Giáo trình Sử dụng trang thiết bị trong công tác văn thư (Nghề: Văn thư hành chính - Trung cấp) được biên soạn nhằm phục vụ cho nhu cầu học tập và tìm hiểu của học sinh, sinh viên đang theo học các chuyên môn thuộc lĩnh vực Văn thư hành chính đáp ứng cho hệ đào tạo Trung cấp. Giáo trình được chia thành 2 phần, phần 2 trình bày những nội dung về: sử dụng các trang thiết bị chuyên dụng; tổ chức khoa học trang thiết bị và cách sử dụng các đồ dùng trong văn phòng;... Mời các bạn cùng tham khảo!
BÀI 3: SỬ DỤNG CÁC TRANG THIẾT BỊ CHUYÊN DỤNG Mã MĐ13.03 Máy móc, thiết bị chuyên dùng quan nhà nƣớc, hay tổ chức, đơn vị đƣợc trang bị nhƣ nào? Việc quản lý, sử dụng loại máy móc, thiết bị quan nhà nƣớc, hay tổ chức, đơn vị khác phải tuân thủ theo quy định định pháp luật Để quản lý sử dụng trang thiết bị chuyên dùng cho thành thạo, hiệu phải tìm hiểu kĩ ngun lý cấu tạo, tính trang thiết bị Mục tiêu - Trình bày đƣợc ngun lý, cấu tạo, tính số trang thiết bị chuyên dụng - Thành thạo số trang thiết bị chuyên dụng quan, tổ chức, doanh nghiệp - Bảo quản xử lý cố thƣờng gặp sử dụng số trang thiết bị chuyên dụng -Thể tính tự giác, tích cực, cẩn thận cầu thị trình học tập Nội dung Máy in Máy in dùng văn phòng bao gồm nhiều loại công nghệ khác Thông dụng chiếm phần nhiều giới máy in giấy sử dụng công nghệ laser Đa phần máy in đƣợc sử dụng cho văn phòng, chúng đƣợc nối với máy tính máy chủ dùng in chung Một phần khác máy in đƣợc nối với thiết bị công nghiệp dùng để trang trí hoa văn sản phẩm, in nhãn mác chất liệu riêng 1.1 Nguyên lý, cấu tạo máy in 1.1.1 Nguyên lý chung cấu tạo máy in laser Máy in laser thiết bị in sử dụng tia laser q trình tạo in Có nhiều ngƣời nhầm máy laser với máy in sử dụng đèn LED để tạo in 54 Sơ đồ khối máy in laser nhƣ sau Khối nguồn : Ổn định điện áp cung cấp lƣợng điện cho toàn máy Đầu vào nguồn xoay chiều dân dụng (AC) Đầu khối nguồn bao gồm mức nguồn chiều ổn định, đƣợc lọc can nhiễu (nếu có) nguồn dân dụng Sẵn sàng cung cấp cho mạch điện máy Khối nguồn tạo cao áp thời điểm (dƣới tác động khối điều khiển) để nạp tĩnh điện cho trống, cho giấy trình tạo in Phần lớn khối nguồn máy in, từ in kim_phun_laser_LED sử dụng kiểu mạch nguồn ngắt mở (switching) Khối data: Còn gọi khối giao tiếp, thực nhiệm vụ sau : Đầu vào : Nhận lệnh in liệu từ PC gửi sang 55 Đầu vào máy in đời cũ (nhƣ máy kim Epson LQ100/1070/1170 …, máy laser HP4L/5L/6L…) đƣợc kết nối với PC cổng song song (LPT1/2 … – parallel) Đầu vào máy in đời (nhƣ Canon LBP2900…) đƣợc kết nối với PC cổng vạn (USB – Universial Serial Bus) Đầu : Xuất tín hiệu cho mạch quang mạch điều khiển Tín hiệu điều khiển từ PC bao gồm : • Lệnh kiểm tra tình trạng máy in (hết giấy, cố mạch sấy …) • Lệnh nạp giấy Các tín hiệu nói (về mặt xử lý) với cổng song song chân riêng đƣợc tách trƣớc mạch liệu đến mạch điều khiển, cịn cổng USB tách sau IC giao tiếp để đến mạch điều khiển Dữ liệu từ PC : Là chuỗi nhị phân (0,1) thể cấp độ xám điểm ảnh cần in Tín hiệu đƣợc đƣa vào mạch xử lý liệu để chuyển đổi thành điện áp tƣơng tự (analog) cấp cho mạch quang Tùy theo biên độ điện áp điều khiển mà diode laser mạch quang phát xạ mạnh hay yếu Khối quang: Đầu vào : Bao gồm tín hiệu • Tín hiệu điều khiển motor lệch tia, đƣợc gửi đến từ mạch điều khiển • Điện áp điều khiển cƣờng độ phát xạ laser, đƣợc gửi đến từ khối data Đầu : Là tia laser đƣợc trải suốt chiều dài trống, với mục đích làm suy giảm triệt tiêu tĩnh điện mặt trống trình tạo in Khối sấy : Thực nhiệm vụ : 56 Tạo nhiệt độ cao (với máy HP5L/6L 1820C, máy Canon LBP 1830C) để nung chảy bột mực Nhiệt độ cao đƣợc tạo điện trở đèn (haloghen) Tạo lực ép để ép mực (đã đƣợc nung chảy) thấm vào xơ giấy để cố định điểm ảnh giấy Lực ép đƣợc tạo trục lăn đƣợc nén dƣới tác động lò xo.Tạo lực kéo để kéo giấy khỏi máy in sau sấy_ép Lực kéo đƣợc tạo nhờ hệ thống trục lăn trên/dƣới quay ngƣợc chiều Khối sấy nhận lệnh từ khối điều khiển để thi hành tác vụ Ngƣợc lại, gửi tín hiệu thông báo trạng thái nhiệt, trạng thái giấy cho mạch điều khiển để dừng máy có cố Tín hiệu phản hồi đƣợc lấy từ cảm biến (sensor) Khối : Bao gồm tập hợp bánh răng, trục lăn_ép thực hành trình sau : •Nạp giấy : kéo giấy từ khay vào máy • Kéo giấy di chuyển đƣờng theo thiết kế, đảm bảo cho giấy đƣợc tiếp xúc với trống • Đẩy giấy (đã hồn thành in) khỏi máy.Toàn khối đƣợc vận hành nhờ lực kéo từ motor (capstan motor), motor đƣợc điều khiển lệnh hành trình từ khối điều khiển Hệ thống gửi tín hiệu phản hồi khối điều khiển để thực hành vi thích hợp (ví dụ nhƣ lặp lại động tác nạp giấy, dừng in thông báo cho PC hết giấy, dắt giấy …) Khối điều khiển : 57 Điều hành toàn hoạt động máy Về mặt phƣơng thức điều khiển tùy động (servo) Đầu vào : Gồm tín hiệu • Lệnh thơng báo tình trạng (từ PC sang) • Lệnh in, nhận liệu in • Tín hiệu phản hồi từ khối Đầu : Gồm tín hiệu • Thơng báo trạng thái (gửi sang PC) • Mở cổng, nhận giải mã liệu sang analog (gửi tới data) • Tạo cao áp (gửi sang nguồn)• Quay capstan motor (gửi sang cơ) • Mở nguồn cấp cho mạch sấy (gửi sang sấy) •Quay motor lệch tia (gửi sang quang) •Mở diode laser (gửi sang quang) • Sẵn sàng (ready – gửi sang tất khối) 1.1.2 Quá trình khởi động máy in laser Kiểm tra : Bắt đầu từ việc bật cơng tắc nguồn cắm dây nguồn (vì số máy in nhƣ HP4L/5L/6L khơng có cơng tắc,cắm dây nguồn chạy ngay) Mạch điều khiển (dùng MCU) lệnh kiểm tra : Kiểm tra trạng thái cửa : Cửa (không bao gồm khay giấy vào/ra) máy in nơi mà ngƣời sử dụng (hoặc kỹ thuật viên) tiếp xúc cách sơ để thực tác vụ sau: • Thay hộp mực • Vệ sinh đƣờng tải, trục (thƣờng có lớp vỏ mút) nạp trống • Kiểm tra xem có “dắt” giấy đƣờng tải khơng Các máy in laser thƣờng có từ đến cửa Cửa trƣớc : • Tháo/lắp hộp mực, kiểm tra đƣờng tải Cửa sau : 58 • Kiểm tra, kéo giấy bị “dắt” đầu lơ sấy Ngồi ra, cửa trƣớc cịn có tác dụng che kín buồng tạo in Đảm bảo cho ánh sáng ngồi khơng “gây nhiễu” cho tia laser q trình tạo in Các cửa có “cơng tắc”, cơng tắc khí quang điện Khi cửa đƣợc đóng có tín hiệu báo mạch điều khiển để tiếp tục bƣớc sau Nếu muốn mở cửa để theo dõi vận hành máy, bạn phải tìm khe chứa cơng tắc cửa tác động vào (dán băng dính ép vào dùng tơ vít chọc vào) Nếu tất cửa đóng, cơng tắc tốt trạng thái cửa đƣợc nhận định tốt Mạch điều khiển kiểm tra tiếp trạng thái Nếu có cửa bị mở, cơng tắc hƣ trạng thái cửa đƣợc nhận định lỗi Mạch điều khiển không cho sáng đèn báo lỗi Kiểm tra trạng thái : Việc kiểm tra đảm bảo trạng thái hệ thơng suốt, bao gồm : • Kiểm tra khay giấy xem có mẩu_tờ giấy bị “dắt” vào bánh ép nạp giấy khơng • Kiểm tra đƣờng tải xem có mẩu_tờ giấy bị “dắt” đƣờng tải khơng • Kiểm tra đầu xem có mẩu_tờ giấy bị “dắt” lơ sấy khơng Trạng thái đƣợc kiểm sốt thơng qua sensor sau : • Sensor đƣờng nạp giấy (thƣờng nằm dƣới bụng bánh ép nạp giấy Đây thƣờng sử dụng sensor quang điện, có dắt giấy đƣờng nạp sensor bị tỳ báo khối điều khiển • Sensor đƣờng tải giấy (thƣờng nằm đƣờng tải, gần bụng hộp mực) Cấu tạo hoạt động giống nhƣ sensor đƣờng nạp • Sensor đầu (nằm đằng sau trục ép lô sấy) Cấu tạo hoạt động giống nhƣ sensor đƣờng nạp Nếu tất sensor tốt không bị kẹt đè “dắt” giấy trạngthái đƣợc nhận định tốt Mạch điều khiển lệnh mở motor capstan làm quay toàn hệ thống (ta nghe thấy tiếng chuyển động bánh răng) 59 Nếu có sensor bị đè, kẹt trạng thái đƣợc nhận định lỗi Mạch điều khiển không mở motor capstan cho sáng đèn báo lỗi Lƣu ý : Đèn báo lỗi loại máy khác nhau, có máy nhiều đèn, có máy đèn Bạn tham khảo nội dung lỗi theo báo đèn website hãng