TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT VINH Ban hành Quy chế công tác văn thư

BỘ LAO ĐỘNG - THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT VINH /QĐ-ĐHSPKTV Số: Nghệ An, ngày tháng năm 2020 QUYẾT ĐỊNH V/v Ban hành Quy chế công tác văn thư HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT VINH Căn Quyết định số 33/QĐ-LĐTBXH ngày 08/01/2019 Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh Xã hội việc quy định chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh; Căn Quyết định số 06/2007/QĐ-BLĐTBXH ngày 22/3/2007 Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh Xã hội việc ban hành Quy chế phân cấp quản lý viên chức đơn vị nghiệp thuộc Bộ; Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư Theo đề nghị Trưởng phòng Tổng hợp – Hành chính; QUYẾT ĐỊNH: Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế công tác văn thư Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh Điều Quyết định có hiệu lực kể từ ngày ký thay cho Quyết định số 61/QĐ-ĐHSPKTV ngày 03/4/2009 Hiệu trưởng Trường Đại học Sư Phạm Kỹ thuật Vinh việc ban hành Quy chế công tác văn thư Điều Trưởng đơn vị, tổ chức thuộc Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh đơn vị, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Như Điều 3; - Lưu VT, Phòng TH-HC Đã ký TS Phạm Hữu Truyền QUY CHẾ Về công tác văn thư (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-ĐHSPKTV ngày tháng năm 2020 Hiệu trưởng Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi điều chỉnh Quy chế quy định công tác văn thư quản lý nhà nước công tác văn thư Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh Công tác văn thư quy định Quy chế bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Trường; quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cơng tác văn thư Điều Đối tượng áp dụng Quy chế áp dụng tất đơn vị, tổ chức thuộc Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh tập thể, cá nhân liên quan Điều Giải thích từ ngữ Trong Quy chế này, từ ngữ hiểu sau: “Văn bản” thông tin thành văn truyền đạt ngôn ngữ ký hiệu, hình thành hoạt động quan, tổ chức trình bày thể thức, kỹ thuật theo quy định “Văn chuyên ngành” văn hình thành trình thực hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ ngành, lĩnh vực người đứng đầu quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định “Văn hành chính” văn hình thành trình đạo, điều hành, giải công việc quan, tổ chức “Văn điện tử” văn dạng thông điệp liệu tạo lập số hóa từ văn giấy trình bày thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định “Văn đi” tất loại văn quan, tổ chức ban hành “Văn đến” tất loại văn quan, tổ chức nhận từ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến “Bản thảo văn bản” viết đánh máy tạo lập phương tiện điện tử hình thành trình soạn thảo văn quan, tổ chức “Bản gốc văn bản” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, người có thẩm quyền trực tiếp ký văn giấy ký số văn điện tử “Bản văn giấy” hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn bản, tạo từ có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền 10 “Bản y” đầy đủ, xác nội dung gốc văn bản, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 11 “Bản lục” đầy đủ, xác nội dung y, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 12 “Bản trích sao” xác phần nội dung gốc phần nội dung văn cần trích sao, trình bày theo thể thức kỹ thuật quy định 13 “Danh mục hồ sơ” bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến lập năm quan, tổ chức 14 “Hồ sơ” tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 15 “Lập hồ sơ” việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc phương pháp định 16 “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” Hệ thống thông tin xây dựng với chức để thực việc tin học hóa cơng tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ môi trường mạng (sau gọi chung Hệ thống) 17 “Văn thư Trường” phận thực số nhiệm vụ công tác văn thư Trường Điều Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư Nguyên tắc Công tác văn thư thực