Giáo trình Sử dụng trang thiết bị trong công tác văn thư (Nghề Văn thư hành chính Trung cấp)

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƢỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƢ NGHỀ: VĂN THƢ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: 979 /QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng Trường Cao Đẳng điện xây dựng Việt Xơ Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin đƣợc phép dùng nguyên trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Hiện nay, công đổi đất nƣớc, với thay đổi phát triển kinh tế, nhiều quan nhà nƣớc, tổ chức xã hội, doanh nghiệp thay đổi, xây dựng nhƣ tổchức văn phịng quan theo hình mẫu văn phòng đại theo hƣớng tinh giảm nhân lực,tối ƣu hố cácnghiệp vụ hành văn phịng vấn đề đƣợc đặc biệt coitrọng trang thiết bị Có thể thấy, ngày văn phòng đangchạy đua trongviệc mua sắm nhiều thiết bị văn phòng đại đồng thời tuyển chọnnhững nhân viên thƣ ký thành thạo nghiệp vụ văn phòng để xây dựng “bộ máy văn phòng đại, đủ sức xử lý thơng tin cách chínhxác, chắt lọc kịp thời, chất lƣợng, tạo đƣợc tính cạnh tranh chếthị trƣờng” Vì hoạt động văn phịng hay văn phịnghiện đại ngƣời thƣ ký văn phịng cần phải đáp ứng đƣợc yêu cầu triển khai hợp lý trang thiết bị Văn phòng phải đƣợc đầu tƣvà sử dụng hợp lý để nâng cao đƣợc hiệu hoạt động vănphòng xứng tầm với văn phòng đại Do vậy, việc xuất giáo trình Sử dụng trang thiết bị cơng tác văn thư để phục vụ cho nhu cầu học tập tìm hiểu học sinh, sinh viên theo học chuyên môn thuộc lĩnh vực Văn thƣ hành trƣờng đại học, cao đẳng nƣớc Giáo trình Sử dụng trang thiết bị công tác văn thưđƣợc biên soạn lần thứ dựa việc kế thừa tham khảo tài liệu tác phẩm sử dụng trang thiết bị văn phòng đƣợc sử dụng trƣờng đại học, cao đẳng, đặc biệt kiến thức thực tiễn liên quan đến trang thiết bị văn phòng Nội dung giáo trình gồm ThS Phạm Thị Hồng Duyên làm chủ biên biên soạn Bài 1: Tổng quan trang thiết bị công tác văn thư Bài 2: Sử dụng trang thiết bị truyền thông Bài 3: Sử dụng trang thiết bị chuyên dụng Bài 4: Tổ chức khoa học trang thiết bị cách sử dụng đồ dùng văn phòng Mặc dù tác giả đầu tƣ nhiều thời gian công sức cho việc biên soạn, song giáo trình cịn thiếu sót, mong nhận đƣợc ý kiến đóng góp, bổ sung để lần tái sau đƣợc hoàn chỉnh Xin trân trọng giới thiệu bạn đọc Tham gia biên soạn Chủ biên: ThS Phạm Thị Hồng Duyên MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN LỜI GIỚI THIỆU BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ TRANG THIẾT BỊ TRONG CÔNG TÁCVĂN THƢ 10 Vai trò trang thiết bị công tác văn thƣ 10 1.1 Định nghĩa 12 1.2 Vai trò trang thiết bị văn phịng cơng tác văn thƣ 12 Yêu cầu nguyên tắc quản lý, sử dụng trang thiết bị văn phòng 16 2.1 Yêu cầu quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng 16 2.2 Nguyên tắc quản lý sử dụng 17 Các trang thiết bị 17 3.1 Các trang