user guide kèm máy Kiểm tra trạng thái sấy : Mục đích để kiểm sốt xem nhiệt độ lơ sấy có đủ khơng Việc kiểm tra đƣợc thực qua cảm biến nhiệt Cảm biến đƣợc gắn tỳ vào trục ép lô sấy (nếu máy dùng đèn phát nhiệt, máy photocopy gần nhƣ 100% dùng đèn phát nhiệt), có đƣợc dán thân điện trở phát nhiệt (nếu máy dùng điện trở phát nhiệt), nằm ruột áo sấy (bạn tháo máy nhìn thấy áo sấy màu nâu_đen mỏng, hình dạng giống nhƣ tờ giấy đem cuộn thành ống) Nếu phận phát nhiệt, cảm biến nhiệt tốt (nóng R cảm biến giảm, nguội R cảm biến tăng) điện trở cảm biến (nối mạch điều khiển) nhỏ Tơi thử với máy HP5L/6L giá trị khoảng 3KΩ, máy Samsung 1120 khoảng 4,5KΩ, dĩ nhiên tƣơng đối phải rút điện đo, lơ sấy nguội chút Nếu phận phát nhiệt, cảm biến nhiệt tốt (nóng R cảm biến giảm, nguội R cảm biến tăng) điện trở cảm biến (nối mạch điều khiển) tăng Ba bƣớc kiểm tra 2.1.1, 2.1.2, 2.1.3 kiểm tra tất máy Nếu bƣớc tốt máy gần nhƣ ready (thử nghiệm máy đời cũ HP4L/4P/5L/6L, Canon LBP 800/810) Kiểm tra trạng thái mạch quang (scanner) Trạng thái mạch quang đƣợc kiểm sốt thơng qua hai yếu tố : • Tín hiệu phản hồi từ IC điều khiển motor lệch tia diode laser IC nằm hộp quang (scanner) Khi lệnh kiểm tra đƣợc phát ta nghe thấy tiếng “rít” khẽ motor • Cơng tắc (cửa) Nhƣ nói phần trƣớc, đóng cửa tác động vào cơng tắc Ngồi ra, cửa thƣờng có “mấu” nhựa chọc thẳng vào mặt trƣớc dàn quang (với máy HP4L/5L/6L, Canon LBP800/810) để đẩy che diode laser với mục đích bảo vệ tránh bụi, ánh sáng trời tác động mở cửa Tuy nhiên, việc kiểm tra mạch quang khơng kiểm sốt đƣợc xem diode hoạt 60 động nhƣ nào, cƣờng độ phát xạ (ảnh hƣởng đến chất lƣợng in), tình trạng gƣơng, kính có mốc hay khơng … Nói cách khác, ko thể kiểm soát đƣợc chất lƣợng tia laser Việc kiểm tra trạng thái mạch quang thực máy đời (Canon LBP2900, Samsung 1120, HP5000…) cịn máy đời cũ (HP4L/5L/6L, Canon LBP800/810…) khơng đƣợc thực Ngoài bƣớc kiểm tra 2.1.1, 2.1.2, 2.1.3, 2.1.4 mạch bảo vệ khối nguồn kiểm sốt thơng qua mạch bảo vệ q dịng (OCP – Over Protection) áp (OVP – Over Protection Voltage) có cố nguồn cắt Sau bƣớc kiểm tra này, mạch điều khiển đƣa máy vào tình trạng ready, coi nhƣ máy sẵn sàng hoạt động Máy coi nhƣ khởi động xong Đúng vậy, mạch điều khiển kiểm soát “sự vận hành” khơng kiểm sốt “dữ liệu cần in ra”, ko kiểm tra, khối data chết máy ready, bạn thử nghiệm cách rút cáp nối từ khối data sang mạch điều khiển, rút cáp nguồn cấp cho khối data máy in khởi động bình thƣờng 1.2 Tính + Các tính chức kèm với máy in Nói cách khác, chức đƣợc thực máy in: In, quét, in hai mặt, chép, diện hay vắng mặt nạp liệu tự động, khả mạng, khả thẻ nhớ, công nghệ in, hỗ trợ trình điều khiển, tính sẵn sàng thay hộp mực nhiều tính khác tính máy in + Nói chung, máy in tất bao gồm tính nhƣ quét, chép fax với chức máy in chuẩn Các tính cần xem xét mua máy in MFP(Multi-Function Product / Printer / Peripheral) đa chức năng, tất cả-trong-một nhƣ sau: (1) Tốc độ in: Tốc độ in 10 trang / phút cho màu sắc 20 trang / phút cho đen trắng tiêu chuẩn tối thiểu để tìm máy in Việc chờ đợi hàng để in không làm bạn bực bội, mà làm giảm suất bạn (2) Chất lƣợng Máy in 61 Hãy tìm máy in đen trắng với độ phân giải tối thiểu 600 x 600 dpi Lƣu ý độ phân giải đen trắng 2400 x 1200 tạo sản phẩm in chất lƣợng cao Chất lƣợng in tối thiểu 1200 x 1200 độ phân giải 4800 x 2400 tạo chất lƣợng in màu tuyệt vời (3) Chu kỳ làm việc Số trang in tối đa tháng đƣợc gọi chu kỳ nhiệm vụ Máy in văn phịng nên có chu kỳ làm việc cao khoảng từ 20.000 đến 25.000 trang Trong đó, ngƣời dùng gia đình chu kỳ hàng tháng 5.000 trang (4) Laser so với máy in phun Khi so sánh với máy in phun, máy in laser tạo hình ảnh chất lƣợng cao Hơn nữa, máy in laser hoạt động hiệu máy in phun mặt