CHƯƠNG TRÌNH MÔN H�C ĐI�N K� THU�T UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MÔN HỌC LƢU TRỮ TÀI LIỆU NGHE NHÌN, ĐIỆN TỬ & KHOA HỌC CÔNG NGHỆ NGÀNH, NGHỀ VĂN THƢ LƢ[.]
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: LƢU TRỮ TÀI LIỆU NGHE NHÌN, ĐIỆN TỬ & KHOA HỌC CƠNG NGHỆ NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƢ LƢU TRỮ TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành theo Quyết định số 323/QĐ-CĐCĐ-ĐT ngày 06 tháng năm 2019 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp ) Đồng Tháp, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin đƣợc phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Trong thực tế nay, quan, đơn vị chưa trọng đến việc lập hồ sơ cơng việc, đầu tư kinh phí để chỉnh lý tài liệu lưu trữ nên cịn tình trạng tài liệu để lộn xộn, rời lẻ, bị mát, thất lạc, gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu vào lưu trữ quan thu thập vào lưu trữ lịch sử Hơn nữa, chỉnh lý tài liệu rời lẻ, quan, tổ chức thực theo tiêu chí "có tài liệu làm tài liệu đó" mà chưa ý đến việc tìm kiếm, bổ sung văn cịn thiếu, dẫn đến có nhiều hồ sơ sau chỉnh lý thiếu văn bản, thành phần liên quan, làm tài liệu phông lưu trữ bị phân tán Khi thu thập tài liệu, lưu trữ quan lưu trữ lịch sử thực "có tài liệu thu tài liệu đó", chưa trọng đến việc bổ sung tài liệu nên tài liệu hồ sơ, phông lưu trữ chưa hồn chỉnh Chính vậy, Lưu trữ tài liệu nghe nhìn, điện tử khoa học cơng nghệ môn học giúp cung cấp, trang bị cho sinh viên Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp kiến thức cần thiết kỹ lĩnh vực Giáo trình nhằm phục vụ cho việc học tập nghiên cứu sinh viên Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp Ngoài ra, giáo trình cịn sử dụng làm tài liệu tham khảo cho sinh viên trường trung cấp, cao đẳng, đại học nước cán làm công tác nghiên cứu, quản lý lĩnh vực Văn thư lúu trữ Đồng Tháp, ngày14 tháng 12 năm 2019 Chủ biên Nguyễn Thị Như Hằng MỤC LỤC Trang LỜI GIỚI THIỆU CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LƢU TRỮ TÀI LIỆU NGHE NHÌN, ĐIỆN TỬ Khái niệm tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử 1.1 Khái niệm 1.2 Các loại tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử 1.3 Đặc điểm tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử 1.4 Ý nghĩa tác dụng tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử 10 Thu thập, bổ sung tài liệu nghe nhìn, điện tử vào lƣu trữ 12 2.1 Khái niệm, mục đích ý nghĩa yêu cầu 12 2.2 Thu thập, bổ sung tài liệu ảnh vào lƣu trữ 13 2.3 Thu thập, bổ sung tài liệu phim ảnh vào lƣu trữ 14 2.4 Thu thập, bổ sung tài liệu ghi âm vào lƣu trữ 15 Xác định giá trị tài liệu nghe nhìn, điện tử 15 3.1 Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng 16 3.2 Nguyên tắc 16 3.3 Phƣơng pháp 17 3.4 Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu nghe nhìn, điện tử 18 3.4.1.Tiêu chuấn ý nghĩa nôi dung tài liệu 18 3.4.2.Tiêu chuấn tác giã tài liệu 18 3.4.3.Tiêu chuấn ý nghĩa quan hình thành phơng 19 3.4.4.Tiêu chuấn lặp lại thông tin tài liệu 19 3.4.5.Tiêu chuấn thời gian địa điếm hình thành tài liệu 20 3.4.6 Tiêu chuẩn mức độ hịan chỉnh khối lƣợng phơng lƣu trữ 20 3.4.7.Tiêu chuấn hiệu lực pháp lý tài liệu 20 3.4.8 Tiêu chuấn tình trạng vật lý tài liệu 21 3.4.9.Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác 21 3.5 Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu nghe nhìn, điện tử 22 Phân loại hệ thống hoá tài liệu nghe nhìn, điện tử 23 4.1 Phân loại hệ thống hoá tài liệu ảnh 24 4.2 Phân loại hệ thống hoá tài liệu phim điện ảnh 24 4.3 Phân loại hệ thống hoá tài liệu ghi âm 24 Thống kê tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử 25 5.1 Thống kê tài liệu lƣu trữ nghe nhìn 25 5.2 Thống kê tài liệu lƣu trữ điện tử 26 CHƢƠNG 2: BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ NGHE NHÌN, ĐIỆN TỬ 27 Bảo quản tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử 27 1.1 Ý nghĩa tác dụng nội dung việc bảo quản tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử 27 1.2 Các yếu tố ảnh hƣởng tới tuổi thọ tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử 27 Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử 29 2.1 Ý nghĩa tác dụng việc tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử 29 2.2 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử 30 CHƢƠNG 3: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI LIỆU LƢU TRỮ KHOA HỌC - CÔNG NGHỆ 32 Khái niệm tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ 32 1.1 Khái niệm 32 1.2 Các nhóm, bộ, loại tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ 32 1.3 Tác dụng tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ 33 Thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lƣu trữ 35 2.1 Ý nghĩa nội dung thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lƣu trữ 35 2.2 Thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lƣu trữ hành 37 2.3 Thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lƣu trữ lịch sử 38 Xác định giá trị tài liệu khoa học công nghệ 39 3.1 Ý nghĩa việc xác định giá trị tài liệu khoa học công nghệ 39 3.2 Các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu 40 3.2.1 Nguyên tắc trị 40 3.2.2 Nguyên tắc lịch sử 41 3.2.3 Nguyên tắc toàn diện tổng hợp 42 3.3 Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu khoa học công nghệ 43 3.3.1 Các giai đoạn xác định giá trị tài liệu 43 3.3.1.1 Xác định giá trị tài liệu giai đoạn văn thƣ quan 43 3.3.1.2 Xác định giá trị tài liệu lƣu trữ quan (lƣu trữ hành) 44 3.3.1.3 Xác định giá trị tài liệu lƣu trữ lịch sử 44 3.3.3 Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu 46 4 Chỉnh lý tài liệu khoa học công nghệ 47 4.1 Phƣơng án chỉnh lý tài liệu thiết kế xây dựng, thiết kế chế tạo 47 4.2 Phƣơng án chỉnh lý tài liệu nghiên cứu khoa học 48 Cơng cụ tra tìm tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ 48 5.1 Ý nghĩa tác dụng yêu cầu công cụ tra tìm tài liệu lƣu trữ khoa học cơng nghệ 49 5.2 Các loại công cụ tra tìm tài liệu lƣu trữ khoa học cơng nghệ 49 CHƢƠNG 4: BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ 52 Bảo quản tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ 52 1.1 Ý nghĩa, tác dụng nội dung 52 1.2 Các nguyên nhân gây hƣ hỏng tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ 53 1.3 Các yêu cầu nhà kho, trang thiết bị bảo quản tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ 54 1.4 Các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ 55 Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ 55 2.1 Mục đích, ý nghĩa việc tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ 55 2.2 Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ 58 TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: LƢU TRỮ TÀI LIỆU NGHE NHÌN, ĐIỆN TỬ & KHOA HỌC CƠNG NGHỆ Mã môn học: MH25 Thời gian thực môn học: 34 giờ; (Lý thuyết: 24 giờ; Thực hành, thí nghiệm, thảo luận, tập: giờ; Kiểm tra 02 giờ) I Vị trí, tính chất mơn học: - Vị trí: mơn Lƣu trữ tài liệu nghe nhìn, điện tử khoa học công nghệ môn học bắt buộc để ngƣời học tích luỹ q trình học tập ngành văn thƣ lƣu trữ trình độ trung cấp Để học môn này, ngƣời học phải học xong chƣơng trình mơn Nghiệp vụ lƣu trữ - Tính chất: mơn gắn với chun mơn nghiệp vụ, có vai trị quan trọng việc hình