Đang tải... (xem toàn văn)
Giáo trình Sử dụng trang thiết bị trong công tác văn thư (Nghề: Văn thư hành chính - Trung cấp) được biên soạn nhằm phục vụ cho nhu cầu học tập và tìm hiểu của học sinh, sinh viên đang theo học các chuyên môn thuộc lĩnh vực Văn thư hành chính đáp ứng cho hệ đào tạo Trung cấp. Giáo trình được chia thành 2 phần, phần 1 trình bày những nội dung về: tổng quan trang thiết bị trong công tác văn thư; sử dụng các trang thiết bị truyền thông;... Mời các bạn cùng tham khảo!
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƢỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ NGHỀ: VĂN THƢ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: 979 /QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng Trường Cao Đẳng điện xây dựng Việt Xơ Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin đƣợc phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Hiện nay, công đổi đất nƣớc, với thay đổi phát triển kinh tế, nhiều quan nhà nƣớc, tổ chức xã hội, doanh nghiệp thay đổi, xây dựng nhƣ tổchức văn phịng quan theo hình mẫu văn phòng đại theo hƣớng tinh giảm nhân lực,tối ƣu hố cácnghiệp vụ hành văn phịng vấn đề đƣợc đặc biệt coitrọng trang thiết bị Có thể thấy, ngày văn phòng đangchạy đua trongviệc mua sắm nhiều thiết bị văn phòng đại đồng thời tuyển chọnnhững nhân viên thƣ ký thành thạo nghiệp vụ văn phòng để xây dựng “bộ máy văn phòng đại, đủ sức xử lý thơng tin cách chínhxác, chắt lọc kịp thời, chất lƣợng, tạo đƣợc tính cạnh tranh chếthị trƣờng” Vì hoạt động văn phịng hay văn phịnghiện đại ngƣời thƣ ký văn phịng cần phải đáp ứng đƣợc yêu cầu triển khai hợp lý trang thiết bị Văn phòng phải đƣợc đầu tƣvà sử dụng hợp lý để nâng cao đƣợc hiệu hoạt động vănphòng xứng tầm với văn phòng đại Do vậy, việc xuất giáo trình Sử dụng trang thiết bị cơng tác văn thư để phục vụ cho nhu cầu học tập tìm hiểu học sinh, sinh viên theo học chuyên môn thuộc lĩnh vực Văn thƣ hành trƣờng đại học, cao đẳng nƣớc Giáo trình Sử dụng trang thiết bị công tác văn thưđƣợc biên soạn lần thứ dựa việc kế thừa tham khảo tài liệu tác phẩm sử dụng trang thiết bị văn phòng đƣợc sử dụng trƣờng đại học, cao đẳng, đặc biệt kiến thức thực tiễn liên quan đến trang thiết bị văn phòng Nội dung giáo trình gồm ThS Phạm Thị Hồng Duyên làm chủ biên biên soạn Bài 1: Tổng quan trang thiết bị công tác văn thư Bài 2: Sử dụng trang thiết bị truyền thông Bài 3: Sử dụng trang thiết bị chuyên dụng Bài 4: Tổ chức khoa học trang thiết bị cách sử dụng đồ dùng văn phòng Mặc dù tác giả đầu tƣ nhiều thời gian công sức cho việc biên soạn, song giáo trình cịn thiếu sót, mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp, bổ sung để lần tái sau đƣợc hoàn chỉnh Xin trân trọng giới thiệu bạn đọc Tham gia biên soạn Chủ biên: ThS Phạm Thị Hồng Duyên MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN LỜI GIỚI THIỆU BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ TRANG THIẾT BỊ TRONG CÔNG TÁCVĂN THƢ 10 Vai trò trang thiết bị công tác văn thƣ 10 1.1 Định nghĩa 12 1.2 Vai trò trang thiết bị văn phịng cơng tác văn thƣ 12 Yêu cầu nguyên tắc quản lý, sử dụng trang thiết bị văn phòng 16 2.1 Yêu cầu quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng 16 2.2 Nguyên tắc quản lý sử dụng 17 Các trang thiết bị 17 3.1 Các trang thiết bị truyền thông 17 3.2 Các trang thiết bị chuyên dụng 18 3.3 Các trang thiết bị, đồ dùng văn phòng khác 19 Vai trò cán văn thƣ sử dụng, bảo quản tổ chức xếp khoa học trang thiết bị công tác văn thƣ 20 4.1 Tổ chức quản lý trang thiết bị 20 4.2 Tổ chức sử dụng trang thiết bị 20 BÀI 2: SỬ DỤNG CÁC TRANG THIẾT BỊ TRUYỀN THÔNG 23 Điện thoại 23 1.1 Nguyên lý, cấu tạo 23 1.2 Tính 27 1.3 Cách sử