chi phí cho trang Mặc dù hộp mực in laze đắt hộp mực in phun, chúng lâu đáng kể Một đơn vị đƣợc làm nóng hoạt động, máy in laser in nhanh nhiều so với máy in phun (5) Chi phí thay pin Ngƣời dùng nên kiểm tra chi phí thay mực mua máy in All-In-One; so sánh suất mong đợi từ mực hộp mực Lƣu ý cách chia chi phí cho hộp mực suất dự kiến, ƣớc tính chi phí lần tính tốn đƣợc (6) Scanner Resolution Đối với sản phẩm chất lƣợng cao, cần có máy quét có độ phân giải tối thiểu 1200 x 600 Mặt khác, độ phân giải máy quét 4800 x 4800 tạo hình ảnh chất lƣợng tuyệt vời (7) Scanner Element Type Có hai loại khác yếu tố quét Để quét tệp đồ họa, máy quét cặp tính phí (CCD) đƣợc coi tốt để quét ảnh văn tốt hơn, máy quét ảnh liên hệ màu sắc (CIS) tốt (8) Phần mềm máy quét OCR + Ghi phần mềm scanner công cụ nhận dạng ký tự (OCR) Với phần mềm OCR, ngƣời dùng chuyển đổi trang văn đƣợc quét vào tài liệu đƣợc mở chỉnh sửa phần mềm nhƣ Microsoft Word phần mềm xử lý văn khác (9) Tốc độ copy 62 Cũng nhƣ với máy in chậm, phải chờ cho nhiều đƣợc in, ảnh hƣởng xấu đến suất ngƣời dùng Tốc độ chép 25 trang / phút sở tốt cho máy in All-In-One (10) Cắt tài liệu Sizing Nếu ngƣời dùng co lại phóng to hình ảnh chép trực tiếp từ bảng qt, tính tốt đẹp Nói chung, thay đổi tài liệu từ 25% xuống 400% đặc điểm chung cho hầu hết máy in photocopy (11) Bộ phận nạp tài liệu tự động Nói chung, việc đặt trang tài liệu fax cách thủ công tảng máy quét lần cách hiệu để gửi fax ADF loại bỏ vấn đề Nó cho phép ngƣời dùng đặt chồng giấy tờ đƣợc fax vào khay nạp (12) Bộ nhớ trang Fax thƣờng đại diện cho trang đƣợc quét giữ nhớ gửi fax Các trang thƣờng đại diện cho nhiều fax cho nhiều số Ngƣời dùng nên tìm nhớ fax tối thiểu 100 trang (13) Tốc độ trang nhanh Đây lựa chọn tốt để tìm máy in All-In-One có khả gửi trang fax dƣới giây (14) Wi-Fi Kết nối Mạng Với máy in All-In-One tƣơng thích Wi-Fi, bạn hoạt động an tồn mạng gia đình doanh nghiệp có khả khơng dây Nói chung, thiết lập WPS tính phổ biến hầu hết định tuyến Nếu mạng ngƣời dùng có tính WPS, sau mua thiết bị MFP với WPS làm cho việc cấu hình máy in trở nên dễ dàng Nếu mạng khơng dây khơng có sẵn, máy in All-In-One có card mạng tích hợp đƣợc nối với cổng có sẵn mạng ngăn cần thiết phải chia sẻ máy in từ máy tính mạng (15) Khả tƣơng thích Hãy đảm bảo khe cắm thẻ nhớ tƣơng thích với thẻ nhớ chúng Hãy lƣu ý thông số kỹ thuật khe cắm nhớ khác vài thẻ nhớ kiểu cũ khơng hoạt động với mơ hình MFP 1.3 Cách sử dụng 63 Nhấn nút Display để điều khiển tạng thái tắt mở hình LCD Thơng thƣờng lần mở máy hình Date and Time xuất để yêu cầu chỉnh lại ngày cho Chỉnh ngày cho máy cách nhấn nút mũi tên lên xuống hay trái phải để lựa chọn sau nhấn nút Ok hay Set để chấp nhận Chuyển nút chọn chế độ chụp (Mode) sang chế độ muốn chụp, ngƣời sử dụng nên để chế độ tự động (Auto) Nhấn nút Zoom - (W) + (T) để điều chỉnh phóng to, thu nhỏ khung hình chụp thích hợp Có thể nhìn vào hình LCD hay ống ngắm tùy ý Nhấn nhẹ nút chụp xuống phân để máy tự động lấy nét (Focus), giữ tay vài giây thấy đèn xanh hình (hoặc nằm kế bên ống ngắm) lên nhấn nút chụp xuống hết để chụp Lƣu ý đèn xanh nhấp nháy khơng nên chụp tín hiệu báo cho biết máy khơng thể lấy nét đƣợc hình chụp bị mờ Hầu hết máy ảnh số có nút mũi tên bốn hƣớng, nút ncó cơng dụng di chuyển lựa chọn hình, ngồi cịn giúp lựa chọn nhanh vài chức tùy theo chế độ hành 127 Thƣởng thức tác phẩm Sau chụp hình hình vài giây, lúc ngƣời dùng xem để đánh giá thực tế hình chụp nhƣ Nếu xem khơng kịp muốn xem lại hình chụp, nhấn gạt nút trạng thái sang vị trí xem (hoặc dùng nút xem nhanh có) Dùng nút mũi tên trái phải để chuyển ảnh nhấn nút Zoom để phóng to, thu nhỏ ảnh Nút có biểu tƣợng thùng rác (Delete) dùng để xóa ảnh muốn Đặt chuyển