thành lực chuyên môn lĩnh vực lƣu trữ cho ngƣời học II Mục tiêu môn học: - Về kiến thức: Học phần cung cấp cho ngƣời học kiến thức tổng quan lƣu trữ tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử, lƣu trữ tài liệu khoa học công nghệ; khâu nghiệp vụ nhƣ: xác định giá trị; thu thập, bổ sung; phân loại; hệ thống hoá, bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nghe nhìn, điện tử, khoa học cơng nghệ - Về kỹ năng: + Sau học xong học phần này, ngƣời học có khả vận dụng đƣợc kiến thức học để thực khâu nghiệp vụ tổ chức, quản lý tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử + Có khả xác định giá trị; thu thập, bổ sung; phân loại; hệ thống hoá, bảo quản tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ - Về lực tự chủ trách nhiệm: có ý thức trách nhiệm công việc thân, chủ động thực khâu nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu nghe nhìn, điện tử, khoa học cơng nghệ Nội dung môn học: CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LƢU TRỮ TÀI LIỆU NGHE NHÌN, ĐIỆN TỬ Mã chƣơng MH25-01 Giới thiệu: Mục tiêu: - Cung cấp khái niệm: tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử; xác định đƣợc giá trị tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử - Biết cách thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại, thống kê tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử Nội dung chƣơng: Khái niệm tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử 1.1 Khái niệm Tài liệunghe nhìn hình ảnh, âm có giá trị khoa học, lịch sử thực tiễn, không kể thời gian, địa điểm sản sinh tên vật liệu mà mang tin, đƣợc nộp lƣu vào kho, viện lƣu trữ theo chế độ định ngƣời ta gọi tài liệunghe nhìn Tài liệu lƣu trữ điện tử tài liệu đƣợc tạo lập dạng thông điệp liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân đƣợc lựa chọn để lƣu trữ đƣợc số hóa từ tài liệu lƣu trữ vật mang tin khác (Điều 13 Luật lƣu trữ ) Quản lý văn điện tử hồ sơ điện tử kiểm soát tác động vào văn bản, hồ sơ, tài liệu điện tử suốt văn tài liệu, bao gồm nghiệp vụ nhƣ: Tạo lập, chuyển giao, giải quyết, bảo quản, lƣu trữ, sử dụng, hủy văn bản, hồ sơ tài liệu điện tử 1.2 Các loại tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử Tài liệu nghe nhìn loại hình đặc biệt hình thức nội dung mangtin, bao gồm: tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình kỹ thuật số – Tài liệu ảnh: loại tài liệu tƣợng hình (hay hình ảnh tĩnh), dùng ánh sáng, màu sắc phƣơng tiện kỹ thuật nhiếp ảnh để ghi làm tái lại kiện, tƣợng xảy thời điểm XH tự nhiên ảnh rời lẻ, phim nhựa, kính kỹ thuật số – Tài liệu phim điện ảnh: loại tài liệu hình ảnh động tài liệu “nghe-nhìn” dùng để ghi làm tái lại kiện, tƣợng phƣơng tiện kỹ thuật điện ảnh phim nhựa Các hình ảnh đƣợc xếp liên tiếp với nhau, cho chúng chạy qua máy chiếu phim với tốc độ 16 24 hình giây hình ảnh kiện lại đƣợc tái chuyển động nhƣ diễn trƣớc ống kính máy quay phim, đồng thời với hình ảnh phim, làm tái lại âm kiện, tƣợng nhƣ lời nói, tiếng động, âm nhạc… – Tài liệu ghi âm: loại tài liệu mang nội dung thơng tin âm (bài nói, âm nhạc, tiếng động) đƣợc ghi lại đĩa, phim cảm quang, băng từ tính… phƣơng pháp ghi âm học, quang học, từ tính, laser kỹ thuật số – Tài liệu ghi hình ghi âm: Là tài liệu mang thơng tin nghe-nhìn đƣợc ghi lại trực tiếp hệ thống ghi hình điện tử băng từ tính, đĩa laser kỹ thuật số + Âm bản: Là phim mà hình ảnh phim có độ sáng tối màu sắc ngƣợc lại với đối tƣợng chụp ảnh, quay phim, ghi âm quang học + Dƣơng bản: ảnh chụp màu trắng, đen phản ánh độ sáng, tối màu sắc vật + Bản gốc: hình ảnh, âm thu nhận đƣợc trình ghi hình ghi âm trực tiếp + Bản sao: Là thu đƣợc lại nhiều lần từ gốc với mục đích để bảo quản gốc phổ biến rộng rãi thông tin 1.3 Đặc điểm tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử Phân loại tài liệu lƣu trữ nghe nhìn vào đặc trƣng (dấu hiệu) chung chúng để phân chia chúng thành nhóm, xếp trật tự nhóm đơn vị bảo quản nhóm nhỏ, nhằm tổ chức khoa học nghiên cứu, sử dụng cách có hiệu phơng lƣu trữ Tuy nhiên, tài liệu nghe nhìn khác với tài liệu chữ viết chúng không phản ánh trực tiếp hoạt động ngƣời quay phim, chụp ảnh quan tạo tài liệu nghe nhìn, nên giá trị chúng khơng phụ thuộc vào vị trí quan sản sinh nó, mà phụ thuộc vào ý nghĩa kiện, tƣợng mà chúng phản ánh Vì thế, phông lƣu trữ sở để phân loại cho tài liệu nghe nhìn kho lƣu trữ (trong đó, phân loại tài liệu chữ viết kho lƣu trữ theo phông lƣu trữ) Muốn phân loại tài liệu nghe nhìn, ngƣời ta phải vào đặc trƣng chúng để phân loại Đặc trƣng để phân loại tài liệu lƣu trữ nghe nhìn có điểm khác với đặc trƣng tài liệu chữ viết nhƣ theo đặc trƣng vật mang tin, đặc trƣng chuyên đề, đặc trƣng đối tƣợng đƣợc ghi hình, ghi âm Trong đó, phân loại tài liệu chữ viết để xác định hệ thống mạng lƣới kho lƣu trữ ngƣời ta phải vào đặc trƣng thời kỳ lịch sử, đặc trƣng ý nghĩa toàn quốc ý nghĩa địa phƣơng tài liệu, đặc trƣng lãnh thổ hành đặc trƣng kỹ thuật phƣơng pháp chế tác tài liệu; phân loại tài liệu phơng lƣu trữ chữ viết, đƣợc vận dụng đặc trƣng nhƣ: cấu tổ chức, ngành hoạt động, đề mục-vấn đề, tác giả, địa dƣ, tên gọi, quan giao dịch… Sở dĩ phân loại tài liệu nghe nhìn tài liệu chữ viết khác nhƣ đặc điểm chúng, ví nhƣ chất liệu cách tạo tài liệu nghe nhìn khác hẳn với tài liệu chữ viết, cách bảo quản, khai thác sử dụng chúng khác Ví dụ: Đối với tài liệu ảnh, ảnh, nhƣng chúng đƣợc làm nhiều chất liệu khác nhƣ ảnh giấy, ảnh kính, ảnh đá…, chúng âm bản, dƣơng bản… Những đặc điểm có yêu cầu bảo quản hoàn toàn khác với tài liệu chữ viết đƣa vào bảo quản, ngƣời ta khơng thể để âm với dƣơng bản, ảnh kính với ảnh giấy… mà phải có chế độ bảo quản riêng Trong đó, tài liệu chữ viết giấy, phân loại chúng, ngƣời ta chủ yếu dựa vào nội dung thông tin tài liệu quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh tài liệu… phân loại chúng khác với phân loại tài liệu ảnh Đối với tài liệu phim điện ảnh, phân loại chúng, ngƣời ta chủ yếu dựa vào đặc trƣng kỹ thuật làm chúng để tiến hành phân loại nhƣ theo chuyên đề, âm thanh, thời gian, thể loại… Trong tài liệu phim điện ảnh, chúng loại có mn hình, mn vẻ khác nhƣ phim nhựa, băng từ tính, băng VHS, băng cối, băng cassete, đĩa CD, ghi hình kỹ thuật số… mà mục đích phân loại chúng để bảo quản cho tốt, ngƣời ta phải phân loại nhƣ để tiện cho việc bảo quản chúng Cũng tƣơng tự nhƣ tài liệu phim điện ảnh, tài liệu ghi âm đƣợc phân loại theo vật mang tin nhƣ đĩa ghi âm học, ghi âm quang học, ghi âm từ tính, ghi âm đĩa laser ngày phát triển hình thức mới, tiện lợi dễ dàng ghi âm kỹ thuật số Mỗi loại có yêu cầu bảo quản khác nhau, phân loại ngƣời ta phải ý đến đặc điểm kỹ thuật ... nghe nhìn, điện tử khoa học công nghệ môn học bắt buộc để ngƣời học tích luỹ trình học tập ngành văn thƣ lƣu trữ trình độ trung cấp Để học môn này, ngƣời học phải học xong chƣơng trình mơn Nghiệp... NHÌN, ĐIỆN TỬ & KHOA HỌC CƠNG NGHỆ Mã môn học: MH25 Thời gian thực môn học: 34 giờ; (Lý thuyết: 24 giờ; Thực hành, thí nghiệm, thảo luận, tập: giờ; Kiểm tra 02 giờ) I Vị trí, tính chất mơn học: ... nghe nhìn, điện tử khoa học cơng nghệ môn học giúp cung cấp, trang bị cho sinh viên Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp kiến thức cần thiết kỹ lĩnh vực Giáo trình nhằm phục vụ cho việc học tập nghiên