QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ SỞ GD&ĐT QUẢNG TRỊ TRƢỜNG THPT TRIỆU PHONG Số 476/QĐ THPT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Triệu Phong, ngày 21 tháng 12 năm 2021 QUYẾT ĐỊ[.]
SỞ GD&ĐT QUẢNG TRỊ TRƢỜNG THPT TRIỆU PHONG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: 476/QĐ-THPT Độc lập - Tự - Hạnh phúc Triệu Phong, ngày 21 tháng 12 năm 2021 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế công tác văn thƣ - lƣu trữ Trƣờng Trung học phổ thông Triệu Phong HIỆU TRƢỞNG TRƢỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG TRIỆU PHONG Căn Điều lệ Trường Trung học sở, trường trung học phổ thông trường phổ thơng có nhiều cấp học ban hành kèm theo Thông tư số 32/2020/TTBGDĐT ngày 15 tháng năm 2020 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo; Căn Luật Lưu trữ năm 2011; Căn Nghị đinh số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; Căn Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 công tác văn thư; Căn Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng năm 2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước; Căn Thông tư 24/2020/TT-BCA ngày 10 tháng năm 2020 Bộ trưởng Bộ Công an ban hành biểu mẫu sử dụng cơng tác bảo vệ bí mật nhà nước; Căn Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; Căn Thông tư 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2016 Quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành giáo dục; Quyết định số 500/QĐ/UBND ngày 03 tháng năm 2021 Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Trị việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử quan, tổ chức thuộc tỉnh Quảng Trị; Căn nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ sở giáo dục thuộc thẩm quyền quản lý Sở QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Trường Trung học phổ thông Triệu Phong (có Quy chế kèm theo) Điều Quyết định thay Quyết định số 252/QĐ-THPT ngày 09 tháng năm 2020 Hiệu trưởng Trường THPT Triệu Phong việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Trường Trung học phổ thông Triệu Phong Điều Các tổ chức đoàn thể tất cán bộ, giáo viên nhân viên Trường THPT Triệu Phong chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơinhận: - Như Điều 3; - Lưu: VT HIỆU TRƢỞNG Nguyễn Thuận Người ký: Nguyễn Thuận Email: nguyenthuan.thpt@quan gtri.gov.vn Cơ quan: Trường THPT Triệu Phong, Huyện Triệu Phong, Tỉnh Quảng Trị Chức vụ: Hiệu trưởng SỞ GD&ĐT QUẢNG TRỊ TRƢỜNG THPT TRIỆU PHONG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Công tác văn thƣ - lƣu trữ Trƣờng Trung học phổ thông Triệu Phong Chƣơng I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tƣợng điều chỉnh Quy chế áp dụng tất cán bộ, giáo viên nhân viên Trường THPT Triệu Phong Phạm vi điều chỉnh quy chế bao gồm a) Công tác văn thư: Soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn đến, văn đi, tài liệu khác hình thành trình hoạt động trường; lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ; quản lý sử dụng dấu, loại cấp, chứng chỉ, chứng nhận loại văn khác trường b) Công tác lưu trữ: thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động trường Điều Giải thích từ ngữ Trong Quy chế này, từ ngữ hiểu sau: “Công tác văn thư” bao gồm công việc soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản, tài liệu mật; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật “Cơng tác lưu trữ” bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, thống kê tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quản lý, điều hành “Văn bản” thông tin thành văn truyền đạt ngơn ngữ ký hiệu, hình thành hoạt động trình bày thể thức, kỹ thuật theo quy định “Văn chuyên ngành” văn hình thành trình thực hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ ngành, lĩnh vực người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định “Văn hành chính” văn hình thành trình đạo, điều hành, giải công việc Trường THPT Triệu Phong “Văn điện tử” văn dạng thông điệp liệu tạo lập số hóa từ văn giấy trình bày thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định 4 “Văn đi” tất loại văn Trường THPT Triệu Phong ban hành “Văn đến” tất loại văn quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến “Đăng ký văn bản” việc