dụng 28 1.4 Cách bảo quản 32 1.5 Cách xử lý cố 34 Máy fax 35 2.1 Nguyên lý, cấu tạo 35 2.2 Tính máy fax 38 2.3 Cách sử dụng 39 2.4 Cách bảo quản máy fax 42 2.5 Cách xử lý cố 42 Máy tính mạng máy tính 42 3.1 Máy tính 42 3.2 Mạng máy tính 43 3.3 Cách sử dụng máy tính mạng máy tính 46 3.4 Một số địa hữu dụng dùng tra cứu thông tin 50 BÀI 3: SỬ DỤNG CÁC TRANG THIẾT BỊ CHUYÊN DỤNG 54 Máy in 54 1.1 Nguyên lý, cấu tạo máy in 54 1.2 Tính 61 1.3 Cách sử dụng 63 1.4 Cách bảo quản máy in 65 1.5 Cách xử lý cố máy in 67 2.Máy photocopy 71 2.1 Nguyên lý, cấu tạo máy photocopy 71 2.2 Tính máy Photocopy 75 2.3 Cách sử dụng 76 2.4 Cách bảo quản máy photocopy 83 2.5 Cách xử lý cố 84 Máy quét 86 3.1 Nguyên lý, cấu tạo 86 3.2 Tính máy quét 89 3.3 Cách sử dụng máy quét (máy scan) 91 3.4 Cách bảo quản máy quét 96 3.5 Cách xử lý cố máy quét 98 Máy cắt, hủy tài liệu 101 4.1 Nguyên lý, cấu tạo máy cắt, hủy tài liệu 102 4.2 Tính 104 4.3 Cách bảo quản máy cắt, hủy tài liệu 105 4.4 Cách xử lý cố 106 Máy ghi âm 108 5.1 Nguyên lý cấu tạo 108 5.2 Tính máy ghi âm 110 5.3 Cách sử dụng máy ghi âm 111 5.4 Cách bảo quản máy ghi âm 112 5.5 Cách xử lý cố 112 Máy chiếu 113 6.1 Nguyên lý, cấu tạo máy chiếu 113 6.2 Tính máy chiếu 115 6.3 Cách sử dụng máy chiếu 116 6.4 Cách bảo quản máy chiếu 118 6.5 Cách xử lý cố 119 Máy ảnh camera 122 7.1.Nguyên lý, cấu tạo 122 7.2 Tính máy ảnh 124 7.3 Cách sử dụng máy ảnh 125 7.4 Cách bảo quản máy ảnh 128 7.5 Cách xử lý cố 131 Bài 4: TỔ CHỨC KHOA HỌC TRANG THIẾT BỊ TRONG VĂN THƢ 134 Phƣơng pháp bố trí, xếp trang thiết bị 134 Bàn, ghế, giá, tủ, điều hịa, quạt, thiết bị thơng gió 136 2.1 Bàn ghế 136 2.2 Tủ hồ sơ, giá sách 137 2.3 Quạt, điều hịa nhiệt độ, thiết bị thơng gió 138 Các loại văn phòng phẩm 138 3.1 Bút viết loại 138 3.2 Các loại tập, sổ 138 3.3 Các loại giấy văn phòng 139 3.4 Bấm kim, kim bấm, kẹp giấy 139 3.5 Bìa hồ sơ 140 3.6 Kệ Đựng Hồ Sơ – Hộp Cắm Bút 140 TÀI LIỆU THAM KHẢO 141 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mơ đun: SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ TRONG CƠNG TÁC VĂN THƢ Mã mơ đun: MĐ13 Vị trí, tính chất mơ đun: - Vị trí: Trang thiết bị văn phịng mơ đun có vị trí quan trọng chƣơng trình đào tạo nghề Văn thƣ hành Mơ đun phải đƣợc thực sau học mơn Tin học văn phịng mơn thuộc nghiệp vụ cơng tác văn thƣ - Tính chất: Là mô đun chuyên môn Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức: + Trình bày đƣợc kiến thức trang thiết bị văn thƣ + Trình bày cách xếp, bố trí khoa học trang thiết bị công tác công văn thƣ + Trình bày đƣợc tính năng, cơng dụng, cấu tạo, ngun lý hoạt động trang thiết bị văn phịng +Trình bày đƣợc quy trình sử dụng, bảo quản, bảo trì trang thiết bị sử dụng trang thiết bị văn phòng cách thành thạo, an toàn, hiệu lâu dài - Về kỹ năng: + Sử dụng thành thạo bảo quản loại trang thiết bị văn phòng + Vận dụng học, sửa chữa số lỗi thƣờng gặp trình sử dụng + Trình bày đƣợc làm đƣợc quy trình bảo trì, bảo dƣỡng nâng cao tuổi thọ thiết bị - Về lực tự chủ trách nhiệm: + Thể tính nghiêm túc, tự giác tích cực tham gia đầy đủ buổi học lớp buổi thực hành trực tiếp thiết bị + Luôn thận trọng, tỉ mỉ trình sử dụng thiết bị nâng cao ý thức học tập Nội dung mô đun: Bài 1: Tổng quan trang thiết bị công tác văn thƣ Bài 2: Sử dụng trang thiết bị truyền thông Bài 3: Sử dụng trang thiết bị chuyên dụng Bài 4: Tổ chức khoa học trang thiết bị cách sử dụng đồ dùng văn phòng FT77) - SP-Phone chiều kỹ thuật số DIGITAL (Đối với Model KX-FT77), nhớ đƣợc 100 số điện thoại, Fax tên ngƣời gọi - Gửi Fax cỡ nhỏ R: 128 mm, D: 128 mm; Lớn R: 216 mm, D: 600 mm Vùng quét: 208 mm - Độ phân giải: Ngang: pels/mm (203 pels/ inch), Dọc: kiểu tiêu chuẩn: 3,85 