thiết bị truyền thông 17 3.2 Các trang thiết bị chuyên dụng 18 3.3 Các trang thiết bị, đồ dùng văn phòng khác 19 Vai trò cán văn thƣ sử dụng, bảo quản tổ chức xếp khoa học trang thiết bị công tác văn thƣ 20 4.1 Tổ chức quản lý trang thiết bị 20 4.2 Tổ chức sử dụng trang thiết bị 20 BÀI 2: SỬ DỤNG CÁC TRANG THIẾT BỊ TRUYỀN THÔNG 23 Điện thoại 23 1.1 Nguyên lý, cấu tạo 23 1.2 Tính 27 1.3 Cách sử dụng 28 1.4 Cách bảo quản 32 1.5 Cách xử lý cố 34 Máy fax 35 2.1 Nguyên lý, cấu tạo 35 2.2 Tính máy fax 38 2.3 Cách sử dụng 39 2.4 Cách bảo quản máy fax 42 2.5 Cách xử lý cố 42 Máy tính mạng máy tính 42 3.1 Máy tính 42 3.2 Mạng máy tính 43 3.3 Cách sử dụng máy tính mạng máy tính 46 3.4 Một số địa hữu dụng dùng tra cứu thông tin 50 BÀI 3: SỬ DỤNG CÁC TRANG THIẾT BỊ CHUYÊN DỤNG 54 Máy in 54 1.1 Nguyên lý, cấu tạo máy in 54 1.2 Tính 61 1.3 Cách sử dụng 63 1.4 Cách bảo quản máy in 65 1.5 Cách xử lý cố máy in 67 2.Máy photocopy 71 2.1 Nguyên lý, cấu tạo máy photocopy 71 2.2 Tính máy Photocopy 75 2.3 Cách sử dụng 76 2.4 Cách bảo quản máy photocopy 83 2.5 Cách xử lý cố 84 Máy quét 86 3.1 Nguyên lý, cấu tạo 86 3.2 Tính máy quét 89 3.3 Cách sử dụng máy quét (máy scan) 91 3.4 Cách bảo quản máy quét 96 3.5 Cách xử lý cố máy quét 98 Máy cắt, hủy tài liệu 101 4.1 Nguyên lý, cấu tạo máy cắt, hủy tài liệu 102 4.2 Tính 104 4.3 Cách bảo quản máy cắt, hủy tài liệu 105 4.4 Cách xử lý cố 106 Máy ghi âm 108 5.1 Nguyên lý cấu tạo 108 5.2 Tính máy ghi âm 110 5.3 Cách sử dụng máy ghi âm 111 5.4 Cách bảo quản máy ghi âm 112 5.5 Cách xử lý cố 112 Máy chiếu 113 6.1 Nguyên lý, cấu tạo máy chiếu 113 6.2 Tính máy chiếu 115 6.3 Cách sử dụng máy chiếu 116 6.4 Cách bảo quản máy chiếu 118 6.5 Cách xử lý cố 119 Máy ảnh camera 122 7.1.Nguyên lý, cấu tạo 122 7.2 Tính máy ảnh 124 7.3 Cách sử dụng máy ảnh 125 7.4 Cách bảo quản máy ảnh 128 7.5 Cách xử lý cố 131 Bài 4: TỔ CHỨC KHOA HỌC TRANG THIẾT BỊ TRONG VĂN THƢ 134 Phƣơng pháp bố trí, xếp trang thiết bị 134 Bàn, ghế, giá, tủ, điều hịa, quạt, thiết bị thơng gió 136 2.1 Bàn ghế 136 2.2 Tủ hồ sơ, giá sách 137 2.3 Quạt, điều hịa nhiệt độ, thiết bị thơng gió 138 Các loại văn phòng phẩm 138 3.1 Bút viết loại 138 3.2 Các loại tập, sổ 138 3.3 Các loại giấy văn phòng 139 3.4 Bấm kim, kim bấm, kẹp giấy 139 3.5 Bìa hồ sơ 140 3.6 Kệ Đựng Hồ Sơ – Hộp Cắm Bút 140 TÀI LIỆU THAM KHẢO 141 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mơ đun: SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ TRONG CƠNG TÁC VĂN THƢ Mã mơ đun: MĐ13 Vị trí, tính chất mơ đun: - Vị trí: Trang thiết bị văn phịng mơ đun có vị trí quan trọng chƣơng trình đào tạo nghề Văn thƣ hành Mơ đun phải đƣợc thực sau học mơn Tin học văn phịng mơn thuộc nghiệp vụ cơng tác văn thƣ - Tính chất: Là mô đun chuyên môn Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức: + Trình bày đƣợc kiến thức trang thiết bị văn thƣ + Trình bày