TÊN CQ, TC CẤP TRÊN PHÒNG GDĐT U MINH THƯỢNG TRƯỜNG TH HÒA CHÁNH 2 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập Tự do Hạnh phúc Số /QC THHC2 Hòa Chánh, ngày 04 tháng 01 năm 2022 QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ của trường Tiểu học Hoà Chánh 2 Năm 2022 HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TIỂU HỌC HOÀ CHÁNH 2 Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Căn cứ số Thông tư số 27/2016/TT BGDĐT ngày 30/12/2016 của bộ giáo dục và Đào tạo quy định thời hạn bảo qu[.]
PHÒNG GDĐT U MINH THƯỢNG TRƯỜNG TH HÒA CHÁNH Số: /QC-THHC2 CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hòa Chánh, ngày 04 tháng 01 năm 2022 QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ trường Tiểu học Hoà Chánh Năm 2022 HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TIỂU HỌC HOÀ CHÁNH Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư; Căn số Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016 giáo dục Đào tạo quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành giáo dục; Căn Kế hoạch số 01/KH-THHC2 ngày 03/01/2022 Trường Tiểu học Tiểu học Hoà Chánh việc đạo thực công tác văn thư, lưu trữ năm 2022; Theo đề nghị phận Văn thư, Lưu trữ QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ trường Tiểu học Hoà Chánh năm 2022 Điều Căn Quy chế này, tổ khối chuyên môn, phận chức năng, viên chức Trường Tiểu học Hồ Chánh có trách nhiệm triển khai thực tài liệu vào lưu trữ quan theo thời hạn quy định Điều Bộ phận văn thư, tổ khối chuyên môn, phận chức toàn thể viên chức Trường Tiểu học Hoà Chánh chịu trách nhiệm thi hành định này./ Nơi nhận: - Như điều 3; - Lưu: VT, HT HIỆU TRƯỞNG Từ Thị Cám PHÒNG GDĐT U MINH THƯỢNG TRƯỜNG TH HÒA CHÁNH Số: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc /QC-THHC2 Hòa Chánh, ngày 04 tháng 01 năm 2022 QUY CHẾ Công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ năm 2022 (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-THHC2 Ngày 11 tháng năm 2021 Hiệu trưởng việc ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ trường Tiểu học Hoà Chánh 2, năm 2022 Căn Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003; Căn Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia ngày 04/04/2001; Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư lưu trữ; Thông tư số 27/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý bảo quản lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ đơn vị; Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành luật ban hành văn quy phạm pháp luật; Nghị định số 99/2016/NĐCP ngày 01/7/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Căn kế hoạch số 01/KH- ngày 04/01/2022 trường TH Hịa Chánh kế hoạch cơng tác quản lý nhà nước văn thư lưu trữ năm 2022; Xét đề nghị Bộ phận văn thư - lưu trữ trường TH Hòa Chánh ban hành Quy chế áp dụng quy định Pháp luật công tác quản lý nhà nước văn thư - lưu trữ năm 2022 sau: CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi đối tượng điều chỉnh Phạm vi áp dụng Quy chế áp dụng công tác quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ trường TH Hòa Chánh 2 Đối tượng điều chỉnh a Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý, xử lý văn đến, văn đi, tài liệu khác hình thành trình hoạt động Nhà trường, lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành; quản lý sử dụng dấu b Công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trình hoạt động Nhà trường Điều Trách nhiệm quản lý thực công tác văn thư, lưu trữ Hiệu trưởng chịu trách nhiệm chung quản lý hoạt động công tác văn thư, lưu trữ trường trực tiếp quản lý, kiểm tra giám sát việc thực công tác văn thư, lưu trữ quan Đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho cá nhân, tổ chức nhà trường 2 Thủ trưởng đơn vị, tổ chức trực thuộc có trách nhiệm triển khai tổ chức thực nhiệm vụ theo Quy chế Toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên đơn vị có trách nhiệm tuân thủ theo quy định Quy chế Điều Nhiệm vụ văn thư, lưu trữ trường Văn thư Trường có nhiệm vụ cụ thể sau: a Tiếp nhận, đăng ký văn đến b Trình, chuyển giao văn đến cho đơn vị, cá nhân sau có ý kiến Hiệu trưởng c Giúp Hiệu trưởng người giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến d Tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành đ Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật e Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát văn g Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu h Quản lý sổ sách sở liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường i Bảo quản, sử dụng dấu đơn vị loại dấu khác k Áp dụng thành tựu khoa học, công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ quan Lưu trữ đơn vị có nhiệm vụ cụ thể sau: a Hướng dẫn cán bộ, giáo viên, nhân viên đơn vị lập hồ sơ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hành b Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hành c Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu d Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ, tài liệu đ Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ e Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định thực thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị Điều Bảo vệ bí mật Nhà nước cơng tác văn thư, lưu trữ Mọi hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ quan thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật Nhà nước quy định Quy chế Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm quản lý văn độ mật: tuyệt mật, tối mật, mật Công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ có nhiệm vụ phải cam kết bảo vệ bí mật quan, bí mật Nhà nước theo quy định pháp luật CHƯƠNG II: CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục 1: SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Các loại văn hành quan ban hành rà sốt theo Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộ lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ đơn vị; Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành luật ban hành văn quy phạm pháp luật Điều Thể thức kỹ thuật trình bày văn Về thể thức kỹ thuật trình bày văn hành trường thực theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Phụ lục kèm theo Quy chế mẫu trình bày văn hành trường ban hành (theo mẫu Thông tư số 01/2011/TT-BNV), gồm: Phụ lục I: Bảng chữ viết tắt tên loại văn hành quan ban hành Phụ lục II: Sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn Phụ lục III: Sơ đồ bố trí thành phần thể thức văn Phụ lục IV: Mẫu chữ chi tiết trình bày thể thức VB thể thức Phụ lục V: Các mẫu văn a Các mẫu trình bày văn hành (từ mẫu 1.1 đến mẫu 1.19) b Mẫu trình bày văn (mẫu 2.1) Điều Soạn thảo văn Cán giao thụ lý, giải hồ sơ trực tiếp soạn thảo văn hành thơng thường thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan chịu trách nhiệm nội dung, thể thức văn Thủ trưởng đơn vị sau xem xét, điều chỉnh, duyệt nội dung ký nháy cuối dòng nội dung văn bản, văn quan trọng phải ký nháy cuối trang Đối với trường hợp cá nhân giao tham mưu xây dựng văn quy phạm pháp luật việc soạn thảo văn quy phạm pháp luật thực theo Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật hành Điều Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt Bản thảo văn phân công duyệt theo quy trình: Quy trình soạn thảo quy định cụ thể theo bước, từ việc soạn thảo đến trình Thủ trưởng đơn vị có ý kiến sửa chữa, bổ sung trình đến Hiệu trưởng ký theo thẩm quyền (đối với văn Hiệu trưởng ký) Trước trình Hiệu trưởng ký, Thư ký Hiệu trưởng người phân cơng rà sốt lại lần cuối thể thức nội dung văn (nếu phát sai sót, đề nghị phận soạn thảo sửa chữa lại) Trường hợp loại văn Hiệu trưởng phân cơng cho Phó Hiệu trưởng trực tiếp phụ trách ký, trước trình Phó Hiệu trưởng trực tiếp ký cần phải chuyển cho thư ký người phân cơng rà sốt lại lần cuối thể thức nội dung văn bản, phát sai sót, đề nghị phận soạn thảo sửa chữa lại Điều Đánh máy, nhân Việc soạn thảo văn hành thơng thường cán bộ, chuyên viên giao giải công việc thực Trường hợp văn lãnh đạo dự thảo viết tay giao cho phận văn thư đánh máy, việc đánh máy văn phải nguyên văn thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn Trường hợp phát có sai sót khơng rõ ràng thảo người đánh máy phải hỏi lại cá nhân soạn thảo người duyệt thảo Nhân số lượng quy định phát hành: a Số lượng văn nhân để phát hành xác định sở số lượng nơi nhận văn bản; b Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nguyên tắc văn gửi đến quan có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; phải gửi địa quan, đơn vị cá nhân có trách nhiệm, thẩm quyền giải thực công việc; không gửi vượt cấp gửi cho quan, đơn vị cá nhân để biết để tham khảo, để thay cho báo cáo công việc làm Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo thời gian quy định Việc nhân văn mật lãnh đạo định thực theo quy định bảo vệ bí mật Nhà nước Điều 10 Kiểm tra văn trước ký ban hành Cá nhân soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn bản, đề xuất mức độ khẩn, đối chiếu quy định pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước, xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn định Nhân viên văn thư người phân công giao trách nhiệm giúp Hiệu trưởng quản lý công tác văn thư, có trách nhiệm kiểm tra chịu trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn bản; ký nháy đảm bảo thể thức, kỹ thuật trình bày văn vào vị trí 9b Điều 11 Ký văn Hình thức ký văn sử dụng dấu quan, gồm có: - Hiệu trưởng - Các phó Hiệu trưởng phân công, ủy quyền cụ thể văn riêng, thẩm quyền ký ghi ký thay (KT.) - Trường hợp Phó hiệu trưởng đơn vị Hiệu trưởng ủy quyền ký số văn cụ thể văn riêng khoảng thời gian định, thẩm quyền ký ghi thừa ủy quyền (TUQ.) (TL.) Điều 12 Bản văn Các hình thức quy định Quy chế gồm y chính, trích lục Thể thức quy định sau: Hình thức sao: Sao y trích sao, lục; tên quan văn bản; số, ký hiệu sao; địa danh ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu quan văn bản; nơi nhận Bản y chính, trích lục thực theo quy định Quy chế có giá trị pháp lý Bản chụp (photocopy dấu chữ ký văn chính) khơng thực theo thể thức quy định khoản Điều này, có giá trị thơng tin, tham khảo Khơng sao, chụp, chuyển phát ngồi Trường ý kiến ghi bên lề văn Trường hợp ý kiến lãnh đạo ghi bên lề văn cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi cơng tác phải thể chế hóa văn hành Mục 2: QUẢN LÝ VĂN BẢN Điều 13 Trình tự quản lý văn đến Tất văn bản, kể đơn, thư cá nhân gửi đến quan (sau gọi chung văn đến) phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 14 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Tất văn đến trường phải quản lý tập trung, thống văn thư trường Tất loại văn (kể Fax, văn chuyển qua mạng văn mật), đơn, thư gửi đến quan gọi chung văn đến Văn đến từ nguồn phải tập trung văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào chương trình quản lý văn hồ sơ trường Văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, cán văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản, v.v Trường hợp phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Văn đến loại thuộc diện đăng ký văn thư, chuyển phát qua máy Fax (loại giấy nhiệt) cần chụp lại trước đóng dấu đến, văn đến chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết in làm thủ tục đóng dấu “Đến” Đến nhận Fax văn chuyển qua mạng, cán văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến (số đến ngày đến số thứ tự ngày, tháng, năm đăng ký Fax, văn chuyển qua mạng) chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax, văn chuyển qua mạng Những văn cán bộ, chuyên viên họp mang nhận trực tiếp phải đăng ký văn thư trước xử lý theo quy định Những văn đến không đăng ký văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Các bì văn đến cán văn thư khơng bóc: bao gồm bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể quan bì văn gửi đích danh người nhận, chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với bì văn gửi đích danh người nhận, văn liên quan đến cơng việc chung quan cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký Đối với bì thư gửi đích danh người đứng đầu, văn thư gửi trực tiếp đến tên người nhận người phân công bóc gỡ bì thư người đứng đầu; sau có ý kiến người đứng đầu văn phải chuyển đến văn thư để đăng ký xử lý tiếp Đối với bì thư có ký hiệu mật, tối mật, tuyệt mật có ghi “chỉ người có tên bóc bì”, văn thư đăng ký