ghi chép cập nhật thông tin văn vào Sổ đăng ký văn Hệ thống Quản lý văn Hồ sơ công việc 10 “Bản thảo văn bản” viết đánh máy tạo lập phương tiện điện tử hình thành trình soạn thảo văn 11 “Bản gốc văn bản” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, Hiệu trưởng trực tiếp ký văn giấy ký số văn điện tử 12 “Bản văn giấy” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, tạo từ có chữ ký trực tiếp Hiệu trưởng 13 “Bản y” đầy đủ, xác nội dung gốc văn bản, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 14 “Bản lục” đầy đủ, xác nội dung y, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 15 “Bản trích sao” xác phần nội dung gốc phần nội dung văn cần trích sao, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 16 “Danh mục hồ sơ” bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến lập năm 17 “Hồ sơ” tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ phòng cá nhân thuộc Trường THPT Triệu Phong 18 “Lập hồ sơ” việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc theo nguyên tắc phương pháp định 19 “Tài liệu lưu trữ” tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm gốc, chính; trường hợp khơng cịn gốc, thay hợp pháp 20 “Chỉnh lý tài liệu” việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động tổ chức cá nhân thuộc Trường THPT Triệu Phong 21 “Xác định giá trị tài liệu lưu trữ” việc xác định giá trị tài liệu, thời hạn bảo quản theo nguyên tắc, tiêu chuẩn Luật lưu trữ văn quy phạm pháp luật có liên quan để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị 5 22 “Đơn vị bảo quản” đơn vị thống kê nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời dùng để quản lý, tra tìm tài liệu Độ dày đơn vị bảo quản không 3cm Nếu hồ sơ có văn bản, tài liệu lập đơn vị bảo quản Nếu hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu chia thành nhiều tập tập hồ sơ đơn vị bảo quản 23 “Văn thư quan” phận thực số nhiệm vụ công tác văn thư Trường THPT Triệu Phong 24 “Lưu trữ quan” tổ chức thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ Trường THPT Triệu Phong 25 “Lưu trữ lịch sử” quan thực hoạt động lưu trữ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn tiếp nhận từ Lưu trữ quan từ nguồn khác 26 “Phơng lưu trữ” tồn Trường THPT Triệu Phong, tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động tổ cá nhân thuộc Trường THPT Triệu Phong 27 “Tài liệu lưu trữ điện tử” tài liệu tạo lập dạng thông điệp liệu hình thành trình hoạt động, lựa chọn để lưu trữ số hóa từ tài liệu lưu trữ vật mang tin khác 28 “Hồ sơ điện tử” tập hợp tài liệu điện tử có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ tổ cá nhân thuộc Trường THPT Triệu Phong 29 “Hệ thống quản lý văn điện tử hồ sơ điện tử” phần mềm ứng dụng có chức để thực việc gửi, nhận văn điện tử; soạn thảo, ký số, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan môi trường mạng (sau gọi chung Hệ thống) 30 “Khóa bí mật” khóa cặp khóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng, dùng để tạo chữ ký số 31 “Ký số” việc đưa khóa bí mật vào chương trình phần mềm để tự động tạo gắn chữ ký số vào thông điệp liệu 32 “Chữ ký số” dạng chữ ký điện tử tạo biến đổi thông điệp liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo người có thơng điệp liệu ban đầu khóa cơng khai người ký xác định xác: a) Việc biến đổi nêu tạo khóa bí mật tương ứng với khóa cơng khai cặp khóa b) Sự tồn vẹn nội dung thơng điệp liệu kể từ thực việc biến đổi nêu 33 “Thiết bị lưu khóa bí mật” thiết bị vật lý chứa chứng thư số khóa bí mật thuê bao 6 Điều Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thƣ Nguyên tắc Công tác văn thư thực thống theo quy định pháp luật Yêu cầu a) Văn Trường THPT Triệu Phong phải soạn thảo ban hành thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày theo quy định pháp luật b) Tất văn đến, văn phải quản lý tập trung Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký chuyển giao, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Tất văn đến, văn phải xử lý Hệ thống trừ văn bản, tài liệu có nội dung bí mật Nhà nước (sau gọi chung văn Mật) Trường hợp phát sinh văn giấy đến, văn giấy quét (Scan) đưa vào Hệ thống Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát văn ký khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn Mật đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước quy định Quy chế Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức (sau gọi chung cá nhân) có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; hồ sơ lập phải bảo đảm yêu cầu sau: a) Phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị; công việc mà cá nhân chủ trì giải b) Văn bản, tài liệu hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến vấn đề, việc trình tự giải công việc Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan phải đủ thành phần, thời hạn thủ tục quy định Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn sử dụng mục đích q trình tiếp nhận, chuyển giao, giải công việc Hiệu trưởng phạm vi quyền hạn có trách nhiệm giao cho Văn thư quan quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật theo quy định Điều Trách nhiệm quản lý thực công tác văn thƣ - lƣu trữ Trách nhiệm Hiệu trưởng a) Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật; b) Kiểm tra việc thực quy định công tác văn thư, lưu trữ phận, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền; c) Xây dựng kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ Trách nhiệm văn thư Nhân viên văn thư giúp Hiệu trưởng kiểm tra việc thực công tác văn thư, lưu trữ quan đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho đoàn thể, cá nhân nhà trường Trách nhiệm đoàn thể, cá nhân Các đoàn thể, cá nhân phải thực nghiêm túc quy định nhà trường công tác văn thư, lưu trữ Điều Đối với văn điện tử Việc tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử thực theo Quyết định số 500/QĐ/UBND ngày 03/3/2021 Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Trị việc ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử quan, tổ chức thuộc tỉnh Quảng Trị Công văn số 1779/SGDĐTVP ngày 30/8/2021 Sở Giáo dục Đào tạo việc thực quy trình ký số ban hành văn điện tử Điều Bảo vệ bí mật Nhà nƣớc cơng tác văn thƣ, lƣu trữ Mọi hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trường thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước, vi phạm bị xử lí phù hợp với mức độ vi phạm Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng Trưởng phận có trách nhiệm quản lý văn độ mật: tuyệt mật, tối mật, mật lĩnh vực phụ trách Nhân viên văn thư lưu trữ cam kết bảo vệ bí mật quan, bí mật Nhà nước theo quy định pháp luật hành Chƣơng II CÔNG TÁC VĂN THƢ Mục THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN Điều Các loại văn đƣợc phép ban hành Văn hành loại văn quy định Điều Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác Văn thư Điều 8: Thể thức vản Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần áp dụng tất loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định Thể thức văn hành bao gồm thành phần a) Quốc hiệu Tiêu ngữ; b) Tên quan, tổ chức ban hành văn bản; c) Số, ký hiệu văn bản; d) Địa danh thời gian ban hành văn bản; đ) Tên loại trích yếu nội dung văn bản; e) Nội dung văn bản; f) Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; g) Dấu, chữ ký số quan; h) Nơi nhận Ngoài thành phần quy định khoản Điều này, văn bổ sung thành phần khác như: a) Phụ lục; b) Dấu độ mật, độ khẩn, dẫn phạm vi lưu hành; c) Ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành; d) Địa chỉ; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax Thể thức văn hành thực theo quy định Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác Văn thư Điều Kỹ thuật trình bày văn Kỹ thuật trình bày văn bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày thành phần thể thức, số trang văn Kỹ thuật trình bày văn hành thực theo quy định Phụ lục I; viết hoa văn hành thực theo quy định Phụ lục II; chữ viết tắt tên loại văn hành thực theo quy định Phụ lục III Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác Văn thư Mục SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 10: Soạn thảo văn Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao mục đích, nội dung văn cần soạn thảo, Hiệu trưởng giao phân xử lý văn cho tổ cá nhân chủ trì soạn thảo văn Sau Hiệu trưởng giao phân xử lý văn bản, người giao soạn thảo văn có trách nhiệm thực cơng việc xác định hình thức, nội dung độ mật, khẩn, nơi nhận