Đang tải... (xem toàn văn)
Giáo trình Tin học ứng dụng kế toán 1 (Nghề: Kế toán tin học - Trung cấp) nhằm giúp học viên tìm hiểu những ứng dụng cơ bản nhất của Microsoft Word và Microsoft Excel vào thực tế và cụ thể là công tác kế toán tài chính văn phòng. Phần 2 của giáo trình gồm những nội dung về: bảng tính điện tử Excel; định dạng dữ liệu; làm việc với các đối tượng đồ họa và Macro; làm việc với Cơ sở dữ liệu Excel;... Mời các bạn cùng tham khảo!
BÀI 2: BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ EXCEL Mã bài: MĐ20.02 Giới thiệu: Excel chương trình xử lý bảng tính nằm Microsoft Office hãng phần mềm Microsoft thiết kế để giúp ghi lại, trình bày thơng tin xử lý dạng bảng, thực tính toán xây dựng số liệu thống kê trực quan có bảng từ Excel Cũng chương trình bảng tính Lotus 1-2-3, Quattro Pro… bảng tính Excel bao gồm nhiều ô tạo dịng cột, việc nhập liệu lập cơng thức tính tốn Excel có điểm tương tự, nhiên Excel có nhiều tính ưu việt có giao diện thân thiện với người dùng Hiện nay, bảng tính Excel ứng dụng rộng rãi cơng tác văn phịng nói chung ứng dụng vào cơng việc kế tốn nói riêng doanh nghiệp Mục tiêu: - Về kiến thức: + Trình bày thao tác làm việc với bảng tính điện tử Excel + Trình bày thao tác định dạng với bảng tính điện tử Excel + Hiểu cơng thức sử dụng bảng tính điện tử Excel - Về kỹ năng: + Cập nhật liệu bảng tính điện tử Excel + Định dạng bảng tính điện tử Excel + Sử dụng thành thạo hàm thông dụng Excel + Vận dụng ứng dụng Microsoft Excel vào cơng tác kế tốn doanh nghiệp - Về lực tự chủ trách nhiệm: Thể thái độ thận trọng, cẩn thận, cầu thị học tập Nội dung chính: Các khái niệm 1.1 Khởi động EXCEL hình giao diện * Khởi động Excel 74 Bước - Nhấp vào nút Start Bước - Nhấp vào tùy chọn All Program - Tất chương trình từ menu Bước - Tìm kiếm Microsoft Office từ menu phụ nhấp vào 75 Bước - Tìm kiếm Microsoft Excel 2010 từ menu phụ nhấp vào * Màn hình giao diện Excel 2010 Excel 2010 thay đổi giao diện người dùng từ việc sử dụng thực đơn truyền thống thành cụm lệnh dễ dàng truy cập trình bày hình gọi Ribbon Có nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins 76 - Home: Là nơi chứa nút lệnh sử dụng thường xuyên trình làm việc như: cắt, dán, chép, định dạng tài liệu, kiểu mẫu có sẵn, chèn hay xóa dịng cột, xếp, tìm kiếm, lọc liệu,… - Insert: Chèn loại đối tượng vào bảng tính như: bảng biểu, vẽ sơ đồ, đồ thị, ký hiệu, … - Page Layout: Chứa nút lệnh việc hiển thị bảng tính thiết lập in ấn - Formulas: Chèn công thức, đặt tên vùng (range), công cụ kiểm tra theo dõi công thức, điều khiển việc tính tốn Excel - Data: Các nút lệnh thao liệu Excel, danh sách, phân tích liệu,… - Review: Các nút lệnh kiễm lỗi tả, hỗ trợ dịch từ, thêm thích vào ơ, thiết lập bảo vệ bảng tính - View: Thiết lập chế độ hiển thị bảng tính như: phóng to, thu nhỏ, chia hình, … - Developer: Tab mặc định ẩn hữu dụng cho lập trình viên, người có hiểu biết VBA Để mở nhóm nhấn vào nút Office -> Excel Options -> Popular -> Chọn Show Developer tab in the Ribbon - Add-Ins: Tab xuất Excel