Quy chế công tác văn thư – lưu trữ BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÁC CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG

UBND TỈNH KHÁNH HÒA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM BAN QLDA ĐẦU TƢ XÂY DỰNG CÁC CÔNG TRÌNH GIAO THƠNG Số:840 /QĐ-DAGT Độc lập - Tự - Hạnh phúc Khánh Hòa, ngày27 tháng10 năm 2020 QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy chế công tác văn thƣ – lƣu trữ GIÁM ĐỐC BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG CÁC CƠNG TRÌNH GIAO THƠNG Căn Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; Căn Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03/1/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; Căn Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Căn Luật Bảo vệ Bí mật nhà nước ngày 15/11/2018; Căn Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư; Căn Quyết định số 3323/QĐ-UBND ngày 03/11/2017 UBND tỉnh Khánh Hòa việc ban hành Quy chế Tổ chức hoạt động Ban; Căn Quyết định số 2987/QĐ-UBND ngày 26 tháng năm 2019 tỉnh Khánh Hòa việc điều chỉnh Khoản Điều Quy chế tổ chức hoạt động Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình Giao thơng tỉnh Khánh Hòa ban hành kèm theo Quyết định số 3323/QĐ-UBND ngày 03/11/2017 UBND tỉnh; Theo đề nghị Phụ trách, quản lý phòng Kế hoạch – Tổng hợp, QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế công tác văn thư; lưu trữ Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình Giao thơng Điều Quyết định thay định số 153/QĐ-DATĐ ngày 13/3/2012 Ban Quản lý dự án cơng trình Trọng điểm có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Điều Tồn thể cơng chức, viên chức Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng Cơng trình Giao thơng có trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: GIÁM ĐỐC - Như điều (VBĐT); - Lưu: VT, MT Đặng Hữu Tài UBND TỈNH KHÁNH HÒA CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM BAN QLDA ĐẦU TƢ XÂY DỰNG CÁC CƠNG TRÌNH GIAO THƠNG Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Về công tác văn thƣ - lƣu trữ (Ban hành kèm theo Quyết định số840/QĐ-DAGT ngày27 /10 /2020 Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình Giao thông) Chƣơng I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tƣợng áp dụng Quy chế quy định hoạt động văn thư, lưu trữ Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình Giao thơng (sau gọi tắt quan) để thực chức năng, nhiệm vụ Cơng tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu công tác Văn thư Công tác Lưu trữ bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan Công chức, nhân viên người lao động thuộc quan có trách nhiệm tổ chức thực nghiêm túc quy chế công tác văn thư, lưu trữ theo quy định quy chế Điều Giải thích từ ngữ Văn thông tin thành văn truyền đạt ngơn ngữ ký hiệu, hình thành hoạt động quan, tổ chức trình bày thể thức, kỹ thuật theo quy định Văn chuyên ngành văn hình thành q trình thực hoạt động chun mơn, nghiệp vụ ngành, lĩnh vực người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định Văn hành văn hình thành q trình đạo, điều hành, giải cơng việc quan, tổ chức Văn điện tử văn dạng thông điệp liệu tạo lập số hóa từ văn giấy trình bày thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định 5 Văn đến tất loại văn quan, tổ chức nhận từ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến Văn tất loại văn quan, tổ chức phát hành Bản thảo văn viết đánh máy tạo lập phương tiện điện tử hình thành trình soạn thảo văn quan, tổ chức Bản gốc văn hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, người có thẩm quyền trực tiếp ký văn giấy ký số văn điện tử Bản văn giấy hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, tạo từ có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền 10 Bản y đầy đủ, xác nội dung gốc văn bản, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 11 Bản lục đầy đủ, xác nội dung y, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 12 Bản trích sao xác phần nội dung gốc phần nội dung văn cần trích sao, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 13 Danh mục hồ sơ bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến lập năm quan, tổ chức 14 Hồ sơ tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 15 Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc phương pháp định 16 Hệ thống quản lý tài liệu điện tử Hệ thống thông tin xây dựng với chức để thực việc tin học hóa cơng tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan môi trường mạng (sau gọi chung Hệ thống) 17 Văn thư quan phận thực số nhiệm vụ công tác văn thư quan, tổ chức 18 Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử 19 Chỉnh lý tài liệu việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động quan, đơn vị, cá nhân 20 Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị Điều Trách nhiệm công tác văn thƣ - lƣu trữ Trách nhiệm Giám đốc Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình Giao thơng việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ a) Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật hành b) Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị trực thuộc; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền Trách nhiệm phòng Kế hoạch – Tổng hợp: Giúp Giám đốc quản lý thống công tác văn thư, lưu trữ quan bao gồm: - Tham mưu lãnh đạo quan thực chức quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật - Quản lý, sử dụng dấu quan số loại dấu khác theo quy định - Trong trình giải công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ lãnh đạo, công chức, nhân viên phải thực nghiêm túc quy định công tác văn thư, lưu trữ quy chế quy định pháp luật có liên quan Điều Bảo vệ bí mật nhà nƣớc cơng tác văn thƣ, lƣu trữ Mọi hoạt động công tác văn thư, lưu trữ quan phải thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước CHƢƠNG II CƠNG TÁC VĂN THƢ Mục SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Văn quan bao gồm: văn hành chính, văn chuyên ngành, văn ban trao đổi với quan, tổ chức Điều Thể thức văn Thể thức văn hành thực theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư Đối với văn chuyên ngành thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành Điều Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn hành thực sau: a) Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung văn cần soạn thảo, Lãnh đạo quan Trưởng phòng thuộc quan giao cho cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo văn b) Cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn thực cơng việc: Xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày Đối với văn điện tử, cá nhân thực nội dung nêu phải chuyển thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống cập nhật thông tin cần thiết c) Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào thảo văn Hệ thống, chuyển lại thảo văn đến cá nhân chủ trì soạn thảo văn để hoàn chỉnh d) Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị trước pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao Điều Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn duyệt Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp thảo văn phê duyệt cần sửa chữa, bổ sung phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, định Điều Kiểm tra văn trƣớc ký ban hành Trưởng phòng thuộc quan phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo quan trước pháp luật nội dung văn quan ban hành Trưởng phòng thuộc quan phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn bản, ký nháy vào cuối nội dung văn (sau dấu /.) trước trình văn cho Lãnh đạo quan ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn theo quy định Cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo văn kiểm tra, chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng trước pháp luật nội dung thể thức, kỹ thuật trình bày văn thảo theo quy định Điều Điều 10 Ký văn 1.Thẩm quyền ký văn thực theo quy định pháp luật Quy chế làm việc Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng Cơng trình Giao thông Quyền hạn, chức vụ, họ tên, chữ ký lãnh đạo Ban a) Giám đốc Ban ký tất văn Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng Cơng trình giao thơng ban hành, giao cho Phó Giám đốc Ban ký thay (phải ghi KT.) văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Trường hợp cấp phó giao phụ trách, điều hành thực ký cấp phó ký thay cấp trưởng b) Người ký văn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật văn ký ban hành 3 Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng loại mực dễ phai Đối với văn điện tử, người có thẩm quyền thực ký số theo khoản 7, khoản mục II Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ Điều 11 Bản văn Các hình thức gồm: y, lục trích a) Sao y gồm: Sao y từ văn giấy sang văn giấy, y từ văn điện tử sang văn giấy, y từ văn giấy sang văn điện tử - Sao y từ văn giấy sang văn giấy thực việc chụp từ gốc văn giấy sang giấy - Sao y từ văn điện tử sang văn giấy thực