Thực trạng công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội...73.2.1.. Căn cứ lý luậnKhái niệm:Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà
lOMoARcPSD|38895030 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN HỌC PHẦN NGHIỆP VỤ THAM MƯU TỔNG HỢP Đề tài: Đa dạng hóa các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội Giảng viên: PGS.TS Vũ Thị Phụng Nhóm sinh viên: Nhóm 5 STT Họ và tên Mã sinh viên 20031575 1 Phạm Phương Anh (nhóm trưởng) 20031619 20031602 2 Nguyễn Thị Quỳnh Mai 20031613 20031630 3 Nguyễn Thị Lan Hương 20030160 20031573 4 Cao Thị Liễu 20031591 20031576 5 Trần Hồng Phúc 20031574 6 Mông Thị Duyên 7 Nguyễn Thị Ngọc Anh 8 Trần Thị Hằng 9 Trịnh Quỳnh Anh 10 Nguyễn Thục Anh HÀ NỘI, 5/2023 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 MỤC LỤC 1 Căn cứ lý luận 1 2 Căn cứ pháp lý .2 2.1 Công tác lưu trữ 2 2.2 Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 3 3 Cơ sở thực tiễn .4 3.1 Giới thiệu về Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội 4 3.2 Thực trạng công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội 7 3.2.1 Ưu điểm .7 3.2.2 Hạn chế 8 3.2.3 Nguyên nhân 9 4 Một số giải pháp khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 9 4.1 Thực hiện marketing tài liệu lưu trữ 10 4.2 Đổi mới các hình thức phục vụ tại phòng đọc truyền thống 11 4.3 Ứng dụng phòng đọc ảo 11 4.3.1 Khái niệm 11 4.3.2 Vai trò 12 4.3.3 Mô hình hệ thống .13 4.3.4 Các điều kiện cần thiết .14 4.4 Bảng so sánh phòng đọc truyền thống và phòng đọc ảo 16 5 Kết luận 17 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 18 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Tài liệu lưu trữ đóng vai trò then chốt trong việc cung cấp thông tin quý giá cho nhiều lĩnh vực khác nhau Tuy nhiên, để khai thác và sử dụng tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ, chúng ta cần đa dạng hoá các phương thức và cách thức tiếp cận để đảm bảo tối đa tính hiệu quả Điều này có thể bao gồm việc sử dụng các công nghệ tiên tiến như trí tuệ nhân tạo, học sâu hay khai thác dữ liệu lớn để tìm kiếm thông tin, phân tích và trình bày nó một cách trực quan và dễ hiểu để tạo ra giá trị thêm cho người sử dụng Trong nội dung của bài thuyết trình này, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá về các phương thức khai thác và tận dụng các loại tài liệu lưu trữ một cách đa dạng 1 Căn cứ lý luận Khái niệm: Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là việc cung cấp thông tin/tài liệu lưu trữ cho người có nhu cầu bằng nhiều hình thức khác nhau nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ Mục đích: - Phục vụ các nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ chính đáng - Tạo ra giá trị tăng thêm cho tài liệu - Nâng cao ý thức về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ Các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ: - Cung cấp hồ sơ, tài liệu gốc - Cấp bản sao và chứng thực - Cho mượn tài liệu lưu trữ - Trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ - Cung cấp tài liệu lưu trữ qua internet - Cung cấp tài liệu lưu trữ qua bưu điện - Xuất bản ấn phẩm lưu trữ; - Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng - Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu Ý nghĩa của việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: 1 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 1 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ, đưa thông tin trong tài liệu lưu trữ đến với độc giả để đáp ứng các nhu cầu khác nhau trên mọi phương diện của đời sống đặc biệt là nghiên cứu khoa học lịch sử 2 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là động lực mạnh mẽ thúc đẩy các khâu nghiệp vụ lưu trữ phát triển Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu phát triển, nhiều độc giả tới khai thác, sử dụng tài liệu đặt ra yêu cầu phát triển các nghiệp vụ trước đó 3 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là cơ sở để đánh giá các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trước đó 4 