Giáo trình Quản lý văn bản trong môi trường mạng (Nghề Văn thư hành chính Trung cấp)

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xơ Ninh Bình, năm 2019 TUN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Cơng tác văn thư có chức đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý quan, tổ chức Cho nên công tác văn thư gắn với thông tin, thông tin văn đối tượng mà người làm công tác công văn, giấy tờ phải xử lý Chính việc ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác yêu cầu mang tính chất tất yếu để tiến tới đại hóa cơng tác văn thư văn phịng Giáo trình Quản lý văn mơi trường mạng đời giúp cho học sinh – sinh viên tìm hiểu quy trình quản lý văn đến, môi trường mạng diễn từ ứng dụng kiến thức học để thực thao tác quản lý sau học xong Bố cục giáo trình gồm nội dung chính, tìm hiểu vấn đề chung quản lý văn môi trường mạng, soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ quản lý hồ sơ, ứng dụng vào thực tiễn Với quan điểm nội dung giáo trình phải trình bày ngắn gọn, đọng vấn đề nên tất nhiên không tránh khỏi hạn chế, khiếm khuyết định Vì mong nhận đóng góp ý kiến đồng nghiệp bạn quan tâm để giáo trình hồn thiện Xin trân trọng cảm ơn Ngày 20 tháng 05 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: GV Trương Thị Trang MỤC LỤC TRANG LỜI GIỚI THIỆU BÀI 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG .6 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa 1.1 Khái niệm 1.2 Mục đích 1.3 Ý nghĩa Yêu cầu 2.1 Nhanh chóng 2.2 Chính xác 10 2.3 Bí mật 10 2.4 Hiện đại 10 Nội dung 10 3.1 Xây dựng ban hành văn 10 3.2 Quản lý văn 12 3.3 Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 13 BÀI 2: SOẠN THẢO VĂN BẢN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG 14 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa yêu cầu 14 1.1 Khái niệm văn điện tử 14 1.2 Mục đích 15 1.3 Ý nghĩa 15 1.4 Yêu cầu 15 Nội dung việc soạn thảo ban hành văn 16 2.1 Tạo thư mục 16 2.2 Tạo File 17 2.3 Soạn thảo văn 19 2.4 Trình ký văn 28 Thực hành soạn thảo văn 33 BÀI 3: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG 35 Khái niệm, mục đích, yêu cầu 35 1.1 Khái niệm 35 1.2 Mục đích, yêu cầu 35 Nội dung quản lý văn đến 35 2.1 Tiếp nhận, Scan văn 39 2.2 Đăng ký văn 40 2.3 Chuyển xin ý kiến giải 40 2.4 Chuyển văn đến đơn vị cá nhân giải 41 2.5 Theo dõi việc giải văn đến 41 Nội dung quản lý văn 44 Thực hành đăng ký làm thủ tục phát hành văn 49 BÀI 4: LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG 50 Khái niệm, mục đích, yêu cầu 50 1.1 Khái niệm 50 1.2 Mục đích, ý nghĩa, yêu cầu 50 Phương pháp lập hồ sơ môi trường mạng 51 Lập hồ sơ 52 3.1 Mã hồ sơ (theo Khung phân loại hồ sơ) 52 3.2 Hồ sơ số 52 3.3 Tiêu đề hồ sơ 53 3.4 Thời gian bắt đầu 53 3.5 Thời gian kết thúc 53 3.6 Thời hạn bảo quản 54 3.7 Số lượng tờ 54 3.8 Hạn chế sử dụng (mật/tình trạng vật lý kém/đang xử lý nghiệp vụ/lý khác) 54 3.9 Đặc điểm tài liệu có hồ sơ 55 3.10 Hồ sơ kết thúc 55 3.11 Không nộp lưu vào lưu trữ quan 55 Thực hành lập hồ sơ qua mạng 55 BÀI 5: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN 57 ECM - Quản lý tài nguyên thông tin doanh nghiệp 57 1.1 Mục đích ứng dụng ECM 57 1.2 Lịch sử phát triển ECM giới 58 Các tiêu chuẩn quản lý văn 58 2.1 ISO 15489 - Tiêu chuẩn quốc tế quản lý văn 58 2.2 Moreq - Tiêu chuẩn liên