Untitled ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MÔN HỌC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN NGÀNH, NGHỀ VĂN THƢ LƢU TRỮ TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP (Ban hành kèm t[.]
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƢ LƢU TRỮ TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định số 323/QĐ-CĐCĐ ngày 06 tháng năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp) Đồng Tháp, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin đƣợc phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Hiện nay, kinh tế Việt Nam phát triển, hội nhập với quốc tế cách sâu rộng tất lĩnh vực nhiều quan/doanh nghiệp cần đến vị trí lao động giúp việc cho nhà lãnh đạo Đó vị trí “thƣ ký”, ngƣời giúp việc trực tiếp cho nhà lãnh đạo Cũng khơng hẳn trƣớc khơng có vị trí lao động quan/doanh nghiệp, nhƣng vị trí “thƣ ký” ngày (đặc biệt khối doanh nghiệp) có khác biệt lớn phẩm chất đạo đức, trình độ, kỹ nghề nghiệp, tác phong lao động tƣ lao động Phạm vi nghiệp vụ ngƣời thƣ ký rộng, không bao gồm nghiệp vụ hành văn phịng mà cịn có u cầu cơng tác tài chính, kế tốn, quản trị, thống kê, lễ tân đối ngoại, nghiệp vụ kinh tế-thƣơng mại… Tập tài liệu cung cấp phần nhỏ kiến thức, kỹ ngƣời thƣ ký lãnh đạo, giúp học sinh chuyên ngành Văn thƣ lƣu trữ có hiểu biết định vị trí lao động để thực đƣợc yêu cầu công việc tƣơng lai quan/doanh nghiệp Giáo trình bao gồm chƣơng: Chƣơng 1: Một số khái niệm, tác dụng, ý nghĩa loại hồ sơ Chƣơng 2: Phƣơng pháp lập hồ sơ Chƣơng 3: Trách nhiệm lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan Mặc dù cố gắng trình biên soạn giáo trình, nhƣng việc biên soạn chắn khơng tránh khỏi thiếu sót hạn chế Rất mong nhận đƣợc đóng góp ý kiến quý báu bạn đọc quý đồng nghiệp để giáo trình đƣợc hồn thiện tốt lần xuất sau Xin trân trọng cảm ơn TP Cao Lãnh, ngày 15 tháng năm 2019 Chủ biên ThS Nguyễn Thị Kim Hƣơng i MỤC LỤC Trang Lời giới thiệu Mục lục CHƢƠNG 1: Một số khái niệm, tác dụng, ý nghĩa loại hồ sơ …………… Các khái niệm: hồ sơ, lập hồ sơ,danh mục hồ sơ, lƣu trữ 1.1 Khái niệm…………………………………………………………………… 1.2 Vai trò………………………… …………………………………………… 2 Các loại hồ sơ 2.1 Đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo ………………………………………… 2.2 Soạn thảo quản lý văn tài liệu ……………………………… 2.3 Về tổ chức công việc ………………………………………………………… 2.4 Các nhiệm vụ khác ………………………………………………………… 10 Tác dụng việc lập hồ sơ Ý nghĩa việc lập hồ sơ CHƢƠNG 2: Phƣơng pháp lập hồ sơ …………………………………………20 Lập danh mục hồ sơ 1.1 Khái niệm …………………………………………………………………… 20 1.2 Vai trò …………………………………………… ………………………… 20 1.3 Phƣơng pháp…………………………………… ……………………… … 21 1.4 Yêu cầu……………………………………… …………………………… 21 Lập hồ sơ ……………………………………………………………………… 21 2.1 Yêu cầu chung thƣ ký việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo 2.2 Quy trình chuẩn bị, xử lý, cung cấp thơng tin phục vụ lãnh đạo …… Các biện pháp chuẩn bị thu thập, xử lý thông tin 3.1 Các biện pháp thu thập ……………………………………23 thông tin hiệu 3.2 Kỹ xử lý thông tin………………………………………………… 23 CHƢƠNG 3: Trách nhiệm lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan ……… 24 Trách nhiệm lập nộp hồ sơ 1.1 Kế hoạch ……………………… …………………………………………….24 1.2 Mục tiêu…………………………………… ……………………………… 25 ii 1.3 Các yêu …………………………… 25 cầu…………………………………… Nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan 2.1 Xác định loại hồ sơ ………………………………………………………… 27 2.2 Xác định danh mục ………… ……………………………………………….28 2.3 Thời gian hồ sơ ………………….