CƠNG TY ĐIỆN LỰC ĐIỆN BIÊN QUI TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ

CƠNG TY ĐIỆN LỰC ĐIỆN BIÊN QUI TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ MÃ SỐ : QT423-02/VP LẦN BAN HÀNH NGÀY BAN HÀNH TRANG : 02 : 01/09/2011 : 1/16 NGƯỜI VIẾT NGƯỜI KIỂM TRA Nguyễn Như Xuân Trịnh Khắc Thiệu NGƯỜI DUYỆT Lê Văn Hay NHỮNG THAY ĐỔI ĐÃ CÓ Ngày tháng Nội dung thay đổi Lần ban hành 01/07/2010 Ban hành lần đầu 01 01/09/2011 Ban hành lại 02 QUI TRÌNH QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ Mã số: QT 423-02/VP Lần ban hành: 02 Ngày: 01/09/2011 Trang: 2/15 MỤC LỤC Mục Nội dung Trang I Qui định chung Mục đích phạm vi Các tài liệu có liên quan Giải thích từ ngữ từ viết tắt II Nội dung Chương I - Qui định nguyên tắc chung việc quản lý tiếp nhận, xử lý, phát hành văn Điều Nguyên tắc chung Điều Trách nhiệm quản lý, thực công tác Văn thư lưu trữ Điều Tổ chức, nhiệm vụ văn thư quan Điều Tiêu chuẩn cán văn thư lưu trữ Điều Kinh phí danh cho hoạt động văn thư lưu trữ Điều Bảo vệ bí mật Nhà nước, bí mật kinh doanh thơng tin kinh tế nội PC Điện Biên công tác văn thư lưu trữ Mục - Quản lý văn đi, văn lưu hành nội 8 Điều Trình tự quản lý văn Điều Lưu văn Điều Văn nội Điều 10 Bản văn Điều 11 Chuyển phát theo dõi văn Điều 12 Chuyển văn chương trình Eoffice 10 Mục - Quản lý văn đến 10 Điều 13 Qui định việc gửi văn PCĐB 10 Điều 14 Trình tự quản lý văn đến 10 Điều 15 Tiếp nhận, đăng ký văn đến 11 Điều 16 Trình, chuyển giao văn đến 12 Điều 17 Trình tự giải văn đến chương trình Eoffice 12 Điều 18 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 13 QUI TRÌNH QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ Mã số: QT 423-02/VP Lần ban hành: 02 Ngày: 01/09/2011 Trang: 3/15 Điều 19 Biểu mẫu quản lý công văn Muc Quản lý sử dụng dấu công tác văn thư 13 13 Điều 20 Quản lý sử dụng dấu 13 Điều 21 Đóng dấu 14 Chương II – Điều khoản thi hành 14 Điều 22 Trách nhiệm 14 Điều 23 Khen thưởng kỷ luật 14 Điều 24 Hiệu lực thi hành 14 QUI TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ Mã số: QT 423-02/VP Lần ban hành: 02 Ngày: 01/09/2011 Trang: 4/15 I QUI ĐỊNH CHUNG Mục đích phạm vi - Qui trình biên soạn nhằm đảm bảo thống thủ tục tiếp nhận, lưu chuyển, xử lý quản lý văn đến, thủ tục phát hành quản lý văn Công ty Điện lực Điện Biên (PCĐB) - Nhằm quản lý tốt loại công văn – đến, đảm bảo công văn lưu chuyển đến địa liên quan nhanh chóng, xác, bí mật, đáp ứng kịp thời nhiệm vụ quản lý sản xuất kinh doanh Công ty Điện lực Điện Biên - Đảm bảo loại công văn phải soạn thảo theo mẫu thống - Đảm bảo việc sử dụng quản lý loại dấu mục đích an tồn theo qui định Nhà nước - Nhằm phòng ngừa, quản lý xử lý mát, thất lạc loại công văn - Các tài liệu hành phải sẵn có nơi tiến hành công việc mấu chốt để hệ thống quản lý ln hoạt động có hiệu - Việc tiếp nhận, xử lý văn đến, ban hành văn theo qui định pháp luật qui định - Qui định áp dụng nhân viên văn thư cá nhân có liên quan đến việc tiếp nhận, xử lý văn Văn phòng quan Công ty đơn vị trực thuộc Công ty Điện lực Điện Biên Các tài liệu có liên quan - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2001/NĐ-CP - Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục VTLTNN việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 08/4/2009 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi bổ sung NĐ 58/2001/NĐ-CP - Quyết định số 0789/QĐ-BCT ngày 05/02/2010 Bộ Công thương việc thành lập Công ty mẹ - Tổng Công ty Điện lực Miền Bắc - Qui định thể thức trình bày văn ( lần 2) Tổng Công ty Điện lực Miền Bắc ban hành kèm theo Quyết định số:1342/QĐ-EVN NPC ngày 11/7/2011 Tổng Giám đốc Tổng Công ty Điện lực Miền Bắc Giải thích từ ngữ từ viết tắt Trong qui định này, từ ngữ hiểu sau: - PCĐB: Công ty Điện lực Điện Biên - GĐ: Giám đốc - PGĐ: Phó Giám đốc - Ban Giám đốc: Là Giám đốc phó Giám đốc - Cơ quan: Được hiểu phòng chức Văn phòng PCĐB QUI TRÌNH QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ Mã số: QT 423-02/VP Lần ban hành: 02 Ngày: 01/09/2011 Trang: 5/15 - Các từ viết tắt: Chánh Văn phòng (CVP), Phó Chánh Văn phịng (PCVP); Trưởng phịng (TP), Phó Trưởng phòng (PTP) - Tổ Bảo vệ, Đội xe thuộc Văn phịng Cơng ty viết tắt là: Tổ BV, ĐX - Bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng, gọi tắt là: Văn thư quan - Bộ phận Lưu trữ thuộc Văn phòng, gọi tắt Lưu trữ quan - CBCNV: Cán công nhân viên - Văn đến: Là tất công văn giấy tờ mà quan PCĐB nhận từ nơi khác gửi đến - Văn đi: Là tất loại công văn giấy tờ mà quan PCĐB phát hành gửi - Bản thảo văn bản: Là thảo viết đánh máy, hình thành trình soạn thảo văn quan PCĐB - Bản gốc văn bản: Là hoàn chỉnh nội dung, thể thức văn quan PCĐB ban hành có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền - Bản văn bản: Là photocopy từ gốc thành nhiều có giá trị - Hồ sơ: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung tên loại văn bản; Cơ quan ban hành văn bản, Thời gian ban hành số đặc điểm khác hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức cá nhân - Tài liệu kiểm sốt: Là tài liệu có chữ ký trực tiếp người phê duyệt tài liệu đóng dấu kiểm soát/dấu PCĐB theo qui định thể thức trình bày văn áp dụng Tổng Cơng ty Điện lực Miền Bắc II NỘI DUNG Chương I QUI ĐỊNH VỀ NGUYÊN TẮC CHUNG VIỆC QUẢN LÝ VÀ TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, PHÁT HÀNH VĂN BẢN Điều Nguyên tắc chung Tất văn đi, văn đến quan Công ty phải quản lý tập trung, thống văn thư quan Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu độ khẩn phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn cần hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký Văn bản, tài liệu mật đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước hướng dẫn cụ thể qui định QUI TRÌNH QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ Mã số: QT 423-02/VP Lần ban hành: 02 Ngày: 01/09/2011 Trang: 6/15 Văn đơn vị soạn thảo phải đảm bảo phù hợp thể thức kỹ thuật trình bày văn với qui định hành Nhà nước theo thời kỳ (qui định thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005) qui định EVN NPC Điều Trách nhiệm quản lý, thực công tác Văn thư lưu trữ GĐ PCĐB PGĐ PCĐB, thủ trưởng đơn vị trực thuộc đạo thực thống công tác văn thư lưu trữ toàn PCĐB CVP chịu trách nhiệm trước GĐ công tác văn thư lưu trữ PCĐB có trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ quan PCĐB theo qui định pháp luật qui định này; Thủ trưởng đơn vị trực thuộc phạm vi, quyền hạn giao có trách nhiệm đạo công tác văn thư lưu trữ theo qui định pháp luật qui định CVP, Trưởng phòng quan PCĐB, Thủ trưởng đơn vị trực thuộc PCĐB có trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ đơn