minh 59 Giải pháp phần mềm 1C: Quản lý văn (ECM) 60 3.1 Các tính 60 3.2 Quản lý văn điều hành tác nghiệp 60 3.3 Quản lý văn bản, hồ sơ, giáo trình, tài liệu 61 Các khái niệm 1C: ECM 61 4.1 Kiểu liệu 61 4.2 Kiểu văn 62 4.3 Quy trình nghiệp vụ 64 4.4 Bàn làm việc 65 4.5 Phân quyền 65 4.6 Thực hành phần mềm 66 Các quy trình xử lý văn 66 5.1 Quy trình xử lý văn đến 66 5.2 Quy trình xử lý văn 68 5.3 Quy trình xử lý văn nội 69 5.4 Quy trình xử lý hồ sơ 70 5.5 Thực hành 70 TÀI LIỆU THAM KHẢO 71 GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN Tên mơ đun: QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG MƠI TRƯỜNG MẠNG Mã mơ đun: MĐ21 Vị trí, tính chất ý nghĩa vai trị mơ đun: - Vị trí: mơ đun bố trí vào học kỳ năm thứ hai khoá học - Tính chất: mơ đun chun mơn - Ý nghĩa vai trị mơ đun: Học tốt mơ đun giúp học sinh - sinh viên, tích cực, động trình làm việc quản lý văn môi trường mạng Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức: + Trình bày đượcvị trí, tác dụng việc quản lý văn môi trường mạng; + Vận dụng bước quy trình soạn thảo văn môi trường mạng; + Mô tả bước thực quản lý văn đi, đến mơi trường mạng + Trình bày bước thực quy trình lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ môi trường mạng - Về kỹ : + Làm tương đối thành thạo bước, công việc: soạn thảo, quản lý văn đi, đến lập hồ sơ môi trường mạng - Về lực tự chủ trách nhiệm: + Nhận thức vị trí tầm quan trọng quản lý văn môi trường mạng, + Thái độ đắn, có trách nhiệm với nghề Nội dung mô đun Bài 1: Những vấn đề chung quản lý văn môi trường mạng Bài 2: Soạn thỏa văn môi trường mạng Bài 3: Quản lý văn đi, đến môi trường mạng Bài 4: Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ môi trường mạng Bài 5: Ứng dụng công nghệ phần mềm quản lú văn BÀI 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG Mã bài: MĐ21.01 Mục tiêu: - Trình bày vị trí, mục đích, ý nghĩa nội dung việc quản lý văn môi trường mạng - Thành thạo kỹ quản lý văn - Thái độ thận trọng, tỉ mỉ, nguyên tắc, bảo mật có trách nhiệm với nghề Nội dung chính: Khái niệm, mục đích, ý nghĩa 1.1 Khái niệm Cơng văn giấy tờ phương tiện thông tin cần thiết hoạt động Nhà nước Nó đời không nhu cầu giao tiếp truyền thơng tin, mà cịn nhu cầu quản lý Nhà nước Vì cơng tác văn thư xem chức quản lý trở thành điều kiện thiếu việc phát triển hồn thiện xã hội Tổ chức hợp lý cơng tác văn thư có ảnh hưởng tốt đến chất lượng hoạt động quản lý Nhà nước tính linh hoạt, tính bền vững, tính tổ chức tiết kiệm Đứng trước yêu cầu đổi Nhà nước ta nay, đặc biệt công cải cách hành quốc gia cho phù hợp với kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa diễn sôi động từ trung ương đến địa phương, khơng thể khơng nói đến việc hồn thiện hợp lý hố cơng tác văn thư quan hành Nhà nước mà khơng nghiên cứu ứng dụng tin học công tác văn thư Thực tế cho thấy, công tác văn thư quan hành Nhà nước nay, bên cạnh kết đạt nhiều tồn cần khắc phục như: Tình trạng q tải cơng tác văn thư việc xử lý thông tin lượng thông tin không ngừng tăng lên; Phương tiện xử lý thông tin cịn nghèo nàn thủ cơng, việc tổ chức cơng tác văn thư theo nề nếp cũ, không đáp ứng nhu cầu , nhanh chóng , xác; Nhiều quan phương tiện xử lý thông tin lạc hậu dẫn đến tình trạng xử lý tài liệu hồ sơ sản sinh năm, văn nằm tủ văn pháp quy đăng Công báo, người