CONG TAC VAN THU LUU TRU.signed.signed

UỶ BAN NHÂN DÂN THỊ TRẤN NAM PHƢỚC Số: 09 /QĐ-UBND CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Nam Phước, ngày 06 tháng 01 năm 2019 QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành quy chế công tác văn thƣ lƣu trữ thị trấn Nam Phƣớc ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ TRẤN NAM PHƢỚC Căn Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Căn Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011; Căn Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; Căn Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2014 Chính phủ cơng tác văn thư; Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-Cp Chính phủ cơng tác văn thư; Căn Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Căn Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 Bộ Nội vụ việc quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử công tác văn thư, chức Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trình xử lý cơng việc quan, tổ chức; Xét đề nghị Văn phòng UBND thị trấn Nam Phước, QUYẾT ĐỊNH: Điều Nay ban hành kèm theo Quyết định quy chế công tác Văn thư lưu trữ thị trấn Nam Phước Điều Giao Văn phòng UBND thị trấn tham mưu giúp UBND triển khai hướng dẫn ban, ngành, quan, đơn vị trực thuộc thực nội dung quy chế Điều Văn phòng Ủy ban nhân dân, ban, ngành UBND, quan, đơn vị trực thuộc Quyết định thi hành Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký ban hành./ Nơi nhận: - Như Điều 3; - Phòng Nội vụ huyện DX; - TV Đảng ủy - TT HĐND(b/c); - T/viên UBND TT; - Lưu: VT, S(20) TM ỦY BAN NHÂN DÂN Người ký: Ủy ban nhân CHỦ TỊCH dân thị trấn Nam Phước Văn Bá Email: ubndthitrannamphuoc @quangnam.gov.vn Cơ quan: Huyện Duy Xuyên, Tỉnh Quảng Nam Thời gian ký: 08.01.2020 09:36:36 +07:00 Thanh ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ TRẤN NAM PHƢỚC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc QUY CHẾ Công tác Văn thƣ lƣu trữ thị trấn Nam Phƣớc (Ban hành kèm theo Quyết định số 09/QĐ-UBND ngày 06 tháng 01 năm 2019 UBND thị trấn Nam Phước) Chƣơng I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tƣợng áp dụng Quy chế quy định công tác văn thư, lưu trữ Nhà nước địa bàn thị trấn Nam Phước, áp dụng quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc UBND thị trấn Nam Phước Công tác văn thư quy định quy chế bao gồm hoạt động về: Soạn thảo; ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào quan; quản lý dấu Công tác lưu trữ quy định Quy chế bao gồm hoạt động về: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ Điều Giải thích từ ngữ Quy chế cơng tác văn thư lưu trữ bao gồm quy định hoạt động văn thư, lưu trữ UBND thị trấn để ban ngành, đơn vị trực thuộc UBND vận dụng thực phù hợp với điều kiện thực tiễn Quy chế văn thư lưu trữ thị trấn Nam Phước bao gồm tất hoạt động cơng tác văn thư, lưu trữ q trình quản lý, đạo điều hành UBND thị trấn để thực chức nhiệm vụ Phơng lưu trữ: Là tồn tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị hay cá nhân tiêu biểu tổ chức quản lý cách khoa học Bản gốc văn bản: Là văn hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành có ký trực tiếp người có thẩm quyền Bản văn bản: Là văn hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan, tổ chức ban hành Văn đến: Là tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn thư gửi đến UBND thị trấn Văn đi: Là tất loại văn bản, bao gồm văn hành văn chuyên ngành (kẻ văn bản, văn nội văn mật) UBND thị trấn ban hành Bản thảo văn bản: Là văn viết đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn Bản y chính: Là đầy đủ xác nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản y phải thực từ 10 Bản trích sao: Là phần nội dung văn trình bày theo thể thức quy định Bản trích phải thực từ 11 Bản lục: Là đầy đủ, xác nội dung văn bản, thức từ y trình bày theo thể thức quy định 12 Hồ sơ: Là tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 13 Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo dõi nguyên tắc phương pháp định 14 Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ quan 15 Chỉnh lý tài liệu việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động quuan, đon vị, cá nhân 16 Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn quản tài liệu hết giá trị Điều Trách nhiệm công tác văn thƣ lƣu trữ Ủy ban nhân dân thị trấn thống quản lý công tác văn thư lưu trữ địa bàn thị trấn Trách nhiệm Văn phòng