văn bản; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; trình duyệt dự thảo văn theo quy định hành Điều 11 Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn duyệt Dự thảo văn người có thẩm quyền (Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng) ký duyệt Trường hợp dự thảo Hiệu trưởng phê duyệt thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo phận cá nhân giao soạn thảo văn trình người duyệt dự thảo xem xét, định việc sửa chữa, bổ sung Điều 12 Kiểm tra văn trƣớc ký ban hành Hiệu trưởng, cá nhân soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn (sau dấu./.) trước trình Lãnh đạo ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn định Văn thư quan giúp lãnh đạo kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn nhà trường phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối “Nơi nhận” Điều 13 Ký ban hành văn Thẩm quyền ký văn thực theo quy định pháp luật, Quy chế làm việc Trường THPT Triệu Phong Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền Hiệu trưởng nhà trường ký văn nhà trường ban hành Trường hợp Phó hiệu trưởng ký thay (phải ghi KT) Người ký văn phải dùng mực màu xanh Khơng dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn Điều 14 Sao văn Sao y gồm: Sao y từ văn giấy sang văn giấy, y từ văn điện tử sang văn giấy, y từ văn giấy sang văn điện tử a) Sao y từ văn giấy sang văn giấy thực việc chụp từ gốc văn giấy sang giấy; b) Sao y từ văn điện tử sang văn giấy thực việc in từ gốc văn điện tử giấy; c) Sao y từ văn giấy sang văn điện tử thực việc số hóa văn giấy ký số quan Sở Sao lục a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn giấy sang văn giấy, lục từ văn giấy sang văn điện tử, lục từ văn điện tử sang văn giấy; b) Sao lục thực việc in, chụp từ y; 10 Trích a) Trích gồm: Trích từ văn giấy sang văn giấy, trích từ văn giấy sang văn điện tử, trích từ văn điện tử sang văn điện tử, trích từ văn điện tử sang văn giấy; b) Bản trích thực việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn cần trích Thể thức kỹ thuật trình bày y, lục, trích thực theo quy định Phụ lục I, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Không sao, chụp, chuyển phát ý kiến Hiệu trưởng ghi bên lề văn để gửi đến quan, tổ chức khác Trường hợp ý kiến người có thẩm quyền ghi lề văn cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi cơng tác, phải cụ thể hóa văn hành Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 15 Cấp số, thời gian ban hành văn Số định hành số loại văn lại lấy theo hệ thống riêng Thời gian ban hành văn lấy theo thứ tự trình tự thời gian ban hành văn Trường THPT Triệu Phong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số ký hiệu văn quan năm, thống văn giấy văn điện tử a) Việc cấp số định quy phạm pháp luật (nếu có) cấp hệ thống số riêng; b) Việc cấp số văn chuyên ngành người đứng đầu quan quy định (nếu có) cấp hệ thống số riêng; c) Việc cấp số văn Mật cấp hệ thống số riêng Đối với văn giấy, việc cấp số, thời gian ban hành thực sau có chữ ký người có thẩm quyền, chậm ngày làm việc Văn mật cấp hệ thống số riêng Đối với văn điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành thực chức Hệ thống Điều 16 Đăng ký văn Việc đăng ký văn phải bảo đảm đầy đủ, xác thông tin cần thiết văn Đăng ký văn Văn đăng ký sổ Hệ thống a) Đăng ký văn sổ Văn thư quan đăng ký văn vào sổ đăng ký văn Mẫu sổ đăng ký văn theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Chính phủ; 11 b) Đăng ký văn Hệ thống Văn đăng ký Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Điều 17 Nhân bản, đóng dấu, ký số quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn Nhân bản, đóng dấu quan dấu độ mật, mức độ khẩn văn giấy a) Văn nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn bản; b) Việc đóng dấu quan dấu độ mật, mức độ khẩn, thực theo quy định Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Ký số quan văn điện tử a) Ký số quan thực theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Chính phủ; b) Đối với văn kèm theo tệp tin văn điện tử: Văn thư thực ký số quan, tổ chức lên văn điện tử không thực ký số lên văn kèm theo có tệp tin (lý do: văn kèm theo chữ ký số xác thực); c) Đối với văn kèm theo không tệp tin văn điện