ta không nhớ hết văn bản, thông tin cần thiết trước ban hành văn dẫn đến việc xây dựng ban hành văn bị trùng lặp, chồng chéo, chí cịn mâu thuẫn Tài liệu lưu trữ di sản văn hoá đặc biệt dân tộc, có giá trị đặc biệt công xây dựng bảo vệ đất nước Trải qua bề dầy thời gian, khối lượng tài liệu lưu trữ quan, đơn vị ngày lớn hơn, mà công cụ quản lý khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ nhiều quan, đơn vị chủ yếu cơng cụ truyền thống gặp nhiều khó khăn, nhiều thực Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư công tác lưu trữ tất yếu giai đoạn Trung tâm Tin học - Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước có chức nghiên cứu, triển khai ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ quản lý thống việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ theo nhiệm vụ Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Với đội ngũ viên chức trẻ, có trình độ, nhiệt huyết, Trung tâm Tin học không ngừng nghiên cứu giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn ngành văn thư lưu trữ, đặc biệt phải kể đến việc nghiên cứu phát triển phần mềm ứng dụng công tác văn thư, lưu trữ Trong lịch sử hình thành phát triển, Trung tâm Tin học tổ chức tập huấn triển khai ứng dụng tin học công tác văn thư, lưu trữ nhiều quan, đơn vị như: Các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Đài Phát Truyền hình Hà Nội, Đài Truyền hình Việt Nam, Bộ Công Thương, Bộ Giao thông Vận tải, Bộ Lao động - Thương binh Xã hội, Thông xã Việt Nam …Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Bắc Ninh, n Bái, Thanh Hố, Hồ Bình, Lạng Sơn, Bình Định, Quảng Nghãi, Nghệ An, Phú Thọ, Bắc Giang, Đăk Lắc, Môi trường mạng: môi trường thơng tin cung cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ trao đổi thông qua sở hạ tầng thông tin; Cơ sở hạ tầng thông tin: hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn thơng, mạng Internet, mạng máy tính sở liệu; Cơ sở liệu: tập hợp liệu xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý cập nhật thông qua phương tiện điện tử; Văn điện tử: văn thể dạng thông điệp liệu; Thông điệp liệu: thông tin tạo ra, gửi đi, nhận lưu trữ phương tiện điện tử; Phương tiện điện tử: phương tiện hoạt động dựa công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn khơng dây, quang học, điện từ công nghệ tương tự; Hồ sơ: tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung tên loại văn bản; quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian đặc điểm khác, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức cá nhân; Khung phân loại hồ sơ: hệ thống phân loại hồ sơ hình thành trình hoạt động quan tổ chức theo ngành, lĩnh vực 1.2 Mục đích - Phần mềm cho phép tạo nhiều sổ văn đi, văn đến, số thứ tự văn tự động nhảy theo sổ văn - Quản lý hồ sơ công việc: cho phép người dùng quản lý danh mục hồ sơ công việc theo năm, quản lý văn hồ sơ cơng việc đến mức tồn văn văn - Hệ thống cho phép người dùng tự tạo trường tin cho văn đi, văn đến, hồ sơ công việc, văn hồ sơ công việc sở danh mục trường tin mẫu bổ sung trường tin có tính đặc thù - Hệ thống có phân hệ báo cáo, thống kê để phục vụ tổng hợp,báo cáo văn theo yêu cầu, phân hệ quản lý văn đến, văn có chức tìm kiếm nhanh tìm kiếm nâng cao - Tìm kiếm nhanh: cho phép người dùng tìm kiếm văn danh mục văn bản, hồ sơ mà không cần xác định chuỗi ký tự tìm kiếm nằm trường thơng tin - Tìm kiếm nâng cao: cho phép người dùng kết hợp nhiều điều kiện tìm kiếm để kết tìm kiếm xác 1.3 Ý nghĩa - Tiết kiệm thời gian Trước đây, theo kiểu phát hành văn truyền thống, Văn thư sau trình văn đến lãnh đạo, nhận đạo tiến hành phát hành văn theo kiểu photo văn gửi đến phận có liên quan Cách làm gây lãng phí mặt thời gian Thời gian cho Văn thư photo lên xuống cầu thang gửi văn đến phịng có liên quan để chuyển phát văn thay việc sử dụng phẩn mềm văn thư quan lúc chuyển phát số lượng văn nhiều hơn, xử lý công việc hiệu Trong học quản lý thời gian Sở Nội vụ tổ chức mà người viết có dịp tham gia, cho rằng: Thời gian lên xuống cầu thang lãng phí cơng việc văn phịng Trong tận dụng thời gian làm cơng việc khác hiệu Sử dụng cách phát hành qua mạng nội khơng làm lãng phí khoảng thời gian này, Văn thư cần scan văn có đạo sử dụng mạng nội gửi đến trưởng, phó phận có liên quan - Tiết kiệm chi phí: Trong ngày, trung bình Văn thư nhận 10 văn bản, 10 văn photo Như vậy, ngày phải sử dụng 30 trang giấy A4, chưa kể đến văn có nhiều trang Qua đó, cho thấy việc phát hành văn theo kiểu truyền thống làm tiêu hao lượng lớn giấy, từ làm tăng chi phí quan Do ứng dụng phần mềm làm cho văn chuyển phát nhanh mà bên cạnh giúp quan tổ chức tiết kiệm khối lượng lớn giấy tờ, văn phòng phẩm - Tạo điều kiện thuận lợi hiệu công tác lưu trữ: Lưu trữ văn thư nhằm phục vụ cho việc tìm kiếm văn sau thời gian dài, trước để tìm văn bản, buộc Văn thư phải rà sổ cơng văn xem văn thuộc ngày tháng, năm nào, số hiệu lưu trữ số mấy, sau đến tủ lưu trữ để tìm văn Cách làm hiệu quả, phải tốn nhiều thời gian để tìm kiếm văn Cịn chưa kể đến việc trích lục văn nhiều lần qua q trình ma sát làm văn bị hư hỏng Đến với cách lưu trữ mới, Văn thư trình phát hành văn đi, đồng thời lưu trữ mạng điện tử, cần tìm văn đó, cần sử dụng thao tác đơn giản, đánh số văn trích yếu nội dung, văn tìm kiếm vài phút Sau đó, cần, Văn thư cần bấm nút in, văn đến tay người tìm cách nhanh chóng Khơng vậy, trước đây, muốn kiếm văn bắt buộc phịng ban phải tìm đến Văn thư để nhờ trích lục, cần văn gửi đến phịng ban có liên quan, sử dụng thao tác giống văn thư để tìm kiếm lưu trữ Yêu cầu Xuất phát từ vai trị, vị trí, ý nghĩa công tác Văn thư quan, tổ chức, văn thư giúp cho quản lý công việc quan nhanh chóng, đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho hoạt động quan đầy đủ Xuất phát từ vai trị, vị trí, ý nghĩa công tác Văn thư quan, tổ chức, văn thư giúp cho quản lý công việc quan nhanh chóng, đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho hoạt động quan đầy đủ Từ giúp cho Văn phịng làm nhanh chóng cơng việc mình, giúp cho q trình tham mưu cho lãnh đạo, quản lý hậu cần tốt Do đó,cơng tác Văn thư địi hỏi yêu cầu chặt chẽ sau: 2.1 Nhanh chóng Trong lĩnh vực hoạt động yêu cầu nhanh chóng có ý nghĩa quan trọng tron định thành công quan, tổ chức Nhưng cơng tác Văn thư u cầu nhanh chóng coi nguyên tắc hoạt đơng động quan Q trình giải cơng việc quan phụ thuộc nhiều vào hoạt động cơng tác Văn thư, q trình diễn nhanh chóng thơng tin đến kịp thời với đơn vị giải văn tạo điều kiện nâng cao hiệu giải công việc quan BÀI 5: ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ PHẦN MỀM TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN Mã bài: MĐ21.05 Mục tiêu: - Trình bày mục đích phải ứng dụng phần mềm vào giải văn (ECM) - Trình bày trình ứng dụng phần mềm 1C: Quản lý văn (ECM) Các tính quản lý văn bản, hồ sơ, giáo trình, tài liệu - Thái độ đắn, cẩn trọng, tỉ mỉ, nguên tắc, cẩn thận Nội dung chính: ECM - Quản lý tài nguyên thông tin doanh nghiệp Định nghĩa AIIM (Association for Information and Image Management) Cuối năm 2005: Quản lý tài nguyên thông tin doanh nghiệp (ECM) công nghệ sử dụng để Chụp (Nắm giữ), Quản lý, Lưu trữ, Bảo quản, Cung cấp thông tin tài liệu liên quan đến quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp Đầu năm 2010: Quản lý tài nguyên thông tin doanh nghiệp (ECM) chiến lược, phương pháp công cụ sử dụng để Chụp (Nắm giữ), Quản lý, Lưu trữ, Bảo quản, Cung cấp thông tin tài liệu liên quan đến quy trình nghiệp vụ doanh nghiệp ECM bao gồm quản lý thông tin phạm vi tồn doanh nghiệp, cho dù thơng tin thể hình thức nào: tài liệu giấy, tập tin điện tử, in liệu, chí E-mail 1.1 Mục đích ứng dụng ECM Mục đích ứng dụng ECM để làm cho việc quản lý thông tin doanh nghiệp dễ dàng hơn, minh bạch cách đơn giản hóa việc lưu trữ, đảm bảo an ninh, quản lý phiên bản, định tuyến quy trình nghiệp vụ, hỗ trợ sử dụng sau Lợi ích rõ rệt ECM + Nâng cao hiệu kinh doanh + Tăng khả kiểm sốt + Giảm chi phí 57 1.2 Lịch sử phát triển ECM giới - ECM hôm cháu cuối thập niên 1980 đầu 1990 hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDM – Enterprise Document Management) EDM sản phẩm độc lập, cung cấp chức trong bốn lĩnh vực: hình ảnh, cơng việc, quản lý tài liệu, ERM - Enterprise Records Management  tất định hướng tới việc xây dựng văn phịng khơng giấy Vào cuối năm 1990, ngành công nghiệp EDM đơn lẻ tiếp tục phát triển bền vững Các giải pháp công nghệ kêu gọi doanh nghiệp cần hướng tới mục tiêu, giải pháp chiến thuật để giải vấn đề xác định rõ ràng Hiện có chuyển dịch từ giải pháp EDM đóng gói sang dạng tích hợp Các tiêu chuẩn quản lý văn 2.1 ISO 15489 - Tiêu chuẩn quốc tế quản lý văn - Các bản: + ISO 15489–1:2001 “Thông tin tài liệu – Quản lý văn – Phần 1: Các nguyên tắc chung” (Information and documentation – Records management – Part 1: General) + ISO 15489–2:2001 “Thông tin tài liệu – Quản lý văn – Phần 2: Hướng dẫn” (Information and documentation – Records management – Part 2: Guidelines) - Các nội dung chính: + Quy định việc quản lý văn vật mang tin theo định dạng tài nguyên thông tin mà tạo nhận tổ chức q trình hoạt động, nhân có trách nhiệm nghề nghiệp liên quan đến việc tạo (hoặc) xử lý văn + Đơn giản hóa việc xử lý triển khai hệ thống quản lý văn tổ chức hoàn thiện hệ thống 58 + Yêu cầu xây dựng quy định cục (nội bộ) tổ chức + Yêu cầu hệ thống truy cập văn để đảm bảo phù hợp cho việc quản lý truy cập thông qua dấu hiệu truy cập văn người sử dụng 2.2 Moreq - Tiêu chuẩn liên minh - MoReq có bao gồm yêu cầu đối với: + Hệ thống văn điện tử; + Sơ đồ phân loại văn (danh mục hồ sơ điện tử); + Công cụ bảo mật cho văn bản; + Cất giữ văn thời hạn định, chuyển giao tiêu hủy; + Nhập văn vào hệ thống; + Các mục tin nhận diện văn bản; + Tìm kiếm, lấy thơng tin đưa văn bản; + metadata (siêu liệu) mơ hình mẫu - MoReq2, có hướng ưu tiên bao gồm: + Xây dựng chương trình thẩm định sản phẩm phần mềm theo yêu cầu tiêu chuẩn; + Sửa đổi lại yêu cầu