhiệm vụ quan trọng, trong đó Chánh VP Uỷ ban nhân dân thành phố có trách nhiệm quy định nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể cho các đơn vị thuộc và trực thuộc Sau khi xin ý kiến của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố, Chánh VP cũng quyết định việc bổ nhiệm và miễn nhiệm Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng theo quy định của pháp luật.
Việc bổ nhiệm Trưởng ban và Phó Trưởng ban Ban Tiếp công dân thuộc VP Uỷ ban nhân dân thành phố được thực hiện theo Khoản 2, Điều 9 Nghị định số 64/2014/NĐ-CP ngày 26 tháng 6 năm 2014 của Chính phủ, quy định chi tiết một số điều của Luật Tiếp công dân Đồng thời, Quyết định số 9262/QĐ-UBND ngày 23 tháng 12 năm 2014 của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thành phố cũng ban hành quy định về tổ chức và hoạt động của Ban Tiếp công dân thành phố.
Thực trạng về công tác chỉnh lý tại Văn phòng UBND Thành phố Đà Nẵng
+ Máy tiêu hủy tài liệu
Hệ thống điện chiếu sáng cảm biến nhiệt là yếu tố quan trọng trong việc bảo quản tài liệu, đặc biệt trong khâu chỉnh lý tài liệu Việc lưu trữ tài liệu không thể thiếu các vật phẩm văn phòng như giấy A4 (trắng, xanh, hồng), bút mực, bút xóa, bút chì, gôm, gim bấm, kẹp giấy, kéo, băng keo, dụng cụ gỡ gim và cặp, bìa Để thuận tiện cho việc vận chuyển, tra cứu và sử dụng tài liệu, đã được bố trí 04 kho lưu trữ chuyên dụng ngay tại cơ quan làm việc.
2.2 Thực trạng về công tác chỉnh lý tại Văn phòng UBND Thành phố Đà Nẵng
2.2.1 Công tác chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là quá trình tổ chức và phân loại tài liệu theo phương pháp khoa học, bao gồm việc chỉnh sửa, phục hồi hoặc tạo mới hồ sơ Quá trình này giúp xác định và cải thiện tính chính xác cũng như tính khả dụng của thông tin trong tài liệu.
Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng thực hiện công tác hệ thống hoá hồ sơ và tài liệu, đồng thời tạo ra các công cụ tra cứu cho phông tài liệu cần chỉnh lý Điều này nhằm hỗ trợ các cơ quan, tổ chức trong việc chuẩn bị hồ sơ tài liệu để nộp lưu theo quy định của Nhà nước, đảm bảo quy trình nộp hồ sơ được thực hiện đúng cách tại các sở, ban, ngành trên địa bàn thành phố.
2.2.2 Về quy trình chỉnh lý tài liệu (Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày
19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu)
Công tác chỉnh lý tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng được thực hiện theo Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, bao gồm các bước nghiệp vụ chỉnh lý cụ thể.
Trước khi bắt đầu, cán bộ cần xác định nguồn gốc tài liệu, có thể từ các bộ phận nội bộ hoặc bên ngoài tổ chức Điều này đảm bảo rằng quá trình chỉnh lý diễn ra với độ chính xác và hiệu quả cao.
Việc giao nhận tài liệu cần được lập biên bản theo mẫu đính kèm để đảm bảo quản lý chặt chẽ khối tài liệu xuất kho Điều này cũng giúp truy cứu trách nhiệm của các bên liên quan khi xảy ra sự cố liên quan đến việc chỉnh lý tài liệu.
2.2.2.2 Vệ sinh sơ bộ tài liệu
Cán bộ tiến hành kiểm tra và chỉnh lý tài liệu nhằm phát hiện các vấn đề cần khắc phục, bao gồm vết bẩn, gập, rách hoặc các tổn thương khác trên bề mặt tài liệu.
Khi tài liệu bị vết bẩn hoặc gặp vấn đề, hãy áp dụng các phương pháp làm sạch đúng cách để xử lý Sử dụng dung dịch làm sạch phù hợp và khăn mềm để lau sạch mà không làm hỏng tài liệu.
