CHÆÅNG I 1 ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MÔN HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NGÀNH, NGHỀ VĂN THƢ LƢU TRỮ TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số 323/[.]
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƢ LƢU TRỮ TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số 323/QĐ-CĐCĐ ngày 06 tháng năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp) Đồng Tháp, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Bộ phận văn phịng đóng vai trò quan trọng hoạt động quan doanh nghiệp, Quản trị văn phòng quan trọng cần thiết cho quan, tổ chức, doanh nghiệp từ Trung ương đến địa phương Có nhiều quan niệm khác văn phịng, cơng việc chủ yếu văn phòng là: xử lý lưu trữ thông tin, tổ chức buổi họp, chiêu đãi, công tác lễ tân, trợ giúp lãnh đạo quan… Quản trị văn phòng lĩnh vực quản trị có nội dung phong phú, sinh viên cần trang bị đầy đủ kiến thức quản trị văn phịng, để làm tốt cơng việc văn phòng Nội dung giảng gồm chương: - Chƣơng 1: ĐẠI CƢƠNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG - Chƣơng 2: CƠNG TÁC TỔ CHỨC TRONG VĂN PHÒNG - Chƣơng 3: QUẢN TRỊ LAO ĐỘNG TRONG VĂN PHÒNG - Chƣơng 4: CÁC NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA VĂN PHỊNG Trong q trình biên soạn giáo trình khơng tránh khỏi thiếu sót, mong nhận ý kiến đóng góp quý báu độc giả, bạn sinh viên,… để giáo trình ngày hoàn thiện lần tái sau TP Cao Lãnh, ngày 15 tháng năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: ThS Nguyễn Thị Kim Hương ThS Nông Thị Mỹ Duyên MỤC LỤC Trang LỜI GIỚI THIỆU DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH Chƣơng 1: ĐẠI CƢƠNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.1 Những vấn đề văn phòng quản trị văn phòng 1.1.1 Khái niệm quản trị văn phòng 1.1.2 Chức nhà quản trị văn phòng 1.1.3 Vai trò nhà quản trị văn phòng 1.1.4 Các mối quan hệ giao tiếp nhà quản trị văn phòng 1.1.5 Hoạch định kiểm tra cơng việc hành 1.2 Quản lý công việc văn phòng 1.2.1 Khái niệm, chức nhiệm vụ văn phòng 15 1.2.2 Tổ chức máy hành văn phịng 18 Câu hỏi ôn tập chƣơng 23 Chƣơng 2: CÔNG TÁC TỔ CHỨC TRONG VĂN PHÒNG 2.1 Cơ cấu tổ chức giao tiếp thông thƣờng 2.1.1 Cơ cấu tổ chức 24 2.1.2 Giao tiếp qua danh thiếp 26 2.1.3 Giao tiếp qua điện thoại 26 2.2 Tổ chức nơi làm việc giao tiếp môi trƣờng công ty 2.2.1 Giao tiếp với đồng nghiệp 30 2.2.2 Giao tiếp với cấp 31 2.2.3 Giao tiếp với cấp 31 2.3 Bố trí xếp chỗ làm Đón tiếp khách quan 31 2.4 Hiện đại hóa văn phịng 34 Câu hỏi ôn tập chƣơng 38 Chƣơng 3: QUẢN TRỊ LAO ĐỘNG VĂN PHÒNG 3.1 Các khái niệm, phân loại …………………………………………………………… 39 3.2 Thƣ ký 3.2.1 Nhiệm vụ thư ký 42 3.2.2 Các kỹ thư ký 43 3.2.3 Yêu cầu phẩm chất cá nhân thư ký 45 3.2 Quản trị viên văn phòng doanh nghiệp 3.2.1 Mức độ am hiểu chức quản trị 47 3.2.2 Mức độ vận dụng kỹ 47 3.2.3 Nhiệm vụ quản trị viên văn phòng 47 3.2.4 Những yêu cầu phẩm chất cá nhân quản trị viên văn phòng 48 3.3 Quản trị viên tập thể văn phòng 49 Câu hỏi ôn tập chƣơng 50 Chƣơng 4: CÁC NGHIỆP VỤ CƠ BẢN 4.1 Tổ chức công