Untitled BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN NGHỀ VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG Ban hành[.]
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xơ Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Trong công tác văn thư lưu trữ lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan nghiệp vụ vô quan trọng Nắm vững kiến thức nghiệp vụ lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan cơng tác lập hồ sơ quan, tổ chức vào nề nếp, nâng cao hiệu công tác, tạo điều kiện cho việc lưu trữ, tra cứu thông tin, tài liệu thuận lợi, dễ dàng, nhanh chóng, bước phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan, tổ chức Giáo trình Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan cấp kiến thức liên quan tới việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ giúp cho người học hiểu cách cụ thể vận dụng kiến thức vào thực tiễn Bố cục giáo trình xây dựng gồm nội dung chính: Những vấn đề chung lập hồ sơ, phương pháp lập hồ sơ hành, tổ chức lập hồ sơ quan, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Với quan điểm nội dung giáo trình phải trình bày ngắn gọn, đọng vấn đề nên tất nhiên không tránh khỏi hạn chế, khiếm khuyết định Vì mong nhận đóng góp ý kiến đồng nghiệp bạn quan tâm để giáo trình hồn thiện Xin trân trọng cảm ơn Ngày 25 tháng 04 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: GV Trương Thị Trang MỤC LỤC TRANG LỜI GIỚI THIỆU BÀI 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LẬP HỒ SƠ Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ 1.1 Khái niệm hồ sơ 1.2 Khái niệm lập hồ sơ Mục đích, ý nghĩa lập hồ sơ 2.1 Nâng cao chất lượng hiệu công tác cán công chức 2.2 Giúp quan đơn vị quản lý văn chặt chẽ 2.3 Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Yêu cầu lập hồ sơ 3.1 Phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan đơn vị hình thành hồ sơ 3.2 Văn thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải công việc 10 3.3 Các văn , tài liệu hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng 10 BÀI 2: PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH 13 Lập hồ sơ công việc 13 1.1.Xác định hồ sơ cần lập 13 1.2 Mở hồ sơ 13 1.3 Thu thập văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi giải công việc vào hồ sơ 15 1.4 Kết thúc biên mục hồ sơ 17 Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc 33 2.1 Khái niệm, đặc điểm, tác dụng, yêu cầu 33 2.2 Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc 34 Phương pháp lập hồ sơ nhân 35 3.1 Khái niệm, vị trí tác dụng hồ sơ nhân 35 3.2 Cách lập 35 3.3 Quản lý sử dụng hồ sơ nhân 35 BÀI TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ TRONG CƠ QUAN 37 Những quy định Nhà nước lập hồ sơ 37 1.1 Các văn qui phạm pháp luật 37 1.2 Những văn hướng dẫn nghiệp vụ 37 Trách nhiệm lập hồ sơ 38 2.1 Trách nhịêm lãnh đạo quan 38 2.2 Đối với Chánh văn phòng Trưởng phịng Hành 38 2.3 Trách nhiệm thủ trưởng đơn vị 39 2.5 Trách nhiệm cán quản lý, cán chuyên môn 40 BÀI GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 41 Những quy định nhà nước giao nộp tài liệu 41 1.1 Mục đích, ý nghĩa 41 1.2 Quy định nhà nước giao nộp hồ sơ, tài liệu 42 Tổ chức giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 42 2.1 Trách nhiệm tổ chức giao nộp 42 2.2 Trách nhiệm lưu trữ quan 42 2.3 Tổ chức giao nộp 43 2.4 Hướng dẫn số mẫu lập hồ sơ 44 2.5 Câu hỏi ôn tập 51 TÀI LIỆU THAM KHẢO 52 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mô đun: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Mã mô đun: MĐ24 Vị trí, tính chất mơ đun: - Vị trí: Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan mơ đun nghiệp vụ quan trọng chương trình đào tạo nghề văn thư hành chính, mơ đun giảng dạy học môn Soạn thảo văn 1,2; Nhập môn công tác văn thư, Quản lý văn đến, văn trước môn Tổ chức khoa học công tác văn