Untitled BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN TIN HỌC VĂN PHÒNG NGHỀ VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số[.]
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: TIN HỌC VĂN PHỊNG NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng điện xây dựng Việt Xô Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Trong năm qua, dạy nghề có bước tiến vượt bậc số lượng chất lượng, nhằm thực nhiệm vụ đào tạo nguồn nhân lực trực tiếp đáp ứng nhu cầu xã hội Chương trình khung quốc gia nghề Văn thư hành xây dựng sở phân tích nghề, phần thực hành kết cấu theo môđun Để tạo điều kiện thuận lợi cho sở dạy nghề trình thực hiện, việc biên soạn giáo trình thực hành nghề theo môđun đào tạo nghề cấp thiết Mơ đun 13: Tin học Văn phịng mơ đun đào tạo nghề biên soạn theo hình thức tích hợp lý thuyết thực hành Trong trình thực hiện, nhóm biên soạn tham khảo nhiều tài liệu nước, kết hợp với kinh nghiệm thực tế Mặc dù có nhiều cố gắng, khơng tránh khỏi sai sót, mong nhận đóng góp ý kiến độc giả để giáo trình hồn thiện Chân thành cảm ơn Ngày 13 tháng 07 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: ThS Vũ Thị Hường MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN LỜI GIỚI THIỆU PHẦN I: MICROSOFT WORD FOR WINDOWS 10 BÀI 1: TỔNG QUÁT VỀ MICROSOFT WORD 10 Khởi động Word 10 Các thành phần hình Word 10 Truy cập thông tin trợ giúp 11 3.1 Tìm thơng tin trợ giúp 11 3.2 Giải đáp 11 3.3 Thực hành 11 Thoát khỏi Word 12 BÀI 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN 13 Tạo văn 13 1.1 Một số quy ước 13 1.2 Mở tệp văn 13 1.4 Gõ nhập văn 15 1.5 Thực hành 16 Lưu cất văn 16 2.1 Chỉ định folder mặc định 16 2.2 Lưu file 17 2.3 Lưu file cũ 17 2.4 Lưu file với kiểu khác 17 2.5 Lưu file dạng trang Web 17 2.6 Tạo lưu 18 2.7 Thực hành 21 Thao tác tệp tin 21 3.1 Mở tệp tin 21 3.2 Chọn văn khối văn 21 3.3 Sao chép, di chuyển văn 21 3.4 Chèn nội dung tệp tin từ đĩa vào văn hành 21 3.5 Sử dụng Clipboard, Spike, Paste Special 21 3.6 Huỷ, phục hồi, lặp lại thao tác trước 26 3.7 Tìm kiếm, thay thế, xếp văn 28 BÀI 3: ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 29 Định dạng ký tự đoạn văn 29 1.1 Định dạng ký tự 29 1.2 Định dạng đoạn văn 29 1.3 Tự động định dạng (AutoFormat) 31 Định dạng trang văn 32 2.1 Định dạng trang văn 32 2.2 Tạo khung viền, tạo bóng, tơ màu 34 Thiết lập Bullets Numbering 38 3.1 Thiết lập Bullets 38 3.2 Thiết lập Numbering 40 Soạn thảo công thức toán học (Equation) 42 4.1 Soạn thảo cơng thức tốn học 42 4.2 Thực hành 43 Chia văn thành nhiều cột 43 5.1 Chia cột văn 43 5.2 Sửa lại định dạng cột văn 45 Tạo chữ lớn đầu đoạn văn (Drop Cap) 46 6.1 Tạo lớn đầu đoạn văn 46 Tạo quản lý tệp tin mẫu (Template) định