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả sẽ có tác dụng thiết thực trong việc tiết kiệm thời gian, công sức, tiền của cho nhà nước và nhân dân Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả sẽ biến các giá trị tiềm năng của tài liệu lưu trữ thành của cải vật chất phục vụ cho xã hội Ví dụ như: sửa chữa, cải tạo công trình xây dựng 5 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là cầu nối giữa lưu trữ với xã hội và nhân dân, tăng cường vai trò xã hội của công tác lưu trữ Thông qua tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phát huy giá trị phục vụ các nhu cầu khác nhau của xã hội, tuyên truyền, giáo dục truyền thống, đưa công tác lưu trữ đến gần hơn với nhân dân, phục vụ thiết thực cho đời sống nhân dân 2 Căn cứ pháp lý 2.1 Công tác lưu trữ - Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội Đây chính là văn bản có giá trị pháp lý cao nhất quy định cụ thể chi tiết từng lĩnh vực của công tác lưu trữ trong đó: Điều 29 quy định về “Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ”; Điều 30 quy định về “sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử”; Điều 31 quy định về “sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan”; Điều 32 quy định về “các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ”; Điều 34 quy định về “mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử” Bên cạnh đó, tại Điều 39 còn quy định về kinh phí cho công tác lưu trữ trong đó kinh phí được sử dụng cho việc “sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý, hiếm; công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ” - Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22 tháng 11 năm 2013 của UBND thành phố Hà Nội về Quy chế mẫu công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội trong đó: Điều 29 quy định về “đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu”; Điều 30 quy định về “các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ”; Điều 31 quy định về “thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ” 2 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 - Kế hoạch 48/KH-UBND ngày 09 tháng 02 năm 2023 của UBND thành phố Hà Nội về công tác văn thư, lưu trữ - Quyết định 7051/QĐ-UBND ngày 22 tháng 12 năm 2016 của UBND thành phố Hà Nội về Phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030, trong đó mục tiêu tổng quát là: “Quản lý thống nhất công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn thành phố; Bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, phục vụ có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc” 2.2 Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử Thông tư này quy định rõ về “thủ tục, trình tự, thẩm quyền và trách nhiệm của các cá nhân trong việc phục vụ sử dụng tài liệu và sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử” - Thông tư 05/2015/TT-BNV ngày 25 tháng 11 năm 2015 của Bộ Nội vụ quy định danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại Lưu trữ lịch sử - Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ: Chỉ ra cơ quan lưu trữ cần phải đầu tư nghiên cứu, tìm tòi các biện pháp mới, ứng dụng các khoa học kỹ thuật hiện đại vào công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tạo sự thuận tiện trong việc tiếp cận, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ - Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27 tháng 6 năm 2012 của Bộ Nội vụ Phê duyệt quy hoạch ngành văn thư lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 Tại Điều 1 Khoản 2 Điểm b: Quy định mục tiêu hướng tới trong công tác lưu trữ Đến năm 2030: số lượng tài liệu bảo quản tại các Lưu trữ lịch sử khoảng 700.000 mét giá, trong đó 40.000.000 trang tài liệu được số hóa; Tại Điều 1 Khoản 2 Điểm e: Áp dụng khoa học, công nghệ “Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ văn thư, lưu trữ;” “Đẩy mạnh hợp tác quốc tế về Văn thư, Lưu trữ: Đẩy mạnh hợp tác với các nước có trình độ đào tạo, công nghệ hiện đại, tiên tiến để từng bước tiếp thu, chuyển giao công nghệ văn thư lưu trữ đáp ứng nhu cầu công tác văn thư, lưu trữ trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế, tạo điều kiện cho việc sưu tầm tài liệu lưu trữ liên quan đến Việt Nam và về Việt Nam hiện đang được bảo quản tại các nước trên thế giới.” Đưa ra các chỉ tiêu và đơn vị cơ quan cần nghiên cứu, tìm tòi, xây dựng các hình thức khai thác sử dụng tài liệu thuận tiện, nhanh chóng, chính xác 3 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 - Quyết định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Quy định chi tiết thi hành một số điều của luật Lưu trữ: Điều 9 Khoản 3: “Khuyến khích việc thực hiện dịch vụ sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trực tuyến.” - Quyết định số 4602/QĐ-UBND ngày 14 tháng 7 năm 2017 của UBND thành phố Hà Nội quy định sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội trong đó: Điều 5 quy định về “Hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ”; Điều 6 quy định về “Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ”; Điều 7 quy định về “Sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố”; Điều 8 quy định về “Sao tài liệu, chứng thực tài liệu lưu trữ”; Điều 9 quy định về “Xuất bản ấn phẩm lưu trữ và triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ”; Điều 10 quy định về “Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử” 3 Cơ sở thực tiễn 3.1 Giới thiệu về Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội là một địa điểm quan trọng để lưu giữ và bảo tồn các tài liệu lịch sử của thành phố Trung tâm được thành lập vào năm 1998 theo Quyết định số 14/1998/QĐ-UB của UBND thành phố Hà Nội về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội trực thuộc Văn phòng UBND thành phố Hà Nội và đến năm 2008 hợp nhất Trung tâm Lưu trữ tỉnh Hà Tây trực thuộc Sở Nội vụ Hà Tây với Trung tâm Lưu trữ thành phố Hà Nội trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ thành phố Hà Nội Trung tâm đã có 25 năm kinh nghiệm trong công tác văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ Vị trí: Trung tâm Lưu trữ lịch sử là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ Chức năng: Tham mưu giúp Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của thành phố và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật Các phông tài liệu lưu trữ lịch sử tại đây: Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ, Sở Nội vụ thành phố Hà Nội thực hiện quản lý các phông tài liệu lưu trữ lịch sử gồm: 4 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) STT lOMoARcPSD|38895030 Giai đoạn Tên phông tài liệu 5 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 1 Ủy ban Thanh niên thành phố Hà Nội 1991-1996 2 UBHC thành phố Hà Nội 1953-1976 3 UBND thành phố Hà Nội 1977-2008 4 Văn phòng UBND thành phố Hà Nội 1966-2003 5 Hội đồng nhân dân thành phố Hà Nội 1957-2003 6 Văn phòng Kiến trúc sư trưởng thành phố Hà Nội 1923-2000 7 Cục Quản lý công trình công cộng thành phố Hà Nội 1971-1976 8 Sở Quản lý công trình công cộng thành phố Hà Nội 1977-1978 9 Sở Xây dựng thành phố Hà Nội 1975-2008 10 Đoàn đại biểu QH và Hội đồng Nhân dân thành phố Hà Nội 1998-2011 11 Sở Công nghiệp và Thủ Công nghiệp thành phố Hà Nội 1959-1979 12 Sở Giáo dục Đào tạo thành phố Hà Nội 1954-2007 13 Sở Thương nghiệp thành phố Hà Nội 1970-1996 14 Sở Thương mại thành phố Hà Nội 1996-2008 15 Sở Công nghiệp thành phố Hà Nội 1979-2008 16 Hội đồng Thi đua Khen thưởng thành phố Hà Nội 1976-2006 17 Sở Thủy lợi thành phố Hà Nội 1979-1996 18 Sở Ngoại vụ thành phố Hà Nội 1994-2004 19 Sở Quản lý Nhà đất thành phố Hà Nội 1968-1968 20 Sở Nhà đất thành phố Hà Nội 1971-1998 21 Sở Địa chính Nhà đất thành phố Hà Nội 1995-2002 22 Ban Tổ chức chính quyền thành phố Hà Nội 1956-2003 23 Sở Nội vụ thành phố Hà Nội 2004-2008 24 Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội 1984-2004 25 Sở Nông lâm nghiệp thành phố Hà Nội 1989-1996 26 Sở Nông nghiệp và PTNT thành phố Hà Nội 1988-2008 27 Thanh tra thành phố Hà Nội 1984-2008 28 Sở Lao động TB&XH thành phố Hà Nội 1954-2008 29 Ủy ban KCHC tỉnh