QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

TỔNG CỤC THỐNG KÊ CỤC THỐNG KÊ HÀ TĨNH QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Mã số Lần ban hành Ngày ban hành QT/TCHC-01 01 29/12/2020 Trách nhiệm Soạn thảo Kiểm tra Soát xét Phê duyệt Chức vụ Văn thư Trưởng phòng Tổ trưởng ISO Cục trưởng Chữ ký Họ tên Nguyễn Thị Sen Uông Thị Hồn Trần Thanh Bình Nguyễn Việt Hùng 2/25 Mã hiệu: QT/TCHC-01 QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Lần ban hành: 01 Trang: SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Yêu cầu sửa đổi/bổ sung Trang/phần liên quan việc sửa đổi Mô tả nội dung sửa đổi Lần sửa đổi Ngày sửa đổi 3/25 Mục đích Quy trình nhằm mục đích cung cấp phương pháp tốt nhấttrong việc quản lý văn bản, hồ sơ; Thống nghiệp vụ quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ lưu trữ môi trường Mạng Tiếp nhận, xử lý, chuyển giao công văn, giấy tờ đầy đủ, kịp thời quy định Phạm vi áp dụng Quy trình áp dụng, xử lý tất loại văn bản: - Văn đi; - Văn đến; - Văn phát sinh trình hoạt động Cục Thống kê; - Cán Văn thư-Lưu trữ Cục thống kê áp dụng triển khai thực quy trình Tài liệu viễn dẫn - Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; - Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư; -Công văn số 1375/TCTK – VPTC ngày 30/10/2019 việc thực chữ ký số, gửi nhận văn Hệ thống quản lý văn bản; - Quyết định số 556/QĐ-TCTK ngày 04/10/2012 TCTK Quy định thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện Tổng cục Thống kê; - Quyết định số 45/QĐ-CTK ngày 23/5/2017 CTK Hà Tĩnh Ban hành Quy chế tổ chức hoạt động Văn phòng Cục Thống kê Hà Tĩnh; - Quyết định số 909/QĐ-TCTK ngày 27/4/2020 Tổng cục trưởng Tổng cục Thống kê việc ban hành quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử Tổng cục Thống kê Định nghĩa/ viết tắt * Định nghĩa: - Hồ sơ: Là tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung như: tên loại văn bản, quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian ban hành văn bản… hình thành q trình theo dõi giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị cá nhân - Lập hồ sơ: Là việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định 4/25 - Lưu trữ hành: Là phận lưu trữ quan, đơn vị có nhiệm vụ thu thập, bảo quản phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ tiếp nhận từ phận trực thuộc quan, đơn vị trình khai thác, sử dụng năm nghiên cứu - Lưu trữ lịch sử: Là quan lưu trữ có nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ tiếp nhận từ lưu trữ hành nguồn tài liệu khác, có thời gian lưu trữ năm - Lưu trữ Thống kê "Là toàn tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động ngành Thống kê - Người có thẩm quyền ban hành văn bản: Là người ký ban hành loại văn theo quy định pháp luật, người cấp trưởng giao nhiệm vụ: Ký thay (KT), ký thừa ủy quyền (TUQ), ký thừa lệnh (TL) ký thay mặt (TM) * Viết tắt: - TCTK: Tổng cục Thống kê - CTK: Cục Thống kê - TCHC: Tổ chức Hành - CBCC: Cán cơng chức Nội dung quy trình 5.1 Quy trình văn đến TT B1 Các bước quy trình Trách nhiệm Tiếp nhận, phân loại văn bản, vào sổ tài liệu đến - Văn đến từ TCTK quan TW, như: Các văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, giấy mời, triệu tập, kế hoạch, đăng ký vào sổ số công văn đến riêng Văn thư thực - Văn đến từ Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh, theo quy ngành cấp tỉnh, huyện ủy, UBND cấp huyện, như: Các định công văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, giấy tác văn thư mời, triệu tập, kế hoạch đăng ký vào sổ số lưu trữ công văn đến riêng Đối với văn đến đóng dấu vào sổ chuyển đến lãnh đạo Cục qua Hệ thống quản lý văn eoffice (đối với văn thông thường); Chuyển trực tiếp văn gửi đích danh,văn mật trở lên 5/25 - Văn bản, báo cáo, tài liệu đến từ Chi cục Thống kê cấp Văn thư thực huyện; theo quy - Văn bản, báo cáo, tài liệu đến sở, đơn vị, tổ định công tác văn thư chức, doanh nghiệp, hợp tác xã lưu trữ Vào sổ cơng văn đến, đóng dấu chuyển trực tiếp đến phịng, đơn vị liên quan phân cơng phụ trách B2 B2.1 B2.2 B2.3 Xử lý văn bản, tài liệu Đối với văn bản, tài liệu gửi qua Hệ thống quản lý văn eoffice: - Chuyển trực tiếp đến Lãnh đạo phịng theo lĩnh vực cơng việc phịng phụ trách với vai trị chủ trì xử lý - Chuyển đơn vị liên quan với vai trò phối hợp - Chuyển lãnh đạo khối với chức nhận để biết Lãnh đạo Cục: Căn vào chức năng, nhiệm vụ đơn vị để chuyển văn xử lý Đối với văn bản, tài liệu không gửi qua Hệ thống eoffice văn bản, tài liệu scan, tiến hành scan văn bản, tài liệu; tiếp nhận văn mới, cấp số Hệ thống quản lý văn vản eoffice Văn thư: Chuyển đến Lãnh đạo Cục B1 Văn bản, tài liệu scan như: Hồ sơ, phiếu điều tra, văn gửi đích danh, văn mật Văn thư chuyển trực tiếp đơn vị, cá nhân liên quan Xử lý văn trả lại Trong trình chuyển xử lý văn Lãnh đạo Cục, đơn vị trả lại khơng chức năng, nhiệm vụ đơn vị; Văn thư chuyển tiếp văn trình Lãnh đạo B1; Thời gian xử lý: Trong buổi nhận văn đến Trường hợp đặc biệt phải chuyển gấp để xử lý kịp thời Văn thư 6/25 B3 B4 B5 Lưu trữ văn bản, tài liệu đến năm thuộc phạm vi Văn thư + Đối với văn bản, tài liệu điện tử: thực theo quy định Chương II, Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ + Đối với văn bản, tài liệu giấy: Phải số hóa theo quy định tiến hành gửi, nhận Hệ thống quản lý văn eoffice Những văn bản, tài liệu không số hóa thực lưu trữ theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Văn thư Nhận phản hồi khắc phục phòng ngừa sai, sửa q trình tài liệu đến; - Thay đổi, đính tài liệu đến; - Thay đổi nội dung, thời gian giấy mời; - Thay đổi khác Mọi nội dung thay đổi, Văn thư có trách nhiệm báo cáo kịp thời với lãnh đạo Cục, để có phương án khắc phục, sửa đổi kịp thời Văn thư Lưu trữ văn bản, tài liệu đếntheo mục 5.3-QTTCHC-29 Văn thư 5.2.Quy trình văn Tất văn bản, tài liệu phải đăng ký, cấp số với nội dung theo phân loại công văn như: công văn tổng hợp,q uyết định nhân sự, báo cáo, lục, thông báo, định khác TT Các bước quy trình B1 Tiếp nhận văn Văn thư tiến hành kiểm tra thể thức văn bản, tính hợp lý, hợp pháp văn (đầy đủ chữ ký đơn vị soạn thảo văn bản, Lãnh đạo Cục…) Trách nhiệm Văn thư 7/25 B2 Xử lý văn bản, tài liệu + Đối với văn gửi qua Hệ thống quản lý văn eoffice: Trường hợp (1) văn hồn tồn hợp lệ, văn thư cấp số, đóng dấu ban hành văn bản; Trường hợp (2) văn lỗi, cố, văn thư trả lại đơn vị soạn thảo văn thông qua lệnh "Trả lại" Hệ thống eoffice + Đối với văn mật, văn gửi đích danh…: (1) Văn thư trình Lãnh đạo Phịng Tổ chức - Hành chính, tiến hành ký nháy (ký tắt) vào văn bản; (2) Lãnh đạo phịng TCHC trình Lãnh đạo Cục ký duyệt văn bản; (3) Cấp số ban hành theo chế độ mật, chế độ riêng tư… B3 Phát hành văn + Đối với văn bản, tài liệu gửi qua Hệ thống quản lý văn eoffice: Văn thư vào nơi nhận để gửi thành phần có mục này; đồng thời gửi cho Lãnh đạo Cục, đơn vị tham mưu văn bản, tài liệu + Đối với văn mật, văn gửi đích danh: Văn thư vào sổ cấp số cơng văn, nhân bản, đóng dấu… gửi đến thành phần theo mục "Nơi nhận" - Lãnh đạo Cục; - Trưởng phòng TCHC; - Văn thư Văn thư B4 Nhận phản hồi, khắc phục, phòng ngừa: Trưởng Trường hợp văn gửi bị thất lạc, khơng đến nơi nhận, phịng văn thư có trách nhiệm kiểm tra văn nơi đến liên lạc nơi TCHC; Văn nhận; đồng thời phối hợp với phịng chun mơn, nghiệp vụ xem thư; xét phương án khắc phục Các phòng VPC B5 Lưu trữ văn bản, tài liệu gửi Theo quy định lưu trữ hành nhà nước Tổng cục Thống kê Thực lưu trữ theo quy định Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ Văn thư 5.3 Lưu trữ văn bản, tài liệu công tác văn thư Cơ quan Cục Thống kê Hà Tĩnh 05 năm Để thuận loại cho công tác khai thác văn bản, tài liệu trình hoạt động văn thư đạt hiệu cao nhất, tài liệu phân loại xếp theo Phong lưu trữ Quốc Gia Việt Nam áp dụng vào quan Cục Thống kê sau: 8/25 TT B1 Các bước quy trình Trách nhiệm Phân loại tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ vĩnh viễn Phòng TCHC (Văn thư) Lập danh mục lưu trữ văn quy phạm pháp luật liên quan đến ngành Thống kê kể có hiệu lực hết hiệu lực theo thứ tự: Luật, Nghị định, Quyết định Thủ tướng, Quyết định Bộ trưởng, Thông tư hướng dẫn theo số, ký hiệu, ngày, tháng ban hành, trích yếu, cịn hay hết hiệu lực Phòng TCHC (Văn thư) Lập