tác thông tin 51 4.2 Tổ chức bố trí văn phịng 4.2.1 Chú ý đến mối tương quan phận phòng ban 52 4.2.2 Bố trí theo luồng cơng việc 52 4.2.3 Hạn chế sử dụng phòng riêng 52 4.2.4 Bố trí vách ngăn 53 4.2.5 Bố trí phịng làm việc cấp lãnh đạo 53 4.2.6 Bố trí phịng họp chung 54 4.3 Tổ chức quản lý thời gian khung cảnh văn phòng 4.3.1 Tổ chức tiếp khách 55 4.3.2 Tổ chức hội họp 56 4.3.3 Tổ chức chuyến công tác 56 4.4 Công tác văn thư lưu trữ 58 Câu hỏi ôn tập chƣơng 62 TÀI LIỆU THAM KHẢO 63 DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH Trang Bảng 1.2.2.2a Bảng danh sách việc phải làm hôm 20 Bảng 1.2.2.2b Bảng danh sách công việc tuần 21 Bảng 1.2.2.2c Lịch thời biểu hàng ngày 22 Hình 1.1.5.2a Các mức độ kiểm tra 12 Hình 1.1.5.2b Các bước tiến trình kiểm tra 14 Hình 1.2.2.2a Tập trung theo địa bàn 19 Hình 1.2.2.2b Tập trung theo chức 20 Hình 2.1.3.1 Mẫu phiếu nhắn tin 29 Hình 2.3.2 Mẫu phiếu hẹn 33 Hình 2.4.3.1a Sắp xếp chỗ ngồi cho bàn tiệc hình chữ nhật (khách khơng có phu nhân) 36 Hình 2.4.3.1b Sắp xếp chỗ ngồi cho bàn tiệc hình chữ nhật (khách có phu nhân) 36 Hình 2.4.3.1c Sắp xếp chỗ ngồi cho bàn tiệc hình chữ nhật (có khách danh dự) 36 Hình 2.4.3.2a Sắp xếp chỗ ngồi cho bàn tiệc hình trịn (khách có phu nhân) 37 Hình 2.4.3.2b Sắp xếp chỗ ngồi cho bàn tiệc hình trịn (khách khơngcó phu nhân) 37 Hình 2.4.3.2c Sắp xếp chỗ ngồi cho bàn tiệc hình trịn (có khách danh dự) 37 Hình 4.2.4a Phịng làm việc có vách ngăn thấp 50 Hình 4.2.4b Phịng làm việc có vách ngăn cao 51 Hình 4.2.5 Phịng làm việc lãnh đạo 52 Hình 4.2.6.1 Khu vực lễ tân văn phòng Huawei Charmvit Plaza- Hà nội 53 Hình 4.2.6.2a Nội thất phịng họp nhỏ 54 Hình 4.2.6.2b Nội thất phịng họp lớn 55 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: Quản trị văn phịng Mã mơn học: KT413 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: Mơn học Quản trị văn phịng mơn học bắt buộc thuộc khối học phần chuyên ngành chương trình đào tạo cao đẳng nghề Quản trị kinh doanh, bố trí giảng dạy sau mơn học sở - Tính chất: Mơn học Quản trị văn phịng mơn học quan trọng chương trình đào tạo cao đẳng nghề Quản trị kinh doanh, trang bị kiến thức quản trị văn phòng cho sinh viên - Ý nghĩa vai trị mơn học: Mơn học Quản trị Văn phòng nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức cần thiết trình quản trị hoạt động hành văn phịng, nhấn mạnh đến hành doanh nghiệp (hành kinh doanh) Đồng thời qua mơn học sinh viên cịn trang bị kỹ hoạt động nghiệp vụ văn phòng Những kiến thức quản trị hoạt động hành văn phịng tảng cho việc điều hành xử lý công việc hành văn phịng nhằm phục vụ mục tiêu phát triển doanh nghiệp Mục tiêu môn học: - Về kiến thức: Giúp sinh viên nắm kiến thức quản trị hành chánh văn phòng, số nghiệp vụ công tác văn phòng - Về kỹ năng: Trang bị cho sinh viên kiến thức cần thiết quy trình quản trị hoạt động hành văn phòng, đặc biệt văn phòng doanh nghiệp Cùng với kỹ hoạt động nghiệp vụ văn phịng như: Tiến trình xử lý cơng văn, thu thập xử lý thông tin, hoạch định tổ chức hội họp, chuyến công tác,… - Về lực tự