việc in từ gốc văn điện tử giấy - Sao y từ văn giấy sang văn điện tử thực việc số hóa văn giấy ký số quan, tổ chức b) Sao lục - Sao lục gồm: Sao lục từ văn giấy sang văn giấy, lục từ văn giấy sang văn điện tử, lục từ văn điện tử sang văn giấy - Sao lục thực việc in, chụp từ y c) Trích - Trích gồm: Trích từ văn giấy sang văn giấy, trích từ văn giấy sang văn điện tử, trích từ văn điện tử sang văn điện tử, trích từ văn điện tử sang văn giấy - Bản trích thực việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn cần trích Thể thức kỹ thuật trình bày y, lục, trích thực theo quy định Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ Giá trị pháp lý a) Bản y, lục trích thực theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ có giá trị pháp lý b) Bản chụp (photocopy dấu chữ ký văn bản) không thực theo quy định Khoản Điều có giá trị thông tin, tham khảo c) Không sao, chụp, chuyển phát quan, tổ chức ý kiến ghi bên lề văn Trường hợp ý kiến Lãnh đạo Ban ghi văn cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải thể chế hóa văn hành 4 Thẩm quyền văn a) Lãnh đạo quan định việc văn Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình Giao thông ban hành, văn quan, tổ chức khác gửi đến quy định thẩm quyền ký văn b) Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 12 Nguyên tắc chung Công tác văn thư thực thống theo quy định pháp luật Tất văn đi, văn đến Ban phải quản lý tập trung Văn thư quan (sau gọi tắt Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Văn đi, văn đến thuộc ngày phải Văn thư đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau gọi tắt văn mật) Văn thư đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước hướng dẫn văn Điều 13 Trình, chuyển giao văn Văn phải quản lý theo trình tự sau: Cấp số, thời gian ban hành văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn giấy); ký số quan, tổ chức (đối với văn điện tử) Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Điều 14 Cấp số, thời gian ban hành văn Số thời gian ban hành văn lấy theo thứ tự trình tự thời gian ban hành văn Ban năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số ký hiệu văn quan, tổ chức năm, thống văn giấy văn điện tử Đối với văn giấy, việc cấp số, thời gian ban hành thực sau có chữ ký người có thẩm quyền, chậm ngày làm việc Văn mật cấp hệ thống số riêng 3 Đối với văn điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành thực chức Hệ thống Việc ghi số ký hiệu văn thực theo quy định khoản 3, mục II, Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ Điều 15 Đăng ký văn Việc đăng ký văn bảo đảm đầy đủ, xác thông tin cần thiết văn Đăng ký văn Văn đăng ký sổ Hệ thống a) Đăng ký văn sổ Văn thư đăng ký văn vào sổ đăng ký văn Mẫu sổ đăng ký văn theo quy định Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ b) Đăng ký văn Hệ thống Văn đăng ký Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Điều 16 Nhân bản, đóng dấu, ký số quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn văn giấy a) Văn nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn b) Việc đóng dấu quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn, thực theo quy định Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ Ký số quan, tổ chức văn điện tử Ký số quan, tổ chức thực theo quy định khoản mục III Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ Điều 17 Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục Văn thư phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải phát hành gửi sau ký văn a) Đối với văn “Hẹn giờ”, “Hỏa tốc”, “Khẩn”, “Thượng khẩn” phải phát hành sau làm đầy đủ thủ tục hành b) Việc chuyển giao trực tiếp văn cho đơn vị, cá nhân quan cho quan, đơn vị, cá nhân bên phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn Việc phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian nơi nhận Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính cơng văn Ban Theo dõi việc chuyển phát văn a) Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi; b) Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc c) Trường hợp phát văn bị thất lạc, khơng có người nhận phải báo cáo Người có thẩm quyền để giải Thu hồi văn a) Đối với văn giấy, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn nhận b) Đối với văn điện tử, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn điện tử bị thu hồi Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết Phát hành văn giấy từ văn ký số người có thẩm quyền: Văn thư thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu quan, tổ chức để tạo văn giấy phát hành văn Trường hợp cần phát hành văn điện tử từ văn giấy: Văn thư thực theo quy định điểm c khoản Điều 25 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ Điều 18 Lƣu văn Lưu văn giấy a) Bản gốc văn lưu Văn thư phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký b) Bản văn lưu hồ sơ công việc Lưu văn điện tử a) Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống quan, tổ chức ban hành văn b) Khi Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ quy định pháp luật có liên quan Văn thư tạo văn giấy theo quy định khoản Điều 18 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ để lưu Văn thư hồ sơ công việc c) Khi Hệ thống đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ quy định pháp luật có liên quan sử dụng lưu gốc văn điện tử Hệ thống thay cho văn giấy Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật Điều 19 Trình tự quản lý văn đến Tất văn đến quan phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận văn đến Đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 20 Tiếp nhận văn đến Đối với văn giấy a) Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc, Văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường, Văn thư báo người có trách nhiệm giải thông báo cho nơi gửi văn b) Tất văn giấy đến (bao gồm văn có dấu độ mật) gửi quan, tổ chức thuộc diện đăng ký Văn thư quan phải bóc bì, đóng dấu “ĐẾN” Đối với văn gửi đích danh cá nhân tổ chức đồn thể quan, tổ chức Văn thư quan chuyển cho nơi nhận (khơng bóc bì) Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư quan để đăng ký c) Mẫu dấu “ĐẾN” thực theo quy định Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ Đối với văn điện tử a) Văn thư phải kiểm tra tính xác thực toàn vẹn văn điện tử thực tiếp nhận Hệ thống b) Trường hợp văn điện tử không đáp ứng quy định điểm a khoản gửi sai nơi nhận quan, tổ chức nhận văn phải trả lại cho quan, tổ chức gửi văn Hệ thống Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường Văn thư quan báo người có trách nhiệm giải thơng báo cho nơi gửi văn c) Cơ quan, tổ chức nhận văn có trách nhiệm thơng báo ngày cho quan, tổ chức gửi việc nhận văn chức Hệ thống d) Đối với fax, phải chụp lại trước đóng dấu “ĐẾN”; văn chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in ra, làm thủ tục đóng dấu “ĐẾN” vào làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến số ngày đăng ký fax, chuyển phát qua mạng) Văn khẩn đến ngồi làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, cán bộ, cơng chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận báo cáo với Trưởng phòng để xử lý Văn đến phải đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý văn đến máy tính Văn mật đến đăng ký riêng sử dụng phần mềm máy vi tính khơng nối mạng LAN (mạng nội bộ) mạng Internet Điều 21 Đăng ký văn đến Việc đăng ký văn đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, xác thông tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn đến theo thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến Những văn đến khơng đăng ký Văn thư đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết, trừ loại văn đến đăng ký riêng theo quy định pháp luật Số đến văn lấy liên thứ tự trình tự thời gian tiếp nhận văn năm, thống văn giấy văn điện tử Đăng ký văn Văn đăng ký sổ Hệ thống a) Đăng ký văn đến sổ Văn thư đăng ký văn vào sổ đăng ký văn đến Mẫu sổ đăng ký văn đến theo quy định Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ b) Đăng ký văn đến Hệ thống - Văn thư tiếp nhận văn đăng ký vào Hệ thống Trường hợp cần thiết, Văn thư thực số hóa văn đến theo quy định Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ - Văn thư cập nhật vào Hệ thống trường thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến theo quy định Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ Văn đến đăng ký vào Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đến, ký nhận đóng sổ để quản lý Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Điều 22 Trình, chuyển giao văn đến Văn đến phải Văn thư trình cho lãnh đạo xử lý ngày làm việc chuyển cho cá nhân giao xử lý Trường hợp xác định rõ cá nhân giao xử lý, Văn thư chuyển văn đến phòng, cá nhân giao Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác giữ bí mật nội dung văn Căn nội dung văn đến; người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải Đối với văn liên quan đến nhiều cá nhân xác định