Đa dạng hóa các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại trung tâm lưu trữ lịch sử thành phố hà nội

Thực trạng công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội...73.2.1.. Căn cứ lý luậnKhái niệm:Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

 HỌC PHẦN NGHIỆP VỤ THAM MƯU TỔNG HỢP

Đề tài: Đa dạng hóa các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại

Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội

Giảng viên: PGS.TS Vũ Thị Phụng Nhóm sinh viên: Nhóm 5

1 Phạm Phương Anh (nhóm trưởng) 20031575

MỤC LỤC

1 Căn cứ lý luận 1

2 Căn cứ pháp lý 2

2.1 Công tác lưu trữ 2

2.2 Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 3

3 Cơ sở thực tiễn 4

3.1 Giới thiệu về Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội 4

3.2 Thực trạng công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội 7

3.2.1 Ưu điểm 7

3.2.2 Hạn chế 8

3.2.3 Nguyên nhân 9

4 Một số giải pháp khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 9

4.1 Thực hiện marketing tài liệu lưu trữ 10

4.2 Đổi mới các hình thức phục vụ tại phòng đọc truyền thống 11

4.3 Ứng dụng phòng đọc ảo 11

4.3.1 Khái niệm 11

4.3.2 Vai trò 12

4.3.3 Mô hình hệ thống 13

4.3.4 Các điều kiện cần thiết 14

4.4 Bảng so sánh phòng đọc truyền thống và phòng đọc ảo 16

5 Kết luận 17

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 18

Tài liệu lưu trữ đóng vai trò then chốt trong việc cung cấp thông tin quý giá chonhiều lĩnh vực khác nhau Tuy nhiên, để khai thác và sử dụng tối đa giá trị của tài liệulưu trữ, chúng ta cần đa dạng hoá các phương thức và cách thức tiếp cận để đảm bảotối đa tính hiệu quả Điều này có thể bao gồm việc sử dụng các công nghệ tiên tiến nhưtrí tuệ nhân tạo, học sâu hay khai thác dữ liệu lớn để tìm kiếm thông tin, phân tích vàtrình bày nó một cách trực quan và dễ hiểu để tạo ra giá trị thêm cho người sử dụng.Trong nội dung của bài thuyết trình này, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá về cácphương thức khai thác và tận dụng các loại tài liệu lưu trữ một cách đa dạng.

1 Căn cứ lý luận

Khái niệm:

Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước (xã hội) bao gồm tất cảnhững vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức

sử dụng tài liệu lưu trữ

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là việc cung cấp thông tin/tài liệu lưu trữ chongười có nhu cầu bằng nhiều hình thức khác nhau nhằm phát huy giá trị của tài liệulưu trữ

Mục đích:

- Phục vụ các nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ chính đáng

- Tạo ra giá trị tăng thêm cho tài liệu

- Nâng cao ý thức về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ

Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ:

- Cung cấp hồ sơ, tài liệu gốc

- Cấp bản sao và chứng thực

- Cho mượn tài liệu lưu trữ

- Trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ

- Cung cấp tài liệu lưu trữ qua internet

- Cung cấp tài liệu lưu trữ qua bưu điện

- Xuất bản ấn phẩm lưu trữ;

- Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng

- Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu

Ý nghĩa của việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:

1 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là mục tiêu cuối cùng của công tác lưutrữ, đưa thông tin trong tài liệu lưu trữ đến với độc giả để đáp ứng các nhu cầu khácnhau trên mọi phương diện của đời sống đặc biệt là nghiên cứu khoa học lịch sử.

2 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là động lực mạnh mẽ thúc đẩy cáckhâu nghiệp vụ lưu trữ phát triển Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu phát triển, nhiềuđộc giả tới khai thác, sử dụng tài liệu đặt ra yêu cầu phát triển các nghiệp vụ trước đó

3 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là cơ sở để đánh giá các quy trìnhnghiệp vụ lưu trữ trước đó

4 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả sẽ có tác dụng thiết thựctrong việc tiết kiệm thời gian, công sức, tiền của cho nhà nước và nhân dân Tổ chứckhai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả sẽ biến các giá trị tiềm năng của tài liệulưu trữ thành của cải vật chất phục vụ cho xã hội Ví dụ như: sửa chữa, cải tạo côngtrình xây dựng

5 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là cầu nối giữa lưu trữ với xã hội vànhân dân, tăng cường vai trò xã hội của công tác lưu trữ Thông qua tổ chức khai thác,

sử dụng tài liệu lưu trữ phát huy giá trị phục vụ các nhu cầu khác nhau của xã hội,tuyên truyền, giáo dục truyền thống, đưa công tác lưu trữ đến gần hơn với nhân dân,phục vụ thiết thực cho đời sống nhân dân

