UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ SA ĐÉC CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số /QĐ UBND HC Sa Đéc, ngày tháng 02 năm 2021 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ trên địa[.]
UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ SA ĐÉC _ Số: 25 /QĐ-UBND-HC CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Sa Đéc, ngày 02 tháng 02 năm 2021 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ địa bàn thành phố Sa Đéc UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ SA ĐÉC Căn Luật Tổ chức quyền địa phương ngày 19 tháng năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung số điều Luật Tổ chức Chính phủ Luật Tổ chức quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019; Căn Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 ngày 01 năm 2013 Chính phủ việc quy định chi tiết số điều Luật Lưu trữ; Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư; Căn Quyết định số 28/2020/QĐ-UBND ngày 08 tháng 12 năm 2020 Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Đồng Tháp; Theo đề nghị phòng Nội vụ Thành phố Tờ trình số 69/TTr-PNV ngày 21 tháng 01 năm 2021 QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế công tác văn thư, lưu trữ địa bàn thành phố Sa Đéc Điều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký thay Quyết định số 02/QĐ-UBND ngày 23 tháng 02 năm 2016 Uỷ ban nhân dân thành phố Sa Đéc việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ địa bàn thành phố Sa Đéc Điều Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân Thành phố; Trưởng Phòng Nội vụ Thành phố; Thủ trưởng quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân Thành phố, đơn vị nghiệp công lập trực thuộc Uỷ ban nhân dân Thành phố; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, phường chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều 3; - Sở Nội vụ (báo cáo); - TT.TU; TT.HĐND Thành phố; - Lưu: VT, PNV (Ng) TM UỶ BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Nguyễn Văn Hon UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ SA ĐÉC CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ Công tác văn thƣ, lƣu trữ địa bàn thành phố Sa Đéc (Ban hành kèm theo Quyết định số 25 /QĐ-UBND-HC ngày02 tháng 02 năm 2021 Uỷ ban nhân dân thành phố Sa Đéc) Chƣơng I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tƣợng áp dụng Quy chế quy định hoạt động công tác văn thư, lưu trữ địa bàn thành phố Sa Đéc Quy chế áp dụng quan, đơn vị, tổ chức thuộc trực thuộc Uỷ ban nhân dân thành phố Sa Đéc quản lý; Uỷ ban nhân dân xã, phường (sau gọi chung quan, tổ chức) tổ chức, cá nhân khác có liên quan Cơng tác văn thư bao gồm: soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật công tác văn thư Công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Điều Giải thích từ ngữ Quy chế cơng tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức bao gồm tất quy định hoạt động văn thư, lưu trữ trình quản lý, đạo, điều hành quan, tổ chức để thực chức năng, nhiệm vụ “Văn bản” thơng tin thành văn truyền đạt ngôn ngữ ký hiệu, hình thành hoạt động quan, tổ chức trình bày thể thức, kỹ thuật theo quy định “Văn chuyên ngành” văn hình thành trình thực hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ ngành, lĩnh vực người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định “Văn hành chính” văn hình thành trình đạo, điều hành, giải công việc quan, tổ chức “Văn điện tử” văn dạng thông điệp liệu tạo lập số hóa từ văn giấy trình bày thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định “Văn đi” tất loại văn quan, tổ chức ban hành “Văn đến” tất loại văn quan, tổ chức nhận từ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến “Bản thảo văn bản” viết đánh máy tạo lập phương tiện điện tử hình thành trình soạn thảo văn quan, tổ chức “Bản gốc văn bản” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, người