UBND thị trấn: Tham mưu giúp UBND thị trấn thực việc quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ cán văn phòng phụ trách văn thư đảm nhiệm; Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật hành; hướng dẫn nghiệp vụ kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ ban, ngành, đơn vị trực thuộc UBND thị trấn; Phân cơng 01 đồng chí cán trực thuộc Văn phịng – Thống kê trực tiếp kiêm nhiệm, quản lý kho lưu trữ quan, xây dựng kế hoạch kinh phí năm đột xuất phục vụ hoạt động kho lưu trữ quan Trách nhiệm cá nhân Mỗi cán công chức (CBCC), cán không chuyên trách người lao động quan thuộc UBND q trình thực cơng việc cần phải nghiêm túc chấp hành nội dung quy định quy chế công tác văn thư lưu trữ UBND thị trấn Nam Phước Điều Bảo vệ bí mật nhà nƣớc công tác văn thƣ lƣu trữ Mọi hoạt động công tác văn thư lưu trữ thị trấn phải thực nghiêm chỉnh quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật Nhà nước, bảo vệ trị nội Chƣơng II CÔNG TÁC VĂN THƢ Mục SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Gồm loại văn sau: - Văn hành chính; - Văn chuyên ngành Điều Thể thức văn Văn pháp luật Chủ tịch UBND thị trấn ban hành: Hình thức văn bản: Quyết định (cá biệt) Văn hành UBND thị trấn ban hành: Các hình thức văn bản: Quyết định, thị, quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, công điện, ghi nhớ, cam kết, thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công Thể thức ban hành: Thực theo Thông tư số 01/2011/BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Điều Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn khác thực sau: a) Căn tính chất nội dung văn cần soạn thảo, Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND thị trấn chủ trì soạn thảo văn giao cho ban, ngành, đơn vị chuyên môn, cá nhân công chức, cán không chuyên trách, người lao động (sau gọi chung CBCC) soạn thảo b) Các ban, ngành, đơn vị chuyên môn, CBCC giao soạn thảo văn có trách nhiệm thực cơng việc sau: - Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; - Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Trình duyệt dự thảo văn Điều Dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung văn duyệt Dự thảo văn người có thẩm quyền ký duyệt văn Trong trường hợp dự thảo Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND thị trấn phê duyệt thấy cần thiết sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo đơn vị cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn phải trình người duyệt dự thảo xem xét, định việc sửa chữa, bổ sung Điều Kiểm tra văn trƣớc ban hành Trưởng ban, ngành, đơn vị chun mơn chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn bản, ký nháy, đánh dấu/tắt vào cuối nội dung văn (sau dấu./.) trước trình Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND thị trấn ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định nhà nước bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhân bản, trình người ký ban hành định Văn phịng UBND thị trấn có trách nhiệm giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND thị trấn kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn UBND thị trấn phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối “Nơi nhận” Điều 10 Ký văn Thẩm quyền ký văn thực theo quy định pháp luật, quy chế làm việc UBND thị trấn Quyền hạn, chữ ký, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền: a) Chủ tịch UBND thị trấn ký tất văn UBND thị trấn ban hành Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phải ghi TM.) b) Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản, khuyến khích dùng bút nét to, rõ ràng, khơng phai, màu xanh ký gốc văn Điều 11 Bản văn Các hình thức gồm: Sao y chính, lục trích Thể thức thực theo Thông tư số 01/2011/BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Việc y chính, lục, trích văn Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND thị trấn định Bản y chính, lục, trích thực theo quy định pháp luật có giá trị pháp lý Bản chụp (photocopy dấu chữ ký văn chính) khơng thực theo quy định khoản Điều có giá trị thơng tin, tham khảo Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 12 Nguyên tắc chung Tất văn đi, văn đến UBND thị trấn phải quản lý tập trung Văn thư quan (sau gọi tắt Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật văn đến khơng đăng ký Văn thư đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn có đóng dấu mức độ khẩn: “Hỏa tốc (kể “Hỏa tốc” hẹn giờ)”, “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn đăng ký Văn tài liệu có nội dung mang bí mật Nhà nước (sau gọi tắt văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật Nhà nước Điều 13 Trình tự quản lý văn đến Tất loại văn (kể Fax, văn chuyển qua mạng văn mật), đơn, thư gửi đến quan gọi chung văn đến Tất văn đến phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến Điều 14 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc, cán Văn thư tiếp nhận văn phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) đặc biệt lưu ý bì thư có độ khẩn, mật cần kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi đến trước ký nhận văn Văn đến bị thiếu, rách, bị bóc, văn bên khơng với số ghi ngồi bì, nơi nhận, văn hỏa tốc hẹn mà chuyển đến muộn thời gian ghi ngồi bì trường hợp phát sai sót, văn thư phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét giải quyết, cần thiết phải lập biên có chữ ký xác nhận người đưa văn đến Văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, văn đến loại c ng thuộc diện đăng ký văn thư, chuyển phát qua máy Fax (loại giấy nhiệt) cần chụp lại trước đóng dấu đến, văn đến chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết in làm thủ tục đóng dấu “Đến” Đến nhận Fax văn chuyển qua mạng, cán văn thư c ng phải đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến (số đến ngày đến số thứ tự ngày, tháng, năm đăng ký Fax, văn chuyển qua mạng) chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax, văn chuyển qua mạng Những văn cán bộ, họp mang nhận trực tiếp phải đăng ký văn thư trước xử lý theo quy định Những văn đến không đăng ký văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Các bì văn đến cán văn thư khơng bóc: Bao gồm bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đồn thể quan bì văn gửi đích danh người nhận, chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với bì văn gửi đích danh người nhận, văn liên quan đến cơng việc chung quan cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký Đối với bì thư gửi đích danh người đứng đầu, văn thư gửi trực tiếp đến tên người nhận người phân cơng bóc gỡ bì thư người đứng đầu; sau có ý kiến người đứng đầu văn phải chuyển đến văn thư để đăng ký xử lý tiếp Đối với bì thư có ký hiệu mật, tối mật, tuyệt mật có ghi “Chỉ người có tên bóc bì”, văn thư đăng ký chuyển đến người nhận người có trách nhiệm xử lý Sau xử lý xong, văn phải chuyển cho người giao trách nhiệm quản lý theo chế độ bảo quản tài liệu mật Văn khẩn đến làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ cán bộ, cơng chức có trách nhiệm ký nhận báo cáo với Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND cán Văn phòng – Thống kê để xử lý 10 Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn đến sở liệu văn đến máy vi tính Điều 15 Trình, chuyển giao văn đến Đối với loại văn đến có yêu cầu giải công việc khẩn, chuyển đến người phụ trách lĩnh vực để xử lý, sau chuyển lại văn thư để đăng ký Đối với loại văn đến bình thường, văn Mật, văn thư đăng ký chuyển cho người phụ trách lĩnh vực để xử lý Người nhận văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn đến Căn vào ý kiến đạo giải quyết, văn thư vào sổ sở liệu văn đến máy vi tính, chuyển ý kiến đạo lưu văn thư Việc chuyển giao văn phải đảm bảo yêu cầu tính xác, giữ gìn bí mật nội dung văn phải ghi nhận vào chương trình quản lý văn hồ sơ công việc quan (hoặc vào sổ chuyển giao văn bản) Điều 16 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Chủ tịch UBND có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến, Phó Chủ tịch phân cơng trực tiếp đạo giải văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách CBCC, cán không chuyên trách người lao động quan theo thời hạn, yêu cầu người phân công đạo, thời hạn, yêu cầu văn theo quy định pháp luật giải Cán văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn đến để giải quyết, đến hạn chưa giải để báo cáo với cán văn phòng – Thống kê thị trấn Đối với văn có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo hạn quy định Cán Văn phịng – Thống kê có trách nhiệm đơn đốc, báo cáo Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND thị trấn tình hình, tiến độ kết giải văn đến để thông báo cho đơn vị chun mơn Điều 17 Quy trình giải văn đến hệ thống trang thông tin điện tử Q.office huyện Duy Xuyên Văn thư tiếp nhận văn bản, trình lãnh đạo Lãnh đạo xem xét nội dung chuyển