2 Căn cứ pháp lý

2.1 Công tác lưu trữ

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội Đâychính là văn bản có giá trị pháp lý cao nhất quy định cụ thể chi tiết từng lĩnh vực củacông tác lưu trữ trong đó: Điều 29 quy định về “Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổchức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ”; Điều 30 quy định về “sử dụng tàiliệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử”; Điều 31 quy định về “sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưutrữ cơ quan”; Điều 32 quy định về “các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ”; Điều 34quy định về “mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử” Bên cạnh

đó, tại Điều 39 còn quy định về kinh phí cho công tác lưu trữ trong đó kinh phí được

sử dụng cho việc “sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý, hiếm; công bố, giới thiệu, trưngbày, triển lãm tài liệu lưu trữ”

- Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2013 của UBND thànhphố Hà Nội về Quy chế mẫu công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức thuộcthành phố Hà Nội trong đó: Điều 29 quy định về “đối tượng và thủ tục khai thác sửdụng tài liệu”; Điều 30 quy định về “các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ”;Điều 31 quy định về “thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ”

- Kế hoạch 48/KH-UBND ngày 09 tháng 02 năm 2023 của UBND thành phố HàNội về công tác văn thư, lưu trữ.

- Quyết định 7051/QĐ-UBND ngày 22 tháng 12 năm 2016 của UBND thành phố

Hà Nội về Phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến

năm 2030, trong đó mục tiêu tổng quát là: “Quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu

trữ trên phạm vi toàn thành phố; Bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, phục vụ có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc”

2.2 Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quyđịnh về việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử Thông tư này quyđịnh rõ về “thủ tục, trình tự, thẩm quyền và trách nhiệm của các cá nhân trong việcphục vụ sử dụng tài liệu và sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử”

- Thông tư 05/2015/TT-BNV ngày 25 tháng 11 năm 2015 của Bộ Nội vụ quy địnhdanh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại Lưu trữ lịch sử

- Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ

về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ: Chỉ ra cơ quan lưu trữcần phải đầu tư nghiên cứu, tìm tòi các biện pháp mới, ứng dụng các khoa học kỹ thuậthiện đại vào công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tạo sự thuận tiện trong việctiếp cận, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ

- Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27 tháng 6 năm 2012 của Bộ Nội vụ Phêduyệt quy hoạch ngành văn thư lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030

Tại Điều 1 Khoản 2 Điểm b: Quy định mục tiêu hướng tới trong công tác lưu trữ Đến năm 2030: số lượng tài liệu bảo quản tại các Lưu trữ lịch sử khoảng 700.000 mét giá, trong đó 40.000.000 trang tài liệu được số hóa;

Tại Điều 1 Khoản 2 Điểm e: Áp dụng khoa học, công nghệ

“Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ văn thư, lưu trữ;”

“Đẩy mạnh hợp tác quốc tế về Văn thư, Lưu trữ: Đẩy mạnh hợp tác với các nước

có trình độ đào tạo, công nghệ hiện đại, tiên tiến để từng bước tiếp thu, chuyển giao công nghệ văn thư lưu trữ đáp ứng nhu cầu công tác văn thư, lưu trữ trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế, tạo điều kiện cho việc sưu tầm tài liệu lưu trữ liên quan đến Việt Nam và về Việt Nam hiện đang được bảo quản tại các nước trên thế giới.”

Đưa ra các chỉ tiêu và đơn vị cơ quan cần nghiên cứu, tìm tòi, xây dựng các hìnhthức khai thác sử dụng tài liệu thuận tiện, nhanh chóng, chính xác

- Quyết định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Quy định chi tiết thihành một số điều của luật Lưu trữ: Điều 9 Khoản 3: “Khuyến khích việc thực hiệndịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến.”

- Quyết định số 4602/QĐ-UBND ngày 14 tháng 7 năm 2017 của UBND thành phố

Hà Nội quy định sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố HàNội trong đó: Điều 5 quy định về “Hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ”; Điều 6 quy định

về “Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ”; Điều 7 quy định về “Sử dụng tàiliệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố”; Điều 8 quy định về “Sao tài liệu,chứng thực tài liệu lưu trữ”; Điều 9 quy định về “Xuất bản ấn phẩm lưu trữ và triểnlãm, trưng bày tài liệu lưu trữ”; Điều 10 quy định về “Giới thiệu tài liệu lưu trữ trênphương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử”