tử: Văn thư thực ký số quan, tổ chức lên văn điện tử ký số văn kèm theo không tệp tin Điều 18 Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục Văn thư phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải phát hành gửi sau ký văn Việc phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian nơi nhận Phát hành văn giấy từ văn ký số người có thẩm quyền: Văn thư thực in ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu quan, tổ chức để tạo văn giấy phát hành văn Trường hợp cần phát hành văn điện tử từ văn giấy: Văn thư thực theo quy định điểm c khoản Điều 25 Nghị định 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Theo dõi việc chuyển phát văn a) Sau văn phát hành Hệ thống, Văn thư quan cá nhân soạn thảo văn có trách nhiệm theo dõi, xác nhận tình trạng nhận gửi 12 văn Trường hợp văn gửi Hệ thống đơn vị nhận không phản hồi trạng thái nhận, đường truyền bị lỗi, cá nhân soạn thảo có trách nhiệm phối hợp với Văn thư quan để lấy lưu làm thủ tục phát hành văn giấy theo quy định; b) Trường hợp phát văn bị thất lạc, Văn thư phải báo cáo Chánh Văn phòng để xử lý Điều 19 Đính thu hồi văn Đính văn Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính văn có hình thức tương đương Thu hồi văn a) Đối với văn giấy, trường hợp nhận văn thơng báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn nhận; b) Đối với văn điện tử, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn điện tử bị thu hồi Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết Điều 20 Lƣu văn Lưu văn giấy a) Bản gốc văn lưu Văn thư phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký; b) Bản văn lưu hồ sơ cơng việc cá nhân giao soạn thảo văn Lưu văn điện tử a) Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống quản lý văn hồ sơ công việc quan Sở; b) Hệ thống đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định pháp luật có liên quan sử dụng lưu gốc văn điện tử Hệ thống thay cho văn giấy; c) Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Chính phủ quy định pháp luật có liên quan Văn thư tạo văn giấy theo quy định khoản Điều 18 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP để lưu Văn thư hồ sơ công việc Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 21 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Đối với văn giấy a) Văn thư kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi 13 gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường, Văn thư báo người có trách nhiệm giải thơng báo cho nơi gửi văn bản; b) Tất văn giấy gửi đến thuộc diện đăng ký Văn thư phải bóc bì, đóng dấu “ĐẾN” Đối với văn gửi đích danh cá nhân tổ chức đồn thể quan, tổ chức Văn thư chuyển cho nơi nhận (khơng bóc bì) Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến cơng việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký; c) Mẫu dấu “ĐẾN” thực theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Đối với văn điện tử a) Văn thư phải kiểm tra tính xác thực tồn vẹn văn điện tử thực tiếp nhận Hệ thống; b) Trường hợp văn điện tử không đáp ứng quy định điểm a khoản gửi sai nơi nhận bên nhận văn phải trả lại cho bên gửi văn Hệ thống Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường Văn thư báo người có trách nhiệm giải thơng báo cho nơi gửi văn bản; c) Cơ quan nhận văn có trách nhiệm thông báo ngày cho quan, tổ chức gửi việc nhận văn chức Hệ thống Điều 22 Đăng ký văn đến Việc đăng ký văn đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, xác thơng tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn đến theo thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến Những văn đến không đăng ký Văn thư nhà trường đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải (trừ loại văn đến đăng ký riêng theo quy định pháp luật) Số đến văn lấy liên thứ tự trình tự thời gian tiếp nhận văn năm, thống văn giấy văn điện tử Đăng ký văn Văn đăng ký sổ Hệ thống a) Đăng ký văn đến sổ Văn thư đăng ký văn vào sổ đăng ký văn đến Mẫu sổ đăng ký văn đến theo quy định Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Chính phủ; b) Đăng ký văn đến Hệ thống Văn thư tiếp nhận văn đăng ký vào Hệ thống Trường hợp cần thiết Văn thư quan thực số hóa văn đến theo quy định Phụ lục I cập nhật vào Hệ thống