chủ trách nhiệm: Sinh viên cần ý thức rõ môn học cung cấp kỹ làm việc quan, tổ chức doanh nghiệp Vì trình học tập sinh viên cần rèn luyện kỹ cho thân, cần ý tích cực tham gia nội dung thảo luận giảng viên tổ chức lớp tự nghiên cứu cập nhật kiến thức Nội dung môn học: Chƣơng 1: ĐẠI CƢƠNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Mã chƣơng: KT413-1 Giới thiệu chƣơng: Văn phòng quản trị văn phòng thuật ngữ quen thuộc quan, tổ chức, doanh nghiệp hiểu rõ vai trò, ý nghĩa quản trị văn phịng để thực cách có hiệu Chương cho người học nhìn tổng quan văn phịng, quản trị văn phòng, chức năng, nhiệm vụ văn phòng xu hướng văn phòng Mục tiêu: - Mô tả chức nhiệm vụ quản trị hành văn phịng - Phân biệt văn phịng quản trị hành văn phịng - Hiểu vị trí, tiêu chuẩn, chức năng, nhiệm vụ cấp bậc hành văn phịng cần phải có - Kiểm sốt cơng việc hành văn phịng 1 Những vấn đề quản trị hành văn phịng 1.1.1 Khái niệm quản trị hành văn phịng Đối với nhiều người văn phòng nơi thư từ, biểu mẫu, báo cáo, hồ sơ lưu trữ thự người đánh máy, thư ký, nhân viên quản lý hồ sơ, người vận hành máy móc, giám sát viên quản lý Trong môi trường thế, điểm nhấn thường vật thể hữu thư từ, ghi chép, báo cáo, văn hóa đơn, ghi chú, biên lưu trữ tủ hồ sơ chứa đầy tài liệu in Hình thức văn phòng xuất thực tiễn nhà quản trị hành văn phịng, tranh khơng hồn chỉnh Ngược lại với nhìn trước văn phịng, hình thức văn phòng chậm rãi chắn xuất Đó kết cấu chặt chẽ chủ yếu dựa vào hệ thống máy móc điện tử có tác động lớn đến tồn tổ chức mà phụ thuộc Trong hình thức văn phịng đại điểm nhấn khơng phải việc lưu trữ biểu mẫu mà thông tin biểu mẫu Điểm nhấn khơng đơn máy móc mà toàn hệ thống bao gồm vận hành đồng máy móc nhân viên Mơi trường văn phịng mang đến nhiều thay đổi, thay đổi mang đến chuyên môn hóa lớn cho hầu hết nhân viên văn phịng Đồng thới mang đến nhu cầu dành cho nhà quản lý hành với kiến thức hiểu biết rộng lớn hơn.Chức người quản lý phải đối mặt làm việc với nhân tố kinh tế, nhân lực, vật tư đặc biệt quan trọng với nhân viên chịu quản lý trực tiếp Với thực tế nói trên, quản trị hành văn phịng trở thành nhu cầu tất yếu quan tổ chức Quản trị hành văn phịng việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm sốt hoạt động xử lý thơng tin, giúp quan tổ chức vận hành tốt để đạt mục tiêu 1.1.2 Chức nhà quản trị hành văn phịng Hoạch định (Planning): Kết hợp hình thức xử lý thơng tin khác nhau: thông tin liên lạc, quản lý hồ sơ lưu trữ, thư từ, chép in ấn; tìm kiếm vị trí văn phịng thích hợp; trang bị mơi trường làm việc với thiết bị nội thất đại, vận hành tốt hiệu quả; tuyển chọn nhân viên thích hợp để đảm bảo công việc tiến hành trôi chảy nhanh chóng Tổ chức (organizing): Ứng dụng nguyên tắc tổ chức văn phòng việc hoạch định mối quan hệ công việc nhân viên, trang bị phương tiện tốt để đạt suất cao Lãnh đạo (Leading): Dẫn dắt giám sát hiệu hoạt động văn phịng: tn thủ thực sách tuyển chọn nhân lực phù hợp nhằm trì mức độ tinh thần mong muốn; huấn luyện, đào tạo, thăng cấp trả cơng nhân lực văn phịng; cung cấp