Sau khi tài liệu được vệ sinh sơ bộ, cán bộ bảo quản cần bảo đảm chúng được lưu giữ trong môi trường sạch sẽ và khô ráo, nhằm ngăn chặn mọi tổn thương có thể xảy ra trong quá trình chuẩn bị chỉnh lý.
2.2.2.3 Lập kế hoạch chỉnh lý, Biên soạn các văn bản hướng dân chỉnh lý a lập kế hoạch chỉnh lý
Sau khi hoàn thành việc vệ sinh tài liệu thì tiếp theo cán bộ sẽ lên kế hoạch chỉnh lý
Kế hoạch chỉnh lý là một tài liệu dự kiến liệt kê các công việc cần thực hiện trong quá trình chỉnh lý, bao gồm tiến độ thực hiện, nguồn nhân lực và cơ sở vật chất cần thiết để phục vụ cho công tác này.
Bản kế hoạch chỉnh chỉnh lý có nội dung bao gồm:
- mục đích, yêu cầu chỉnh lý
- nội dung công việc chỉnh lý
- lực lượng tham gia chỉnh lý
- địa điểm, kinh phí để thực hiện việc chỉnh lý
- thơi gian thực hiện chỉnh lý và kết thúc chỉnh lý b Biên soạn các văn bản hướng dân chỉnh lý
- Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông
Lịch sử hình thành phông tài liệu là một tóm tắt quan trọng về quá trình hoạt động, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan tạo ra phông này qua các giai đoạn lịch sử khác nhau.
+ Lịch sử phông: là bản tóm tắt tình hình và đặc điểm tài liệu của phông lưu trữ
- Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ:
Bản hướng dẫn phân loại tài liệu của phông:
+ Hướng dẫn cụ thể các bước phân loại của cả phông thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ
+ Nhóm nhỏ cuối cùng tương đương với hồ sơ
Bản hướng dẫn lập hồ sơ: hướng dẫn chi tiết
+ Phương pháp tập hợp văn bản
+ Cách sắp xếp văn bản trong hồ sơ
+ Cách biên mục bên trong (Mục lục văn bản)
+ Cách biên mục bên ngoài (Ngoài bìa hồ sơ)
- Biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
+ Chỉ rõ thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu
+ Chỉ rõ những loại tài liệu hết giá trị nhằm loại ra để tiêu huỷ
Bổ sung những thông tin còn thiếu trên phiếu tin
2.2.2.4 Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ
+ Đối với phông tài liệu chưa được lập hồ sơ
Trong các nhóm nhỏ, dựa trên bản hướng dẫn phân loại và xác định giá trị tài liệu, cần thực hiện lập hồ sơ kết hợp với việc xác định giá trị và thời hạn bảo quản cho hồ sơ.
Trong quá trình sắp xếp văn bản và tài liệu trong hồ sơ, cần loại bỏ những tài liệu hết giá trị Đối với các tài liệu này, cần viết tiêu đề tóm tắt để lập danh mục thống kê Tài liệu trùng lặp và tài liệu bị bao hàm trong hồ sơ phải được xếp ở cuối và chỉ được loại bỏ sau khi đã kiểm tra kỹ lưỡng.
Nếu một hồ sơ gồm nhiều văn bản, tài liệu và quá dày, cần phân chia thành các đơn vị bảo quản một cách hợp lý
+Đối với phông tài liệu đã được lập hồ sơ: chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ
Dựa vào hướng dẫn phân loại và lập hồ sơ, cũng như hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành kiểm tra toàn bộ hồ sơ của phông Cần chỉnh sửa và hoàn thiện hồ sơ, đồng thời xác định giá trị và thời hạn bảo quản cho những hồ sơ chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ.
Mỗi hồ sơ khi được lập hoặc chỉnh sửa cần được đặt trong một bìa tạm hoặc sơ mi riêng, kèm theo một số tạm thời Đồng thời, cần ghi chú số này cùng với các thông tin ban đầu như tên viết tắt của nhóm (nếu có), tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản và thời gian lưu trữ.
