Giáo trình Tin học ứng dụng kế toán 1 (Nghề: Kế toán tin học - Trung cấp) nhằm giúp học viên tìm hiểu những ứng dụng cơ bản nhất của Microsoft Word và Microsoft Excel vào thực tế và cụ thể là công tác kế toán tài chính văn phòng. Phần 1 của giáo trình gồm những nội dung về: hệ soạn thảo văn bản Word; định dạng văn bản; chèn hiệu ứng vào văn bản; các công cụ hỗ trợ trong Word;... Mời các bạn cùng tham khảo!
BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XƠ GIÁO TRÌNH MƠ ĐUN: TIN HỌC ỨNG DỤNG KẾ TOÁN NGHỀ: KẾ TỐN TIN HỌC TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Ban hành theo theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng điện xây dựng Việt Xơ Ninh Bình, năm 2019 TUN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Hiện nay, công nghệ thông tin (CNTT) diện đóng vai trị quan trọng khơng thể thiếu trình quản trị, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Chúng ta hiểu tin học ngành khoa học công nghệ phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng máy tính, điện thoại để lưu trữ khai thác thông tin cách nhanh nhất, tốt để sống thêm phần dễ dàng Nhất việc quản lí thơng tin khơng phải ghi chép hay tìm tịi cách thủ công mà cần nhập máy tính, điện thoại tìm Tin học văn phòng kỹ bản, quan trọng cần thiết ngành nghề lĩnh vực Tin học văn phịng khơng cịn khái niệm xa lạ người Bởi lẽ người người nhà nhà từng, đã, sử dụng, tiếp cận với Tin học văn phòng để bổ sung kiến thức cho thân nhằm đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội đại Một ứng dụng phổ biến tin học văn phòng phầm mềm Microsoft Office Microsoft office ứng dụng có vai trị hỗ trợ cho việc nhập liệu hay xử lý liệu Là ứng dụng đc dùng rộng rãi giới Chúng ta kể đến ứng dụng phổ biến Microsoft office là: Microsoft Word, Microsoft Exel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access… Vai trò phần mềm Microsoft office doanh nghiệp nói chung, cơng tác kế tốn tài nói riêng cần thiết thể mức độ xác nhanh gọn Đặc biệt kể đến chương trình soạn thảo văn Microsoft Word bảng tính điện tử Microsoft Excel Trong nội dung Mô đun Tin học ứng dụng kế tốn giúp em tìm hiểu ứng dụng Microsoft Word Microsoft Excel vào thực tế cụ thể công tác kế tốn tài văn phịng Giáo trình chúng tơi cố gắng bổ sung, hồn chỉnh để giáo trình đáp ứng tốt yêu cầu người học, song không tránh khỏi thiếu sót Chúng tơi mong nhận ý kiến đóng góp đồng nghiệp, nhà nghiên cứu anh chị em sinh viên Xin chân thành cảm ơn! Ngày 21 tháng năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: ThS Lê Thị Điệp Minh MỤC LỤC Trang TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN LỜI GIỚI THIỆU MỤC LỤC Trang BÀI 1: HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN WORD Giới thiệu Microsoft Word Các thao tác 2.1 Khởi động Microsoft Word 2.2 Giới thiệu hình soạn thảo 2.3 Soạn thảo tiếng việt 2.4 Các thao tác với file văn 10 2.5 Sao chép, di chuyển xóa khối văn 12 Định dạng văn 13 3.1 Định dạng ký tự 13 3.2 Định dạng khối, đoạn văn 14 3.3 Định dạng số cột cho văn 15 3.4 Đinh dạng Bullets and numbering 15 Chèn hiệu ứng vào văn 18 4.1 Chèn ký tự đặc biệt 19 4.2 Chèn ảnh vào văn 20 4.3 Chèn công thức toán học 22 Tạo biểu bảng, đồ thị 25 5.1 Làm việc