có thẩm quyền trực tiếp ký văn giấy ký số văn điện tử 10 “Bản văn giấy” hồn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, tạo từ có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền 11 “Bản y” đầy đủ, xác nội dung gốc văn bản, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 12 “Bản lục” đầy đủ, xác nội dung y, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 13 “Bản trích sao” xác phần nội dung gốc phần nội dung văn cần trích sao, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 14 “Danh mục hồ sơ” bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến lập năm quan, tổ chức 15 “Hồ sơ” tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 16 “Lập hồ sơ” việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc phương pháp định 17 “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” Hệ thống thông tin xây dựng với chức để thực việc tin học hóa cơng tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan môi trường mạng (sau gọi chung Hệ thống) 18 “Văn thư quan” phận thực số nhiệm vụ công tác văn thư quan, tổ chức 19 Thu thập tài liệu trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử 20 Chỉnh lý tài liệu việc phân loại, xác định giá trị, xếp, thống kê, lập cơng cụ tra cứu tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức, cá nhân 21 Xác định giá trị tài liệu việc đánh giá giá trị tài liệu theo nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định quan có thẩm quyền để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản tài liệu hết giá trị Điều Giá trị pháp lý văn điện tử Văn điện tử ký số người có thẩm quyền ký số quan, tổ chức theo quy định pháp luật có giá trị pháp lý gốc văn giấy Chữ ký số văn điện tử phải đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật Điều Trách nhiệm công tác văn thƣ, lƣu trữ Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ a) Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật hành b) Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị trực thuộc; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền Trách nhiệm Chánh Văn phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân Thành phố, Trưởng phòng Nội vụ Thành phố giúp Uỷ ban nhân dân Thành phố trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức; đồng thời, tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho quan, tổ chức đơn vị trực thuộc (nếu có) Trách nhiệm Trưởng đơn vị chức (Phịng chun mơn, đơn vị nghiệp công lập thuộc trực thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố) Triển khai tổ chức thực quy định quan, tổ chức văn thư, lưu trữ Trách nhiệm cá nhân Trong q trình giải cơng việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, cán bộ, công chức, viên chức phải thực nghiêm túc quy định quan, tổ chức văn thư, lưu trữ Điều Bảo vệ bí mật nhà nƣớc công tác văn thƣ, lƣu trữ Mọi hoạt động công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức phải thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước Chƣơng II CÔNG TÁC VĂN THƢ Mục SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều Các loại văn hành Văn hành gồm loại văn sau: nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị, quy chế, quy định, thơng cáo, thơng báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, ghi nhớ, thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công Điều Thể thức văn Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần áp dụng tất loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định Thể thức văn hành bao gồm thành phần a) Quốc hiệu Tiêu ngữ b) Tên quan, tổ chức ban hành văn c) Số, ký hiệu văn d) Địa danh thời gian ban hành văn đ) Tên loại trích yếu nội dung văn e) Nội dung văn g) Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền h) Dấu, chữ ký số quan, tổ chức i) Nơi nhận Ngoài thành phần quy định khoản Điều này, văn bổ sung thành phần khác a) Phụ lục b) Dấu