dòng/ inch), kiểu Super Fine: 15,4 dòng/ mm (392 dòng/ inch) - 15 giây/ trang - Công suất tiêu thụ: chế độ chờ 5,5 W, chế độ gửi 21W, chế độ nhận Fax 31W, chế độ Copy 28W, lớn 110 W (Khi copy tài liệu đen 100%) - Điện áp 220-240 VAC, 50/60 Hz - Trọng lƣợng 2,7 kg 2.3 Cách sử dụng CÀI ĐẶT CƠ BẢN - Nhấn phím Menu để vào chế độ lập trình - Màn hình hiển thị SYSTEM SETUP (1.) Cài đặt thời gian: Ấn lần lƣợt 03 phím [#] [0] [1] Màn hình hiển thị SET DATE & TIME Ấn phím [START/ COPY/ SET] Có thể sử dụng bàn phím để vào tháng – ngày – năm – - phút cho máy Ấn phím [*] để chọn AM, phím [#] để chọn PM Nhấn Stop để xóa ký tự sai, nhấn RECEIVE MODE để chèn ký tự, nhấn◄ ► để di chuyển sang trái phải Tiếp tục ấn phím [START/ COPY/ SET] để ghi nhớ cài (2.) Đặt Logo: Lần lƣợt ấn ba phím [#] [0] [2] Màn hình hiển thị YOUR LOGO, tiếp tục ấn phím [START/ COPY/ SET] Sử dụng bàn phím để vào tên cơng ty, địa chỉ, số điện thoại Ấn phím [START/ COPY/ SET] để ghi nhớ cài (3.) Vào số fax quan: Lần lƣợt ấn ba phím [*] [0] [3] Màn hình hiển thị YOUR TEL NO Ấn phím [START/ COPY/ SET] Sử dụng bàn phím để vào số Fax quan Ấn phím [START/ COPY/ SET] để ghi nhớ cài 39 (4.) Đặt chế độ in báo cáo sau fax Lần lƣợt ấn ba phím [#] [0] [4] Màn hình hiển thị SENDING REPORT Ấn phím [START/ COPY/ SET] để chọn MODE = OFF (tức sau Fax máy khơng in báo cáo q trình thực Fax) Hoặc ấn phím SEARCH để chọn MODE = ON (tức sau Fax máy in báo cáo trình thực fax) Hoặc MODE = ERROR (tức ngƣời dùng thực Fax có lỗi máy in lỗi khiến ngƣời dùng không Fax đƣợc) (5.) Đặt chế độ nhận Fax Lúc sử dụng máy cho chức gửi nhận fax, mà khơng dùng cho mục đích điện thoại Nhấn phím [#] [0] [5] Màn hình hiển thị AUTO ANSWER Màn hình hiển thị TEL MODE, ấn chọn AUTO ANWSER TAD/FAX (Trả lời Fax với Model KX-FT 77), TEL/ FAX (Điện thoại Fax), FAX ONLY (Chỉ nhận Fax) (6.) Đặt số hồi chuông để nhận fax (Khi máy để chế độ FAX ONLY – nhận fax): lần lƣợt ấn ba phím [#] [0] [7] Màn hình hiển thị FAX RING COUNT Sau thể ấn phím SEARCH để chọn đến hồi chuông đổ nhận Fax (7.) Đặt chức thống kê máy fax ĐẶT (Sau 35 Fax) Sau 35 Fax máy tự động in báo cáo số Fax, thời gian Fax, số Fax gửi đến… Ấn ba phím [#] [2] [2] Ấn chọn ON (sẽ in báo cáo sau 35 Fax) chế độ OFF (không in báo cáo) (8.) Đặt chức gửi fax theo giờ: Sử dụng chức muốn gửi fax sang địa bàn khác có mũi lệch với ngƣời dùng, đơn giản muốn Fax cho đối tác theo định Lần lƣợt ấn ba phím [#] [2] [5] Màn hình hiển thị DELAYED Ấn phím [START/ COPY/ SET] máy hiển thị MODE = OFF Sử dụng phím chọn MODE = ON Ấn phím [START/ COPY/ SET] máy hiển thị NO = Vào số Fax cần Fax, sau ấn phím [START/ COPY/ SET] Màn hình hiển thị TIME = ; Có thể sử dụng bàn phím để cài đặt gửi Fax (9.) Khai thác nhớ máy Máy nhớ đƣợc 100 tên ngƣời số điện thoại Điểm ƣu việt máy Fax KXT 73 77 tìm tên ngƣời thƣ mục DIRECTORY PROGRAM máy, sau ấn phím [START/ COPY/ SET] để quay số điện thoại 40 a Nhớ số điện thoại - Nhấn DIRECTORY PROGRAM hình hiển thị: SPACE= 100 DIRS NAME= Khi sử dụng bàn phím để vào tên ngƣời cần nhớ - Ấn phím [START/ COPY/ SET] - Màn hình hiển thị NO= - Sử dụng bàn phím để vào số điện thoại - Ấn phím [START/ COPY/ SET] - Màn hình hiển thị REGISTERED, có nghĩa số ĐT đƣợc lƣu vào nhớ Ấn STOP để kết thúc b Sửa chữa, xóa nhớ Quay phím [SEARCH] hiển thị hình tên ngƣời có nhớ cần đƣợc sửa chữa xóa hiển thị hình, ví dụ quay Hello hiển thị hình Nhấn phím DIRECTORY PROGRAM, Màn hình hiển thị EDIT= * DELETE= # , chọn ấn phím [*] để thay đổi tên ngƣời đó; Sau thực nhƣ q trình nhớ số điện thoại Hoặc ấn phím [#] để xóa nhớ, hình hiển thị DELETE OK? Nếu đồng ý ấn phím [START/ COPY/ SET] để xóa nhớ, khơng muốn xóa ấn phím STOP để kết thúc c