danh mục lưu trữ Niên giám thống kê tỉnh Hà Tĩnh qua năm Phòng TCHC; Phòng TK Tổng hợp; Lập danh mục lưu trữ Niên giám thống kê cấp huyện thuộc tỉnh Hà Tĩnh qua năm Phòng TCHC; Phòng TK Tổng hợp; Lập danh mục lưu trữ Niên giám thống kê tỉnh bạn qua năm Phòng TCHC; Phòng TK Tổng hợp; B1.1 Lập danh mục lưu trữ loại sách, ấn Các phòng nghiệp phẩm, đĩa CD điều tra (nếu có); Tổng vụ liên quan điều tra qua năm (của TW, tỉnh ) Lập danh mục lưu trữ Báo cáo tổng kết Các phòng nghiệp năm, năm ngành Thống kê Hà Tĩnh vụ liên quan Lập danh mục lưu trữ Hồ sơ đất đai, vẽ thiết kế văn liên quan dự án công trình xây dựng Cục Thống kê quản lý đầu tư Phòng TCHC Lập danh mục lưu trữ Hồ sơ liên quan dự tốn, tốn cơng trình, dự án Cục Thống kê quản lý đầu tư Phịng TCHC (kế tốn) Tài liệu lưu trữ 10 năm B1.2 B1.3 Lập danh mục lưu trữ Quyết tốn tài quan Tài liệu lưu trữ năm trở lên Phịng TCHC; Kế tốn Phịng TCHC (Văn thư) 9/25 Lập danh mục lưu trữ báo cáo thức năm phần hành nghiệp vụ Phịng TCHC (Văn thư); Tài liệu phiếu điều tra Tổng điều Các phòng nghiệp vụ VPC tra B1.4 B2 Tài liệu lưu trữ năm Phòng TCHC (văn thư); phòng nghiệp vụ VPC Lập biên bàn giao tài liệu lưu trữ có giá trị từ năm trở lên cho Văn thư Cục Các phòng nghiệp vụ văn phòng Cục xác định phân loại tài liệu theo giá trị thời gian lưu trữ để lập danh mục bàn giao cho Phòng TCHC (Văn thư) Phòng TCHC; vào kho lưu trữ Các phòng nghiệp B2.1 Tài liệu bàn giao phải đầy đủ số trang, không vụ VP Cục quăn, không rách nát Kết bàn giao lập biên gửi báo cáo lãnh đạo Cục Văn thư Cục lập hồ sơ lưu trữ theo phân loại tài liệu phòng, phận nghiệp vụ, đánh dấu, B2.2 số, ký hiệu, mã hóa để phân loại q trình khai thác B3 B3.1 Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Khai thác, sử dụng tài liệu có giá trị lưu trữ năm; Tập thể, cá nhân có nhu cầu khai thác tài liệu có giá trị lưu trữ từ năm đến gặp trực tiếp phịng, phận chun mơn, nghiệp vụ để khai thác đồng ý Lãnh đạo Cục cần thiết B3.2 Văn thư Các phòng văn phòng Cục Thống kê tỉnh Khai thác, sử dụng tài liệu có giá trị lưu trữ từ năm trở lên; Khi có nhu cầu khai thác tài liệu có giá trị lưu trữ từ năm trở lên, phải trí lãnh đạo Phịng TCHC Quy trình có phiếu báo, đăng ký giao nhận trả tài liệu phải nghiêm túc, khoa học thuận tiện cơng tác khai thác quản lý tài liệu Phịng TCHC 10/25 5.4 Quy trình xử lý, tiêu hủy văn bản, tài liệu hết hạn lưu trữ TT Các bước quy trình Trách nhiệm B1 Xác định tài liệu hết thời hạn lưu trữ: Văn thư chủ trì phối hợp với phòng nghiệp vụ lập tên, danh mục liệu hết thời hạn sử dụng, báo cáo lãnh đạo Cục chủ trương tiêu hủy Pòng TCHC (Văn thư); Các phòng nghiệp vụ Cục B2 Thành lập Ban lý tài liệu đại diện Lãnh đạo Cục làm trưởng ban, thành viên liên quan, có đại diện tra, cơng đồn, phịng TCHC Lãnh đạo Cục B3 Báo cáo văn Ban lý, tài liệu lý có ký xác nhận người có thẩm quyền tiến hành lý Ban lý Cục Thống kê B4 Tiến hành lý tài liệu phải có chứng kiến xác nhận Lãnh đạo Cục, Phịng TCHC, đại diện Cơng đồn, Thanh tra Ban lý Cục Thống kê B5 Hồ sơ lý báo cáo lưu Văn thư Cục, Kế tốn, Phịng TCHC theo chế độ lưu trữ tài liệu Phịng TCHC 5.5 Lập kế hoạch cơng tác hoạt động tuần, tháng Lãnh đạo Cục Bước Trình tự thực B1 Tiếp nhận thông tin hoạt động Lãnh đạo Cục: - Căn loại công văn đến, như: Giấy mời, triệu tập, kế hoạch có liên quan đến hoạt động Lãnh đạo Cục Lãnh đạo Cục xử lý - Các thông tin điện thoại đến Lãnh đạo Cục đến Phòng TCHC, lãnh đạo phịng Văn thư - Các thơng tin liên quan khác nhận điện thoại đến quan - Các công văn bản, giấy mời, kế hoạch gửi có liên quan đến hoạt động Lãnh đạo Cục Văn thư có trách nhiệm cập nhật cơng tác phịng, bảng Thơng báo quan trang mạng LAN quan * Thời gian cập nhật Văn thư: Hàng ngày có nội dung phát sinh Trách nhiệm Phòng TCHC; Văn thư 11/25 B2 B3 B5 B6 B7 Nhận thông tin phản hồi khắc phục kế hoạch hoạt động lãnh đạo Cục Khi nội dung thông báo, kế hoạch hoạt động Lãnh đạo Cục có thay đổi (hỗn, đình ) Văn thư có trách nhiệm cập nhật thay đổi, có ghi rõ người định thay đổi, lý thay đổi kế hoạch hoạt động lãnh đạo Cục Phòng TCHC (Văn thư) Lập kế hoạch hoạt động