Untitled BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔN HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NGHỀ VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Ban hành theo Quyết định số 97[.]
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Ban hành theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX- ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Trong công tác quản lý điều hành quan tổ chức, muốn đạt hiệu cao địi hỏi phải có máy quản trị văn phòng, nhằm giúp việc điều hành hoạt động quan, tổ chức đó, từ công việc chuẩn bị nhu cầu vật chât kỹ thuật đến công tác tham mưu cho nhà lãnh đạo Vì địi hỏi phải có máy quản trị văn phịng, có chun mơn cao, nhằm qn xuyến cơng việc mà văn phịng đảm nhận Quản trị văn phịng mơn học bắt buộc cơng tác văn thư hành nói riêng cơng tác quản trị nói chung, giúp cho người học tăng cường kiến thức nghiệp vụ công tác văn phịng Mơn học bao gồm chương: + Chương 1: Nội dung quản trị học + Chương 2: Quản trị văn phòng + Chương 3: Đổi đại hóa cơng tác văn phịng Với thời gian phân bổ cho môn học không nhiều lại bao hàm nhiều kiến thức đề cập đến lĩnh vực quản trị Vì mà khơng thể tránh khỏi thiếu sót khiếm khuyết, mong đóng góp ý kiến tập thể thầy cô, bạn đọc bạn sinh viên để giáo trình ngày hoàn thiện Xin chân thành cảm ơn ! Ngày 15 tháng 05 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: Trung Xuân Phú MỤC LỤC TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN LỜI GIỚI THIỆU MỤC LỤC .1 CHƯƠNG 1: NỘI DUNG CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ HỌC Khái niệm quản trị, quản trị học 1.1 Khái niệm quản trị 1.2 Quản trị học 1.3 Các lực quản trị .6 Chức quản trị 2.1 Chức hoạch định .9 2.2 Chức tổ chức 14 2.3 Chức trị nguồn nhân lực 20 2.4 Chức kiểm tra 23 Nhà quản trị 30 3.1 Khái niệm, vai trò, chức nhà quản trị 30 3.2 Các cấp quản trị .32 Câu hỏi ôn tập chương 33 CHƯƠNG 2: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG .35 Những vấn đề chung văn phòng .35 1.1 Khái niệm .35 1.2 Chức 36 1.3 Nhiệm vụ 36 1.4 Cơ cấu tổ chức .37 1.5 Nguyên tắc làm việc Văn phòng .37 Quản trị văn phòng 38 2.1 Khái niệm quản trị 38 2.2 Chức quản trị văn phòng .40 2.3 Nhà quản trị văn phòng 41 2.4 Vai trò quản trị văn phòng .42 Phần tham khảo .42 Câu hỏi ôn tập chương 46 CHƯƠNG 3: ĐỔI MỚI VÀ HIỆN ĐẠI HOÁ VĂN PHÒNG .47 Sự đời văn phòng đại 47 1.1 Sự phát triển khoa học - công nghệ 47 1.2 Sự phát triển quan hệ kinh tế, xã hội phạm vi toàn cầu .47 1.3 Sự bùng nổ cách mạng thông tin 48 Nội dung đổi mới, đại hố văn phịng 48 2.1 Trang thiết bị Văn phòng .48 2.2 Người lao đơng Văn phịng .50 2.3 Các nghiệp vụ hành Văn phịng 50 2.4 Những vấn đề đại hố văn phịng nước ta .51 Ứng dụng ISO vào quản trị văn phòng 52 3.1 Khái niệm .52 3.2 Lợi ích việc ứng dụng ISO vào quản trị văn phòng 54 3.3 Quy trình ứng dụng 57 Câu hỏi ôn tập chương 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO .61 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Mã mơn học: MH10 