Trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam,trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chứcchính trị - xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vụ vũ trang nhân dân
Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là gì?
- Trong Điều 2 khoản 3 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 quy định: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trụ phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử và được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”
- Tài liệu lưu trữ là kết quả hoạt động của một pháp nhân cụ thể Phần lớn tài liệu lưu trữ có nguồn gốc là tài liệu văn thư, nhưng không phải tất cả tài liệu văn thư đều trở thành tài liệu lưu trữ, mà chỉ gồm những tài liệu có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử
- Tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn di sản văn hóa có giá trị đặc biệ t của mỗi dân tộc, mỗi quốc gia Trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vụ vũ trang nhân dân,…vv và các nhân vật lịch sử đã tạo nên một khối lượng tài liệu khổng lồ có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học công nghệ, cần phải lưu trữ để phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và các hoạt động thực tiễn
Vậy, việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chính là phát huy một cách tối đa giá trị mà tại liệu lưu trữ đang có, đồng thời sử dụng chúng một cách hợp lý trong các hoạt động nghiên cứu lịch sử, khoa học và cả những lĩnh vực khác trong xã hội.
Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải đạt 2 mục đích:
1) Tăng giá trị tài liệu lưu trữ: khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ một cách khoa học chính là nghiệp vụ quan trọng của công tác lưu trữ Bản thân tài liệu lưu trữ chỉ thật sự có giá trị khi chúng được đưa vào khai thác sử dụng Việc tài liệu lưu trữ được khai thác, sử dụng càng nhiều, vòng quay của tài liệu càng nhanh thì giá trị của chúng càng tăng, càng trở nên hữu ích đối với con người và xã hội
2) Phục vụ cho các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội : Xét đến , cùng nhiệm vụ của công tác lưu trữ là phải tổ chức khai thác sử dụng tốt các tài liệu lưu trữ phục vụ cho các mục đích khác nhau của đời sống xã hội Ví dụ: trên phương diện lịch sử giúp cho chúng ta có sự nhìn nhận về quá khứ, học hỏi được các bài học kinh nghiệm, nêu gương cho các thế hệ; về y tế giúp cho việc khám chữa bệnh trở nên dễ dàng và chính xác hơn nhờ có tài liệu lưu trữ (hồ sơ bệnh án); trong văn hóa, giáo dục giúp giải quyết giúp giải quyết các vấn đề giáo dục truyền thống, cung cấp nhiều tri thức cho người dân,…vv
B/ Các văn bản quy định về việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ từ 1945 – nay
Nghị định 142-CP của Hội đồng Chính phủ ban hành điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ (28/9/1963)
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã lưu giữ được bản gốc của Nghị định 142-CP a Hoàn cảnh ra đời
- Nhận thấy việc lưu giữ các hồ sơ, tài liệu của cơ quan, xí nghiệp còn hạn chế, mất mát và không đúng trật tự.
- Nghị định số 142-CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ Nghị định này được ban hành với mục đích thống nhất việc quản lý công văn, giấy tờ trong các cơ quan, xí nghiệp của nhà nước, đồng thời đưa công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ của các cơ quan, xí nghiệp của nhà nước vào nền nếp b Nội dung: Điều 24 Những công văn, tài liệu sau khi đã được giải quyết và sắp xếp thành hồ sơ đem nộp vào bộ phận lưu trữ, phòng lưu trữ của cơ quan hoặc các kho lưu trữ trung ương hay địa phương để tra cứu và sử dụng khi cần thiết, gọi là hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình công tác của mỗi cơ quan gồm có các công văn, tài liệu, văn kiện về khoa học, kỹ thuật, phim ảnh, ảnh, dây ghi âm… Điều 25 Tất cả hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan Nhà nước, các đoàn thể nhân dân và các hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các chính quyền cũ mà ta còn giữ được là tài sản lịch sử quý báu của Nhà nước Không một cơ quan hoặc cá nhân nào được chiếm các hồ sơ, tài liệu này để dùng riêng, hoặc hủy hoại những hồ sơ, tài liệu ấy, trừ trường hợp tiêu hủy những hồ sơ, tài liệu lưu trữ xét ra không còn tác dụng. c Nhận xét:
- Thống nhất công việc của công tác lưu trữ qua việc sắp xếp thành hồ sơ đem nộp vào các bộ lưu trữ, phòng lưu trữ của cơ quan sẽ giúp ta dễ dàng tra cứu để khai thác, sử dụng tài liệu khi cần.
- Phục vụ cho việc nghiên cứu, khai thác thông tin về các sự kiện -> Lưu trữ những tài liệu từ chính quyền cũ hay từ những năm 1963 trở về trước là rất quan trọng, đó là những bằng chứng cụ thể, thiết thực và giá trị để chứng minh những gì đã xảy ra trong quá khứ của Nhà nước ta
- Khó khăn ban đầu về công việc của cán bộ, nhân viên -> Nghị định này là Nghị định đầu tiên nói về Công tác lưu trữ, gồm nhiều công việc cụ thể mà nhân viên, cán bộ phải làm nên là sẽ không quen lúc đầu.
- Khi mà tổng hợp lại rồi thì có những tài liệu bị thiếu, không được trọn vẹn, nhiều tài liệu bị mất dẫn đến việc khai thác, sử dụng tài liệu từ chính quyền cũ hay từ những năm 1963 trở về trước khi cần thiết bị hạn chế về thông tin, không đầy đủ, trọn vẹn.
- Chỉ quy định chung, chưa cụ thể về các khâu tổ chức, nhiệm vụ cho cá nhân, cơ quan.
- Cần tập trung quan tâm đặc biệt lưu trữ các tư liệu chung, giữ gìn bảo quản các tư liệu quý.
- Các cơ quan, xí nghiệp cần lưu giữ, giữ gìn, rõ ràng trong việc lưu trữ và sắp xếp thành hồ sơ đem vào lưu trữ.
- Quy định chi tiết về mọi mặt hơn nữa về tổ chức, khai thác, chịu trách nhiệm các điều luật liên quan nhằm tạo điều kiện cho công tác lưu trữ làm một cách nhanh chóng, chính xác hơn.
Quyết định 168 của Hội đồng bộ trưởng về việc thành lập Phông Lưu trữ Quốc gia của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam (26/12/1981)
Sau ngày thống nhất đất nước xuất phát từ yêu cầu quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia để tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công cụ xây dựng và bảo vệ tổ quốc,26 tháng 12 năm 1981 hội đồng bộ trưởng đã ban hành quyết định. b Nội dung: Điều 1 Nay thành lập Phông lưu trữ quốc gia của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa
Việt Nam (gọi tắt là Phòng lưu trữ quốc gia Việt Nam) nhằm giữ gìn, quản lý thống nhất và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của quốc gia, phục vụ công tác nghiên cứu khoa học và hoạt động thực tế của các cơ quan và nhân dân. Điều 2 Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là khối toàn bộ tài liệu có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, xã hội, lịch sử của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, không kể thời gian, văn tự, chế độ xã hội, xuất xứ, nơi bảo quản, phương pháp và kỹ thuật làm ra Đó là tài sản xã hội chủ nghĩa hết sức quan trọng và quý giá, mọi cơ quan Nhà nước, đoàn thể nhân dân, tổ chức xã hội và mọi công dân Việt Nam có nghĩa vụ và trách nhiệm giữ gìn, bảo vệ chu đáo. Điều 3 Thành phần của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm bản chính (hoặc bản sao có giá trị như bản chính) của các văn kiện; tài liệu khoa học kỹ thuật; tài liệu chuyên môn ; bản thảo, bản nháp các tác phẩm văn học, nghệ thuật; âm bản và dương bản các bộ phim, các bức ảnh, mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, khuôn đúc đĩa; sổ công tác, nhật ký, hồi ký; tranh vẽ hoặc in và tài liệu viết tay để tuyên truyền, cổ động, kêu gọi; sách báo nội bộ và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đoàn thể, tổ chức, trong các thời kỳ lịch sử của xã hội Việt Nam; các bút tích có ý nghĩa lịch sử, văn hoá của các tập thể, gia đình, cá nhân điển hình, tiêu biểu trên các mặt trong các thời kỳ lịch sử đã được Nhà nước quản lý. Điều 4 Hồ sơ, tài liệu của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam do Cục Lưu trữ quản lý thống nhất và được bảo quản trong các kho lưu trữ trung ương và địa phương. Các cơ quan lưu trữ ở trung ương và của các ngành, các cấp cần được kiện toàn và tăng cường để đảm đương nhiệm vụ. Điều 5 Các tài liệu của Phông lưu trữ quốc gia cần được công bố, giới thiệu cho các cơ quan, cán bộ và nhân dân khai thác, nghiên cứu, sử dụng, trừ các tài liệu bí mật có chế độ khai thác riêng.