Sử dụng nhớ: quay phím SEARCH ( phím trịn to) hình hiển thị tên ngƣời cần gọi Ví dụ: tên Hello mà ngƣời dùng muốn gọi hiển thị hình Nhấc tổ hợp ấn phím SP-Phone máy tự động quay số A cài nhớ (10.) Cách gửi fax - Để tài liệu úp xuống khay; - Nhấc tổ hợp lên ấn phím [SP-Phone]; - Quay số Fax cần Fax Sau chờ nghe tiếng rít u.u tín hiệu Fax ấn phím [START] để gửi Fax đi; Hoặc ấn phím [ START] sau quay số 11 Cách nhận fax 41 Khi để chế độ nhận Fax TEL/ FAX máy tự động phân biệt đƣợc tín hiệu gọi đến Fax hay điện thoại Do ngƣời dùng n tâm: cơng việc nhận Fax hồn tồn máy thực Nếu tín hiệu điện thoại gọi đến máy ngƣời dùng, máy đổ chuông từ 03 đến 06 hồi (phụ thuộc vào việc cài SILENT FAX RECORNITION RING “ấn phím #, 3, để cài chức này”, không nhấc máy máy tự động chuyển sang chế độ nhận Fax, cịn tín hiệu Fax đến máy tự động nhận Fax cách yên lặng “Silent” Khi để chế độ nhận Fax thủ cơng TEL bắt buộc ngƣời dùng phải nhận Fax cách thủ cơng, có tiếng chng điện thoại reo nhấc tổ hợp lên, nghe tiếng u u tín hiệu Fax ấn phím START, sau đặt tổ hợp xuống để nhận Fax 2.4 Cách bảo quản máy fax Thông thƣờng máy fax hay bị bụi bẩn, giấy vụn, ghim kẹp rơi vào bên gây kẹt giấy, nặng gây hỏng hóc Vì vậy, nên đặt máy fax vị trí riêng biệt Lƣu ý gỡ kim, ghim kẹp,… v.v nên tránh xa máy fax Máy fax cần đƣợc đặt vị trí thống, phẳng, tránh nơi ẩm thấp, nơi có động vật gặm nhấm gây đứt dây điện ảnh hƣởng tới thiết bị khác máy 2.5 Cách xử lý cố Đôi máy fax bị kẹt giấy, trƣớc tiên nên nhấn nút Stop để ngƣng, ngắt nguồn điện cho an toàn Nhẹ nhàng ấn nút chốt để mâm phía bung ra, tiến hành kéo tờ giấy kẹt thuận chiều, tránh làm rách, dính giấy máy, gây khó khăn nhiều Việc thay giấy, film cho máy fax nên thực theo hình vẽ, sơ đồ hƣớng dẫn thƣờng đƣợc dán máy fax; không tự ý chủ quan thao tác, dẫn đến gãy chốt, bung lò xo, phải thay thế, sửa chữa gây tốn kém, lãng phí Máy tính mạng máy tính 3.1 Máy tính 42 Máy tính bao gồm hai phần: Phần mềm phần cứng Một cách sơ lƣợc thì: Phần cứng thiết bị nhƣ hình, thân máy tính, ổ cứng, đĩa mềm, cịn chuột, bàn phím v.v Đối với máy tính phần cứng thƣờng đƣợc nói đến nhiều đồng thời cung quy định mực độ "hiện đại" máy "bộ vi xử lý" (cịn gọi "chíp" hay CPU) Các phần cứng khác máy (bo mạch chủ, RAM v.v.) thƣờng đƣợc tạo để hỗ trợ cho CPU Tốc độ CPU đƣợc xác định Hz Phần mềm tạo file xuất hình máy tính chạy, cụ thể hệ điều hành (Windows, Unix, Linux v.v.), chƣơng trình chạy hệ điều hành (đối với Windows Words, Excell, v.v.) Phần mềm máy tính hệ điều hành Hệ điều hành đƣợc phát triển dựa phát triển phần cứng Có nhiều hệ điều hành khác Tuy nhiên phổ biến Windows Sự gắn bó phần cứng phần mềm máy tính chặt chẽ, khơng máy tính bao gồm phần cứng ngƣợc lại 3.2 Mạng máy tính 3.2.1 Khái niệm Mạng máy tính hay hệ thống mạng (tiếng Anh: computer network hay network system) kết hợp máy tính lại với thơng qua thiết bị nối kết mạng phƣơng tiện truyền thông (giao thức mạng, môi trƣờng truyền dẫn) theo cấu trúc máy tính trao đổi thơng tin qua lại với Lợi ích mạng máy tính: - Nhiều ngƣời dùng chung phần mềm tiện ích - Một nhóm ngƣời thực đề án nối mạng họ dùng chung liệu đề án, dùng chung tập tin (master file) đề án, họ trao đổi thông tin với dễ dàng - Dữ liệu đƣợc quản lý tập trung nên bảo mật an toàn, trao đổi ngƣời sử dụng thuận lợi, nhanh chóng, backup liệu tốt - Sử dụng chung thiết bị máy in, máy scaner, đĩa cứng thiết bị khác 43 - Ngƣời sử dụng trao đổi thông tin với dễ dàng thông qua dịch vụ thƣ điện tử (Email), dịch vụ Chat, dịch vụ truyền file (FTP), dịch vụ Web, - Xóa bỏ rào cản khoảng cách địa lý máy tính hệ thống mạng muốn chia sẻ trao đổi liệu với - Một số ngƣời sử dụng không cần phải