QUY TRÌNH QUẢN LÝ THU HỌ PHÍ VÀ THỰ HIỆN HẾ Ộ ỐI VỚI ỐI TƢỢN HƢỞN HẾ Ộ HÍNH SÁ H Mã số: QT.02/TCKT

TRƢỜN BỘ CÔNG THƢƠNG O N ÔN N HIỆP N M ỊNH QUY TRÌNH QUẢN LÝ THU HỌ PHÍ VÀ THỰ HIỆN HẾ Ộ ỐI VỚI ỐI TƢỢN HƢỞN HẾ Ộ HÍNH SÁ H Mã số: QT.02/TCKT Họ tên Ký hức vụ Ngƣời viết Ngƣời kiểm tra Ngƣời phê duyệt Trần Hồng nh Nguyễn T Thúy Nga Dƣơng Tử Bình (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Kế tốn Trƣởng phịng Hiệu trƣởng Quy trình quản lý thu, chi học phí QT.02/TCKT QUY TRÌNH QUẢN LÝ THU HỌ PHÍ VÀ THỰ HIỆN HẾ Ộ ỐI VỚI ỐI TƢỢN HƢỞN HẾ Ộ HÍNH SÁ H Mã số: QT.02/TCKT Ngày ban hành: 20/06/2017 Lần ban hành: 01 Đơn vị cá nhân có liên quan phải nghiên cứu thực nội dung quy trình Nội dung quy trình có hiệu lực thi hành theo đạo Hiệu trƣởng Trƣờng Cao Đẳng Công Nghiệp Nam Định Mỗi đơn vị đƣợc phát 01 bản( có đóng dấu kiểm sốt) Các đơn vị có nhu cầu bổ sung thêm tài liệu, đề nghị liên hệ với thƣ ký ISO để có đóng dấu kiểm soát Cán bộ, viên chức đƣợc cung cấp File mềm mạng nội để chia sẻ thông tin cần NƠINHẬN:( Ghi rõ nơi nhận đánh dấu X bên cạnh) X Hiệu trƣởng X Phó Hiệu trƣởng X Các đơn vị phòng, khoa, Trung tâm THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬ Trang ỔI( Tình trạng sửa đổi so với trƣớc đó) Hạng mục sửa đổi 2/11 Tóm tắt nội dung hạng mục sửa đổi Quy trình quản lý thu, chi học phí QT.02/TCKT I MỤC Í H: - Quy trình quy định thống tồn trƣờng thủ tục, trình tự thực việc nộp học phí, lệ phí ngƣời học chi trả học phí Nhà trƣờng cho HSSV - Tạo điều kiện thuận lợi cho HSSV thực giao dịch liên quan đến học phí với Nhà trƣờng II PHẠM VI ÁP DỤNG: - Các hoạt động liên quan đến việc thu học phí, chi trả học phí HSSV trƣờng III TÀI LIỆU VIỆN DẪN: - Quyết định số 66/2013/QĐ-TTg ngày 11/11/2013 Thủ tƣờng cChinhs phủ Quyết định quy định sách hỗ trợ chi phí học tập sinh viên ngƣời dân tộc thiểu số học sở giáo dục đại học - Quyết định số 53/2015/QĐ-TTg ngày 20/10/2015 Thủ tƣớng Chính phủ Quyết dịnh sách nội trú HSSV học Cao đẳng, Trung cấp -Quyết định số 86/2015/NĐ-CP Chính phủ quy định chế thu, quản lý học phí sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân sách miễn, giảm học phí, hỗ trợ chi phí học tập từ năm 2015-2016 đến năm học 2020-2021 - Thông tƣ liên tịch số 09/2016/TTLT-BGDĐT-BTC-BLĐTBXH Bộ Giáo dục Đào tạo, Bộ Tài chính, Bộ Lao động-Thƣơng binh Xã hội, hƣớng dẫn thực số điều Nghị định 86/2015/NĐ-CP ngày 02/10/2015của Chính phủ quy định chế thu, quản lý học phí sở giáo dục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân sách miễn, giảm học phí, hỗ trợ chi phí học tập từ năm 2015-2016 đến năm học 2020-2021 -Nghịđịnh số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 Chính phủ việc Quy định quyềntự chủ, tự chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ, tổ chức mày, biên chế tài đơn vị nghiệp cơng lập; - Nghị định 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 Chính phủ Quy định chế tự chủ đơn vị nghiệp công lập; - Các văn quy định hành; - Quyết định ban hành mức thu học phí Hiệu trƣởng Trƣờng Cao Đẳng Cơng nghiệp Nam Định IV THUẬT N Ữ VÀ TỪ VIẾT TẮT - TCKT - HS-SV - QĐ - DS Tài kế toán Học sinh - Sinh viên Quyết định Danh sách 3/11 Quy trình quản lý thu, chi học phí QT.02/TCKT V NỘI DUN QUY TRÌNH 5.1 Quy trình quản lý thu học phí hịu trách nhiệm ác bƣớc thực - Lãnh đạo - Hội đồng - Phòng Đào tạo Tiếp nhận Quyết định mức thu học phí - Ngƣời học (HSSV) - Phòng TCKT - Ngân hàng BIDV Thực thu học phí, lệ phí Tài liệu/ mẫu biểu liên quan 5.1.1 M01.QT02/TCKT 5.1.2 M02.QT02/TCKT 5.1.3 - Phòng TCKT - Kế tốn thu học phí - Giảng viên - Phịng CTCT-HSSV - Kế tốn thu phí, lệ phí - Phịng TCKT Báo cáo đối chiếu tình hình thu học phí Thơng tin đơn đốc thu học phí Báo cáo tình hình sử dụng biên lai số tiền phí, lệ phí thu đƣợc Lƣu hồ sơ 4/11 M04.QT02/TCKT 5.1.4 M03.QT02/TCKT 5.1.5 5.1.6 Quy trình quản lý thu, chi học phí QT.02/TCKT 5.2 Quy trình tốn miễn giảm học phí hịu trách nhiệm - Phịng Đào tạo - Phịng Cơng tác HSSV - Phịng TCKT - Phịng TCKT - Phòng TCKT ác bƣớc thực Tiếp nhận QĐ miễn giảm học phí Thực tốn tiền miễn giảm học phí cho HSSV theo định Tài liệu liên quan 5.2.1 M17.QT01/TCKT 5.2.2 M05.QT02/TCKT Báo cáo tình hình thực miễn giảm 5.2.3 Lƣu hồ sơ 5.2.4 5/11 Quy trình quản lý thu, chi học phí QT.02/TCKT * Mơ tả Quy trình dạng bảng: STT 5.1 5.1.1 5.1.2 Cơng việc Thu học phí đối HSSV Lập kế hoạch thu học phí Ngƣời thựchiện Quy trình thực Biểu mẫu Phịng TCKT - Kế tốn thu học phí - Phịng Đào tạo - Kế tốn thu học Thực thu học phíHSSV phí, lệ phí - Thủ quỷ - Đầu năm học, phòng Đào tạo dự thảo Quyết định mứcthu phí, học phí thời gian thu theo quy định hành trình hội đồng xem xét Quyết định đƣợc Hiệu trƣởng phê duyệt - Quyết định đăng ký tín đối sinh viên Hệ cao đẳng chuyên nghiệp, danh sách đối học sinh M.01-TCKT/QT.01 học niên chế - Căn Quyết định kế toán thu học phí thực lập danh sách tính số học phí phải thu phí đối HSSV file Execl phần mềm quản lý đào tạo (theo kỳ) Thu tiền mặt phòng TC-KT: - HSSV xuất trình thẻ SV cho Kế tốn thu phí - Kế tốn thu phí thực viết biên lai thu phần mềm (nếu có) thu học phí theo trình tự: + Nhập mă SV, kiểm tra thông tin cá nhân, học kỳ, số tiền … + In 03 liên biên lai thu tiền (01 liên giao cho ngƣời nộp; 02 liên lƣu Phịng TCKT; Kế tốn thủ quỹ viết biên lai thu tiền thực hiệnthu - HSSV nộp tiền ngƣời thu ký vào Biên lai thu 6/11 Quy trình quản lý thu, chi học phí QT.02/TCKT - Kế tốn thu học phí -Thủ quỷ 5.1.3 Báo cáo, đối chiếu tình hình thu học phí -Kế tốn toán -Kế toán tổng hợp tiền Thu qua ngân hàng - Vào tháng đầu học kỳ, Kế tốn thu phí lập danh sách SV phải nộp học phí (file mềm dấu) gửi Ngân hàng để làm thu - Định kỳ (theo quy định thỏa thuận với Ngân hàng), Kế tốn thu phí nhận file liệu thu hộhọc phí Ngân hàng (gửi qua email) đểimports vào phần mềm Thu học phí số tiền