thống theo quy định pháp luật Yêu cầu a) Văn Trường đơn vị phải soạn thảo ban hành thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày theo quy định pháp luật: Đối với văn quy phạm pháp luật thực theo quy định Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật; văn hành thực theo quy định Chương II Quy chế b) Tất văn đi, văn đến Trường phải quản lý tập trung Văn thư Trường để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật c) Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận d) Văn phải theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý đ) Người giao giải quyết, theo dõi công việc Trường, đơn vị có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Trường e) Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Trường phải quản lý, sử dụng theo quy định pháp luật g) Hệ thống phải đáp ứng quy định phụ lục Quy chế quy định pháp luật có liên quan Điều Giá trị pháp lý văn điện tử Văn điện tử ký số người có thẩm quyền ký số Trường theo quy định pháp luật có giá trị pháp lý gốc văn giấy Chữ ký số văn điện tử phải đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật Điều Trách nhiệm Trường, đơn vị, cá nhân công tác văn thư Trách nhiệm Hiệu trưởng việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ a) Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật hành b) Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị trực thuộc; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền Trách nhiệm cá nhân Trong q trình giải cơng việc liên quan đến cơng tác văn thư, lưu trữ, cán bộ, giảng viên, nhân viên Nhà trường phải thực nghiêm túc quy định quy chế quy định pháp luật có liên quan Nhiệm vụ Văn thư Trường: a) Đăng ký, thực thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn b) Tiếp nhận, đăng ký văn đến; trình, chuyển giao văn đến c) Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu văn d) Quản lý Sổ đăng ký văn đ) Quản lý, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật Trường; loại dấu khác theo quy định Chương II SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Mục THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều Các loại văn hành Văn hành gồm loại văn sau: Nghị (cá biệt), định (cá biệt), thị, quy chế, quy định, thơng cáo, thơng báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, cơng văn, cơng điện, ghi nhớ, thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công Điều Thể thức văn Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần áp dụng tất loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định Thể thức văn hành bao gồm thành phần a) Quốc hiệu Tiêu ngữ b) Tên quan, tổ chức ban hành văn c) Số, ký hiệu văn d) Địa danh thời gian ban hành văn đ) Tên loại trích yếu nội dung văn e) Nội dung văn g) Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền h) Dấu, chữ ký số Trường i) Nơi nhận Ngoài thành phần quy định khoản Điều này, văn bổ sung thành phần khác a) Phụ lục b) Dấu độ mật, mức độ khẩn, dẫn phạm vi lưu hành c) Ký hiệu người soạn thảo văn số lượng phát hành d) Địa quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax Điều Kỹ thuật trình bày văn Kỹ thuật trình bày văn bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày thành phần thể thức, số trang văn Kỹ thuật trình bày văn hành thực theo quy định phụ lục I Quy chế Viết hoa văn hành thực theo quy định Phụ lục II Quy chế Chữ viết tắt tên loại văn hành thực theo quy định Phụ lục III Quy chế Mục SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Điều 10 Soạn thảo văn Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung văn cần soạn thảo, Hiệu trưởng người có thẩm quyền giao cho đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn Đơn vị cá nhân giao chủ trì soạn thảo văn thực công việc: Xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày Đối với văn điện tử, cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn việc thực nội dung nêu phải chuyển thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống cập nhật thông tin cần thiết Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào thảo