Lãnh đạo Cục văn Trong trường hợp cụ thể, việc lập kế hoạch công tác Lãnh đạo Cục văn có liên quan đến nhiều hoạt động nhiều người thời gian định Việc lập kế hoạch công tác văn lãnh đạo Cục yêu cầu, định người lập (người tổng hợp hoạt động Lãnh đạo Cục) để nhiệm vụ thực theo kế hoạch đề Phịng TCHC (Văn thư) Theo dõi, kiểm tra, đơn đốc việc thực kế hoạch công tác Trong trình thực kế hoạch, Phịng TCHC Văn thư phải theo dõi tình hình thực kế hoạch cơng tác, trường hợp cụ thể phải đôn đốc, kiểm tra, nhắc nhở người liên quan thực kế hoạch cơng tác Phịng TCHC, Văn thư Nhận phản hồi, khắc phục, sửa chữa kế hoạch công tác thay đổi Khi kế hoạch cơng tác lập, Phịng TCHC văn thư có trách nhiệm thay đổi kế hoạch cơng tác Phịng TCHC, Văn thư Phát hành lưu trữ kế hoạch công tác lãnh đạo Cục - Phát hành kế hoạch công tác giấy đến Lãnh đạo đối tượng liên quan - Phát hành thư điện tử, mạng LAN nội bộ, trường hợp cần thiết phát hành thư điện tử đến Chi cục Thống kê cấp huyện để biết thực - Tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn điện tử (eoffice) - Lưu trữ giấy lưu trữ trang mạng nội Cục Thống kê Phòng TCHC (Văn thư) 12/25 Phụ lục Bảng thời hạn bảo quản HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA NGÀNH THỐNG KÊ (Ban hành kèm theo Quyết định số 556 /QĐ-TCTK ngày 04/10/2012 Tổng Cục trưởng Tổng cục Thống kê) STT TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU Thời hạn bảo quản Tài liệu tổng hợp Tập văn gửi chung đến quan Đến văn - Chủ chương, đường lối Đảng pháp luật Nhà nước hết hiệu (hồ sơ nguyên tắc); lực thi hành - Gửi để biết (đổi tên quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ năm ký…) Hồ sơ tổ chức thực chủ trương, đường lối Đảng Pháp Vĩnh viễn luật Nhà nước Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định/hướng dẫn vấn đề chung ngành, quan Vĩnh viễn Hồ sơ kỷ niệm ngày lễ lớn, kiện quan trọng quan chủ trì tổ chức (kỷ niệm ngày thành lập ngành Thống kê vv…) Vĩnh viễn Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác ngành, quan - Tổng kết năm; - Sơ kết tháng, quý, tháng Kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm - Của quan cấp trên; - Của quan đơn vị trực thuộc Vĩnh viễn năm 10 năm Vĩnh viễn Kế hoạch, báo cáo công tác quý, tháng, tháng - Của quan cấp trên; - Của quan đơn vị trực thuộc năm 10 năm Kế hoạch, báo cáo tháng, tuần - Của quan cấp trên; - Của quan đơn vị trực thuộc năm 10 năm Kế hoạch, báo cáo công tác đột xuất 10 năm 10 Hồ sơ tổ chức thực chế độ/quy định/hướng dẫn vấn đề chung ngành, quan Vĩnh viễn 11 Hồ sơ ứng dụng ISO ngành, quan Vĩnh viễn 13/25 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Tài liệu công tác thông tin, tuyên truyền quan - Văn đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm - Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi Tài liệu hoạt động Lãnh đạo (báo cáo, thuyết trình/ giải trình, trả lời chất vấn Quốc hội, phát biểu kiện lớn…) Tập thông báo ý kiến, kết luận họp Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 10 năm Sổ ghi biên họp giao ban - Tổng cục Thống kê 20 năm - Cục Thống kê đơn vị trực thuộc Tổng cục 20 năm - Chi cục Thống kê 10 năm Tập công văn trao đổi vấn đề chung 10 năm Tài liệu nghiệp vụ thống kê Tập văn nghiệp vụ thống kê gửi chung đến quan (hồ Đến văn sơ nguyên tắc) hết hiệu lực thi hành Hồ sơ trình quan có thẩm quyền ban hành - Luật Thống kê văn hướng dẫn thi hành Vĩnh viễn - Hệ thống tiêu thống kê Quốc gia Vĩnh viễn - Hệ thống tiêu thống kê cấp tỉnh, huyện, xã Vĩnh viễn - Chương trình điều tra thống kê Quốc gia Vĩnh viễn - Các Tổng điều tra Thống kê … Vĩnh viễn Hồ sơ trình Bộ Kế hoạch Đầu tư ban hành - Chế độ báo cáo thống kê tổng hợp áp dụng với ngành - Chế độ báo cáo thống kê áp dụng Cục thống kê Vĩnh viễn - Chế độ báo cáo thống kê sở áp dụng doanh nghiệp nhà Vĩnh viễn nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư trực tiếp nước … Vĩnh viễn Hồ sơ thực tổng điều tra thống kê Vĩnh viễn Hồ sơ ban hành thực điều tra thống kê - Các điều tra thống kê năm - Các điều tra thống kê Quí, tháng - Các điều tra thống kê tháng 22 Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ thống kê chuyên ngành 23 Hồ sơ hội nghị tập huấn nghiệp vụ thống kê chuyên ngành quan tổ chức 24 Kế hoạch báo cáo nghiệp vụ thống kê quan đơn vị trực thuộc - Hàng năm - Quý, tháng, tháng Vĩnh viễn 10 năm năm 20 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm 14/25 25 26 Kế hoạch báo cáo nghiệp vụ đối tượng thuộc phạm vi quản lý - Hàng năm - Quý, tháng, tháng Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hoạt động nghiệp vụ thống kê - Văn đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm - Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi 27 Hồ sơ xây dựng, quản lý tổ chức thực chương trình mục tiêu, dự án chuyên môn 28 Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ Thống kê 29 Hồ sơ giải vụ việc hoạt động quản lý nghiệp vụ thống kê - Vụ việc quan trọng - Vụ việc khác Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 20 năm 30 Các ấn phẩm công bố thông tin thống kê thuộc Hệ thống tiêu thống kê Quốc gia Vĩnh viễn 31 Niên giám thống kê Vĩnh viễn 32 Báo cáo thống kê tổng hợp (báo cáo tình hình kinh tế - xã hội) - Dài hạn, hàng năm - Quý, tháng, tháng - Tháng Vĩnh viễn 20 năm năm 33 Kết Tổng điều tra điều tra thống kê (kể dự án) - Sách ấn phẩm - Báo cáo sơ - Dữ liệu, sở liệu điều tra tổng điều tra thống kê - Phiếu điều tra phiếu tổng điều tra: + Phiếu nhập tin bàn phím + Phiếu nhập tin công nghệ Scanning Sau thời điểm công bố số liệu thức 34 - Các sản phẩm thống kê khác ngành Thống kê xuất 35 Báo cáo phân tích tình hình thực kế hoạch dự báo tình hình phát triển kinh tế - xã hội năm nhiều năm Vĩnh viễn năm Vĩnh viễn năm Tương đương với tài liệu loại Vĩnh viễn 15/25 36 37 38 39 Báo cáo phân tích chuyên đề nghiệp vụ thống kê (kể dự án) Công văn trao đổi nghiệp vụ công tác thống kê (kể dự án) Tài liệu tổ chức, cán 20 năm 10 năm Tập văn công tác tổ chức, cán gửi chung đến quan Đến văn (hồ sơ nguyên tắc) hết hiệu lực thi hành Hồ sơ xây dựng, ban hành điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế Vĩnh viễn độ/quy định, hướng dẫn tổ chức, cán Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Vĩnh viễn 20 năm năm 41 Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức ngành, quan Vĩnh viễn 42 Hồ sơ việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan đơn vị trực thuộc Vĩnh viễn 43 Hồ sơ việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể quan đơn vị trực thuộc Vĩnh viễn 44 Vĩnh viễn 45 Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức Hồ sơ xây dựng thực tiêu biên chế 46 Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán Vĩnh viễn 47 Hồ sơ quy hoạch cán 20 năm 48 Hồ sơ việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán 70 năm 49 Hồ sơ việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm: - Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển - Hồ sơ dự thi, thi, tài liệu tổ chức thi 20 năm năm 50 Hồ sơ kỷ luật cán 70 năm 51 Hồ sơ giải chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, bảo hiểm xã hội…) 70 năm 52 Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức 53 Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán 54 Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán ngành, quan 40 Vĩnh viễn Vĩnh viễn 70 năm Vĩnh viễn 16/25 55 Tài liệu quản lý sở đào tạo, dạy nghề trực thuộc - Văn đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm - Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi, tư liệu tham khảo 56 Hồ sơ tổ chức lớp bồi dưỡng cán 10 năm 57 Hồ sơ công tác bảo vệ trị nội 20 năm 58 Hồ sơ hoạt động Ban Vì tiến phụ nữ 10 năm 59 Công văn trao đổi công tác tổ chức, cán Tài liệu lao động, tiền lương 10 năm 60 Kế hoạch, báo cáo công tác lao động, tiền lương - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 20 năm năm 4.1 Tài liệu lao động Đến văn hết hiệu lực thi hành 61 Tập văn lao động gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 62 Hồ sơ xây dựng, ban hành định mức lao động ngành báo cáo thực Vĩnh viễn 63 Hồ sơ xây dựng chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao động ngành Vĩnh viễn 64 Báo cáo tổng hợp tình hình lao động hàng năm