trang bị máy tính đắt tiền (chi phí thấp mà chức lại mạnh) - Cho phép ngƣời lập trình trung tâm máy tính sử dụng chƣơng trình tiện ích, vùng nhớ trung tâm máy tính khác rỗi để làm tăng hiệu kinh tế hệ thống - An tồn cho liệu phần mềm quản lý quyền truy cập tài khoản ngƣời dùng (phụ thuộc vào chuyên gia quản trị mạng) 3.2.2 Phân loại mạng máy tính a LAN LAN (từ Anh ngữ: local area network), hay gọi "mạng cục bộ", mạng tƣ nhân nhà, khu vực (trƣờng học hay quan chẳng hạn) có cỡ chừng vài km Chúng nối máy chủ máy trạm văn phòng nhà máy để chia sẻ tài nguyên trao đổi thông tin LAN có đặc điểm: - Giới hạn tầm cỡ phạm vi hoạt động từ vài mét km - Thƣờng dùng kỹ thuật đơn giản có đƣờng dây cáp (cable) nối tất máy Vận tốc truyền liệu thông thƣờng 10 Mbps, 100 Mbps, Gbps, gần 100Gbps - Ba kiến trúc mạng kiểu LAN thông dụng bao gồm: + Mạng bus hay mạng tuyến tính: Các máy nối cách liên tục thành hàng từ máy sang máy Ví dụ Ethernet (chuẩn IEEE 802.3) + Mạng vòng: Các máy nối nhƣ máy cuối lại đƣợc nối ngƣợc trở lại với máy tạo thành vịng kín Thí dụ mạng vòng thẻ IBM (IBM token ring) + Mạng b MAN 44 Mạng thƣ viện nhánh mơ hình việc kiểm sốt tài ngun mạng MAN (từ Anh ngữ: metropolitan area network), hay gọi "mạng thị", mạng có cỡ lớn LAN, phạm vi vài km Nó bao gồm nhóm văn phịng gần thành phố, cơng cộng hay tƣ nhân có đặc điểm: - Chỉ có tối đa hai dây cáp nối - Không dùng kỹ thuật nối chuyển - Có thể hỗ trợ chung vận chuyển liệu đàm thoại, hay truyền hình Ngày ngƣời ta dùng kỹ thuật cáp quang (fiber optical) để truyền tín hiệu Vận tốc có thể đạt đến 10 Gbps Ví dụ kỹ thuật mạng DQDB (Distributed Queue Dual Bus) hay gọi bus kép theo hàng phân phối (tiêu chuẩn IEEE 802.6) c WAN WAN (wide area network), gọi "mạng diện rộng", dùng vùng địa lý lớn thƣờng cho quốc gia hay lục địa, phạm vi vài trăm vài ngàn km Chúng bao gồm tập hợp máy nhằm chạy chƣơng trình cho ngƣời dùng Các máy thƣờng gọi máy lƣu trữ(host) hay cịn có tên máy chủ, máy đầu cuối (end system) Các máy đƣợc nối mạng truyền thông (communication subnet) hay gọn mạng (subnet) Nhiệm vụ mạng chuyển tải thông điệp (message) từ máy chủ sang máy chủ khác 45 Mạng thƣờng có hai thành phần chính: (1) Các đƣờng dây vận chuyển cịn gọi mạch (circuit), kênh (channel), hay đƣờng trung chuyển (trunk) (2) Các thiết bị nối chuyển: Đây loại máy tính chuyện biệt hố dùng để nối hai hay nhiều đƣờng trung chuyển nhằm di chuyển liệu máy Khi liệu đến đƣờng vô, thiết bị nối chuyển phải chọn (theo thuật toán định) đƣờng dây để gửi liệu Tên gọi thiết bị nút chuyển gói (packet switching node) hay hệ thống trung chuyển (intermediate system) Máy tính dùng cho việc nối chuyển gọi "bộ chọn đƣờng" hay "bộ định tuyến" (router) Hầu hết WAN bao gồm nhiều đƣờng cáp đƣờng dây điện thoại, đƣờng dây nhƣ nối với cặp định tuyến Nếu hai định tuyến khơng nối chung đƣờng dây chúng liên lạc cách gián tiếp qua nhiều định truyến trung gian khác Khi định tuyến nhận đƣợc gói liệu chứa gói đƣờng dây cần cho gói đƣợc trống chuyển gói Trƣờng hợp ta gọi nguyên lý mạng điểm nối điểm, hay nguyên lý mạng lƣu trữ chuyển tiếp (store-and-forward), hay nguyên lý mạng nối chuyển gói Có nhiều kiểu cấu hình cho WAN dùng nguyên lý điểm tới điểm nhƣ dạng sao, dạng vịng, dạng cây, dạng hồn chỉnh, dạng giao vịng, hay bất định 3.3 Cách sử dụng máy tính mạng máy tính Cùng với phát triển phần cứng, phần mềm, Internet ngày phức tạp với hàng loạt tính năng, cơng cụ, gây khó khăn việc quản lý máy tính, phần mềm Internet Để giúp sử dụng chúng hiệu có số kiến thức bản, hiệu cho máy tính mạng máy tính nhƣ sau: Đưa Microsoft Word trở tùy biến mặc định 46 Nếu thấy style, công cụ, macro, đầu mục AutoText thiết lập tuỳ biến khác Word thay đổi template mặc định, Normal.dot bị hỏng Để đƣa Word trở lại với thiết lập mặc định làm nhƣ sau: Đầu tiên đóng Word tất ứng dụng văn phịng khác, kể Outook Tìm máy tính (mở trình đơn Start bấm Search) tệp Normal.dot Đổi tên tệp tin (bấm phải chuột vào tệp tin chọn Rename từ trình đơn đổ xuống) thành tên dễ nhớ Bây khởi động máy tính Chƣơng trình tự động tạo copy tệp tin Normal.dot với thiết lập đƣợc đặt theo mặc định Nếu thứ ổn cả, tuỳ biến thiết lập theo cách mong muốn Nếu vấn đề lỗi khơng phải Normal.dot đóng tất chƣơng trình văn phịng lại Tìm xố copy Normal.dot đổi tên lại copy cũ thành Normal.dot Tính "Tìm bên sách" Amazon Với tính "Tìm bên sách" Amazon, tìm kiếm với từ khố cụm từ vào xem toàn nội dung 120.000 sách Hãy tới Amazon.com (http://www.amazon.com) tìm kiếm nhƣ thƣờng lệ Khi kết xuất hiện, tới đoạn bắt đầu với chữ "Excerpt From" nhập chuột vào liên kết trỏ tới số trang, xuất hình qt trang xuất Muốn sử dụng tính này, cần đăng ký với Amazon.com nhƣng việc đăng ký miễn phí mau lẹ Tuy nhiên, điều phiền tối khơng tính phí nhƣng ngƣời có thẻ tín dụng sử dụng đƣợc tính Window 98: Hiệu với thư mục ảo + Bình thƣờng để vào đƣợc mục Control Panel, phải chọn Sart >Settting -> Control, sau bấm đúp chuột vào mục Có cách truy nhập tới mục Control nhanh cách tạo thƣ mục ảo Bấm Start -> Programs, sau bấm phải chuột chọn Windows Explorer Tại cột bên trái (Folders) cửa Explorer, định vị tới thƣ mục Windows sau Start Menu Tại cột bên phải, bấm phải chuột vào chỗ trống chọn News, Folder từ trình đơn đổ xuống Đánh vào Control Panel.{21EC2020-3AEA-1069-A2DD-08002B30309D} để đặt tên cho Folder vừa tạo ấn Enter, tất bên dấu ngoặc biến 47 Tiếp theo bấm vào trình đơn Start, thấy mục Control Panel trình đơn Bấm vào mục mới, nội dung Contrrol Panel hiển thị kích chuột vào mục để truy nhập nhanh tới mục + Cũng cách tạo thƣ mục ảo cho URL History, ngƣời dùng tới trang Web thăm qua trình đơn dễ sử dụng so với tính History Internet Explorer Hơn nữa, để truy nhập tới trang Web thăm thƣ mục ảo, không cần phải mở trƣớc trình duyệt Thực bƣớc tƣơng tự để tạo thƣ mục ảo đánh vào URL History.{FF393560-C2A7-11CF-BFF4-444553540000} để đặt tên cho thƣ mục vừa tạo Khi kết thúc, thấy mục URL History trình đơn Start Các trang Web truy nhập trƣớc đƣợc gộp lại theo ngày tháng Ngƣời dùng chọn ngày bấm chuột vào trang Web cần thăm để truy nhập nhanh tới Nếu thiết lập để IE xoá History theo lịch định, nội dung mục URL History thay đổi theo Ngoài ra, ngƣời dùng tạo thƣ mục ảo cho Recycle Bin (đặt tên cho Folder Recycle Bin.{645FF040-5081-101B-9F08-00AA002F954E}), Internet Cache (Internet Cache.{7BD29E00-76C1-11CF-9DD0-00A0C9034933}) nhiều mục khác Ứng dụng bị ngưng chừng sau khơng thể khởi động lại Kiểm tra để ứng dụng khơng cịn chạy Lý ngƣời dùng khởi động lại ứng dụng bị ngững chừng ứng dụng thực tế chạy Bấm CTRL-ALT-DELETE để hiển thị cửa sổ Task Manager Trên tab Process, tìm chƣơng trình muốn khởi động trở lại Nếu tìm thấy hay nhiều đầu mục chƣơng trình, bấm phải chuột lên đầu mục chọn End Process Khi huỷ tất đầu mục, ngƣời dùng lại khởi động đƣợc ứng dụng nhƣ thƣờng Bộ nhớ bị hết khơng có nhiều chương trình mở Đừng để Windows nạp q nhiều chƣơng trình khơng cần thiết khởi động Bấm Start, chọn Run, gõ msconfig bấm OK Lúc tiện ích System Configuration khởi động Bấm vào thẻ Startup để liệt kê danh sách chƣơng trình hệ điều hành nạp lần khởi động huỷ chọn chƣơng trình khơng cần thiết 48 Nếu tên chƣơng trình khó hiểu, đốn gắn liền với ứng dụng hay trình điều khiển phần cứng cách xem trƣờng Command Location Bấm OK để khởi động lại máy tính Muốn trình duyệt khác ngồi IE trình đơn Start Nếu sử dụng