có, bao gồm đánh giá theo tiêu chuẩn ISO; + Quản lý hồ sơ chuyên đề; + Quản lý hồ sơ hỗn hợp văn phi điện tử; + Tích hợp với hệ thống quản lý tài nguyên thông tin (quản lý thông tin Website) Authoritative Record Document Record (văn thức có ý (văn thơng tin) (văn thức) nghĩa pháp lý) Có thể chỉnh sửa Cấm thay đổi Có chứng việc, văn văn tồn diện khơng có lỗi Có thể tồn nhiều phiên Cho phép tồn văn phiên cuối Phiên cuối phiên gốc Chủ sở hữu xóa bỏ Cấm xóa bỏ, ngoại trừ số trường hợp kiểm sốt chặt chẽ Sau phê duyệt, khơng thể xóa bỏ văn pháp lý thức Trước tiên, sử dụng để hỗ trợ làm việc hàng ngày với văn Mục đích cất giữ tin cậy văn có ý nghĩa kinh doanh Mục đích chứng cho thấy văn thức lưu làm văn gốc 59 Giải pháp phần mềm 1C: Quản lý văn (ECM) 3.1 Các tính + Làm việc với tệp + Văn đến, nội + Quy trình nhiệm vụ + Quản lý họp + Diễn đàn + E-mail + Quản lý dự án nhiệm vụ dự án + Báo сáo ngày + Lịch làm việc 3.2 Quản lý văn điều hành tác nghiệp - Quản lý văn điều hành tác nghiệp 60 Quản lý quy trình văn bản, quản lý hồ sơ, quản lý giao việc theo dõi tiến trình thực hiện, đảm bảo phân quyền truy cập - Xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử Xây dựng hệ thống thư mục văn bản, số hóa văn giấy, phân quyền truy cập, khai thác sử dụng văn điện tử, truy cập theo nhiều phương tiện (qua Web thiết bị di động) - Quản lý dự án Quản lý hạng mục công việc dự án, tiến độ thực hiện, văn kèm theo, tính cơng lao động, giao việc theo dự án, quản lý họp, giao tiếp (trong bao gồm E-mail) - Quản lý hợp đồng Quản lý thời hạn hợp đồng, bên hợp đồng, công việc liên quan đến hợp đồng, tài liệu vấn đề liên quan… 3.3 Quản lý văn bản, hồ sơ, giáo trình, tài liệu - Quản lý văn hồ sơ + Ghi nhận văn đến, văn đi, văn nội bộ; + Quản lý hồ sơ giấy hồ sơ điện tử; + Trình xin ý kiến phê duyệt (ký) văn - Quản lý giáo trình + Soạn thảo giáo trình điện tử với nhiều định dạng khác nhau, gồm nhiều người tham gia, lưu theo nhiều phiên bản; + Thống giáo trình người tham gia soạn thảo biên tập; + Phê duyệt giáo trình người có trách nhiệm mơn; + Lưu trữ giáo trình dạng điện tử để tái sử dụng sau này; + Chia sẻ hạn chế truy cập - Quản lý tài liệu học tập + Xây dựng kho tài liệu điện tử từ nhiều nguồn khác nhau: từ giảng viên, từ em sinh viên, số hóa tài liệu giấy; + Lưu trữ tài liệu dành cho sinh viên; + Chia sẻ hạn chế truy cập tài liệu Các khái niệm 1C: ECM 4.1 Kiểu liệu  Tệp tin: file điện tử ghi đĩa - Các kiểu tệp tin: hình ảnh, văn thuần, bảng tính, vẽ thiết kế,… - Các thao tác làm việc với tệp tin: tạo mới, xem, soạn (sửa), xóa bỏ - Mẫu tệp tin: khn mẫu văn với trường có sẵn để sau sử dụng mà khơng cần đánh lại nội dung 61 4.2 Kiểu văn  Văn đến: Dạng văn đến: công văn, văn đến khác Thuộc tính văn đến: trường thông tin đặc trưng cho văn để phân biệt với văn khác Thẻ văn đến: nơi lưu thơng tin thuộc tính văn tệp đính kèm Mẫu văn đến: thẻ văn với số trường thuộc tính điền sẵn để làm khuôn mẫu tạo văn đến Văn nội bộ: "Văn nội bộ" dùng để ghi nhận văn tra cứu thơng tin thức văn tổ chức điều hành,… Dạng văn nội khoa: giáo trình, văn hành chính, quy định tài chính, tài liệu, hợp đồng… Thuộc tính văn nội bộ: trường thông tin đặc trưng cho văn để phân biệt với văn khác  62 Thẻ văn nội bộ: nơi lưu thông tin thuộc tính văn tệp đính kèm Mẫu văn nội bộ: thẻ văn với