văn bản, chuyển lại thảo văn đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn để chuyển cho cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn Cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị trước pháp luật thảo văn phạm vi chức trách, nhiệm vụ giao Điều 11 Duyệt thảo văn Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp thảo văn phê duyệt cần sửa chữa, bổ sung phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, định Điều 12 Kiểm tra văn trước ký ban hành Trưởng đơn vị soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng trước pháp luật nội dung văn Trưởng phòng Tổng hợp - Hành giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng trước pháp luật thể thức, kỹ thuật trình bày văn Điều 13 Ký ban hành văn Hiệu trưởng có thẩm quyền ký tất văn Trường ban hành; giao Phó hiệu trưởng ký thay văn thuộc lĩnh vực phân công phụ trách số văn thuộc thẩm quyền Hiệu trưởng Trường hợp Phó hiệu trưởng giao phụ trách, điều hành thực ký cấp phó ký thay cấp trưởng Trong trường hợp đặc biệt, Hiệu trưởng ủy quyền cho trưởng số đơn vị thuộc Trường ký thừa ủy quyền số văn mà phải ký Việc giao ký thừa ủy quyền phải thực văn bản, giới hạn thời gian nội dung ủy quyền Người ký thừa ủy quyền không ủy quyền lại cho người khác ký Văn ký thừa ủy quyền thực theo thể thức đóng dấu ký số trường đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh ủy quyền Hiệu trưởng giao trưởng số đơn vị thuộc Trường ký thừa lệnh số loại văn Người ký thừa lệnh giao lại cho cấp phó ký thay Việc giao ký thừa lệnh phải quy định cụ thể sau: a) Trưởng phịng Tổng hợp - Hành ký văn giao dịch có tính chất hành chính, lệnh điều xe ô tô, giấy mời đơn vị cá nhân Trường dự họp, hội nghị theo kế hoạch nội dung Hiệu trưởng duyệt; thông báo ý kiến đạo Giám hiệu họp giao ban; y trích lục văn Giám hiệu ký; văn giới thiệu chức danh, chữ ký Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng; xác nhận chức danh, chữ ký cán bộ, công chức, viên chức Nhà trường b) Trưởng phòng Tổ chức cán ký thông báo nội nghiệp vụ công tác tổ chức cán bộ; xác nhận hồ sơ, lý lịch cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng người có đề nghị c) Trưởng phịng Đào tạo ký bảng điểm học tập cuối khóa, trích văn chứng chỉ, trích bảng điểm học tập HVSV; giấy giới thiệu cho HVSV liên hệ địa điểm thực hành, thực tập, thực tế, xin số liệu để làm đề tài NCKH, khóa luận… d) Trưởng phịng Cơng tác sinh viên ký loại giấy xác nhận cho HVSV gửi gia đình để thực chế độ trợ cấp ưu đãi; giấy xác nhận cho HVSV để em nhận tiền, bưu phẩm gửi qua bưu điện; thông báo nghỉ học khơng có lý bảng kết học tập, rèn luyện hàng năm HVSV tới gia đình; thẻ học viên, sinh viên; xác nhận hồ sơ, lý lịch HVSV học Trường; sổ theo dõi hồ sơ HVSV nội, ngoại trú; giấy mời HVSV phụ huynh HVSV đến giải vụ có liên quan đến HVSV; giấy giới thiệu cho HVSV đến quan hành chính, pháp luật có u cầu; xác nhận cho HVSV làm chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể e) Trưởng đơn vị Trường ký thừa lệnh Hiệu trưởng công văn có nội dung hướng dẫn nghiệp vụ, trả lời vấn đề chuyên môn thuộc lĩnh vực công tác đơn vị công văn gửi đơn vị Trường Công văn Trưởng đơn vị Trường ký thừa lệnh Hiệu trưởng, có liên quan đến chủ trương, phương hướng cơng tác Trường phải Phó hiệu trưởng phụ trách duyệt trước ký phải gửi báo cáo Hiệu trưởng Người ký văn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật văn ký ban hành Hiệu trưởng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật toàn văn trường đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh ban hành Đối với văn giấy, ký văn dùng bút có mực màu xanh, không dùng loại mực dễ phai Đối với văn điện tử, người có thẩm quyền thực ký số Chương III QUẢN LÝ VĂN BẢN Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 14 Trình tự quản lý văn Cấp số, thời gian ban hành văn Đăng ký văn Nhân bản, đóng dấu Trường, dấu độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn giấy); ký số quan, tổ chức (đối với văn điện tử) Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn Điều 15 Cấp