trình duyệt khác, ngƣời dùng muốn có trình đơn Start để khởi động cách dễ dàng Muốn vậy, bấm phải chuột vào Taskbar chọn Properties Bấm tab Start Menu bên cạnh Start Menu bấm Customize Trong tab General, dƣới mục Show On Start Menu, chọn trình duyệt từ trình đơn trải xuống bấm OK, sau bấm OK lần nữa, trình duyệt xuất trình đơn Start Tìm kiếm theo số Google Cơng cụ tìm kiếm Google vừa đƣa vào tính tìm kiếm mới: Tìm kiếm theo số Tính đặc biệt hữu dụng ngƣời dùng muốn tìm kiếm số theo dõi kiện hàng cơng ty chuyển phát hàng hố, số bằng phát minh, số vé máy bay nhiều số đặc thù khác Ví dụ, ngƣời sử dụng dịch vụ hãng chuyển phát hàng hố FedEx gõ "fedex", khoảng trắng số kiểm sốt kiện hàng để có đƣợc thơng tin kiện hàng Để tìm kiếm thông tin phát minh số 5123123 bạn gõ "patent 5123123" Giảm kích thước tệp âm Windows Media Player Khi chép tệp âm nhạc vào thiết bị cầm tay, ngƣời dùng phải hy sinh chút chất lƣợng âm Giảm chất lƣợng âm giảm kích thƣớc tệp cho phép ngƣời dùng chép nhiều nhạc Nếu muốn làm cho tệp âm nhạc có kích thƣớc nhỏ sử dụng thiết bị cầm tay nhƣng muốn giữ nguyên chất lƣợng âm nghe PC, làm theo cách sau: Bấm vào phím Media Player Portable Device Properties Trên thẻ Portable Device, bấm Select Quality Level Sử dụng trƣợc, ngƣời dùng điều chỉnh kích thƣớc tệp âm đƣợc copy vào thiết bị cầm tay Giảm kích thƣớc tệp làm giảm chất lƣợng âm tệp nghe thiết bị Tuy nhiên, nghe nhạc mơi trƣờng có tiếng ồn hay nghe làm việc khác, khó nhận thay đổi Gửi tin nhắn tới nhiều người Yahoo! Messenger 49 Yahoo!Messenger cung cấp cho ngƣời dùng hai cách để gửi tin nhắn tới ngƣời trở lên lúc Tại cửa sổ soạn thảo tin nhắn, bấm vào trƣờng To: gõ vào số Yahoo! ID ngƣời muốn gửi tin nhắn cho họ Ngƣời dùng gửi thơng điệp tới nhóm ngƣời cách kích phải chuột vào tên nhóm danh sách Friend List họ Trong trình đơn kế tiếp, bấm vào Send Message To All In This Goup Một cửa số thông điệp để ngƣời dùng gửi tin nhắn tới cho tất ngƣời nhóm Một số cách sử dụng hiệu khác Xóa nhanh định dạng font Microsoft Word Trong văn dài có nhiều chỗ đƣợc in đậm, in nghiêng trật tự font chữ đƣợc thay đổi khác (chỗ to, chỗ nhỏ ) việc chỉnh lại cho chúng thiết lập mặc định ban đầu vấn đề đơn giản nhƣng làm tiêu tốn nhiều thời gian Để trả lại nhanh thuộc tính văn mặc định ban đầu ngƣời dùng áp dụng chiêu thức sau: Bấm Ctrl + A để chọn hết tồn đoạn văn tơ chọn đoạn cần thực hiện, bấm tổ hợp phím Crtl + SpaceBar đoạn văn vừa chọn đƣợc trả chữ bình thƣờng cho chỗ in nghiêng, in đậm Đối với đoạn chữ to, nhỏ chúng đƣợc trả lại kích thƣớc mặc định văn bản, thực theo phƣơng thức bạn tiết kiệm đƣợc nhiều thời gian việc định dạng nhanh files văn Tự động tắt máy tính theo thời gian định trước Ngƣời dùng sử dụng tính tự động tắt máy tính dịng lệnh (có thể áp dụng Windows Xp/Vista) Từ môi trƣờng Windows, nhấn vào menu Start > Run Tại hộp thoại Run, nhập dòng lệnh shutdown -s -t thời gian muốn máy tính đƣợc tự động đƣợc tắt (đƣợc tính giây) vào Ví dụ muốn máy tính đƣợc tắt sau khoảng tiếng ngƣời dùng nghỉ ngơi để ngủ hộp thoại Run dịng lệnh tƣơng đƣơng ví dụ shutdown -s -t 7200 Cuối bấm vào nút OK để chấp nhận việc kích hoạt cho thủ thuật 3.4 Một số địa hữu dụng dùng tra cứu thông tin Tìm kiếm tra cứu thơng tin trở thành điều cần thiết cho hầu hết tất ngƣời ngƣời ai, ngành nghề nhu cầu cá nhân Nhƣng nói đến cơng cụ tìm kiếm, có ngƣời dùng lựa chọn 50 Ngƣời dùng ln ln tìm cơng cụ tìm kiếm an tồn nhanh chóng mà tạo kết thành cơng theo truy vấn tìm kiếm họ trang Hầu hết ngƣời dùng muốn có cơng cụ tìm kiếm cung cấp “các kết liên quan”, “giao diện dễ dàng sử dụng” “Nhiều tùy chọn để mở rộng hay thắt chặt tìm kiếm” Có cơng cụ tìm kiếm khác thị