độ mật, mức độ khẩn, dẫn phạm vi lưu hành c) Ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành d) Địa quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax Thể thức văn hành thực theo quy định Phụ lục I Nghị định Điều Kỹ thuật trình bày văn Kỹ thuật trình bày văn bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày thành phần thể thức, số trang văn Kỹ thuật trình bày văn hành thực theo quy định Phụ lục I; viết hoa văn hành thực theo quy định Phụ lục II; chữ viết tắt tên loại văn hành thực theo quy định Phụ lục III Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ Điều Soạn thảo văn Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức người có thẩm quyền giao cho đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn Đơn vị cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn thực công việc: xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày Đối với văn điện tử, cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn việc thực nội dung nêu phải chuyển thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống cập nhật thông tin cần thiết Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào thảo văn Hệ thống, chuyển lại thảo văn đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn để chuyển cho cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị trước pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao Điều 10 Duyệt dự thảo văn Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, định Điều 11 Kiểm tra văn trƣớc ký ban hành Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật nội dung văn Người giao trách nhiệm kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước người đứng đầu quan, tổ chức trước pháp luật hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn Điều 12 Ký văn Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng Người đứng đầu quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất văn quan, tổ chức ban hành; giao cấp phó ký thay văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền người đứng đầu Trường hợp cấp phó giao phụ trách, điều hành thực ký cấp phó ký thay cấp trưởng Cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể Người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký văn quan, tổ chức Cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu quan, tổ chức văn theo ủy quyền người đứng đầu văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu quan, tổ chức ủy quyền cho người đứng đầu quan, tổ chức, đơn vị thuộc cấu tổ chức ký thừa ủy quyền số văn mà phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải thực văn bản, giới hạn thời gian nội dung ủy quyền Người ký thừa ủy quyền khổng ủy quyền lại cho người khác ký Văn ký thừa ủy quyền thực theo thể thức đóng dấu ký số quan, tổ chức ủy quyền Người đứng đầu quan, tổ chức giao người đứng đầu đơn vị thuộc quan, tổ chức ký thừa lệnh số loại văn Người ký thừa lệnh giao lại cho cấp phó ký thay Việc giao ký thừa lệnh phải quy định cụ thể quy chế làm việc quy chế công tác văn thư quan, tổ chức Người ký văn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật văn ký ban hành Người đứng đầu quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật toàn văn quan, tổ chức ban hành Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, khơng dùng loại mực dễ phai Đối với văn điện tử, người có thẩm quyền thực ký số Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định Phụ lục I Nghị định Điều 13 Các hình thức Sao y gồm: Sao y từ văn giấy sang văn giấy, y từ văn điện tử sang văn giấy, y từ văn giấy sang văn điện tử a) Sao y từ văn giấy sang văn giấy thực việc chụp từ gốc văn giấy sang giấy b) Sao y từ văn điện tử sang văn giấy thực việc in từ gốc văn điện tử giấy c) Sao y từ văn giấy sang văn điện tử thực việc số hóa văn giấy ký số quan, tổ chức Sao lục a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn giấy sang văn