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: Quản trị văn phịng mơn học sở nghề, giảng dạy sau môn Tổ chức máy quan, tổ chức dạy trước môn Tiếng Việt thực hành, mơn Kỹ giao tiếp; - Tính chất: Quản trị văn phịng mơn học bắt buộc ngành văn thư hành - Ý nghĩa và vai trị mơn học: Trang bị cho học sinh, sinh viên kiến thức quản trị văn phịng nói riêng cơng tác điều hành tổ chức nói chung việc quản lí sở vật chất tham mưu cho lãnh đạo, quan đơn vị Mục tiêu môn học: - Về kiến thức: Trình bày kiến thức vị trí, chức năng, nhiệm vụ, tổ chức máy, lề lối làm việc văn phịng nói chung số loại hình văn phòng chủ yếu nước ta - Về kỹ năng: Trình bày cơng tác tổ chức điều hành văn phịng, quản lí cơng tác văn phịng quan - Về lực tự chủ trách nhiệm: Thể tính tự giác, tích cực, cẩn thận, tư trình học tập Nội dung môn học: Chương 1: Nội dung quản trị học Chương 2: Quản trị văn phòng’ Chương 3: Đổi đại hóa văn phịng CHƯƠNG 1: NỘI DUNG CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ HỌC Mã chương: MH10.01 Giới thiệu: - Quản trị học trang bị kiến thức quản trị, chức quản trị chức hoạch định, chức tổ chức, chức quản trị nhân lực chức kiemr tra Mối quan hệ chức q trình điều hành cơng việc nhằm mang lại hiệu cao cho công tác quản trị - Cán quản trị cấp quản trị tồn song song cấp quản trị với cán quản trị điều hành công việc cấp đó, bao gồm quản trị viên sở, quản trị viên trung cấp quản trị viên cao cấp, điều hành cơng việc quản lý Mục tiêu: - Trình bày kiến thức quản trị học quản trị nguồn nhân lực văn phòng - Nêu cấp quản trị, kỹ quản trị vai trò nhà quản trị - Thể tính tự giác, tích cực, cẩn thận, tư trình học tập nghiên cứu Nội dung chính: Khái niệm quản trị, quản trị học 1.1 Khái niệm quản trị Có nhiều định nghĩa quản trị để tham khảo: + Harold Kootz Cyril O’Donnell: “Quản trị thiết lập trì mơi trường mà cá nhân làm việc với nhóm hoạt động hữu hiệu có kết quả.” + Robert Albanese: “Quản trị trình kĩ thuật xã hội nhằm sử dụng nguồn, tác động tới hoạt động người tạo điều kiện thay đổi để đạt mục tiêu tổ chức.” + Stonner Rabbins: “Quản trị tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức quản trị người kiểm tra hoạt động đơn vị cách có hệ thống nhằm hồn thành mục tiêu đơn vị ” Từ việc tham khảo ta rút định nghĩa quản trị: Quản trị tiến trình hồn thành cơng việc cách có hiệu hữu hiệu thơng qua người khác Có thể giải thích thuật ngữ định nghĩa quản trị: Tiến trình biểu thị hoạt động nhà quản trị hoạch định, tổ chức tổ, lãnh đạo kiểm tra Hữu hiệu nghĩa thực cơng việc hay nói cách khác đạt mục tiêu tổ chức Hiệu nghĩa thực công việc cách đắn liên quan đến mối quan hệ đầu vào đầu Khi nhà quản trị đương đầu với nguồn lực khan họ cần phải quan tâm đến việc sử dụng hiệu nguồn lực Vì vậy, quản trị liên quan đến việc đạt mục tiêu tối thiểu hóa nguồn lực 1.2 Quản trị học Quản trị học khoa học nghiên cứu, phân tích cơng việc quản trị tổ chức; giải thích tượng quản trị đề xuất lí thuyết kĩ thuật nên áp dụng để giúp nhà quản trị hoàn thành nhiệm vụ Quản trị