trường thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến theo quy định Mục II Phần II Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Văn đến đăng ký vào Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đến, ký nhận đóng sổ để quản lý Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật 14 nhà nước Điều 23 Trình, chuyển giao văn đến Sau tiếp nhận văn đến, Văn thư phải vào Sổ đăng ký trình ngày, chậm ngày làm việc để Hiệu trưởng xem xét cho ý kiến đạo giải Căn vào ý kiến Hiệu trưởng văn thư chuyển văn đến cho cá nhân trực dõi, giải Trình, chuyển giao văn điện tử Hệ thống: Văn thư trình văn điện tử đến người có thẩm quyền đạo giải Hệ thống a) Lãnh đạo Sở ghi ý kiến đạo giải văn đến Hệ thống cập nhật vào Hệ thống thơng tin: Phịng người nhận; ý kiến đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn cho Phòng cá nhân giao giải Trường hợp văn điện tử gửi kèm văn giấy Văn thư thực trình văn điện tử Hệ thống chuyển văn giấy đến Phòng cá nhân Lãnh đạo Sở giao chủ trì giải quyết; b) Văn thư chuyển giao văn cho đơn vị cá nhân giải phải bảo đảm kịp thời, xác, đối tượng, chặt chẽ giữ gìn bí mật nội dung văn Người nhận văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản; c) Người nhận văn bản, khơng thuộc trách nhiệm báo cáo lãnh đạo chuyển cá nhân khác xử lý nêu rõ lý Điều 24 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Giải văn đến Khi nhận văn đến cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo theo quy định quan Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải trước; Đối với văn đến có liên quan đến đơn vị cá nhân khác, phận cá nhân chủ trì giải phải gửi văn văn để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân Khi trình thủ trưởng quan xem xét, định, đơn vị cá nhân chủ trì phải trình kèm văn tham gia ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Sau nhận văn đến, phận, cá nhân có trách nhiệm, giải kịp thời theo yêu cầu văn Lãnh đạo quan theo quy định pháp luật; c) Trường hợp văn đến khơng có u cầu thời hạn trả lời thời hạn giải thực theo Quy chế làm việc quan; e) Văn thư có trách nhiệm đơn đốc, báo cáo lãnh đạo quan tình hình giải quyết, tiến độ kết giải văn đến để thông báo cho đơn vị liên quan 15 Mục LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN Điều 25 Lập Danh mục hồ sơ Hàng năm Hiệu trưởng phê duyệt, ban hành Danh mục hồ sơ vào đầu năm gửi đơn vị, cá nhân liên quan làm để lập hồ sơ Văn thư tham mưu Hiệu trưởng tiến hành xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ , tức bảng kê ̣thố ng các hồ sơ , tài liệu dựkiế n hình thành môt năm kèm ký hiệu , tên đơn vị, người lập, thời hạn bảo quản hồ sơ ̣ trình Hiệu trưởng duyệt, ký ban hành vào đầu năm Mẫu Danh mục hồ sơ thực theo quy định Phục lục V, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Điều 26 Lập hồ sơ Yêu cầu hồ sơ lập a) Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan đơn vị hình thành hồ sơ; b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc; c) Văn hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Mở hồ sơ a) Căn vào Danh mục hồ sơ quan thực tế công việc giao, cá nhân phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ, q trình giải cơng việc tiếp tục cập nhật văn hình thành có liên quan vào hồ sơ; b) Trường họp hồ sơ khơng có Danh mục hồ sơ, cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc tự xác định thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ thời gian bắt đầu Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ a) Cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ; b) Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến công việc) Kết thúc biên mục hồ sơ a) Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc Cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ; 16 b) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực đánh số tờ hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên viết Mục lục văn hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc tất hồ sơ; c) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống thơng tin cịn thiếu Việc biên mục văn hồ sơ thực chức Hệ thống Điều 27 Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ phải đủ thành phần, thời hạn thực theo trình