Người nước ngoài được nghiên cứu tài liệu của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam theo quy chế riêng.
Chỉ có Cục Lưu trữ mới được công bố các hồ sơ, tài liệu của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Điều 6 Cơ quan hay cá nhân sử dụng tài liệu của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam để dẫn chứng phải ghi rõ xuất xứ của tài liệu, nếu dùng để biên soạn tác phẩm thì khi xuất bản phải nộp lưu một bản cho cơ quan lưu trữ nơi mình đã khai thác tài liệu. Điều 7 Không ai được tự tiện mang tài liệu của Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam ra khỏi biên giới nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Điều 8 Cục trưởng Cục Lưu trữ quy định và hướng dẫn việc đưa tài liệu vào Phông lưu trữ quốc gia, việc đánh giá giá trị các tài liệu cần bảo quản và loại ra những tài liệu có thể tiêu huỷ Đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ từ năm 1954 trở về trước không được tiêu huỷ. Điều 9 Đồng chí chủ nhiệm Văn phòng Hội đồng Bộ trưởng chịu trách nhiệm hướng dẫn thi hành quyết định này. Điều 10 Các bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Hội đồng Bộ trưởng, chủ tịch Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố, đặc khu trực thuộc trung ương và các đoàn thể nhân dân có trách nhiệm thi hành quyết định này. c Nhận xét :
Về việc khai thác và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công cụ xây dựng và bảo vệ tổ quốc sau ngày thống nhất đất nước được quản lý một cách thống nhất, tăng cường bảo quản an toàn các tài liệu từ trung ương đến địa phương Đã có những quy chế riêng cho người nước ngoài nghiên cứu tại liệu tại Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Vẫn còn nhiều hạn chế trong việc khai thác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong những ngày đầu thống nhất đất nước viêc triển khai tại nhiều nơi vẫn khó khăn,việc di chuyển, đánh giá giá trị các tài liệu cần bảo quản và loại ra những tài liệu có thể tiêu huỷ vẫn chưa được thực hiện linh hoạt.
Các cơ quan lưu trữ ở trung ương và của các ngành, các cấp cần được kiện toàn và tăng cường để đảm đương nhiệm vụ bảo quản và gìn giữ tài liệu, khắc phục những hạn chế trong việc khai thác và sử dụng tài liệu.
Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia 1982 8-LCT/HDNN7
a Hoàn cảnh ra đời: Đầu những năm 1980 của thế kỉ XX, ngành Lưu trữ ở Việt Nam đã từng bước phát triển theo điều kiện chính trị - xã hội và khả năng kinh tế của đất nước Tuy nhiên, các văn bản trước sau một thời gian đi vào sử dụng đã có những bất cập và khó khăn(Thông đạt số 1C/VP và Nghị định 142/CP chỉ nói chung chung về hoạt dộng lưu trữ chưa có văn bản nào quy định 1 cách chi tiết về vấn đề khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ Chính điều này đã gây khó khăn trong công tác thực hiện các nhiệm vụ liên quan Vấn đề cấp bách đặt ra là phải sớm có những văn bản chỉ đạo, văn bản pháp luật có hiệu lực pháp lý cao về công tác lưu trữ Chính vì vậy Quốc hội khoá VII, được tổ chức và hoạt động trên cơ sở Hiến pháp năm 1980 Quốc hội đã phát huy vai trò cơ quan quyền lực Nhà nước cao nhất của nhân dân trong việc củng cố và hoàn thiện chế độ làm chủ tập thể; ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để cụ thể hoá Hiến pháp, từng bước xây dựng một hệ thống pháp luật hoàn chỉnh, tạo tiền đề để Nhà nước thực hiện quản lý mọi hoạt động chính trị,kinh tế, văn hoá xã hội theo đúng Hiến pháp và pháp luật Trên tin thần đó , Hội đồng Nhà nước đã Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia (ban hành ngày 11-12-1982). b Nội dung:
VIỆC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ QUỐC GIA Điều 5 Tài liệu lưu trữ quốc gia phải được bảo quản trong các cơ quan lưu trữ Nhà nước.
Căn cứ vào tính chất, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ quốc gia, Nhà nước phân cấp cho cơ quan lưu trữ Nhà nước trung ương, địa phương hoặc chuyên ngành tập trung bảo quản. Đối với những tài liệu đặc biệt quý, hiếm, tuyệt mật, phải lập bản sao để bảo hiểm và phải được bảo quản, sử dụng theo chế độ đặc biệt do Hội đồng bộ trưởng quy định. Điều 6 Các cơ quan lưu trữ Nhà nước, trong phạm vi được phân cấp quản lý, phải thực hiện những biện pháp cần thiết để bảo đảm sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ quốc gia. Điều 7 Thủ trưởng các ngành từ trung ương đến cơ sở, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các cấp, trong phạm vi quyền hạn của mình, có trách nhiệm chỉ đạo việc tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia. Điều 8 Các cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân, trong quá trình hoạt động, phải tổ chức công tác lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ trong cơ quan, đơn vị; đến thời hạn nộp lưu thì phải nộp vào các cơ quan lưu trữ trữ Nhà nước theo quy định của Hội đồng bộ trưởng. Điều 9 Việc lựa chọn những tài liệu lưu trữ quốc gia để bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ phải do Hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ quyết định, theo quy định của Hội đồng bộ trưởng. Điều 10 Cấm mang tài liệu lưu trữ quốc gia ra khỏi lãnh thổ Việt Nam, trừ trường hợp có giấy phép của cơ quan được Hội đồng bộ trưởng uỷ nhiệm và chỉ được mang bản sao. Điều 11 Các cơ quan của Đảng và Nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân được sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia để phục vụ các nhu cầu công tác và nghiên cứu khoa học.
Công dân Việt Nam được sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia vào các nhu cầu chính đáng theo quy định của Hội đồng bộ trưởng. Điều 12 Việc sử dụng và công bố tài liệu lưu trữ quốc gia phải phục vụ đường lối, chính sách và bảo đảm bí mật của Đảng và Nhà nước.