phí, họcphí thu HSSV * Thu tiền mặt phòng TCKT: - Cuối ngày cuối tuần tùy theo số lƣợng HSSV nộp nhiều hay ít, Kế tốn thu học phí lập bảng kê in bảng tổng hợp (kèm theo bảng kê thu tiền) từ phần mềm thu học phí, chuyển Thủ quỹ đối chiếu ký xác nhận vào Bảng kê, chuyển sang Kếtoán toán cặp nhật tổng hợp để hạch toán vào phần mềm hệ thống tài khoản kế toán trƣờng vàinPhiếu thu - Định kỳ kế toán tiền mặt vào số tiền học phí thu đƣợc phát hành chứng từ chuyển cho thủ quỹ chuẩn bị tiền, xin xe ô tô chuyển tiền KBNN nộp vào tài khoản tiền gửi mở Kho bạc Nhà nƣớc * Thu qua Ngân hàng: - Định kỳ vào ngày làm việc cuối tuần,Kế tốn thu phí Ngân hàng nhận chứng từ(bản dấu đỏ, gồm: Sao kê tài khoản, Bảng kê chitiết) 7/11 Quy trình quản lý thu, chi học phí 5.1.4 Thơng tin đơn đốc thu học phí QT.02/TCKT - Kế tốn thu họcphí - Giảng viên - Phịng CTCTHSSV kiểm tra, đối chiếu Sau chuyển cho kếtoán tổng hợp để hạch toán vào sổ kế toán - Định kỳ (từ ngày 25 đến 30 hàng tháng), kếtoán ngân hàng lập UNC để chuyển tiền từ TK chuyên thu học phí mở Ngân hàng sangTKTG học phí mở Kho bạc * Đối chiếu phí, học phí: - Kế tốn thu phí lập sổ chi tiết, sổ tổng hợp thu học phí theo kỳ học theo năm tài (Năm tài chốt đến 31/12) - Thực việc đối chiếu (tùy thời điểm tƣơng ứng, vòng 15 ngày kết thức cơng việc) với đơn vị có liên quan: + Thu học phí kỳ chính, phụ học lại với phòng đào tạo + Thu tiền thi tốt nghiệp, xết tốt nghiệp thi lại với phòng KH & ĐBCL phịng đào tạo + Lệ phí tuyển sinh với phòng đào tạo - Cuối tháng (ngày 30 hàng tháng), Kế tốn thu học phí tổng hợp số tiền số tiền nợ (đến thời điểm báo cáo) gửi file mềm qua địa email tới thầy lãnh đạo trƣờng, TP Đào tạo, TP tài kế tốn, phịng CTHSSV khoa - Thống kê chi tiết danh sách học sinh sinh viên chƣa nộp học phí gửi file mềm qua địa email tới Phòng CTCT-HSSV Khoa (cuối tháng) Phối hợp phịng CTHSSV thơng báo đơnđốc HSSV thực nộphọc phí 8/11 Quy trình quản lý thu, chi học phí 5.1.5 5.1.6 5.2 5.2.1 Báo cáo sử dụng biên lai Lƣu hồ sơ QT.02/TCKT - HSSV phải hồn thành việc nộp khoản đóng góp trƣớc thi 01 tuần, HSSV chƣa hoàn thành khoản đóng gópthì khơng vào thi, có vào thi không đƣợc công nhận kết thi - Kế tốn thu phí, - Cuối tháng, q, năm thực Báo cáo tình lệ phí hình sử dụng biên lại tính hình thực số tiền thu phí, lệ phí - Nơi lƣu trữ: Phịng TCKT - Phịng TCKT - Thời gian lƣu trữ tối thiểu: Có trách nhiệm lƣu - Kế toán thu học trữ hồ sơ liên quan tới q trình thu phí, học phí phí theo quy định Nhà nƣớc lƣu trữ chứng từ kế toán - Phƣơng pháp hủy: Cắt, đốt Thực sách miễn, giảm Phịng TCKT học phí đối HSSV Lập kế hoạch nhu cầu kinh phí cấp bù theo chế độ Phịng Đào tạo Phịng Cơng tác học sinh sinh viên - Phịng CTHSSV thơng báo, thu thập hồ sơ lập danh sách HSSV thuộc đối tƣợng đƣợc hƣởng chế độ sách trình hội đồng Quyết định phê duyệt đối tƣợng hƣởng chế độ miễn giảm học phí, hỗ trợ chi phí học tập sách nội trú