học cung cấp khái niệm làm tảng cho việc nghiên cứu môn học quản trị chức quản trị sản xuất, quản trị tiếp thị, quản trị nhân sự, v.v… Quản trị học khoa học liên ngành sử dụng nhiều tri thức nhiều ngành học khác kinh tế học, tâm lí học, xã hội học, tốn học, v.v… Quản trị học khoa học, thực hành quản trị nghệ thuật Nhà quản trị phải hiểu biết lí thuyết quản trị, linh hoạt vận dụng lí thuyết vào tình cụ thể để quản trị hữu hiệu a Quản trị hoạt động khó khăn phức tạp * Trước hết yếu tố người Quản trị suy quản trị người, người hay nhóm người có đặc điểm tâm – sinh lý khác Muốn quản trị có hiệu trước hết phải hiểu họ; hiểu họ điều không dễ, để thỏa mãn nhu cầu họ lại khó khăn phức tạp nhiều lần, ln ln mục đích vươn tới nhà quản trị Tâm lý người thường hay thay đổi theo biến đổi thực khách quan, làm cho hoạt động quản trị vốn khó khăn phức tạp lại làm thêm khó khăn phức tạp Mặt khác, người tổng hoà cho mối quan hệ xã hội, sống tổ chức, người có mối quan hệ nhiều mặt với cộng động mang tính xã hội như: quan hệ trị, quan hệ kinh tế, quan hệ bạn bè đồngnghiệp … chúng đan xen vào tạo thành mối quan hệ phức hợp, tác động thường xuyên chi phối lẫn * Các yếu tố môi trường hoạt động tổ chức Các yếu tố ln biến động, lúc có nhiều yếu tố tác động bất lợi tạo nên rủi ro thách thức to lớn tổ chức, có yếu tố vượt khỏi tầm kiểm sốt nhà quản trị Như vậy, quản trị có hiệu cơng việc khó khăn phức tạp cơng việc khó khăn phức tạp b Lao động quản trị lao động sáng tạo Khác với lao động thông thường, lao động quản trị chủ yếu lao động trí lực Sản phẩm lao động quản trị trước hết định nhà quản trị, định quản trị chứa đựng hàm lượng khoa học định Sự phù hợp tình huống, giai đoạn khác định quản trị làm cho mang tính khả thi, tất yếu, sản phẩm phải lao động sáng tạo c Quản trị vừa khoa học vừa nghệ thuật Bởi quản trị khơng địi hỏi phải hồn thành mục tiêu đề mà phải hoàn thành chung với hiệu cao * Tính khoa học quản trị thể hiện: + Thứ nhất, quản trị phải đảm bảo phù hợp với vận động quy luật khách quan Điều đó, địi hỏi việc quản trị phải dựa hiểu biết sâu sắc quy luật chung riêng tự nhiên xã hội + Thứ hai, sở am hiểu quy luật khách quan mà vận dụng tốt thành tựu khoa học Trước hết triết học, kinh tế học, tâm lý học, xã hội học, toán học, tin học, điều khiển học, công nghệ học … Cùng với kinh nghiệm thực tế vào thực hành quản trị + Thứ ba, quản trị phải đảm bảo phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh tổ chức giai đoạn cụ thể Điều đó, địi hỏi nhà quản trị vừa kiên trì nguyên tắc vừa phải vận dụng cách linh hoạt phương pháp, hình thức kỹ quản trị phù hợp cho điều kiện hồn cảnh định * Tính nghệ thuật quản trị thể hiện: Kỹ năng, kỹ xảo, bí quyết, ‘’mẹo’’ quản trị Nếu khoa học hiểu biết kiến thức có hệ thống, nghệ thuật tinh lọc kiến thức để vận dụng cho phù hợp lĩnh vực, tình Sau ví dụ nghệ thuật số lĩnh vực cụ thể: + Nghệ thuật dùng người: Nói thuật dùng người, Khổng Tử có dạy: “ Dụng nhân dụng mộc” Mỗi người có ưu – nhược điểm khác nhau, biết sử dụng người có ích, họ cống hiến nhiều cho xã hội, cho cộng đồng mà họ sinh sống Điều đó, địi hỏi nhà quản trị phải am hiểu đặc điểm tâm lý người, nên sử dụng học vào việc gì, đâu phù hợp Có vậy, cá nhân có điều kiện, hội phát huy hết khả mình, cống hiến nhiều cho tập thể + Nghệ thuật giáo dục người Để giáo dục người, thông thường người ta sử dụng hình thức: khen, chê, thuyết phục, tự phê bình phê bình, khen thưởng kỷ luật … Nhưng khơng phải lúc có tác dụng tích cực.Với ai, nên áp dụng hình thức nào, biện pháp gì, mức độ cao hay thấp, tiến hành khơng gian thời gian ? vấn đề mang tính nghệ thuật Bởi định khác cho kết không giống Sự không phù hợp không giúp cho người ta phát triển theo chiều hương tích cực mà trái lại làm tăng thêm tính tiêu cực tư tưởng lẫn hành vi họ + Nghệ thuật ứng xử giao tiếp: Được thể trình giao tiếp Sự lựa chọn lời nói, cách nói thái độ phù hợp với người nghe nghệ thuật ứng xử giao tiếp Ca dao Việt Nam có câu: ‘’ Lờinói chẳng tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lịng ‘’ tư tưởng thuật lựa lời giao tiếp Cách nói thẳng, nói tình thái, nói gợi ý, nói triết lý, nói hiển ngơn, nói hàm ngơn cách nói cần lựa chọn cho phù hợp với trình độ, tâm lý người nghe Thái độ tôn trọng, thành ý, khiêm tốn, vui vẽ, hoà nhã, tự tin, điềm đạm, linh hoạt … ứng xử nghệ thuật giao tiếp khơng thể thiếu q trình giao tiếp Tóm lại: khoa học tồn lý thuyết nghệ thuật diện thực tế.Hay nói cách khác, nghệ thuật xuất qúa trình vận dụng khoa học vàothực tiễn 1.3 Các lực quản trị Năng lực tổng hoà kiến thức, kĩ năng, hành vi thái độ người góp phần tạo nên tính hiệu cơng việc Năng lực quản trị tập hợp kiến thức, kĩ năng, hành vi thái độ mà quản trị viên cần có để tạo hiệu hoạt động quản trị khác tổ chức khác lực quản trị chủ yếu: a Năng lực truyền thông Năng lực truyền thông khả truyền đạt trao đổi cách hiệu thơng tin để người khác hiểu rõ Bao gồm khía cạnh: + Truyền thơng khơng thức: - Khuyến khích truyền thơng chiều thơng qua đặt câu hỏi để có thơng tin phản hồi, lắng nghe thiết lập trị chuyện thân mật - Hiểu tình cảm người khác - Thiết lập mối quan hệ cá nhân mạnh mẽ với người - Thông báo hoạt động kiện liên quan đến người giúp họ cập nhật kiện, hoạt động - Tạo khả thiết phục, trình bày ấn tượng trước cơng chúng kiểm sốt vấn đề - Viết rõ ràng, súc tích hiệu quả, sử dụng nguồn liệu máy tính + Thương lượng: - Thay mặt nhóm để đàm phán cách hiệu vai trò nguồn lực - Rèn luyện kỹ phát triển tốt mối quan hệ với cấp trên, công thuộc cấp b Năng lực hoạch định điều hành Năng lực hoạch định điều hành bao gồm việc định nhiệm vụ cần phải thực hiện, xác định rõ xem chúng thực hiện, phân bổ nguồn lực để thực nhiệm vụ giám sát tồn tiến trình để đốn chúng thực tốt Các khía cạnh lực hoạch định điều hành: + Thu thập, phân tích thơng tin giải vấn đề: - Kiểm soát sử dụng thông tin - Đưa định kịp thời - Tính tốn rủi ro tiên liệu kết + Hoạch định tổ chức thực dự án: - Phát triển kế hoạch tiến độ để đạt mục tiêu - Phân tích ưu tiên thực