số, thời gian ban hành văn Số thời gian ban hành văn lấy theo thứ tự trình tự thời gian ban hành văn Trường năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm) Số ký hiệu văn Trường năm, thống văn giấy văn điện tử a) Việc cấp số văn quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn quy phạm pháp luật cấp hệ thống số riêng b) Việc cấp số văn hành Hiệu trưởng quy định Đối với văn giấy, việc cấp số, thời gian ban hành thực sau có chữ ký người có thẩm quyền, chậm ngày làm việc Văn mật cấp hệ thống số riêng Đối với văn điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành thực chức Hệ thống Điều 16 Đăng ký văn Việc đăng ký văn bảo đảm đầy đủ, xác thơng tin cần thiết văn Đăng ký văn Văn đăng ký sổ Hệ thống a) Đăng ký văn sổ Văn thư đăng ký văn vào sổ đăng ký văn Mẫu sổ đăng ký văn theo quy định Phụ lục IV Quy chế b) Đăng ký văn Hệ thống Văn đăng ký Hệ thống phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý Văn mật đăng ký theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Điều 17 Nhân bản, đóng dấu, ký số quan, tổ chức dấu độ mật, mức độ khẩn Nhân bản, đóng dấu trường đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh dấu độ mật, mức độ khẩn văn giấy a) Văn nhân theo số lượng xác định phần nơi nhận văn b) Việc đóng dấu Trường dấu độ mật, mức độ khẩn, thực theo quy định Phụ lục I Quy chế Ký số trường đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh văn điện tử Ký số trường đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh thực theo quy định Phụ lục I Quy chế Điều 18 Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục Văn thư Trường phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải phát hành gửi sau ký văn Việc phát hành văn mật phải bảo đảm bí mật nội dung văn theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, số lượng, thời gian nơi nhận Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Văn phát hành có sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải đính cơng văn trường đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh ban hành văn Thu hồi văn a) Đối với văn giấy, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, người nhận có trách nhiệm gửi lại văn nhận b) Đối với văn điện tử, trường hợp nhận văn thông báo thu hồi, người nhận hủy bỏ văn điện tử bị thu hồi Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết Phát hành văn giấy từ văn ký số người có thẩm quyền: Văn thư Trường thực in văn ký số người có thẩm quyền giấy, đóng dấu Trường để tạo văn giấy phát hành văn Trường hợp cần phát hành văn điện tử từ văn giấy: Văn thư Trường thực y từ văn giấy sang văn điện tử việc số hóa văn giấy ký số Trường Điều 19 Lưu văn Lưu văn giấy a) Bản gốc văn lưu Văn thư Trường phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký b) Bản văn lưu hồ sơ cơng việc Lưu văn điện tử a) Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống Trường b) Văn thư Trường tạo văn giấy theo quy định khoản Điều 18 Quy chế để lưu Văn thư Trường hồ sơ công việc Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 20 Trình tự quản lý văn đến Tiếp nhận văn đến Đăng ký văn đến Trình, chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Điều 21 Tiếp nhận văn đến Đối với văn giấy a) Văn thư Trường kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Trường hợp phát có sai sót dấu hiệu bất thường, Văn thư báo cho Hiệu trưởng thông báo cho nơi gửi văn b) Tất văn giấy đến (bao gồm văn có dấu độ mật) gửi Trường thuộc diện đăng ký Văn thư Trường phải bóc bì, đóng dấu “ĐẾN” Đối với văn gửi đích danh cá nhân tổ chức đồn thể Trường Văn thư Trường chuyển cho nơi nhận (khơng bóc bì) Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến cơng việc chung Trường người nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư Trường để đăng ký c) Mẫu dấu “ĐẾN” thực theo quy định mục V Phụ lục IV Quy chế Đối với văn điện tử 10 V MẪU DẤU “ĐẾN”: khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm 35 mm 50 mm TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: ………………………… ĐẾN Ngày: ………………………… Chuyển: …………………………………… Số ký hiệu HS: ……………………………… VI MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Bìa trang đầu TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: Từ ngày …… đến ngày Từ số đến số Quyển số: Nội dung đăng ký văn đến Tối thiểu gồm 10 nội dung: Số, ký Ngày Tên loại Đơn vị Ngày Số hiệu tháng trích yếu Ngày Tác giả Ký nhận Ghi đến đến văn văn nội dung người chuyển bản văn nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) 62 VII MẪU PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ……, ngày tháng năm … PHIẾU GIẢI QUYẾT VẢN BẢN ĐẾN (Tên loại; số ký hiệu; ngày, tháng, năm; quan ban hành trích yếu nội dung văn đến) Ý kiến lãnh đạo quan, tổ chức - Giao đơn vị, cá nhân chủ trì; - Giao đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải văn đến (nếu có); - Thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu có); - Ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải Ý kiến lãnh đạo đơn vị - Giao cho cá nhân; thời hạn giải cá nhân (nếu có); - Ngày, tháng, năm cho ý kiến Ý kiến đề xuất người giải - Ý kiến đề xuất giải văn đến cá nhân; - Ngày, tháng, năm đề xuất ý kiến VIII MẪU SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Bìa trang đầu TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN Năm: Từ ngày …… đến ngày Quyển số: 63 Nội dung đăng ký theo dõi giải văn đến Tối thiểu gồm 07 nội dung: Tên loại, số, ký Số, ký hiệu, ngày, tháng Đơn vị Số Thời hạn Tiến độ hiệu tên người Ghi đến giải giải vănbản quan, tổ chức ban nhận trả lời hành văn (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 64 Phụ lục V LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO (Kèm theo Quyết định số LƯU TRỮ TRƯỜNG /QĐ-ĐHSPKTV ngày tháng năm 2020 Hiệu trưởng Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh) I XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ Danh mục hồ sơ gồm thành phần: Các đề mục, số ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ Đề mục Danh mục hồ sơ xây dựng theo cấu tổ chức (tên đơn vị quan, tổ chức) theo lĩnh vực hoạt động (tên lĩnh vực hoạt động chủ yếu quan, tổ chức) Trong đề mục lớn chia thành đề mục nhỏ tương ứng với tên đơn vị (theo cấu tổ chức) chia thành mặt hoạt động (theo lĩnh vực hoạt động) Trong đề mục nhỏ, trật tự hồ sơ xếp theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể Các đề mục lớn đánh số liên tục chữ số La Mã Các đề mục nhỏ (nếu có) đề mục lớn đánh số riêng chữ số Ả Rập Chữ viết tắt đề mục lớn Danh mục hồ sơ quan, tổ chức quy định cần ngắn gọn, dễ hiểu Số, ký hiệu hồ sơ bao gồm: số thứ tự (được đánh chữ số Ả Rập) ký hiệu (bằng chữ viết tắt) đề mục lớn Việc đánh số hồ sơ áp dụng hai cách sau: số hồ sơ đánh liên tục toàn Danh mục, số 01 số hồ sơ đánh liên tục phạm vi đề mục lớn, số 01 Tiêu đề hồ sơ: cần viết ngắn gọn, rõ ràng phải khái quát nội dung văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc Thời hạn bảo quản hồ sơ xác định theo quy định hành: Vĩnh viễn thời hạn số năm cụ thể 65 II MẪU DANH MỤC HỒ SƠ TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự - Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ Năm (Kèm theo Quyết định số … ngày … tháng … năm ……) _ Số ký hiệu hồ sơ (1) Tên đề mục tiêu đề hồ sơ (2) Thời hạn bảo quản (3) Người lập hồ sơ (4) I TÊN ĐỀ MỤC LỚN Tên đề mục nhỏ 01.TCCB Tiêu đề hồ sơ 20 năm Danh mục hồ sơ có hồ sơ, bao gồm: hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; ……………… hồ sơ bảo quản có thời hạn 66 Họ tên Ghi (5) III MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN ĐƠN VỊ1 Độc lập - Tự - Hạnh phúc MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU ………… 2………………… Năm STT (1) Số, ký hiệu Thời gian Tiêu đề hồ sơ hồ sơ tài liệu (2) (3) (4) Thời hạn bảo quản Số tờ3/Số Ghi trang4 (5) (6) (7) Mục lục gồm: hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ: hồ sơ (đơn vị bảo quản) ngày .tháng năm Người lập (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ) Tên đơn vị nộp lưu hồ sơ, tài liệu Thời hạn bảo quản: Bảo quản vĩnh -viễn bảo quản có thời hạn Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quảnvĩnh