cách xếp, bố trí khoa học trang thiết bị công tác công văn thƣ + Trình bày đƣợc tính năng, cơng dụng, cấu tạo, ngun lý hoạt động trang thiết bị văn phịng +Trình bày đƣợc quy trình sử dụng, bảo quản, bảo trì trang thiết bị sử dụng trang thiết bị văn phòng cách thành thạo, an toàn, hiệu lâu dài - Về kỹ năng: + Sử dụng thành thạo bảo quản loại trang thiết bị văn phòng + Vận dụng học, sửa chữa số lỗi thƣờng gặp trình sử dụng + Trình bày đƣợc làm đƣợc quy trình bảo trì, bảo dƣỡng nâng cao tuổi thọ thiết bị - Về lực tự chủ trách nhiệm: + Thể tính nghiêm túc, tự giác tích cực tham gia đầy đủ buổi học lớp buổi thực hành trực tiếp thiết bị + Luôn thận trọng, tỉ mỉ trình sử dụng thiết bị nâng cao ý thức học tập Nội dung mô đun: Bài 1: Tổng quan trang thiết bị công tác văn thƣ Bài 2: Sử dụng trang thiết bị truyền thông Bài 3: Sử dụng trang thiết bị chuyên dụng Bài 4: Tổ chức khoa học trang thiết bị cách sử dụng đồ dùng văn phòng Nhấn nút Display để điều khiển tạng thái tắt mở hình LCD Thơng thƣờng lần mở máy hình Date and Time xuất để yêu cầu chỉnh lại ngày cho Chỉnh ngày cho máy cách nhấn nút mũi tên lên xuống hay trái phải để lựa chọn sau nhấn nút Ok hay Set để chấp nhận Chuyển nút chọn chế độ chụp (Mode) sang chế độ muốn chụp, ngƣời sử dụng nên để chế độ tự động (Auto) Nhấn nút Zoom - (W) + (T) để điều chỉnh phóng to, thu nhỏ khung hình chụp thích hợp Có thể nhìn vào hình LCD hay ống ngắm tùy ý Nhấn nhẹ nút chụp xuống phân để máy tự động lấy nét (Focus), giữ tay vài giây thấy đèn xanh hình (hoặc nằm kế bên ống ngắm) lên nhấn nút chụp xuống hết để chụp Lƣu ý đèn xanh nhấp nháy khơng nên chụp tín hiệu báo cho biết máy khơng thể lấy nét đƣợc hình chụp bị mờ Hầu hết máy ảnh số có nút mũi tên bốn hƣớng, nút ncó cơng dụng di chuyển lựa chọn hình, ngồi cịn giúp lựa chọn nhanh vài chức tùy theo chế độ hành 127 Thƣởng thức tác phẩm Sau chụp hình hình vài giây, lúc ngƣời dùng xem để đánh giá thực tế hình chụp nhƣ Nếu xem không kịp muốn xem lại hình chụp, nhấn gạt nút trạng thái sang vị trí xem (hoặc dùng nút xem nhanh có) Dùng nút mũi tên trái phải để chuyển ảnh nhấn nút Zoom để phóng to, thu nhỏ ảnh Nút có biểu tƣợng thùng rác (Delete) dùng để xóa ảnh muốn Đặt chuyển nút trạng thái sang vị trí chụp để tiếp tục Sau khoảng thời gian lâu khơng chụp hình LCD tự động tắt để tiết kiệm lƣợng, muốn chụp lại cần nhấn vào nút (thơng thƣờng nút chụp) hình trở lại bình thƣờng Tắt máy cách gạt nút sang vị trí Off hay nhấn nút On/Off giữ vài giây Ảnh sau chụp xong đƣợc lƣu thẻ nhớ, ngƣời dùng tắt máy rút thẻ nhớ đem in ảnh hay copy vào máy vi tính tùy ý 7.4 Cách bảo quản máy ảnh 128 Việc sử dụng nhiều lần khoảng thời gian ngắn sạc điện cách vô tội vạ trƣớc khơng hoạt động thƣờng xuyên dẫn tới hỏng hóc phần cứng máy ảnh, pin dễ bị giảm độ bền, chí hỏng Cần lắp pin cẩn thận, chiều, tránh va đập Nhiều ngƣời thƣờng nói