tự, thủ tục quy định Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày cơng trình toán; b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc Thủ tục nộp lưu a) Đối với hồ sơ giấy Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” 02 “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu Phụ lục V, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Phòng, cá nhân nộp lưu tài liệu Lưu trữ giữ loại 01 bản; b) Đối với hồ sơ điện tử Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc lập hồ sơ thực nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ Hệ thống Lưu trữ có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận đưa hồ sơ chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử Hệ thống Điều 28 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan Trách nhiệm Hiệu trưởng Hàng năm Lãnh đạo quan có trách nhiệm đạo xây dựng Danh mục hồ sơ quan; đạo công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị thuộc phạm vi quản lý Trách nhiệm Văn thư, Lưu trữ quan Văn thư, Lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn đoàn thể, cán bộ, giáo viên, nhân viên lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan theo quy định Nhà nước Trách nhiệm tổ, cá nhân nhà trường a) Các tổ cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ công việc phân công theo dõi, giải chịu trách nhiệm số lượng, thành phần, nội dung tài liệu hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng hồ sơ theo quy định trước nộp 17 vào Lưu trữ; b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu thời hạn thủ tục quy định Mục QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 29 Quản lý dấu Các dấu quan giao cho văn thư quản lý sử dụng Văn thư chịu trách nhiệm trước lãnh đạo quan việc quản lý sử dụng dấu, có trách nhiệm thực quy định sau: a) Con dấu phải bảo quản phòng làm việc Văn thư Trường hợp cần đưa dấu khỏi quan phải đồng ý thủ trưởng quan phải chịu trách nhiệm việc bảo quản, sử dụng dấu Con dấu phải bảo quản an toàn ngồi làm việc; b) Khơng giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền Khi nét dấu bị mòn biến dạng Văn thư phải báo cáo thủ trưởng quan làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, thủ trưởng quan phải báo cáo quan công an, nơi xảy dấu, lập biên Khi đơn vị có định chia, tách, sáp nhập giải thể phải nộp dấu cũ làm thủ tục xin khắc dấu Điều 21 Sử dụng dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật Sử dụng dấu a) Văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn quan Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ theo quy định; b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái; c) Các văn ban hành kèm theo văn phụ lục: Dấu đóng lên trang đầu, trùm phần tên quan Sở tiêu đề phụ lục; d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu văn giấy pháp luật quy định; đ) Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 tờ văn Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật Thiết bị lưu khóa bí mật quan Sở sử dụng để ký số văn điện tử Sở ban hành từ văn giấy sang văn điện tử 18 Chƣơng III CÔNG TÁC LƢU TRỮ Mục CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 22 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan Hàng năm cơng chức, lưu trữ quan có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho Lưu trữ quan, cụ thể: Đối với hồ sơ điện tử a) Cá nhân giao nộp hồ sơ vào Hệ thống lưu trữ điện tử theo quy định pháp luật; b) Lưu trữ quan thực việc kiểm tra tài liệu nhận vào Hệ thống lưu trữ điện tử thực việc chỉnh lý hồ sơ theo quy định pháp luật Đối với hồ sơ giấy a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ Giám đốc Sở phê duyệt, ban hành vào đầu năm; b) Phối hợp với phòng thuộc Sở, nhân liên quan xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ quan; c) Hướng dẫn phòng thuộc Sở, nhân liên quan chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” theo quy định hành; d) Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; đ) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu Điều 23 Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu quan phải chỉnh lý hoàn chỉnh bảo quản kho lưu trữ Nguyên tắc chỉnh lý: a) Không phân tán phông lưu trữ; b) Khi phân loại, lập hồ sơ phải