rõ cá nhân chủ trì, phối hợp thời hạn giải Trình, chuyển giao văn giấy: Ý kiến đạo giải ghi vào mục “Chuyển” dấu “ĐẾN” Phiếu giải văn đến theo mẫu Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ Sau có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển lại cho Văn thư để đăng ký bổ sung thông tin cá nhân giao giải Khi chuyển giao văn giấy đến cho cá nhân phải ký nhận văn Trình, chuyển giao văn điện tử Hệ thống: Văn thư trình văn điện tử đến người có thẩm quyền đạo giải Hệ thống Người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải văn đến Hệ thống cập nhật vào Hệ thống thông tin: Đơn vị người nhận; ý kiến đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn cho cá nhân giao giải Trường hợp văn điện tử gửi kèm văn giấy Văn thư thực trình văn điện tử Hệ thống chuyển văn giấy đến cho cá nhân người có thẩm quyền giao chủ trì giải Điều 23 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Lãnh đạo quan có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn yêu cầu Lãnh đạo quan Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải Người giao trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Lãnh đạo Ban tình hình giải quyết, tiến độ kết giải văn đến để thông báo cho công chức liên quan Mục LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN Điều 24 Lập Danh mục hồ sơ Danh mục hồ sơ người đứng đầu quan, tổ chức phê duyệt, ban hành vào đầu năm gửi đơn vị, cá nhân liên quan làm để lập hồ sơ Mẫu Danh mục hồ sơ thực theo quy định Phụ lục V Nghị định Điều 25 Lập hồ sơ Yêu cầu a) Phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị, quan, tổ chức b) Các văn bản, tài liệu hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc trình tự giải công việc Mở hồ sơ a) Cá nhân giao nhiệm vụ giải cơng việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ theo kế hoạch công tác b) Cập nhật thông tin ban đầu hồ sơ theo Danh mục hồ sơ ban hành c) Trường hợp hồ sơ Danh mục hồ sơ, cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc tự xác định thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ thời gian bắt đầu Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Cá nhân giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm tồn vẹn, đầy đủ hồ sơ, tránh bị thất lạc Kết thúc hồ sơ a) Hồ sơ kết thúc công việc giải xong b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà sốt lại tồn văn bản, tài liệu có hồ sơ; loại khỏi hồ sơ trùng, nháp; xác định lại thời hạn bảo quản hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ c) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực đánh số tờ hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên viết Mục lục văn hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc tất hồ sơ d) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống thơng tin cịn thiếu Việc biên mục văn hồ sơ thực chức Hệ thống Điều 26 Nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan phải đủ thành phần, thời hạn thực theo trình tự, thủ tục quy định Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày cơng trình toán b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc Thủ tục nộp lưu a) Đối với hồ sơ giấy Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” 02 “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu Phụ lục V Nghị định Đơn vị, cá nhân nộp lưu tài liệu Lưu trữ quan giữ loại 01 b) Đối với hồ sơ điện tử - Cá nhân giao nhiệm vụ giải công việc lập hồ sơ thực nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ quan Hệ thống - Lưu trữ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết xác liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận đưa hồ sơ chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử Hệ thống Điều 27 Trách nhiệm lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan Trách nhiệm Giám đốc Ban Giám đốc Ban phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu Ban; đạo, kiểm tra, tổ chức thực việc lập hồ sơ, bảo quản nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ quan Trách nhiệm cá nhân quan a) Trong q trình theo dõi, giải cơng việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc chịu trách nhiệm số lượng, thành phần, nội dung tài liệu hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng hồ sơ theo quy định trước nộp lưu vào Lưu trữ quan b) Cá nhân quan, đơn vị có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ quan Giao nộp hồ sơ, tài liệu thời hạn thủ tục quy định c) Trường hợp cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc phải lãnh đạo Ban đồng ý văn phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ quan Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu d) Công chức, viên chức người lao động thuộc Ban trước nghỉ hưu, việc, chuyển công tác, học tập dài ngày phải bàn giao tồn hồ sơ, tài liệu hình thành q trình cơng tác cho quan, đơn vị, Lưu trữ quan theo quy định Trách nhiệm Văn thư Văn thư quan có trách nhiệm tham mưu giúp Giám đốc Ban đạo, hướng dẫn, tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan theo quy định Mục QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Điều 28 Quản lý dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật Văn thư chịu trách nhiệm trước Giám đốc Ban việc quản lý sử dụng dấu quan dấu khác quan theo quy định, có trách nhiệm thực quy định sau: a) Bảo quản an toàn, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan phòng làm việc văn thư Trường hợp cần đưa dấu khỏi trụ sở quan phải đồng ý Giám đốc Ban phải chịu trách nhiệm việc bảo quản, sử dụng dấu Con dấu phải bảo quản an toàn làm việc b) Chỉ giao dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan cho người khác phép văn Giám đốc Ban Việc bàn giao dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan phải lập biên c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn quan ban hành văn d) Văn Giám đốc, Phó Giám đốc ký ban hành, đóng dấu Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng Cơng trình Giao thơng đ) Chỉ đóng dấu, ký số quan vào văn có chữ ký Giám đốc, Phó Giám đốc Ban Khi nét dấu bị mòn biến dạng, văn thư phải báo cáo Lãnh đạo quan làm thủ tục đổi dấu Trường hợp dấu bị mất, phải báo cáo với Lãnh đạo quan để báo cáo quan công an, nơi xảy dấu, lập biên Khi có định chia, tách sáp nhập quan, phải nộp dấu cũ làm thủ tục xin khắc dấu Điều 29 Sử dụng dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật Sử dụng dấu a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu màu đỏ theo quy định b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái c) Dấu treo đóng lên loại văn hành chính, văn lưu hành nội quan, hợp đồng giao kết bên phụ lục loại văn bản, hợp đồng loại hóa đơn, giấy tờ, chứng từ kế tốn Dấu đóng lên trang đầu, trùm phần tên quan tiêu đề phụ lục d) Dấu giáp lai đóng vào văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo có từ 02 trang trở lên văn in 01 mặt từ 03 trang trở lên văn in 02 mặt Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng khơng q 05 tờ văn Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật Thiết bị lưu khóa bí mật quan sử dụng để ký số văn điện tử quan ban hành từ văn giấy sang văn điện tử Chƣơng III CÔNG TÁC LƢU TRỮ Mục CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 30 Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ quan Hàng năm, công chức, người lao động làm lưu trữ quan có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ quan, cụ thể: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu Phối hợp với công chức, viên chức người làm việc quan xác định loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ quan Hướng dẫn công chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra, đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu Điều 31 Chỉnh lý tài liệu Hồ sơ, tài liệu quan phải chỉnh lý hoàn chỉnh bảo quản kho lưu trữ Nguyên tắc chỉnh lý a) Không phân tán phông lưu trữ; b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ) phải tơn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải cơng việc (khơng phá vỡ hồ sơ lập); c) Tài liệu sau chỉnh lý phải phán ánh hoạt động quan Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu: a) Phân loại lập hồ sơ hoàn chỉnh b) Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, sở liệu công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý tra cứu sử dụng tài liệu đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị Điều 32 Xác định giá trị tài liệu Phòng Kế hoạch – Tổng hợp có trách nhiệm trình lãnh đạo phê duyệt xây dựng Bảng Thời hạn bảo quản tài liệu quan sau lấy ý kiến góp ý quan có thẩm quyền Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: a) Xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn thời hạn bảo quản cụ thể hồ sơ, tài liệu; b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy Điều 33 Hội đồng xác định giá trị tài liệu: Hội đồng xác định giá trị tài liệu: Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Giám đốc