độ bền thiết bị kỹ thuật số nhƣ máy ảnh, máy quay phim mà không ý nhiều đến pin Pin linh kiện quan trọng máy ảnh số Thƣờng máy ảnh pin bị bỏ xó lâu ngày, đến gia đình có sinh nhật, gặp mặt ngƣời thân, du lịch, hay lễ tết đƣợc đem sử dụng Lƣợng điện tích tụ pin lâu ngày tự hao đi, pin dễ bị chai dẫn đến khả nạp phát điện Với nhiều loại máy kỹ thuật số để tìm mua đƣợc pin thay thật khó, hàng đặc chủng Theo kinh nghiệm nhiều chuyên gia pin, loại pin Ni-Cd với nội trở nhỏ có số lần sạc lại nhiều nhất, lên tới 1.000 lần Tuy nhiên, phải cẩn thận sử dụng loại độc Một số nhƣợc điểm pin Ni-Cd điện giảm đột ngột cuối chu kỳ xả Để tránh hậu này, ngƣời dùng nên dùng thêm viên dự phịng q trình sử dụng, có việc quan trọng Loại Ni-Cd (nhiều ngƣời quen gọi pin Niken) có tuổi thọ suy giảm nhanh chóng khơng đƣợc sử dụng cách Thời gian sạc pin Ni-Cd tốt đƣợc dùng kiệt điện Nếu khơng, số hợp chất hố học tích tụ cực âm pin Nếu cố tình sạc pin cịn điện, hợp chất tích tụ ngày nhiều thêm làm giảm khả tích lũy lƣợng Các sạc pin Ni-Cd tốt thƣờng có nút bấm để xả pin tự động sạc điện áp tụt đến mức thấp 129 Trên thị trƣờng nhiều máy ảnh số du lịch sử dụng loại Pin Ni-MH dạng “AA” Loại có khả lƣu trữ lƣợng tốt nội trở nhỏ Ni-MH có hiệu ứng nhớ Ni-Cd dung lƣợng pin cao hai lần pin Ni-Cd Với pin này, ngƣời dùng sạc mà không cần phải xả hết điện bên Mặc dù không nên lạm dụng, dùng liên tục, pin bị chai hỏng lúc sau pin sạc lâu Khi mua pin Ni-MH, nên mua loại có dung lƣợng cao chừng 1600mAh trở lên Lƣu ý không nên dùng sạc pin Ni-Cd cho pin Ni-MH để tránh cháy, nổ Với loại Pin Li-ion lƣu trữ nhiều lƣợng so với Ni-Cd Ni-MH dung tích Trong viên pin Li-ion thƣờng có mạch điều khiển q trình sạc bảo vệ Pin Li-ion suy giảm chất lƣợng theo thời gian ngƣời sử dụng có dùng hay khơng Tuổi thọ dòng Li-on giảm sau lần sạc Thông thƣờng, tuổi thọ loại pin nói chung đƣợc bảo quản tốt khoảng 500 lần sạc, nhƣng pin cịn 30-40% dung lƣợng so với ban đầu Đối với thiết bị sử dụng pin sạc từ bên (bằng cục sạc riêng) cần tháo pin sau dùng nhằm tránh trƣờng hợp pin hết gây hỏng thiết bị Với máy quay phim kỹ thuật số, hầu hết vị trí pin bên máy đƣợc sạc thông qua sạc Trong trình sạc pin, nên sạc máy trạng thái tắt Có hai chế độ "normal" "fast" (sạc với thời gian bình thƣờng sạc nhanh) Nếu để "fast", pin sau sạc bị nóng giảm tuổi thọ, cịn để "normal" tốt cho pin nhƣng thời gian chờ đợi Khi tháo pin làm vệ sinh, lúc lắp lại ý để cực thiết bị để tránh gây nổ gây tƣợng chập mạch linh kiện bên Bảo quản máy ảnh bảo vệ cho pin Nên đặt máy nơi khơ thống, tránh nắng chiếu trực tiếp vào thiết bị Sau sử dụng nên để máy nghỉ thời gian trƣớc bật trở lại Bốn điều ghi nhớ cách bảo quản pin máy kỹ thuật số: (1.) Không cất giữ pin mơi trƣờng có nhiệt độ q cao ẩm thấp (2.) Không để pin lâu máy không sử dụng (3.) Phải xả hết điện trƣớc sạc loại pin Ni-Cd loại