thư; - Tính chất: Là mơ đun chun mơn Mục tiêu mơ đun: - Về kiến thức: + Trình bày khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ, mục đích, ý nghĩa việc lập hồ sơ; + Trình bày yêu cầu hồ sơ: - Về kỹ năng: + Lập hồ sơ công việc; + Thành thạo thao tác nghiệp vụ lập hồ sơ; + Tham mưu cho lãnh đạo tổ chức, triển khai công tác lập hồ sơ quan, tổ chức; - Về lực tự chủ trách nhiệm:Thể tính khiêm tốn, cầu thị, cẩn thận, tỷ mỷ nghiêm túc Nội dung mô đun: Bài 1: Những vấn đề chung lập hồ sơ Bài 2: Phương pháp lập hồ sơ hành Bài 3: Tổ chức lập hồ sơ quan Bài 4: Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan BÀI 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LẬP HỒ SƠ Mã bài: MĐ 24.01 Mục tiêu: - Trình bày khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ - Xác định vị trí, nêu tác dụng việc lập hồ sơ hành - Phân tích yêu cầu hồ sơ - Thể thái độ khiêm tốn, cầu thị, cẩn thận, tỷ mỷ nghiêm túc Nội dung chính: Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ 1.1 Khái niệm hồ sơ Văn hình thành hoạt động quan bao gồm văn quan ban hành văn quan khác cá nhân khác gửi tới, sau giải xong cần lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng hoạt động quản lý quan phục vụ yêu cầu nghiên cứu khác Hồ sơ thuật ngữ sử dụng phổ biến công tác hành văn phịng cơng tác lưu trữ Thuật ngữ giải thích sau: Hồ sơ: Là văn tập văn có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể hình thành trình giải vấn đề việc kết hợp lại có điểm giống hình thức chủng loại văn bản, tác giả thời gian ban hành Một hồ sơ dày mỏng tùy theo số lượng văn hình thành q trình giải cơng việc Hồ sơ q dày chia thành ĐVBQ Hồ sơ có nhiều loại, vào đặc điểm nội dung văn mà người ta chia thành hồ sơ hành chính, hồ sơ kỹ thuật, hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc Các tập lưu văn văn thư quan, tổ chức tập lưu định, tập lưu thị, tập lưu công văn theo nội dung thời gian định coi hồ sơ 1.2 Khái niệm lập hồ sơ Lập hồ sơ việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc theo chức năng, nhiệm vụ giao thành hồ sơ Mục đích, ý nghĩa lập hồ sơ Văn hình thành hoạt động quan sau giải quyết, văn chứa đựng thông tin chủ trương, sách, luật pháp Đảng Nhà nước, quy hoạch, kế hoạch cơng tác tình hình quan Do vậy, việc lập hồ sơ bảo quản hồ sơ tài liệu có giá trị hình thành hoạt động quan vừa đáp ứng nhu cầu công tác quan, vừa nhằm bảo tồn sử liệu quốc gia, phục vụ nghiệp xây dựng bảo đất nước nói chung, nghiên cứu khoa học lịch sử Chẳng hạn, xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội năm (2007-2011) tỉnh Yên Bái, không nghiên cứu hồ sơ tài liệu liên quan đến vấn đề tỉnh hình thành trước đó, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội năm 1998…của tỉnh huyện thị Đó ghi chép lịch sử nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc toàn thể dân tộc, nên nguồn sử liệu chân thực có giá trị nghiên cứu lớn Trong quan, quan nhỏ, hàng năm hình thành hàng trăm văn phản ánh vấn đề, việc liên quan đến chức nhiệm vụ quan; quan lớn, số lượng hình thành văn năm nên tới hành nghìn, trí hành vạn văn Nếu sau giải xong, văn khơng lập thành hồ sơ để bảo quản khó tra tìm cần thiết, dễ bị phân tán, thất lạc hỏng Do vậy, việc lập hồ sơ bảo quản tài liệu có giá trị hình thành hoạt động quan vừa để đáp ứng nhu cầu công tác quan, vừa bảo tồn sử liệu Quốc gia, phục vụ nghiệp xây dựng bảo vệ đất nước nói chung, nghiên cứu khoa học lịch sử nói riêng 2.1 Nâng cao chất lượng hiệu công tác cán công chức Trong quan, công văn giấy tờ trình giải sau giải xong xếp phân loại cách khoa học theo vấn đề, việc phản ánh chức nhiệm vụ quan đơn vị tổ chức, phận, giúp cho cán thủ trưởng quan tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề hồn chỉnh, đề xuất ý kiến giải cơng việc có xác đáng kịp thời Do đó, góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng cơng tác cán nói riêng, quan nói chung Giúp cán lãnh đạo nắm tồn cơng việc, quan, đơn vị công việc cán nhân viên 2.2 Giúp quan đơn vị quản lý văn chặt chẽ Việc lập hồ sơ giúp cho người xếp văn có khoa học, giữ đầy đủ có hệ thống văn cần thiết việc, giúp cho việc giải công việc hàng ngày có suất, chất lượng hiệu quả, cần nhanh chóng tìm văn bản, nâng cao tinh thần trách nhiệm cán bộ, nhân viên quan, tổ chức việc lập hồ sơ Quản lý chặt chẽ tài liệu để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Mỗi văn lập thành hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi cho thủ trưởng quan, đơn vị tổ chức cán văn thư theo dõi nắm thành phần, nội dung khối lượng văn quan, đơn vị mình, biết hồ sơ tài liệu cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát văn bị phân tán, thất lạc mát cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn bí mật quan Nhà nước 2.3 Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ - Lập hồ sơ tốt góp phần giúp thủ trưởng quan cán nhân viên quan tra tìm văn cách nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề cách hoàn chỉnh đề xuất ý kiến xác đáng Đồng thời góp phần giải cơng việc cách nhanh chóng, thuận tiện, từ làm tăng hiệu suất công tác trách nhiệm nhân viên quan - Lập hồ sơ tốt giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước quan, hạn chế văn bản, giấy tờ vơ dụng bỏ sót tài liệu quý - Làm tốt công tác lập hồ sơ góp phần phục vụ cho việc nghiên cứu trước mắt lâu dài Đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác lưu trữ Vì lập hồ sơ bước đầu tiến hành phân loại, xếp văn bản, tài liệu lựa chọn văn bản, tài liệu có giá trị để chuẩn bị nộp vào lưu trữ quan Đây sở, tiền đề giúp người làm công tác lưu trữ làm tốt khâu nghiệp vụ chuyên mơn xác định giá trị tài liệu, phân loại, thống kê tài liệu… - Xây dựng nề nếp khoa học công tác văn thư tránh tình trạng nộp tài liệu bỏ gói vào lưu trữ - Lập hồ sơ khâu quan trọng cuối công tác văn thư, lề công tác lưu trữ, hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ hoạt động quan, tạo xác để giải nhanh chóng, đắn có hiệu cơng việc quan cán công chức - Lập hồ sơ mắt xích gắn liền cơng tác văn thư với cơng tác lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ Theo quy định Luật Lưu trữ, văn hình thành hoạt động quan tổ chức (tài liệu văn thư) sau 01 năm kể từ năm cơng việc có liên quan đến văn kết thúc, văn có giá trị lưu trữ cần lưu nộp vào lưu trữ quan (lưu trữ hành) Việc giao nộp tài liệu phải sở hồ sơ tài liệu rời lẻ Đó yêu cầu bắt buộc Vì rằng cơng tác lập hồ sơ quan hành làm tốt tức bước đầu phân loại xác định giá trị văn Trên sở đó, cán văn thư dễ dàng lựa chọn văn có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ quan hoàn chỉnh Nếu hồ sơ lập văn thư, tạo điều kiện thuận lợi cho cán lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý nghiệp vụ chuyên mơn khác, tránh khó khăn, phức tạp việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu , mà nâng cao hiệu suất chất lượng cơng tác lưu trữ, đáp ứng kịp thời đầy đủ yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu quan Yêu cầu lập hồ sơ 3.1 Phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan đơn vị hình thành hồ sơ Chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị sở pháp lý cho hoạt động quan, đơn vị Mỗi quan, đơn vị có chức nhiệm vụ định quan cấp có thẩm quyền giao Do đó, văn hình thành hoạt động quan, đơn vị nào, tất yếu phản ánh việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị Nói cách khá, phản ánh hoạt động quan, đơn vị mặt công tác, vấn đề, việc cụ thể Chẳng hạn: văn hình thành hoạt động trường đại học phản ánh hoạt động công tác đào tạo, tuyển sinh đại học, nghiên cứu kho học trường Xuất phát từ mục đích lập hồ sơ tập hợp văn hình thành hoạt động quan nói chung, đơn vị tổ chức nói riêng theo vấn đề, việc để phục vụ yêu cầu nghiên cứu, sử dụng nên thành phần nội dung văn hồ sơ thường phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ quan đơn vị hình thành hồ sơ Ví dụ: Hồ sơ phịng chống lũ lụt (tháng năm 2017) lập UBND tỉnh Yên Bái bao gồm văn đạo Chính phủ, Ban huy phịng chống lũ lụt Trung ương, Tỉnh uỷ, UBND tỉnh Yên Bái, báo cáo Sở, Ban, ngành, UBND huyện, thị tình hình phịng chống thiệt hại trận lũ gây Còn hồ sơ phòng chống trận lũ UNND huyện Yên Bình lập lại gồm tài liệu tỉnh uỷ, UBND tỉnh Yên Bái, Huyện uỷ UBND huyện Yên Bình, báo cáo tình hình phòng chống thiệt hại trận lụt gây UBND huyện, ngành địa phương huyện Hồ sơ lập UNND tỉnh Yên Bái phản ánh chức nhiệm vụ UBND tỉnh Yên Bái cơng tác phịng chống lũ lụt Cịn hồ sơ lập UBND huyện Yên Bình phản ánh chức năng, nhiệm vụ UBND huyện Yên Bình việc Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu có nghĩa tồn hồ sơ lập phải phản ánh chức nhiệm vụ quan, đơn vị thời điểm mà hồ sơ hình thành; hồ sơ phải thể chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị việc giải vấn đề, việc đề cập hồ sơ Do văn khơng phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị (văn quan gửi đến để biết, tài liệu tham khảo giải cơng việc…) khơng lập hồ sơ (hoặc không đưa vào hồ sơ) Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu phản ánh đắn hoạt động lịch sử quan, đơn vị hình thành hồ sơ, phục vụ thuận lợi cho việc tra cứu tài liệu, mà cịn góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ lập, làm gọn nhẹ khối tài liệu quan tránh tình trạng văn lập hồ sơ nhiều đơn vị tổ chức có chức nhiệm vụ khác 3.2 Văn thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc Nhìn chung việc, vấn đề quan giải phải trải qua trình ngắn, dài Nói cách khác, có khởi đầu kết thúc Văn hình thành q trình giải cơng việc có mối liên quan chặt chẽ với nhau, khách quan không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan người Hồ sơ lập có đảm bảo mối liên hệ khách quan văn phản ánh vấn đề, việc trọn vẹn, giữ mối liên hệ bên chúng Do giúp cán quan nghiên cứu, sử dụng tài liệu dễ dàng hoàn chỉnh Thực yêu cầu này, đòi hỏi người lập phải biết phân loại hồ sơ cho phù hợp, không xé lẻ văn có liên quan việc, vấn đề để lập thành hồ sơ khác Tuy nhiên, cần phải thấy rằng yêu cầu đảm bảo mối liên hệ khách quan văn hồ sơ thực vấn đề, viêc Còn hồ sơ tập hợp văn giống tác giả, tên loại hay thời gian ban hành khơng thể thực mối liên hệ 3.3 Các văn , tài liệu hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Trong thực tế hoạt động quan, văn phản ánh vấn đề, việc thường hình thành nhiều Trong có văn có ý nghĩa lịch sử, ý nghĩa thực tiễn lâu dài, có văn có ý nghĩa thực tiễn thời gian ngắn, chí khơng cịn ý nghĩa sau vấn đề, việc phản ánh văn giải Các loại văn nói giá trị khác nhau, yêu cầu nghiên cứu, sử dụng không giống nên thời hạn bảo quản chúng khác Đối với văn có ý nghĩa lịch sử phải giao nộp vào lưu trữ quan đến thời hạn quy định nộp vào kho lưu trữ lịch sử tức trung tâm (kho) lưu trữ quốc gia để bảo quản vĩnh viễn; văn có ý nghĩa thực tiễn thời gian ngắn giữ lại đơn vị tổ chức quan thời gian định, tiêu huỷ theo hướng dẫn lưu trữ quan, khơng cịn giá trị sử dụng đem tiêu huỷ; cịn văn hết giá trị sử dụng khơng cần lập hồ sơ loại huỷ theo quy định hành Như vậy, xuất phát từ yêu cầu sử dụng bảo quản tài liệu, lập hồ sơ cần ý phân biệt giá trị văn bản, cho văn hồ sơ có giá trị đồng Nếu đảm bảo yêu cầu này, làm tăng thêm chất lượng văn bảo quản, phục vụ nghiên cứu tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản, cán lưu trữ khỏi công điều chỉnh lập lại hồ sơ lập trước Ví dụ: Ở Uỷ ban nhân dân tỉnh n Bái, văn phản ánh tình hình trật tự an tồn giao thơng tháng, q, tháng, năm 2016 huyện thị xã, thuộc tỉnh lập thành hồ sơ sau: - Báo cáo Uỷ ban nhân dân huyện, thị, thành phố tình hình trật tự an tồn giao thơng năm 2016 10