Hà Đông 1948-1965 30 Ủy ban KCHC tỉnh Sơn Tây 1945-1965 31 UBND tỉnh Hà Sơn Bình 1976-1991 32 Liên hiệp xã TCN Hà Sơn Bình 1969-1993 6 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 33 Ủy ban Thanh tra tỉnh Hà Sơn Bình 1976-1991 34 Ủy ban HC tỉnh Hà Tây 1965-1976 35 UBND tỉnh Hà Tây 1991-2008 36 Hội đồng Thi đua Khen thưởng tỉnh Hà Tây 1961-2005 37 Thanh tra tỉnh Hà Tây 1959-2008 38 Sở Văn hóa thông tin tỉnh Hà Tây 1962-1996 39 Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh Hà Tây 1964-1995 40 Sở Lao động TBXH tỉnh Hà Tây 1960-2008 41 Ban Tổ chức chính quyền tỉnh Hà Tây 1966-1998 42 Sở Y tế tỉnh Hà Tây 1962-1991 43 Sở Giao thông Vận tải tỉnh Hà Tây 1960-1998 44 Sở Tài chính Vật giá tỉnh Hà Tây 1984-1991 45 Sở Xây dựng tỉnh Hà Tây 1972-2000 46 Sở Nông nghiệp và PTNT tỉnh Hà Tây 1956-2008 47 Sở Công nghiệp tỉnh Hà Tây 1974-2008 48 Hội Liên hiệp Phụ nữ tỉnh Hà Tây 1954-2000 49 Ủy ban Mặt trận Tổ quốc tỉnh Hà Tây 1960-1995 50 Sở Thương nghiệp tỉnh Hà Sơn Bình + Hà Tây 1964-1996 51 Sở Khoa học Công nghệ Môi trường tỉnh Hà Tây 1972-1995 52 Liên đoàn Lao động tỉnh Hà Tây 1960-1995 53 Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Hà Tây 1984-2008 54 Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh Hà Tây 1992-2004 55 Hội đồng Nhân dân tỉnh Hà Tây 1991-1999 56 Văn phòng UBND tỉnh Hà Tây 1991-2008 57 Sở Thương mại tỉnh Hà Tây 1963-2008 58 Đoàn Đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh Hà Tây 1997-2008 Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội đang bảo quản 85 phông tài liệu lưu trữ rất có giá trị, thời gian tài liệu lưu trữ từ năm 1923 đến 2014 với 420.196 hồ sơ Những tài liệu này phần lớn phản ánh về kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng các giai đoạn khác nhau của thành phố Hà Nội và tỉnh Hà Tây cũ; có thể đáp ứng khoảng 90% nhu cầu của độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu 7 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 3.2 Thực trạng công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội 3.2.1 Ưu điểm - Công tác lưu trữ: + Công tác lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội được thực hiện đảm bảo đúng quy trình và nghiệp vụ theo quy định của pháp luật về công tác lưu trữ Từ đó đảm bảo tài liệu lịch sử được bảo quản, phục hồi và sử dụng một cách hiệu quả và bền vững + Bên cạnh đó, công tác lưu trữ tại đây đã triển khai áp dụng hệ thống lưu trữ tài liệu điện tử Phần mềm hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu, tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử thành phố bảo đảm các quy trình nghiệp vụ lưu trữ điện tử; tích hợp được với hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu, tài liệu lưu trữ điện tử của các cơ quan, tổ chức và hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu, tài liệu lưu trữ điện tử phông Lưu trữ nhà nước - Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố đã quan tâm phát huy giá trị tài liệu dưới nhiều hình thức: + Phục vụ độc giả (Phòng đọc): Địa chỉ: số 20 Huỳnh Thúc Kháng, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội Tại tầng 2 của Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội bố trí một phòng đọc chung với 1 phòng làm việc của viên chức thuộc bộ phận khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ với diện tích 30m2 để phục vụ đọc giả đến sử dụng tài liệu; bố trí một viên chức tiếp nhận nhu cầu đọc giả và trả kết quả phục vụ đọc giả Việc hướng dẫn sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử được quy định cụ thể tại văn bản hướng dẫn quy trình sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử của Sở Nội vụ Từ đó đảm bảo được hoạt động sử dụng tài liệu lưu trữ được hiệu quả, an toàn, đúng quy định Công tác tiếp nhận thông tin và trả kết quả cho độc giả tốt: Năm 2020, Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội đã hướng dẫn, thực hiện thủ tục và trình ký nhu cầu tra tìm thông tin, tài liệu lưu trữ cho 355 lượt người với hơn 530 hồ sơ, văn bản; từ đầu năm 2021 đến nay, con số này