Chế độ sử dụng và công bố tài liệu lưu trữ quốc gia do Hội đồng bộ trưởng quy định. Điều 13 Người nước ngoài muốn nghiên cứu và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam phải được Hội đồng bộ trưởng cho phép.
Hiệu lực pháp lý: Có hiệu lực từ ngày 11 tháng 12 năm 1982 đến ngày 01 tháng
Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia được Hội đồng Nhà nước thông qua ngày 30/11/1982, với mục tiêu bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia; nâng cao trách nhiệm của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và mọi công dân đối với việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia.
Ngày 30-11-1982 Hội đồng Nhà nước đã thông qua Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia Pháp lệnh gồm 5 chương với 19 điều và khẳng định: Tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc sở hữu toàn dân, do Nhà nước quản lý theo nguyên tắc tập trung,thống nhất, không một cơ quan, tập thể hoặc cá nhân nhân nào được chiếm làm của riêng Có điều lệ dành cho người nước ngoài ( điều 13 chương 2) Cấm mang tài liệu lưu trữ quốc gia ra khỏi lãnh thổ Việt Nam, trừ trường hợp có giấy phép của cơ quan được Hội đồng bộ trưởng uỷ nhiệm (điều 10 chương 2) chính quy định này tránh làm thất lạc tài liệu hay là trao đổi tài liệu lưu trữ bất hợp pháp.
So với Nghị định 142-CP (24/7/1963) thì Pháp lệnh 30/11/1982 về bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia quy định rõ ràng và chi tiết hơn về công tác lưu trữ ( đặc biệt là khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ) Tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế như: -Về lưu trữ tài liệu lưu trữ chưa được quy định rõ chỉ mới quy định về Tài liệu lưu trữ quốc gia phải được bảo quản trong các cơ quan lưu trữ Nhà nước ( Điều 5) chưa có quy định về các loại tài liệu khác.
- Chưa có quy định về việc quản lý, giao nộp hồ sơ, tài liệu trong trường hợp cơ quan, tổ chức giải thể, ngừng hoạt động.
-Chưa có quy định hướng dẫn việc đưa tài liệu vào Phòng lưu trữ quốc gia, việc đánh giá giá trị các tài liệu cần bảo quản và loại ra những tài liệu có thể tiêu huỷ Và những lại văn bản nào là tài lưu cần được lưu trữ Chưa có quy định về việc phân loại các tài liệu lưu trữ ví dụ như tài liệu mật , tối mật, tuyệt mật chũng như thời hạn giải mật gây khó khăn cho quá trình phân loại, sử dụng, Điều 11 Các cơ quan của Đảng và Nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân được sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia để phục vụ các nhu cầu công tác và nghiên cứu khoa học Công dân Việt Nam được sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia vào các nhu cầu chính đáng theo quy định của Hội đồng bộ trưởng Nhưng chưa quy định rõ là trường hợp nào và chưa quy định rõ các văn bản mật ,tối mật, tuyệt mật thì được đem đi nghiên cứu hay không.
Tại Pháp lệnh này mọi quy định hầu hết do Hội đồng bộ trưởng quy định mà không có các quy định thống nhất nên rất khó trong việc giám sát và quản lý.
Chưa có quy định về việc ai làm người chịu trách nhiệm về các quyết đinh liên quan đến việc khai thác và sử dụng tài liệu khi gặp sự cố.
Cần quy định rõ các vấn đề về đã nêu trên phần nhược điểm
Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 34/2001/PL-UBTVQH10 (04/04/2001)
a Hoàn cảnh ra đời: Để bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia; nâng cao trách nhiệm của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và mọi công dân đối với việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia; Căn cứ vào Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992; Căn cứ vào Nghị quyết của Quốc hội khoá X, kỳ họp thứ 8 về Chương trình xây dựng luật, pháp lệnh năm 2001;
Sau khi ban hành Pháp lệnh 1982 về bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia, thì để bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả hơn tài liệu lưu trữ quốc gia; nâng cao trách nhiệm của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và mọi công dân đối với việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia Nhận thấy có nhiều bất cập và hạn chế Quốc hội đã ban hành Pháp lệnh số 34/2001/PL- UBTVQH10. b Nội dung :
Chương 2: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Mục 2: SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ Điều 18
1 Tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử được khai thác, sử dụng rộng rãi cho yêu cầu nghiên cứu của toàn xã hội, trừ tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật nhà nước, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.
2 Người đứng đầu lưu trữ lịch sử phải thông báo, giới thiệu danh mục tài liệu lưu trữ để phục vụ việc khai thác, sử dụng. Điều 19 Tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm; tài liệu lưu trữ có nguy cơ bị hư hỏng chỉ được khai thác, sử dụng bản sao. Điều 20
1 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước được quy định như sau: a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ b bị ảo quản tại lưu trữ của cơ quan, tổ chức do mình quản lý; b) Người đứng đầu Trung tâm lưu trữ quốc gia cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm lưu trữ quốc gia, trừ tài liệu lưu trữ thuộc danh mục bí mật nhà nước và tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.
2 Việc cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia đối với tổ chức, cá nhân nước ngoài được thực hiện theo quy định của pháp luật. Điều 21
1 Cơ quan, tổ chức, cá nhân trong nước được mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài để phục vụ hoạt động công vụ, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được cơ quan có thẩm quyền cho phép và phải hoàn trả lại nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.
2 Nghiêm cấm việc mang tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm ra khỏi lãnh thổ Việt Nam, trong trường hợp đặc biệt được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép thì chỉ được mang bản sao. Điều 22
1 Cơ quan, tổ chức nào cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thì cơ quan, tổ chức đó cho phép sao tài liệu lưu trữ.
2 Cơ quan lưu trữ được cấp chứng thực tài liệu lưu trữ.
Thủ tục sao tài liệu lưu trữ, thẩm quyền cấp chứng thực tài liệu lưu trữ do cơ quan lưu trữ trung ương quy định. Điều 23
Việc công bố tài liệu thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam quy định như sau:
1 Cơ quan có thẩm quyền của Đảng quy định việc công bố tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam;
2 Chính phủ quy định việc công bố tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Điều 24 Phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật. c Nhận xét:
Pháp lệnh được quy định cụ thể, chi tiết, ngôn ngữ văn phong có tính nghiêm túc, chính xác, phổ thông dễ hiểu và thống nhất Nội dung Pháp lệnh căn cứ vào Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992; Căn cứ vào nghị quyết của Quốc hội khoá X, kỳ họp thứ 8 về Chương trình xây dựng luật Pháp lệnh cho phép mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài nhưng phải có lí do chính đáng, được cấp phép bởi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền và phải hoàn trả nguyên vẹn.
- Chưa nêu rõ khoản kinh phí phục vụ công tác lưu trữ từ đâu ra và dùng để làm gì
- Chưa nêu rõ trách nhiệm của từng cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện công tác lưu trữ.
Nghị định của chính phủ số 111/2004/ND-CP
Nghị định của chính phủ số 111/2004/nđ-cp ngày 08 tháng 4 năm 2004 ra đời để cụ thể hóa các quy định của pháp lệnh Lưu trữ quốc gia (34/2001/PL- UBTVQH10) và thay thế bản điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo nghị định số 142/CP b Nội dung: Điều 15 Quyền và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1 Cơ quan, tổ chức, cá nhân được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam để phục vụ yêu cầu công tác, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của mình theo quy định của pháp luật.
2 Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có tài liệu và các quy định của pháp luật có liên quan.