đối HSSV theo đối tƣơng bậc học thời gian M.17 - TCKT/QT.01 đƣợc hƣởng - Căn Quyết định kế tốn thu học phí thực lập danh sách tính số kính phí cấp bù đối HSSV thuộc đối tƣợng sách file Execl phần mềm quản lý đào tạo (theo kỳ) 9/11 Quy trình quản lý thu, chi học phí 5.2.2 5.2.3 5.2.4 Thực tốn tiền sách miễn, giảm học phí đối HSSV theo định QT.02/TCKT - Kế tốn thu học phí -Kế toán toán tổng hợp - Kế toán thu học Báo cáo thực phí sách miễn, -Kế tốn giảm học phí tốn tổng hợp Lƣu hồ sơ - Phịng TCKT - Kế tốn thu học phí - Căn vào Quyết định mức thu học phí, Quyết định đối tƣợng đƣợc hƣởng chế độ sách quy định có liên quan Kế tốn thực lập danh sách tính tốn số tiền đƣợc hƣởng sách phối hợp với phịng CTHSSV đƣa số tiền vào Quyết định đối tƣởng hƣởng sách - Kế tốn Kho bạc, ngân hàng: Phát hành chứng từ chuyển số tiền miễn, giảm từ nguồn kinh phí ngân sách cấp bù vào tài khoản tiền gửi học phí mở Kho bạc Nhà nƣớc, đồng thời hạch toán vào tài khoản hệ thống kế tốn trƣờng - Báo cáo tình hình thực miễn, giảm theo theo biểu mẫu thời gian quy đinh quan quản lý - Nơi lƣu trữ: Phịng Tài Chính – Kế Tốn - Thời gian lƣu trữ tối thiểu: Có trách nhiệm lƣu trữ hồ sơ liên quan tới q trình thu phí, học phí theo quy định Nhà nƣớc lƣu trữ chứng từ kế toán - Phƣơng pháp hủy: Cắt, đốt 10/11 -M 05.QT02/TCKT Quy trình quản lý thu, chi học phí QT.02/TCKT VI HỒ SƠ Tên hồ sơ TT Dạng hồ sơ lƣu Kế hoạch thu học phí Biên lai thu học phí Bảng tổng hợp biên lai thu học phí Báo cáo tình hình nợ học phí Báo cáo tình hình thu học phí theo kỳ, năm Quyết định danh sách miễn giảm học phí Bảng toán tiền miễn giảm Báo cáo toán tiền miễn giảm theo kỳ, năm File mềm, file giấy File giấy Ngƣời quản lý Phòng TCKT Phòng Đào Tạo Phòng TCKT File mềm, file giấy Phòng TCKT File mềm, file giấy Phòng TCKT Phòng CTCT-HSSV File mềm, file giấy Phòng TCKT File mềm, file giấy File mềm, file giấy File mềm, file giấy Phòng TCKT Phòng CTCT-HSSV Phòng TCKT Phòng CTCT-HSSV Phòng TCKT Phòng CTCT-HSSV VII PHỤ LỤ TT Tên biểu mẫu Mã số Sổ theo dõi Học phí M01/QT02/TCKT Bảng kê thu tiền M02/QT02/TCKT Bảng tổng hợp thu HP kinh phí cấp bù Báo cáo tổng hợp thu học phí kinh phí cấp bù M03/QT02/TCKT M04/QT02/TCKT 11/11 Thời gian lƣu tối thiểu Theo quy định Nhà nƣớc lƣu trữ chứng từ kế tốn Nơi lƣu Phịng TC-KT ... số Sổ theo dõi Học phí M01 /QT02/ TCKT Bảng kê thu tiền M02 /QT02/ TCKT Bảng tổng hợp thu HP kinh phí cấp bù Báo cáo tổng hợp thu học phí kinh phí cấp bù M03 /QT02/ TCKT M04 /QT02/ TCKT 11/11 Thời gian... phí Báo cáo tình hình sử dụng biên lai số tiền phí, lệ phí thu đƣợc Lƣu hồ sơ 4/11 M04 .QT02/ TCKT 5.1.4 M03 .QT02/ TCKT 5.1.5 5.1.6 Quy trình quản lý thu, chi học phí QT.02/TCKT 5.2 Quy trình tốn... TCKT - Ngân hàng BIDV Thực thu học phí, lệ phí Tài liệu/ mẫu biểu liên quan 5.1.1 M01 .QT02/ TCKT 5.1.2 M02 .QT02/ TCKT 5.1.3 - Phịng TCKT - Kế tốn thu học phí - Giảng viên - Phịng CTCT-HSSV - Kế