khác Li-ion 130 (4.) Đối với máy sử dụng nhiều viên, không sử dụng lẫn lộn pin cũ, khác chủng loại, khác hãng, khác cƣờng độ dòng điện máy 7.5 Cách xử lý cố Trong số thiết bị điện tử đƣợc sử dụng văn phòng thi máy ảnh có nguy hỏng hóc cao nguyên nhân nhƣ sử dụng không cách độ ẩm khơng khí Việt Nam cao, gây cho máy tƣợng ẩm mốc, lỗi nguồn… Lỗi ống kính Lỗi hỏng máy ảnh số du lịch thƣờng ngƣời dùng sử dụng không cách Với máy ảnh kỹ thuật số du lịch có ống kính zoom ngoài, lỗi hay gặp đứt dây zoom Lý ống kính zoom vào nhiều ngƣời sử dụng đánh rơi, gây tác động mạnh làm đứt dây zoom Dây zoom thiết bị điều khiển trập, đứt dây zoom có hai tƣợng Thứ nhất, trập máy ảnh ln đóng, hình lúc khơng hiển thị hình ảnh, hình đen xì, khơng chụp đƣợc ảnh Thứ hai, trập mở, gây tƣợng chụp ảnh xuất mành mành nằm ngang ảnh ảnh bị lốp sáng, thừa sáng Hiện thƣợng thƣờng đƣợc sửa cách thay dây zoom nối lại dây zoom Ngồi ra, ống kính dễ bị kẹt, vẹo ngƣời sử dụng đánh rơi, máy tự động báo Lens error Nên mang máy tới trung tâm sửa chữa để khắc phục lỗi 131 Đối với dịng máy ảnh có ống kính nằm bên thân máy nhƣ số máy ảnh Sony, Fujifilm… lỗi thƣờng gặp hệ thống chống rung ống kính Hiện tƣợng lỗi zoom ống kính, gây rung hình, ảnh chụp nhịe, nét Những trƣờng hợp ảnh chụp nét hoàn tồn, mờ hình, lấy nét vào đối tƣợng nhƣng chụp lại nét vào phần khác ảnh, nguyên nhân hỏng hệ thống lấy nét tự động thân máy (AF) Lỗi thƣờng ngƣời sử dụng đánh rơi, va đập máy làm hệ thống AF bị bung vỡ, gây điều tiết sai cho hệ thống, hình ảnh khơng lấy nét đƣợc lệch nét Để tránh hiên tƣợng trên, không nên tắt/ bật liên tục máy ảnh để tránh ống kính zoom ra, vào liên tục, làm giảm tuổi thọ ống kính Lỗi hỏng cảm biến hình ảnh Máy ảnh sử dụng cảm biến CCD dễ hỏng cảm biến máy sử dụng cảm biến CMOS Bộ cảm biến hình ảnh máy ảnh kỹ thuật số thiết bị điện tử, chuyển phân tử ánh sáng từ chủ thể bên ngoài, thành phân tử mang điện để tạo hình ảnh Có hai loại cảm biến hình ảnh thƣờng dùng dòng máy ảnh cảm biến CCD CMOS Trong đó, lỗi hỏng cảm biến thƣờng gặp CCD, thƣờng sử dụng dòng máy ảnh cũ trƣớc Những máy ảnh gần đƣợc sử dụng cảm biến CMOS bị hỏng Hiện tƣợng lỗi hỏng cảm biến CCD, biểu cho ảnh chụp đen kịt có màu tím, hình bị sai màu hồn tồn Lỗi thƣờng ngƣời sử dụng để máy bị ẩm ƣớt để máy nhiệt độ cao, va đập mạnh chụp với cƣờng độ ánh sáng mạnh gây cháy mắt cảm biến 132 Để tránh tƣợng hỏng cảm biến, chụp ảnh khơng nên để ống kính chụp thẳng vào ánh sáng mặt trời, nguồn sáng có cƣờng độ lớn, ý đến tốc độ chụp ISO Cách sửa máy gặp trƣờng hợp thay cảm biến Một số lỗi thƣờng gặp khác Màn hình máy kỹ thuật số du lịch dễ hỏng vỡ, hầu hết lỗi ngƣời dùng gây va đập, đánh rơi máy hình bị chèn ép với lực mạnh Lỗi máy ảnh bị dính nƣớc để mơi trƣờng ẩm, dễ gây oxi hóa mạch, gây cháy, hỏng nguồn - nhẹ can thiệp đƣợc, nặng phải thay "main" máy Giá trị thay main 