3 Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải trả phí khai thác, sử dụng tài liệu theo quy định của pháp luật. Điều 16 Thẩm quyền quy định danh mục tài liệu đặc biệt quý, hiếm tại lưu trữ lịch sử
1 Danh mục tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phê duyệt.
2 Danh mục tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm tại các lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cùng cấp phê duyệt.
Tiêu chuẩn tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định. Điều 17 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam
1 Người đứng đầu Trung tâm lưu trữ quốc gia cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm lưu trữ quốc gia, trừ tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước và tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.
2 Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia.
3 Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại lưu trữ lịch sử của địa phương mình.
4 Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại kho lưu trữ của cơ quan, tổ chức của mình. Điều 18 Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1 Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ lịch sử a) Người đến khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ lịch sử vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu và có Giấy chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu (nếu là người nước ngoài); trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải có thêm đề cương nghiên cứu. b) Người xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ gián tiếp hoặc từ xa vì mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác; vì mục đích cá nhân phải có đơn xin cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ có xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi công tác hoặc của chính quyền địa phương nơi cư trú.
2 Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tại lưu trữ hiện hành
Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. Điều 19 Thẩm quyền cho phép mang tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt
1 Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cho phép mang tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia.
2 Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cho phép mang tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại lưu trữ tỉnh.
3 Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện cho phép mang tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại lưu trữ huyện.
4 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức khác cho phép mang tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi của cơ quan, tổ chức.
5 Thủ tướng Chính phủ cho phép mang tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm. Điều 20 Sao tài liệu lưu trữ
1 Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thì cho phép sao tài liệu lưu trữ.
2 Việc sao tài liệu lưu trữ phải do cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ thực hiện. Điều 21 Thẩm quyền cho phép công bố tài liệu thuộc Phông lưu trữ quốc gia
1 Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cho phép công bố tài liệu lưu trữ được sử dụng rộng rãi bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia.
Chỉ thị 05/2007/CT-TTG
a Bối cảnh ra đời: Để nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác lưu trữ, giá trị của tài liệu lưu trữ và thực hiện nghiêm chỉnh pháp luật về lưu trữ, nhằm thực hiện thắng lợi mục tiêu "Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ" đề ra trong Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương tại Đại hội X của Đảng, ngày 02 tháng 3 năm
2007, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ (sau đây gọi là Chỉ thị 05). b Nội dung :
Bộ Nội vụ có trách nhiệm: b) Chỉ đạo các cơ quan, tổ chức trong phạm vi trách nhiệm của mình:
- Nghiên cứu, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào việc bảo vệ, bảo quản an toàn, bảo hiểm và quản lý, khai thác tài liệu lưu trữ;
- Tổ chức giải mật theo quy định, chủ động công bố giới thiệu và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được nhanh chóng và có hiệu quả. c Nhận xét :
Hình thức khai thác, sử dụng tài liệu còn đơn điệu, chủ yếu là tra cứu, khai thác và sao chụp tài liệu tại Phòng đọc Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ chưa thực hiện được hoặc có thực hiện nhưng hiệu quả chưa cao.
- Đẩy mạnh công tác nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ và giao lưu, hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư lưu trữ nhằm phát huy tối đa giá trị của các tài liệu văn thư lưu trữ vào công tác nghiên cứu khoa học, ứng dụng thực tiễn
- Đa dạng hoá các hình thức sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
Luật số 01/2011/QH13 của Quốc hội: Luật Lưu trữ a Hoàn cảnh ra đời:
Từ những hạn chế của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 như:
- Nhiều quan hệ phát sinh trong nền kinh tế thị trường còn chưa được điều chỉnh như: Quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ, chế độ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ… Chính vì vậy mà cần có những quy định rõ ràng ở tầm Luật về các vấn đề như: Thời hạn giải mật tài liệu lưu trữ, danh mục tài liệu hạn chế sử dụng, thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ,…
- Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho những năm gần đây tuy đã được quan tâm hơn trước nhưng vẫn còn nhiều khó khăn: 2/3 lưu trữ lịch sử cấp tỉnh chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng, ở 1 số cơ quan tổ chức kho lưu trữ vẫn còn thô sơ, chua có đủ diện tích và trang thiết bị.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và tra tìm tài liệu vẫn chưa đạt yêu cầu
- Chế độ báo cáo thống kê về lưu trữ chưa được thực hiện dầy đủ đối với tài liệu
- Ý thức tuân thủ pháp luật về lưu trữ chưa nghiêm, chưa có sự quan tâm chỉ đạo sát sao của các cấp lãnh đạo.
Trước bối cảnh đó đòi hỏi phải có 1 văn bản quy phạm pháp luật mới thay thế cho pháp lệnh lưu trữ Quốc gia 2001 để khắc phục những hạn chế nêu trên Chính vì vậy mà ngày 11/11//2011 Tại kỳ họp thứ 2 của Quốc hội khóa XIII, Luật lưu trữ được ban hành và có hiệu lực từ ngày 01/7/2012 So với Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982 và Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001, Luật Lưu trữ là một bước tiến về loại hình văn bản quy phạm pháp luật, đã đạt đến mức pháp lý cao nhất trong hệ thống văn bản quy phạm pháp luật Việt Nam Nội dung của Luật còn hoàn thiện về cả nội dung phạm vi điều chỉnh, tác động. b Nội dung
Chương 4: Sử dụng tài liệu lưu trữ Điều 29 Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1 Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác.
2 Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây: a) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ; b) Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; c) Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật; d) Thực hiện các quy định của Luật này, nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
3 Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm sau đây: a) Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý; b) Hằng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật. Điều 30 Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử
1 Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật.
2 Tài liệu hạn chế sử dụng có một trong các đặc điểm sau đây: a) Tài liệu lưu trữ không thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật nhưng có nội dung thông tin nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; b) Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng chưa được tu bổ, phục chế; c) Tài liệu lưu trữ đang trong quá trình xử lý về nghiệp vụ lưu trữ.
Bộ Nội vụ ban hành Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội từng thời kỳ.
Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.
3 Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
Nghị định này được căn cứ Luật lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011 nhằm quy định chi tiết hơn thi hành một số điều Luật lưu trữ Ở nghị định số 01/2013 NĐ-CP quy định rõ hơn về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 3 năm 2013. b.
Chương II: QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỆN TỬ Điều 5 Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác
1 Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào Cơ quan, tổ chức, cá nhân không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hóa. Điều 9 Sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử
1 Thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện như đối với tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
2 Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm đăng tải thông tin về quy trình, thủ tục, chi phí thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang tin điện tử của cơ quan, tổ chức.
3 Khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến.
4 Phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không được kết nối và sử dụng trên mạng diện rộng.
Chương IV: MỘT SỐ TRƯỜNG HỢP ĐẶC BIỆT KHI SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ LIÊN QUAN ĐẾN CÁ NHÂN Điều 16 Các trường hợp đặc biệt khi sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân
Tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử thuộc một trong các trường hợp sau đây không được sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể từ năm cá nhân qua đời:
1 Việc sử dụng tài liệu lưu trữ có liên quan đến cá nhân làm ảnh hưởng đến lợi ích của quốc gia, dân tộc.
2 Sử dụng tài liệu lưu trữ của cá nhân được hiến tặng, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử khi chưa được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép. Điều 17 Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ liên quan đến cá nhân Tài liệu lưu trữ quy định tại Điều 16 Nghị định này được sử dụng hạn chế khi được cấp có thẩm quyền sau đây cho phép:
1 Tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử ở trung ương do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định.