với bảng biểu 25 5.2 Tạo sửa đồ thị Word 32 5.3 Chèn bảng tính, đồ thị Excel vào Word 33 Định dạng trang in ấn 35 6.1 Tạo tiêu đề đầu trang, cuối trang 35 6.2 Cách đánh số trang 38 6.3 Chọn cỡ giấy đặt lề 41 6.4 In văn 43 Các công cụ hỗ trợ Word 44 7.1 Các công cụ tăng tốc soạn thảo 44 7.2 Các tính tự động 52 7.3 Đối tượng đồ hoạ (Drawing) 57 7.4 Tạo thư trộn thư 59 Một số ứng dụng khác Word 65 8.1 Tạo trang Web 65 8.2 Bảo vệ tài liệu 66 8.3 Thiết lập hệ thống chế độ làm việc Microsoft Word 69 Kiểm tra 73 BÀI 2: BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ EXCEL 74 Các khái niệm 74 1.1 Khởi động EXCEL hình giao diện 74 1.2 Một số khái niệm 77 1.3 Các kiểu liệu Excel 79 1.4 Các thao tác bảng tính Excel 80 1.5 Làm việc với tệp tin 83 Định dạng liệu 85 2.1 Nhập chỉnh sửa liệu 85 2.2 Định dạng cột, dịng, 87 2.3 Định dạng liệu kiểu số, ngày tháng 96 2.4 Định dạng kiểu chữ, chữ 100 2.5 Tạo viền theo vùng ô chọn 102 Các hàm thường dùng 108 3.1 Khái niệm 108 3.2 Các hàm số học tính toán 115 3.3 Các hàm ngày tháng 116 3.4 Các hàm tìm kiếm tham chiếu 118 3.5 Các hàm logic 119 3.6 Các hàm thống kê 125 3.7 Các hàm tài 130 3.8 Hàm xử lý chuỗi 133 Làm việc với đối tượng đồ hoạ Macro 138 4.1 Chèn ảnh, Clip Art, Word Art vào bảng tính 138 4.2 Tạo chỉnh sửa biểu đồ 141 4.3 Tạo sử dụng Macro 144 Làm việc với Cơ sở liệu Excel 152 5.1 Khái niệm sở liệu (DataBase) 152 5.2 Phân tích liệu 152 5.3 Phác thảo liệu với tổng (Subtotal) 164 Các chức khác Excel 168 6.1 Hoà nhập Excel với Word 168 6.2 Chia sẻ liệu Excel Internet 172 6.3 Bảo vệ liệu 177 Một số ứng dụng Excel cơng tác kế tốn 182 Kiểm tra 192 TÀI LIỆU THAM KHẢO 193 CHƯƠNG TRÌNH MƠ ĐUN Tên Mơ đun: TIN HỌC ỨNG DỤNG KẾ TỐN Mã Mơ đun: MĐ20 Vị trí, tính chất Mơ đun: - Vị trí: Mơ đun tin học ứng dụng kế tốn Mơ đun chun ngành mô đun thực hành nghề quan trọng chương trình đào tạo nghề kế tốn tin học, bố trí sau mơn học chung - Tính chất: Mơ đun tin học ứng dụng kế tốn cung cấp kiến thức bản, tảng kỹ làm việc với máy tính ứng dụng Microsoft Word Microsoft Excel Microsoft Office Mô đun tin học ứng dụng kế tốn mơ đun thực hành nghề bắt buộc để vận dụng Microsoft Word Microsoft Excel cơng tác kế tốn Mục tiêu Mô đun: - Kiến thức: Nắm kiến thức ứng dụng Microsoft Word Microsoft Excel phần mềm Microsoft Office, tổng hợp lại kiến thức thao tác làm việc với ứng dụng Microsoft Word Microsoft Excel thành phần Microsoft Office - Kỹ năng: + Sử dụng Microsoft Word để ứng dụng vào công tác kế tốn thực cơng việc: soạn thảo, trình bày, trang trí loại văn bản, lưu cất in ấn chuyển giao tài liệu đặc biệt văn kinh tế + Sử dụng Microsoft Excel để vận dụng vào cơng tác kế tốn lập sổ tính, định dạng, tính tốn, in ấn, v.v chuyển giao - Về lực tự chủ trách nhiệm: Rèn luyện tác phong làm việc khoa học, chuẩn xác, cầu thị học tập III Nội dung Mô đun: BÀI 1: HỆ SOẠN THẢO VĂN BẢN WORD Mã bài: MĐ20.01 Giới thiệu Microsoft Word, biết đến với tên khác Winword, chương trình soạn thảo văn phổ biển công ty phần mềm tiếng Microsoft Nó cho phép người dùng làm việc với văn thô (text), hiệu ứng phông chữ, màu sắc, khác âm thanh, video khiến cho việc soạn thảo văn thuận tiện Ngoài có cơng cụ kiểm tra tả, ngữ pháp nhiều ngôn