46 sớm nhất và muộn nhất của tài liệu có trong hồ sơ) lên một tấm thẻ tạm hoặc một phiếu
Đánh giá về công tác chỉnh lý tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng
Trong quá trình thực tập tại Văn phòng UBND thành phố, tôi đã có cơ hội tham gia trực tiếp vào công tác chỉnh lý tài liệu Qua trải nghiệm này, tôi đã hiểu rõ hơn về thực tiễn công việc chỉnh lý tài liệu tại văn phòng.
52 phố Đà Nẵng, qua đợt thực tập thì em thấy công tác chỉnh lý tại VP UBND có những ưu, nhước điểm sau:
Công tác chỉnh lý tài liệu tại Văn phòng Ủy ban Nhân dân ngày càng được chú trọng, với quy trình chỉnh lý khoa học giúp nâng cao hiệu quả trong việc khai thác và sử dụng tài liệu.
Hàng năm, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tổ chức kiểm tra định kỳ chuyên môn để phát hiện và khắc phục những thiếu sót, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của các đơn vị.
Trong quá trình chỉnh lý tài liệu, cán bộ nhân viên nhận thức rõ ràng về ý nghĩa quan trọng của tài liệu, từ đó thực hiện công việc một cách nghiêm túc Việc này giúp đảm bảo hoàn thành đúng thời gian quy định và đạt hiệu quả cao trong quá trình chỉnh lý.
Trước khi nhập kho, tài liệu được chỉnh lý bởi cán bộ nhân viên theo quy trình quy định tại công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước Quá trình này đảm bảo tính khoa học và tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu, đồng thời cung cấp công cụ tra cứu tự động.
Tài liệu sau khi được chỉnh lý khoa học sẽ được bảo quản an toàn và sạch sẽ, đảm bảo sử dụng hiệu quả theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Sau khi hoàn tất quá trình chỉnh lý và tổng hợp, độc giả có thể khai thác và tra cứu toàn bộ tư liệu lưu trữ để phục vụ cho công tác nghiên cứu xã hội.
Đội ngũ cán bộ nhân viên tại Văn phòng Ủy ban Nhân dân thành phố Đà Nẵng là những người cần cù, chịu khó và có trách nhiệm trong công việc Họ không ngừng trau dồi kiến thức và thể hiện tinh thần nỗ lực, cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Bên cạnh những ưu điểm đạt được, công tác chỉnh lý tài liệu tại VP UBND thành phố Đà Nẵng còn tồn tại một số khuyết điểm sau:
Kết quả khảo sát cho thấy khối lượng tài liệu tại Lưu trữ Bộ, Ngành còn lớn và chưa được chỉnh lý, điều này gây khó khăn cho công tác chỉnh lý tài liệu.
Hệ thống văn bản hướng dẫn chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu hiện tại còn thiếu sót, gây khó khăn cho công tác chỉnh lý tài liệu Đặc biệt, chưa có hướng dẫn cụ thể cho các loại tài liệu như khoa học công nghệ, tài liệu cá nhân và tài liệu khoa học kỹ thuật, điều này ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý và bảo tồn tài liệu.
Việc xác định giá trị tài liệu và thời hạn bảo quản vẫn chưa được thống nhất, với thời gian bảo quản hồ sơ có thể thay đổi từ 10, 20, 50 năm cho đến bảo quản vĩnh viễn Bên cạnh đó, việc đánh ký hiệu thông tin Phông gặp khó khăn do thiếu mã thông tin.
Khối lượng lớn phông tài liệu chưa được phân loại và chỉnh lý tại Văn phòng Ủy ban Nhân dân đang gây khó khăn cho việc phục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng thông tin.
Việc bố trí nhân lực cho quy trình chỉnh lý tài liệu hiện đang gặp nhiều khó khăn do nhân viên có thể chưa nắm rõ quy trình và các bước thực hiện Hơn nữa, việc thiếu công cụ và tài nguyên hỗ trợ cũng ảnh hưởng đến hiệu quả của quá trình chỉnh lý.
Cán bộ làm công tác nghiệp vụ vẫn còn làm việc chưa theo một lĩnh vực cụ thể, số lượng tài liệu trong kho còn tồn đọng
Công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ hiện còn nhiều bất cập, với việc bố trí công kiêm nhiệm khiến một cán bộ hoặc chuyên viên phải đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ cùng lúc Điều này dẫn đến khó khăn trong việc thực hiện công việc, đồng thời ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công việc chưa đạt yêu cầu cao.