dạng (Style) 47 7.1 Tạo quản lý tệp tin mẫu 47 BÀI 4: TẠO BIỂU BẢNG, ĐỒ THỊ 50 Làm việc với biểu bảng 50 1.1 Tạo biểu bảng 50 1.2 Xử lý xếp liệu biểu bảng 51 1.3 Chỉnh sửa biểu bảng 53 1.4 Tính tốn đơn giản biểu bảng 56 1.5 Chuyển đổi biểu bảng văn 62 1.6 Định dạng biểu bảng 63 Tạo sửa đồ thị Word 66 2.1 Dùng Microsoft Graph Chart để tạo đồ thị 66 2.2 Chỉnh sửa đồ thị 68 2.3 Thực hành 71 Chèn bảng tính, đồ thị Excel vào Word 71 3.1 Chèn trang bảng tính 71 3.2 Chèn đồ thị 72 BÀI 5: CÁC DỤNG CỤ HỖ TRỢ TRONG WORD 76 Các công cụ tăng tốc soạn thảo 76 1.1 Chức AutoText 76 1.2 Chức AutoCorrect 78 Các tính tự động 79 2.1 Symbol 79 2.2 Date 84 2.3 Footnote / Endnote (Chú thích) 84 2.4 Caption (Chú giải) 87 2.5 Bookmark 92 Đối tượng đồ hoạ (Drawing) 93 3.1 Làm việc với đối tượng đồ hoạ 93 3.2 Text Box 94 3.3 WordArt 98 3.4 Clip Art Picture 98 Tạo thư trộn thư 99 4.1 Tạo thư 99 4.2 Tạo phong bì nhãn 103 4.3 Trộn thư 108 BÀI 6: TRÌNH BÀY TRANG, MỤC VÀ IN VĂN BẢN 112 Trình bày trang 112 1.1 Tạo tiêu đề đầu trang cuối trang 112 1.2 Đánh số trang 118 1.3 Phần văn 121 Tạo mục, tham chiếu mục lục 121 2.1 Tạo bảng mục (Index) 121 2.2 Tạo bảng tham chiếu 123 2.3 Tạo bảng mục lục 123 Xem in văn 126 3.1 Xem văn trước in 127 3.2 Thực in văn 127 BÀI 7: MỘT SỐ ỨNG DỤNG KHÁC CỦA WORD 128 Tạo trang Web 128 1.1 Sử dụng Word truy cập Internet 128 1.2 Tạo trang Web 132 1.3 Thực hành 134 Bảo vệ tài liệu 134 2.1 Bảo vệ mở tệp tài liệu 134 2.2 Bảo vệ sửa đổi nội dung 135 2.3 Thực hành 136 Thiết lập hệ thống chế độ làm việc Microsoft Word 136 3.1 Làm việc với cụng cụ 136 3.2 Thiết lập thông số cho môi trường làm việc (Hộp thoại Options) 137 3.3 Thực hành 137 PHẦN II: MICROSOFT EXCEL FOR WINDOWS 138 BÀI 1: TỔNG QUÁT VỀ MICROSOFT EXCEL 138 Tổng quát Microsoft Excel 138 1.1 Giới thiệu chung Microsfot Excel 138 1.2 Các tính Microsoft Excel 138 Khởi động Microsoft Excel 141 2.1 Khởi động Excel trước, mở file bảng tính sau 141 2.2 Khởi động Excel đồng thời mở file bảng tính 143 2.3 Thực hành 143 Các thành phần cửa sổ Excel 143 Một số thuật ngữ thường dùng 143 Thao tác thực lệnh 144 5.1 Bằng bảng tác vụ (Task Panel) 144 5.2 Bằng menu ngữ cảnh (Context) 144 5.3 Bằng dụng cụ (Standard Toolbars) 145 5.4 Bằng chuột 145 5.5 Bằng bàn phím 145 Sử dụng trợ giúp 145 Thoát khỏi Microsoft Excel 146 BÀI 2: TẠO BẢNG TÍNH MICROSOFT EXCEL 147 Mở tập bảng tính 147 1.1 Mở tệp bảng tính 147 1.2 Di chuyển tệp bảng tính bảng tính 147 1.3 Đóng tệp bảng tính 147 1.4 Mở tệp bảng tính có sẵn 147 1.5 Tìm kiếm tệp bảng tính 147 1.6 Quản lý cửa sổ bảng tính 149 1.7 Lưu cất bảng tính 149 Các kiểu liệu Excel 149 Nhập hiệu chỉnh liệu bảng tính 151 3.1 Nhập liệu vào bảng tính 151 3.2 Dạng thể loại liệu 152 3.3 Chỉnh sửa liệu 153 Tính tốn liệu 154 4.1 Địa ô 155 4.2 Các phép toán 155 4.3 Các loại công thức 155 Sử dụng số hàm thông dụng 155 5.1 Các hàm thường dùng với kiểu liệu Nhãn /Chuỗi 155 5.2 Các hàm thường dùng với kiểu liệu ngày, 156 5.3 Các hàm thường dùng với kiểu liệu số 157 5.4 Các hàm thường dùng để đổi liệu số 160 5.5 Các hàm thường dùng với sở liệu 162 5.6 Các hàm luận lý (Logical) 162 5.7 Các hàm điều kiện 165 5.8 Các hàm dị tìm liệu 165 5.9 Thực hành 167 Một số thơng báo lỗi tính tốn liệu 167 Lưu cất bảng tính 169 BÀI 3: SỬA BẢNG TÍNH MICROSOFT EXCEL 171 Thao tác cột 171 1.1 Thay đổi chiều rộng cột 171 1.2 Tự động điều chỉnh độ rộng cột 171 1.3 Xác lập độ rộng cột chuẩn 172 1.4 Che dấu / không che dấu cột 172 1.5 Chèn, xóa ơ, cột 173 Thao tác hàng 173 2.1 Thay đổi chiều cao 173 2.2 Tự động điều chỉnh chiều cao 174 2.3 Che dấu / Không che dấu hàng 175 2.4 Chèn, xóa hàng 176 Sử dụng tên vùng 177 3.1 Định nghĩa tên vùng 177 3.2 Áp dụng tên vùng xóa tên vùng 177 Sao chép di chuyển liệu 178 4.1 Sao chép liệu 178 4.2 Di chuyển liệu 178 Tìm kiếm thay liệu 178 5.1 Tìm kiếm (Find) 178 5.2 Thay (Replace) 179 BÀI 4: LÀM VIỆC VỚI CÁC ĐỐI TƯỢNG ĐỒ HOẠ VÀ MACRO 181 Chèn ảnh, Clip Art, Word Art vào bảng tính 181 1.1 Chèn Clip Art 181 1.2 Chèn ảnh, xén ảnh 181 1.3 Chèn Word Art 183 Tạo chỉnh sửa biểu đồ 187 2.1 Đại cương biểu đồ (hay gọi đơn giản đồ thị) 187 2.2 Tạo biểu đồ 187 2.3 Chỉnh sửa biểu đồ 188 Tạo sử dụng Macro 189 3.1 Tạo Macro 189 3.2 Chạy, xoá, hiệu chỉnh Macro 195 3.3 Chèn Macro vào công cụ 198 BÀI 5: LÀM VIỆC VỚI CƠ SỞ DỮ LIỆU EXCEL 204 Khái niệm sở liệu (DataBase) 204 1.1 Những khái niệm sở liệu 204 1.2 Thao tác với sở liệu 204 1.3 Sắp xếp liệu 206 1.4 Lọc, xúa rút trích liệu bảng tính (Data Filter) 206 Phân tích liệu 208 Phác thảo liệu với tổng (Subtotal) 211 3.1 Phác thảo liệu với tổng 211 3.2 Thực hành 212 BÀI 6: TRÌNH BÀY TRANG VÀ IN BẢNG TÍNH 214 Làm việc với mẫu 214 1.1 Tạo tập bảng tính với Template 214 1.2 Hiệu chỉnh Template 215 1.3 Hiệu chỉnh thiết lập cho tệp bảng tính mặc định 215 Trang trí bảng tính 218 2.1 Định dạng Font chữ 218 2.2 Tạo khung viền 219 2.3 Tạo mầu cho bảng tính 219 2.4 Định dạng tự động 221 2.5 Khuôn mẫu (Style) 221 2.6 Sao chép huỷ bỏ định dạng 221 In bảng tính 224 3.1 Thiết kế trang in 224 3.2 Kiểm soát dấu ngắt trang 225 3.4 Thực in bảng tính 228 BÀI 7: CÁC CHỨC NĂNG KHÁC TRONG EXCEL 229 Hoà nhập Excel với Word 229 1.1 Tạo bảng tính Excel từ Word 229 1.2 Chèn bảng tính Excel có sẵn vào Word 229 1.3 Nhập liệu Word vào Excel 231 Chia sẻ liệu Excel Internet 234 2.1 Chèn siêu liên kết (Hyperlink) 234 2.2 Chèn liên kết E-mail 236 2.3 Lưu bảng tính trang Web 236 2.4 Lập tuỳ chọn phát hành (Publish) 237 2.5 Chia sẻ liệu Excel qua E-mail 237 Bảo vệ liệu 238 BÀI 8: THIẾT LẬP CÁC THÔNG SỐ HỆ THỐNG VÀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CHO EXCEL 243 Sử dụng điều chỉnh công cụ 243 1.1 Ẩn / công cụ (ToolBars) 243 1.2 Điều chỉnh công cụ 245 Thiết lập tham số môi trường làm việc cho Excel 253 Thiết lập lựa chọn tự động hiệu chỉnh 258 TÀI LIỆU THAM KHẢO 259 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên Mơ đun: TIN HỌC VĂN PHỊNG Mã mơ đun: MĐ12 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơ đun: - Vị trí: Tin học Văn phịng mơ đun sở chương trình đào tạo Trung cấp ngành Văn thư hành chính, giảng dạy sau học môn Tin học nhóm mơ đun chung học song song với mơn Kỹ thuật đánh máy vi tính - Tính chất: : Mơ đun Tin học văn phịng mô đun chuyên môn nghề bắt buộc sử dụng bảng tính Exel Microsoft Word - Ý nghĩa vai trị mơ đun: giúp người học có kỹ việc sử dụng Microsoft Word Microsoft Excel Mục tiêu mơ đun: - Về kiến thức: Trình bày kiến thức phần mềm Microsoft Office, tổng hợp lại kiến thức thao tác làm việc với thành phần Microsoft Office - Về kỹ năng: + Sử dụng Microsoft Word để thực công việc như: soạn thảo, trình bày, trang trí loại văn bản, lưu cất in ấn chuyển giao tài liệu + Sử dụng Microsoft Excel để lập sổ tính, định dạng, tính toán, in ấn, v.v chuyển giao - Về lực tự chủ trách nhiệm: Thể thái độ thận trọng, cẩn thận, cầu thị học tập Nội dung mô đun: - Phần I: Microsoft Word for Windows + Bài 1: Tổng quát Microsoft Word + Bài 2: Soạn thảo văn + Bài 3: Định dạng văn + Bài 4: Tạo biểu bảng, đồ thị + Bài 5: Các công cụ hỗ trợ Word + Bài 6: Trình bày trang, mục in văn + Bài 7: Một số ứng dụng khác Word - Phần thứ hai: Microsoft Excel for Windows + Bài 1: Tổng quát Microsoft Excel + Bài 2: Tạo bảng tính Microsoft Excel + Bài 3: Sửa bảng tính Microsoft Excel + Bài 4: Làm việc với đối tượng đồ hoạ Macro + Bài 5: Làm việc với Cơ sở liệu Excel + Bài 6: Trình bày trang in bảng tính + Bài 7: Các chức khác Excel + Bài 8: Thiết lập thông số hệ thống môi trường làm việc cho Excel ... GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên Mơ đun: TIN HỌC VĂN PHỊNG Mã mơ đun: MĐ12 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơ đun: - Vị trí: Tin học Văn phịng mơ đun sở chương trình đào tạo Trung cấp ngành Văn thư hành. .. Chương trình khung quốc gia nghề Văn thư hành xây dựng sở phân tích nghề, phần thực hành kết cấu theo môđun Để tạo điều kiện thuận lợi cho sở dạy nghề trình thực hiện, việc biên soạn giáo trình. .. Trung cấp ngành Văn thư hành chính, giảng dạy sau học mơn Tin học nhóm mô đun chung học song song với môn Kỹ thuật đánh máy vi tính - Tính chất: : Mơ đun Tin học văn phịng mơ đun chun mơn nghề