Khóa Luận Tốt Nghiệp - quản trị văn phòng - ĐỀ TÀI - NGHIÊN CỨU MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC BẢO QUẢN VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

BẢO VỆ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NGHIÊN CỨU MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC BẢO QUẢN VÀ KHAI THÁC SỬ DỤNG

TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG UBND THÀNH

PHỐ ĐÀ NẴNG

BỐ CỤC TRÌNH BÀY

thành phố Đà Nẵng

Thực trạng công tác bảo

quản và sử dụng tài liệu

lưu trữ tại VP UBND

thành phố Đà Nẵng

Giải pháp Hạn chế

01 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Giá trị và tầm quan trọng của công tác lưu trữ

Giá trị và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ

Khắc phục những bất cập của công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

02 BỐ CỤC KHÓA LUẬN

Thực trạng về công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại văn phòng UBND

Cơ sở lý luận về công tác bảo

quản và khai thác sử dụng tài

liệu lưu trữ

Địa chỉ: Tầng 01 tòa nhà Trung tâm Hành chính

Số 24 Trần Phú, phường Thạch Thang, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng

Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố Đà Nẵng,

03 Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng

04 THỰC TRẠNG

4.1 Thực trạng về

công tác bảo quản

tài liệu lưu trữ

Xác định các nguyên nhân ảnh hưởng tới công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

02

Cơ sở vật chất phục vụ công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

03

Nội dung của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

01

Một là: xây dựng, cải tạo kho lưu

trữ Dựa theo khối lượng, quy mô hồ sơ, tài liệu

hình thành trong quá trình hoạt động để bố trí

kho lưu trữ có diện tích phù hợp

Hai là: tổ chức tài liệu trong kho

lưu trữPhương pháp sắp xếp, chế độ kiểm tra bảo vệ

và sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ

Ba là: trang thiết bị kỹ thuật bảo

quảnCác trang thiết bị, phương tiện bảo quản,

quản lý hồ sơ, đều được trang bị đầy đủ

Bốn là: xử lý kỹ thuật bảo quảnTài liệu trong kho sẽ được xác định nguyên nhân và áp dụng phương án xử lí phù hợp

Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

Xác định nguyên nhân ảnh hưởng tới công tác bảo quản

Điều kiện bảo quản và sử dụng

TLLT

Độ ẩm

Nhiệt độ không khí Ánh sáng

Bụi

CƠ SỞ VẬT CHẤT PHỤC

VỤ CHO CTBQ

4.2 Thực trạng về

khai thác và sử

dụng tài liệu lưu trữ

Loại tài liệu được khai thác - sử dụng

Lượt khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

03 năm 2020-2023

05

Loại tài liệu

được phép

khai thác

Văn bản phát hành của UBND thành phố, Văn phòng UBND thành phố

Loại văn bản phát hành (có dấu đỏ) của

cơ quan, tổ chức kèm theo hồ sơ

Văn bản, giấy tờ có dấu đỏ của cơ quan, tổ chức nhưng đã có bút phê của lãnh đạo Thành ủy, Lãnh đạo HĐND, lãnh đạo UBND thành phố, các giấy tờ kèm theo và phiếu trình, muốn khai thác phải được sự đồng ý của Chủ tịch và Chánh Văn phòng

Công chức thuộc Văn phòng UBND thành phố được phép khai thác, sử dụng TLLT hiện hành.

ĐỐI TƯỢNG ĐƯỢC PHÉP KHAI

THÁC SỬ DỤNG TLLT

Yêu cầu khi khai thác sử dụng TLLT

Đối với công chức

trong cơ quan: Phải có

Phiếu yêu cầu sử dụng

TLLT

Đối với cá nhân tổ chức bên ngoài cơ quan cần đơn xin khai thác TL kèm theo giấy tờ tùy thân, trường hợp khai thác, sử dụng TL để phục vụ công tác phải có đơn đề nghị và kèm theo giấy giới thiệu của cơ quan, nơi tổ chức công tác

Đối với cá nhân khai thác và

sử dụng TL được ủy quyền cho người khác đến nhận bản sao tài liệu Người được

ủy quyền xuất trình văn bản

ủy quyền và CMND, CCCD hoặc hộ chiếu

Bước 1

Viết phiếu yêu

cầu khai thác tài

liệu

Bước 2

Tiếp nhận và xử lí yêu cầu

Bước 3

Xem xét và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

TRÌNH TỰ KHAI THÁC SỬ DỤNG TLLT TẠI

PHÒNG LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN

Bước 1

Bước 2

Bước 3

Bước 4

Cơ quan, tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ

sơ và nộp hồ sơ tại VP UBND thành phố

Văn phòng UBND thành phố tiếp nhận hồ

sơ

Văn phòng nghiên cứu, giải quyết hoặc tham mưu, đề

xuất giải quyết hồ sơ theo thẩm quyền phân cấp

Cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận TLLT tại Văn phòng UBND

thành phố Đà Nẵng

TRÌNH TỰ ĐĂNG KÍ NHẬN BẢN SAO LƯU TRỮ

LƯỢT KHAI

THÁC SỬ DỤNG TLLT

Thiếu nhân sự thực hiên CTLT

Thời gian phục vụ còn hạn chế

Hình thức khai thác tài liệu chưa linh hoạt, đa dạng

Chưa áp dụng công nghệ thông tin

Do tính chất tài liệu mật nên hạn chế khai thác sử dụng

Khai thác và

sử dụng tài liệu

GIẢI PHÁP

CÔNG TÁC BẢO QUẢN TL

Ưu tiên và phân loại tài

Hoàn thiện và

đổi mới các

hình thức khai

thác – sử dụng

tài liệu lưu trữ

KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU

Ứng dụng CNTT trong công tác tổ chức khai thác – sử dụng tài liệu lưu

trữ

Cung cấp tài liệu điện tử từ

xa

Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra đánh giá

Nâng cao nhận thức và tăng cường

trách nhiệm của lãnh đạo và cán bộ

công chức, viên chức về tầm quan

trọng của công tác bảo quản và

khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

GIẢI PHÁP CHUNG

Thank you very much!

Presented by Ha Giang