ngữ khác để hỗ trợ người sử dụng Các phiên Word thường lưu tên tập tin với đuôi doc, hay docx phiên từ Word 2007 trở Hầu hết phiên Word mở tập tin văn thô (.txt) làm việc với định dạng khác, chẳng hạn xử lý siêu văn (.html), thiết kế trang web Mục tiêu: - Về kiến thức: + Trình bày thao tác làm việc với hệ soạn thảo Word + Trình bày thao tác định dạng văn bản, chèn hiệu ứng vào văn bản, lập bảng biểu Word - Về kỹ năng: + Soạn thảo văn với hệ soạn thảo Word + Định dạng văn theo yêu cầu + Ứng dụng vào cơng tác kế tốn doanh nghiệp - Về lực tự chủ trách nhiệm: Thể thái độ thận trọng, cẩn thận, cầu thị học tập Nội dung chính: Giới thiệu Microsoft Word Microsoft Word trình xử lý độc quyền thiết kế Microsoft Nó lần phát hành vào năm 1983 tên Multi-Tool Word cho hệ thống Xenix phiên sau viết cho nhiều tảng khác bao gồm máy tính IBM chạy hệ điều hành DOS (1983), Apple Macintosh (1984), AT & T Unix PC (1985), Atari ST (1986), SCO UNIX, OS / 2, Microsoft Windows ( 1989) Nó thành phần hệ thống phần mềm Microsoft Office; bán sản phẩm độc lập bao gồm Microsoft Works Suite Các phiên Microsoft Office Word 2010 cho Windows Microsoft Office Word 2011 cho Mac Các phiên Word thường lưu tên tập tin với đuôi doc, hay docx phiên từ Word 2007 trở Hầu hết phiên Word mở tập tin văn thơ (.txt) làm việc với định dạng khác, chẳng hạn xử lý siêu văn (.html), thiết kế trang web Microsoft Word đời từ cuối năm 1980, đến phần mềm Winword đạt tới hoàn hảo lĩnh vực soạn thảo văn lĩnh vực văn phòng phần mềm Microsoft Office nói chung Có thể liệt kê đặc điểm bật phần mềm sau: Cung cấp đầy đủ kỹ soạn thảo định dạng văn đa dạng, dễ sử dụng; Khả đồ hoạ mạnh dần lên, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding) bạn co thể chèn nhiều ngồi hinh ảnh âm lên tai liệu word như: biểu đồ, bảng tính,.v.v Có thể kết xuất, nhập liệu nhiều loại định dạng khác Đặc biệt khả chuyển đổi liệu Word với phần mềm khác Microsoft Office làm cho việc xử lý ứng dụng văn phòng trở nên đơn giản hiệu Dễ dàng kết chuyển tai liệu dạng HTML để chia sẻ liệu mạng nội bộ, mạng Internet Các thao tác 2.1 Khởi động Microsoft Word Cách Chọn biểu tượng hình -> Nhấn Enter Cách Nhấn chuột phải biểu tượng chữ Open hình -> Chọn Cách Nhấn chuột trái nhanh lần biểu tượng chữ hình Cách 4.Vào Menu Start-> All Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office Word 2010 2.2 Giới thiệu hình soạn thảo 2.3 Soạn thảo tiếng việt Chuẩn bị: Để gõ tiếng Việt có dấu bạn phải chuẩn bị sau - Phần mềm gõ tiếng Việt: Hiện có phần mềm gõ tiếng Việt thông dụng Vietkey Unikey - Bộ phông tiếng Việt: Để gõ tiếng Việt máy tính bạn phải cài thêm phơng chữ tiếng Việt, font full Sau tải về, bạn cài đặt Font chữ tiếng Việt vào hệ thống Để gõ tiếng Việt bạn cần thiết lập Kiểu gõ Bảng mã phần mềm gõ tiếng Việt Chọn Kiểu Gõ Tiếng Việt Để gõ tiếng Việt có dấu ta có kiểu TELEX VNI Kiểu gõ TELEX Dùng phím chữ để gõ dấu Kiểu gõ VNI Dùng phím số để gõ thêm dấu Kiểu gõ chọn tuỳ ý theo sở thích thói quen người sử dụng Tham khảo hình để biết cách gõ với kiểu Telex VNI Bạn nên sử dụng bảng mã Unicode hiển thị tốt máy tính Website bạn truy cập Internet Phần mềm gõ tiếng Việt Unikey phiên 4.0 sử dụng kiểu gõ Telex, Bảng mã