QLDT_QT_03 - QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ CẤP PHÁT VĂN BẰNG HỆ CHÍNH QUY

QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ CẤP PHÁT VĂN BẰNG TỐT NGHIỆP HỆ CHÍNH QUY Mã hiệu : QLĐT.QT.03 Lần ban hành : 01 Ngày hiệu lực : Họ tên Chữ ký Ngày ký Người soạn thảo Người kiểm tra Người phê duyệt ThS Trần Duy Can TS Trần Thế Hồng GS.TS Nguyễn Đơng Phong QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ CẤP PHÁT VĂN BẰNG TỐT NGHIỆP HỆ CHÍNH QUY Mã hiệu: QLĐT.QT.03 Lần ban hành : 01 Ngày hiệu lực: Trang: 2/7 BẢNG THEO DÕI NHỮNG THAY ĐỔI Stt 10 Ngày Trang Mục sửa đổi sửa đổi sửa đổi Nội dung sửa đổi Ghi QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ CẤP PHÁT VĂN BẰNG TỐT NGHIỆP HỆ CHÍNH QUY Mã hiệu: QLĐT.QT.03 Lần ban hành : 01 Ngày hiệu lực: Trang: 3/7 MỤC ĐÍCH: Đảm bảo việc cấp phát văn tốt nghiệp cho sinh viên hệ đại học quy xác, chặc chẻ PHẠM VI ÁP DỤNG Áp dụng cho hệ quy tồn trường TÀI LIỆU THAM KHẢO - Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 - Sổ tay chất lượng đơn vị - Theo kế hoạch thực tập xét tốt nghiệp hàng năm phê duyệt - Quy chế Văn bằng, chứng hệ thống giáo dục quốc dân (Ban hành kèm theo Quyết định số 33/2007/QĐ-BGDĐT ngày 20/6/2007 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo) - Công văn số 4366/BGDĐT-PC, ngày 23/7/2010 V/v hướng dẫn số nội dung văn bằng, chứng giáo dục đại học trung cấp chuyên nghiệp - Thông tư số 22/2012/TT-BGDĐT, ngày 20/6/2012 V/v sửa đổi, bổ sung số điều Quy chế văn bằng, chứng hệ thống giáo dục quốc dân ban hành kèm theo Quyết định số 33/2007/QĐ-BGDĐT ngày 20/6/2007 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo - Quy định Tổ chức đào tạo theo hệ thống tín Trường Đại học Kinh tế TPHCM (ban hành kèm theo Quyết định số 1407/QĐ-ĐHKT-TCHC ngày 03/9/2009 Hiệu trưởng Trường Đại học Kinh tế TPHCM) - Quy định Đánh giá kết rèn luyện sinh viên Trường Đại học Kinh tế TPHCM (ban hành kèm theo Quyết định số 2382/QĐ-ĐHKT-CTCT ngày 11/11/2010 Hiệu trưởng Trường Đại học Kinh tế TPHCM) - Và số quy định khác có liên quan THUẬT NGỮ - ĐỊNH NGHĨA - CHỮ VIẾT TẮT - QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ CẤP PHÁT VĂN BẰNG TỐT NGHIỆP HỆ CHÍNH QUY Mã hiệu: QLĐT.QT.03 Lần ban hành : 01 Ngày hiệu lực: Trang: 4/7 NỘI DUNG 5.1 TT 01 Nội dung Lưu đồ Danh sách sinh viên đủ điều kiện tốt nghiệp 02 Quyết định công nhận tốt nghiệp Trách nhiệm Phòng CTSV - 03 04 QLĐT- Tiếp nhận quản lý phơi Phịng CTSV QLĐT- Thực in Phòng CTSV QLĐT- Phê duyệt 08 Hội đồng xét tốt nghiệp Phòng QLĐTCTSV Phòng CTSV 06 07 QLĐT- Danh nghiệp Lập hồ sơ duyệt phôi 05 Cấp phát & Xử lý hỏng - sách tốt Biên họp Quyết định công nhận tốt nghiệp Hồ sơ theo quy định Theo quy định Theo quy định BGH Trường Phòng QLĐTCTSV Phòng CTSV Sổ quản lý, cấp phát QLĐT- văn Biên xử lý phôi bị hỏng Cập nhật liệu lên trang tra cứu thơng tin văn Phịng CTSV QLĐT- Cập nhật hồ sơ Phòng CTSV QLĐT- 09 Tài liệu biểu mẩu Theo quy định Theo quy định QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ CẤP PHÁT VĂN BẰNG TỐT NGHIỆP HỆ CHÍNH QUY 5.2 Mã hiệu: QLĐT.QT.03 Lần ban hành : 01 Ngày hiệu lực: Trang: 5/7 Mô tả: Bước 1: Đăng ký xét tốt nghiệp - Căn vào thời gian quy định, sinh viên hội đủ điều kiện xét tốt nghiệp theo quy định đăng nhập tài khoản cá nhân vào mục đăng ký xét tốt nghiệp thực bước in bảng điểm tích lũy, đăng ký xét tốt nghiệp, in đơn đề nghị xét tốt