Trang thiết bị chuyên dụng và trình độ chuyên môn trong lĩnh vực tu bổ, phục chế hiện còn nhiều hạn chế, dẫn đến việc triển khai công tác này chưa được thực hiện hiệu quả.
Trong chương này, tác giả giới thiệu tổng quan về Văn phòng, dựa trên lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản được trình bày ở chương I.
Giải pháp trọng tâm
Để nâng cao hiệu quả chỉnh lý tài liệu phục vụ nhu cầu xã hội, tôi đã đề xuất một số giải pháp cần thiết dựa trên thực trạng chỉnh lý trong thời gian qua.
3.1.1 Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về ngiệp vụ công tác chỉnh lý tài liệu
Cần nghiên cứu và ban hành văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, và tài liệu cá nhân Đặc biệt, công văn số 283/VTLT-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước đã đưa ra hướng dẫn cụ thể về việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính.
Nghiên cứu và sửa đổi Thông tư 10/2022/TT-BNV ngày 19 tháng 12 năm 2022 của Bộ Nội vụ về xác định thời hạn bảo quản tài liệu sẽ nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu trong cơ quan Việc cập nhật quy định này giúp cơ quan tuân thủ các yêu cầu và quy định mới nhất, đảm bảo tính khả thi và tuân thủ pháp luật Đồng thời, sửa đổi này cải thiện quy trình làm việc, giảm thiểu rủi ro và tăng cường sự minh bạch, trách nhiệm trong quản lý tài liệu.
- Kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy cần tiến hành áp dụng thực tế có hiệu quả cho cơ quan của mình
Để nâng cao hiệu quả công tác chỉnh lý tài liệu, cần kết hợp chặt chẽ giữa nghiên cứu khoa học và việc xây dựng văn bản hướng dẫn chỉnh lý Việc áp dụng kết quả nghiên cứu khoa học vào quy trình chỉnh lý sẽ giúp tạo ra những hướng dẫn rõ ràng và khoa học hơn, từ đó cải thiện chất lượng và tính chính xác của tài liệu được chỉnh lý.
3.1.2 Xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu
- Cần xây dựng, ban hành, tuyên truyền áp dụng rộng rãi văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu cá nhân,…
Phó Chủ tịch UBND thành phố Đà Nẵng cần tiến hành rà soát lịch sử Phông tài liệu nhằm lập kế hoạch phân loại tài liệu một cách khoa học Việc này bao gồm việc hình thành nhóm có mối quan hệ như các đơn vị tiền thân và đơn vị trực thuộc Điều này sẽ giúp điều tiết công tác bảo quản và bổ sung tài liệu hiệu quả trước khi thực hiện chỉnh lý.
Phó Chủ tịch UBND thành phố Đà Nẵng cần tăng cường công tác kiểm tra và hướng dẫn thường xuyên, đồng thời tổ chức các hội thảo để trao đổi và thảo luận biện pháp giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình chỉnh lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức Điều này nhằm nâng cấp tài liệu và tối ưu hóa công tác chỉnh lý tài liệu hiệu quả hơn.
Xác định thời gian bảo quản cho từng loại tài liệu là rất quan trọng, cần xem xét các yếu tố như yêu cầu pháp lý và giá trị lịch sử Phân loại tài liệu vào các danh mục phù hợp và gắn nhãn rõ ràng, bao gồm mức độ quan trọng, thời hạn bảo quản và các yếu tố đặc biệt mà tổ chức quan tâm Đồng thời, thực hiện các biện pháp quản lý để đảm bảo tài liệu được lưu trữ và bảo quản đúng cách theo chính sách đã đề ra.
3.1.2.1 Về tổ chức, cán bộ, kinh phí
Trong mọi lĩnh vực, yếu tố con người đóng vai trò quyết định đến hiệu suất và phát triển bền vững Đặc biệt trong công tác lưu trữ, việc hoàn thiện đội ngũ cán bộ là yếu tố quan trọng giúp nâng cao hiệu quả công việc Sự tổ chức hợp lý và chuyên nghiệp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của các nghiệp vụ lưu trữ.