1/3 giá trị máy, chí cao Máy bị mốc, dính cát cho hình ảnh khơng nét căng, ảnh chụp mờ, phải vệ sinh lau máy, chi phí vệ sinh máy 133 Bài 4: TỔ CHỨC KHOA HỌC TRANG THIẾT BỊ TRONG VĂN THƢ Mã bài: MĐ13.04 Trang thiết bị văn phòng yếu tố quan trọng đảm bảo suất, chất lƣợng công tác văn phòng, đồng thời yếu tố giúp cho cán bộ, cơng chức hồn thành tốt nhiệm vụ Trong điều kiện khoa học kỹ thuật phát triển nhƣ nay, tiến đƣợc ứng dụng rộng rãi cơng tác văn phòng, đặc biệt việc ứng dụng tiến cơng nghệ thơng tin vào q trình đại hóa cơng tác văn phịng Những trang thiết bị đƣợc quản lý theo quy chế quan xây dựng sở chế độ Nhà nƣớc đặc thù hoạt động quan, tổ chức Tóm lại, với phát triển công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật, văn phòng đƣợc phát triển theo hƣớng đại địi hỏi ngƣời làm cơng tác văn thƣ kỹ sử dụng thành thạo trang thiết bị văn phòng cần phải biết tổ chức xếp cách khoa học trang thiết bị Mục tiêu bài: - Trình bày đƣợc kiến thức tổng quát trang bị cách bố trí bàn ghế làm việc, bàn ghế tiếp khách - Trình bày đƣợc loại tủ: tủ hồ sơ, tủ sách, tủ lạnh…và cách bố trí, sử dụng có hiệu chúng - Sử dụng thành thạo điều hồ, quạt, thiết bị thơng gió, định kỳ bảo trì, bảo dƣỡng - Sử dụng thành thạo sửa chữa số cố thƣờng gặp sử dụng đồ dùng văn phòng (các dụng cụ ghim tài liệu, cặp, hộp tài liệu, máy đục lỗ, dao trổ ) - Thể tính tự giác, tích cực, cẩn thận cầu trình học tập Nội dung Phƣơng pháp bố trí, xếp trang thiết bị Việc xếp, bố trí trang thiết bị văn phịng phải xuất phát từ mục đích định Tùy theo nội dung, tính chất cơng việc hồn cảnh cụ thể cơng ty mà bố trí, xếp cho hợp lý, đảm bảo tiết kiệm nhƣng không sơ sài, cần tạo thuận lợi cho công việc, đảm bảo mặt thẩm mỹ Bí xếp văn phịng để mang lại hiệu suất làm việc cao Trang trí, xếp văn phòng vấn đề quan trọng, văn phòng làm việc mặt quan nên cần nhiều Cách bày trí văn phịng không đơn giản xếp bàn ghế lại với Nó cần đƣợc cân nhắc để không độc đáo mặt thẩm mỹ mà cịn mang lại hiệu suất cho cơng việc Một văn phòng đƣợc 134 thiết kế hài hòa, thoải mái mang lại hiệu suất làm việc cao cho nhân viên Làm để tạo văn phịng có hiệu suất cao? Bƣớc giải vấn đề tổ chức chỗ ngồi Nhằm phát huy tối đa sức mạnh làm việc nhóm, quan thực theo mơ hình khơng ngăn chia phòng làm việc thành phần nhỏ để dành khoảng trống lớn cho nhóm nhân viên làm việc chung với Cho nên thiết lập khơng gian văn phịng, suy nghĩ ngƣời cần phải làm việc nhóm họ chia sẻ nguồn lực Luồng sáng tự nhiên mang lại tinh thần làm việc cho nhân viên 135 Văn phòng cần có khơng gian mở để nhân viên làm việc nhóm Ơ nhiễm tiếng ồn khó khăn lớn nhiều văn phịng Cách tốt để giảm tiếng ồn trang bị thiết bị cách âm cho máy tính sử dụng lớp bọc cho máy in để cắt giảm 90% tiếng ồn cho văn phòng Một vấn đề khác thƣờng bị bỏ qua ánh sáng Quá nhiều ánh sáng gây mỏi mắt mệt mỏi dẫn đến giảm suất