giấy, lục từ văn giấy sang văn điện tử, lục từ văn điện tử sang văn giấy b) Sao lục thực việc in, chụp từ y Trích a) Trích gồm: Trích từ văn giấy sang văn giấy, trích từ văn giấy sang văn điện tử, trích từ văn điện tử sang văn điện tử, trích từ văn điện tử sang văn giấy b) Bản trích thực việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn cần trích Thể thức kỹ thuật trình bày y, lục, trích thực theo quy định Phụ lục I Nghị định Điều 14 Giá trị pháp lý Bản y, lục trích thực theo quy định Quy chế có giá trị pháp lý Điều 15 Thẩm quyền văn Người đứng đầu quan, tổ chức định việc văn quan, tổ chức ban hành, văn quan, tổ chức khác gửi đến quy định thẩm quyền ký văn Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 16 Nguyên tắc chung Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức phải quản lý tập trung Văn thư quan (sau gọi tắt Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau gọi tắt văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước hướng dẫn Thông tư 24/2020/TT-BCA ngày 10 tháng năm 2020 Bộ Công an ban hành biểu mẫu sử dụng cơng tác bảo vệ bí mật nhà nước Điều 17 Trình tự quản lý văn đến Tiếp nhận văn đến Đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 18 Tiếp nhận văn đến Đối với văn giấy a) Văn thư kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường, Văn thư báo người có trách nhiệm giải thơng báo cho nơi gửi văn b) Tất văn giấy đến (bao gồm văn có dấu độ mật) gửi quan, tổ chức thuộc diện đăng ký Văn thư phải bóc bì, đóng dấu “ĐẾN” Đối với văn gửi đích danh cá nhân tổ chức đồn thể quan, tổ chức Văn thư chuyển cho nơi nhận (khơng bóc bì) Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký c) Mẫu dấu “ĐẾN” thực theo quy định Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Chính phủ Đối với văn điện tử a) Văn thư phải kiểm tra tính xác thực tồn vẹn văn điện tử thực tiếp nhận Hệ thống b) Trường hợp văn điện tử không đáp ứng quy định điểm a khoản gửi sai nơi nhận quan, tổ chức nhận văn phải trả lại cho quan, tổ chức gửi văn Hệ thống Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường Văn thư báo người có trách nhiệm giải thông báo cho nơi gửi văn c) Cơ quan, tổ chức nhận văn có trách nhiệm thơng báo ngày cho quan, tổ chức gửi việc nhận văn chức Hệ thống Điều 19 Đăng ký văn đến Việc đăng ký văn đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, xác thơng tin cần thiết theo mẫu sổ đăng ký văn đến theo thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến Số đến văn lấy liên thứ tự trình tự thời gian tiếp nhận văn năm, thống văn giấy văn điện tử Đăng ký văn bản: Văn đăng ký sổ Hệ thống a) Đăng ký văn đến sổ Văn thư đăng ký văn vào Sổ đăng ký văn đến Mẫu Sổ đăng ký văn đến theo quy định Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Chính phủ b) Đăng ký văn đến Hệ thống Văn thư tiếp nhận văn đăng ký vào Hệ thống Trường hợp cần thiết, Văn thư thực số hóa văn đến theo quy định Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Văn thư cập nhật vào Hệ thống trường thông tin đầu vào liệu quản lý văn đến theo quy định Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Văn đến đăng ký vào Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đến, ký nhận đóng sổ để quản lý 10 Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Điều 20 Trình, chuyển giao văn đến Văn phải Văn thư trình ngày, chậm ngày làm việc đến người có thẩm quyền đạo giải chuyển giao cho đơn vị cá nhân giao xử lý Trường hợp xác định rõ đơn vị cá nhân giao xử lý, Văn thư chuyển văn đến đơn vị, cá nhân xử lý theo quy chế công tác văn thư quan, tổ chức Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận Việc chuyển giao văn phải bảo đảm xác giữ bí mật nội dung văn Căn nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải Đối với văn liên quan đến nhiều đơn vị cá nhân xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, phối hợp thời hạn