CBCC chuyên môn xử lý CBCC chuyên môn sau xử lý xong trình lãnh đạo xem qua phê duyệt kết thực việc xử lý nội dung công việc giao Lãnh đạo xem nội dung cho ý kiến CBCC chun mơn hồn chỉnh văn theo ý kiến lãnh đạo; gửi văn phê duyệt đến văn thư Văn thư thực việc vào sổ công văn ban hành * Văn thƣ tiếp nhận văn bản: Đối với văn giấy, văn thư tiến hành đóng dấu cơng văn đến, scan văn lưu Sau đăng nhập vào trang Q.office , vào mục “Vào sổ công văn đến”, tiến hành kê khai thông tin cần thiết Đối với văn trang Q Office gửi đến từ quan khác, văn thư thực việc lưu văn bản, Sau vào mục “Vào sổ cơng văn đến”, tiến hành kê khai thông tin cần thiết Các thông tin cần thiết bao gồm: Các nội dung cần lưu văn bản, cá nhân lãnh đạo cần trình (mục: Người nhận văn bản) Kích chuột ô “Vào sổ” để lưu chuyển văn * Lãnh đạo xem xét nội dung chuyển CBCC chuyên môn xử lý Lãnh đạo sau đăng nhập vào tài khoản mình, vào mục “Văn đến”, chọn văn đến văn thư trình, xem nội dung chuyển CBCC chuyên môn xử lý (thao tác thực mục “Chuyển tiếp”) với nội dung - Chọn “Người xử lý văn bản”: Chọn tên phận xử lý văn (UBND huyện Duy Xuyên/ xã, thị trấn/thị trấn Nam Phước/ “tên phận”) - Nội dung “Ý kiến xử lý”: Cho ý kiến vào trống - Thời hạn hồn thành: Kích chuột vào biểu tượng chọn, ngày, tháng, năm hoàn thành - Chọn “bắt buộc xử lý”: (nếu công việc gấp cần thiết) - Chọn “Ngƣời giám sát văn bản”: Nếu cần thiết - Chọn “Người phối hợp xử lý”: Nếu yêu cầu nhiều phận phối hợp giải - Chọn “Người xem văn bản”: Nếu cần thiết trường hợp cho nhiều người biết văn bản: phận phối hợp, lãnh đạo khác ) - Kích chuột vào ô “Chuyển xử lý” để gửi văn ý kiến đạo * CBCC chuyên môn sau xử lý xong trình lãnh đạo xem qua phê duyệt kết thực việc xử lý nội dung cơng việc đƣợc giao Tại tài khoản mình, CBCC chuyên môn vào mục “Văn đến”, tiếp nhận văn ý kiến đạo thực từ lãnh đạo xem xét, xử lý công việc chuyển gửi kết xử lý đến lãnh đạo xem xét, phê duyệt Việc thực mục “Xử lý” Tạo “hồ sơ xử lý”: Đặt tên hồ sơ công việc cần xử lý Chọn “Người nhận”: Tên lãnh đạo phê duyệt nội dung kết công việc xử lý Chọn tệp: Chọn văn (kết xử lý cơng việc) Kích chuột vào “Chuyển” để chuyển đến lãnh đạo Lưu ý: Trong trình tiếp nhận đạo từ lãnh đạo, CBCC chuyên môn nhận thấy cần hỗ trợ phối hợp phận khác trình bày ý kiến gửi lại lãnh đạo thông qua mục “Xử lý” * Lãnh đạo xem nội dung cho ý kiến Sau nhận kết xử lý từ CBCC chuyên môn, lãnh đạo xem xét cho ý kiến phê duyệt Thao tác sau: Vào mục “Hồ sơ công việc”, chọn “Hồ sơ chờ xử lý” Xem nội dung kết xử lý thông qua văn CBCC chuyên môn gửi đến Trường hợp lãnh đạo thống với kết xử lý phê vào “Nội dung” chọn “Đồng ý” Trường hợp lãnh đạo không thống nhất, lãnh đạo phê vào “Nội dung” chọn “Khơng đồng ý” Nếu lãnh đạo sửa chữa trực tiếp vào văn kết xử lý tải về, sửa trực tiếp gửi văn chỉnh sửa lại cho CBCC thơng qua hình thức “Chọn tệp” “Chuyển” Điều 18 Trình tự quản lý văn Tất văn quan phát hành phải quản lý tập trung, thống văn thư quan theo trình tự sau: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn Đăng ký văn Đóng dấu quan; đóng dấu giáp lai văn từ 02 trang trở lên, dấu đóng tối đa 05 trang văn bản; đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Điều 19 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số ngày, tháng văn Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Trước phat hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, phát có sai sót báo cáo với cán Văn phòng – Thống kê thị trấn để xem xét, giải Về thể thức kỹ thuật trình bày văn hành quan thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Riêng thể thức kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật áp dụng theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ huớng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Ghi số ngày, tháng ban hành văn a) Ghi số văn Tất văn của quan ghi theo số chung UBND thị trấn văn thư thống quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác Việc ghi số văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành Việc ghi số văn hành thực theo quy định Điểm a, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn b) Ghi ngày, tháng, năm văn Việc ghi ngày, tháng, năm văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật Việc ghi ngày, tháng, năm văn hành thực theo quy định Điểm b, Khoản 1, Điều Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Văn mật đánh số đăng ký riêng Điều 