2 Tài liệu bảo quản tại Lưu trữ lịch sử ở cấp tỉnh do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định.
3 Tài liệu lưu trữ của cá nhân ký gửi vào Lưu trữ lịch sử còn phải được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép. c Nhận xét:
Nghị định này quy định chi tiết về tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc lưu trữ, bảo vệ và sử dụng tài liệu lưu trữ, giúp đảm bảo việc thực hiện đầy đủ và hiệu quả các quy định của Luật Lưu trữ theo tài liệu điện tử Từ đó cơ quan tổ chức cũng khuyến khích sử dụng tài liệu điện tử để phục vụ theo từng mục đích.
Những quy định về tổ chức khai thác lưu trữ điện tử còn chung chung, chưa “thoát ly” khỏi tài liệu giấy, chưa phù hợp với sự phát triển của tài liệu điện tử và khó áp dụng trong thực tế Bên cạnh đó, tài liệu điện tử vẫn sẽ có hạn chế một số mục và không được số hóa qua tài liệu điện tử.
Cần rõ hơn về quy định tổ chức khai thác tài liệu điện tử để các tài liệu được số hóa phục vụ nhu cầu của cá nhân, tổ chức Những đơn vị có nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu điện tử phải đúng với quy trình với các tài liệu được số hoá trên trang thông tin điện tử cơ quan tổ chức đó.
Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ
Bộ Nội vụ quy định về sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các lưu trữ lịch sử a.Hoàn cảnh ra đời:
Sau khi Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ và Nghị định số 58/2014/NĐ-CP ngày 16 tháng 6 năm 2014 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ ra đời Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư Số: 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15 tháng 11 năm 2014. b.Nội dung
CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG Điều 3 Trách nhiệm của các cá nhân trong việc phục vụ sử dụng tài liệu và sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử
1 Trách nhiệm của người đứng đầu Lưu trữ lịch sử a) Tổ chức thực hiện việc phục vụ sử dụng tài liệu tại Phòng đọc. b) Ban hành các văn bản quy định về sử dụng tài liệu phù hợp với đặc điểm, thành phần tài liệu và đặc thù công việc của cơ quan Lưu trữ lịch sử. c) Bảo đảm trang thiết bị phục vụ cho việc sử dụng tài liệu Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin cho hoạt động phục vụ độc giả. d) Niêm yết tại trụ sở cơ quan và đăng tải trên Trang thông tin điện tử của cơ quan Lưu trữ lịch sử các quy định, biểu mẫu về thủ tục sử dụng tài liệu tại Phòng đọc.
2 Trách nhiệm của viên chức Phòng đọc a) Làm Thẻ độc giả. b) Thực hiện các thủ tục phục vụ độc giả sử dụng tài liệu. c) Hướng dẫn độc giả sử dụng công cụ tra tìm tài liệu. d) Quản lý tài liệu đưa ra phục vụ độc giả. đ) Quản lý hệ thống sổ, biểu mẫu đăng ký, quản lý phục vụ độc giả sử dụng tài liệu. e) Lập hồ sơ quản lý việc sử dụng tài liệu của độc giả tại Phòng đọc.
3 Trách nhiệm của độc giả a) Thực hiện đầy đủ các thủ tục, chấp hành các quy định pháp luật và của cơ quan Lưu trữ lịch sử về sử dụng tài liệu. b) Không được phép chụp ảnh tài liệu; tẩy xóa, viết, đánh dấu, vẽ lên tài liệu; làm nhàu, gấp, xé rách, làm bẩn, làm đảo lộn trật tự tài liệu trong hồ sơ trong quá trình sử dụng tài liệu. c) Bảo vệ an toàn tài liệu, nếu có hành vi gây thiệt hại về tài sản, làm hư hỏng tài liệu phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành. d) Trả phí, lệ phí sử dụng tài liệu theo quy định của pháp luật hiện hành.
Chương II: QUY ĐỊNH CỤ THỂ Điều 9 Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc
1 Mỗi lần đến đọc tài liệu, độc giả phải xuất trình Thẻ độc giả (đối với độc giả sử dụng tài liệu từ 05 ngày trở lên).
2 Số lượng tài liệu đưa ra phục vụ độc giả trong mỗi lần đọc không quá 10 hồ sơ (đơn vị bảo quản).
3 Mỗi lần nhận tài liệu độc giả được sử dụng tại Phòng đọc tối đa là hai tuần Độc giả đọc xong phải trả tài liệu cho Phòng đọc mới được nhận lần tiếp theo.
4 Viên chức Phòng đọc giao hồ sơ, tài liệu cho độc giả phải ký vào Sổ giao, nhận tài liệu Mẫu Sổ giao, nhận tài liệu thực hiện theo Phụ lục số X.
5 Đối với những tài liệu đã được số hóa chỉ phục vụ độc giả bản số hóa, không sử dụng bản chính, bản gốc.
6 Tài liệu thuộc diện quý, hiếm chỉ được sử dụng bản sao.
7 Tài liệu chưa đưa ra phục vụ sử dụng trong các trường hợp sau: a) Tài liệu có tình trạng vật lý yếu; b) Tài liệu đang xử lý nghiệp vụ như: Chỉnh lý, tu bổ phục chế, khử trùng, khử axít, số hóa, đóng quyển, biên tập để công bố ấn phẩm lưu trữ, phục vụ trưng bày triển lãm. c Nhận xét
- Quy định rõ về quyền và nghĩa vụ và nghĩa vụ của đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu Tạo thuận lợi cho cơ quan có điều kiện bảo vệ an toàn tài liệu, tránh mất mát, thất lạc cả về vật mang tin và nội dung thông tin.Tạo điều kiện để cán bộ phòng đọc chủ động thông tin giới thiệu các tài liệu có liên quan cho độc giả.
- Các quy trình làm thủ tục nhiều bước.Thủ tục cấp bản sao, bản chứng thực đòi hỏi nhiều thời gian Người đọc không bảo quản tài liệu , làm xáo trộn , tẩy xoá , đánh dấu vào tài liệu
- Rút gọn các quy trình làm thủ tục Nên đơn giản hóa các thủ tục, có thể đơn giản hóa bằng cách áp dụng khoa học- kỹ thuật và giới thiệu tài liệu trên cổng thông tin đại chúng nhằm thu hút người đọc Độc giả cũng phải trách nhiệm về sử dụng tài liệu cũng như là bảo quản , giữ gìn tài liệu
- Ví dụ như đăng kí thông tin và mượn tài liệu trên web.
Thông tư số 05/2015/TT-BNV ngày 25 tháng 11 năm 2015 về quy định
Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 02 năm 2016. a Hoàn cảnh ra đời :
Sau khi Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 và Nghị định số 58/2014/NĐ-CP ngày 16 tháng 6 năm 2014 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ ra đời, theo đề nghị của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thì Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số : 05/2015/tt-bnv ngày 25 tháng 11 năm 2015 về quy định danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại lưu trữ lịch sử.
Giải thích Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác. b Nội dung Điều 2 Giải thích từ ngữ
Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1 Tài liệu hạn chế sử dụng là tài liệu không thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật nhưng có nội dung thông tin nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; hoặc gây ảnh hưởng đến trạng thái vật lý của tài liệu lưu trữ và quy trình xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ.