giải Trình, chuyển giao văn giấy: ý kiến đạo giải ghi vào mục “Chuyển” dấu “ĐẾN” Phiếu giải văn đến theo mẫu Phụ lục IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Sau có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển lại cho Văn thư để đăng ký bổ sung thông tin, chuyển cho đơn vị cá nhân giao giải Khi chuyển giao văn giấy đến cho đơn vị, cá nhân phải ký nhận văn Trình, chuyển giao văn điện tử Hệ thống: Văn thư trình văn điện tử đến người có thẩm quyền đạo giải Hệ thống Người có thẩm quyền ghi ý kiến đạo giải văn đến Hệ thống cập nhật vào Hệ thống thông tin: Đơn vị người nhận; ý kiến đạo, trạng thái xử lý văn bản; thời hạn giải quyết; chuyển văn cho đơn vị cá nhân giao giải Trường hợp văn điện tử gửi kèm văn giấy Văn thư thực trình văn điện tử Hệ thống chuyển văn giấy đến đơn vị cá nhân người có thẩm quyền giao chủ trì giải Điều 21 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến giao người có trách nhiệm theo dõi, đơn đốc việc giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn quy định quy chế làm việc quan, tổ chức Những văn đến có dấu mức độ khẩn phải giải Điều 22 Trình tự giải văn Cấp số, thời gian ban hành văn Đăng ký văn 26 MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƢU Năm 20 Hộp số Hồ sơ số Tiêu đề hồ sơ (1) (2) (3) Thời gian Số tờ tài liệu (4) (5) Ghi (6) Hướng dẫn cách ghi cột: Cột 1: Hộp số: Ghi số thứ tự hộp tài liệu giao nộp Cột 2: Số, ký hiệu hồ sơ: ghi số ký hiệu hồ sơ bìa hồ sơ Cột 3: Tiêu đề hồ sơ: ghi tiêu đề hồ sơ bìa hồ sơ Cột 4: Thời gian tài liệu: ghi thời gian sớm muộn văn bản, tài liệu hồ sơ, ví dụ: 02.9.1999 - 10.01.2001; Cột 5: Số tờ: ghi tổng số tờ tài liệu có hồ sơ; Cột 6: Ghi chú: ghi thông tin cần ý nội dung hình thức văn bản, tài liệu có hồ sơ./ 27 Mẫu trình bày: Tờ kết thúc (kích thước A4) TỜ KẾT THÚC Mục lục hồ sơ gồm tờ (viết chữ ) Trong thống kê gồm hồ sơ/đơn vị bảo quản (viết chữ…………) Từ số:…….đến số……., có…… số trùng,……….số khuyết Đồng Tháp, ngày tháng năm 20 Ngƣời lập (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh) 28 Mẫu số 1b DANH MỤC TÀI LIỆU CĨ ĐĨNG DẤU CHỈ CÁC MỨC ĐỘ MẬT TÊN PHƠNG STT Tên văn bản/tài liệu Số lƣu trữ (1) (2) (3) Tổng số trang Mức độ mật văn (4) (5) Hƣớng dẫn cách ghi cột: Cột 1: Số thứ tự: ghi số thứ tự Văn bản/tài liệu Cột 2: Tên văn bản/tài liệu: ghi tên loại văn bản, số ký hiệu, ngày tháng năm, tác giả nội dung văn Cột 3: Số lưu trữ: ghi số lưu trữ văn bản/tài liệu: Tờ số, Hồ sơ số, Mục lục số, Phông số Cột 4: Tổng số trang văn bản: ghi tổng số trang văn bản, tài liệu Cột 5: Mức độ mật: ghi mức độ mật tài liệu: Tối mật/tuyệt mật/mật./ 29 Mẫu số 1c TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: /QĐ…… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc …, ngày…… tháng…… năm….… QUYẾT ĐỊNH Về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu THẨM QUYỀN BAN HÀNH… Căn cứ…(văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan, tổ chức); Căn Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn cứ…(văn quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức ngành có liên quan); Theo đề nghị của… QUYẾT ĐỊNH: Điều Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (cơ quan)…… gồm Ông (Bà) có tên sau: Chủ tịch Hội đồng (cấp phó quan, tổ chức); Người làm lưu trữ quan, tổ chức làm Thư ký Hội đồng; Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu làm Ủy viên; Người am hiểu lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị Ủy viên (nếu cần) Điều Hội đồng xác định giá trị tài liệu có trách nhiệm xem xét, đối chiếu Danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại kiểm tra thực tế (nếu cần) Hoàn chỉnh Danh mục tài liệu hết giá trị đề nghị quan có thẩm quyền định tài liệu hết giá trị trước tiêu hủy Hoàn chỉnh Mục lục hồ sơ nộp lưu đề nghị quan có thẩm quyền định Điều Chánh Văn phịng (Trưởng phịng hành - tổng hợp)……và ơng (bà) có tên