viễn Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản có thời hạn lập riêng thành 02 Mục lục khác Đối với Mục lục hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn bỏ cột thời hạn bảo quản Áp dụng văn giấy Áp dụng văn điện tử 67 IV MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ5 MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU Số, ký hiệu hồ sơ: Năm Tên loại trích Số, ký hiệu Ngày tháng STT yếu nội dung văn văn năm văn bản (1) (2) (3) (4) Tác giả văn (5) Tờ số/ Ghi Trang số (6) (7) Áp dụng cho hồ sơ có thời hạn vĩnh viễn 68 V MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU _ TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự - Hạnh phúc …, ngày …tháng … năm… BIÊN BẢN Giao nhận hồ sơ, tài liệu Căn Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư; Căn (Danh mục hồ sơ năm , Kế hoạch thu thập tài liệu ), Chúng gồm: BÊN GIAO: (tên cá nhân, đơn vị giao nộp hồ sơ, tài liệu) Ông (bà): Chức vụ công tác: BÊN NHẬN: (Lưu trữ quan) Ông (bà): Chức vụ công tác: Thống lập biên giao nhận tài liệu với nội dung sau: Tên khối tài liệu giao nộp: Thời gian hồ sơ, tài liệu: Số lượng tài liệu: a) Đối với hồ sơ, tài liệu giấy - Tổng số hộp (cặp): - Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): Quy mét giá: mét b) Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử - Tổng số hồ sơ: - Tổng số tệp tin hồ sơ: Tình trạng tài liệu giao nộp: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo Biên lập thành hai bản; bên giao giữ bản, bên nhận giữ bản./ 69 Phụ lục VI HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ (Kèm theo Quyết định số /QĐ-ĐHSPKTV ngày tháng năm 2020 Hiệu trưởng Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Vinh) QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ I NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG HỆ THỐNG Bảo đảm quản lý văn hồ sơ điện tử quan, tổ chức quy định Bảo đảm an tồn, an ninh thơng tin mạng theo quy định pháp luật hành Bảo đảm phân quyền cho cá nhân truy cập vào Hệ thống Bảo đảm tính xác thực, độ tin cậy tài liệu, liệu lưu hành Hệ thống Cho phép kiểm chứng, xác minh, thực yêu cầu nghiệp vụ khác quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm yêu cầu II YÊU CẦU CHUNG KHI THIẾT KẾ HỆ THỐNG Đáp ứng đầy đủ quy trình kỹ thuật quản lý văn điện tử, lập quản lý hồ sơ điện tử liệu đặc tả2 Có khả tích hợp, liên thơng, chia sẻ thông tin, liệu với hệ thống khác Có khả hệ thống hóa văn bản, hồ sơ, thống kê số lượt truy cập văn bản, hồ sơ, hệ thống Bảo đảm tính xác thực, tin cậy, toàn vẹn khả truy cập, sử dụng văn bản, tài liệu Bảo đảm lưu trữ hồ sơ theo thời hạn bảo quản Bảo đảm phù hợp với Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam Bảo đảm dễ tiếp cận sử dụng Cho phép ký số, kiểm tra, xác thực chữ ký số theo quy định pháp luật Dữ liệu đặc tả văn bản, hồ sơ thông tin mô tả nội dung, định dạng, ngữ cảnh, cấu trúc, yếu tố cấu thành văn bản, hồ sơ; mối liên hệ văn bản, hồ sơ với văn bản, hồ sơ khác; thông tin chữ ký số văn bản; lịch sử hình thành, sử dụng đặc tính khác nhằm phục vụ q trình quản lý, tìm kiếm khả sử dụng hồ sơ, tài liệu 70 III YÊU CẦU CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG Đối với việc tạo lập theo dõi văn a) Cho phép tạo lập văn chuyển đổi định dạng văn b) Cho phép đính kèm văn c) Cho phép tạo mã định danh văn d) Hiển thị mức độ khẩn văn đ) Cho phép tự động cấp số cho văn số đến cho văn đến theo thứ tự trình tự thời gian năm e) Cho phép bên nhận tự động thông báo cho bên gửi nhận văn g) Cho phép tự động cập nhật trường thông tin số 1.1, 1.2, 2, 4, 6, 10, 13.1 Mục I Phần II Phụ lục này; trường thông tin số 1.1, 1.2, 2, 10, 12, 13 Mục II Phần II phụ lục này; trường thông tin số 1.1, 1.2, 9, 10 Mục III Phần II Phụ lục h) Thông báo cho Văn thư có trùng lặp mã định danh văn ba trường thông tin số, ký hiệu tên quan, tổ chức ban hành văn i) Thơng báo có văn k) Thơng báo tình trạng nhận văn quan, tổ chức nhận văn l) Cho phép thống kê, theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến m) Cho phép