Unicode Cách Gõ Tiếng Việt Có Dấu Khi Soạn Thảo Văn Bản Để gõ tiếng Việt có dấu, bạn cần gõ nguyên âm (a, b, u, o, ) trước; sau gõ dấu thanh, dấu mũ, dấu móc sau Ví dụ bạn chọn kiểu gõ Telex bảng mã Unicode để gõ cụm từ "Tôi yêu Việt Nam" bạn phải gõ sau: "Tooi yeeu Vieetj Nam" Nếu bạn dùng kiểu gõ VNI bạn phải gõ: "Toi6 yeu6 Viet65 Nam" Shape Effects: tạo hiệu ứng đường viền cho shape Chú ý mũi tên nhỏ menu, kích vào để hiển thị menu popup để bạn có đầy đủ tùy chọn việc chỉnh sửa văn box Chẳng hạn, với Shape Fill bạn thay đổi màu sau: Phần WordArt Styles menu Drawing Tools cho phép bạn tạo hiệu ứng cho văn Bạn kết hợp hiệu ứng để có văn nghệ thuật hình đây: Hoặc bạn kết hợp Shape với Text effects, bạn tạo hiệu ứng độc đáo sau: 7.4 Tạo thư trộn thư Bước 1: Kích vào thẻ Mailings, chọn Start Mail Merge chọn chức Step by Step Mail Merge Wizard… 59 Bước 2: Chọn Letters nhấn Next Bước 3: Chọn hình Bước 4: Chọn Type a new list để tạo danh sách mới, sau nhấn Next 60 Bước 5: Xuất hộp thoại tạo trường danh sách, bạn kích vào nút Customize Columns… để xóa, thêm sửa tên trường có sẵn theo ý Bước 6: Chọn trường cần xóa kích nút Delete để xóa (nhấn Yes xác nhận), kích Rename… để sửa tên trường theo ý bạn 61 Bước 7: Sau hoàn thành tên trường, bạn tiến hành nhập liệu tương ứng Nhấn New Entry để thêm dòng Nhập hoàn thành nhấn OK để kết thúc Bước 8: Tiến hành chọn nơi lưu file danh sách đặt tên cho nó, sau nhấn Save Bước 9: Nhấn OK 62 Bước 10: Nhấn Next để tiếp tục Bước 11: Đặt trỏ chuột vào vị trí bạn cần chèn thơng tin kích More items… Bước 12: Chọn trường tương ứng, sau nhấn Insert Lặp lại bước chèn hết trường danh sách 63 Bước 13: Nhấn Next để xem kết Và kết quả: 64 Một số ứng dụng khác Word 8.1 Tạo trang Web • Kích tab View vùng Ribbon • Kích nút Web Layout nhóm Document Views - Nhập nội dung Để nhập nội dung văn vào tài liệu, đơn giản bắt đầu gõ Nếu bạn muốn điều chỉnh cách bố trí cho trang văn bản, bạn nên sử dụng bảng để định dạng trang cách - Hyperlinks (Siêu liên kết) Các Hyperlink hay links cho phép người đọc kích vào văn chuyển tới website khác Để tạo hyperlink: - Lựa chọn văn bạn muốn tạo liên kết • Kích Tab Insert nhóm Ribbon • Kích nút Hyperlink nhóm Links • Nhập địa web, hay URL liên kết • Kích OK - Lưu chế độ Web Pages • Kích nút Office Button • Di chuyển trỏ lên Save As • Kích Other Formats 65 • Dưới mục Save as Type, chọn Web Page • Nhập tên cho tài liệu (khơng có dấu cách) 8.2 Bảo vệ tài liệu * Đặt mật cho tài liệu Bước - Mở tài liệu Word mà bạn muốn đặt mật Bước - Nhấp vào tab Tệp - File sau nhấp vào tùy chọn Thơng tin Info cuối nút Bảo vệ tài liệu -Protect Documentsẽ hiển thị danh sách tùy chọn chọn 66 Bước - Chọn tùy chọn Mã hóa mật - Encrypt with Password cách nhấp qua Điều hiển thị hộp thoại Tài liệu mã hóa Encrypt Document yêu cầu mật để mã hóa tài liệu Hộp thoại tương tự xuất hai lần để nhập mật Sau nhập mật lần, nhấp vào nút OK Bước - Lưu thay đổi cuối bạn bảo vệ mật tài liệu Lần tới cố gắng mở tài liệu này, hỏi mật trước hiển thị nội dung tài liệu, điều xác nhận tài liệu bạn bảo vệ mật bạn cần mật để mở tài liệu 67 * Xóa mật tài liệu Bạn xóa mật tài liệu sau mở thành cơng Các bước sau giúp bạn xóa mật bảo vệ khỏi