số trường thuộc tính điền sẵn để làm khuôn mẫu tạo văn  Văn đi: Dạng văn đi: công văn, gửi cấp trên, thơng báo, văn khác… Thuộc tính văn đi: trường thông tin đặc trưng cho văn để phân biệt với văn khác Thẻ văn đi: nơi lưu thông tin thuộc tính văn tệp đính kèm Mẫu văn đi: thẻ văn với số trường thuộc tính điền sẵn để làm khn mẫu tạo văn đến 63 4.3 Quy trình nghiệp vụ - Quy trình nghiệp vụ: trình tự bước thực xử lý loại văn khác - Nhiệm vụ: công việc cần thực người bước xử lý văn công việc 64 4.4 Bàn làm việc Bàn làm việc: danh sách công việc cần làm thời điểm 4.5 Phân quyền Vai trò: tập hợp số quyền (hoặc hạn chế) số thao tác (nghiệp vụ) đối tượng metadata chương trình Vai trị gắn với người nhiều người Nhóm người sử dụng: gồm nhóm người sử dụng theo tiêu chí chung để thuận tiện phân quyền giao việc theo nhóm người sử dụng 65 4.6 Thực hành phần mềm Giao diện ứng dụng: Các quy trình xử lý văn 5.1 Quy trình xử lý văn đến 66 Tiếp nhận Văn thư Văn Đăng ký Lãnh đạo Văn đăng ký Xem xét (Trình, chuyển giao) Khuyến nghị, đạo Người thực Thực (Giải quyết, theo dõi) Văn thực 67 Văn thư Lưu vào hồ sơ 5.2 Quy trình xử lý văn 68 5.3 Quy trình xử lý văn nội Người thực Soạn ả Dự thảo văn Người thống Thống (văn thư) (nội dung thể ứ Văn thống Lãnh đạo Phê duyệt (ký duyệt) Văn phê duyệt Văn thư Đăng ký Văn đăng ký 69 Người thực Thực Văn thực Văn thư Lưu vào hồ sơ 5.4 Quy trình xử lý hồ sơ  Quy trình quản lý hồ sơ  Lập danh mục hồ sơ  Lập hồ sơ  Biên mục hồ sơ  Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ  Khai thác sử dụng hồ sơ lưu trữ  Tiêu hủy hồ sơ  Một số khái niệm  Hồ sơ  Quyển hồ sơ  Danh mục hồ sơ  Mục lục hồ sơ  Mục lục văn  Chứng từ kết thúc  Ký hiệu hồ sơ  Xác định giá trị tài liệu  Lưu trữ điện tử 5.5 Thực hành Yêu cầu: Sinh viên nhập văn thực yêu cầu chuyển văn cho nhân, tập thể phần mềm 70 TÀI LIỆU THAM KHẢO Vương Đình Quyền- Lý luận phương pháp cơng tác Văn thư (Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội- năm 2007) Nghị định 110/2004/NĐ- CP ngày 08/4/2004 Chính phủ ban hành cơng tác Văn thư Tập giảng Quản lý giải văn bản- Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2009 Thông tư số: 07/2012/TT-BNV ban hành ngày 22 tháng 11 năm 2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Hướng dẫn số: 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 08 năm 2015 quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng Thông tư Số: 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động uan, tổ chức Tham khảo tài liệu mạng, diễn dàn, công báo…( https://thuvienphapluat.vn/van-ban/Bo-may-hanh-chinh/Huong-dan-822-HDVTLTNN-quan-ly-van-ban-di-van-ban-den-lap-ho-so-trong-moi-truong-mang289649.asp ) 71 ... thực thao tác quản lý sau học xong Bố cục giáo trình gồm nội dung chính, tìm hiểu vấn đề chung quản lý văn môi trường mạng, soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ quản lý hồ sơ, ứng... mềm quản lú văn BÀI 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG Mã bài: MĐ21.01 Mục tiêu: - Trình bày vị trí, mục đích, ý nghĩa nội dung việc quản lý văn môi trường mạng - Thành... 1: Những vấn đề chung quản lý văn môi trường mạng Bài 2: Soạn thỏa văn môi trường mạng Bài 3: Quản lý văn đi, đến môi trường mạng Bài 4: Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ môi trường mạng Bài 5: Ứng dụng