Điều chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều 3; - Sở Nội vụ; - …………… - Lưu: VT, … QUYỀN HẠN VÀ CHỨC VỤ NGƢỜI KÝ (chữ ký, đóng dấu) Họ Và Tên 30 Mẫu số 1d TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC HỘI ĐỒNG XĐGTTL Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc /… -… BIÊN BẢN Họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu Thời gian bắt đầu…………………………………………………… Địa điểm ……………………………………………………………… Chủ toạ:………………………… Thư ký:………………………… Nội dung họp: Xét nộp lưu hồ sơ Phông (khối) ………… vào lưu trữ lịch sử tỉnh Sau nghiên cứu, xem xét Mục lục hồ sơ có thời hịan quản vĩnh viễn Phông (khối) ……………………………và kiểm tra thực tế, thành viên Hội đồng có ý kiến sau: 1…………………… 2…………………… 3…………………… Chủ toạ họp thống kết luận: Đề nghị giữ lại tập (hồ sơ) tài liệu số:……………, nêu lý (nếu có) Đề nghị (người có thẩm quyền)… xem xét, định cho phép nộp lưu hồ sơ Phông ……… (giai đoạn …………) Hội đồng thông qua biên họp, với ý kiến trí /…(ghi rõ số lượng) Cuộc họp kết thúc vào hồi…giờ ngày… / Nơi nhận: - ………… ; - Lưu: VT, Hồ sơ THƢ KÝ CHỦ TỌA (Chữ ký) (Chữ ký người có thẩm quyền, dấu/chữ ký số quan, tổ chức) Họ tên Họ tên 31 Mẫu số 1đ TÊN CQ, ĐV CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: /… -… CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ………, ngày…… tháng…… năm…… V/v giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Kính gửi: Sở Nội vụ tỉnh Đồng Tháp Căn Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 Bộ Nội vụ hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử cấp Căn Quyết định số 426/QĐ-UBND-HC ngày 14 tháng năm 2015 Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp, việc ban hành Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Tháp …………(1)……… chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu phơng………(2)……., có thời gian từ năm …… đến năm ……; đó, hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn … hộp = …… đơn vị bảo quản (kèm theo Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu) Đề nghị Sở Nội vụ kiểm tra, thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu để …………(1)……… tiến hành giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo quy định / Nơi nhận: - Như trên; - ……… ; - Lưu : VT QUYỀN HẠN, CHỨC VỤCỦA NGƢỜI KÝ (Chữ ký, dấu) Họ tên Ghi chú: (1) Tên quan, tổ chức có tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử (2) Tên thức phơng tài liệu đề nghị kiểm tra, thẩm định để giao nộp vào LTLS Mẫu số 1e TÊN CQ, ĐV CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc _ Số: /… -… BIÊN BẢN Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Thời gian bắt đầu ………………………………………… Địa điểm ……………………………………………………… Nội dung: Căn Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 Bộ Nội vụ Hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử cấp; Căn Quyết định số 426/QĐ-UBND-HC ngày 14 tháng năm 2015 Uỷ ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp việc ban hành Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu lưu trữ vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Tháp; Chúng gồm: BÊN GIAO: (Tên quan, tổ chức nộp lưu tài liệu) Đại diện là: Ông (bà): Chức vụ: Ông (bà): Chức vụ: BÊN NHẬN: Trung tâm Lƣu trữ lịch sử Đại diện là: Ông (bà): Chức vụ: Ông (bà): Chức vụ: Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung cụ thể sau: Tên phông (khối) tài liệu giao nộp: Thời gian tài liệu: Số lượng tài liệu: …………………………………………………… - Tổng số hộp: ………………………………………………………… - Tổng số hồ sơ, tài liệu: Quy mét giá:…………… Số lượng Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu: 02 Cơ sở liệu hồ sơ, tài liệu nộp lưu: Cơ sở liệu quản lý tra tìm hồ sơ (file Danh mục Hồ sơ Danh mục Tài liệu dạng Excel Word) Các văn hướng dẫn chỉnh lý (Bản lịch sử hình thành phông lịch sử phông, hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành Bảng thời hạn bảo quản theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV) Danh mục tài liệu có đóng dấu mức độ mật (nếu có) Tình trạng vật lý tài liệu giao nộp: … (Mơ tả tóm tắt tình hình phơng khối tài liệu nộp lưu)…………………………………… Biên lập thành 03 bản; bên giao (cơ quan, tổ chức) giữ 01 bản; bên nhận (Trung tâm Lưu trữ lịch sử) giữ 02 bản./ ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (chức vụ, chữ ký, họ tên, đóng dấu) (chức vụ, chữ ký, họ tên, đóng dấu) Mẫu số 2a TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC /QĐ-…… Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc …, ngày…… tháng…… năm….… QUYẾT ĐỊNH Về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu THẨM QUYỀN BAN HÀNH… Căn cứ…(văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan, tổ chức); Căn Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn cứ…(văn quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức ngành có liên quan); Theo đề nghị của… QUYẾT ĐỊNH: Điều Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu (cơ quan)…gồm Ơng (Bà) có tên sau: Chủ tịch Hội đồng (cấp phó quan); Người làm lưu trữ quan làm Thư ký Hội đồng; Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu làm Ủy viên; Người am hiểu lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị Ủy viên (nếu cần) Điều Hội đồng xác định giá trị tài liệu có trách nhiệm xem xét, đối chiếu Danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại kiểm tra thực tế (nếu cần) Hoàn chỉnh Danh mục tài liệu hết giá trị đề nghị quan có thẩm quyền định tài liệu hết giá trị trước tiêu hủy Hoàn chỉnh Mục lục hồ sơ nộp lưu đề nghị quan có thẩm quyền định Điều Chánh Văn phịng (Trưởng phịng hành - tổng hợp)……và ơng (bà) có tên Điều chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều 3; - Sở Nội vụ; - …………… - Lưu: VT, … QUYỀN HẠN VÀ CHỨC VỤ NGƢỜI KÝ (chữ ký, đóng dấu) Họ Và tên Mẫu số 2b DANH MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ Phông (khối) ………… Bó số Tập số Tiêu đề hồ sơ tập tài liệu Lý hủy Ghi (1) (2) (3) (4) (5) Hƣớng dẫn cách ghi: Phông (khối): Ghi tên phông khối tài liệu (1): Ghi thứ tự bó (cặp) tài liệu Số thứ tự ghi liên tục cho phông (hoặc khối) tài liệu (2): Ghi số thứ tự hồ sơ tập tài liệu hết giá trị bó (cặp) (3): Ghi tiêu đề hồ sơ tài liệu hết giá trị Tiêu đề tài liệu hết giá trị phải phán ánh hết nội dung tài liệu bên (4): Ghi lý hủy tài liệu như: hết thời hạn bảo quản; bị bao hàm (đối với kế hoạch, báo cáo tháng, quý mà giữ báo cáo tháng năm); trùng; tài liệu bị rách nát khơng cịn khả phục hồi; nháp; tư liệu tham khảo; chụp Đối với hồ sơ tập tài liệu bị bao hàm, trùng thừa phải ghi rõ bị bao hàm trùng với hồ sơ mục lục hồ sơ giữ lại (5): Ghi ý kiến Hội đồng xác định giá trị tài liệu ghi khác Mấu số 2c BẢN THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ Phông (khối)…………………… Thời gian Phơng (khối) tài liệu……………… I Tóm tắt tình hình khối tài liệu hết giá trị Sự hình thành khối tài liệu hết giá trị: Tài liệu loại nào? (Trong trình chỉnh lý hay tiến hành đánh giá độc lập phông (khối) tài liệu lưu trữ?) Số lượng: Tổng số tài liệu đưa chỉnh lý … mét; hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản …… mét; số lượng tài liệu loại mét (bó, gói); tỷ lệ loại so với tài liệu giữ lại …% Thời gian: Thời gian bắt đầu thời gian kết thúc khối tài liệu hết giá trị II Tóm tắt thành phần nội dung chủ yếu tài liệu hết giá trị Tài liệu hết giá trị bao gồm nhóm: Tài liệu hết thời hạn bảo quản, tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng, tài liệu bị rách nát không khôi phục được, tư liệu tham khảo, chụp Nhóm tài liệu hết thời hạn bảo quản: Gồm tài liệu ? Nội dung vấn đề gì? Tác giả? Thời gian? Lý hủy …) Nhóm tài liệu bị bao hàm: Gồm tài liệu gì? Về vấn đề gì? Lý hủy… Nhóm tài liệu trùng: Gồm tài liệu gì? Nhóm tư liệu: Gồm loại nào? Nội dung vấn đề gì? Mẫu số 2d TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ Độc lập - Tự - Hạnh phúc TRỊ TÀI LIỆU Số: /… -… BIÊN BẢN Họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu Căn Căn Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Quyết định số… ngày… tháng … năm … … việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Hôm nay, vào hồi….giờ ngày…tháng…năm…, Tại …………………… Hội đồng xác định giá trị của… (cơ quan, tổ chức) gồm có: ………… (ghi rõ họ tên thành viên Hội đồng)…………………………… Chủ toạ:……………… Thư ký:……………… Nội dung họp: Xét hủy tài liệu hết giá trị Phông (khối) tài liệu …… Sau nghiên cứu, xem xét Danh mục tài liệu hết giá trị Phông (khối) …………………………… kiểm tra thực tế, thành viên Hội đồng có ý kiến sau: 1…………………… 2…………………… Chủ toạ họp thống kết luận: Đề nghị giữ lại tập (hồ sơ) tài liệu số:………, nêu lý (nếu có) Đề nghị (người có thẩm quyền)… xem xét, định cho phép tiêu hủy tài liệu theo Danh mục đính kèm Hội đồng thông qua biên họp, với ý kiến trí /…(ghi rõ số lượng) Cuộc họp kết thúc vào hồi…h ngày… / THƢ KÝ (họ, tên, chữ ký) CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG (họ, tên, chữ ký) Mấu số 2đ TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: /… - … CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc …, ngày … tháng … năm … V/v đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị Kính gửi: ……………………………………… Danh mục tài liệu hết giá trị Phơng (khối)….được lập q trình phân loại, chỉnh lý tài liệu (hoặc trình xác định giá trị tài liệu) Danh mục Hội đồng xác định giá trị tài liệu (cơ quan, tổ chức) xem xét, kiểm tra trí phép tiêu hủy Để việc tiêu hủy tài liệu thực theo quy định pháp luật, (cơ quan, tổ chức) gửi hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị Phông (khối)………đề nghị …….thẩm tra cho ý kiến văn để (cơ quan, tổ chức) có sở định tiêu hủy số tài liệu hết giá trị trên./ Nơi nhận: - Như trên; - Lưu VT, … THỦ TRƢỞNG (Chữ ký, dấu) Họ tên Mẫu số 2e TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc /… -… BIÊN BẢN Về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị Căn Quyết định số …ngày… tháng… năm…của ……… việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị, Hôm nay, vào lúc … Tại (nơi hủy)………………………………………… Chúng gồm: 1…………………………….cơ quan, đơn vị………………………… 2…………………………….cơ quan, đơn vị………………………… 3…………………………….cơ quan, đơn vị………………………… 4…………………………….cơ quan, đơn vị…………………………… 5…………………………… Đã tiến hành tiêu hủy số tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối)……… Số lượng tài liệu tiêu hủy ……………………… Phương pháp hủy: (nghiền bột giấy, cắt nhỏ…)…………… Chúng hủy hết số tài liệu ghi Danh mục tài liệu hết giá trị theo quy định Biên lập thành bản: quan, đơn vị có tài liệu giữ bản, quan, đơn vị thực tiêu hủy tài liệu giữ bản./ ĐẠI DIỆN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ) TIÊU HỦY TÀI LIỆU (Họ tên, ký) ĐẠI DIỆN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ) CÓ TÀI LIỆU TIÊU HỦY (Họ tên, ký) Xác nhận quan (Ký tên, đóng dấu) Xác nhận quan (Ký tên, đóng dấu) Mẫu 2g TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: /QĐ - … CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc …, ngày … tháng … năm … QUYẾT ĐỊNH Về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị THẨM QUYỀN BAN HÀNH………… Căn …(văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức… ); Căn Căn Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn … (văn thẩm định cấp có thẩm quyền); Theo đề nghị Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu QUYẾT ĐỊNH: Điều Tiêu hủy … tập (hồ sơ) tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối)… (kèm theo Danh mục tài liệu hết giá trị) Điều Giao cho (Lưu trữ quan, tổ chức)… thực việc tiêu hủy tài liệu theo quy định pháp luật Điều Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu….… chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - Như Điều 3; - Lưu: VT, VP (HC) QUYỀN HẠN VÀ CHỨC VỤ (Chữ ký, dấu) Họ tên