2 Hạn chế sử dụng tài liệu là việc người có thẩm quyền căn cứ vào nội dung thông tin tài liệu, tình trạng vật lý của tài liệu và yêu cầu xử lý nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ cho phép hoặc chưa cho phép các cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý. Điều 3 Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng
1 Tài liệu về biên giới, chủ quyền lãnh thổ quốc gia a) Tài liệu về tình hình an ninh chính trị khu vực biên giới quốc gia; b) Tài liệu đàm phán với các nước về biên giới quốc gia; c) Tài liệu địa bạ, địa giới hành chính của các đơn vị hành chính có đường biên giới quốc gia; d) Tài liệu về xác lập, thực thi chủ quyền lãnh thổ quốc gia; đ) Tài liệu thuộc các đề án, dự án, chương trình, kế hoạch và đề tài nghiên cứu khoa học về các vấn đề có liên quan đến chủ quyền lãnh thổ quốc gia; e) Tài liệu của cá nhân, tổ chức nước ngoài cung cấp có liên quan đến chủ quyền lãnh thổ quốc gia.
2 Tài liệu về vấn đề dân tộc, tôn giáo a) Tài liệu có nội dung thông tin về hoạt động kích động, chia rẽ đoàn kết dân tộc, tôn giáo; b) Tài liệu về hoạt động tổ chức tôn giáo trái phép; c) Tài liệu về hoạt động tôn giáo của tổ chức, cá nhân có liên quan đến an ninh quốc gia; d) Tài liệu về tài sản do các tổ chức tôn giáo quản lý, sử dụng; đ) Tài liệu thuộc các đề án, dự án, chương trình, kế hoạch và đề tài nghiên cứu khoa học có liên quan đến vấn đề dân tộc, tôn giáo.
3 Tài liệu về kinh tế - khoa học kỹ thuật a) Tài liệu về hiệp định, hiệp ước giữa Việt Nam với các nước, các tổ chức quốc tế; b) Tài liệu tổng hợp về điều tra tài nguyên, địa chất, khoáng sản, môi trường; c) Tài liệu thiết kế các công trình trọng điểm quốc gia về kinh tế, an ninh, quốc phòng, văn hóa xã hội; d) Hồ sơ xây dựng trụ sở của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị
- xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp; đ) Tài liệu liên quan đến bí mật kinh doanh; e) Tài liệu về Việt Nam cho vay, viện trợ cho nước ngoài và vay, viện trợ của nước ngoài cho Việt Nam; g) Tài liệu liên quan đến dự trữ quốc gia (dự trữ ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, kim loại quý hiếm, lương thực); h) Tài liệu về xuất khẩu, nhập khẩu các phương tiện, trang thiết bị, kỹ thuật phục vụ cho an ninh, quốc phòng.
4 Tài liệu về cải cách ruộng đất a) Tài liệu có liên quan đến vấn đề quy kết trong cải cách ruộng đất; b) Tài liệu sửa sai trong cải cách ruộng đất.
5 Tài liệu về vấn đề chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao khác a) Tài liệu chứa đựng thông tin xuyên tạc lịch sử; phủ nhận thành tựu cách mạng; xúc phạm vĩ nhân, anh hùng dân tộc; vu khống, xúc phạm uy tín của cơ quan, tổ chức hoặc danh dự và nhân phẩm của cá nhân; b) Tài liệu có nội dung thông tin liên quan đến quốc phòng và an ninh quốc gia; c) Tài liệu của cá nhân, tài liệu do cá nhân sưu tầm được có nội dung ảnh hưởng đến lợi ích của quốc gia, dân tộc; d) Tài liệu về các cuộc làm việc, đàm phán với đoàn cấp cao nước ngoài, báo cáo về công tác đối ngoại; đ) Tài liệu về vấn đề di tản, ngoại kiều; e) Hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo; g) Hồ sơ thanh tra các vụ việc của các cơ quan, tổ chức; h) Hồ sơ các vụ án hình thành sau Cách mạng tháng Tám năm 1945; i) Tài liệu liên quan đến lịch sử chính trị của cá nhân.
6 Tài liệu về đời tư của cá nhân a) Tài liệu về giá thú, ngoài giá thú; b) Thư tín của cá nhân; c) Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức; d) Tài liệu khác chứa đựng những thông tin thuộc bí mật cá nhân được pháp luật bảo hộ.
7 Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng chưa được tu bổ, phục chế.
8.Tài liệu lưu trữ đang trong quá trình xử lý nghiệp vụ. c Nhận xét
- So với Luật lưu trữ 2011 thì thông tư này quy định cụ thể, chi tiết hơn về quy định các tài liệu hạn chế sử dụng trong lưu trữ Lịch sử.
- Thông tư này giúp các cá nhân, cơ quan, tổ chức có thể biết được các tài liệu lưu trữ hạn chế sử dụng để có cái nhìn đúng đắn và thuận tiện hơn cho việc tìm kiếm thông tin.
- Có quy định Bộ Nội vụ sửa đổi, bổ sung Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại Lưu trữ lịch sử để phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội từng thời kỳ.
- Vấn đề đặt ra là đối với các tài liệu lưu trữ bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng chưa được tu bổ, phục chế hay tài liệu lưu trữ đang trong quá trình xử lý nghiệp vụ thì….
Chỉ thị số 242-CT/TW ngày 20-11-1976 về việc tập trung quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ của chính quyền cũ ở miền Nam
- Sau khi kháng chiến chống Mỹ cứu nước của Nhân dân ta toàn thắng, miền Nam hoàn toàn giải phóng, đất nước ta bước vào một kỷ nguyên mới - kỷ nguyên độc lập dân tộc và chủ nghĩa xã hội.
- Khi đó, ta đã thu được rất nhiều tài liệu, văn kiện của Mỹ – ngụy, của các triều đại phong kiến, của thời Pháp thuộc, Nhật thuộc Thi hành chỉ thị, nghị quyết của Đảng và Nhà nước, nhiều cấp ủy và cơ quan đã có ý thức giữ gìn và sử dụng những tài liệu thu được của địch.
- Tuy nhiên, khối lượng tài liệu thu được của chính quyền cũ hiện nay còn phân tán ở nhiều nơi và chưa được quản lý, sử dụng tốt Tình trạng ấy đã gây trở ngại cho việc tập trung, quản lý và sử dụng các hồ sơ, tài liệu, tạo sơ hở để kẻ địch và các phần tử xấu lợi dụng, lấy cắp hoặc phá hoại.
-> Nhận thấy tầm quan trọng của các tài liệu liên quan đến chính quyền cũ ở miền Nam nên Đảng Lao động Việt Nam đã đưa ra Chỉ thị này nhằm tìm kiếm, lưu trữ để tập trung, khai thác, quản lý các tài liệu này. b Nội dung:
- Từ chủ trương của Đảng “Là tài sản chung của nhân dân, có giá trị đối với việc nghiên cứu và hoạt động của Đảng và Nhà nước trên các mặt chính trị, quân sự, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử; do đó phải được quản lý chặt chẽ và có kế hoạch khai thác, sử dụng có hiệu quả” Ban Bí thư Trung ương Đảng đã nêu lên nhiều biện pháp để thu thập và tập trung bảo quản an toàn tài liệu như:
+ Phủ Thủ tướng cần có kế hoạch chỉ đạo việc tập trung, bảo quản những tài liệu lưu trữ.
+ Các Ban và Đảng đoàn, trước hết là các ngành kinh tế, văn hóa, khoa học, cần củng cố công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong ngành Cơ quan và tổ chức nào đã thu thập và cần giữ các tài liệu của ngụy quyền thuộc ngành mình để sử dụng, thì phải bảo quản chu đáo theo đúng quy định Nhà nước Những tài liệu của ngụy quyền thuộc ngành khác thì giao lại cho cơ quan lưu trữ Nhà nước ở trung ương hoặc tỉnh, thành quản lý.