là 173 lượt người với gần 200 hồ sơ, văn bản 100% thủ tục hành chính đều được giải quyết đúng quy trình và thời hạn, không có hồ sơ nào chậm muộn + Trưng bày triển lãm: Những năm gần đây trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội đã thường xuyên tổ chức các triển lãm và trưng bày các tài liệu lưu trữ về lịch sử, văn hóa của Hà Nội để giới thiệu với công chúng VD: Triển lãm tài liệu lưu trữ với chủ đề “Dấu ấn địa giới hành chính Hà Nội qua tài liệu lưu trữ” (2019); Triển lãm trưng bày tài liệu “Hà Nội, ký ức 12 ngày đêm - Điện Biên Phủ trên không” (2022); 8 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Triển lãm cùng các sự kiện đã phác họa một phần không khí Tết xưa với phong tục “Ăn Tết”, “Lễ Tết” và “Chơi Tết” của cha ông (2022); Triển lãm Quảng Trị - Dấu ấn lịch sử qua tài liệu lưu trữ (2022) + Đăng tải lên website: Trung tâm đã thành lập và đăng tải các tài liệu lưu trữ, hình ảnh trưng bày triển lãm, các bài viết về lịch sử, văn hóa lên website, giúp cho người dùng có thể tiếp cận và tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng và thuận tiện hơn 3.2.2 Hạn chế Công tác lưu trữ nói chung và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội còn gặp phải một số hạn chế như sau: - Là nơi lưu giữ kho tài liệu phong phú, nhưng hiện nay các hình thức khai thác, sử dụng nhằm phát huy giá trị tài liệu còn ít ỏi, chủ yếu là sao tài liệu hay chứng thực tài liệu lưu trữ - Chưa có trang bị máy tính giúp độc giả có thể tra tìm tự động - Tài liệu lưu trữ cũng chưa được giới thiệu nhiều qua các bài viết trên phương tiện thông tin đại chúng hay các trang thông tin điện tử Điều này ảnh hưởng đến quá trình tiếp cận tài liệu của độc giả bị hạn chế Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu vẫn theo lối mòn, bị động và chưa tập trung sáng tạo, đổi mới - Hình thức khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc chỉ phù hợp với các đối tượng độc giả có điều kiện về thời gian và khoảng cách địa lý, vì thời gian phục vụ của phòng đọc có giới hạn nhất định, trong khi thời gian tìm hiểu và đọc tài liệu của độc giả có thể kéo dài nhiều ngày, đối với độc giả có nơi cư trú cách xa phòng đọc thì việc sử dụng tài liệu càng khó khăn hơn - Mặc dù tài liệu được đưa ra phục vụ độc giả sẽ được bảo đảm an toàn hơn một số hình thức tổ chức khai thác sử dụng khác nhưng xét về lâu dài, việc sử dụng trực tiếp bản gốc tài liệu sẽ tác động xấu tới vật mang tin và giảm tuổi thọ của tài liệu Những tác động này có thể xuất phát từ độc giả hoặc đơn giản chỉ là việc đưa tài liệu ra khỏi môi trường bảo quản thường xuyên - Trong các năm trở lại đây (2020 - 2022) tuy tổ chức được nhiều buổi triển lãm, trưng bày hơn so với trước năm 2019, nhưng cũng chỉ hạn chế được một số lượng nhất định cho thấy kinh nghiệm tổ chức còn ít - Theo Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 01/11/2011 của Quốc hội quy định trong việc giải mật tài liệu để tiếp cận và nghiên cứu Sau thời gian quy định từ 40 - 60 năm, độc giả có thể tự do nghiên cứu, khai thác tài liệu (trừ 1 số tài liệu theo Quyết định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền) Tuy nhiên tài liệu lưu trữ lịch sử thành phố 9 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Hà Nội vẫn còn rất hạn chế trong việc công khai cho sử dụng những tài liệu mật, nhất là những tài liệu trước năm 1945 - Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin (thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ) chưa được quyết liệt thực hiện Đây là một trong số hạn chế lớn đối với hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu nói riêng và công tác lưu trữ nói chung 3.2.3 Nguyên nhân Trung tâm Lưu trữ tài liệu lịch sử thành phố Hà Nội chưa chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ do số lượng độc giả có nhu cầu và mong muốn khai thác hồ sơ, tài liệu tại trung tâm chưa biết và hiểu nhiều về những thông tin có trong tài liệu lưu trữ Hầu hết các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu hiện nay ở trung tâm là