nhiệm vụ phân quyền để chịu trách nhiệm - Xác định, tổ chức phân bổ nguồn lực cần thiết để hồn thành nhiệm vụ + Quản lí thời gian: - Kiểm soát vấn đề chung dự án theo thời gian - Giám sát công việc theo tiến độ thay đổi tiến độ cần - Thực công việc cách hiệu áp lực thời gian + Lập ngân sách quản trị tài chính: - Hiểu rõ ngân sách, dịng chu chuyển tiền mặt, báo cáo tài biết sử dụng chúng để định - Ghi chép đầy đủ xác sổ sách tài - Phát thảo nguyên tắc tổng quát ngân sách làm việc với người nguyên tắc c Năng lực làm việc nhóm + Thiết kế nhóm: - Thiết lập mục tiêu rõ ràng Cấu trúc thành viên nhóm cách hợp lí - Xác định trách nhiệm chung cho nhóm ấn định nhiệm vụ cho thành viên nhóm cách thích hợp + Tạo mơi trường mang tính hỗ trợ: - Tạo mơi trường mà hợp tác hiệu ln đánh giá kịp, khích lệ, khen thưởng - Hỗ trợ nhóm việc xác định sử dụng nguồn lực cần thiết để hoàn thành mục tiêu + Quản trị động nhóm: - Hiểu rõ điểm mạnh yếu thành viên - Xử lí tốt mâu thuẫn bất đồng để nâng cao hiệu - Chia sẻ tin cậy người d Năng lực hành động chiến lược Năng lực hành động chiến lược hiểu rõ sứ mệnh tổng quát giá trị tổ chức đoán hoạt động thuộc cấp phân định rõ ràng Bao gồm: + Hiểu rõ ngành mà tổ chức hoạt động: - Biết hành động đối thủ cạnh tranh đối tác chiến lược - Có thể phân tích xu hướng chung xảy ngành tác động chúng tương lai + Hiểu biết tổ chức: - Hiểu rõ quan tâm giới hữu quan - Nắm vững lực khác biệt tổ chức + Thực hành động chiến lược: - Phân định ưu tiên đưa định sứ mệnh tổ chức mục tiêu chiến lược - Nhận thức rõ thách thức quản trị phương án chiến lược khắc phục chúng - Thiết lập chiến thuật mục tiêu tác nghiệp giúp cho việc thực chiến lược dễ dàng e Năng lực nhận thức toàn cầu Việc thực công việc quản trị tổ chức thông qua việc phối hợp sử dụng nguồn lực nhân sự, tài chính, thơng tin ngun liệu từ nhiều quốc gia đáp ứng nhu cầu thị trường với đa dạng văn hố địi hỏi nhà quản trị phải có lực nhận thức tồn cầu Các khía cạnh lực nhận thức tồn cầu: + Có kiến thức hiểu biết văn hóa: - Hiểu biết cập nhật kiện trị, xã hội kinh tế toàn cầu - Nhận thức rõ tác động kiện quốc tế đến tổ chức - Hiểu, đọc nói thơng thạo ngôn ngữ khác + Nhạy cảm khả hồ nhập văn hố: - Nhạy cảm xử văn hóa riêng biệt có khả thích nghi - Điều chỉnh hành vi giao tiếp với văn hoá khác quốc gia f Năng lực tự quản Con người phải có trách nhiệm sống bên bên ngồi cơng việc Các khía cạnh lực tự quản: + Cư xử trung thực đạo đức: - Sẵn lòng thừa nhận sai lầm - Chịu trách nhiệm hành động + Có cá tính nghị lực: - Làm việc chăm để hồn thành cơng việc - Bền chí để đương đầu với trở ngại, biết cách vươn lên từ thất bại + Cân yêu cầu công việc sống: - Thiết lập cân cơng việc khía cạnh sống cho khơng có vấn đề sống bị lãng - Có khả tự chăm sóc - Biết xử lí thiết lập mục tiêu liên quan công việc sống + Khả tự nhận thức phát triển: - Có mục đích nghề nghiệp cá nhân rõ ràng - Sử dụng điểm mạnh để tạo lợi tìm cách cải thiện điểm yếu - Biết phân tích học hỏi từ kinh nghiệm công việc sống