+ Các ngành công an, quân sự, ngoại giao thì được thu thập những tài liệu lưu trữ của cơ quan an ninh, mật vụ, quân sự, ngoại giao của Mỹ-ngụy và được đổ chức lưu trữ riêng tài liệu của ngành.
+ Lập kho lưu trữ tài liệu cũ ở mỗi tỉnh, thành
+ Thu hồi để giao lại cho các cơ quan lưu trữ những tài liệu lưu trữ đang bảo quản trong các cơ quan bảo tàng, thư viện, khảo cổ, thông tin
+ Động viên cán bộ, đảng viên, nhân dân giao lại cho các cơ quan lưu trữ của Đảng và Nhà nước những tài liệu đang giữ hoặc lấy được của chính quyền cũ. c Nhận xét:
- Đã đưa ra được nhiều biện pháp để thu thập và tập trung bảo quản an toàn tài liệu Thực hiện những chủ trương, biện pháp nói trên, các cơ quan lưu trữ đã tiến hành tiếp quản, thu thập đưa vào bảo quản trong các kho lưu trữ được nhiều tài liệu của chính quyền cũ.
- Tài liệu lưu trữ của chính quyền cũ ở miền Nam đã được đưa ra phục vụ cho các yêu cầu nghiên cứu về chính trị, kinh tế, quân sự, văn hóa - xã hội trong đó có những yêu cầu nghiên cứu nổi bật về đấu tranh chống bạo loạn, phản cách mạng, bảo vệ an ninh chính trị và trật tự xã hội, khôi phục kinh tế miền Nam sau chiến tranh, xây dựng lại các đô thị, nghiên cứu và tổng kết cách mạng miền Nam, tổng kết cuộc kháng chiến chống Mỹ, cứu nước (1954-1975).
- Và sau ngày có chỉ thị, một Hội nghị Chánh văn phòng các tỉnh phía Nam đã được triệu tập từ ngày 24 đến 28-1-1977 để quán triệt sâu rộng và triển khai thi hành văn bản Chỉ thị quan trọng này trong toàn miền Nam.
- Khi đã thống nhất các tài liệu về đúng vị trí của nó sẽ khiến cho chúng ta tìm kiếm một cách nhanh chóng và chính xác hơn Phục vụ cho việc nghiên cứu và khai thác tài liệu từ chính quyền cũ để lại sau này.
- Tài liệu về chính quyền miền Nam cũ đó là minh chứng quan trọng chứng minh được ta đã trải qua những gì với sự kiện lịch sử, cột mốc quan trọng nào.
- Các quy định còn quy định chung chưa có quy định rõ mục đích của việc khai thác và sử dụng tài liệu.
- Những biện pháp đó chưa thật sự phát huy tác dụng nhiều cơ quan, cá nhân vẫn chưa thực hiện nghiêm túc các biện pháp nói trên.
- Nhiều cá nhân, cơ quan chưa thật sự nắm rõ công việc và trách nhiệm của mình dẫn đến việc nhiều tài liệu bị phân tán, xẻ lẻ.
- Cần quy định rõ và chi tiết hóa về việc khai thác và sử dụng tài liệu
- Cần đưa ra công việc cụ thể để từng cơ quan nắm rõ để thực hiện.
- Đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ cho các ngành, các cấp.
- Quan tâm và bảo quản tốt các tài liệu của chính quyền miền Nam cũ.
2 Thông tri số 11-TT/76 ngày 4 tháng 4 năm 1976 của Ban Đại diện Trung ương Đảng và Chính phủ về việc bảo quản, sử dụng khai thác tài liệu do địch để lại a Hoàn cảnh ra đời
Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 7 tháng 4 năm 2004 của Bộ Tài chính về hướng dẫn thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
sử dụng tài liệu lưu trữ a Hoàn cảnh ra đời:
Sau khi Pháp lệnh phí và lệ phí ngày 28 tháng 8 năm 2001 của Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001 của Uỷ ban thường vụ Quốc hội và Nghị định số 57/2002/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh phí và lệ phí, Bộ Tài chính đã ban hành Thông Tư số 30/2004/tt-btc ngày 07 tháng 4 năm 2004 hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. b Nội dung văn bản:
I PHẠM VI, ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG:
1 Thông tư này áp dụng đối với việc thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ do Nhà nước quản lý tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, các Trung tâm Lưu trữ của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thành lập.
2 Đối tượng nộp phí: Tổ chức, cá nhân có khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ nêu tại điểm 1, mục I Thông tư này.
3 Không thu phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ đối với: a) Các cá nhân, gia đình, dòng họ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ do chính mình đã tặng, cho, ký gửi vào lưu trữ lịch sử. b) Thân nhân (cha, mẹ đẻ; cha, mẹ nuôi; vợ, chồng; con đẻ, con nuôi) liệt sĩ, thương binh, bệnh binh, người hoạt động kháng chiến, người có công giúp đỡ cách mạng khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách của chính mình; c) Người hưởng chế độ hưu trí, mất sức lao động, tai nạn lao động hoặc người bị mắc bệnh nghề nghiệp hàng tháng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách của chính mình theo quy định của Nhà nước.
4 Áp dụng mức thu 50% phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ đối với: Học sinh, sinh viên các trường trung học, cao đẳng, đại học; học viên cao học và nghiên cứu sinh khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu.
II MỨC THU, CHẾ ĐỘ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG PHÍ KHAI THÁC
VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1 Mức thu phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định cụ thể tại Biểu mức thu phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ban hành kèm theo Thông tư này.
2 Phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là khoản thu thuộc ngân sách nhà nước.
3 Đơn vị thu phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ có trách nhiệm: a) Tổ chức thu, nộp phí theo đúng quy định tại Thông tư này Niêm yết hoặc thông báo công khai mức thu phí tại địa điểm thu phí Khi thu tiền phí phải lập và cấp biên lai thu cho đối tượng nộp phí theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính về phát hành, quản lý, sử dụng ấn chỉ thuế; b) Mở tài khoản "tạm giữ tiền phí" tại Kho bạc nhà nước nơi cơ quan thu đóng trụ sở để theo dõi, quản lý tiền phí thu được Định kỳ hàng ngày hoặc hàng tuần phải gửi số tiền phí đã thu được vào tài khoản tạm giữ tiền phí và phải tổ chức hạch toán riêng khoản thu này theo chế độ kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp; c) Mở sổ sách kế toán để theo dõi, phản ánh việc thu, nộp và quản lý, sử dụng số tiền phí thu được theo chế độ kế toán hiện hành của nhà nước; d) Đăng ký, kê khai, thu, nộp phí với cơ quan thuế trực tiếp quản lý theo đúng quy định tại Thông tư số 63/2002/TT-BTC ngày 24/7/2002 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện các quy định pháp luật về phí và lệ phí Nộp phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ vào ngân sách nhà nước theo chương, loại, khoản tương ứng, mục 037 mục lục ngân sách nhà nước hiện hành (cơ quan thu thuộc Trung ương quản lý thì nộp vào ngân sách trung ương, cơ quan thu thuộc địa phương quản lý thì nộp vào ngân sách địa phương). đ) Thực hiện chế độ công khai tài chính theo quy định của pháp luật.