ngành, quan Vĩnh viễn 65 Hồ sơ vụ tai nạn lao động - Nghiêm trọng - Không nghiêm trọng Vĩnh viễn 20 năm 66 Hợp đồng lao động vụ việc 67 Công văn trao đổi công tác lao động 68 Tập văn tiền lương gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) năm sau chấm dứt hợp đồng 10 năm Đến văn hết hiệu lực thi hành 17/25 4.2 Tài liệu tiền lương 71 Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương ngành báo cáo thực Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp ngành báo cáo thực Hồ sơ nâng lương cán bộ, công chức, viên chức 72 Công văn trao đổi tiền lương 69 70 Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm 10 năm Tài liệu tài chính, kế tốn 73 Đến văn Tập văn tài chính, kế tốn gửi chung đến quan (hồ sơ hết hiệu nguyên tắc) lực thi hành 74 Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định tài chính, kế tốn Vĩnh viễn 75 Kế hoạch, báo cáo cơng tác tài chính, kế toán - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Vĩnh viễn 20 năm năm 76 Hồ sơ ngân sách nhà nước hàng năm quan đơn vị trực thuộc 77 Kế hoạch, báo cáo tài tốn - Hàng năm 78 79 80 81 82 Vĩnh viễn Vĩnh viễn - Tháng, quý, tháng, tháng 20 năm Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định, tốn cơng nợ 20 năm Hồ sơ, tài liệu việc chuyển nhượng, bàn giao, lý tài sản cố định - Nhà đất - Tài sản khác Hồ sơ kiểm tra, tra tài quan đơn vị trực thuộc - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Hồ sơ kiểm toán quan đơn vị trực thuộc - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Sổ sách kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 10 năm 20 năm 10 năm 18/25 83 Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài 10 năm 84 Chứng từ kế tốn khơng sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế tốn lập báo cáo tài năm 85 Công văn trao đổi công tác tài chính, kế tốn 10 năm Tài liệu xây dựng Đến văn hết hiệu lực thi hành 86 Tập văn xây dựng gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 87 Hồ sơ xây dựng văn chế độ/quy định, hướng dẫn xây dựng ngành, quan Vĩnh viễn 88 Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng - Dài hạn, hàng năm Vĩnh viễn - tháng, tháng - Quý, tháng 20 năm năm 89 Hồ sơ công trình xây dựng - Cơng trình nhóm A, cơng trình áp dụng giải pháp kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; cơng trình xây dựng điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt cơng trình xếp hạng di tích lịch sử văn hố; - Cơng trình nhóm B, C sửa chữa lớn 90 Hồ sơ sửa chữa nhỏ cơng trình 15 năm 91 Cơng văn trao đổi công tác xây dựng 10 năm Vĩnh viễn; Theo tuổi thọ cơng trình Tài liệu khoa học công nghệ Đến văn hết hiệu lực thi hành 92 Tập văn hoạt động khoa học công nghệ gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 93 Hồ sơ việc xây dựng quy chế hoạt động khoa học công nghệ ngành, quan Vĩnh viễn 94 Hồ sơ hội nghị, hội thảo quan tổ chức Vĩnh viễn 95 Kế hoạch, báo cáo công tác khoa học công nghệ - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Vĩnh viễn 20 năm năm 96 Hồ sơ hoạt động Hội đồng khoa học ngành, quan Vĩnh viễn 19/25 97 Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học - Cấp nhà nước - Cấp bộ, ngành - Cấp sở Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm 98 Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình cơng nghệ giải pháp hữu ích công nhận - Cấp nhà nước - Cấp bộ, ngành - Cấp sở Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm 99 Hồ sơ xây dựng tiêu chuẩn ngành Vĩnh viễn 100 Hồ sơ xây dựng, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ ngành, quan Vĩnh viễn 101 Các báo cáo khoa học chuyên đề quan thực để tham gia hội thảo khoa học 102 Hồ sơ xây dựng quản lý sở liệu ngành, quan 103 Công văn trao đổi công tác khoa học công nghệ 20 năm Vĩnh viễn 10 năm Tài liệu hợp tác quốc tế Tập văn hợp tác quốc tế gửi chung đến quan (hồ sơ 104 nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực thi hành 105 Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế quan chủ trì Vĩnh viễn Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế - Dài hạn, hàng năm 106 - tháng, tháng - Quý, tháng Vĩnh viễn 