nút trạng thái sang vị trí chụp để tiếp tục Sau khoảng thời gian lâu khơng chụp hình LCD tự động tắt để tiết kiệm lƣợng, muốn chụp lại cần nhấn vào nút (thông thƣờng nút chụp) hình trở lại bình thƣờng Tắt máy cách gạt nút sang vị trí Off hay nhấn nút On/Off giữ vài giây Ảnh sau chụp xong đƣợc lƣu thẻ nhớ, ngƣời dùng tắt máy rút thẻ nhớ đem in ảnh hay copy vào máy vi tính tùy ý 7.4 Cách bảo quản máy ảnh 128 Việc sử dụng nhiều lần khoảng thời gian ngắn sạc điện cách vô tội vạ trƣớc khơng hoạt động thƣờng xun dẫn tới hỏng hóc phần cứng máy ảnh, pin dễ bị giảm độ bền, chí hỏng ln Cần lắp pin cẩn thận, chiều, tránh va đập Nhiều ngƣời thƣờng nói độ bền thiết bị kỹ thuật số nhƣ máy ảnh, máy quay phim mà không ý nhiều đến pin Pin linh kiện quan trọng máy ảnh số Thƣờng máy ảnh pin bị bỏ xó lâu ngày, đến gia đình có sinh nhật, gặp mặt ngƣời thân, du lịch, hay lễ tết đƣợc đem sử dụng Lƣợng điện tích tụ pin lâu ngày tự hao đi, pin dễ bị chai dẫn đến khả nạp phát điện Với nhiều loại máy kỹ thuật số để tìm mua đƣợc pin thay thật khó, hàng đặc chủng Theo kinh nghiệm nhiều chuyên gia pin, loại pin Ni-Cd với nội trở nhỏ có số lần sạc lại nhiều nhất, lên tới 1.000 lần Tuy nhiên, phải cẩn thận sử dụng loại độc Một số nhƣợc điểm pin Ni-Cd điện giảm đột ngột cuối chu kỳ xả Để tránh hậu này, ngƣời dùng nên dùng thêm viên dự phịng q trình sử dụng, có việc quan trọng Loại Ni-Cd (nhiều ngƣời quen gọi pin Niken) có tuổi thọ suy giảm nhanh chóng khơng đƣợc sử dụng cách Thời gian sạc pin Ni-Cd tốt đƣợc dùng kiệt điện Nếu khơng, số hợp chất hố học tích tụ cực âm pin Nếu cố tình sạc pin cịn điện, hợp chất tích tụ ngày nhiều thêm làm giảm khả tích lũy lƣợng Các sạc pin Ni-Cd tốt thƣờng có nút bấm để xả pin tự động sạc điện áp tụt đến mức thấp 129 Trên thị trƣờng nhiều máy ảnh số du lịch sử dụng loại Pin Ni-MH dạng “AA” Loại có khả lƣu trữ lƣợng tốt nội trở nhỏ Ni-MH có hiệu ứng nhớ Ni-Cd dung lƣợng pin cao hai lần pin Ni-Cd Với pin này, ngƣời dùng sạc mà khơng cần phải xả hết điện bên Mặc dù không nên lạm dụng, dùng liên tục, pin bị chai hỏng lúc sau pin sạc lâu Khi mua pin Ni-MH, nên mua loại có dung lƣợng cao chừng 1600mAh trở lên Lƣu ý không nên dùng sạc pin Ni-Cd cho pin Ni-MH để tránh cháy, nổ Với loại Pin Li-ion lƣu trữ nhiều lƣợng so với Ni-Cd Ni-MH dung tích Trong viên pin Li-ion thƣờng có mạch điều khiển trình sạc bảo vệ Pin Li-ion suy giảm chất lƣợng theo thời gian ngƣời sử dụng có dùng hay khơng Tuổi thọ dịng Li-on giảm sau lần sạc Thông thƣờng, tuổi thọ loại pin nói chung đƣợc bảo quản tốt khoảng 500 lần sạc, nhƣng pin cịn 30-40% dung lƣợng so với ban đầu Đối với thiết bị sử dụng pin sạc từ bên (bằng cục sạc riêng) cần tháo pin sau dùng nhằm tránh trƣờng hợp pin hết gây hỏng thiết bị Với máy quay phim kỹ thuật số, hầu hết vị trí pin bên máy đƣợc sạc thơng qua sạc Trong q trình sạc pin, nên sạc máy trạng thái tắt Có hai chế độ "normal" "fast" (sạc với thời gian bình thƣờng sạc nhanh) Nếu để "fast", pin sau sạc bị nóng giảm tuổi thọ, cịn để "normal" tốt cho pin nhƣng thời gian chờ đợi Khi tháo pin làm vệ sinh, lúc lắp lại ý để cực thiết bị để tránh gây nổ gây tƣợng chập mạch linh kiện bên Bảo quản máy ảnh bảo vệ cho pin Nên đặt máy nơi khơ thống, tránh nắng chiếu trực tiếp vào thiết bị Sau sử dụng nên để máy nghỉ thời gian trƣớc bật trở lại Bốn điều ghi nhớ cách bảo quản pin máy kỹ thuật số: (1.) Không cất giữ pin mơi trƣờng có nhiệt độ q cao ẩm thấp (2.) Không để pin lâu máy không sử dụng (3.) Phải xả hết điện trƣớc sạc loại pin Ni-Cd loại khác Li-ion 130 (4.) Đối với máy sử dụng nhiều viên, không sử dụng lẫn lộn pin cũ, khác chủng loại, khác hãng, khác cƣờng độ dòng điện máy 7.5 Cách xử lý cố Trong số thiết bị điện tử đƣợc sử dụng văn phịng thi máy ảnh