4 Tiền thu phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ được quản lý, sử dụng như sau: a) Đơn vị thu phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ được trích để lại 90% trên tổng số tiền phí thu được trước khi nộp vào ngân sách nhà nước Số tiền còn lại 10% nộp ngân sách nhà nước. b) Đơn vị thu phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ được sử dụng số tiền phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ để lại theo tỷ lệ (%) quy định tại tiết a, điểm này để chi dùng cho các nội dung sau:
- Chi trả các khoản thù lao, làm đêm, thêm giờ cho lao động trực tiếp thu phí, tiền công thuê ngoài (nếu có);
- Chi phí trực tiếp phục vụ cho việc thu phí như: văn phòng phẩm, vật tư văn phòng, điện thoại, điện, nước, công tác phí, công vụ phí; in (mua) tờ khai, giấy phép, các loại ấn chỉ khác theo tiêu chuẩn, định mức hiện hành;
- Bổ sung kinh phí mua nguyên, nhiên, vật liệu phục vụ công tác bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ (thiết bị bảo quản, vật tư, hoá chất, ); chi phí trực tiếp cho việc sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị; bảo quản; xây dựng công cụ tra cứu; lập phông bảo hiểm các tài liệu quý hiếm và tổ chức sử dụng tài liệu phục vụ cho việc thu phí;
- Hỗ trợ chi sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn tài sản, máy móc, thiết bị phục vụ trực tiếp cho công tác thu phí;
5 Đơn vị thu phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phải quản lý, sử dụng số tiền phí được để lại nêu trên đúng mục đích, có chứng từ hợp pháp theo đúng quy định.
6 Hàng năm, đơn vị thu phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phải lập dự toán thu - chi số tiền phí để lại gửi cơ quan quản lý ngành cấp trên, cơ quan tài chính, cơ quan thuế cung cấp, kho bạc nhà nước nơi mở tài khoản tạm giữ tiền phí Đồng thời phải quyết toán thu, chi theo thực tế, nếu chưa chi hết trong năm thì được chuyển sang năm sau để tiếp tục chi theo chế độ quy định.
7 Việc quyết toán phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ thực hiện cùng thời gian với việc quyết toán ngân sách nhà nước Cơ quan thuế thực hiện quyết toán số thu theo biên lai Cơ quan tài chính quyết toán số chi từ nguồn thu phí để lại cho đơn vị theo quy định tại điểm 4 mục II Thông tư này.
III TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo Các quy định về phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ trước đây trái với quy định tại Thông tư này đều bị bãi bỏ chính điều này làm
Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc đề nghị các cơ quan, tổ chức, cá nhân phản ánh kịp thời về Bộ Tài chính để nghiên cứu hướng dẫn bổ sung c Nhận xét
Thông tư 275/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ do bộ trưởng bộ tài chính ban hành
Sau khi thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07 tháng 4 năm 2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ ra đời và đưa vào thực hiện thì vẫn lộ ra 1 số điều còn thiếu sót Và để bổ sung cho thông tư này thì thông tư 256/2016/TT-BTC được ra đời với nội dung đầy đủ hơn và cụ thể giúp mọi người dễ nắm bắt hơn. b Nội dung: Điều 1 Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1 Thông tư này quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ do Nhà nước quản lý tại các Lưu trữ lịch sử.
2 Thông tư này áp dụng đối với: a) Tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử, gồm: các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (Bộ Nội vụ) và Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; b) Tổ chức thu phí sử dụng tài liệu lưu trữ; c) Các tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ. Điều 2 Người nộp phí
Tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử phải nộp phí theo quy định tại Thông tư này. Điều 3 Tổ chức thu phí
Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (Bộ Nội vụ) và Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương là tổ chức thu phí. Điều 4 Đối tượng không thu phí
Không thu phí sử dụng tài liệu lưu trữ đối với: a) Các cá nhân, gia đình, dòng họ sử dụng tài liệu lưu trữ do chính mình đã tặng, cho, ký gửi vào Lưu trữ lịch sử; b) Thân nhân (cha, mẹ đẻ; cha, mẹ nuôi; vợ, chồng; con đẻ, con nuôi) liệt sĩ, thương binh, bệnh binh, người hoạt động kháng chiến, người có công giúp đỡ cách mạng; người thờ cúng liệt sỹ (không phải thân nhân liệt sỹ) sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách của chính mình; c) Người hưởng chế độ hưu trí, mất sức lao động, tai nạn lao động hoặc người bị mắc bệnh nghề nghiệp hàng tháng sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách của chính mình theo quy định của Nhà nước. Điều 5 Mức thu phí
1 Mức thu phí sử dụng tài liệu lưu trữ được quy định tại Biểu mức thu phí ban hành kèm theo Thông tư này.
2 Mức thu phí sử dụng tài liệu lưu trữ quý, hiếm bằng 05 lần mức thu phí sử dụng các tài liệu tương tự quy định tại Biểu mức thu phí ban hành kèm theo Thông tư này.
Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu lưu trữ theo quy định tại Điều 26 Luật lưu trữ.
3 Áp dụng mức thu bằng 50% phí sử dụng tài liệu lưu trữ đối với học sinh, sinh viên các trường trung học, cao đẳng, đại học; học viên cao học, nghiên cứu sinh. Điều 6 Kê khai, nộp phí của tổ chức thu
1 Chậm nhất là ngày 05 hàng tháng, tổ chức thu phí phải gửi số tiền phí đã thu của tháng trước vào tài khoản phí chờ nộp ngân sách mở tại Kho bạc nhà nước.
2 Tổ chức thu phí thực hiện kê khai, nộp phí thu được theo tháng, quyết toán theo năm theo hướng dẫn tại khoản 3 Điều 19 và khoản 2 Điều 26 của Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06 tháng 11 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật quản lý thuế; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật quản lý thuế và Nghị định số 83/2013/NĐ-CP ngày 22 tháng 7 năm 2013 của Chính phủ. Điều 7 Quản lý và sử dụng phí
Tổ chức thu phí được để lại 90% tổng số tiền phí thu được để trang trải chi phí theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định số 120/2016/NĐ-CP ngày 23 tháng 8 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật phí và lệ phí; nộp 10% số tiền phí thu được vào ngân sách nhà nước theo chương, mục, tiểu mục tương ứng của Mục lục ngân sách nhà nước. c Nhận xét:
So với thông tư 30/2004/TT-BCT thì Thông tư này quy định rất rõ ràng và chi tiết về các vấn đề liên quan đến quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ như phạm vi và đối tượng áp dụng, người nộp phí, tổ chức thu phí, đối tượng không thu phí, mức thu phí, kê khai và nộp phí của tổ chức thu và quản lý và sử dụng phí Giúp cho mọi người dễ nắm bắt và thực hiện hơn.
Sau khi đưa vào thực hiện thì thông tư còn thiếu sót 1 vấn đề cần nêu cụ thể và rõ ràng để giúp mọi người dễ nắm bắt và thực hiện như:
- Bổ sung các hình thức đóng phí.
- Bổ sung thêm các hình thức đóng phí ở thông tư sau này.
*Quy định về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc của lưu trữ một số nước trên thế giới và giá trị tham khảo đối với Việt Nam
Sao chụp tài liệu lưu trữ
- Lưu trữ quốc gia Ai-len:
Lưu trữ Quốc gia không phải là chủ sở hữu bản quyền đối với các tài liệu không phải do một bộ hoặc cơ quan của chính phủ tạo ra, không cho phép sao chép những tài liệu này Nếu cần độc giả liên hệ với chủ sở hữu bản quyền để xin phép sử dụng.