Ngoài cách thiết kế văn phịng đón luồng sáng tự nhiên nên giảm chùm sáng từ máy tính cách sử dụng miếng chắn hình Bàn, ghế, giá, tủ, điều hịa, quạt, thiết bị thơng gió 2.1 Bàn ghế Bàn ghế văn phòng đƣợc chia thành nhiều loại: bàn ghế làm việc, bàn ghế tiếp khách Nhân viên văn phịng nên dùng loại ghế xoay, điều chỉnh độ cao thấp cho phù hợp Tùy theo công việc cụ thể mà bố trí bàn làm 136 việc cho thích hợp Bàn làm việc cần có nhiều ngăn kéo để đựng dụng cụ cần thiết Nên chọn ghế điều chỉnh độ cao Khi mua ghế, nên chọn ghế điều chỉnh độ cao Hãy bàn làm việc ghế cho phép ngƣời làm việc giữ đầu khớp ngón tay, đầu cổ tay cẳng tay đƣờng thẳng bạn làm việc máy tính Tốt nên lựa chọn bàn ghế đồng với mang lại thoải mái làm việc Khi chọn mua đồ nội thất, chọn lựa thiết bị vững chắc, đặc biệt bàn làm việc Ngoài ra, văn phòng hoạt động nhƣ nơi để tiếp khách đối tác Hãy suy nghĩ “ngƣời viếng thăm” thấy đến Liệu họ có bị hoảng hốt với tiếng ồn từ phận gần cửa vào? Hoặc họ thấy hàng loạt cánh cửa đóng kín mà khơng thấy hoạt động diễn ra? Văn phịng cần tạo cảm giác thoải mái, thân thiện cho khách đối tác công ty Không nên để khách hàng công ty choáng ngợp với xếp hỗn loạn văn phịng Thay vào đó, cho họ thấy dấu hiệu công ty động nhận đƣợc nhìn thoải mái qua hoạt động hàng ngày diễn 2.2 Tủ hồ sơ, giá sách Trong văn phịng cơng ty thiết phải có tủ hồ sơ tài liệu Tùy theo số lƣợng hồ sơ hay nhiều mà bố trí tủ đựng cho thích hợp Tủ hồ sơ nên chia làm nhiều ngăn Giá sách theo kiểu giá treo hay nhƣ tủ kê đựng hồ sơ Giá sách đựng sách báo, tạp chí tham khảo Tủ hồ sơ ngăn kéo bàn làm việc phải có khóa chắn 137 2.3 Quạt, điều hịa nhiệt độ, thiết bị thơng gió Cần trang bị đủ máy điều hịa, quạt hay thiết bị thơng gió để đủ ấm vào mùa đơng, thống mát mùa hè Nhƣ vậy, tùy vào điều kiện cụ thể quan tính chất cơng việc mà bố trí trang thiết bị đồ dùng văn phòng cho hợp lý, phù hợp, thuận tiện, khoa học phục vụ tốt cho cơng việc Các loại văn phịng phẩm 3.1 Bút viết loại Bút vật dụng văn phòng phẩm cần thiết nơi làm việc, bao gồm: Bút bi, bút chì, bút hightlight (bút nhớ dịng, bút quang), bút xóa, bút đế cắm, bút lông bảng tất nhiên bút bi loại vật phẩm thơng dụng Ngồi bút bi loại bút chuyên dụng khác nhƣ bút laser sử dụng họp thuyết trình, bút lơng dầu thƣờng đƣợc dùng để đánh dấu ghi lên vật dụng nhƣ đĩa CD, bàn làm việc, ghi tên lên điện thoại, máy tính, máy tính để bàn để phân biệt đồ dùng ngƣời với ngƣờikhác 3.2 Các loại tập, sổ Các loại sổ nhƣ tập trắng, sổ tay, sổ name card, sổ ký nhận chứng từ đồ dùng văn phòng phẩm hay dùng văn phịng cơng ty Trong cơng ty phịng kế tốn sử dụng sổ sách nhiều bao gồm sổ kế toán, sổ ký nhận hóa đơn, chứng từ, phiếu thu, phiếu chi, giấy biên nhận, giấy giới thiệu… Sổ văn phòng đƣợc phân phát cho nhân viên để ghi chép chi tiết lại cơng việc q trình làm việc thƣờng sổ tay loại nhỏ gọn