Giáo trình Sử dụng trang thiết bị văn phòng (Nghề Văn thư lưu trữ Trung cấp)

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƯ LƯU TRỮ TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số 323/QĐ-CĐCĐ ngày 06 tháng năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp) Đồng Tháp, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Thế giới ngày tiến xa với khám phá, phát minh vĩ đại loài người Cuộc sống người ngày nâng cao Việc phát minh máy móc thiết bị phục vụ sống điều tất yếu cho xã hội đại Từ cơng cụ thơ sơ giúp người làm việc, ngày công cụ thô sơ trở nên phục vụ cho cơng việc hồn thành nhanh chóng hồn hảo Từ máy móc thiết bị phục vụ sản xuất nhà máy, xưởng sản xuất, công ty đến hộ gia đình Và văn phịng - nơi điều hành cơng việc máy móc thiết bị đại nhiều Những văn phòng trang bị đầy đủ thiết bị văn phịng cơng việc nơi sn sẻ Nhưng hết yếu tố người Những trang thiết bị văn phịng cần có người thành thạo, làm việc ứng dụng thao tác nhanh chóng, phù hợp cơng việc nhanh chóng hồn thành Kỹ sử dụng thiết bị văn phòng kỹ quan trọng, đảm bảo suất chất lượng cơng tác văn phịng, đồng thời kỹ giúp cho cán bộ, cơng chức hồn thành tốt nhiệm vụ Trang thiết bị văn phịng yếu tố quan trọng đảm bảo suất, chất lượng cơng tác văn phịng, đồng thời yếu tố giúp cho cán bộ, công chức hồn thành tốt nhiệm vụ Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển nay, tiến ứng dụng rộng rãi cơng tác văn phịng, đặc biệt ứng dụng tiến CNTT vào q trình đại hố cơng tác văn phòng Do cách tổ chức quản lý sử dụng trang thiết bị cho văn phòng ngày quan tâm nhiều Nội dung giáo trình gồm bài: Bài 1: Một số vấn đề chung sử dụng trang thiết bị văn phòng Bài 2: Cài đặt sử dụng máy in Bài 3: Cài đặt sử dụng máy quét ảnh Bài 4: Cài đặt sử dụng máy fax Bài 5: Sử dụng máy photocopy Bài 6: Lắp đặt sử dụng máy chiếu Trong q trình biên soạn giáo trình khơng tránh khỏi thiếu sót, mong nhận ý kiến đóng góp quý báu độc giả, bạn sinh viên,… để giáo trình ngày hồn thiện lần tái sau TP Cao Lãnh, ngày 06 tháng năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: ThS Trần Anh Điền ThS Nguyễn Thị Kim Hương MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU Trang BÀI 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHỊNG Vai trị trang thiết bị văn phòng …………………………………………………… 11 1.1.1 Vai trò trang thiết bị văn phòng 12 1.1.2 Sử dụng trang thiết bị văn phòng 13 Yêu cầu nguyên tắc sử dụng 13 Các trang thiết bị văn phòng 14 3.1 Thiết bị truyền thông 14 3.2 Thiết bị chụp, in ấn tài liệu ………………………………………………… 15 3.3 Các thiết bị khác 15 Vai trò người sử dụng bảo quản trang thiết bị văn phòng 16 4.1 Vai trò người sử dụng 23 4.2 Tổ chức sử dụng bảo quản trang thiết bị …………………………………………17 BÀI 2: CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG MÁY IN Chức …………………………………………………………………………… 18 Phân loại nguyên lý hoạt động 18 Cài đặt 27 Cách sử dụng bảo quản 36 Cách chia sẻ liệu sử dụng máy in mạng …………………………………… 37 Một số cố thường gặp cách khắc phục …………………………………………… 38 BÀI 3: CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG MÁY QUÉT ẢNH Chức ……………………………………………………………………………… 40 Phân loại nguyên lý hoạt động ……………………………………………………… 40 Cách cài đặt ………………………………………………………………………… 49 Cách sử dụng bảo quản 50 Một số cố thường gặp 51 BÀI 4: CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG MÁY FAX Chức 55 Phân loại nguyên lý hoạt động ……………………………………………………… 55 Cách cài đặt máy Fax 59 Cách sử dụng bảo quản 60 Một số lỗi thường gặp cách khắc phục 65 BÀI 5: SỬ DỤNG MÁY PHOTOCOPY Chức 68 Phân loại nguyên lý hoạt động……………………………………………………… 68 Cách cài đặt máy Fax 70 Cách sử dụng bảo quản 79 Một số lỗi thường gặp cách khắc phục………………………………………… 82 BÀI 6: LẮP ĐẶT VÀ SỬ DỤNG MÁY CHIẾU Chức 85 Phân loại nguyên lý hoạt động ……………………………………………………… 85 Cách cài đặt máy Fax 86 Cách sử dụng bảo quản 88 Một số lỗi thường gặp cách khắc phục 90 TÀI LIỆU THAM KHẢO 91 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mô đun: SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHỊNG Mã mơ đun: TCN202 Vị trí, tính chất, ý nghĩa mơ đun: − Vị trí: Mơ đun Sử dụng trang thiết bị văn phịng thuộc nhóm mơ đun sở bắt buộc, bố trí giảng dạy sau học xong môn học chung/ đại cương Pháp luật, Chính trị, Tin học, Giáo dục thể chất, Giáo dục quốc phịng − Tính chất: Mơ đun Sử dụng trang thiết bị văn phịng mơ đun sở ngành Văn thư lưu trữ, cung cấp kiến việc sử dụng thiết bị văn phịng Mục tiêu mơ đun: − Về kiến thức:  Trình bày nguyên tắc hoạt động máy in, máy fax, máy quét ảnh, máy Photocopy, máy chiếu;  Nhận biết cố đơn giản máy in, máy fax, máy quét ảnh, máy Photocopy, máy chiếu ; − Về kỹ năng:  Sử dụng thành thạo máy in, máy fax, máy quét ảnh, máy Photocopy, máy chiếu  Rèn luyện kỹ vận hành, cài đặt thiết bị văn phòng cẩn thận chu đáo  Vận hành sử dụng thành thạo máy in, máy fax, máy quét ảnh, máy ảnh số, máy Camera, máy Photocopy, máy chiếu, tổng đài ;  Khắc phục cố đơn giản máy in, máy fax, máy quét ảnh, máy ảnh số, máy Camera, máy Photocopy , máy chiếu, tổng đài;  Cài đặt sử dụng thành thạo thiết bị nhớ loại card rời; − Về lực tự chủ trách nhiệm:  Hình thành ý thức lao động phải khẩn trương có kỷ luật, có trách nhiệm sáng tạo Nội dung mô đun: BÀI 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG Mã bài: TCN202-01 Mục tiêu: − Biết trang thiết bị văn phòng thơng dụng; − Hiểu rõ vai trị trang thiết bị văn phịng cơng việc; − Ý thức rõ việc sử dụng bảo quản thiết bị văn phòng Vai trò trang thiết bị văn phòng Trang thiết bị văn phòng yếu tố quan trọng đảm bảo suất, chất lượng cơng tác văn phịng, đồng thời yếu tố giúp cho cán bộ, công chức hồn thành tốt nhiệm vụ Thiết bị văn phịng đóng vai trị quan trọng việc trì hoạt động làm tăng hiệu suất làm việc nhân viên Vì vậy, doanh nhân có ý định mở thiết lập hồn thiện văn phịng thường đặc biệt quan tâm đến thiết bị văn phòng Thiết bị văn phịng bao gồm gì? Thiết bị văn phòng tên gọi chung nhiều vật dụng sử dụng văn phòng làm việc chia loại: Vật tư văn phòng văn phòng phẩm Vật tư văn phòng bao gồm: thiết bị văn phòng cho nội thất văn phòng, máy móc văn phịng phụ kiện máy tính Văn phịng phẩm bao gồm: loại giấy văn phòng, loại bút, sổ sách văn phịng, folder, bìa kẹp để đựng tài liệu, băng keo, kệ nhựa Thiết bị văn phòng thiết bị máy móc, vật dụng cần thiết cho hoạt động ngày công việc lĩnh vực văn phịng Đó máy photocopy, máy in, máy fax, máy tính, bàn ghế, tủ tài liệu văn phòng, giấy loại, mực loại…, máy huỷ giấy, máy huỷ tài liệu, máy đóng sách, máy ép plastic,…Lựa chọn thiết bị văn phòng phù hợp giúp doanh nghiệp dễ dàng điều hành hoạt động hàng ngày cách trơn tru hiệu Trong lựa chọn cơng cụ văn phịng này, doanh nghiệp nên luôn ghi nhớ nhu cầu nhân viên Một số loại máy văn phòng phổ biến thường dùng  Máy vi tính  Máy in laser, máy in màu  Máy photocopy, máy scan  Máy fax  Máy đếm tiền  Máy chấm công  Điện thoại cố định  Trang thiết bị mạng (modem, switch) Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển nay, tiến ứng dụng rộng rãi cơng tác văn phòng, đặc biệt ứng dụng tiến CNTT vào q trình đại hố cơng tác văn phòng Do cách tổ chức quản lý sử dụng trang thiết bị cho văn phòng ngày quan tâm nhiều Đối với trang thiết bị văn phòng quan nhà nước thường tổ chức theo quy trình sau: 1.1 Tổ chức quản lý trang thiết bị a Quản lý trình hình thành trang thiết bị Trang thiết bị quản lý theo quy chế quan xây dựng sở chế độ Nhà nước đặc thù hoạt động quan Ngồi ra, hàng năm quan cịn mua sắm bổ sung trang thiết bị từ cầu sử dụng thực tế thực thông qua kế hoạch hàng năm b Quản lý trình khai thác sử dụng, bảo quản thiết bị - Giao trang thiết bị cho đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng, bảo quản - Xây dựng ban hành nội quy, quy chế sử dụng tài sản công - Cơ chế tự kiểm kê đột xuất định kỳ trang thiết bị quan, qua đánh giá số lượng, chất lượng trang thiết bị - Thương xuyên kiểm tra trình sử dụng, bảo quản trang thiết bị - Xử lý trường hợp rủi ro xảy có liên quan đến trang thiết bị văn phòng quan, tổ chức c Kết thúc trình sử dụng trang thiết bị Trang thiết bị hết kỳ sử dụng, khấu hao hết đổi kỹ thuật tiến hành lý Quá trình lý phải tuân thủ quy định pháp luật - Thành lập ban lý - Căn vào đặc điểm kỹ thuật, giá trị trang thiết bị để lựa chọn phương thức lý phù hợp (bán đấu giá, quy định giá) Dù hình thức phải cơng bố thực công khai Đồng thời phải tuân thủ nghiêm ngặt chế độ quản lý tài 1.2 Tổ chức sử dụng trang thiết bị - Đào tạo người sử dụng trang thiết bị văn phịng phải đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện nghiệp vụ, kỹ thuật - Xây dựng kế hoạch, theo dõi, giám