Nhà nước cần cấp đủ kinh phí cho Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng nhằm đầu tư cho công tác chỉnh lý và nâng cấp tài liệu Việc đầu tư vào trang thiết bị công nghệ mới và các vật dụng tiện ích sẽ giúp cải thiện hiệu suất làm việc, tối ưu hóa không gian làm việc, tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, thoải mái và sáng tạo.
57 sủa Đảm bảo hệ thống mạng và hệ thống phần mềm hoạt động một cách hiệu quả hơn và tốt hơn
3.1.2.2 Về tuyên truyền, vận động:
Tăng cường công tác tuyên truyền xã hội là cần thiết để nâng cao nhận thức về vai trò và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ, từ đó tạo ra ý thức bảo vệ và giữ gìn tài liệu tốt hơn Việc cung cấp thông tin rõ ràng và hiểu biết sâu sắc về tài liệu không chỉ giúp nâng cao nhận thức cộng đồng mà còn tạo cơ sở vững chắc cho việc thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu một cách hiệu quả và chu đáo.
Nghiên cứu chuyên đề này nhằm làm rõ thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu tại Văn phòng Ủy ban Nhân dân thành phố Đà Nẵng, từ đó cung cấp cái nhìn sâu sắc về quy trình và hiệu quả của công tác này.
Giải pháp tổng thể
1 Cán bộ cần lập hồ sơ công việc theo một công việc cụ thể, cần tiến hành phân tích công việc để biết được các bước thực hiện, nguồn lực cần sử dụng và thời gian dự kiến hoàn thành, lập kế hoạch chi tiết cho công việc đó, và cán bộ cần đi theo một lĩnh vực riêng để xác định rõ bảo quản có thời hạn hay từng năm
2 Luân chuyển cán bộ: Văn Phòng UBND thành phố tiến hành Tiến hành quá trình lựa chọn cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ cao và phù hợp với yêu cầu công việc lưu trữ Cân nhắc các yếu tố như kinh nghiệm, kiến thức và khả năng thích ứng với môi trường làm việc
Người được giao nhiệm vụ lưu trữ tại Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng cần được đào tạo chuyên môn và nghiệp vụ lưu trữ, cùng với các kiến thức cần thiết khác để thực hiện tốt công việc của mình.
3 Đánh giá quy trình và hệ thống hiện tại, tiến hành một cuộc giải phóng toàn diện về quy trình và hệ thống chỉnh lý hiện tại để xác định các điểm mạnh và hạn chế xác định ngay các hạn chế và khó khăn trong quá trình chỉnh lý từ đó áp dụng biện pháp giải quyết kịp thời để cải thiện hiệu suất và hiệu quả của hệ thống
4 Thường xuyên kiểm tra tiến trình thực hiện công tác chỉnh lý , đẩy mạnh công tác chỉnh lý, coi đây là khâu nghiệp vụ quan trọng hàng đầu cần được đầu
Việc triển khai công tác chỉnh lý tài liệu được thực hiện với nhiều mức độ khác nhau, tùy thuộc vào khối lượng công việc Quy trình này bao gồm chỉnh lý hoàn chỉnh, chỉnh lý sơ bộ và chỉnh lý từng phông tài liệu có trọng tâm, nhằm nhanh chóng phục vụ cho việc nghiên cứu và sử dụng Đồng thời, cần tiêu hủy các tài liệu không có giá trị và bảo quản tốt những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị vĩnh viễn trong lưu trữ lịch sử Sau khi hoàn tất công tác chỉnh lý, Văn phòng UBND thành phố cần lập báo cáo kết quả để đánh giá hiệu quả công việc, rút ra kinh nghiệm nghiệp vụ và đề ra các công việc cần tiếp tục thực hiện.