mở tập tin có sử dụng tiện ích bổ sung, hàm bổ sung,… 1.2 Một số khái niệm Cell: Đây môt ô lưu trữ liệu bên bảng tính có địa xác định Như ví dụ hình mà đánh dấu có địa A1, tức nằm cộ A hàng Thường ô lưu trữ loại liệu mà 77 Row: Là tập hợp ô nằm hàng, tổng số ô hàng lớn Mỗi hàng có địa xác định, hình địa Hàng Column: Là tập hợp ô nằm cột, số lượng ô cột không giới hạn Mỗi cột có địa xác định, hình địa cột A Range: Là tập hợp nhiều ô liền tạo thành vùng giới hạn, đương nhiên có địa xác định địa ô địa ô cuối Như hình A1 cuối D4, địa range A1:D4 78 Worksheets: Nó tổng hợp trang tính Excel Mỗi file Excel có nhiều trang tính có liên kết liệu với nhau, nghĩa trang tính A sử dụng liệu trang tính B để đưa vào công thức 1.3 Các kiểu liệu Excel Kiểu ký tự, chuỗi ký tự: Bao gồm ký tự chữ từ A đến Z (kể chữ hoa chữ thường) ký tự đặc biệt bàn phím Một dãy số có chứa ký tự thành chuỗi ký tự (ví dụ: A123, 123a4, 123a,…) Một chuổi số bắt đầu số (ví dụ: 01234) nhập liệu thêm dấu nháy (‘) chuỗi số thành chuỗi ký tự, nhập kiểu số số thành vô nghĩa không hiển thị được, cách thường dùng cho trường hợp nhập số điện thoại hoạc mã số bắt đầu Kiểu số: Kiểu số cho phép thực phép toán học trực tiếp cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/), lũy thừa (^) Kiểu số phím số nhập từ ký đến bàn phím, số gồm có số dương số âm, sồ dương nhập vào hình thường (ví dụ: 8938), số âm 79 nhập hai cách có dấu trừ phía trước, dãy số bao bọc dầu ngoặc đơn (ví dụ: -8938 (8938) hai cách nhập cho -8938) Kiểu số bao gồm số thập phân (có chứa dấu cách thập phân, dấu phảy (,) hay dấu (.) tùy vào định dạng) Ví dụ 9,534; 0,123… Kiểu ngày tháng, giờ: Về chất kiểu ngày tháng, tương tự kiểu số Cũng dùng thể thực phép toán số học hiển thị mặc định phía bên tay phải liệu Kiểu ngày tháng mặc định dịnh dạng theo kiêu US m/dd/yy, định dạng lại theo kiểu Việt Nam 1.4 Các thao tác bảng tính Excel * Mở nhiều bảng tính Excel lúc Thay mở bảng tính Excel có nhiều tệp tin cần giải quyết, bạn mở nhiều bảng tính Excel lúc Để làm vậy, bạn chọn tệp tin muốn mở nhấn phím Enter, tất bảng tính mở đồng thời * Thêm sheet Mở bảng tính Excel cần tăng thêm Sheet lên, ý đến phần Sheet gần cuối trang, để tăng thêm Sheet bạn cần click chuột vào biểu tượng hình Muốn tăng thêm Sheet click nhiêu lần * Thay đổi số Sheet hiển thị mặc định Mặc định cửa sổ MS Excel hiển thị tối đa Sheet mở cửa sổ làm việc mới, bạn thêm xóa Sheet dễ dàng Để hiển thị số Sheet thêm số Sheet mà bạn mở ứng dụng phần mềm Excel, mặc định số Sheet mà bạn muốn, bạn làm theo hướng dẫn sau đây: Chọn Office Button -> Excel Option 80 Trên Tab Popular ExcelOption, bạn chọn số Sheet hiển thị dòng “Include this many sheets” sau điền số lượng Sheet mà bạn muốn thị – >Click OK Tương tự Excel 2007, bạn hồn tồn thay đổi số Sheet Excel 2010 Bạn vào File -> Chọn Option làm tương tự hình hướng dẫn * Thay đổi kích thước hiển thị Sheet Window 81 Click chuột phải lên Desktop chọn Personalize, nhấn chọn mục Windows Color click tiếp vào dịng link màu xanh Advanced Appearance settings, sau thực bước sau: * Thay đổi màu thẻ tên cho Sheet Để thuận tiện cho công việc, dễ tìm Sheet liệu, bạn hồn tồn đánh dấu cho Sheet màu sắc khác với Tên Sheet khác Trong Excel mặc định Sheet có màu tên Sheet : Sheet 1, Sheet2,…Bạn thay đổi Tên Sheet Màu Tab Sheet theo hướng dẫn sau: Tên tab Sheet chọn, Click chuột phải vào Tab Sheet : Tab Color: Chọn màu muốn hiển thị Rename: Đặt lại tên Sheet cho dễ hiểu dễ nhớ 82 * Ẩn vùng làm việc với Sheet Click chuột phải vào Tab Sheet chọn –>Hide Để lại Sheet bị ẩn, bạn Tích chuột phải vào Tab Sheet chọn Unhide 1.5 Làm việc với tệp tin * Tạo workbook Chọn nút Office -> New, hộp thoại (xem hình bên dưới) cung cấp nhiều lựa chọn để tạo workbook như: workbook trống, workbook theo mẫu dựng sẵn, workbook dựa workbook có Để tạo workbook trống, bạn chọn Blank workbook nhấp nút Create 83 * Khóa vùng liệu Excel - nhấn Ctrl + A để bơi đen tồn bảng tính - vào Review > chọn Protect Sheet… * Khóa chứa cơng thức Chọn tồn bảng tính, cách nhấn Ctrl+A, nhấn vào ô vuông nằm giao điểm cột A hàng – Nhấn nút phải chuột chọn Format Cells, tab Protection, bỏ đánh dấu tùy chọn Locked, nhấn OK: 179 Mở khóa (Unlock) tồn bảng tính cách bỏ tùy chọn Locked – Sau đó, bạn chọn đại đó, chọn Home → Find & Select → Go To Special; nhấn Ctrl+G hay F5 nhấn vào nút Special… Hộp thoại sau mở ra: Trong hộp thoại đó, bạn nhấn vào tùy chọn Formulas, cần thiết chọn không chọn thêm ô nhỏ (liệt kê loại cơng thức, mặc định 180 ô chọn), nhấn OK Sau đó, bạn mở lại hộp thoại Format Cells nói trên, lần bạn đánh dấu vào tùy chọn Locked, bạn thích ẩn ln cơng thức (khơng cho thấy) đánh dấu vào tùy chọn Hidden, nhấn OK Việc cuối Protect bảng tính: Chọn Home Ribbon, nhấn vào Format nhóm Cells, nhấn vào Protect Sheet…; chọn Review Ribbon, nhấn vào Protect Sheet [E2003: Tools | Protection | Protect Worksheet]: Chọn Protect Sheet từ Home Chọn Protect Sheet từ Review – Trong hộp thoại Protect Sheet, bỏ đánh dấu tùy chọn Select locked cells, cho phép Select unlocked cells (chọn khơng khóa), nhập vào password, cần thiết: 181 Bỏ tùy chọn Select locked cells hộp thoại Protect Sheet Một số ứng dụng Excel cơng tác kế tốn * Tìm kiếm thơng minh Excel Chắc bạn biết chức tìm kiếm excel cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + F Home – Find, trường hợp bạn chưa rõ kết tìm kiếm sao? Viện đào tạo kế tốn, tin học Đức Minh ví dụ bạn muốn tìm kiếm cụm từ “Cơng ty Cổ phần hóa chất Thơng Minh” sổ nhật ký chung excel bạn không nhớ chữ “Minh” mà nhớ Cơng ty …Thơng… gì đó, cịn cụ thể Thơng khơng nhớ Trong trường hợp chả lẽ bó tay, may mắn thay, nhờ thông minh excel khôn khéo bạn mà bạn ứng dụng thủ thuật excel sau: - Bước 1: Bật chức tìm kiếm excel cách click vào commands Find Ribbon dùng tổ hợp phím Ctrl + F - Bước 2: Nhập cụm từ: Công ty*Thông* -> Tận hưởng thành quả! 182 * Tạo phím truy cập nhanh phần Quick Access Trong excel có công cụ gọi “Quick access toolbar” – tên gọi nó, cơng cụ giúp truy cập chức excel cách nhanh chóng ví dụ undo, redo, mở file mới, lưu file, in nhanh, … Những công cụ thường xuất phía bên trái giao diện excel hình đây: Như hình ta bạn thấy bảng tính excel trên, quick access toolbar có shorcut lưu, undo redo, đê thêm chức khác bạn nhấn vào mũi tên xổ xuống đánh dấu tick để chọn chức bạn muốn vị dụ “New” để mở file mới, “Open” để mở 183 file có sẵn, “Quick Print” để in nhanh, “Print Preview” để hiển thị trước in, “more commands” để tạo thêm chức bạn muốn có excel Như hình trên, bạn thấy tất commands (lệnh) excel thêm bớt lệnh cách chọn lệnh nhấn vào add or remove sau nhấn OK * Thêm đường chéo cell (ơ) Có nhiều trường hợp cần dùng tới thủ thuật excel này, thường bạn dùng để tạo đường chéo mục đích chia thuộc tính khác cho hàng, cột Tin học Đức Minh xin đưa ví dụ bạn muốn tạo đường chéo chia tách hai phần tài khoản nợ có sổ nhật ký chung excel cho đẹp chẳng hạn hình dưới: 184 Các bạn làm sau: Tại ô muốn kẻ đường chéo, hình E4 -> bạn nhấn chuột phải vào E4 sau chọn Format Cell > nhấn vào tab Border, sau nhấn vào nút có hình đường chéo hình * Chọn thêm bớt dịng cột hồn tồn bàn phím Việc sử dụng hồn tồn bàn phím, khơng phải động tới chuột giúp tăng tốc độ làm việc bạn excel lên nhiều Bởi vậy, thay dùng excel theo kiểu vừa nhập liệu vừa kéo kéo thả thả chuột để thêm bớt dòng cột bạn dùng tổ hợp phím tắt hữu ích sau: Bước 1: Để thêm bớt dòng hay cột bạn phải chọn dòng hay cột - Chọn dịng: trỏ bạn ví trí dịng đó, bạn nhấn tổ hợp phím Shift phím cách - Chọn cột: trỏ bạn ví trí dịng đó, bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl phím cách Bước 2: Để thêm hay bớt dòng: - Thêm dòng / cột: ấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + + - Bớt dịng / cột: ấn tổ hợp phím Ctrl + Dù bạn biết cách sử dụng tổ hợp phím tắt bạn chọn dịng sau nhấn ctrl shift + liên tục thực mệt Tốt để thêm lượng x dòng x cột, bạn chọn số x sau thêm Các bạn chọn x dịng bạn muốn cách nhấn thêm phím mũi tên di chuyển theo hướng lên xuống trái phải để ý xem chọn bao 185 nhiêu cột Ví dụ bạn chọn 10 dịng sau nhấn ctrl shift + chèn thêm 10 dòng, chọn 100 cột thêm 100 cột, nhân đôi thế… * Sao chép di chuyển vùng liệu cực nhanh Để di chuyển chép liệu từ cột bảng tính excel cách nhanh là: Bước 1: Trước hết chọn cột liệu Sau di chuyển chuột vùng rìa biểu tượng chuột biến thành dấu mũi tên hướng Bước 2: - Để di chuyển vùng liệu bạn cần giữ chuột kéo - Để chép vùng liệu bạn nhấn thêm phím Ctrl trước kéo 186 * Xóa ô trống vùng liệu Khi nhập liệu excel có nhiều trường hợp có khoảng trống vùng liệu Ví dụ hình đây: 187 Như bạn thấy có dòng E11 E14 trống bảng kê phiếu nhập kho, trường hợp bạn muốn xóa dịng bạn chọn dịng nhấn delete Nhưng trường hợp có nhiều dịng trống trống bạn khơng thể làm cách thời gian Các bạn áp dụng thủ thuật excel sau: Bước 1: Đầu tiên quét tất vùng liệu bao chứa khoảng trống muốn xóa đó, sau bạn bật chức lọc Filter excel, ấn vào mũi tên xổ xuống cột Khi đó, trình đơn xuất hiện, bạn bạn bỏ chọn Select All chọn phần Blank Khi tất trống/dịng trống hiển thị 188 Bước 2: Các bạn bôi đen tất dịng trống xuất sau nhấn chuột phải chọn Delete Rows – Sau bỏ lọc xong Và kết quả: * Ứng dụng chúc lọc Excel vào sổ kế toán 189 Chức lọc excel chức mà kế toán viên hay sử dụng excel Càng làm việc với excel lâu dài bạn thấy giá trị việc lọc Filter để quản lý Viện đào tạo kế tốn, tin học Đức Minh ví dụ cuối tháng bạn cần lọc tài khoản 112 sổ Nhật ký chung để nhằm mục đích theo dõi chỉnh sửa gì chẳng hạn Các bạn qt tất liệu trong vùng cột tài khoản Sau nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + L, sau việc nhấn vào mũi tên xổ xuống chọn tài khoản bạn cần lọc xong * Giới hạn giá trị nhập Data Validation Excel Để bạn hiểu phần Viện đào tạo kế tốn, tin học Đức Minh ví dụ bảng tính excel bạn có cột danh mục hàng hóa kèm cột giá tiền bên cạnh chẳng hạn Các bạn muốn giới hạn vùng giá tiền khoảng 20.000 chẳng hạn, nhiều khả giả sử bạn nhập liệu lúc say bia rượu chẳng hạn nhập nhầm từ 20.000 thành 200.000 hay 2.000.000 RẤT NGUY HIỂM Vậy lúc áp dụng thủ thuật giới hạn giá trị nhập liệu chức Data Validation excel hay Các bạn làm theo bước sau: - Bước 1: Bôi đen vùng liệu cần giới hạn, click chuột vào Tab “Data” menu – sau vào Data Validation 190 - Bước 2: Trong phần Allow chọn “Whole Number”, phần Data để “Between”, phần Minimum Maximum để 20000 nhấn ok xong > Như bạn thấy hình dưới, cột giá, Đức Minh để giá trị 30000 nên Excel báo lỗi nhập được, bạn thành cơng 191 * Quản lý hàng hóa Data Validation Excel Đầu tiên Đức Minh xin đưa ví dụ bạn có kho hàng cần quản lý excel theo kiểu: Ví dụ bạn có bảng kho hàng hóa gồm cột: "Loại sản phẩm", "Đời sản phẩm", "Tình trạng sản phẩm" bạn muốn quản lý excel theo kiểu: - Cột "Loại sản phẩm" chọn menu xổ xuống, click chuột dựa theo danh sách có sẵn, tránh nhập liệu tay Ví dụ list sản phẩm iphone 6, iphone 7, sony z3 z5 , - Cột "Đời sản phẩm" ta cần menu xổ xuống tương ứng phải đáp ứng điều kiện phù hợp cột"Loại sản phẩm" Ví dụ cột loại sản phẩm iphone cột đời sản phẩm menu xổ xuống xuất sản phẩm tương ứng ví dụ iphone 100, iphone 1000, - Cột "Tình trạng sản phẩm" có loại "có hàng" "hết hàng" thơi Kiểm tra 192 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] ThS Trần Duy Vũ Ngọc Lan, năm 2011, Tin học ứng dụng ngành kế tốn, NXB Trường đại học cơng nghiệp TP Hồ Chí Minh [2] PGS TS Trần Thị Song Minh, 2018, Giáo trình tin học ứng dụng, NXB ĐH Kinh tế quốc dân [3] PGS TS Trần Thị Kim Thu, 2019, Giáo trình tin học ứng dụng thống kê, NXB ĐH Kinh tế quốc dân 193 ... sử dụng hàm OR Áp dụng hàm OR Ta có cơng thức cho giá trị E5 là: =OR(B5,C5,D5) Kết thu được: Sao chép công thức cho cịn lại Kết thu được: 12 0 Ngồi ra, bạn nhập cơng thức trực tiếp OR (1+ 1=3 ,2+ 4=6)... giá trị ngày tháng Giá trị 409 51 hiển thị ngày 12 / 02/ 2 0 12 mà 409 51 Và giá trị số nguyên bạn nhập vào (nếu không âm) trả cho bạn giá trị ngày tháng năm tương ứng với 2. 4 Định dạng kiểu chữ, chữ Định... =COUNT (2, 4,3,6 ,2) Kết trả 5; =COUNT(A1,A2,A3) ta viết: = COUNT(A1:A3) * Hàm SUM + Cấu trúc: = SUM(danh sách đối số) 11 5 +Ý nghĩa: Hàm trả tổng giá trị đối số có danh sách đối số + Ví dụ: =SUM (2, 4,3,6 ,2)