sát việc mua sắm tình hình bảo quản, sử dụng trang thiết bị - Giám sát, kiểm tra việc sử dụng trang thiết bị đơn vị, cá nhân giao quản lý sử dụng - Thực chế độ khấu hao trang thiết bị vật tư theo quy định nhà nước - Tổ chức sử dụng đáp ứng yêu cầu quan, đơn vị Yêu cầu nguyên tắc sử dụng Trang thiết bị văn phòng yếu tố quan trọng bảo đảm suất, chất lượng công tác văn phòng, đồng thời yếu tố giúp cho cán bộ, cơng chức hồn thành tốt nhiệm vụ Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển nay, tiến ứng dụng rộng rãi công tác văn phịng, đặc biệt việc ứng dụng tiến cơng nghệ thơng tin vào q trình đại hóa cơng tác văn phòng Trang thiết bị văn phòng gồm trang thiết bị giao cho cán bộ, công chức sử dụng (bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, máy ghi âm…) trang thiết bị làm việc sử dụng chung đơn vị (máy photocopy, máy điện thoại dùng chung, máy fax…) a) Yêu cầu quản lý - Phải phù hợp với kế hoạch phát triển quan, đơn vị; - Phải xác định cụ thể, chi tiết từ chủ thể đến đối tượng quản lý; - Phải gắn với trách nhiệm cá nhân quản lý; Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm: Bố trí, điều chuyển trang thiết bị văn phịng nội đơn vị; bố trí, phân cơng người quản lý sử dụng, theo dõi trang thiết bị văn phòng dùng chung, lập sổ sách, lưu giữ hồ sơ biên giao nhận trang thiết bị theo dõi tồn trang thiết bị văn phịng đơn vị; thơng báo đề nghị Văn phịng (Phịng Hành – Quản trị) điều chuyển trang thiết bị văn phịng khơng cịn nhu cầu sử dụng lý trang thiết bị khơng cịn sử dụng được; đạo công tác bàn giao tài sản công hồ sơ quản lý, sử dụng tài sản công thuộc phạm vi đơn vị quản lý có thay đổi tổ chức thay đổi Thủ trưởng đơn vị - Phải đáp ứng yêu cầu công khai b) Yêu cầu sử dụng Trang thiết bị phải sử dụng tiêu chuẩn, định mức mục đích Khơng tự ý đổi, trao đổi, cho, tặng, biếu trang thiết bị văn phòng quan; điều chuyển trang thiết bị văn phòng đơn vị, cá nhân chưa phép người có thẩm quyền 10 Phím Interrupt: Tạm dừng chu trình copy hành để copy công việc khác, muốn trở lại công việc copy ban đầu nhấn Interrupt lần Công tắc nguồn phụ: Dùng để tắt nguồn máy Tuy nhiên có Fax đến liệu từ máy in chuyển đến máy nhận, bật cơng tắc in 10 Phím STOP: Để chấm dứt chu kỳ copy 11 Phím START: Để bắt đầu chu kỳ copy (hoặc chu kỳ Scan/ in ấn) thực 12 Đèn báo Main Power: Đèn sáng xanh ta bật cơng tắc nguồn 13 Phím Proof Copy: Nhấn phím để in kiểm tra trước trước in với số lượng lớn 14 Khung phím số: Để nhập số cần copy nhập chức số 15 Phím CLEAR (C): Để xoá số copy hành (hoặc xoá cài đặt số khác thiết lập chương trình) 16 Phím MODE CHECK: Để kiểm tra cài đặt người dùng Từ hình ta nhập chương trình copy thay đổi chương trình có sẵn 17 Phím Utility/Counter: dùng để hiển thị hình Utility/Counter 18 Phím Mode Memory: dùng để lưu lại thiết lập copy gọi cần 19 Phím Contrast: Để hiệu chỉnh độ tương phản hình cảm ứng 20 Phím Enlarg Display: Để phóng to hình cảm ứng 21 Phím Accessibility: dùng để vào hình cho việc thiết lập chức cho người sử dụng Các phím hình cảm ứng: Màn hình Basic: Bao gồm chức bản, gồm khung sau: Finishing – Zoom Paper a Màn hình Finishing (để chọn kiểu hồn thành) Gồm có: Non-Sort (Khơng xếp – Ngầm định) Sort (Sắp xếp: chọn chức này, máy tự động xếp theo Hoặc Crisscross sorting (tức chia theo ngang / dọc khay giấy có cỡ để khác chiều) Electric Sorting (tức chia không xếp ngang dọc có khay giấy cỡ với gốc) Group : Chia theo nhóm trang, có hai khay giấy cỡ khác chiều phân nhóm kiểu ngang/ dọc, có khay giấy cỡ hay khay chiều phân nhóm theo trang b - Zoom (Phóng to / thu nhỏ) X.1000 77 Máy có sẵn chế độ phóng to/ thu nhỏ theo cỡ giấy định sẵn(hãy nhấn vào định sẵn nếumuốn thu/ phóng) phóng to thu thỏ phần nghìn gốc từ 0.25 -> 4.00 c - Paper: Máy tự động nhận cỡ giấy gốc gương chụp tự động nạp gốc (ADF) để lấy giấy khay tương ứng Đặc biệt, máy có khả tự xoay hình để đảm bảo thời gian chụp nhanh hao mịn vật tư Ví dụ: ta để gốc A4 gương theo chiều dọc hay ngang, máy lấy giấy khay A4 ngang - Màn hình Orig > Copy (Để chọn kiểu chụp từ gốc sao) Bản gốc có kiểu : Single (1 mặt)/ Bản có kiểu : Double (2 mặt) Book Separation (chụp sách) Single (1 mặt)/ Double (2 mặt) Single 2in1 4in1 Booklet - Bản gốc Single + Single chụp mặt gốc copy mặt - Bản gốc Single + Double chụp hai gốc mặt mặt - Bản gốc Double +bản Double chụp gốc mặt mặt Chọn Single 2in1 để copy tờ gốc thu nhỏ vào tờ copy mặt Tạo sách cách nhấn 4in1/Booklet > Book Creation để tạo sách từ tập gốc (khi máy tự động thu nhỏ để trang gốc mặt vào mặt Khi tạo sách nhập gốc Single, Double nhấn Booklet Creation, sau nhấn ENTER) – Màn hình Density: Để thay đổi độ đậm nhạt so với gốc, bao gồm: - Exposure (chọn muốn đậm hay nhạt so với gốc) Nhấn phím Lighter(Nếu muốn nhạt hơn) Darker(nếu muốn đậm hơn) Các Text / Photo / Text/Photo để chỉnh hình ảnh tối ưu theo ý người dùng - Text: chế độ cho văn sắc nét (ngầm định) - Photo: tăng cường mức xám hình ảnh lên 256 mức nhằm làm cho hình ảnh có chiều sâu trung thực Text/ Photo: Máy tự động nhận dạng khu vực gốc văn bản, khu vực hình ảnh để tự động điều chỉnh nhằm cho hoàn hảo Gồm mục: • Cover Mode:(để tạo trang bìa cho tập copy) • Pager Insertion: (để chèn trang giấy trắng vào tập copy Nhấn Pager Insert nhấn vị trí trang chèn, sau nhấn ENTER) • OHP Inter Leaving (Dùng copy giấy suốt, tờ copy giấy suốt 78 máy chèn thêm trang giấy trắng không copy vào tập Nhấn OHP Inter Leaving, nhấn kiểu chèn (1 kiểu) nhấn ENTER • File Margin (Để tạo lề cho sao) Có kiểu tạo lề tạo lề trái tạo lề đầu trang (Độ rộng lề tạo từ -> 20mm) Nhấn File Margin – Chọn kiểu lề muốn tạo – Chọn độ rộng lề – ENTER • Edge/ Frame Erase : (Xoá cạnh/ khung) Để xoá lề nhằm tạo đẹp Có chế độ xóa là: Xố lề trái, Xố đầu trang, Xố khung với độ rộng mép xóa từ -> 20mm - Nhấn Erase – nhấn chế độ xoá yêu cầu – nhập độ rộng lề cần xố - ENTER • Image Repeat: Để tạo có hình ảnh lặp lại liên tục, thích hợp cho việc tạo nhãn hồ sơ Để thực hiện: - Với gốc nhỏ: nhấn Image Repeat – Nhấn Auto Size – nhập kích thước gốc (đơn vị: mm) – ENTER - Với gốc cỡ A4: Nhấn Image Repeat – Auto Size – ENTER – nhập kích thước yêu cầu hình cỡ giấy – ENTER • Distribution #: Để đánh số copy • Separator Scan: Tính để quét gốc vào nhớ (khi dùng ADF) quét trang gốc (khi đặt gốc gương chụp – với gốc dầy sách), sau quét xong nhấn START để in lần Một số lỗi thường gặp cách khắc phục 5.1 Máy photo bị vệt đen đậm dọc in Nguyên nhân: Trống bị xước Khắc phục: Thay trống 5.2 Bản in mờ (toàn giấy phần), mực in không đồng in? Nguyên nhân: Hết mực; Trống cụm từ hết khấu hao Giải pháp khắc phục: Đổ mực; Thay vật tư 5.3 Khi quét máy photocopy, in scan lệch tâm? Nguyên nhân: Do giấy khay chưa với kích thước quy định; Đặt giấy DADF chưa xác -> quét lệch Giải pháp khắc phục: Chỉnh lại size giấy cho hợp lý; Đặt lại giấy 5.4 Máy không photo được, báo lỗi đầy mực thải (Đối với máy kỹ thuật số báo lỗi E019: Bình mực thải bị đầy Sensor báo mực thải bị hỏng)? 79 Nguyên nhân: Máy in liên tục 2000 in, hệ thống báo bình mực đầy 100 in Giải pháp khắc phục: Kiểm tra hộp mực, đổ bình mực thải đầy 5.5 Máy báo tín hiệu hình bị lỗi? Ngun nhân: Tín hiệu hình bị lỗi Khắc phục: Tắt bật lại nguồn 5.6 Tại chụp nét chữ bị nhòe? Nguyên nhân: Giấy in ẩm mỏng, Mực đổ khơng quy cách, khơng loại cho dịng máy; Tuổi thọ trống cũ; Lô sấy không đủ nóng Khắc phục: Kiểm tra lại giấy, Sấy giấy trước in/copy; nên sử dụng giấy đạt chuẩn theo định nhà sản xuất; Nên đổ loại mực quy định; Giám định nguyên nhân trống lô sấy Nếu hết khấu hao nên thay vật tư 5.7 Vì in có vết đen ngang khổ giấy, vệt đen, nốt chấm đen? Nguyên nhân: Máy hỏng phận (cao su) trung hịa điện tích hợp mực Giải pháp khắc phục: Giám định nguyên nhân, hỏng nên thay vật tư để đảm bảo cho máy vận hành tốt bảo vệ linh kiện khác 5.8 Photo bình thường mặt mờ, mặt chữ đậm? Nguyên nhân: Do phận sấy Giải pháp khắc phục: Thay vật tư 5.9 Tại Bản chụp nét bị đen toàn văn bản? Nguyên nhân: Máy thừa mực thu hồi (mực thừa) Giải pháp khắc phục: Kiểm tra, đổ mực thừa thường xuyên để bảo vệ máy 5.10 Tại Bản chụp xuất vệt đen dọc trang giấy? Nguyên nhân: Gạt mực bị mực rơi vãi cô đặc bám vào; Gạt mực thu hồi mực bị hỏng Khắc phục: Kiểm tra, tiến hành vệ sinh gạt mực; Giám định hỏng nên thay để bảo vệ linh kiện khác 5.11 Bản chụp bị mờ trắng trang giấy? Nguyên nhân: Do trống hỏng trình vận hành liên tục máy Khắc phục: Giám định, hỏng nên thay trống để bảo vệ thị bị, vật tư khác 5.12 Tại chụp bị đen? Nguyên nhân: Mặt kính bẩn; Độ đậm, nhạt mực chưa phù hợp 80 Giải pháp khắc phục: Vệ sinh máy; Chỉnh lại độ đậm nhạt mực máy 5.13 Vì Máy Photocopy bị