có nguy hỏng hóc cao nguyên nhân nhƣ sử dụng không cách độ ẩm không khí Việt Nam cao, gây cho máy tƣợng ẩm mốc, lỗi nguồn… Lỗi ống kính Lỗi hỏng máy ảnh số du lịch thƣờng ngƣời dùng sử dụng không cách Với máy ảnh kỹ thuật số du lịch có ống kính zoom ngồi, lỗi hay gặp đứt dây zoom Lý ống kính zoom vào nhiều ngƣời sử dụng đánh rơi, gây tác động mạnh làm đứt dây zoom Dây zoom thiết bị điều khiển trập, đứt dây zoom có hai tƣợng Thứ nhất, trập máy ảnh ln đóng, hình lúc khơng hiển thị hình ảnh, hình đen xì, khơng chụp đƣợc ảnh Thứ hai, trập mở, gây tƣợng chụp ảnh xuất mành mành nằm ngang ảnh ảnh bị lốp sáng, thừa sáng Hiện thƣợng thƣờng đƣợc sửa cách thay dây zoom nối lại dây zoom Ngồi ra, ống kính dễ bị kẹt, vẹo ngƣời sử dụng đánh rơi, máy tự động báo Lens error Nên mang máy tới trung tâm sửa chữa để khắc phục lỗi 131 Đối với dịng máy ảnh có ống kính nằm bên thân máy nhƣ số máy ảnh Sony, Fujifilm… lỗi thƣờng gặp hệ thống chống rung ống kính Hiện tƣợng lỗi zoom ống kính, gây rung hình, ảnh chụp nhịe, nét Những trƣờng hợp ảnh chụp nét hồn tồn, mờ hình, lấy nét vào đối tƣợng nhƣng chụp lại nét vào phần khác ảnh, nguyên nhân hỏng hệ thống lấy nét tự động thân máy (AF) Lỗi thƣờng ngƣời sử dụng đánh rơi, va đập máy làm hệ thống AF bị bung vỡ, gây điều tiết sai cho hệ thống, hình ảnh khơng lấy nét đƣợc lệch nét Để tránh hiên tƣợng trên, không nên tắt/ bật liên tục máy ảnh để tránh ống kính zoom ra, vào liên tục, làm giảm tuổi thọ ống kính Lỗi hỏng cảm biến hình ảnh Máy ảnh sử dụng cảm biến CCD dễ hỏng cảm biến máy sử dụng cảm biến CMOS Bộ cảm biến hình ảnh máy ảnh kỹ thuật số thiết bị điện tử, chuyển phân tử ánh sáng từ chủ thể bên ngoài, thành phân tử mang điện để tạo hình ảnh Có hai loại cảm biến hình ảnh thƣờng dùng dịng máy ảnh cảm biến CCD CMOS Trong đó, lỗi hỏng cảm biến thƣờng gặp CCD, thƣờng sử dụng dòng máy ảnh cũ trƣớc Những máy ảnh gần đƣợc sử dụng cảm biến CMOS bị hỏng Hiện tƣợng lỗi hỏng cảm biến CCD, biểu cho ảnh chụp đen kịt có màu tím, hình bị sai màu hoàn toàn Lỗi thƣờng ngƣời sử dụng để máy bị ẩm ƣớt để máy nhiệt độ cao, va đập mạnh chụp với cƣờng độ ánh sáng mạnh gây cháy mắt cảm biến 132 Để tránh tƣợng hỏng cảm biến, chụp ảnh khơng nên để ống kính chụp thẳng vào ánh sáng mặt trời, nguồn sáng có cƣờng độ lớn, ý đến tốc độ chụp ISO Cách sửa máy gặp trƣờng hợp thay cảm biến Một số lỗi thƣờng gặp khác Màn hình máy kỹ thuật số du lịch dễ hỏng vỡ, hầu hết lỗi ngƣời dùng gây va đập, đánh rơi máy hình bị chèn ép với lực mạnh Lỗi máy ảnh bị dính nƣớc để môi trƣờng ẩm, dễ gây oxi hóa mạch, gây cháy, hỏng nguồn - nhẹ can thiệp đƣợc, nặng phải thay "main" máy Giá trị thay main 1/3 giá trị máy, chí cao Máy bị mốc, dính cát cho hình ảnh khơng nét căng, ảnh chụp mờ, phải vệ sinh lau máy, chi phí vệ sinh máy 133 Bài 4: TỔ CHỨC KHOA HỌC TRANG THIẾT BỊ TRONG VĂN THƢ Mã bài: MĐ13.04 Trang thiết bị văn phòng yếu tố quan trọng đảm bảo suất, chất lƣợng cơng tác văn phịng, đồng thời yếu tố giúp cho cán bộ, cơng chức hồn thành tốt nhiệm vụ Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển nhƣ nay, tiến đƣợc ứng dụng rộng rãi cơng tác văn phịng, đặc biệt việc ứng dụng tiến công nghệ thông tin vào q trình đại hóa cơng tác văn phịng Những trang thiết bị đƣợc quản lý theo quy chế quan xây dựng sở chế độ Nhà nƣớc đặc thù hoạt động quan, tổ chức Tóm lại, với phát triển công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật, văn phòng đƣợc phát triển theo hƣớng đại đòi hỏi ngƣời làm cơng tác văn thƣ ngồi kỹ sử dụng thành thạo trang thiết bị văn phòng cần phải biết tổ chức xếp cách khoa học trang thiết bị Mục tiêu bài: - Trình bày đƣợc kiến thức tổng quát trang bị cách bố trí bàn ghế làm việc, bàn ghế tiếp khách - Trình bày đƣợc loại tủ: tủ hồ sơ, tủ sách, tủ lạnh…và cách bố trí, sử dụng có hiệu chúng - Sử dụng thành thạo điều hồ, quạt, thiết bị thơng gió, định kỳ bảo trì, bảo dƣỡng - Sử dụng thành thạo sửa chữa số cố thƣờng gặp sử dụng đồ dùng văn phòng (các dụng cụ ghim tài liệu, cặp, hộp tài liệu, máy đục lỗ, dao trổ ) - Thể tính tự giác, tích cực, cẩn thận cầu trình học tập Nội dung Phƣơng pháp bố trí, xếp trang thiết bị Việc xếp, bố trí trang thiết bị văn phịng phải xuất phát từ mục đích định Tùy theo nội dung, tính chất cơng việc hồn cảnh cụ thể cơng ty mà bố trí, xếp cho hợp lý, đảm bảo tiết kiệm nhƣng không sơ sài, cần tạo thuận lợi cho cơng việc, đảm bảo mặt thẩm mỹ Bí xếp văn phòng để mang lại hiệu suất làm việc cao Trang trí, xếp văn phịng vấn đề quan trọng, văn phòng làm việc mặt quan nên cần nhiều Cách bày trí văn phịng khơng đơn giản xếp bàn ghế lại với Nó cần đƣợc cân nhắc để khơng độc đáo mặt thẩm mỹ mà mang lại hiệu suất cho cơng việc Một văn phịng đƣợc 134 thiết kế hài hòa, thoải mái mang lại hiệu suất làm việc cao cho nhân viên Làm để tạo văn phịng có hiệu suất cao? Bƣớc giải vấn đề tổ chức chỗ ngồi Nhằm phát huy tối đa sức mạnh làm việc nhóm, quan thực theo mơ hình khơng ngăn chia phịng làm việc thành phần nhỏ để dành khoảng trống lớn cho nhóm nhân viên làm việc chung với Cho nên thiết lập không gian văn phòng, suy nghĩ ngƣời cần phải làm việc nhóm họ chia sẻ nguồn lực Luồng sáng tự nhiên mang lại tinh thần làm việc cho nhân viên 135 Văn phịng cần có khơng gian mở để nhân viên làm việc nhóm Ơ nhiễm tiếng ồn khó khăn lớn nhiều văn phòng Cách tốt để giảm tiếng ồn trang bị thiết bị cách âm cho máy tính sử dụng lớp bọc ngồi cho máy in để cắt giảm 90% tiếng ồn cho văn phòng Một vấn đề khác thƣờng bị bỏ qua ánh sáng Quá nhiều ánh sáng gây mỏi mắt mệt mỏi dẫn đến giảm suất Ngồi cách thiết kế văn phịng đón luồng sáng tự nhiên nên giảm chùm sáng từ máy tính cách sử dụng miếng chắn hình Bàn, ghế, giá, tủ, điều hòa, quạt, thiết bị thơng gió 2.1 Bàn ghế Bàn ghế văn phịng đƣợc chia thành nhiều loại: bàn ghế làm việc, bàn ghế tiếp khách Nhân viên văn phòng nên dùng loại ghế xoay, điều chỉnh độ cao thấp cho phù hợp Tùy theo công việc cụ thể mà bố trí bàn làm 136 việc cho thích hợp Bàn làm việc cần có nhiều ngăn kéo để đựng dụng cụ cần thiết Nên chọn ghế điều chỉnh độ cao Khi mua ghế, nên chọn ghế điều chỉnh độ cao Hãy bàn làm việc ghế cho phép ngƣời làm việc giữ đầu khớp ngón tay, đầu cổ tay cẳng tay đƣờng thẳng bạn làm việc máy tính Tốt nên lựa chọn bàn ghế đồng với mang lại thoải mái làm việc Khi chọn mua đồ nội thất, chọn lựa thiết bị vững chắc, đặc biệt bàn làm việc Ngồi ra, văn phịng hoạt động nhƣ nơi để tiếp khách đối tác Hãy suy nghĩ “ngƣời viếng thăm” thấy đến Liệu họ có bị hoảng hốt với tiếng ồn từ phận gần cửa vào? Hoặc họ thấy hàng loạt cánh cửa đóng kín mà khơng thấy hoạt động diễn ra? Văn phòng cần tạo cảm giác thoải mái, thân thiện cho khách đối tác công ty Không nên để khách hàng cơng ty chống ngợp với xếp hỗn loạn văn phòng Thay vào đó, cho họ thấy dấu hiệu cơng ty động nhận đƣợc nhìn thoải mái qua hoạt động hàng ngày diễn 2.2 Tủ hồ sơ, giá sách Trong văn phòng cơng ty thiết phải có tủ hồ sơ tài liệu Tùy theo số lƣợng hồ sơ hay nhiều mà bố trí tủ đựng cho thích hợp Tủ hồ sơ nên chia làm nhiều ngăn Giá sách theo kiểu giá treo hay nhƣ tủ kê đựng hồ sơ Giá sách đựng sách báo, tạp chí tham khảo Tủ hồ sơ ngăn kéo bàn làm việc phải có khóa chắn 137 2.3 Quạt, điều hòa nhiệt độ, thiết bị thơng gió Cần trang bị đủ máy điều hịa, quạt hay thiết bị thơng gió để đủ ấm vào mùa đơng, thống mát mùa hè Nhƣ vậy, tùy vào điều kiện cụ thể quan tính chất cơng việc mà bố trí trang thiết bị đồ dùng văn phòng cho hợp lý, phù hợp, thuận tiện, khoa học phục vụ tốt cho công việc Các