hệ thống thông tin liên lạc thông suốt cơng nhân viên chức Kiểm sốt (Controlling): Phát triển, thiết lập cải thiện hệ thống trình hành văn phịng, hồn thành giai đoạn cơng việc văn phịng; giám sát tìm kiếm, chuẩn bị cách thức sử dụng hình thức văn phịng nguồn cung cấp khác; đo lường cơng việc hoàn thành thiết lập tiêu chuẩn cho thành nó; cắt giảm chi phí hoạt động văn phòng; chuẩn bị ngân sách, báo cáo, sổ sách văn phịng nhằm làm sở để kiểm sốt cắt giảm chi phí 1.1.3 Vai trị nhà quản trị hành văn phịng Là vị trí chủ yếu việc tập hợp, xử lý, lưu trữ, thu hồi phân phối thông tin, nhà quản trị hành văn phịng đóng vai trị quan trọng trình định Nhiệm vụ nhà quản trị định với thơng tin xác, dễ truy cập hành mức chi phí thấp Mặc dù nhà quản trị có trách nhiệm khác nhau, hầu hết thực số hoạt động phổ biến có hoạt động thực nhiều nhất, là: tuyển dụng nhân kiến tạo mối quan hệ; phân tích cơng việc; soạn thảo văn thư báo cáo Ngồi nhà quản trị văn phòng sử dụng phần lớn thời gian cho việc thông tin liên lạc, đào tạo thăng cấp nhân viên phân tích hệ thống công việc 1.1.4 Các mối quan hệ giao tiếp nhà quản trị hành 1.1.4.1 Mối quan hệ nội (Intradepartmental Relationship) Mối quan hệ thuộc quan hệ trực tuyến, cịn xem quan hệ thứ bậc tổ chức Nhà quản trị hành văn phịng có quyền hạn trách nhiệm thành viên thuộc phận Mối quan hệ bao gồm việc hiểu biết mối tương quan nhân sự, cách thức phương pháp kiểm tra nhân viên, hiểu biết đầy đủ tiêu chuẩn hành văn phịng, thủ tục cơng việc hành 1.1.4.2 Mối quan hệ liên phận ( Interdepartermental Relationship) Đây mối quan hệ ngang: quan hệ nhà quản trị hành với nhân viên cấp quản trị phận khác Nhà quản trị hành cần vào tài liệu quy định chức năng, nhiệm vụ đơn vị tổ chức, từ xác định mối liên hệ phối hợp đơn vị Nhà quản trị hành nên cố vấn thủ tục cơng việc hành văn phịng tất sách ảnh hưởng chịu ảnh hưởng hoạt động hành văn phịng cho tất phịng ban đơn vị quan Ngồi ra, cân có hợp tác chặt chẽ, cung cấp thơng tin nhận yêu cầu từ đơn vị khác 1.1.4.3 Mối quan hệ với khách hàng (Customers Relationship) Mối quan hệ thực hiên thông qua thư từ, điện thoại, tiếp xúc hoạt động tương tự Đối với nhiều khách hàng tiếp xúc thức với cơng ty thơng qua hoạt động hành văn phịng Vì nhà quản trị hành cần tổ chức tốt hình thức tiếp xúc với khách hàng, đề quy định cho đơn vị cá nhân thường xuyên phải giao tiếp với khách hàng nhân viên lễ tân, nhân viên kinh 10 ... kiểm tra khác đ? ?i tượng kiểm tra 14 - Cần có hiệu qủa u cầu đ? ?i h? ?i l? ?i ích kiểm tra ph? ?i tương xứng v? ?i chi phí cho Để giảm chi phí kiểm tra cần lựa chọn lĩnh vực quan trọng, thiết yếu để tiến... Kiểm tra hành (administrative control) kiểm tra qua cơng văn giấy tờ Nhà quản trị hành ph? ?i tạo thuận l? ?i cho việc kiểm tra hành toàn quan Kiểm tra tác nghiệp (operative control) kiểm tra nghiệp... chóng, dễ dàng tiến độ, tập trung vao mục tiêu sách tổ chức - Việc lập kế hoạch giúp tiết kiệm th? ?i gian M? ?i cá nhân thực công việc nắm rõ nhiệm vụ, cách thức tiến hành cơng việc th? ?i hạn hồn thành