tắc/kẹt giấy? Nguyên nhân: Chất lượng giấy in không tốt, mỏng, nhầu giấy để lệch khay; Giấy ẩm; Do vật cứng vướng máy ghim, kẹp, giấy vụn…: Bộ phận kéo giấy bị hỏng cảm biến báo giấy kẹt bị hỏng Khắc phục: Gỡ giấy theo thao tác kỹ thuật hướng dẫn máy Thay giấy có chất lượng hơn; Do vật cứng vướng máy ghim, kẹp, giấy vụn… Kiểm tra kéo giấy (phần cao su bị mòn hết ma sát), lấy khay giấy lau cuộn giấy Hệ thống điện điều khiển điện gặp vấn đề 5.14 Máy photo bị tắc giấy, giấy ùn nhiều, không in khay giấy đựng? Nguyên nhân: Bộ phận kéo giấy (lơ kéo) bị mịn thời gian sử dụng lâu Khắc phục: Thay lô kéo 81 BÀI 6: LẮP ĐẶT VÀ SỬ DỤNG MÁY CHIẾU Mã bài: TCN202-06 Mục tiêu: − Trình bày chức năng, nguyên lý hoạt động loại máy chiếu; − Cài đặt, kết nối máy chiếu với máy tính; − Sử dụng bảo quản tốt loại máy chiếu; − Xác định số lỗi thường gặp biện pháp khắc phục Chức Là thiết bị có phận phát ánh sáng có cơng suất lớn, cho qua số hệ thống xử lý trung gian (để từ số nguồn tín hiệu đầu vào) để tạo hình ảnh chắn sáng mà quan sát mắt Phân loại nguyên lý hoạt động Người ta phân loại máy chiếu theo nhiều cách khác nhau, xin đưa cách phân lạo máy chiếu theo công nghệ 2.1 Máy chiếu công nghệ LCD - Liquid Crystal Display Máy chiếu LCD (liquid crystal display) tổng hợp hình ảnh màu dựa màu đỏ, lục xanh dương (RGB) chế dùng phổ biến chế tạo hình, in ấn Nguồn sáng trắng ban đầu tách thành nguồn sáng đơn sắc đỏ, lục, xanh dương dẫn đến LCD độc lập Nếu điểm ảnh LCD trạng thái đóng, ánh sáng khơng thể xun qua điểm ảnh biểu diễn hình đen Tương tự, độ sáng điểm ảnh thay đổi tương ứng theo trạng thái mở điểm ảnh LCD Điều khiển LCD đóng mở điểm ảnh theo thơng tin ảnh số, ta thu ảnh đơn sắc theo hệ màu RGB Sau đó, tất tổng hợp cách tự nhiên lăng kính theo chế ánh sáng trước xuất đến chiếu Trên thị trường Việt Nam may chieu máy chiếu công nghệ LCD: Máy chiếu Panasonic, Sony, Epson, Hitachi Ưu điểm máy chiếu LCD thể phong phú sắc độ màu, sắc nét độ sáng cao Do tổ hợp lúc màu RGB với nguồn sáng ổn định, không suy giảm, máy chiếu LCD tái màu phong phú chuyển tiếp màu mượt công nghệ DLP Độ sắc nét máy chiếu LCD trội hẳn DLP ứng dụng nghiệp vụ Độ hiệu ánh sáng (ANSI lumen xuất ra/công suất đèn) máy chiếu LCD có phần nhỉnh DLP 82 Nhược điểm máy chiếu LCD thường thể chiếu phim lộ điểm ảnh màu đen không thật Tuy nhiên, với hệ máy chiếu phân giải XGA nay, mắt thường khó phân biệt điểm ảnh Với hệ D4 mà Epson chế tạo, khoảng phân cách hai điểm LCD giảm từ micron xuống 2,5 micron Còn để tạo màu đen tự nhiên, Epson vừa áp dụng kỹ thuật thay đổi động cường độ sáng mẫu máy Dreamio EMP-TW200H Chế độ cinema tối ưu cho mục đích chiếu phim tự động giảm công suất nguồn đèn khoảng 1.500lm đến 500lm 2.2 Máy chiếu công nghệ DLP - Digital Ligth Processing Trái ngược với phương pháp suốt cho ánh sáng truyền qua LCD, công nghệ DLP Texas Instruments phát triển độc quyền vào năm 1997 sử dụng gương để phản chiếu ánh sáng Một chip DMD (Direct Micromirror Device) tích hợp đến hàng ngàn vi gương, vi gương tương ứng điểm ảnh Vì gương dao động hàng ngàn lần/giây thể 1.024 cấp độ xám Để thể hình ảnh màu, bánh quay màu (color wheel) đặt nguồn sáng DMD Phổ biến hệ thống sử dụng bánh quay màu gồm đỏ, lục, xanh dương, trắng để tạo xuất ảnh đơn sắc chu kỳ Thay tổng hợp tự nhiên thấu kính, hình ảnh đơn sắc ghi nhận tổng hợp não người (tương tự phương pháp tổng hợp ảnh 3D mắt phổ biến giới niên vào năm 1990) Đại diện cho công nghệ DLP Máy chiếu Optoma, Viewsonic, Infocus - Ưu điểm DLP tạo hình ảnh mượt, khơng lộ điểm ảnh; tương phản cao không bị tượng lệch hội tụ công nghệ dùng Mặt khác, cấu tạo máy chiếu DLP đơn giản LCD nên kích thước máy nhỏ nhẹ Nhờ đưa thêm màu trắng vào bánh quay màu mà hình ảnh tạo máy chiếu DLP sáng có màu trắng khiết; nhiên, điều lại làm cho tỷ lệ cân màu chênh lệch làm giảm sắc độ màu biểu diễn Để khắc phục, máy chiếu DLP rạp hát gia đình dùng bánh quay màu (2 màu RGB) có trường hợp bổ sung thêm màu lục đậm, xanh dương đậm (bánh quay màu màu) Việc loại bỏ màu trắng dùng bánh quay nhiều màu giúp máy chiếu DLP thể màu tươi, phong phú sắc độ 83 độ sáng bị giảm xuống; để xem phim tốt với máy chiếu DLP, khơng gian phịng chiếu cần tối - Nhược điểm DLP người nhận thấy Tùy thuộc vào khả xử lý hình ảnh não mà số người cảm thấy nhức đầu, hoa