bị động, có nghĩa là tài liệu chờ độc giả đến khai thác chứ tài liệu lưu trữ chưa được “chủ động” tìm đến độc giả Mặt khác, viên chức được giao nhiệm vụ chưa được bồi dưỡng, đào tạo chuyên sâu về phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nên việc tham mưu, tổ chức thực hiện chưa được thường xuyên và còn nhiều hạn chế 4 Một số giải pháp khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Bên cạnh các ưu điểm đã đạt được, việc phát huy giá trị tài liệu bảo quản tại trung tâm lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội vẫn còn một số hạn chế nhất định do có nhiều nguyên nhân tồn tại khiến trung tâm chưa phát huy được hết thế mạnh, tiềm năng của mình trong việc phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Chính vì vậy để đáp ứng được nhu cầu của độc giả ngày nay về khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ cần đưa ra các giải pháp để phát huy hết những tiềm năng mà tài liệu mang lại, đây cũng là nhiệm vụ hết sức quan trọng đặt ra đối với trung tâm lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội 4.1 Thực hiện marketing tài liệu lưu trữ Thực hiện marketing tài liệu lưu trữ để nâng cao nhận thức của độc giả giúp họ hiểu rõ về vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ cũng như quyền, lợi ích chính đáng của họ khi tiếp cận thông tin LT, thu hút công chúng biết đến Trung tâm và tăng nguồn thu cho Trung tâm để tái đầu tư phục vụ cho việc sử dụng Ngoài ra, marketing tốt sẽ kết nối Trung tâm với các bên liên quan: khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp, nhà đầu tư, cộng đồng, cơ quan quản lý và chính phủ… để phát huy hết giá trị tài liệu và trao đổi với nhau về công tác lưu trữ Dựa trên những điều đã nêu trên, để thực hiện tốt nhất, đáp ứng mục đích và nhu cầu của việc khai thác sử dụng hiệu quả nhóm đã đưa ra một số hình thức marketing tại Trung tâm như: 10 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 - Tuyên truyền: Đây là hình thức phổ biến nhất và được sử dụng ở nhiều nơi nếu tuyên truyền tốt sẽ làm nhiều người biết đến trung tâm, độc giả ý thức được về tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ thì sẽ chủ động hơn tìm hiểu tài liệu lưu trữ - Tuyên truyền về quy mô, số lượng, thành phần và giá trị của tài liệu lưu trữ hiện có cũng như khả năng cung cấp tài liệu lưu trữ của trung tâm qua các phương tiện truyền thông đại chúng - Tổ chức thêm các buổi hội thảo, hội nghị, triển lãm, tùy theo từng đối tượng (Sinh viên, nhân viên văn phòng, cán bộ công chức…) để độc giả có thể dễ dàng tiếp cận hơn Các chủ đề triển lãm có thể như: Giáo dục về văn hóa, lịch sử Hà Nội, Du lịch của Hà Nội qua từng thời kỳ, Quy hoạch đô thị Hà Nội từng giai đoạn, - Xây dựng bản tin trực tuyến thông qua hình thức video onl: “Hoài niệm Hà Nội”; “Nhật ký hình thành và phát triển trung tâm lưu trữ lịch sử Hà Nội”; “Nhật ký hình thành tài liệu lưu trữ”; - Trung tâm Lưu trữ lịch sử Hà Nội cũng cần công bố, giới thiệu thêm nhiều tài liệu thông qua các bài viết trên trang web, báo điện tử hay mạng xã hội để có thể mở rộng đối tượng độc giả Có thể tuyên truyền mang tính sinh động hơn không gây tẻ nhạt như qua hệ thống pano trong nhà và ngoài trời giúp tăng sự nhận diện, gây ấn tượng mạnh từ cộng đồng, áp phích quảng bá về triển lãm của trung tâm hay sự kiện mới và Infographic kết hợp thông tin ngắn gọn với hình ảnh minh họa và màu sắc sinh động, bắt mắt để có thể truyền đạt thông tin nhanh và rõ ràng hơn trên các trang mạng xã hội làm cho các độc giả có hứng thú và tò mò tìm hiểu - Ngoài ra, trung tâm cũng có thể kết hợp với các cơ quan khác để xuất bản các ấn phẩm lưu trữ hay làm các phóng sự, tư liệu nhân dịp kỷ niệm các sự kiện quan trọng của đất nước và của thành phố Hà Nội 4.2 Đổi mới các hình thức phục vụ tại phòng đọc truyền thống Ngoài các hình thức đã được Trung tâm áp dụng như: mượn tài liệu lưu trữ, sao chụp, chứng thực tài liệu hay có thể gặp gỡ, trao đổi kinh nghiệm với nhiều độc giả khác Dựa trên những hạn chế đã được nêu ra ở mục 