3 Cơ sở thực tiễn

3.1 Giới thiệu về Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội

Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội là một địa điểm quan trọng để lưu giữ

và bảo tồn các tài liệu lịch sử của thành phố Trung tâm được thành lập vào năm 1998theo Quyết định số 14/1998/QĐ-UB của UBND thành phố Hà Nội về việc thành lậpTrung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội trực thuộc Văn phòng UBND thành phố Hà Nội

và đến năm 2008 hợp nhất Trung tâm Lưu trữ tỉnh Hà Tây trực thuộc Sở Nội vụ HàTây với Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, SởNội vụ thành phố Hà Nội Trung tâm đã có 25 năm kinh nghiệm trong công tác vănthư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ

Vị trí:

Trung tâm Lưu trữ lịch sử là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Chi cục Văn thư

- Lưu trữ, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản

lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, đồng thời chịu sựhướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trựcthuộc Bộ Nội vụ

Chức năng:

Tham mưu giúp Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệulưu trữ lịch sử của thành phố và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy địnhcủa pháp luật

Các phông tài liê ̣u lưu trữ lịch sử tại đây:

Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội

vụ thành phố Hà Nội thực hiê ̣n quản lý các phông tài liê ̣u lưu trữ lịch sử gồm:

STT Tên phông tài liệu Giai đoạn

1 Ủy ban Thanh niên thành phố Hà Nội 1991-1996

33 Ủy ban Thanh tra tỉnh Hà Sơn Bình 1976-1991

Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội đang bảo quản 85 phông tài liệu lưutrữ rất có giá trị, thời gian tài liệu lưu trữ từ năm 1923 đến 2014 với 420.196 hồ sơ.Những tài liệu này phần lớn phản ánh về kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng cácgiai đoạn khác nhau của thành phố Hà Nội và tỉnh Hà Tây cũ; có thể đáp ứng khoảng90% nhu cầu của độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu

3.2 Thực trạng công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội

hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu, tài liệu lưu trữ điện tử phông Lưu trữ nhà nước

- Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:

Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố đã quan tâm phát huy giá trị tài liệu dướinhiều hình thức:

+ Phục vụ độc giả (Phòng đọc): Địa chỉ: số 20 Huỳnh Thúc Kháng, quâ ̣n Đống

Đa, thành phố Hà Nô ̣i Tại tầng 2 của Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội bốtrí một phòng đọc chung với 1 phòng làm việc của viên chức thuộc bộ phận khai thác,

sử dụng tài liệu lưu trữ với diện tích 30m2 để phục vụ đọc giả đến sử dụng tài liệu; bốtrí một viên chức tiếp nhận nhu cầu đọc giả và trả kết quả phục vụ đọc giả

Việc hướng dẫn sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử được quy định cụthể tại văn bản hướng dẫn quy trình sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch

sử của Sở Nội vụ Từ đó đảm bảo được hoạt động sử dụng tài liệu lưu trữ được hiệuquả, an toàn, đúng quy định

Công tác tiếp nhận thông tin và trả kết quả cho độc giả tốt: Năm 2020, Trung tâmLưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội đã hướng dẫn, thực hiện thủ tục và trình ký nhu cầutra tìm thông tin, tài liệu lưu trữ cho 355 lượt người với hơn 530 hồ sơ, văn bản; từ đầunăm 2021 đến nay, con số này là 173 lượt người với gần 200 hồ sơ, văn bản 100% thủtục hành chính đều được giải quyết đúng quy trình và thời hạn, không có hồ sơ nàochậm muộn

+ Trưng bày triển lãm: Những năm gần đây trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố

Hà Nội đã thường xuyên tổ chức các triển lãm và trưng bày các tài liệu lưu trữ về lịch

sử, văn hóa của Hà Nội để giới thiệu với công chúng VD: Triển lãm tài liệu lưu trữvới chủ đề “Dấu ấn địa giới hành chính Hà Nội qua tài liệu lưu trữ” (2019); Triển lãmtrưng bày tài liệu “Hà Nội, ký ức 12 ngày đêm - Điện Biên Phủ trên không” (2022);

Triển lãm cùng các sự kiện đã phác họa một phần không khí Tết xưa với phong tục

“Ăn Tết”, “Lễ Tết” và “Chơi Tết” của cha ông (2022); Triển lãm Quảng Trị - Dấu ấnlịch sử qua tài liệu lưu trữ (2022)

+ Đăng tải lên website: Trung tâm đã thành lập và đăng tải các tài liệu lưu trữ,hình ảnh trưng bày triển lãm, các bài viết về lịch sử, văn hóa lên website, giúp chongười dùng có thể tiếp cận và tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng và thuận tiện hơn

- Chưa có trang bị máy tính giúp độc giả có thể tra tìm tự động

- Tài liệu lưu trữ cũng chưa được giới thiệu nhiều qua các bài viết trên phương tiệnthông tin đại chúng hay các trang thông tin điện tử

Điều này ảnh hưởng đến quá trình tiếp cận tài liệu của độc giả bị hạn chế Cáchình thức khai thác, sử dụng tài liệu vẫn theo lối mòn, bị động và chưa tập trung sángtạo, đổi mới