mắt thấy vệt cầu vồng viền quanh đối tượng chuyển động nhanh Hiện tượng xuất đối tượng chuyển động nhanh nên có xê dịch trình tổng hợp lớp ảnh đơn màu diễn não Để loại bỏ tượng triệt để, dĩ nhiên máy chiếu DLP phát triển theo hướng sử dụng chip DMD giá thành cao, khoảng 20.000 USD máy Một số nhà sản xuất máy chiếu DLP khác tìm cách tăng tốc độ quay tăng số màu bánh quay màu Điều phân hóa dịng máy chiếu DLP: hướng đến phịng chiếu phim gia đình, nhà sản xuất dùng bánh quay màu, tốc độ 120Hz (tương đương 7.200 vòng/phút) máy chiếu cho ứng dụng nghiệp vụ dùng bánh quay màu (có màu trắng) với tốc độ quay từ 120Hz 180Hz Tuy vậy, cách khắc phục khơng thể loại bỏ hồn tồn tượng vệt cầu vồng 2.3 Máy chiếu công nghệ LCOS - Liquid Crystal on Silicon Máy chiếu Công nghệ LCOS giải pháp kết hợp công nghệ LCD DLP Bên lớp đế gương phản chiếu lớp phủ thạch anh lỏng Ứng với trạng thái đóng mở thạch anh mà tia sáng nguồn phản chiếu lớp đế gương không, tạo điểm sáng tối Hơn nữa, việc chế tạo LCOS thực dây chuyền sản xuất vi mạch bán dẫn có phí sản xuất dễ chấp nhận - Ưu điểm lớn cơng nghệ LCOS tạo hình ảnh mượt, không lộ điểm vượt qua chip DLP Mustang phân giải cao (1280x720) Độ sắc nét LCOS trội DLP đồng thời thể màu tự nhiên Một điểm khác quan trọng máy chiếu LCOS hồn tồn khơng gây tượng vệt cầu vồng hay hoa mắt cho người xem Điểm yếu công nghệ độ tương phản chưa cao: đạt đến 800:1 công nghệ LCD DLP đạt đến 6.000:1 Ngồi ra, tuổi thọ bóng đèn LCOS cịn mức 1.500 giá thay cao Dựa lý thuyết LCOS, số nhà sản xuất cải tiến nhằm đưa công nghệ biến thể Đầu tiên, JVC đưa D-ILA (Direct Drive Image Light Amplifier) không dùng LCD chứa chất liệu hữu để kéo dài tuổi thọ nâng tính ổn định màu LCOS Philips 84 ứng dụng để chế tạo hình phẳng lớn 25 inch Với cơng nghệ TFT LCD tại, hình kích thước 25 inch có giá thành khoảng 4.000 USD song phương pháp Philips cho đời sản phẩm khoảng 2000 USD (theo Electronic Design Online) Máy chiếu LCOS đặt phía sau ảnh cần sử dụng LCD kích thước chưa đến inch phí cho LCD giảm xuống nhiều Bù lại, bề dầy hình phóng từ sau (rear projection display) lên đến 23cm, gấp hình TFT LCD gần 20 lần 2.4 Máy chiếu công nghệ Led Cơ chế hoạt động máy chiếu LCD Máy chiếu LCD có LCD Tại trung tâm máy chiếu bóng đèn halogen, bóng đèn bao quanh quang học Các quang học sản xuất ánh sáng Khi bóng đèn halogen nóng lên tinh thể tan chảy cho cho phép ánh sáng qua nhiều Do cường độ bóng đèn halogen trở nên khác biệt lớn so với lúc đầu Nhiệt độ bóng đèn cao hơn, ánh sáng mạnh Hình ảnh truyền đến máy chiếu từ đầu DVD hộp vệ tinh Những hình ảnh chiếu lên chiếu Mỗi mảnh ánh sáng va vào hình gọi điểm ảnh, điểm ảnh bị vỡ xuống thành màu đỏ, xanh da trời xanh Nhiệt bóng đèn halogen sinh điều khiển điện chạy vào máy chiếu LCD Xem điện chạy vào máy chiếu, LCD sản xuất 16 triệu màu sắc Đây cho phép xem tất màu tinh tế buổi hồng Một LCD cho mầu nhất; có nghĩa LCD điều khiển tất điểm ảnh tạo màu đỏ, thứ hai cho màu xanh, thứ ba cho màu xanh Các hình ảnh màu sắc chùm ánh sáng riêng biệt đập vào tường Tại màu sắc trộn vào để tạo màu sắc thật Cách cài đặt, kết nối với máy tính Khởi động máy chiếu cách nhấn nút POWER (1 lần) Trong trường hợp máy chiếu vừa tắt, để mở lại vui lòng chờ cho quạt máy ngừng quay Cắm khít dây kết nối (VGA) máy tính máy chiếu Khi cắm, cần lưu ý cầm 85 phần đầu cắm đẩy mạnh vào khe cắm Khi tháo không cầm phần dây mà cầm phần đầu cắm để kéo ra, không bẻ lên bẻ xuống phần dây cắm Khởi động máy tính Khi máy tính máy chiếu kết nối khởi động xong, tín hiệu chưa xuất cần làm số thao tác sau: Ấn phím tắt theo hãng máy tính sau: chọn chế độ LCD+ Monitor - ACER, TOSHIBA, SHARP: Fn + F5 - SONY, IBM, LENOVO: Fn + F7 - PANASONIC, NEC: Fn + F3 - ASUS, DELL, EPSON: Fn + F8 - FUJUTSU: Fn + F10 - HP, COMPAQ: Fn + F4 - Hoặc nhấn: Fn + Phím (có biểu tượng hình chiếu) Chú ý: Có thể có tượng hình laptop bị đen cịn hình máy chiếu có hình ảnh, ta tiếp tục ấn phím tắt thêm vài lần đến thơi Từ hình Desktop: Cách 1: Chuột phải → Graphics option → Output to → Intel(R) dual display clone → Notebook + monitor (hình dưới) Cách 2: Chuột phải → Graphics Properties → Trong mục Muliple Display bạn tích vào Intel (R) Dual Display Clone → ok Nếu máy khơng có dịng Graphichs option Graphics Properties desktop ta làm sau: Cách 1: Desktop → chuột phải → Properties → Settings → Advances → chọn thẻ Intel ® Graphichs Media accelerator Driver for mobile → Graphichs propertis → Trong mục Muliple Display bạn tích vào Intel (R) Dual Display Clone → ok Cách 2: (khơng khuyến khích làm hiển thị hình desktop)chuột phải → chọn dịng cuối Properties → Settings → chuột phải vào hình monitor → tích chọn Attached → ok Đối với máy cài WIN7 làm sau: Cách 1: Ấn đồng thời (phím cửa sổ + P) chọn Duplicate Cách 2: từ ngồi hình desktop ta làm theo hình bên Chuột phải → Graphichs Options → Output to → Clone Displays →Monitor + Built-in Display Cách 3: desktop → Chuột phải → Personalize → Display → Connect to a projector → Duplicate (xem hình bên dưới) 86 Cách 4: Start → All Programs → Accessories → Windows Mobility Center (hình dưới) → bảng External Display Mobility Center click vào nút Connect Display (chỗ đánh dấu vàng) → Chọn Duplicate Đối với dịng máy có Card rời ATI Geforce a Với card ATI Từ ngồi hình desktop → Chuột phải → Catalyst(TM) Control Center (hình dưới) → Trong thẻ Graphichs settings chọn Display manager → Displays propertie → click chuột phải vào hình hình mờ hình → Clone main with monitor b Với card GeForce Từ Desktop → Chuột phải → nvdia contro panel (hình dưới)→ Trong mục Display chọn Setup multiple displays → Chuột phải vào hình chọn dòng Duplicate… Cách sử dụng bảo quản Hướng dẫn sử dụng máy chiếu menu mặt máy POWER : dùng để bật máy tắt máy (chú ý : tắt nguồn tắt máy đèn chuyển từ tín hiệu xanh sang tín hiệu đỏ) Khi chưa bấm phím đèn báo đỏ bấm đèn chuyển sang xanh TILT: chức phím điều chỉnh góc độ cho máy với góc thích hợp chiếu INPUT: phím dùng để chọn thiết bị đầu vào Mỗi lần ấn lần chọn đầu vào FOCUS: chức phím điều chỉnh tiêu cự cho máy (điều chỉnh cho ảnh chiếu rõ nét màn) Zoom: chức phím điều chỉnh kích thước khung ảnh chiếu nên (điều chỉnh cho khung ảnh to lên hay nhỏ cho phù hợp) ENTER: dùng để thực chức menu ←↑→↓: phím di chuyển dùng để di chuyển điều chỉnh menu Hướng dẫn sử dụng máy chiếu điều khiển menu máy Bao gồm tất chức dùng để hiệu chỉnh máy Để bảng Menu ta bấm nút Menu máy Bấm ENTER để chọn hiệu chỉnh chức đó.←↑→↓ phím di chuyển dùng để di chuyển điều chỉnh menu - PICTURE SETTING: Chức điều chỉnh hình ảnh, gồm có: +PICTURE MODE : Chế độ hình ảnh (trong phịng thiếu ánh sáng dùng chế độ NATURE, điều kiện ánh sáng bình thường dùng STANDARD hình ảnh rực rỡ dùng DYNAMIC ) Hiệu chỉnh cách sử dụng sang phải (< ) sang trái ( >) + COLOR : chức điều chỉnh mầu sắc cho hình ảnh (chỉ sử dụng cho S VIDEO/VIDEO/YpbPr) Hiệu chỉnh cách sử dụng sang phải (< ) sang trái ( >) +TINT : chức để hiệu chỉnh trạng thái mầu sắc hình ảnh (đỏ hay xanh 87 ) Hiệu chỉnh cách sử dụng phím sang phải (< ) sang trái ( >) +CONTRAST: điều chỉnh độ tương phản Hiệu chỉnh cách sử dụng phím sang phải () +BRIGHT : điều chỉnh độ sáng Hiệu chỉnh cách sử dụng sang phải (< ) sang trái (->) +SHARPNESS : điều chỉnh độ sắc nét Hiệu chỉnh cách sử dụng sang phải (< ) sang trái ( >) +COLOR TEMP : thêm vùng trắng cho hình ảnh bị xanh đỏ Hiệu chỉnh cách sử dụng sang phải (< ) sang trái ( >) +W-BAL R: chỉnh màu đỏ Hiệu chỉnh cách sử dụng sang phải (< ) sang trái ( >) +W-BAL G: chỉnh màu xanh lục Hiệu chỉnh cách sử dụng sang phải (< ) sang trái ( >) +W-BAL B: chỉnh màu xanh dương Hiệu chỉnh cách sử dụng sang phải (< ) sang trái ( >) +DAYLIGHTVIEW: điều chỉnh độ sinh động hình ảnh phịng có bật đèn (W-BAL có chế độ ánh đèn huỳnh quang ánh đèn dây tóc) + AI: để bật cho hình ảnh tối ưu + TV-SYSTEM: chọn hệ mầu cho máy (để mặc định auto) -SET SETTING : + AUTO INPUT SEARCH : bật chức máy chiếu tự tìm tín hiệu đầu vào để kết nối + INPUT _A SIGNAL SEL : chức dùng để lựa chọn tín hiệu vào + INPUT _C SELECT : chức dùng để lựa chọn kết nối vào tín hiệu không dây thẻ nhớ + COLOR SYSTEM : chức dùng để chọn mầu hệ thống máy chiếu + SPEAKER : chức dùng để điều chỉnh âm cho máy + IR RECEIVER : chức dùng để chọn chế độ chiếu (front : đăt máy chiếu trước ; rear : đặt máy chiếu sau màn) + PANAL KEY LOCK : chức dùng để cài đặt chế độ khóa + STANDBY MORE : chức dùng để cài đặt chế độ chờ ( để mặc định STANDARD ) - MENU SETTING : + STATUS : chức dùng để bật tắt tình trạng menu(để mặc định ON) + LANGGUAGE : chức dùng để cài đặt ngôn ngữ cho máy + MENU POSITION : chức dùng để cài