20 năm năm 107 Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế ngành, quan Vĩnh viễn 108 Hồ sơ việc thiết lập quan hệ hợp tác với quan, tổ chức nước Vĩnh viễn 109 Hồ sơ gia nhập thành viên hiệp hội, tổ chức quốc tế 110 Hồ sơ việc tham gia hoạt động hiệp hội, tổ chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát, thống kê …) 111 Hồ sơ niên liễm, đóng góp cho hiệp hội, tổ chức quốc tế Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20/25 Hồ sơ đoàn 112 - Ký kết hợp tác - Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát… Hồ sơ đoàn vào 113 - Ký kết hợp tác - Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát… Thư, điện, thiếp chúc mừng quan, tổ chức nước ngồi 114 - Quan trọng - Thơng thường 115 Công văn trao đổi công tác hợp tác quốc tế Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn 20 năm 20 năm 10 năm 10 năm Tài liệu tra giải khiếu nại, tố cáo Tập văn tra giải khiếu nại, tố cáo gửi chung 116 đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 117 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/ quy định, hướng dẫn tra giải khiếu nại, tố cáo Kế hoạch, báo cáo công tác tra giải khiếu nại, tố cáo - Dài hạn, hàng năm 118 - tháng, tháng - Q, tháng Báo cáo cơng tác phịng chống tham nhũng 119 - Hàng năm - Tháng, quý, tháng Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm năm 20 năm năm Hồ sơ tra vụ việc 120 - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Vĩnh viễn 15 năm Hồ sơ giải vụ việc khiếu nại, tố cáo 121 - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác Vĩnh viễn 15 năm Tài liệu hoạt động tổ chức Thanh tra nhân dân 122 - Báo cáo năm - Tài liệu khác Vĩnh viễn năm 123 Công văn trao đổi công tác tra, giải khiếu nại, tố cáo 10 năm 10 Tài liệu thi đua, khen thưởng Tập văn thi đua, khen thưởng gửi chung đến quan 124 (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực thi hành 21/25 125 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn thi đua, khen thưởng Vĩnh viễn 126 Hồ sơ hội nghị thi đua quan chủ trì tổ chức Vĩnh viễn Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng - Dài hạn, hàng năm 127 - tháng, tháng - Quý, tháng Vĩnh viễn 20 năm năm 128 Hồ sơ tổ chức thực phong trào thi đua kỷ niệm Hồ sơ khen thưởng tập thể, cá nhân - Các hình thức khen thưởng Chủ tịch nước Thủ tướng Chính phủ 129 - Các hình thức khen thưởng Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh tương đương - Các hình thức khen thưởng người đứng đầu quan, tổ chức 130 Hồ sơ khen thưởng người nước ngồi 131 Cơng văn trao đổi công tác thi đua, khen thưởng 10 năm Vĩnh viễn 20 năm 10 năm Vĩnh viễn 10 năm 11 Tài liệu pháp chế Tập văn công tác pháp chế gửi chung đến quan (hồ 132 sơ nguyên tắc) 133 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác pháp chế quan chủ trì 134 Hồ sơ hội nghị công tác pháp chế, phổ biến văn quy phạm pháp luật Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn 10 năm Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế 135 - Dài hạn, hàng năm - Tháng, quý, tháng Vĩnh viễn 20 năm 136 Hồ sơ thẩm định văn quy phạm pháp luật Vĩnh viễn 137 Hồ sơ việc góp ý xây dựng văn quy phạm pháp luật quan khác chủ trì năm 138 Hồ sơ việc rà soát văn quy phạm pháp luật 10 năm 139 Công văn trao đổi công tác pháp chế 10 năm 22/25 12 Tài liệu hành chính, quản trị cơng sở 12.1 Tài liệu hành chính, văn thư, lưu trữ 140 Tập văn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 141 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ Hồ sơ hội nghị công tác hành văn phịng, văn thư, lưu trữ 142 quan tổ chức Kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư, lưu trữ 143 - Năm, nhiều năm - Quý, tháng 144 Hồ sơ thực cải cách hành 145 Hồ sơ lập, ban hành Danh mục bí mật nhà nước ngành, quan Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn 10 năm 20 năm Vĩnh viễn 146 Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ 20 năm 147 Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ 20 năm 148 Hồ sơ tổ chức thực hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng…) 149 Hồ sơ quản lý sử dụng dấu Tập lưu, sổ đăng ký văn quan - Văn