vị theo qui định pháp luật qui định Văn phịng PCĐB có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn phòng chức quan PCĐB, đơn vị trực thuộc PCĐB lập hồ sơ công việc nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư lưu trữ; Mọi CBCNV q trình theo dõi, giải cơng việc có liên quan đến công tác văn thư lưu trữ phải thực nghiêm chỉnh qui định pháp luật qui định Điều Tổ chức, nhiệm vụ văn thư quan Tổ chức văn thư quan a) Cơ quan PCĐB có phận văn thư thuộc Văn phịng Cơng ty b) Văn thư phòng thuộc quan PCĐB: Ký nhận văn từ văn thư quan, vào sổ quản lý công văn phòng chuyển cho trưởng phòng Trưởng phòng người trực tiếp chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện, quản lý văn phịng phụ trách Nhiệm vụ văn thư quan: a) Tiếp nhận đăng ký văn đến b) Trình Lãnh đạo văn đến chuyển văn xem xét, phân loại cho phòng, đơn vị, cá nhân theo ý kiến Lãnh đạo c) Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản, đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn d) Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng lưu văn thư, nộp lưu vào lưu trữ quan đến hạn e) Quản lý sổ sách sở liệu đăng ký, quản lý văn f) Bảo quản, sử dụng dấu quan loại dấu khác theo qui định pháp luật g) Thực việc scan văn – đến để phục vụ lưu chuyển văn bản, xử lý, tra cứu lưu trữ chương trình Eoffice h) Thực việc ký nhận văn – đến; i) Phối hợp với phịng chức bồi dưỡng cán cơng tác văn thư; QUI TRÌNH QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ Mã số: QT 423-02/VP Lần ban hành: 02 Ngày: 01/09/2011 Trang: 7/15 j) Cụ thể hóa văn Nhà nước quản lý công tác văn thư cho phù hợp với tình hình thực tế quan; k) Quản lý thống chuyên môn, nghiệp vụ văn thư đơn vị Điều Tiêu chuẩn cán văn thư lưu trữ Cán làm công tác văn thư lưu trữ chun trách phải có trình độ tối thiểu trung cấp trở lên nghiệp vụ văn thư lưu trữ Cán làm công tác văn thư phịng phải tập huấn nghiệp vụ cơng tác văn thư lưu trữ theo qui định Điều Kinh phí dành cho hoạt động văn thư lưu trữ Kính phí phục vụ cơng tác văn thư lưu trữ đảm bảo theo chế độ qui định, quản lý sử dụng theo qui định tài Nhà nước PCĐB Điều Bảo vệ bí mật Nhà nước, bí mật kinh doanh thông tin kinh tế nội PCĐB công tác văn thư lưu trữ Mọi hoạt động liên quan đến bí mật Nhà nước, bí mật ngành Đi ện, bí mật kinh doanh thơng tin kinh tế nội PCĐB đơn vị trực thuộc công tác văn thư lưu trữ phải thực theo Pháp luật bảo vệ bí mật Nhà nước Qui định “Bảo vệ bí mật Nhà nước nội PCĐB ” hành Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN LƯU HÀNH NỘI BỘ Điều Trình tự quản lý văn Trước cấp số cho văn để phát hành, văn thư quan có trách nhiệm thẩm tra lại thể thức trình bày, chữ ký, gốc có ký tắt phụ lục kèm theo có Nếu văn không đáp ứng yêu cầu qui định thể thức trình bày văn bản, văn thư quan gửi trả lại phòng soan thảo văn để u cầu hồn chỉnh trình ký lại Cấp số cơng văn phịng soan thảo văn theo số lượng nơi nhận Đóng dấu PCĐB , phân loại văn gửi yêu cầu nơi soạn thảo fax thời gian gấp Scan văn bản, nhập thông tin văn chuyển văn (bản mềm) theo chương trình Eoffice ngày theo địa nơi nhận Làm thủ tục gửi văn (bản cứng) qua đường bưu điện theo địa nơi nhận cho đơn vị quan PCĐB Lưu văn theo qui định Điều Lưu văn Mỗi văn phải lưu 02 (hai) bản: 01 (một) gốc lưu Văn thư quan có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền chữ ký tắt Trưởng phòng; 01 (một) lưu hồ sơ cơng việc phịng chuyên viên chủ trì soạn thảo văn Văn lưu văn thư quan phải xếp theo thứ tự đăng ký sổ đăng ký văn theo qui định QUI TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ Mã số: QT 423-02/VP Lần ban hành: 02 Ngày: 01/09/2011 Trang: 8/15 Đối với văn nội lưu nơi phát hành Điều Văn nội Văn nội văn Lãnh đạo phòng chức ký mang tính chất thơng báo, trao đổi ý kiến, hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đôn đốc đơn vị trực thuộc thực công việc liên quan tới lĩnh vực mà phịng phụ trách Các văn phát hành nội phòng chức soạn thảo phát hành theo thể thức Qui định (EVN NPC.VP/QĐ.01) Lãnh đạo phòng ký, chuyển văn thư quan cấp số nội đóng dấu treo (nếu cần thiết) Người ký văn chịu trách nhiệm trước GĐ pháp luật nội dung văn Điều 10 Bản văn Việc văn PCĐB, văn gửi đến PCĐB,do GĐ/PGĐ người ủy quyền định (Trừ văn có đóng dấu mật, tối mật, tuyệt mật thực theo qui định Nhà nước quản lý công văn, tài liệu mật) Những ý kiến ghi bên lề công văn sử dụng nội quan PCĐB, tuyệt đối không chụp, chuyển phát quan PCĐB Trường hợp ý kiến ghi bên lề công văn cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác hay phát biểu thức với quan, cá nhân ngồi quan PCĐB, phịng, Văn phịng giao xử lý có nhiệm vụ thể chế hóa văn hành để giao dịch Điều 11 Chuyển phát theo dõi văn Văn thư quan có nhiệm vụ ghi sổ theo dõi tất công văn giấy tờ gửi nơi để cần tra cứu trả lời xác, Lựa chọn loại bì kích thước bì cho phù hợp với kích thước độ dày văn đi; trình bày bì viết bì tên quan tên người nhận, địa nơi nhận; Dán bì, dán tem; Ghi phiếu phát chuyển nhanh Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật dấu khác (nếu có) lên bì theo qui định hành Chuyển phát văn nội quan a) Văn thư chuyển văn đến phòng mềm qua chương trình Eoffice, sau chuyển đến phòng cá nhân quan theo yêu cầu mục “Nơi nhận” yêu cầu người ký b) Vào 10h00 15h30 hàng ngày văn thư quan đưa công văn, việc chuyển giao văn thực phòng chức c) Các văn chuyển phát quan PCĐB bao gồm: Văn gốc phòng ký phát hành, văn Lãnh đạo Công ty ký phát hành, phiếu xử lý văn đến hồ sơ kèm theo phòng gửi phận văn thư phát hành… d) Việc giao nhận văn văn thư quan với phòng thể sổ giao nhận, có ký nhận nhân viên giao nhiệm vụ tiếp nhận cơng văn đến phịng e) Văn chuyển phát qua đường bưu điện phải đăng ký vào sổ gửi văn qua bưu điện phải có chữ ký nhân viên bưu điện dấu bưu điện f) Việc chuyển phát nhanh cơng văn, giấy tờ nước ngồi phải có ý kiến đề nghị Trưởng phòng, CVP/PCVP người ủy quyền QUI TRÌNH QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ Mã số: QT 423-02/VP Lần ban hành: 02 Ngày: 01/09/2011 Trang: 9/15 g) Việc chuyển phát văn mật thực theo qui định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ thơng tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 Bộ Công an h) Trường hợp văn khẩn theo yêu cầu cần chuyển gấp người ký phải chuyển phải đảm bảo thời hạn yêu cầu i) Trường hợp đặc biệt, cần nhận văn trực tiếp, quan nhận văn phải có giấy giới thiệu phải CVP PCVP đồng ý trước ký nhận vào sổ chuyển giao văn văn thư quan j) Văn phịng có trách nhiệm phát hành tất loại văn PCĐB ban hành Để đảm bảo cho văn gửi xác, đầy đủ, kịp thời địa chỉ, trình ghi sổ văn gửi đi, người ghi sổ phải có nhiệm vụ kiểm tra lại tổng thể văn như: Số, ký hiệu, ngày tháng năm, dấu, nơi nhận văn xem có thiếu sót, nhầm lẫn khơng Theo dõi việc chuyển phát văn Những văn Bưu điện trả lại (do khơng có người nhận, thay đổi địa ) phải chuyển trả lại đơn vị soạn thảo văn ghi vào sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo Lãnh đạo Văn phòng người giao trách nhiệm xem xét giải k) Văn gửi phát hành theo nơi gửi nơi nhận văn bản, trường hợp có u cầu khác phải có đề nghị với văn thư để kịp thời điều chỉnh Điều 12 Chuyển văn chương trình Eoffice Tất văn (kể văn nội bộ) PCĐB sau hoàn thành thủ tục văn thư, văn thư quan có trách nhiệm scan nhập thông tin công văn vào chương trình Eoffice, chuyển văn chương trình Eoffice ngày theo địa nơi nhận Nếu nơi nhận có phịng quan PCĐB liên quan chuyển văn chương trình Eoffice (bản mềm) cho phịng đó; Bản có dấu đỏ (bản cứng) chuyển sau đường bưu điện cho đơn vị trực thuộc theo địa nơi nhận Hàng ngày văn thư quan chuyển văn chương trình Eoffice đến Văn phịng, phịng quan công ty đơn vị thành viên vào lúc 10h00’, 14h00’ 16h00’ (không kể trường hợp khẩn, hỏa tốc) Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 13 Qui định việc gửi văn đến PCĐB Để đảm bảo cho việc xử lý văn xác, khơng bị chồng chéo PCĐB qui định cơng văn, tờ trình đề nghị giải cơng việc …, gửi 01 đến địa nơi nhận ví dụ: Cơng ty Điện lực Điện Biên, số 904 - Đường 7/5, Phường Mường Thanh – TP Điện Biên.Trường hợp văn khẩn như: Giấy mời họp, báo cáo cố nguồn lưới điện, cố mạng viễn thông đề nghị fax trước chuyển chương trình Eoffice gọi điện để xác nhận chuyển văn tới Văn thư PCĐB, sau gửi theo đường bưu điện PCĐB Điều 14 Trình tự quản lý văn đến QUI TRÌNH QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ Mã số: QT 423-02/VP Lần ban hành: 02 Ngày: 01/09/2011 Trang: 10/15 Tất văn gửi đến quan PCĐB từ nguồn (bưu điện, gửi tay, fax, qua E-Office), kể đơn kiến nghị, khiếu nại, tố cáo gửi đến PCĐB phải quản lý tập trung, thống văn thư quan theo trình tự sau a) Tiếp nhận, đăng ký văn đến b) Scan văn đến (bản cứng) đính kèm vào chương trình Eoffice c) Trình, chuyển giao văn đến d) Giải văn bản, theo dõi, đôn đốc giải văn Những văn đến không làm thủ tục theo trình tự quản lý văn đến qui định khoản Điều này, phòng cá nhân thuộc quan PCĐB khơng có trách nhiệm giải Điều 15 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Văn thư quan tiếp nhận văn đến phải kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) Nếu phát thiếu bì, tình trạng bì khơng nguyên vẹn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ) phải báo cho CVP/PCVP, đồng thời kèm theo xác nhận người chuyển giao văn Đối với văn đến chuyển qua máy fax qua chương trình E-Office, nhân viên văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn v.v trường hợp phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo CVP/PCVP xem xét giải Văn thư khơng bóc bì loại bì văn đến sau đây: a) Các bì gửi cho tổ chức Đảng, Cơng đồn tổ chức đồn thể khác quan PCĐB b) Đối với bì gửi đích danh người nhận, văn liên quan đến cơng việc chung quan cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển cho văn thư quan để làm thủ tục đăng ký c) Đối với bì văn mật, việc bóc bì thực theo quy định Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước quy định cụ thể quan, tổ chức Bì có đóng dấu “Chỉ người có tên bóc bì” văn thư quan đăng ký số ngồi bì vào sổ đăng ký cơng văn đến chuyển đến người giao trách nhiệm người có tên bì d) Bì hồ sơ đấu thầu, chọn thầu Văn thư quan phép bóc tất loại bì văn gửi đến PCĐB (trừ văn qui định khoản Điều này) làm thủ tục đăng ký văn Khi bóc bì phải thực theo hướng dẫn sau: a) Những bì có đóng dấu độ khẩn cần bóc trước để giải kịp thời b) Khơng gây hư hại văn bì, cần sốt lại bì tránh để sót văn c) Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì Trường hợp phát có sai sót, cần thơng báo cho nơi gửi biết để giải d) Nếu văn gửi đến có kèm theo phiếu gửi đối chiếu bì với phiếu gửi, nhận xong phải ký xác nhận, đóng dấu công văn đến vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn QUI TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ Mã số: QT 423-02/VP Lần ban hành: 02 Ngày: 01/09/2011 Trang: 11/15 e) Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh đối chiếu xử lý giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng Đóng dấu “ĐẾN” vào khoản trống mục trích yếu văn kể văn fax (trừ hóa đơn, chứng từ kế tốn), văn chuyển chương trình Eoffice trường hợp cần thiết in làm thủ tục đóng dấu “ĐẾN” Tất văn đến phải đăng ký vào sở liệu theo chương trình quản lý văn đến chương trình Eoffice Những văn đến cá nhân đơn vị nhận trực tiếp phải chuyển lại văn thư quan đăng ký văn đến theo qui định Điều 16 Trình, chuyển giao văn đến Sau tiếp nhận cơng văn đến, văn thư quan có trách nhiệm phân loại xếp thứ tự cơng văn tài liệu đến Trình PGĐ thường trực phê duyệt Sau có ý kiến Lãnh đạo Công ty phiếu xử lý văn đến, Văn thư có trách nhiệm chuyển văn bản, nhập ý kiến đạo Lãnh đạo Cơng ty vào chương trình Eoffice Văn thư quan thực scan toàn văn đến, hồ sơ kèm theo (nếu có) Vào sổ giao nhận cứng cho phòng.chuyên môn vào 10h00’ 15h30’ hàng ngày (không kể trường hợp khẩn, hỏa tốc) Văn thư phòng chức phải kiểm tra công văn, đối chiếu ký nhận vào sổ giao nhận công văn văn thư quan Trương hợp văn chuyển đến nhầm địa chỉ, văn thư phịng chức có trách nhiệm chuyển trả lại cho văn thư quan để chuyển địa Không chuyển trực tiếp cho đơn vị khác Khi nhận fax, văn thư quan làm thủ tục đóng dấu “Đến” ghi số ngày đến (số đến ngày đến số thứ tự ngày, tháng, năm đăng ký fax) chuyển thẳng cho đơn vị, cá nhân nhận fax Văn đến chuyển giao cho phòng chức cá nhân giải vào ý kiến đạo GĐ, PGĐ Điều 17 Trình tự giải văn đến chương trình Eoffice Khi văn đến gửi qua bưu điện, văn thư quan có nhiệm vụ phân loại, cấp số đến, chuyển lên lãnh đạo phê duyệt, scan văn nhập thông tin đính kèm gửi cho phịng theo chương trình Eoffice Đối với văn "Khẩn", "Thượng khẩn", "Hoả tốc" nhân viên văn thư, đóng dấu đến, vào máy trình Lãnh đạo phê duyệt sau chuyển trực tiếp cho nơi giao thực Khi nhận văn đơn vị gửi đến qua chương trình Eoffice, văn thư xác thực nguồn gốc nơi gửi, xác thơng tin thể chương trình file đính kèm, bổ sung thơng tin cịn thiếu, cấp số đến, ngày đến để hồn tất việc cập nhật công văn Lãnh đạo PCĐB truy cập Eoffice, xem xét văn cho bút phê đạo Văn thư vào nội dung bút phê lãnh đạo PCĐB thực chuyển văn chương trình Eoffice cho Văn phịng, đơn vị có liên quan Lãnh đạo phịng truy cập Eoffice, nhận văn triển khai công việc theo bút phê đạo lãnh đạo đến chuyên viên trực tiếp giải QUI TRÌNH QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ Mã số: QT 423-02/VP Lần ban hành: 02 Ngày: 01/09/2011 Trang: 12/15 Căn vào tình trạng công văn giao giải quyết, lãnh đạo theo dõi tình hình thời gian giải công văn phận giao giải sau: a) Chưa giải quyết: trạng thái xuất người giao giải chưa đọc chưa xử lý công văn b) Đang giải quyết: trạng thái thực giải công văn c) Đã giải quyết: trạng thái bước kết thúc chu trình giải cơng văn người phân cơng hồn thành cơng việc Hàng ngày Văn phòng, phòng, đơn vị truy cập chương trình Eoffice để giải văn đến vào lúc 8h00’, 10h00’, 14h00’và 16h00’ (không kể trường hợp khẩn, hỏa tốc) Bản văn (bản cứng) văn thư chuyển đến phịng giải đính kèm bút phê lãnh đạo tài liệu liên quan (nếu có) vào 10h00’ 15h30’ hàng ngày (khơng kể trường hợp khẩn, hỏa tốc) Nếu bút phê có nhiều phịng quan PCĐB liên quan giải chuyển văn chương trình Eoffice (bản mềm) cho phịng chuyển cho phịng chủ trì giải 10 Trường hợp có cố hệ thống Eoffice có thơng báo ngừng hệ thống từ phận quản trị hệ thống ngồi chuyển cho nơi giải chính, văn thư có trách nhiệm chuyển thêm photo fax cho nơi đồng giải để đảm bảo tiến độ giải công việc Sau hệ thống truy cập trở lại văn thư thực cập nhật tất công văn chưa cập nhật thời gian gián đoạn lên chương trình Eoffice đế đảm bảo cho việc tra cứu in sổ công văn Điều 18.Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Căn nội dung văn đến, Lãnh đạo Công ty giao cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn qui định văn thời hạn giao Các phòng, Văn phòng quan PCĐB phải bố trí cán chịu trách nhiệm nhận văn từ hệ thống Eoffice Văn phòng chuyển đến Điều 19 Biểu mẫu quản lý công văn TT Tên biểu mẫu Mã biểu Trách nhiệm Theo dõi CV đến văn thư quan PCĐB.VP/QĐ.02/B.01 Văn thư quan Theo dõi CV văn thư quan PCĐB.VP/QĐ.02/B.02 Văn thư quan Theo dõi CV giao cho phòng PCĐB.VP/QĐ.02/B.03 Văn thư quan Theo dõi CV đến văn thư phòng PCĐB.VP/QĐ.02/B.04 Văn thư phòng Đăng ký gửi CV bưu điện PCĐB.VP/QĐ.02/B.05 Văn thư quan Phiếu xử lý văn PCĐB.VP/QĐ.02/B.06 Văn thư quan Mục QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều 20 Quản lý sử dụng dấu QUI TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ Mã số: QT 423-02/VP Lần ban hành: 02 Ngày: 01/09/2011 Trang: 13/15 CVP có trách nhiệm quản lý dấu quan PCĐB Văn thư quan giao trách nhiệm trực tiếp quản lý sử dụng dấu theo qui định sau: a) Con dấu phải để lại trụ sở quan PCĐB Trong trường hợp cần thiết u cầu giải cơng việc ngồi quan, GĐ người định cho phép mang dấu người giao nhiệm vụ phải chịu trách nhiệm việc sử dụng dấu thời gian mang khỏi quan b) Hết làm việc dấu phải vệ sinh cất vào nơi qui định c) Con dấu đóng lên văn bản, giấy tờ sau văn bản, giấy tờ đảm bảo yêu cầu hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày có chữ ký người có thẩm quyền Trước đóng dấu phải kiểm tra kỹ văn để đảm bảo đóng dấu qui định, tên người ký, chức danh d) Văn thư phải tự tay đóng vào văn giấy tờ, khơng tùy tiện mang dấu khỏi phịng văn thư cho người khác tùy tiện sử dụng (kể người quan) Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền e) Nghiêm cấm việc đóng dấu khống Điều 21 Đóng dấu Dấu đóng văn phải ngắn rõ ràng, chiều dùng mực dấu qui định Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định Trường hợp số loại văn có 02 tờ trở lên, ngồi