20 Đăng ký văn Văn đăng ký vào sổ văn sở liệu quản lý văn máy tính Lập sổ văn Căn tổng số số lượng loại văn năm, văn thư lập sổ đăng ký văn cho phù hợp Văn mật đăng ký riêng Đăng ký văn Việc đăng ký văn thực theo phuong pháp cổ truyền (đăng ký số) đăng ký máy tính Điều 21 Nhân bản, đóng dấu quan mức độ khẩn mật Nhân a) Số lượng văn cần nhân để phát hành xác đinh sở số lượng nơi nhận văn bản; gửi đến nhiều nơi mà văn không kiệt kê đủ danh sách đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu văn thư; ghi số lượng nhân “Nơi nhận” b) Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nguyên tắc văn gửi đến nơi có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn Không gửi vượt cấp, không gửi nhiều văn cho đối tượng, không gửi đến đối tượng khác để biết tham khảo c) Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo quy định d) Việc thực nhân văn Mật cần có ý kiến đạo Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND thực theo Khoản 1, Điều 8, Nghị định số 33/NĐ-CP ngày 28/3/2012 Chính Phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước Đóng dấu quan a) Khi đóng dấu lên chữ ký phải trùm lên 1/3 chữ kỹ phía bên trái b) Đóng dấu phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực màu đỏ tươi theo quy định c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đến lên trang đầu, trùm lên phần tên quan tên phụ lục d) Đóng dấu giáp lai Việc đóng dấu giáp lai văn có phụ lục kèm theo Dấu đóng vào khoảng mép bên phải văn bản, trùm lên phần tờ giấy, dấu không trang Đóng dấu độ khẩn, mật a) Việc đóng dấu đọ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc ) văn hành thực theo quy định điểm b, khoản 2, Điều 15 Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ b) Việc đóng dấu độ mật (mật, tuyệt mật, tối mật) dấu thu hồi khắc sẵn theo Mục 2, Thông tư 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước c) Việc đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu phạm vi lưu hành (trả lại sau xem, xem xong trả lại, lưu hành nội bộ) văn thực theo quy định điểm c, khoản 2, Điều 15 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2012 Chính Phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước Văn phải hoàn thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng để thông tin nhanh 10 Điều 22 Thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Thủ tục phát hành văn Văn thư quan tiến hành công việc sau phát hành: a) Lựa chọn bì; b) Viết bì; c) Vào bì dán bì; d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật dấu khác lên bì (nếu có) Chuyển phát văn a) Những văn làm đầy đủ thủ tục hành phải phát hành ngày văn đăng ký, chậm ngày làm việc Đối với văn quy phạm pháp luật phát hành sau 03ngày, kể từ ngày ký ban hành văn b) Đối với văn “HẸN GIỜ”, “HỎA TỐC”, “KHẨN”, THƯỢNG KHẨN” phải phát hành sau làm đầy đủ thủ tục hành c) Việc chuyển giao trực tiếp văn cho phòng, ban, đơn vị, cá nhân thuộc UBND thị trấn cho quan, đơn vị, cá nhân bên phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản; d) Chuyển phát văn máy fax, qua mạng Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển phát cho nơi nhận máy fax chuyển qua mạng, ngày làm việc phải gửi văn có giá trị lưu trữ e) Chuyển phát văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an Theo dõi việc chuyển phát văn a) Cán văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi; b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập Phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký định; c) Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc; d) Trường hợp phát văn bị thất lạc, khơng có người nhận phải báo cáo cán Văn phòng – Thống kê UBND thị trấn để xử lý Điều 23 Lƣu văn Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư quan 01 lưu hồ sơ công việc 11 Bản gốc lưu Văn thư quan phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Điều 24 Việc xử lý văn hệ thống trang thông tin điện tử Q.office huyện Duy Xuyên Văn sau thống ký duyệt, đơn vị soạn thảo gửi file PDF đến lãnh đạo ký số, sau chuyển đến văn thư để ký số dấu, đăng ký số công văn ban hành văn hệ thống Q.office thông qua tài khoản cung cấp Đồng thời tiến hành lưu văn (bằng giấy), với lưu hồ sơ công việc, gốc văn thư UBND Mục LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN Điều 25 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ đƣợc lập Nội dung việc lập hồ sơ công việc a) Mở hồ sơ Căn vào Danh mục hồ sơ quan thực tế công việc giao, cán bộ, công chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ Cán bộ, cơng chức, viên chức q trình giải cơng việc tiếp tục đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ b) Thu thập văn vào hồ sơ - Cán bộ, cơng chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc vào hồ sơ; - Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác cơng việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến công việc) c) Kết thúc biên mục hồ sơ - Khi cơng việc giải xong hồ sơ c ng kết thúc Cán bộ, công chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ; Đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ Yêu cầu hồ sơ lập a) Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ UBND thị trấn phịng, ban, đơn vị trực thuộc hình thành hồ sơ; 12 b) Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc; c) Văn hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Điều 26 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ UBND thị trấn Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức a) Cán bộ, công chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan, tổ chức theo thời hạn quy định khoản Điều Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo văn cho phận Lưu trữ UBND thị trấn biết phải đồng ý Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND thị trấn thời hạn giữ lại không 02 năm; b) Cán bộ, công chức chuyển công tác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho UBND thị trấn cho người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu UBND thị trấn làm tài liệu riêng mang sang quan, tổ chức khác Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc; b) Sau 03 tháng kể từ ngày công trình tốn tài liệu xây dựng bản; Thủ tục giao nhận Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu 02 Biên giao nhận tài liệu Lưu trữ UBND thị trấn bên giao tài liệu bên giữ loại Điều 27 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ UBND thị trấn Trách nhiệm Văn phòng UBND thị trấn a) Tham mưu cho Chủ tịch UBND thị trấn việc xây dựng Danh mục hồ sơ quan UBND thị trấn, đạo, kiểm tra công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị trực thuộc; b) Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đơn vị Trách nhiệm cán bộ, cơng chức a) Cán bộ, cơng chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc phân công theo dõi, giải quyết; b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu thời hạn thủ tục quy định Trách nhiệm cán văn thư, lưu trữ Cán vvăn thư, lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn đơn vị cán bộ, công chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ UBND thị trấn theo quy định Nhà nước Mục QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU 13 Điều 28 Quản lý dấu Văn phòng UBND thị trấn chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND thị trấn việc quản lý, sử dụng dấu HĐND, UBND thị trấn Cán văn thư giao sử dụng bảo quản dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý sử dụng dấu, có trách nhiệm thực quy định sau: a) Con dấu phải bảo quản phòng làm việc cán văn thư Trường hợp cần đưa dấu khỏi quan, tổ chức, đơn vị phải đồng ý người có thẩm quyền phải chịu trách nhiệm việc bảo quản, sử dụng dấu Con dấu phải bảo quản an toàn c ng làm việc; b) Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền Trường hợp bàn giao dấu cho Bộ phận Một cửa làm việc vào ngày tiếp dân phải có biên bàn giao báo cáo với Văn phòng UBND Khi nét dấu bị mòn biến dạng, cán văn thư phải báo cáo Chủ tịch UBND thị trấn, Văn phòng UBND thị trấn làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, Chủ tịch UBND thị trấn phải báo cáo quan công an, nơi xảy dấu, lập biên Khi đơn vị có định chia, tách sáp nhập phải nộp dấu c làm thủ tục xin khắc dấu Điều 29 Sử dụng dấu Cán văn thư phải tự tay đóng dấu vào văn quan, tổ chức, đơn vị Chỉ đóng dấu vào văn văn hình thức, thể thức có chữ ký người có thẩm quyền Khơng đóng dấu trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy khơng có nội dung, đóng dấu trước ký, đóng dấu sẵn giấy trắng đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền Chƣơng III CƠNG TÁC LƢU TRỮ Mục CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 30 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan Hàng năm cán lưu trữ UBND thị trấn có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ quan, cụ thể: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu Phối hợp với đơn vị, cán bộ, công chức xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ quan Hướng dẫn đơn vị, cán bộ, công chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” 14 Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu Điều 31 Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu UBND thị trấn phải chỉnh lý hoàn chỉnh bảo quản kho lưu trữ Nguyên tắc chỉnh lý: a) Không phân tán phông lưu trữ; b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ), phải tơn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải công việc (không phá vỡ hồ sơ lập); c) Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động UBND thị trấn Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu: a) Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh; b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu; d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu sử dụng tài liệu; đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị Điều 32 Xác định giá trị tài liệu Trưởng phịng, ban, đơn vị có trách nhiệm xác định giá trị tài liệu nộp lưu Văn phịng UBND có trách nhiệm vụ xác định Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo UBND thị trấn ban hành sau có ý kiến thẩm định quan có thẩm quyền Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn số năm cụ thể; b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Điều 33 Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng xác định giá trị tài liệu thành lập để tham mưu cho Chủ tịch UBND thị trấn việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ quan Hội đồng xác định giá trị tài liệu Chủ tịch UBND thị trấn định thành lập Thành phần Hội đồng bao gồm: a) Chủ tịch Hội đồng; b) Người làm lưu trữ quan Thư ký Hội đồng; c) Trưởng ban, ngành, đơn vị có tài liệu ủy viên; d) Người am hiểu lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị ủy viên 15 Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; ý kiến khác phải ghi vào biên họp để trình người đứng đầu quan, tổ chức Trên sở đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Chủ tịch UBND thị trấn định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan, hủy tài liệu hết giá trị theo quy định Luật Lưu trữ 2011 Điều 34 Hủy tài liệu hết giá trị Thẩm quyền định huỷ tài liệu hết giá trị quy định sau: Chủ tịch UBND thị trấn định huỷ tài liệu hết giá trị Lưu trữ quan; Thủ tục định hủy tài liệu hết giá trị quy định sau: a) Theo đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Trưởng ban, ngành, đơn vị thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tiến hành rà soát đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; Trưởng ban, ngành, đơn vị không thuộc Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ quan quan, tổ chức cấp trực tiếp có ý kiến tài liệu hết giá trị cần hủy Căn vào ý kiến thẩm định Hội đồng xác định giá trị tài liệu ý kiến quan cấp trực tiếp, Chủ tịch UBND thị trấn định việc hủy tài liệu hết giá trị; b) Theo đề nghị Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu quan thực nhiệm vụ quản lý nhà nước lưu trữ định hủy tài liệu có thơng tin trùng lặp Lưu trữ lịch sử Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu người đứng đầu quan thực nhiệm vụ quản lý nhà nước lưu trữ định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin tài liệu phải lập thành biên Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có: a) Quyết định thành lập Hội đồng; b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình thuyết minh tài liệu hết giá trị; c) Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu d) Văn đề nghị thẩm định, xin ý kiến ban, ngành, đơn vị có tài liệu hết giá trị; đ) Văn thẩm định, cho ý kiến Hội đồng xác định giá trị tài liệu e) Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị; g) Biên bàn giao tài liệu hủy; h) Biên huỷ tài liệu hết giá trị 16 Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải bảo quản quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu Mục BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ Điều 35 Bảo quản tài liệu lƣu trữ Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan cán bộ, công chức tự bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào Lưu trữ UBND thị trấn tập trung bảo quản kho lưu trữ UBND thị trấn Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an tồn cho tài liệu Văn phịng UBND thị trấn có trách nhiệm đạo thực quy định bảo quản tài liệu lưu