người có thẩm quyền phân phối văn đến, theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải văn thời hạn n) Cho phép người có thẩm quyền truy cập, chỉnh sửa, chuyển lại dự thảo văn bản, tài liệu o) Cho phép quan, tổ chức gửi văn biết tình trạng xử lý văn quan, tổ chức nhận văn Đối với việc kết nối, liên thông a) Bảo đảm kết nối, liên thông Hệ thống quản lý tài liệu điện tử Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Lưu trữ lịch sử quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu b) Có khả hoạt động thiết bị di động thông minh điều kiện bảo đảm an tồn thơng tin c) Có khả kết nối, liên thong tích hợp với hệ thống chuyên dụng khác sử dụng quan, tổ chức Đối với an ninh thông tin a) Bảo đảm cấp độ an ninh thông tin theo quy định pháp luật b) Bảo đảm phân quyền truy cập hồ sơ, văn 71 c) Cảnh báo thay đổi quyền truy cập hồ sơ, văn Hệ thống có xác nhận người có thẩm quyền Đối với việc lập quản lý hồ sơ a) Bảo đảm tạo lập Danh mục hồ sơ Hệ thống b) Bảo đảm tạo mã cho hồ sơ tự động đánh số thứ tự văn bản, tài liệu hồ sơ c) Liên kết toàn văn bản, tài liệu liệu đặc tả có mã hồ sơ Hệ thống để tạo thành hồ sơ d) Bảo đảm liên kết trường thông tin Danh mục hồ sơ hồ sơ với toàn văn bản, tài liệu, liệu đặc tả hồ sơ đ) Bảo đảm liên kết thống kê toàn hồ sơ lập tài khoản cụ thể e) Cho phép gán văn bản, tài liệu cho nhiều hồ sơ tạo nhiều tài khoản khác mà không cần nhân g) Cho phép kết xuất toàn văn bản, tài liệu, liệu đặc tả hồ sơ sang định dạng (.pdf), (.xml) bảo đảm trình tự thời gian hình thành văn bản, tài liệu, liệu đặc tả hồ sơ Đối với việc bảo quản lưu trữ văn bản, hồ sơ a) Lưu văn thơng tin q trình giải văn gồm: Ý kiến đạo, phân phối văn đến người có thẩm quyền; dự thảo văn cá nhân phân công soạn thảo; ý kiến góp ý cá nhân, đơn vị có liên quan; ý kiến đạo lãnh đạo; ý kiến phê duyệt, chịu trách nhiệm nội dung lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo; ý kiến phê duyệt chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày văn người có thẩm quyền; lịch sử truy cập xem văn bản; tác động khác vào văn b) Cho phép tự động thông báo hồ sơ đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ Trường trước 30 ngày kể từ ngày Lưu trữ Trường thông báo Danh mục hồ sơ nộp lưu cho đơn vị giao nộp tài liệu c) Bảo đảm thực nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ Trường, Lưu trữ lịch sử d) Bảo đảm toàn vẹn, tin cậy, không thay đổi văn bản, hồ sơ đ) Bảo đảm khả truy cập sử dụng hồ sơ, văn theo thời hạn bảo quản e) Bảo đảm khả di chuyển hồ sơ, tài liệu, liệu đặc tả thay đổi định dạng văn có thay đổi cơng nghệ g) Có khả lưu định kỳ, đột xuất phục hồi liệu gặp cố Đối với thống kê, tìm kiếm sử dụng văn bản, hồ sơ 72 a) Cho phép thống kê số lượng hồ sơ, văn bản, tài liệu; số lượt truy cập vào hồ sơ, văn bản, tài liệu b) Cho phép thống kê số lượt truy cập vào Hệ thống theo yêu cầu người quản lý, quản trị c) Cấp quyền, kiểm soát quyền truy cập vào hồ sơ lưu trữ điện tử liệu đặc tả hồ sơ lưu trữ d) Cho phép tìm kiếm văn bản, hồ sơ tất trường thông tin đầu vào văn bản, hồ sơ nội dung văn bản, tài liệu đ) Cho phép lựa chọn hiển thị trường thông tin văn bản, hồ sơ kết tìm kiếm e) Cho phép lưu sử dụng lại yêu cầu tìm kiếm g) Cho phép hiển thị thứ tự kết tìm kiếm h) Cho phép kết xuất kết tìm kiếm định dạng tệp văn phổ biến: (.doc), (.docx), (.pdf) i) Cho phép tải in văn bản, tài liệu, liệu đặc tả k) Cho phép đánh dấu vào văn bản, tài liệu, liệu đặc tả in từ Hệ thống l) Lưu lịch sử truy cập sử dụng văn bản, tài llệu Đối với việc quản lý liệu đặc tả a) Lưu yếu tố liệu đặc tả liên quan đến văn bản, hồ sơ cụ thể theo thời hạn bảo quản b) Hiển thị toàn liệu đặc tả văn bản, hồ sơ có yêu cầu người sử dụng cấp quyền c) Cho phép nhập liệu đặc tả bổ sung cho văn bản, hồ sơ d) Lưu liệu đặc tả q trình kiểm sốt an ninh văn bản, hồ sơ, hệ thống đ) Lưu cố định liên kết văn bản, hồ sơ với tất yếu tố liệu đặc tả liên quan Đối với việc thu hồi văn a) Đóng băng văn liệu đặc tả văn có lệnh thu hồi văn quan, tổ chức b) Hủy văn đến liệu đặc tả văn đến có