trƣờng internet đáp ứng nhu cầu tìm kiếm sử dụng hàng ngày: (1.) GOOGLE Google khơng cần giới thiệu tiếng hầu hết chứa trang web truy cập tồn giới Nó nắm giữ 65% thị phần tìm kiếm Mỹ Google có nhiều tính đặc biệt giúp ngƣời dùng tìm xác họ tìm kiếm (2.) BING Bing cơng cụ tìm kiếm Microsoft Nó tìm tổ chức câu trả lời ngƣời dùng cần để họ làm nhanh hơn, định nhiều thông tin Bing nắm giữ 10% thị phần thị trƣờng tìm kiếm Mỹ (3.) WOLFRAM ALPHA Các cơng cụ tính tốn tập trung vào kiến thức, phục vụ thông tin định lƣợng khoa học Nếu ngƣời dùng tìm kiếm điều thực tế hay thống kê, truy vấn sở liệu khổng lồ mang đến câu trả lời thích hợp trực tiếp, mà khơng đề cập đến trang web bên ngồi Nó cung cấp cho chuyên gia kiến thức tạo kết mạnh mẽ (4.) YAHOO Một lần trang web tiếng, trang web truy cập nhiều mạng Yahoo cung cấp cổng thông tin lớn nhƣ Yahoo Tài chính, Yahoo Hỏi & Đáp, Yahoo Buzz, Flickr Nó đƣợc biết đến với cổng web mình, cơng cụ tìm kiếm, Yahoo Directory, Yahoo Mail, Yahoo News, quảng cáo, lập đồ trực tuyến (Yahoo Maps), chia sẻ video (Yahoo Video), phƣơng tiện truyền thông xã hội, trang web dịch vụ Địa chỉ: http://www.yahoo.com (5.) BAIDU Baidu cơng cụ tìm kiếm lớn Trung Quốc nhƣ Google Mỹ Baidu có khả tìm kiếm tin tức hình ảnh, chức khác 51 trang web truy cập nhiều mạng Một số tính phổ biến đƣợc liệt kê dƣới Địa : http://www.baidu.com (6.) YANDEX Yandex cho ngƣời dùng dịch vụ nhắm mục tiêu tinh vi tìm kiếm web cao dựa công nghệ đẳng cấp giới Yandex trang chủ phổ biến Nga Nó trang web truy cập nhiều mạng Địa chỉ: http://www.yandex.com (7.) DUCK DUCK GO Duck Duck Go cơng cụ tìm kiếm có trụ sở Valley Forge, Pennsylvania sử dụng thông tin từ trang web đám mây-có nguồn gốc(nhƣ Wikipedia) với mục đích làm tăng kết truyền thống cải thiện quan hệ Triết lý cơng cụ tìm kiếm nhấn mạnh đến riêng tƣ không cung cấp thông tin ngƣời dùng Một số tính phổ biến đƣợc liệt kê dƣới Địa chỉ: http://duckduckgo.com (8.) TWURDY Mọi ngƣời có khả đọc khác Một số ngƣời tìm kiếm web giáo sƣ, tiến sĩ đại học trẻ em tuổi Twurdy đƣợc tạo để cung cấp cho ngƣời có quyền truy cập vào kết tìm kiếm phù hợp với mức độ tuổi riêng họ Mục tiêu Twurdy cung cấp tìm kiếm web với thơng tin thích hợp cho họ Điều có nghĩa lứa tuổi 10 tuổi có nhiệm vụ học khơng cần thiết phải tìm thơng tin cơng nghệ cao, vật liệu dành để nghiên cứu, … Nó có nghĩa nghiên cứu sinh khơng cần phải click qua trang web đƣợc thiết kế cho trẻ em để tìm thấy họ tìm kiếm Địa : http://www.twurdy.com (9.) ASK Ask.com có 3% thị phần tìm kiếm Mỹ Đây danh sách viết Wikipedia cơng cụ tìm kiếm, bao gồm cơng cụ tìm kiếm web, dựa cơng cụ tìm kiếm, lựa chọn, động kiếm siêu liệu, cơng cụ tìm kiếm desktop, cổng web trang web theo chiều dọc thị trƣờng có sở tìm kiếm dựa sở liệu trực tuyến Địa : http://www.ask.com 52 (10.) AOL AOL có khoảng 1,5% thị phần tìm kiếm Mỹ AOL luôn tập trung vào cổng thông tin, khơng phải thật cơng cụ tìm kiếm Trong thực tế, kết tìm kiếm quảng cáo họ đƣợc cung cấp Google AOL 47 trang web truy cập nhiều mạng Địa : http://search.aol.com 53 ... BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ TRANG THIẾT BỊ TRONG CÔNG TÁCVĂN THƢ 10 Vai trị trang thiết bị cơng tác văn thƣ 10 1. 1 Định nghĩa 12 1. 2 Vai trò trang thiết bị văn phịng cơng tác văn thƣ... tỉ mỉ trình sử dụng thiết bị nâng cao ý thức học tập Nội dung mô đun: Bài 1: Tổng quan trang thiết bị công tác văn thƣ Bài 2: Sử dụng trang thiết bị truyền thông Bài 3: Sử dụng trang thiết bị chuyên... 12 Yêu cầu nguyên tắc quản lý, sử dụng trang thiết bị văn phòng 16 2 .1 Yêu cầu quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng 16 2.2 Nguyên tắc quản lý sử dụng 17 Các trang thiết bị