việc đóng dấu lên chữ ký, phải đóng dấu giáp lai tờ văn Chương II ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 22 Trách nhiệm Chánh Văn phịng có trách nhiệm giúp GĐ đạo tổ chức kiểm tra việc thực qui trình phòng, Văn phòng quan PCĐB việc xây dựng, thực qui trình cơng tác văn thư đơn vị trực thuộc PCĐB Văn thư quan có trách nhiệm hướng dẫn, phổ biến, kiểm tra, đơn đốc phịng chức quan PCĐB đơn vị trực thuộc nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư tổng hợp tình hình thực qui trình Lãnh đạo phịng, đơn vị trực thuộc có trách nhiệm phổ biến, quán triệt qui định tới toàn thể CBCNV, đồng thời chịu trách nhiệm liên đới CBCNV đơn vị phụ trách vi phạm qui trình Mọi CBCNV phải có trách nhiệm chấp hành nghiêm chỉnh qui trình vận động người thực Điều 23 Khen thưởng kỷ luật Các phòng, đơn vị trực thuộc, CBCNV thực tốt qui trình khen thưởng Nếu vi phạm tùy theo mức độ bị xử lý theo qui định hành QUI TRÌNH QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ Mã số: QT 423-02/VP Lần ban hành: 02 Ngày: 01/09/2011 Trang: 14/15 Điều 24 Hiệu lực thi hành Qui trình có hiệu lực kể từ ngày ký Trong q trình thực qui trình phịng, đơn vị trực thuộc, cá nhân có liên quan thấy phát vướng mắc, khó khăn cần bổ sung, sửa đổi kịp thời phản ánh Văn phòng PC ĐB để báo cáo GĐ nghiên cứu, sửa đổi bổ sung BIỂU MẪU QUẢN LÝ CÔNG VĂN PCĐB.VP/QT.01/B.01/30.8.2011 THEO DÕI CÔNG VĂN ĐẾN CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ (Eoffice) Số - ký hiệu, ngày VB-Nơi gửi VB Số đến Trích yếu nội dung Trình Lãnh đạo; Ngày trình; Ngày phản hồi Phê duyệt Lãnh đạo BP chủ trì giải quyết; Ngày nhận văn Nơi lưu BC MậtKhẩn phúc đáp PCĐB.VP/QT.01/B.02/30.8.2011 THEO DÕI CÔNG VĂN ĐI CỦA BỘ PHẬN VĂN THƯ (Eoffice) Số ký hiệu VB Lĩnh vực Lãnh đạo ký VB Bộ phận thảo VB Trích yếu nội dung Nơi nhận VB PCĐB.VP/QT.01/B.03/30.8.2011 THEO DÕI CÔNG VĂN GIAO CHO CÁC PHÒNG Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Ký nhận Ghi PCĐB.VP/QT.01/B.04/30.8.2011 THEO DỖI CƠNG VĂN ĐẾN CỦA VĂN THƯ PHỊNG Số CV đến Ngày CV đến Nơi gửi Số, ký Ngày CV Trích yếu hiệu nội dung CV CV Ý kiến đạo Lãnh đạo PCĐB Người Nội dung giải phòng phòng giao xử lý PCĐB.VP/QT.01/B.05/30.8.2011 ĐĂNG KÝ GỬI CÔNG VĂN ĐI BƯU ĐIỆN QUI TRÌNH Mã số: QT 423-02/VP Lần ban hành: 02 Ngày: 01/09/2011 Trang: 15/15 QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Số lượng bì Ký nhận dấu bưu điện Ghi PCĐB.VP/QT.02/B.06/01.9.2011 PHIẾU XỬ LÝ VĂN BẢN TRÌNH: Số cơng văn đến: Ngày Nơi gửi tháng Ý KIẾN CHỈ ĐẠO CỦA LÃNH ĐẠO CÔNG TY ĐIỆN LỰC ĐIỆN BIÊN Ngày tháng năm 2xxx năm công văn đến Ý KIẾN CHỈ ĐẠO CỦA LÃNH ĐẠO PHÒNG Ngày tháng năm 2xxx ... giải văn đến 13 QUI TRÌNH QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ Mã số: QT 423-02/VP Lần ban hành: 02 Ngày: 01/09/2011 Trang: 3/15 Điều 19 Biểu mẫu quản lý công văn Muc Quản lý sử dụng dấu công tác văn thư. .. trước chuyển chương trình Eoffice gọi điện để xác nhận chuyển văn tới Văn thư PCĐB, sau gửi theo đường bưu điện PCĐB Điều 14 Trình tự quản lý văn đến QUI TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ Mã số: QT 423-02/VP... hóa văn Nhà nước quản lý công tác văn thư cho phù hợp với tình hình thực tế quan; k) Quản lý thống chuyên môn, nghiệp vụ văn thư đơn vị Điều Tiêu chuẩn cán văn thư lưu trữ Cán làm công tác văn thư