- Hình thức khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc chỉ phù hợp với các đối tượngđộc giả có điều kiện về thời gian và khoảng cách địa lý, vì thời gian phục vụ củaphòng đọc có giới hạn nhất định, trong khi thời gian tìm hiểu và đọc tài liệu của độcgiả có thể kéo dài nhiều ngày, đối với độc giả có nơi cư trú cách xa phòng đọc thì việc

sử dụng tài liệu càng khó khăn hơn

- Mặc dù tài liệu được đưa ra phục vụ độc giả sẽ được bảo đảm an toàn hơn một sốhình thức tổ chức khai thác sử dụng khác nhưng xét về lâu dài, việc sử dụng trực tiếpbản gốc tài liệu sẽ tác động xấu tới vật mang tin và giảm tuổi thọ của tài liệu Nhữngtác động này có thể xuất phát từ độc giả hoặc đơn giản chỉ là việc đưa tài liệu ra khỏimôi trường bảo quản thường xuyên

- Trong các năm trở lại đây (2020 - 2022) tuy tổ chức được nhiều buổi triển lãm,trưng bày hơn so với trước năm 2019, nhưng cũng chỉ hạn chế được một số lượng nhấtđịnh cho thấy kinh nghiệm tổ chức còn ít

- Theo Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 01/11/2011 của Quốc hội quy địnhtrong việc giải mật tài liệu để tiếp cận và nghiên cứu Sau thời gian quy định từ 40 - 60năm, độc giả có thể tự do nghiên cứu, khai thác tài liệu (trừ 1 số tài liệu theo Quyếtđịnh của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền) Tuy nhiên tài liệu lưu trữ lịch sử thành phố

Hà Nội vẫn còn rất hạn chế trong việc công khai cho sử dụng những tài liệu mật, nhất

là những tài liệu trước năm 1945

- Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin (thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ)chưa được quyết liệt thực hiện Đây là một trong số hạn chế lớn đối với hoạt động khaithác, sử dụng tài liệu nói riêng và công tác lưu trữ nói chung

3.2.3 Nguyên nhân

Trung tâm Lưu trữ tài liệu lịch sử thành phố Hà Nội chưa chủ động giới thiệu tàiliệu lưu trữ do số lượng độc giả có nhu cầu và mong muốn khai thác hồ sơ, tài liệu tạitrung tâm chưa biết và hiểu nhiều về những thông tin có trong tài liệu lưu trữ Hầu hếtcác hình thức khai thác, sử dụng tài liệu hiện nay ở trung tâm là bị động, có nghĩa là tàiliệu chờ độc giả đến khai thác chứ tài liệu lưu trữ chưa được “chủ động” tìm đến độcgiả

Mặt khác, viên chức được giao nhiệm vụ chưa được bồi dưỡng, đào tạo chuyênsâu về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nên việc tham mưu, tổ chức thực hiện chưa đượcthường xuyên và còn nhiều hạn chế

4 Một số giải pháp khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Bên cạnh các ưu điểm đã đạt được, việc phát huy giá trị tài liệu bảo quản tại trungtâm lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội vẫn còn một số hạn chế nhất định do có nhiềunguyên nhân tồn tại khiến trung tâm chưa phát huy được hết thế mạnh, tiềm năng củamình trong việc phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Chính vì vậy để đáp ứng được nhu cầu của độc giả ngày nay về khai thác và sửdụng tài liệu lưu trữ cần đưa ra các giải pháp để phát huy hết những tiềm năng mà tàiliệu mang lại, đây cũng là nhiệm vụ hết sức quan trọng đặt ra đối với trung tâm lưu trữlịch sử thành phố Hà Nội

4.1 Thực hiện marketing tài liệu lưu trữ

Thực hiện marketing tài liệu lưu trữ để nâng cao nhận thức của độc giả giúp họhiểu rõ về vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ cũng nhưquyền, lợi ích chính đáng của họ khi tiếp cận thông tin LT, thu hút công chúng biếtđến Trung tâm và tăng nguồn thu cho Trung tâm để tái đầu tư phục vụ cho việc sửdụng Ngoài ra, marketing tốt sẽ kết nối Trung tâm với các bên liên quan: khách hàng,nhân viên, nhà cung cấp, nhà đầu tư, cộng đồng, cơ quan quản lý và chính phủ… đểphát huy hết giá trị tài liệu và trao đổi với nhau về công tác lưu trữ

Dựa trên những điều đã nêu trên, để thực hiện tốt nhất, đáp ứng mục đích và nhucầu của việc khai thác sử dụng hiệu quả nhóm đã đưa ra một số hình thức marketingtại Trung tâm như: