Giáo trình Tin học văn phòng (Nghề: Văn thư hành chính - Trung cấp) được biên soạn dùng cho chương trình dạy nghề Văn thư hành chính đáp ứng cho hệ đào tạo Trung cấp. Giáo trình được chia thành 2 phần, phần 1 trình bày những nội dung về: Microsoft Excel for Windows; tổng quát về Microsoft Excel; tạo bảng tính Microsoft Excel; sửa bảng tính Microsoft Excel; làm việc với các đối tượng đồ họa và Macro; làm việc với Cơ sở dữ liệu Excel; trình bày trang và in bảng tính;... Mời các bạn cùng tham khảo!
BÀI 7: MỘT SỐ ỨNG DỤNG KHÁC CỦA WORD Mã bài: MĐ12.I.07 Mục tiêu: - Truy cập đươc vào Internet từ Word tạo cho trang Web - Bảo mật tài liệu - Lựa chọn thơng số thích hợp thiết lập chế độ làm việc cho Word - Thái độ thận trọng, cẩn thận, cầu thị học tập Nội dung chính: Tạo trang Web 1.1 Sử dụng Word truy cập Internet Để sử dụng tiếp, người dùng cần đăng nhập tài khoản Microsoft cá nhân, tạo tài khoản Microsoft chưa có Nhấn Đăng nhập tài khoản Microsoft Tiếp đến, nhập thông tin tài khoản cá nhân để sử dụng Bước 2: 128 Khi đăng nhập thành công, truy cập vào giao diện Word Online Để mở trang văn soạn thảo nội dung, nhấn Tài liệu trống Bước 3: Dưới giao diện trang nhập chỉnh sửa nội dung Word Online Các cơng cụ, tính soạn thảo, chỉnh sửa xuất bên tương tự với phiên Word Office Điều giúp người dùng thuận tiện q trình sử dụng Bước 4: Cơng việc nhập nội dung, lựa chọn cỡ chữ, định dạng chữ, tùy theo nhu cầu soạn thảo người dùng Bước 5: 129 Ngồi ra, Word Online có tính cho phép chèn hình ảnh vào nội dung văn bản, cách làm đơn giản so với Word Office Khi nhấp vào tab Chèn, thấy có kiểu chèn hình ảnh minh họa khác nhau, gồm Hình ảnh tải lên từ máy tính Nhấn Chọn tệp để tải hình ảnh nhấn Chèn để chèn vào nội dung Hoặc sử dụng hình ảnh trực tuyến Ảnh trực tuyến Bạn tìm kiếm ảnh tải từ Bing sử dụng ảnh có OneDrive Bên cạnh đó, Sao chép hình ảnh từ mạng sau nhấn Dán vào nội dung tài liệu Hình ảnh văn thay đổi kích thước, di chuyển vị trí, thay đổi góc độ hình ảnh 130 Bước 6: Sau hoàn thành xong việc nhập nội dung, chèn liệu chỉnh sửa, nhập tên cho tài liệu Tài liệu tự động lưu vào OneDrive bắt đầu nhập nội dung Điều hạn chế việc nội dung văn bản, máy tính gặp vấn đề Bước 7: Trong trình làm việc, bạn chat với bạn bè Skype dễ dàng click vào biểu tượng Skype bên giao diện Bước 8: Cuối cùng, để tài tài liệu xuống máy tính, nhấn chọn Tệp > Lưu sau chọn lựa Tải xuống để tải xuống máy, Tải thành lên tài khoản OneDrive cá nhân 131 Bước 9: Trong trường hợp bạn muốn tải văn từ máy tính để chỉnh sửa Word Online, nhấn chọn vào nút OneDrive bên Sau chuyển sang giao diện tài khoản OneDrive, nhấn Tải lên chọn tiếp tệp Bước 10: Ngay sau đó, nhìn thấy tài liệu vừa tải lên xuất giao diện OneDrive, click chuột vào file để tiến hành chỉnh sửa Word Online Cuối cùng, bạn sử dụng công cụ mà Word Online cung cấp để thay đổi nội dung, bố cục cho tài liệu theo nhu cầu 1.2 Tạo trang Web Cách tạo trang web Google Sites Bước 1: Thiết lập trang web Google Sites Bắt đầu xây dựng trang web Google Sites cách truy cập vào trang chủ Google Sites, sau nhấp vào nút màu xanh có nội dung "Create Site” Trên trang tiếp theo, điền số nội dung sau 132 Nhập tên website, không nên để tên bạn, đặt tên độc đáo khiến người muốn xem Địa URL: để tên địa dễ nhớ để người tìm thấy dễ dàng họ không bookmark Mơ tả trang web: nói chút thân trang web Mô tả cho người đến trang web, họ thấy xem Nội dung dành cho người trưởng thành? Nếu trang web chứa nội dung dành cho người lớn bạn cần phải nhấp vào tùy chọn Những xem trang web: Để trang web chế độ công khai hay cấp phép cho số người định Bước 2: Chọn theme cho trang web Google Sites Google Sites cung cấp số theme để người dùng cá nhân hóa website họ Theme thêm màu sắc cá tính vào trang web Bạn nên 133 chọn theme theo chủ đề trang web Một số theme Googe Site có màu sắc khơng có hình ảnh Ngồi cịn cung cấp số theme khác phù hợp cho trang web dành cho trẻ em theme đám mây cỏ, theme lấp lánh, v.v… Hy vọng rằng, Google thêm số theme tương lai để tăng trải nghiệm người dùng Bước 3: Bắt đầu trang web Google Sites Sau chọn theme thiết lập trang web Google Sites, đến lúc bắt đầu xây dựng trang chủ cách nhấp vào “Edit Page” Đặt tên cho trang chủ sau giải thích cho độc giả trang web, họ thấy bạn cung cấp cho họ gi trang web Bạn thay đổi văn trang web với số công cụ công cụ Google Sites như: - Thay đổi kiểu phông chữ - Thay đổi kích thước phơng chữ - Bơi đậm, in nghiêng gạch chân văn - Thay đổi màu chữ - Đánh dấu văn - Thêm liên kết Web - Thêm danh sách đánh số gạch đầu dòng - Lùi lề - Căn phải, sang trái Khi thiết lập thay đối, nhấp vào "Save" để lưu lại Để xem trang web hiển thị cần chép địa web, đăng xuất khỏi Google dán địa thanh, sau nhấn Enter bàn phím Vậy bạn tạo trang web Google Sites riêng 1.3 Thực hành - Thao tác máy tính bước tạo trang Web Bảo vệ tài liệu 2.1 Bảo vệ mở tệp tài liệu - Sau soạn thảo văn xong, bạn Save -> Tools -> Click vào xổ menu, chọn General Options: 134 Nhập pass thứ để mở file Sau bảng thơng báo xác nhận lại mật mã, cần gõ lại pass 2.2 Bảo vệ sửa đổi nội dung - Sau soạn thảo văn xong, bạn Save -> Tools -> Click vào xổ menu, chọn General Options: 135 Nhập pass thứ để chống chỉnh sửa (nhập được) Sau bảng thơng báo xác nhận lại mật mã, cần gõ lại pass 2.3 Thực hành - Thao tác máy bảo vệ tài liệu Thiết lập hệ thống chế độ làm việc Microsoft Word 3.1 Làm việc với cụng cụ - Với ribbon có thành phần chính: Tab, Group (nhóm) Command (lệnh) Tab gồm nhiều Group, Group tập hợp gồm nhiều Command hình 136 Các Command Group hiển thị Ribbon command Muốn dùng command khác group ta click vào mũi tên góc bên phải group (Dialog Box Laucher) hình Trong Ribbon có thẻ (tab) chính: File, Home, Insert, page Layout, References, Mailings, Review, View (Đối với word 2007 khơng có thẻ File) Thẻ ngữ cảnh (contexual tab): Không xuất soạn thảo bình thường, thẻ xuất chọn đối tượng Như bạn cho hình vẽ, picture, hay bảng Khi ta chỉnh sửa đối tượng thẻ Thẻ xuất Ribbon với tên Format 3.2 Thiết lập thông số cho môi trường làm việc (Hộp thoại Options) 3.3 Thực hành - Thiết lập hệ thống chế độ làm việc Microsoft Word 137 Formatting Toolbar dùng định dạng văn bản: Font, Size, Syle, canh lề, Bullet and Numbering … Drawing Toolbar vẽ đối tượng văn bản: Word Ard, chèn hình ảnh … Ngồi Word cịn có nhiều cơng cụ với tính khác Để hỗ trợ cho cơng việc soạn thảo văn trình bày chúng – Để ẩn công cụ word excel bạn vào thẻ View – Toolbars Và bấm chọn vào công cụ bạn muốn hiển thị Hay bỏ chọn không muốn hiển thị Cách ẩn công cụ word excel Hay bạn cần Click chuột phải lên công cụ Rồi chọn vào công cụ bạn muốn hiển thị Word 1.2 Điều chỉnh công cụ Tùy chỉnh công cụ Excel Lưu ý: Chỉ áp dụng cho Excel phiên 2010 trở lên * Thanh cơng cụ gì? Thuật ngữ cơng cụ (Ribbon) để nơi chứa công cụ để làm việc excel (hay gọi menu), gồm Tab (Main Tabs), ví dụ tab HOME, INSERT, PAGE LAYOUT , Tab lại có nhiều nhóm 245 cơng cụ (Group), ví dụ tab HOME có Group: Clipsboard, Font, Allignment Hình 1: cơng cụ excel 2010 (đã tùy chỉnh tab HOME) * Lợi ích việc tùy chỉnh cơng cụ Thanh công cụ (Ribbon) excel 2010 gồm lớn gồm nhiều công cụ, nhiên lúc sử dụng đến hết cơng cụ Hơn lại khó nhớ xem cơng cụ cần đâu, nhiều thao tác để tìm cơng cụ mà hay dùng Ví dụ: a Bạn hay phải in ấn nhiều, không nhớ công cụ chỉnh trang in (Page Setup) nằm đâu, phải nhớ nằm tab PAGE LAYOUT Tại khơng đưa tab HOME nhỉ? b Bạn dùng nhiều công cụ, công cụ ưa thích lại nằm tab khác nhau, bạn muốn gộp cơng cụ hay dùng vào nhóm để dễ tìm, dễ dùng? (Ví dụ: Freezen Panes nằm tab VIEW, Name manager tab FORMULAS, Filter nằm tab DATA ) c Thanh công cụ excel 2010 với bạn thấy rối rắm, nhiều cơng cụ chẳng dùng đến, ko xóa đi, để lại bạn hay dùng, thích dùng, khiến trở nên đơn giản thân thiện? Nếu bạn có câu hỏi đó, hẳn bạn cần đến việc Tùy chỉnh công cụ Excel 2010 * Cách thực Mở Excel options: - Cách 1: Bấm vào tab FILE, chọn Options (mở chức Excel Option), tìm đến mục Customize Ribbon Excel Option - Cách 2: Đưa chuột vào vùng Ribbon, bấm chuột phải, chọn Customize Ribbon , sau bấm bảng Excel Options (như hình bên dưới) Hình 2: Thao tác chọn Customize Ribbon Tại hình 3, gồm phần: 246 Bên trái: Choose commands from - nơi chọn công cụ để đưa vào Ribbon Bấm vào nút mũi tên xổ xuống để chọn nhóm commands có sẵn Bên phải: Customize the ribbon - công cụ mà bạn tùy chỉnh Ở bảng nút Add>> bảng Hoặc cách khác bạn bấm vào Command, giữ chuột trái, kéo sang vị trí Group thả chuột Hình 9: Thao tác thêm Command vào Group 250 - Khi muốn xóa Command khỏi Group, bạn chọn Command cần xóa Group (phần bảng bên phải), bấm vào Command đó, bấm vào nút chọn chế độ hiển thị - Normal View: chế độ mặc định Excel - Page Layout: chế độ xem kết trước in - Page Break Preview: hiển thị bảng tính Excel với dấu phân trang, chia lại trang cách kéo thả đường phân cách trang - Full screen: chế độ xem đầy hình, nhấn phím Esc để chế độ bình thường - Custom View: chế độ xem người dùng định nghĩa Thiết lập thông số trang in - Tùy chọn thiết lập thông số trang in vào tab Page Layout > Page Setup - Margins: tùy chọn lề trang in, chọn theo thơng số có sẵn tự thiết lập chọn Custom Margins 253 - Top: lề trên; bottom: số lề dưới; Left: lề trái; Right: lề phải - Header: thích đầu trang; Footer: thích cuối trang - Center on page: canh trang theo chiều ngang (Horizontally) theo chiều dọc (Vertically) - Orientation: chiều trang in ngang (landscape) hay dọc (portrait) - Size: tùy chọn khổ giấy in - Print Area: tùy chọn vùng in - Set Print Area: định nghĩa vùng muốn in - Clear Print Area: bỏ vùng muốn in - Breaks: tùy chọn ngắt trang, thêm ngắt trang (Insert Page Break) hay bỏ ngắt trang (Remove Page Break) - Background: chèn hình 254 - Print Titles: tùy chọn in tiêu đề lặp lại trang - Row to repeat at top: chọn dòng đầu muốn in lặp lại đầu trang - Column to repeat at Left: chọn cột bên trái muốn in lặp lại trang Thực in - Vào tab Page Layout > Page Setup > Print Titles, chọn Print nhấn tổ hợp phím Ctrl + P, - Copies: số muốn in - Printer: chọn tên máy in - Page…to…: in từ trang tới trang Tùy chỉnh môi trường Ms Excel 255 Ms Excel cho phép người dùng tùy chỉnh môi trường làm việc cho phù hợp với nhu cầu, để tùy chỉnh môi trường làm việc vào thẻ File > Options, hộp thoại Excel Options xuất sau: Hộp thoại Excel Options - Trang General: cho phép tùy chỉnh môi trường làm việc với Excel giao diện, số sheet mặc định, font mặc định tạo workbook - Trang Formulas: cho phép tùy chỉnh tính tốn, làm việc với cơng thức, kiểm tra lỗi qui tắc kiểm tra lỗi Trang Formulas hộp thoai Excel Options - Trang Proofing: cho phép tùy chỉnh cách chỉnh sửa định dạng văn (chọn AutoCorected Options) thiết lập tự động bỏ qua từ hay lỗi thông qua (chọn Custom Dictionaries) 256 Trang Proofing hộp thoai Excel Options - Trang Save: cho phép tùy chỉnh cách lưu workbook phần mở rộng, thời gian tự động lưu, tự động lưu phiên cuối đóng khơng lưu, đường dẫn để tự động lưu đường dẫn mặc định lưu Trang Save hộp thoai Excel Options - Trang Advanced: cho phép tùy chỉnh cách chỉnh sửa, chép, di chuyển, dán, in, hiển thị, công thức số tùy chỉnh khác Trang Advanced hộp thoại Excel Options - Trang Customize Ribbon: cho phép tùy chỉnh thêm bớt tính vào Ribbon 257 Trang Customize Ribbon hộp thoai Excel Options - Muốn xếp lại thứ tự thẻ Ribbon dùng hai nút - Muốn thêm tính vào Ribbon: định nghĩa thẻ (chọn New Tab), đặt tên thẻ tên nhóm (chọn Rename), chọn tính muốn thêm khung bên trái click nút Add để thêm vào nhóm thẻ vừa thêm - Ngược lại, muốn gỡ bỏ tính khỏi Ribbon, chọn tính click nút Remove - Trang Quick Access Toolbar: cho phép tùy chỉnh thêm bớt tính vào Quick Access Toolbar Chọn tính khung bên trái nhấn nút Add để thêm, ngược lại chọn tính khung bên phải nhấn nút Remove để gỡ bỏ Trang Quick Access Toolbar hộp thoai Excel Options - Trang Add-Ins: cho phép người dùng cài đặt thêm tính hàm khơng có Excel Thiết lập lựa chọn tự động hiệu chỉnh - Chiều cao hàng Excel Trong bảng tính Excel, chiều cao hàng mặc định sẵn dựa vào kích thước phơng chữ Khi bạn tăng giảm cỡ chữ hàng Excel tự động tăng giảm chiều cao hàng Trong Microsoft, với phông chữ mặc định Calibri cỡ chữ 11, chiều cao hàng 12,75 điểm point (tương ứng 0,4 cm) Trong phiên Excel 2016 Excel 2013, chiều cao hàng thay đổi đa dạng, phụ thuộc vào độ rộng hiển thị (DPI) từ 15 điểm point 100% dpi 14,3 điểm point 200% dpi Chúng ta tự thiết lập chiều coa cho hàng Excel, chạy từ đến 409 điểm point, điểm point tương đương khoảng 0,035 cm hàng ẩn có chiều cao 258 Để kiểm tra chiều cao tạo hàng định, cần nhấp chuột vào ranh giới bên tiêu đề dịng, đó, Excel hiển thị chiều cao tính theo điểm point điểm ảnh - Cách sử dụng chuột để thay đổi chiều cao hàng Excel Cách phổ biến để điều chỉnh chiều cao hàng Excel dùng chuột để kéo đường viền hàng Cách giúp bạn nhanh chóng thay đổi kích thước hàng thay đổi kích thước nhiều, hay tất hàng Dưới cách thực hiện: Để thay đổi chiều cao hàng, bạn nhấn chuột đường ranh giới tiêu đề hàng có chiều cao mà bạn mong muốn Để thay đổi chiều cao nhiều hàng, bạn chọn hàng cần thao tác kéo đường viên tiêu đề thuộc vùng chọn Để thay đổi chiều cao tất hàng trang tính, bạn chọn toàn trang cách nhấn Ctrl + A nhấn nút “Select All” kéo đường ngăn cách cách tiêu đề hàng - Cách thiết lập chiều cao hàng Excel Như đề cập đến trước đó, chiều cao hàng Excel xác định điểm point Vì vậy, bạn điều chỉnh chiều cao hàng cách thay đổi điểm point mặc định sẵn Để làm điều này, bạn chọn mà bạn muốn thay đổi kích thước thực theo bước sau: + Trên tab Trang chủ, mục Cells group, chọn Format > Row Height + Trong hộp Row Height, gõ giá trị bạn muốn nhấn OK để lưu lại thay đổi Một cách khác để truy cập hộp thoại Row Height chọn hàng cần chỉnh chuột phải, chọn Row Height Mẹo: để tất hàng trang tính có kích thước với ta chọn Ctrl + A nhấn vào nút Select All để chọn tồn trang, sau thực bước để thiết lập chiều cao hàng TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Các giáo trình tập giảng: Tin học bản, Tin học văn phòng, Microsoft Word ’XP, Microssoft Excel ’XP, Microsoft PowerPoint ’XP nhà trường phát hành [2] Các TCVN 5700:2002, Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP [3] Giáo trình Tin học văn phịng, NXB Lao động, 2013 [4] Giáo trình Tin học văn phịng, NXB Tài chính, năm 2019 259 ... như: - Thay đổi kiểu phơng chữ - Thay đổi kích thư? ??c phơng chữ - Bôi đậm, in nghiêng gạch chân văn - Thay đổi màu chữ - Đánh dấu văn - Thêm liên kết Web - Thêm danh sách đánh số gạch đầu dòng -. .. ( -2 ^63) đến 9 ,22 3,3 72, 036,854,775,807 (2^ 6 3-1 ) Số Thập phân Số thực 64 bit (tám byte) 1, Số thực số có dấu phẩy thập phân Số thực trải phạm vi rộng giá trị: Giá trị âm từ -1 .79E +308 đến -2 .23 E... Bạn cần điều chỉnh điều chúng: Kết =TEXT( 123 .25 ,"0") 123 Kết =TEXT( 123 .25 ,"0.0") 123 .3 Kết =TEXT( 123 .25 ,"0.00") 123 .25 Để giữ số thập phân, sử dụng =TEXT(A2,"General") Chú ý Giả sử cần định dạng