tài liệu Word bạn Bước - Mở tài liệu Word mật cần xóa Bạn cần mật xác để mở tài liệu Bước - Nhấp vào tab Tệp - File theo sau tùy chọn Thông tin - Info cuối nút Bảo vệ Tài liệu - Protect Document hiển thị danh sách tùy chọn chọn Bước - Chọn tùy chọn Mã hóa mật - Encrypt with Password cách nhấp qua Điều hiển thị hộp thoại Tài liệu mã hóa mật dãy dấu chấm Bạn cần xóa dấu chấm khỏi hộp làm rõ để xóa mật khỏi tài liệu 68 Bây bạn mở tài liệu vào lần tới, Word khơng hỏi bạn mật bạn xóa bảo vệ mật khỏi tài liệu 8.3 Thiết lập hệ thống chế độ làm việc Microsoft Word * Chuyển đổi đơn vị từ inch sang cm - Thông thường Việt Nam sử dụng đơn vị đo cm Word thiết lập mặc định inch bạn nên chuyển sang đơn vị cm để thuận tiện cho trình lề, - Bạn kích chọn thẻ File chọn Option - Hộp thoại xuất bạn kích chọn thẻ Advanced, di chuyển tới thẻ Display, phần Show measurements in Unit of bạn kích chọn Centimeters Cuối bạn kích chọn OK để kết thúc 69 * Chọn thư mục mặc định lưu file sau soạn thảo - Tùy theo công việc bạn lưu định dạng file doc, docx cho văn Bạn thiết lập thư mục lưu mặc định - Bạn kích chọn File chọn Option bạn chọn thẻ Save + Tại mục Save file in this format bạn chọn định dạng lưu file áp dụng cho tất văn Tùy vào cơng việc bạn mà lưu doc docx + Tại Default file location: Thư mục lưu file mặc định Bạn tạo thư mục riêng cho cơng việc soạn thảo xong bạn cần kích chọn Save mà khơng tốn thời gian chọn nơi lưu file Rất tiết kiệm thời gian thuận tiện cho công việc bạn 70 * Bỏ tính cảnh bảo (dấu gạch chân) Word - Bạn thấy rối mắt có chữ viết bị gạch chân dấu gạch đỏ loằng ngoằng Khẳng định văn bạn khơng có lỗi Do Word chưa hỗ trợ chữ Tiếng việt nên có cảnh bảo Bạn cần bỏ tất dấu tích phần When correcting spelling and grammar in Word (như hình vẽ) * Thiết lập lề mặc định cho tất file - Bạn kích chọn tab Page Layout, kích chọn Page Setup hộp thoại page setup xuất Tại thẻ Margins bạn đặt lề cho văn bản: Top: lề Bottom: Lề Left: Lề trái Right: Lề phải Portrait: Hướng giấy dọc Landscape: hướng giấy ngang 71 - Để chọn khổ giấy bạn kích chọn Tab Paper Tại mục paper size bạn chọn A4 Bạn tùy chọn mục Width Height Cuối bạn kích chọn Set As Default áp dụng thiết lập cho toàn văn * Thiết lập mặc định font chữ, cỡ chữ áp dụng tất file 72 - Chỉ cần lần thiết lập bạn áp dụng cho tồn văn khác mà khơng cần phải thiết lập lại - Bạn kích chọn thẻ Font Hộp thoại xuất bạn chọn: Mục Font: Bạn chọn Font chữ Mục Font Style: Bạn chọn kiểu chữ hiển thị Mục size: Chọn cỡ chữ - Bạn lưu ý phải kích chọn vào Set As Default thiết lập mặc định cho tất file khác Vậy từ bạn thiết lập font chữ, cỡ chữ soạn thảo văn Kiểm tra 73 ... đun: - Vị trí: Mơ đun tin học ứng dụng kế tốn Mơ đun chun ngành mô đun thực hành nghề quan trọng chương trình đào tạo nghề kế tốn tin học, bố trí sau mơn học chung - Tính chất: Mơ đun tin học ứng. .. liệu 17 7 Một số ứng dụng Excel cơng tác kế tốn 18 2 Kiểm tra 19 2 TÀI LIỆU THAM KHẢO 19 3 CHƯƠNG TRÌNH MƠ ĐUN Tên Mơ đun: TIN HỌC ỨNG DỤNG KẾ TỐN Mã Mơ đun:... ứng dụng kế toán giúp em tìm hiểu ứng dụng Microsoft Word Microsoft Excel vào thực tế cụ thể cơng tác kế tốn tài văn phịng Giáo trình chúng tơi cố gắng bổ sung, hồn chỉnh để giáo trình đáp ứng