chuyển đến người nhận người có trách nhiệm xử lý Sau xử lý xong, văn phải chuyển cho người giao trách nhiệm quản lý theo chế độ bảo quản tài liệu mật Văn khẩn đến làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ quan có trách nhiệm ký nhận báo cáo với người đứng đầu người phân công để xử lý Khi tiếp nhận văn đến, văn thư phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) đặc biệt lưu ý bì thư có độ khẩn, mật Văn đến bị thiếu, rách, bị bóc, văn bên khơng với số ghi ngồi bì, nơi nhận, văn hỏa tốc hẹn mà chuyển đến muộn thời gian ghi ngồi bì trường hợp phát sai sót, văn thư phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét giải quyết, cần thiết phải lập biên có chữ ký xác nhận người đưa văn đến 10 Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn đến sở liệu văn đến máy vi tính Điều 15 Trình, chuyển giao văn đến Đối với văn đến có yêu cầu giải công việc khẩn, chuyển đến người phụ trách lĩnh vực xử lý, sau chuyển lại văn thư để đăng ký Đối với loại văn đến bình thường, văn thư đăng ký chuyển cho người phụ trách lĩnh vực để xử lý Căn vào ý kiến đạo giải quyết, văn thư vào sổ sở liệu văn đến máy vi tính, chuyển ý kiến đạo lưu văn thư Việc chuyển giao văn phải đảm bảo yêu cầu tính xác, giữ gìn bí mật nội dung văn phải ghi nhận vào chương trình quản lý văn hồ sơ công việc quan (hoặc vào sổ chuyển giao văn bản) Điều 16 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Hiệu trưởng có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến, Phó Hiệu trưởng Hiệu trưởng phân cơng trực tiếp đạo giải văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Căn nội dung văn đến, Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng giao cho tập thể cá nhân giải Người đứng đầu tập thể đơn vị phân cơng đích danh cho cá nhân nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan Trong công tác xử lý văn đến, Hiệu trưởng giao cho, Thư ký Hiệu trưởng, nhân viên văn thư người phân công chịu trách nhiệm thực cơng việc sau: a Xem xét tồn VB đến báo cáo văn quan trọng, khẩn cấp b Chuyển văn đến cho đơn vị, cá nhân giải c Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 17 Trình tự quản lý văn Tất văn Trường phát hành phải quản lý tập trung, thống văn thư Trường theo trình tự sau: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn Đóng dấu trường; đóng dấu giáp lai văn từ 02 trang trở lên, dấu đóng tối đa 05 trang văn bản; đóng dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) Đăng ký văn Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Điều 18 Chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng để thông tin nhanh Điều 19 Lưu văn Mỗi văn lưu hai bản: Bản gốc (chữ ký tươi) lưu văn thư Trường, xếp theo thứ tự đăng ký, (chữ ký photo copy, đóng dấu đỏ) lưu hồ sơ giải công việc chuyển giao nộp vào trữ hành đơn vị theo thời hạn quy định Văn có chế độ mật lưu văn thư theo chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước, xếp theo số thứ tự bảo quản cặp, hộp Tuyệt đối không mang khỏi quan trường hợp cần khai thác sử dụng phải đồng ý lãnh đạo Các văn liên ngành mà khơng lấy số văn thư sau đóng dấu văn thư có trách nhiệm theo dõi lưu Bản lưu văn quan trọng quan phải in giấy tốt có độ pH trung tính in mực bền màu Mục 3: LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Điều 20 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập Nguyên tắc Tất cơng chức, viên chức làm việc có liên quan đến cơng văn, giấy tờ phải có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc làm, đến thời hạn quy định nộp vào lưu trữ hành Nội dung việc lập hồ sơ hành a Mở hồ sơ: hàng năm, vào danh mục hồ sơ đơn vị trực thuộc thực tế công việc giao, công chức, viên chức chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa để quản lý văn liên quan đến cơng việc giải quyết, ngồi bìa ghi rõ tiêu đề hồ sơ Trong q trình giải cơng việc, đưa văn hình thành có liên quan vào bìa hồ sơ b Thu thập văn đưa vào hồ sơ: - Công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tư liệu có liên quan đến việc ghi sẵn tên vào bìa hồ sơ - Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác văn để chọn cách