nghiệp theo hướng dẫn trang - Nộp hồ sơ đề nghị xét tốt nghiệp cho Phòng QLĐT-CTSV thời gian đóng phí theo quy định Bước 2: Lập mẫu biểu thống kê trình hội đồng xét tốt nghiệp - Kiểm tra hồ sơ đề nghị xét tốt nghiệp, giải khiếu nại sinh viên (nếu có); - Lập biểu mẫu thống kế số liệu trình hội đồng xét tốt nghiệp (mẫu thống kê); - Họp hội đồng xét tốt nghiệp (theo định thành lập hội đồng); - Công bố danh sách đủ điều kiện xét tốt nghiệp, giải khiếu nại sinh viên (nếu có) Bước 3:Lập hồ sơ trình Bộ Giáo dục Đào tạo duyệt cấp phơi - Hồn chỉnh hồ sơ, danh sách sinh viên tốt nghiệp, định cơng nhận tốt nghiệp, lập hồ sơ trình Bộ Giáo dục Đào tạo duyệt cấp phôi theo quy định; - Tiếp nhận kiểm tra phôi duyệt Bước 4:In ấn, trình ký duyệt cấp phát văn - Kiểm tra, hoàn chỉnh liệu sinh viên tốt nghiệp, cập nhật số vào sổ cấp phát văn tiến hành in ấn văn bằng; - In danh sách sinh viên cấp phát văn tốt nghiệp (mẫu quy định Bộ GD&ĐT); - Trình ký theo quy trình quy định, đóng dấu văn bằng; - Công bố thời gian cấp phát văn website; - Tiến hành cấp phát văn cho sinh viên theo quy định giải cố liên quan; QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ CẤP PHÁT VĂN BẰNG TỐT NGHIỆP HỆ CHÍNH QUY Mã hiệu: QLĐT.QT.03 Lần ban hành : 01 Ngày hiệu lực: Trang: 6/7 Bước 5: Công khai liệu cấp phát văn website - Cập nhật danh sách sinh viên cấp phát văn lên website, phục vụ cho việc tra cứu văn (mục tra cứu văn bằng); Bước 6:Quản lý văn - Lập sổ quản lý cấp phát văn tốt nghiệp theo khóa, hệ, đợt cấp (theo mẫu quy định Bộ GD&ĐT) - Lập biên xử lý phôi bị hỏng; - Tiếp nhận trả lời văn hồ sơ thẩm tra văn bằng; - Cấp sao, phó cho trường hợp văn bị hư hỏng, chính, … (theo quy định Bộ GD&ĐT) - Soạn thảo trình Ban Giám Hiệu ký duyệt trường hợp chỉnh sửa sai sót thơng tin văn - Lưu trữ định công nhận tốt nghiệp, danh sách tốt nghiệp, định chỉnh sửa sai sót thơng tin văn bằng, cơng văn trả lời việc thẩm tra văn bằng,… - Định kỳ hàng năm kiểm tra tình hình cấp phát văn trình lãnh đạo trực tiếp để xin ý kiến việc quản lý, sử dụng, cấp phát văn bằng, trường hợp văn chưa có người nhận HỒ SƠ LƯU: QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ CẤP PHÁT VĂN BẰNG TỐT NGHIỆP HỆ CHÍNH QUY Đơn đề nghị xét tốt nghiệp Thời gian lưu năm Danh sách sinh viên tốt nghiệp Vĩnh viển Quyết định tốt nghiệp Vĩnh viển Sổ quản lý cấp phát văn Vĩnh viển Quyết định chỉnh sửa thông tin văn Vĩnh viển Công văn trả lời thẩm tra văn năm Tên hồ sơ Biên kiểm tra PHỤ LỤC CÁC BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM Mã biểu mẫu (nếu có) Mã hiệu: QLĐT.QT.03 Lần ban hành : 01 Ngày hiệu lực: Trang: 7/7 Vĩnh viển Trách nhiệm Phòng QLĐTCTSV Phòng QLĐTCTSV Phòng QLĐTCTSV Phòng QLĐTCTSV Phòng QLĐTCTSV Phòng QLĐTCTSV Phòng QLĐTCTSV ... - Trình ký theo quy trình quy định, đóng dấu văn bằng; - Cơng bố thời gian cấp phát văn website; - Tiến hành cấp phát văn cho sinh viên theo quy định giải cố liên quan; QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ CẤP... phát văn trình lãnh đạo trực tiếp để xin ý kiến việc quản lý, sử dụng, cấp phát văn bằng, trường hợp văn chưa có người nhận HỒ SƠ LƯU: QUY TRÌNH QUẢN LÝ VÀ CẤP PHÁT VĂN BẰNG TỐT NGHIỆP HỆ CHÍNH QUY. .. việc tra cứu văn (mục tra cứu văn bằng) ; Bước 6 :Quản lý văn - Lập sổ quản lý cấp phát văn tốt nghiệp theo khóa, hệ, đợt cấp (theo mẫu quy định Bộ GD&ĐT) - Lập biên xử lý phôi bị hỏng; - Tiếp nhận