……………………………………………30 2.4 Đánh số ……………………………………………………………………….33 2.5 Các vấn đề khác……………………………………………………………….35 Thủ tục nộp lƣu 3.1 Yêu cầu …………………………………….…………………………………40 3.2 Phƣơng pháp……………………………………………… …………………45 TÀI LIỆU THAM KHẢO ………………………………………………………… 47 iii GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ CƠ QUAN Mã môn học: TKT466 Vị trí, tính chất mơn học: - Vị trí: Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan môn học chuyên ngành bắt buộc chƣơng trình đào tạo ngành Văn thƣ-Lƣu trữ Mơn học giảng dạy học môn Văn kỹ thuật soạn thảo văn bản, nghiệp vụ văn thƣ - Tính chất: Mơn học mơn học sở bắt buộc để ngƣời học bổ sung kiến thức để hoàn thành tốt môn học chuyên ngành văn thƣ lƣu trữ Môn học cung cấp kiến thức lý luận kỹ nghiệp vụ ngƣời văn thƣ lƣu trữ văn phịng Mục tiêu mơn học: - Về kiến thức: Trình bày kiến thức khái niệm, mục đích, u cầu, ngun tắc cơng tác lập hồ sơ nội dung công tác lập hồ sơ; phƣơng pháp lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan để bảo quản, khai thác sử dụng - Về kỹ năng: Rèn luyện kỹ làm việc độc lập, tƣ sáng tạo tính cẩn thận cơng việc Vận dụng kiến thức học vào nghiên cứu môn học chuyên môn ngành lƣu trữ để áp dụng có hiệu thực tiễn Thực hành đƣợc nội dung công tác lập hồ sơ(Mở hồ sơ, lập kết thúc đƣợc hồ sơ); + Thực hành thành thạo thao tác nghiệp vụ lập hồ sơ; + Thực đƣợc thủ tục giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan; + Hƣớng dẫn, kiểm tra, đánh giá đƣợc chất lƣợng lập hồ sơ đơn vị trực thuộc; + Hƣớng dẫn nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan - Về lực tự chủ trách nhiệm: Ngƣời học phải có ý thức tích cực, chủ động học tập Tuân thủ yêu cầu phẩm chất ngƣời thƣ ký văn phịng trung thực, xác, khoa học, nhạy bén,… Nội dung môn học: CHƢƠNG 1: MỘT SỐ KHÁI NIỆM, TÁC DỤNG, Ý NGHĨA VÀ CÁC LOẠI HỒ SƠ Mã chƣơng: TKT466-01 Mục tiêu: Phân tích đƣợc khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ; danh mục hồ sơ, lƣu trữ Trình bày đƣợc tác dụng, ý nghĩa lập hồ sơ phân biệt loại hồ sơ Thể thái độ khiêm tốn, cầu thị, cẩn thận, tỷ mỷ nghiêm túc Khái quát chung hồ sơ 1.1 Khái niệm Hồ sơ thuật ngữ đƣợc dùng phổ biến công tác hành văn phịng cơng tác lƣu trữ, thuật ngữ đƣợc hiểu nhƣ sau: Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tƣợng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân 1.2 Các loại hồ sơ - Hồ sơ công việc (hồ sơ công vụ) Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, có đặc trƣng nhƣ: tên loại, tác giả… hình thành trình giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị - Hồ sơ nguyên tắc Là tập văn quan, tổ chức có thẩm quyền quy định mặt, lĩnh vực công tác định dùng làm để giải công việc hàng ngày (loại hồ sơ nộp vào lƣu trữ mà dùng để giải quyết, xử lý cơng việc) - Hồ sơ trình ký Là tập văn có liên quan với vấn đề đƣợc sử dụng để soạn thảo dự thảo văn trình cấp có thẩm quyền xem xét, ký duyệt ban hành văn - Hồ sơ nhân Là tập văn bản, tài liệu có liên quan cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh - sinh viên…) Vai trò hồ sơ - Tài liệu đƣợc lập thành hồ sơ giúp cho việc tra tìm nhanh chóng, làm xác để giải cơng việc kịp thời, hiệu quả, nâng cao hiệu xuất chất lƣợng công tác cán Trong quan, đơn vị cơng văn giấy tờ q trình giải sau giải xong đƣợc xếp phân loại khoa học theo vấn đề, việc phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan đơn vị tổ chức, phận giúp cho cán thủ trƣởng quan tìm kiếm tài liệu đƣợc nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề đƣợc hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến giải cơng việc có xác đáng kịp thời Do góp phần nâng cao hiệu xuất chất lƣợng công tác cán nhƣ tồn quan, đơn vị - Có hồ sơ giúp cho việc quản lý tài liệu đƣợc chặt chẽ, giữ gìn bí mật thơng tin Đảng, Nhà nƣớc, quan, đơn vị Mỗi văn đƣợc lập thành hồ sơ tạo điều kiện cho cán bộ, thủ trƣởng quan quản lý đƣợc tài liệu chặt chẽ, nắm đƣợc thành phần, nội dung khối lƣợng văn quan, biết đƣợc tài liệu phải bảo quản cẩn thận, chu đáo, biết đƣợc văn bị thất lạc, cho mƣợn tùy tiện để kịp thời có biện pháp quản lý chặt chẽ, giữ gìn đƣợc bí mật Nhà nƣớc - Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lƣu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu trƣớc mắt lâu dài 2.1 Đảm bảo thông tin phục vụ lãnh đạo Nhiệm vụ tổ chức trợ giúp lãnh đạo điều hành: - Liên hệ, xếp kế hoạch làm việc lãnh đạo với đồng nghiệp với khách Thông báo, phối hợp với đồng nghiệp chuẩn bị nội dung làm việc với lãnh đạo - Phối hợp với đơn vị/phòng ban chuẩn bị đầy đủ thông tin, hồ sơ, tài liệu buổi làm việc theo yêu cầu lãnh đạo - Sắp xếp, chuẩn bị, đảm bảo thủ tục cần thiết cho lãnh đạo cơng tác ngồi nƣớc - Tổng hợp, báo cáo, cung cấp thông tin theo yêu cầu lãnh đạo; báo cáo kịp thời cho lãnh đạo vấn đề phát sinh quan/doanh nghiệp - Liên hệ, giải cơng việc có liên quan tới quan nhà nƣớc theo yêu cầu lãnh đạo - Thực công tác khác đƣợc yêu cầu (phiên dịch, ghi biên bản, lễ tân…) Ngồi cơng việc chung, phổ biến ngƣời thƣ ký cịn có trách nhiệm tham gia, hỗ trợ, phối hợp với phòng ban, cá nhân để thực nhiệm vụ chung; tham gia vào hoạt động cụ thể khác theo phân công lãnh đạo 2.2 Soạn thảo quản lý văn tài liệu Nhiệm vụ hành văn phịng: - Trực văn phòng lãnh đạo, trực tổng đài điện thoại, hƣớng dẫn giải thủ tục hành cho đồng nghiệp; hƣớng dẫn cho khách hàng tới giao dịch, làm việc với lãnh đạo - Tiếp nhận báo chí, cơng văn, giấy tờ gửi tới chô lãnh đạo chuyển giao cho đơn vị, cá nhân theo thẩm quyền - Tiếp nhận mệnh lệnh, yêu cầu lãnh đạo triển khai, thông báo tới cá nhân, đơn vị để thi hành - Soạn thảo, đánh máy văn theo yêu cầu lãnh đạo Tiếp nhận dự thảo văn từ đơn vị, cá nhân trình lãnh đạo phê duyệt - Thực việc xử lý văn đi, văn đến, lƣu hồ sơ lãnh đạo - Xây dựng (tham gia xây dựng) kế hoạch làm việc lãnh đạo nhƣ lịch công tác tuần, tháng, kế hoạch chun mơn khác… Thơng báo tới đơn vị, phịng ban lịch