loại văn phòng phẩm 3.1 Bút viết loại Bút vật dụng văn phòng phẩm cần thiết nơi làm việc, bao gồm: Bút bi, bút chì, bút hightlight (bút nhớ dịng, bút quang), bút xóa, bút đế cắm, bút lông bảng tất nhiên bút bi loại vật phẩm thơng dụng Ngồi bút bi cịn loại bút chuyên dụng khác nhƣ bút laser sử dụng họp thuyết trình, bút lơng dầu thƣờng đƣợc dùng để đánh dấu ghi lên vật dụng nhƣ đĩa CD, bàn làm việc, ghi tên lên điện thoại, máy tính, máy tính để bàn để phân biệt đồ dùng ngƣời với ngƣờikhác 3.2 Các loại tập, sổ Các loại sổ nhƣ tập trắng, sổ tay, sổ name card, sổ ký nhận chứng từ đồ dùng văn phòng phẩm hay dùng văn phịng cơng ty Trong cơng ty phịng kế toán sử dụng sổ sách nhiều bao gồm sổ kế tốn, sổ ký nhận hóa đơn, chứng từ, phiếu thu, phiếu chi, giấy biên nhận, giấy giới thiệu… Sổ văn phòng đƣợc phân phát cho nhân viên để ghi chép chi tiết lại công việc trình làm việc thƣờng sổ tay loại nhỏ gọn Sổ tay dùng để ghi công việc, lịch hẹn, kinh nghiệm làm việc 138 3.3 Các loại giấy văn phòng Giấy in, giấy photocopy thƣờng đƣợc sử dụng nhiều thiếu cơng ty giấy in đồ dùng văn phịng phẩm thơng dụng mà cơng ty có Khổ giấy in thơng dụng giấy in A3, A4 A5 khổ giấy in A4 loại thông dụng phổ biến dùng để in ấn tài liệu, văn bản, in hợp đồng… Giấy than thƣờng đƣợc sử dụng phòng kế tốn, nhiên ngày giấy than đƣợc sử dụng có máy in kim in nhiều tờ giấy giống giấy in liên tục Giấy in liên tục thƣờng đƣợc dùng để in hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, xuất hàng hóa Các loại giấy note dùng để ghi cơng việc, giấy dán nhãn để đánh dấu ghi thông tin nhận diện sản phẩm, giấy phân trang dùng để phân trang tài liệu 3.4 Bấm kim, kim bấm, kẹp giấy Loại bấm kim kim bấm đƣợc phổ biến rộng rãi bấm kim kim bấm số 10, loại bấm kim đƣợc sử dụng để đóng sách tài liệu có loại Bấm Kim KW.Trio loại đại Bấm kim kim bấm đƣợc sử dụng để xếp tài liệu, giấy in đƣợc ngăn nắp nhân viên văn phịng thƣờng dùng bấm kim 139 để bấm tờ giấy lại với Vì dụng cụ bấm kim đƣợc ƣa chuộng văn phịng cơng ty Kẹp giấy đƣợc sử dụng nhiều giá thành rẻ nhƣ tính tiện dụng chúng, kẹp giấy đƣợc sử dụng nhƣ công cụ hỗ trợ đặc biệt để kẹp tài liệu, giấy tờ, văn lại với Loại kẹp giấy đƣợc sử dụng nhiều loại 15mm – 19mm- 25mm – 32mm loại kẹp giấy 41mm 51mm đƣợc sử dụng 3.5 Bìa hồ sơ Bìa hồ sơ dùng để phân loại tài liệu theo nhóm giữ cho tài liệu đƣợc sẽ, ngăn nắp Bìa hồ sơ gồm có: Bìa cịng, bìa lá, bìa lỗ, bìa nút, bìa trình ký, bìa dây, bìa nhựa… Bìa Lá, bìa nút giữ cho tài liệu bạn đƣợc sẽ, gọn gàng Rất phù hợp gặp khách hàng gửi tài liệu cho khách hàng xem mà tài liệu khơng gọn gàng, đối tác hay khách hàng bạn ngần ngại giao dịch với 3.6 Kệ Đựng Hồ Sơ – Hộp Cắm Bút Kệ nhựa đựng hồ sơ – Hộp cắm bút sản phẩm thiếu bàn làm việc văn phòng việc đựng hồ sơ, giấy tờ cắm bút viết cho ngăn nắp 140 TÀI LIỆU THAM KHẢO - NXB Thống kê: Cách sử dụng số máy móc trang thiết bị văn phòng, Hà Nội, năm 2014 - NXB Thống kê: Hƣớng dẫn sử dụng máy photocopy, Hà Nội, năm 2015 - NXB Giao thơng Vận tải: Thao tác bàn phím sử dụng nhanh máy tính hình, Hà Nội, năm 2012 - Các viết, hình ảnh website trang thiết bị văn phòng 141 ... MFP 1.3 Cách sử dụng 63 Máy in loại thiết bị văn phịng vơ phổ biến, nói đƣợc sử dụng nhiều Tuy nhiên, biết cách sử dụng máy in văn phòng tốt để chất lƣợng in tốt máy hoạt động bền bỉ Chính vậy,... quyết: - Hƣớng phần cứng: Sử dụng công cụ reset chip (cơng cụ có bán nhiều cửa hàng tin học, loại máy in có thiết bị reset chip cách sử dụng khác nhau, bạn nên liên lạc cung cấp thông tin máy in sử. .. Photocopy : - Cao áp nạp : nạp đồng điện tích âm lên bề mặt trống - Cao áp hút : hút mực từ trống xuống bề mặt giấy - Cao áp tách : tách giấy khỏi bề mặt trống (7.) Các phận khác Trong máy Photocopy