5 Tạo ra một hệ thống lưu trữ và quản lý có cấu trúc rõ ràng và dễ dàng truy cập, áp dụng CNTT để tự động hóa việc quản lý tài liệu và thông tin một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian Đầu tư vào các phần mềm và ưng dụng tiên tiến để hỗ trợ cho quy tình chỉnh lý và quản lý tài liệu khuyến khích sử dụng các công cụ và ứng dụng số hóa để giảm thiểu việc sử dụng giấy và tăng tính hiệu quả
Ví dụ các ứng dụng phần mềm:
Bộ công cụ Microsoft Office Suite, bao gồm các ứng dụng như Microsoft Word, Excel và PowerPoint, là một trong những lựa chọn hàng đầu cho việc chỉnh sửa và lưu trữ tài liệu Với nhiều tính năng phong phú trong việc chỉnh sửa và định dạng văn bản, Office Suite đáp ứng tốt nhu cầu của người dùng trong công việc và học tập.
- Google Workspace (trước đây là G Suite): Tương tự như Microsoft Office, Google Workspace bao gồm các ứng dụng như Google Docs, Sheets và Slides
Nó cho phép người dùng chỉnh sửa tài liệu trực tuyến, chia sẻ tài liệu và làm việc cùng nhau đồng thời
Adobe Acrobat là phần mềm chuyên dụng cho việc chỉnh sửa và tạo file PDF, cung cấp các công cụ hữu ích như chỉnh sửa văn bản, thêm chú thích, ký số và bảo mật tài liệu PDF.
Evernote là một ứng dụng ghi chú kỹ thuật số mạnh mẽ, giúp người dùng dễ dàng tạo, tổ chức và chỉnh sửa ghi chú, văn bản, hình ảnh và tài liệu Ứng dụng này còn hỗ trợ tính năng đồng bộ hóa giữa các thiết bị, mang lại sự tiện lợi tối đa cho người dùng.
Dropbox Paper là một ứng dụng trực tuyến hỗ trợ lưu trữ tài liệu và hợp tác, cho phép người dùng dễ dàng tạo, chỉnh sửa văn bản, bảng tính và hình ảnh Ứng dụng này cũng cung cấp tính năng chia sẻ tài liệu với người khác, giúp tăng cường sự hợp tác trong công việc.
OneNote là ứng dụng ghi chú của Microsoft, giúp người dùng dễ dàng tạo và tổ chức ghi chú, tài liệu, hình ảnh và nhiều loại nội dung khác trong các sổ ghi chú số.
6 Cùng với việc cải thiện quy trình xử lý tài liệu, việc xác định và loại bỏ các bước không cần thiết không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình chỉnh lý mà còn giảm bớt thời gian và công sức mà nhân viên phải bỏ ra Bằng việc thiết lập các tiêu chuẩn và quy trình rõ ràng, chúng ta có thể giảm thiểu các lỗi và nâng cao chất lượng công việc chỉnh lý, từ đó tạo ra sản phẩm hoàn thiện và chuyên nghiệp hơn
7 đẩy mạnh công tác tuyên truyền giúp nâng cao nhận thức của cán bộ công chức, viên chức và những người làm công tác lưu trữ về vị trí, vai trò, và tầm quan trọng của công tác lưu trữ cũng như giá trị của tài liệu lưu trữ, hỗ trợ cho việc thúc đẩy sự tuân thủ và thực thi chính sách, pháp luật liên quan đến lĩnh vực này Đồng thời, việc tăng cường hiểu biết về các quy định trong Luật Lưu trữ cũng góp phần vào việc xây dựng một hệ thống lưu trữ thông tin hiệu quả và bảo đảm tính minh bạch, minh chứng cho sự công bằng và trách nhiệm trong quản lý tài liệu của các cơ quan, tổ chức
8 Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động lưu trữ không chỉ đòi hỏi việc bố trí phòng kho lưu trữ có đầy đủ điều kiện và trang thiết bị, mà còn cần sự sử dụng hiệu quả và đúng mục đích của nguồn kinh phí được cấp Ngoài ra, việc giải quyết chế độ phụ cấp cho cán bộ lưu trữ chuyên trách cũng là một yếu tố quan trọng Kinh phí cần được cấp phát đủ để chỉnh lý hồ sơ tài liệu một cách triệt để, đảm bảo rằng khối tài liệu đưa ra chỉnh lý đầy đủ các thành phần hồ sơ và