Sổ tay dùng để ghi công việc, lịch hẹn, kinh nghiệm làm việc 138 3.3 Các loại giấy văn phòng Giấy in, giấy photocopy thƣờng đƣợc sử dụng nhiều khơng thể thiếu cơng ty giấy in đồ dùng văn phịng phẩm thơng dụng mà cơng ty có Khổ giấy in thông dụng giấy in A3, A4 A5 khổ giấy in A4 loại thơng dụng phổ biến dùng để in ấn tài liệu, văn bản, in hợp đồng… Giấy than thƣờng đƣợc sử dụng phịng kế tốn, nhiên ngày giấy than đƣợc sử dụng có máy in kim in nhiều tờ giấy giống giấy in liên tục Giấy in liên tục thƣờng đƣợc dùng để in hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, xuất hàng hóa Các loại giấy note dùng để ghi công việc, giấy dán nhãn để đánh dấu ghi thông tin nhận diện sản phẩm, giấy phân trang dùng để phân trang tài liệu 3.4 Bấm kim, kim bấm, kẹp giấy Loại bấm kim kim bấm đƣợc phổ biến rộng rãi bấm kim kim bấm số 10, loại bấm kim đƣợc sử dụng để đóng sách tài liệu có loại Bấm Kim KW.Trio loại đại Bấm kim kim bấm đƣợc sử dụng để xếp tài liệu, giấy in đƣợc ngăn nắp nhân viên văn phịng thƣờng dùng bấm kim 139 để bấm tờ giấy lại với Vì dụng cụ bấm kim đƣợc ƣa chuộng văn phịng cơng ty Kẹp giấy đƣợc sử dụng nhiều giá thành rẻ nhƣ tính tiện dụng chúng, kẹp giấy đƣợc sử dụng nhƣ công cụ hỗ trợ đặc biệt để kẹp tài liệu, giấy tờ, văn lại với Loại kẹp giấy đƣợc sử dụng nhiều loại 15mm – 19mm- 25mm – 32mm loại kẹp giấy 41mm 51mm đƣợc sử dụng 3.5 Bìa hồ sơ Bìa hồ sơ dùng để phân loại tài liệu theo nhóm giữ cho tài liệu đƣợc sẽ, ngăn nắp Bìa hồ sơ gồm có: Bìa cịng, bìa lá, bìa lỗ, bìa nút, bìa trình ký, bìa dây, bìa nhựa… Bìa Lá, bìa nút giữ cho tài liệu bạn đƣợc sẽ, gọn gàng Rất phù hợp gặp khách hàng gửi tài liệu cho khách hàng xem mà tài liệu không gọn gàng, đối tác hay khách hàng bạn ngần ngại giao dịch với 3.6 Kệ Đựng Hồ Sơ – Hộp Cắm Bút Kệ nhựa đựng hồ sơ – Hộp cắm bút sản phẩm thiếu bàn làm việc văn phòng việc đựng hồ sơ, giấy tờ cắm bút viết cho ngăn nắp 140 TÀI LIỆU THAM KHẢO - NXB Thống kê: Cách sử dụng số máy móc trang thiết bị văn phòng, Hà Nội, năm 2014 - NXB Thống kê: Hƣớng dẫn sử dụng máy photocopy, Hà Nội, năm 2015 - NXB Giao thông Vận tải: Thao tác bàn phím sử dụng nhanh máy tính hình, Hà Nội, năm 2012 - Các viết, hình ảnh website trang thiết bị văn phòng 141 ... 3: Sử dụng trang thiết bị chuyên dụng Bài 4: Tổ chức khoa học trang thiết bị cách sử dụng đồ dùng văn phòng BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ TRANG THIẾT BỊ TRONG CÔNG TÁCVĂN THƢ Mã bài: MĐ13.01 Các trang thiết. .. trình sử dụng, bảo quản trang thiết bị - Xử lý trƣờng hợp rủi ro xảy có liên quan đến trang thiết bị văn phòng quan, tổ chức c Kết thúc trình sử dụng trang thiết bị Trang thiết bị hết kỳ sử dụng, ... quy trình sử dụng, bảo quản, bảo trì trang thiết bị sử dụng trang thiết bị văn phòng cách thành thạo, an toàn, hiệu lâu dài - Về kỹ năng: + Sử dụng thành thạo bảo quản loại trang thiết bị văn