xếp cho thích hợp - Kết thúc biên mục hồ sơ: công việc giải xong hồ sơ kết thúc, cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng, thừa, nháp, tư liệu, sách báo không cần để hồ sơ Yêu cầu hồ sơ lập - Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan hình thành hồ sơ - Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc - Văn hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng - Sau giải xong công việc, hồ sơ giải công việc, phận văn thư có trách nhiệm kiểm tra danh mục, thành phần hồ sơ lưu giữ văn thư chờ chuyển giao lưu trữ theo quy định Trường hợp hồ sơ giai đoạn góp ý, lấy ý kiến trao đổi, phối hợp giải quyết, chuyên viên xử lý hồ sơ cần thể phần ghi phiếu trình để văn thư chuyển giao hồ sơ lại cho đơn vị, cá nhân tiếp tục theo dõi, xử lý Công chức, viên chức phải thực nghiêm túc quy định công tác quản lý tài liệu quan; tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu công tác cá nhân phải xắp xếp gọn gàng, khoa học, tiện cho công tác tra cứu, khai thác sử dụng theo quy định có hiệu Điều 21 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành Trách nhiệm tập thể cá nhân trường a Các tập thể trực thuộc cá nhân trường phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hành quan theo thời hạn quy định khoản Điều b Trường hợp tập thể cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hành đơn vị thời hạn giữ lại không hai năm c Cán bộ, công chức, viên chức chuyển công tác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao lại toàn hồ sơ, tài liệu cho đơn vị, đơn vị người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu quan làm riêng mang sang quan khác Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quy định sau a Tài liệu hành chính, tài liệu chun mơn nghiệp vụ: sau năm kể từ năm công việc kết thúc b Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học cơng nghệ: sau năm kể từ năm cơng trình nghiệm thu thức c Tài liệu xây dựng bản: sau ba tháng kể từ cơng trình toán d Cơ sở liệu, tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: sau ba tháng kể từ công việc kết thúc Thủ tục giao nộp Khi giao nộp tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” hai “Biên giao nhận tài liệu” Các đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành quan giữ loại Điều 22 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ trường Hiệu trưởng đạo nhân viên văn thư người phân công chịu trách nhiệm tham mưu lập kế hoạch hàng năm để bảo đảm triển khai thực tốt công tác quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ đơn vị Thư ký Hiệu trưởng người giao trách nhiệm có nhiệm vụ: a Tham mưu cho Hiệu trưởng việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ giao nộp HS, tài liệu vào lưu trữ hành đơn vị thuộc trường b Tổ chức thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành trường Người đứng đầu tập thể trực thuộc chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng việc lập hồ sơ, bảo quản giao nộp HS, tài liệu trường vào lưu trữ hành Trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức: lập hồ sơ công việc phân công theo dõi, giải Trách nhiệm cán lưu trữ: cán chuyên trách lưu trữ quan có trách nhiệm hướng dẫn cho đơn vị công chức, viên chức lập hồ sơ công việc theo quy định Mục 4: QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều 23 Quản lý sử dụng dấu Cán văn thư người phân công giúp Hiệu trưởng quản lý sử dụng dấu quan theo quy định hành Cán văn thư đuợc giao nhiệm vụ giữ sử dụng dấu trường Cán văn thư phân cơng đóng dấu, khơng mang dấu khỏi khu vực đóng dấu khơng có đạo lãnh đạo trường Không tự ý giao dấu cho người khác sử dụng khơng có đạo lãnh đạo Trường văn Điều 24 Đóng dấu Tuyệt đối khơng đóng dấu khống Khơng đóng dấu văn ký vượt thẩm quyền, thiếu chữ ký nháy đơn vị chuyên môn soạn thảo văn bản, thiếu chữ ký nháy Trưởng tập thể cá nhân giao nhiệm vụ pháp chế đảm bảo thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, có chữ ký khơng rõ ràng, lem luốc Dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký bên trái Đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục Đóng dấu giáp lai, đóng dấu lên văn bản, tài liệu chuyên ngành thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành Trường hợp đóng dấu lên văn có nhiều trang, dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy, dấu đóng tối đa 05 trang văn Đối với tài liệu bí mật Nhà nước, tùy theo mức độ mật phải đóng dấu độ mật: Tuyệt mật, Tối mật, Mật CHƯƠNG III: CÔNG TÁC LƯU TRỮ Mục 1: CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU Điều 25 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Hàng năm, cán văn thư, lưu trữ Trường có trách nhiệm: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu 10 Phối hợp với tập thể, cá nhân đơn vị xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập theo Danh mục hồ sơ quan xây dựng hàng năm Hướng dẫn đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” Chuẩn bị kho tàng phương tiện để tiếp nhận tài liệu Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập “Biên giao nhận tài liệu” Đơn vị có hồ sơ, tài liệu giao nộp lưu trữ có trách nhiệm lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” “Biên giao nhận tài liệu” theo mẫu Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn, loại hai bản, đơn vị cá nhân nộp lưu lưu trữ quan giữ loại Điều 26 Xác định giá trị tài liệu Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: a Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính số lượng năm b Xác định tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu hủy Thời hạn bảo quản tài liệu thực theo quy định Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức Điều 27 Hội đồng xác định giá trị tài liệu quan Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Nhà trường phải thành lập HĐ xác định giá trị tài liệu Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Hiệu trưởng việc định: a Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản b Danh mục tài liệu hết giá trị Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực theo Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị, bao gồm: - Phó Hiệu trưởng thường trực: Chủ tịch Hội đồng - Chủ tịch cơng đồn: Ủy viên thường trực - Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu đưa xét hủy: Ủy viên; - Đại diện lưu trữ trường: Ủy viên kiêm thư ký Hội đồng làm việc theo phương thức sau đây: a Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại Kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần) b Hội đồng thảo luận tập thể biểu theo đa số tài liệu dự kiến tiêu hủy Biên họp có đủ chữ ký thành viên Hội đồng lập thành hai bản, lưu hồ sơ hủy tài liệu, đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị c Thơng qua biên bản, trình Hiệu trưởng định Điều 28 Tiêu hủy tài liệu hết giá trị Nghiêm cấm đơn vị, cá nhân tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hình thức bán tài liệu tiêu hủy thị trường tự Thẩm quyền định tiêu hủy tài liệu hết giá trị Hiệu trưởng định tiêu hủy tài liệu hết giá trị bảo quản lưu trữ trường sau có ý kiến thẩm định đề xuất văn Hội đồng xác định giá trị tài 11 liệu ý kiến văn quan có thẩm quyền Khi tiêu hủy phải hủy hết thông tin tài liệu Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị, bao gồm: a Tờ trình việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị b Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo thuyết minh c Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu d Biên họp Hội đồng xác định giá trị đ Văn cấp có thẩm quyền việc thẩm tra tài liệu hết giá trị e Quyết định người có thẩm quyền cho phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị g Biên việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị tài liệu liên quan khác Việc tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực theo hướng dẫn Cục trưởng Cục VT< Nhà nước quy định pháp luật hành có liên quan Hồ sơ việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải bảo quản Trường, tổ chức tài liệu tiêu hủy thời hạn 20 năm, kể từ ngày tài liệu tiêu hủy Điều 29 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử (trường hợp Nhà trường thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử) Trách nhiệm Nhà trường nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử a Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo thời hạn quy định Trường hợp muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đến thời hạn giao nộp phải đồng ý văn lãnh đạo quan b Giao nộp tài liệu sở hồ sơ đơn vị bảo quản thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” c Giao nộp đầy đủ hộp, cặp công cụ tra cứu kèm theo d Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp Trách nhiệm lưu trữ lịch sử: a Lập kế hoạch thu thập tài liệu b Phối hợp với lưu trữ hành lựa chọn tài liệu cần thu thập c Hướng dẫn lưu trữ hành chuẩn bị tài liệu giao nộp d Chuẩn bị kho tàng phương tiện để tiếp nhận tài liệu đ Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập “Biên giao nhận tài liệu”.“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” “Biên giao nhận tài liệu” lập thành hai theo mẫu thống Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn Lưu trữ quan Lưu trữ lịch sử giữ loại Thành phần thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử thực theo hướng dẫn Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộ lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ đơn vị Mục 2: THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN Điều 30 Thống kê tài liệu lưu trữ Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ Thống kê lưu trữ thực theo chế độ định kỳ Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm tính từ ngày tháng đến 24 ngày 31 tháng 12 12 Báo cáo thống kê thực theo Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 Chính phủ quy định chi tiết số điều biện pháp thi hành luật ban hành văn quy phạm pháp luật Điều 31 Bảo quản tài liệu lưu trữ Nguyên tắc a Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu không thuộc diện nộp lưu trữ hành công chức, viên chức đơn vị bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu b Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tập trung bảo quản kho lưu trữ quan Kho lưu trữ trang bị đầy đủ trang thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu Cán văn thư người phân cơng có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo quan đạo tổ chức thực quy trình bảo quản tài liệu lưu trữ a Xây dựng bố trí kho lưu trữ theo tiêu chuẩn quy định b Thực biện pháp phòng, chống cháy, nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ c Trang bị đầy đủ thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ d Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp tài liệu lưu trữ đ Thực biện pháp phịng, chống trùng, nấm mốc, khử a-xít tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu; thường xuyên tổ chức VS kho tàng theo định kỳ e Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng có nguy bị hư hỏng g Thực chế độ bảo hiểm TL lưu trữ TL lưu trữ đặc biệt quý, Công chức, viên chức phụ trách công tác lưu trữ chuyên trách kiêm nhiệm có trách nhiệm a Thực quy định Nhà nước quan bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu kho lưu trữ b Bố trí, xếp khoa học LT lưu trữ; hồ sơ, tài liệu kho để hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, KT tra cứu c Thường xun kiểm tra tình hình tài liệu có kho để nắm số lượng, chất lượng tài liệu, sở có kế hoạch bảo quản tu bổ phục chế Áp dụng theo tiêu chuẩn loại kho lưu trữ Bộ trưởng BNV quy định Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ thực theo hướng dẫn Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Mục 3: TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN Điều 32 Đối tượng thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Đối tượng phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hành - Cán bộ, công chức, viên chức Trường đến nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ để thực nhiệm vụ giao - Cá nhân đến sử dụng tài liệu phục vụ cho nhu cầu Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hành 13 - Các đối tượng người thuộc Nhà trường phải có ý kiến Thủ trưởng đơn vị cho phép nghiên cứu, sử dụng tài liệu có liên quan - Tất đối tượng đến nghiên cứu tài liệu phải ghi vào phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu Điều 33 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Cán phụ trách công tác lưu trữ phải lập sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ sổ đăng ký độc giả theo quy định Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước để quản lý tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác tài liệu Mượn tài liệu nghiên cứu chỗ: sau nghiên cứu văn xong, người khai thác phải trả đầy đủ tài liệu mượn ký trả hồ sơ, tài liệu vào sổ theo dõi mượn tài liệu Cán phụ trách công tác lưu trữ phải giám sát trình mượn kiểm tra tài liệu sau hoàn trả Mượn tài liệu nơi làm việc: trường hợp đặc biệt nhu cầu công tác công chức, viên chức thuộc Nhà trường cần sử dụng hồ sơ, tài liệu kho phải Trưởng Phịng Hành người phân cơng đồng ý Người mượn tài liệu phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tài liệu trả hạn Sao, chụp tài liệu lưu trữ: người đến khai thác cần chụp tài liệu phải thực đầy đủ thủ tục khai thác có giấy xin chụp tài liệu, đồng thời phải đồng ý người có thẩm quyền phép chụp Việc chụp tài liệu lưu trữ phải cán lưu trữ thực Đối với tài liệu mật thực theo quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước Đơn vị, cá nhân sử dụng tài liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh quy định bảo mật thơng tin phải giữ gìn bảo đảm an toàn tài liệu Điều 34 Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Thẩm quyền định việc cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quan sau: Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng cho phép việc sử dụng tài liệu lưu trữ tổ chức, cá nhân nước ngồi có yếu tố nước ngoài; cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ loại mật Cán văn thư người có trách nhiệm cho phép việc sử dụng sao, điện tử tài liệu lưu trữ công chức, viên chức thuộc quan, đơn vị cá nhân có nhu cầu đáng Cán phụ trách lưu trữ quan cho phép sử dụng tài liệu đồng ý người có thẩm quyền Việc chụp tài liệu lưu trữ phải ý kiến phê duyệt lãnh đạo Điều 35 Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ quản lý công cụ sau: Chương trình phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ Sổ giao nhận tài liệu CHƯƠNG IV: TỔ CHỨC THỰC HIỆN Điều 36 Khen thưởng xử lý vi phạm Việc thực nội dung Quy chế tiêu chí để bình xét thi đua, khen thưởng tập thể tập thể cá nhân đơn vị, sở để đánh giá, nhận xét, phân loại công chức, viên chức; xem xét nâng bậc lương, nâng ngạch công chức, viên chức 14 Công chức, viên chức vi phạm quy định Quy chế tùy theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu hình thức kỷ luật áp dụng theo quy định pháp luật xử lý kỷ luật cán bộ, cơng chức, viên chức truy cứu trách nhiệm hình theo quy định pháp luật Trường hợp công chức, viên chức vi phạm quy định Quy chế mà gây thiệt hại vật chất cho Nhà trường phải bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật hành trách nhiệm vật chất cán bộ, công chức, viên chức Điều 37 Tổ chức thực Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực Quy chế đến toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên phạm vi quản lý Cán văn thư người phân cơng có trách nhiệm đơn đốc, theo dõi việc thực Quy chế Quy chế có hiệu lực kể từ ngày ký Quyết định ban hành Trong trình thực hiện, phát sinh vướng mắc, cần điều chỉnh, bổ sung, cán văn thư người phân công đề nghị lãnh đạo đơn vị sửa đổi, bổ sung Quy chế để phù hợp với tình hình thực tế./ Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Phòng GD&ĐT (để b/c); - VC trường (để t/h); - Lưu: VT Từ Thị Cám 15 ... hoạch công tác quản lý nhà nước văn thư lưu trữ năm 2022; Xét đề nghị Bộ phận văn thư - lưu trữ trường TH Hòa Chánh ban hành Quy chế áp dụng quy định Pháp luật công tác quản lý nhà nước văn thư. .. mật quan, bí mật Nhà nước theo quy định pháp luật CHƯƠNG II: CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục 1: SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều Hình thức văn Các loại văn hành quan ban hành rà sốt theo Thơng tư số 07/2012/TT-BNV... lượng quy định phát hành: a Số lượng văn nhân để phát hành xác định sở số lượng nơi nhận văn bản; b Nơi nhận phải xác định cụ thể văn nguyên tắc văn gửi đến quan có chức năng, thẩm quy? ??n giải quy? ??t,