lệnh thu hồi văn từ quan, tổ chức phát hành văn c) Lưu liệu đặc tả trình thu hồi văn 73 IV YÊU CẦU VỀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG Hệ thống cho phép người giao quản trị Hệ thống thực nhiệm vụ sau: a) Tạo lập nhóm tài liệu, hồ sơ theo cấp độ thông tin khác b) Phân quyền cho người sử dụng theo quy định quan, tổ chức c) Truy cập vào hồ sơ liệu đặc tả hồ sơ theo quy định quan, tổ chức d) Thay đổi quyền truy cập hồ sơ, văn có thay đổi quy định quan, tổ chức đ) Thay đổi quyền truy cập tài khoản cá nhân có thay đổi vị trí cơng tác cá nhân e) Phục hồi thơng tin, liệu đặc tả trường hợp lỗi hệ thống thông báo kết phục hồi g) Khóa đóng băng tập hợp (văn bản, hồ sơ, nhóm tài liệu) để ngăn chặn khả di chuyển, xóa sửa đổi có yêu cầu người có thẩm Cảnh báo xung đột xảy hệ thống Thiết lập kết nối liên thơng V THƠNG TIN ĐẦU RA CỦA HỆ THỐNG Sổ đăng ký văn đến Báo cáo tình hình giải văn đến Sổ đăng ký văn Báo cáo tình hình giải văn Mục lục văn hồ sơ Mục lục hồ sơ Phần II CHUẨN THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA HỆ THỐNG I THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI STT Trường thông tin Mã hồ sơ Mã định danh quan, tổ chức 1.1 lập danh mục hồ sơ3 Tên (viết tắt tiếng Anh) FileCode Kiểu liệu Độ dài Organld String 13 Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ mặc định Hệ thống 74 Năm hình thành hồ sơ Số ký hiệu hồ sơ Số thứ tự văn hồ sơ Tên loại văn Số văn Ký hiệu văn Ngày, tháng, năm văn Tên quan, tổ chức ban hành văn Trích yếu nội dung Ngơn ngữ 10 Số trang văn 11 Ghi 12 Chức vụ, họ tên người ký 12.1 Chức vụ người ký văn 12.2 Họ tên người ký văn 13 Nơi nhận Mã định danh quan, tổ chức 13.1 nhận văn FileCatalog FileNotation DocOrdinal TypeName CodeNumber CodeNotation IssuedDate Number String Number String String String Date 20 100 11 30 10 OrganName String 200 Subject Language PageAmount Description Signerlnfo Position FullName To String String Number String 500 30 500 String String 100 50 Organld String 13 13.2 Tên quan, tổ chức nhận văn OrganName String 200 Priority IssuedAmount DueDate Number Number Date 10 1.2 1.3 14 Mức độ khẩn, độ mật 15 Số lượng phát hành 16 Hạn trả lời văn II THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN STT Trường thông tin Mã hồ sơ Mã định danh quan, tổ chức 1.1 lập danh mục hồ sơ4 1.2 Năm hình thành hồ sơ 1.3 Số ký hiệu hồ sơ Số thứ tự văn hồ sơ Tên loại văn Số văn Ký hiệu văn Ngày, tháng, năm văn Tên quan, tổ chức ban hành văn Trích yếu nội dung Ngôn ngữ 10 Số trang văn Tên (viết tắt tiếng Kiểu liệu Độ dài Anh) FileCode Organld String 13 FileCatalog FileNotation DocOrdinal TypeName CodeNumber CodeNotation IssuedDate Number String Number String String String Date 20 100 11 30 10 OrganName String 200 Subject Language PageAmount String String Number 500 30 Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ mặc định Hệ thống 75 11 Ghi 12 Ngày, tháng, năm đến 13 Số đến 14 Chức vụ, họ tên người ký 14.1 Chức vụ người ký văn 14.2 Họ tên người ký văn 15 Mức độ khẩn, độ mật 16 Đơn vị người nhận Ý kiến phân phối, đạo, trạng thái 17 xử lý văn 18 Thời hạn giải Description ArrivalDate ArrivalNumber Signerlníb Position FullName Priority ToPlaces String Date Number 500 10 10 String String Number String 100 50 1000 TraceHeaderList LongText DueDate Date 10 III THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ HỒ SƠ Trường thông tin STT Mã hồ sơ 1.1 Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ5 1.2 1.3 10 11 Năm hình thành hồ sơ Số ký hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Chế độ sử dụng Người lập hồ sơ Ngôn ngữ Thời gian bắt đầu Thời gian kết thúc Tổng số văn hồ sơ Tổng số trang hồ sơ Ghi Tên Kiểu liệu Độ dài (viết tắt tiếng Anh) FileCode Organld String 13 FileCatalog FileNotation Title Maintenance Rights Creator Language StartDate EndDate DocTotal PageTotal Description Number String String String String String String Date Date Number Number String 20 500 30 30 30 50 10 10 4 500 Mã định danh quan, tổ chức lập danh mục hồ sơ mặc định Hệ thống 76