làm việc sau lãnh đạo ký duyệt - Phối hợp với đơn vị, phận khác việc tổ chức họp, hội nghị, hội thảo, kiện lớn quan/doanh nghiệp có tham gia lãnh đạo - Giải thủ tục hành khác theo yêu cầu lãnh đạo 2.3 Về tổ chức công việc Sắp xếp lịch làm việc quan Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác Tổ chức họp, ghi chép tổng hợp nội dung họp để phục vụ việc quản lý điều hành Tổ chức hội ý để nghe phận cán báo cáo trực tiếp ghi ý kiến vào biên Ghi ý kiến lãnh đạo chuyển ý kiến xuống đơn vị cá nhân để họ góp ý văn h 2.4 Các nhiệm vụ khác Đón tiếp khách hàng Tiếp khách giải số công việc giới hạn hiểu biết Sắp xếp chỗ đợi cho khách, không để khách ngồi chờ thời gian dài mà không đƣợc để ý đến Chuẩn bị phƣơng tiện ghi chép lại thông tin họp Chuẩn bị nƣớc giải khát tâm vào cách phục vụ Sắp xếp chuyến công tác cho cấp Phác thảo, soạn lịch trình cho chuyến đi: Mục đích chuyến đi, nơi đến, thời gian đi, thời gian đến, điểm dừng, … Lập chƣơng trình hẹn gặp: Ngày, giờ, gặp ai, thuộc tổ chức nào, đâu, cần hồ sơ (tập hồ sơ số mấy),… Đặt vé phƣơng tiện giao thơng Đặt khách sạn: Cần tìm hiểu kỹ: vị trí, lọai phịng, giá cả, phƣơng thức đặt Lập hồ sơ chuyến đi: Tài liệu cho làm việc lãnh đạo (semi riêng, dán nhãn, đánh số tập hồ sơ,…) Tạm ứng tốn chi phí u cầu thƣ ký 3.1 Về chuyên môn nghiệp vụ Thành thạo nghiệp vụ hành văn phịng: Ngƣời làm thƣ ký cần phải hiểu biết chuyên sâu nghiệp vụ hành văn phịng Trong thời kỳ hội nhập nghiệp vụ văn phòng (đặc biệt doanh nghiệp) thực cách qua loa, tùy tiện hay theo chủ nghĩa kinh nghiệm Việc hiểu biết chuyên sâu chuyên môn ngƣời thƣ ký thể ở: - Nắm quy định pháp luật nghiệp vụ văn phòng Hiện quy định tƣơng đối đầy đủ chi tiết, đƣợc quy định văn quy phạm pháp luật văn hƣớng dẫn quan có thẩm quyền Trong trƣờng hợp quan, doanh nghiệp khơng có quy định cụ thể ngƣời thƣ ký cần vận dụng văn quy phạm pháp luật, tham khảo kinh nghiệm tốt để xây dựng thành quy trình nghiệp vụ cụ thể nhƣ: quy trình xử lý văn quy trình tổ chức họp/hội nghị, quy trình thơng tin báo cáo, quy trình giải thủ tục hành nội bộ… trình lãnh đạo phê duyệt tổ chức thực - Trong trƣờng hợp quan, doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn ISO ngƣời thƣ ký phải nắm thực xác quy trình nghiệp vụ có nhằm đảm bảo chất lƣợng đầu công việc - Vận dụng tốt kiến thức đƣợc học nhà trƣờng vào thực tế cơng việc Có thể q trình đào tạo kiến thức chun mơn khơng sát thực tế (vì phát triển xã hội nhanh) nhƣng kiến thức tảng giúp ngƣời thƣ ký nhận định đƣợc việc, biết cách giải nhanh chóng hiệu Đồng thời kiến thức tảng cho phép ngƣời thƣ ký có tƣ vƣợt trội, đƣa đƣợc sáng kiến, sáng tạo công việc phát triển nghề nghiệp Việc nắm bắt, cập nhật vận dụng kiến thức, quy định thực quan trọng ngƣời thƣ ký điều kiện quan trọng đảm bảo kết cơng việc đƣợc xác, nhanh chóng hiệu Thành thạo kỹ nghề nghiệp: Để hoàn thành tốt nhiệm vụ, ngƣời thƣ ký phải thành thạo kỹ nghề nghiệp Các kỹ bao gồm: Nhóm kỹ chuyên môn: - Kỹ soạn thảo văn - Kỹ lập kế hoạch, tổ chức công việc, quản lý thời gian - Kỹ thu thập, xử lý, tổng hợp, báo cáo cung cấp thông tin - Kỹ tổ chức kiện, hội nghị, họp