đặt vị trí cho menu máy (ở giữa,bên phải,hay bên trái hình) + MENU COLOR : chức dùng để cài đặt mầu menu( mầu xanh:blue hay 88 đen:black) - CONTROL : + TILT : chức dùng để cài đặt cho chế độ nâng hạ máy đến góc phù hợp để chiếu Hiệu chỉnh cách sử dụng sang phải (< ) sang trái ( >) + V KEYTONE : chức dùng để cài đặt cho chế độ chỉnh vng hình (chỉnh từ hình thang hình vng) Hiệu chỉnh cách sử dụng sang phải (< ) sang trái ( >) + SIDE SHOT : chức dùng để cài đặt cho chế độ xoay hình hình bị chéo lên hay chéo xuống Hiệu chỉnh cách sử dụng sang phải (< ) sang trái ( >) + IMAGE FLIP : chức dùng để cài đặt cho chế độ chế độ chiếu lên (ngược chữ, ngược hình hay vừa ngược chữ vừa ngược hình ) + BANKGROUND : chức dùng để cài đặt mầu cho máy + TEST PATTERN: chức mặc định OFF + LAMP MORE: chức dùng để cài đặt cho chế độ đèn chiếu + LENS CONTROL: chức dùng để cài đặt cho chế độ điều khiển ống kính bật/on hay tắt/off + DIRECT POWER ON: chức mặc định OFF + HIGH ALTUDE MORE: chức mặc định OFF + SUCURITY : chức dùng để cài đặt password -INFORMATION : chức dùng để hiển thị thông tin máy + VPL_CX86 SERIAL NO 2002814: chức dùng để hiển thị số hiệu máy số serial máy + LAMP TIMER : chức dùng để hiển thị thời gian mà bóng đèn sử dụng Lưu ý sử dụng máy chiếu -Sau tắt máy không rút điện mà phải đợi đèn báo máy chuyển từ xanh sang đỏ va quạt ngừng chạy (máy bóng làm nguội) ta rút điện - Khi máy hoạt động không di chuyển máy làm ảnh hưởng đến bóng quạt - Khi bật máy ta phải mở nắp chụp ống len phía trước - Khi chiếu muốn tạm thời tắt máy phải sử dụng nút SHUTTER khơng đóng nắp chụp muốn sử dụng phải bật lại nút lại lần - Khi máy chưa nguội hẳn khơng cho máy vào hộp đựng hạn chế di chuyển Một số lỗi thường gặp biện pháp khắc phục TT CÁC LỖI KHI DÙNG PROJECTOR VÀ CÁCH KHẮC PHỤC Hiện tượng Nguyên nhân Cách khắc phục Các đèn máy Chưa cắm điện Kiểm tra cắm lại dây không sáng - Ổ cắm dây nguồn nguồn điện, lỏng 89 Có đèn báo màu đỏ, đèn chiếu khơng sáng Đèn chiếu có sáng khơng có tín hiệu hình Đèn báo hiệu màu đỏ màu vàng nháy, đèn chiếu không sáng Hình ảnh, màu sắc khơng trung thực (lạc màu) Hình ảnh mờ, nh khn hình nhỏ Hình bị thu nhỏ phía phía - Chưa nhấn nút bật nguồn Lỏng đầu cáp VGA, Cắm nhầm cáp vào Projector Chưa chọn tín hiệu Input - Chưa bấm tổ hợp phím xuất tín hiệu từ máy tính máy chiếu Máy chiếu q nóng Mất điện đột ngột lại có điện lại - Người sử dụng trước tắt máy khơng qui trình Cáp VGA lỏng - Hỏng cáp VGA - Chưa chỉnh ống kính đèn chiếu - Chưa chỉnh vng hình Nhấn nút ON POWER Kiểm tra, lắp chặt đầu cáp VGA Cắm cáp VGA vào cổng computer Chọn tín hiệu vào máy chiếu (nhấn Input để chọn computer 1) - Bấm tổ hợp phím Fn+ F4 Fn+F5 (tuỳ loại máy tính phím có biểu) Bỏ vật che chắn hút cửa đẩy khí xung quanh máy chiếu - Chờ đèn báo hết nháy bấm nút mở nguồn ON POWER (chờ đến phút) Cắm lại đầu cáp VGA máy chiếu máy tính - Thay cáp VGA - Xoay ống kính để chỉnh, rõ - Nhấn nút điều chỉnh cụm phím Key LƯU Ý: Kéo, thả chiếu nhẹ nhàng Tắt máy chiếu cách nhấn ON-OFF POWER lần trước tắt máy tính Chờ đèn báo hết nháy tiếng quạt hết tháo dây điện nguồn 90 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Thị Thu Thuỷ, Giáo trình tổng đài điện tử số, NXB Hà Nội; 2006; Dân Trí, Nhật Uy,Tài liệu hướng dẫn tra cứu máy photocopy - tập 1, NXB Thơng tin Truyền thơng, 2009; Dân Trí, Nhật Uy,Giáo Trình Sửa Chữa Máy Photocopy - Tập 1, NXB Thông tin Truyền thông, 2009; VN-Guide, Máy in Máy Quét, NXB Thống Kê, 2007; Lê Phụng Long (Biên dịch), Bảo trì Sửa chữa máy in Laser, NXB Thanh Niên, 2004; Trung Minh, Máy Camera ghi hình, NXB Giao thơng vận tải, 2005; Lê Thành, Hướng dẫn sử dụng máy ảnh kỹ thuật số xử lý ảnh số, NXB Phương Đông, 2009 91 ... tâm đến thiết bị văn phòng Thiết bị văn phịng bao gồm gì? Thiết bị văn phịng tên gọi chung nhiều vật dụng sử dụng văn phòng làm việc chia loại: Vật tư văn phòng văn phòng phẩm Vật tư văn phòng. .. trình sử dụng, bảo quản trang thiết bị - Xử lý trường hợp rủi ro xảy có liên quan đến trang thiết bị văn phịng quan, tổ chức c Kết thúc trình sử dụng trang thiết bị Trang thiết bị hết kỳ sử dụng, ... tra trình sử dụng, bảo quản trang thiết bị - Xử lý trường hợp rủi ro xảy có liên quan đến trang thiết bị văn phòng quan, tổ chức c) Kết thúc trình sử dụng trang thiết bị Trang thiết bị hết kỳ sử