quy phạm pháp luật 150 - Chỉ thị, định, quy định, quy chế, hướng dẫn - Văn khác - Giấy mời họp 20 năm 20 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 50 năm năm 151 Sổ đăng ký văn đến 20 năm 152 Công văn trao đổi hành chính, văn thư, lưu trữ 10 năm 12.2 Tài liệu quản trị công sở Tập văn công tác quản trị công sở gửi chung đến 153 quan (hồ sơ nguyên tắc) 154 Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, quy chế công tác quản trị công sở Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn 23/25 155 Hồ sơ hội nghị công chức viên chức (trừ họp sơ kết, tổng kết hội nghị cán công chức đầu năm) 156 Hồ sơ tổ chức thực nếp sống văn hố cơng sở 157 Hồ sơ cơng tác quốc phịng tồn dân, dân qn tự vệ quan 20 năm 10 năm 10 năm 158 Hồ sơ phòng chống cháy, nổ, thiên tai … quan 10 năm 159 Hồ sơ công tác bảo vệ trụ sở quan 10 năm 160 Hồ sơ sử dụng, vận hành ô tơ, máy móc, thiết bị quan Theo tuổi thọ thiết bị 161 Sổ sách cấp phát đồ dùng, văn phịng phẩm năm 162 Hồ sơ cơng tác y tế quan 10 năm 163 Công văn trao đổi công tác quản trị công sở 10 năm 13 Tài liệu tổ chức Đảng Đoàn thể quan 13.1 Tài liệu tổ chức Đảng Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Đảng cấp gửi 164 chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực thi hành 165 Hồ sơ Đại hội Vĩnh viễn Chương trình, kế hoạch báo cáo cơng tác 166 - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng Vĩnh viễn 10 năm 167 Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thị, nghị Trung ương cấp uỷ Đảng 168 Hồ sơ về thành lập/sáp nhập, công nhận tổ chức Đảng Vĩnh viễn Vĩnh viễn 169 Hồ sơ tiếp nhận, bàn giao công tác Đảng 10 năm 170 Hồ sơ hoạt động kiểm tra, giám sát 20 năm 171 Hồ sơ đánh giá, xếp loại tổ chức sở Đảng, Đảng viên 70 năm 172 Hồ sơ đảng viên 70 năm 173 Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản…) 20 năm 174 Công văn trao đổi công tác Đảng 10 năm 24/25 13.2 Tài liệu tổ chức Cơng đồn Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Cơng đồn cấp 175 gửi chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) 176 Hồ sơ Đại hội Chương trình, kế hoạch báo cáo công tác 177 - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng 178 Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thực nghị tổ chức Cơng đồn Tài liệu tổ chức, nhân hoạt động tổ chức Cơng đồn Hồ sơ hội nghị cán bộ, công chức, viên chức hàng năm 180 quan 179 Đến văn hết hiệu lực thi hành Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm 181 Sổ sách 20 năm 182 Cơng văn trao đổi cơng tác Cơng đồn 10 năm 13.3 Tài liệu tổ chức Đoàn Thanh niên Tập văn đạo, hướng dẫn tổ chức Đoàn cấp gửi 183 chung đến quan (hồ sơ nguyên tắc) Đến văn hết hiệu lực thi hành 184 Hồ sơ Đại hội Vĩnh viễn Chương trình, kế hoạch báo cáo cơng tác 185 - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, tháng Vĩnh viễn 10 năm 186 Hồ sơ tổ chức thực vận động lớn, thực nghị Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh niên 187 Tài liệu tổ chức, nhân hoạt động Đoàn Thanh niên quan Vĩnh viễn 20 năm 188 Sổ sách 20 năm 189 Công văn trao đổi cơng tác Đồn 10 năm 25/25 Hồ sơ lưu TT Tên tài liệu lưu trữ Lưu văn thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước; Hồ sơ tài liệu nộp lưu trữ Văn thư Các hồ sơ thực quy trình lưu trữ tối thiểu 05 năm Phòng TCHC, hết thời hạn chuyển phận lưu trữ quan theo Quy định Quyết định số 556/QĐ-TCTK ngày 04/10/2012 Tổng cục Thống kê Quy trình Văn thư, lưu trữ QT/TCHC-01 CTK Hà Tĩnh  ... chung như: tên loại văn b? ??n, quan, tổ chức ban hành văn b? ??n, thời gian ban hành văn b? ??n… hình thành q trình theo dõi giải cơng việc thu? ??c phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị cá nhân - Lập... văn đến, đóng dấu chuyển trực tiếp đến phịng, đơn vị liên quan phân cơng phụ trách B2 B2 .1 B2 .2 B2 .3 Xử lý văn b? ??n, tài liệu Đối với văn b? ??n, tài liệu gửi qua Hệ thống quản lý văn eoffice: - Chuyển... buổi nhận văn đến Trường hợp đặc biệt phải chuyển gấp để xử lý kịp thời Văn thư 6/25 B3 B4 B5 Lưu trữ văn b? ??n, tài liệu đến năm thu? ??c phạm vi Văn thư + Đối với văn b? ??n, tài liệu điện tử: thực theo