định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Giám đốc việc xác định: - Hồ sơ, tài liệu giữ lại; - Tài liệu hết giá trị loại để tiêu hủy Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu quy định: - Phó giám đốc Ban: Chủ tịch; - Trưởng phịng có tài liệu hủy: Ủy viên; - Cán lưu trữ quan: Ủy viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; ý kiến khác phải ghi vào biên họp để trình Giám đốc định Điều 34 Hủy tài liệu hết giá trị Giám đốc định hủy tài liệu hết giá trị Lưu trữ quan Thủ tục hủy tài liệu hết giá trị a/ Theo đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đề nghị Chi cục Văn thư – lưu trữ tỉnh thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy’ b/ Căn ý kiến Hội đồng xác định giá trị tài liệu, ý kiến thẩm định Chi cục Văn thư -Lưu trữ tỉnh, Lãnh dạo Quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị; c/ Lưu trữ quan có trách nhiệm tổ chức hủy tài liệu hết giá trị quan theo định Lãnh đạo; d/ Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin tài liệu giám sát đại diện lưu trữ quan phải lập thành biên bản; đ/ Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm: - Quyết định thành lập Hội đồng; - Tờ trình Bản thuyết minh kèm theo Danh mục tài liệu hết giá trị; - Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; - Văn đề nghị thẩm định quan, đơn vị có tài liệu hết giá trị; - Văn thẩm định, cho ý kiến quan có thẩm quyền; - Quyết định hủy tài liệu; - Biên bàn giao tài liệu hủy; - Biên hủy tài liệu hết giá trị; e/ Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải bảo quản Lưu trữ quan 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu Điều 35 Thời hạn nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử Thực theo quy định Điều 21 Luật Lưu trữ 2011 Mục BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ Điều 36 Bảo quản tài liệu lƣu trữ Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan, công chức, viên chức người lao động tự bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp tập trung bảo quản kho lưu trữ quan Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an tồn cho tài liệu Giám đốc Ban bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định; thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; trì chế độ bảo quản phù hợp với loại tài liệu lưu trữ Công chức, viên chức người lao động làm công tác văn thư, lưu trữ Ban có trách nhiệm bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ quan để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu Điều 37 Đối tƣợng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu Công chức, viên chức người lao động thuộc Ban khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mục đích cơng vụ Cá nhân ngồi quan có nhu cầu nghiên cứu tài liệu mục đích cơng vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu phải Lãnh đạo Ban đồng ý Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh nhân dân phải Lãnh đạo Ban đồng ý, phải chấp hành nghiêm chỉnh quy định bảo mật thông tin phải giữ gìn bảo đảm an tồn tài liệu Điều 38 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ Thực theo quy định Điều 32 Luật Lưu trữ 2011 Điều 39 Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ Thực theo quy định Điều 31 Điều 34 Luật Lưu trữ 2011 Điều 40 Quản lý việc sử dụng tài liệu lƣu trữ Lưu trữ quan cần xây dựng Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu 2 Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu bao gồm nội dung sau: a) Thời gian phục vụ độc giả; b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình đến khai thác tài liệu; c) Quy định độc giả phải thực thủ tục nghiên cứu khai thác tài liệu theo hướng dẫn nhân viên lưu trữ đ) Độc giả không tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, liệu máy tính thông tin công cụ tra cứu chưa phép; e) Ngoài quy định trên, độc giả cần thực nghiêm chỉnh quy định có liên quan Nội quy ra, vào quan; Quy định sử dụng tài liệu; Quy định phòng chống cháy nổ quan Công chức, viên chức người lao động giao quản lý tài liệu lưu trữ Lưu trữ quan phải lập Sổ nhập, xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu CHƢƠNG IV TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 41 Tổ chức thực Công chức, viên chức người lao động cá nhân, tổ chức có liên quan có trách nhiệm thực Quy chế Trong q trình tổ chức thực hiện, có khó khăn, vướng mắc phát sinh, phịng nghiệp vụ kịp thời báo cáo Phòng Kế hoạch – Tổng hợp để tổng hợp trình Lãnh đạo xem xét, giải quyết./ GIÁM ĐỐC Đặng Hữu Tài