tơn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải công việc; c) Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động quan Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu: a) Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh; b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu 19 khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu sử dụng tài liệu; đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị Điều 24 Xác định giá trị tài liệu Văn thư, Lưu trữ quan có nhiệm vụ giúp thủ trưởng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Hiệu trưởng ban hành sau có ý kiến thẩm định quan có thẩm quyền Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn số năm cụ thể; b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Điều 25 Hủy tài liệu hết giá trị Thẩm quyền định tiêu hủy tài liệu hết giá trị tài liệu quan, quy định sau: a) Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Thành phần Hội đồng gồm: Chủ tịch Hội đồng; Người làm lưu trữ quan, tổ chức Thư ký Hội đồng; Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu ủy viên; Người am hiểu lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị ủy viên; b) Người đứng đầu quan định hủy tài liệu hết giá trị Lưu trữ quan c) Người đứng đầu quan có thẩm quyền lưu trữ cấp định hủy tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử cấp Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin tài liệu phải lập thành biên Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị Quyết định thành lập Hội đồng; Danh mục tài liệu hết giá trị, tờ trình thuyết minh tài liệu hết giá trị; Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu; Văn đề nghị thẩm định, xin ý kiến quan có tài liệu hết giá trị; Văn thẩm định, cho ý kiến quan có thẩm quyền; Quyết định hủy tài liệu hết giá trị; Biên bàn giao tài liệu hủy; Biên hủy tài liệu hết giá trị 20 Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải bảo quản quan có tài liệu bị hủy 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu Điều 26 Thời hạn nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, quan, tổ chức thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử; Mục BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ Điều 27 Thống kê tài liệu lƣu trữ Cơ quan có tài liệu lưu trữ phải định chế độ thống kê lưu trữ Số liệu báo cáo thống kê năm tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 gửi báo cáo thống kê tới quan quản lý đơn vị mình: Phịng GD&ĐT thị xã Sơn Tây vào ngày 15 tháng 01 năm sau Điều 28 Bảo quản tài liệu lƣu trữ Cán bộ, viên chức Văn thư, Lưu trữ quan có trách nhiệm: Bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu Điều 29 Đối tƣợng thủ tục khai thác sử dụng tài liệu Đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu Tất cán bộ, giáo viên, nhân viên quan Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Cán bộ, giáo viên, nhân viên quan nghiên cứu tài liệu mục đích cơng vụ phải Lãnh đạo quan đồng ý Điều 30 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ Có hình thức sau: Sử dụng tài liệu phòng đọc Lưu trữ quan; Giới thiệu tài liệu lưu trữ phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; Điều 31 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ Người đứng đầu quan quy định quy định khác pháp luật có liên quan đến quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan quan mình; Cơ quan, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác nhu cầu đáng khác Khơng xâm phạm lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp quan, cá nhân ... động văn thư, lưu trữ Trách nhiệm văn thư Nhân viên văn thư giúp Hiệu trưởng kiểm tra việc thực công tác văn thư, lưu trữ quan đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho... chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật; b) Kiểm tra việc thực quy định công tác văn thư, lưu trữ phận, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm công tác văn thư, lưu trữ. .. Văn thư tạo văn giấy theo quy định khoản Điều 18 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP để lưu Văn thư hồ sơ công việc Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 21 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Đối với văn giấy a) Văn thư