trữ: bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định; thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; trì chế độ bảo quản phù hợp với loại tài liệu lưu trữ Cán làm công tác lưu trữ UBND thị trấn có trách nhiệm: bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu Điều 36 Đối tƣợng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Tất cán bộ, công chức, viên chức UBND thị trấn Nam Phước, cá nhân thuộc quan, đơn vị khác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích cơng vụ nhu cầu riêng đáng Các cá nhân, tổ chức quan UBND thị trấn Nam Phước nghiên cứu tài liệu mục đích cơng vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu phải Lãnh đạo UBND Văn phòng UBND thị trấn Nam Phước đồng ý Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hộ chiếu phải Lãnh đạo UBND Văn phòng UBND thị trấn đồng ý Điều 37 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ: Sử dụng tài liệu nơi lưu trữ Xuất ấn phẩm lưu trữ Giới thiệu tài liệu lưu trữ phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ Trích dẫn tài liệu lưu trữ cơng trình nghiên cứu Cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ 17 Điều 38 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ 1.Chủ tịch UBND thị trấn có thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưư trữ thuộc danh mục bí mật nhà nước tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, kho lưu trữ thị trấn Văn phòng UBND thị trấn có thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thông thường bảo quản lưu trữ UBND Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng, công bố mang tài liệu thuộc Danh mục bí mật Nhà nước nước ngồi thực theo quy định hành bí mật nhà nước Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng, công bố mang tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam nước quan có thẩm quyền Đảng quy định Mang tài liệu lƣu trữ khỏi Lƣu trữ quan Cơ quan, tổ chức, cá nhân mang tài liệu lưu trữ khỏi Lưu trữ quan, nghiên cứu khoa học nhu cầu đáng khác sau lãnh đạo quan cho phép phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ Điều 39 Quản lý việc sử dụng tài liệu lƣu trữ Lưu trữ UBND thị trấn phải có nội quy Nội quy kho lưu trữ bao gồm nội dung cần quy định sau: a) Thời gian phục vụ tra cứu tài liệu; b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình đến khai thác tài liệu; c) Những vật dụng không mang vào kho tài liệu; d) Quy định cá nhân, tổ chức phải thực thủ tục nghiên cứu khai thác tài liệu theo hướng dẫn cán lưu trữ; đ) Các cá nhân, tổ chức không tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, liệu máy tính thông tin công cụ tra cứu chưa phép; e) Ngoài quy định trên, cá nhân, tổ chức cần thực nghiêm chỉnh quy định có liên quan Nội quy ra, vào quan; Quy định sử dụng tài liệu; Quy định phòng chống cháy nổ quan, tổ chức Cán lưu trữ UBND thị trấn Nam Phước phải lập sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu./ Chƣơng IV KHEN THƢỞNG, KỶ LUẬT VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 40 Khen thƣởng, kỷ luật Các tập thể, cá nhân có thành tích cơng tác văn thư khen thưởng theo quy định Kết thực công tác văn thư lưu trữ đánh giá xếp loại năm đua vào đáng giá kết xếp loại CBCC phòng, ban, đơn vị trực thuộc Các tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm quy định công tác văn thư, lưu trữ cố tình gây khó khăn cơng tác quản lý nhà nước văn 18 thư, lưu trữ tùy theo tính chất, mức độ vi phạm bị xử lý theo quy định pháp luật Điều 41 Tổ chức thực Hằng năm, Văn phòng UBND thị trấn xấy dựng kế hoạch công tác văn thư lưu trữ dự trù kinh phí triển khai thực Các ban, ngành, đon vị trực thuộc vào nội dung quy chế thực trình thực có vấn đề cần bổ sung, sửa đổi phản ánh kịp thời Văn phịng UBND thị trấn để có tổng hợp, điều chỉnh cho phù hợp./ 19 ... 19 Kiểm tra thể thức kỹ thu? ??t trình bày văn bản, ghi số ngày, tháng văn Kiểm tra thể thức kỹ thu? ??t trình bày văn Trước phat hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thu? ??t trình bày văn bản,... thể thức kỹ thu? ??t trình bày văn hành quan thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thu? ??t trình bày văn hành Riêng thể thức kỹ thu? ??t trình... đơn vị thu? ??c Danh mục quan, tổ chức thu? ??c nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tiến hành rà soát đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; Trưởng ban, ngành, đơn vị không thu? ??c Danh