3.2.2, Trung tâm Lưu trữ lịch sử Hà Nội cần phát triển thêm các cách khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc như: - Tăng thời gian phục vụ tại phòng đọc nhằm phục vụ nhu cầu của đọc giả - Giảm thiểu các thủ tục rườm rà khi đọc giả đến khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc - Trang bị máy tính phục vụ đọc giả tra tìm tự động - Xây dựng phòng đọc riêng phục vụ đọc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu 11 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Cùng với đó nghiên cứu áp dụng một số các hình thức khai thác sử dụng mới như sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử, cho phép khai thác tài liệu lưu trữ qua mạng toàn cầu (Internet) Đặc biệt có thể nghiên cứu đưa và áp dụng mô hình “Phòng đọc ảo” giúp giảm bớt chi phí đầu tư cơ sở vật chất cho trung tâm, giảm bớt thủ tục và chi phí cho đọc giả, xóa bỏ rào cản về không gian và thời gian trong việc khai thác sử dụng tài liệu của đọc giả, đọc giả có thể truy cập tài liệu từ xa, truy cập bất cứ lúc nào Giúp cho việc quản lý, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tốt hơn, tránh cho tài liệu bị hư hỏng, xuống cấp và sao chụp trái phép 4.3 Ứng dụng phòng đọc ảo 4.3.1 Khái niệm - Phòng đọc ảo trước hết được xác định là phòng đọc trong “thực tế ảo”, đây là công nghệ sử dụng các kỹ thuật mô hình hóa không gian với sự hỗ trợ của các thiết bị đa phương tiện để xây dựng một thế giới mô phỏng (môi trường ảo) bằng máy vi tính để đưa con người vào thế giới nhân tạo với không gian như thật, người sử dụng sẽ trở thành một phần của hệ thống - Theo Giám đốc Trung tâm Lưu trữ trực tuyến (San Francisco) Roger Macdonald và chuyên gia dữ liệu Kalev Leetaru cho rằng: “Phòng đọc ảo là dạng phòng đọc mà trong đó người nghiên cứu có thể sử dụng các thuật toán để khai thác, sử dụng trực tiếp trên các máy chủ của cơ quan lưu trữ bằng cách sử dụng phần mềm máy tính ảo” - Theo Nghiên cứu xây dựng phòng đọc ảo phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam của ThS Đỗ Thu Hiền: “Phòng đọc ảo là một cổng thông tin điện tử do các cơ quan lưu trữ tổ chức và quản lý, cho phép người sử dụng truy cập vào các cơ sở dữ liệu lưu trữ để tìm kiếm, khai thác và sử dụng các dịch vụ của phòng đọc mà không cần trực tiếp đến các lưu trữ với điều kiện tuân theo các quy định của lưu trữ” Đặc điểm: - Mỗi phòng đọc ảo là một cổng nối vào kho tàng thông tin chung, tài liệu trong phòng đọc ảo là tài liệu lưu trữ dạng điện tử bao gồm 2 dạng tài liệu tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số và các tài liệu được số hóa từ tài liệu truyền thống - Thông tin trong tài liệu lưu trữ tại phòng đọc ảo sẽ tham gia vào kết quả tìm kiếm dữ liệu của các trang web là các công cụ tìm kiếm thông tin trên Internet như Google, safari, - Trang thiết bị tại phòng đọc ảo đầu tư cho cơ sở hạ tầng phần cứng và phần mềm như máy chủ, máy trạm, thiết bị lưu trữ, mạng, hệ điều hành, phần mềm quản trị phòng đọc ảo, 12 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 - Phòng đọc ảo cho phép nhiều người cùng khai thác, sử dụng chung một tài liệu lưu trữ Điều này có nghĩa là khác với phòng đọc truyền thống chỉ cho phép một người được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong một khoảng thời gian nhất định thì phòng đọc ảo sẽ truy xuất tài liệu chung cho nhiều người khai thác cùng lúc 4.3.2 Vai trò - Đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ không hạn chế về không gian và thời gian Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu khai thác thông tin nhanh chóng, kịp thời và thu hẹp khoảng cách địa lý của con người ngày càng cao Do đó, sự ra đời của phòng đọc ảo sẽ giúp con người khai thác và sử dụng tài liệu không mất quá nhiều thời gian, công sức Sự phát triển của công nghệ thông tin làm sản sinh ra một loại hình tài liệu mới đó là tài liệu điện tử, đây là loại hình tài liệu khác với tài liệu truyền thống về cách thức ghi tin, vật mang tin, do đó, ngoài việc khai thác tài liệu truyền thống thì các cơ quan hướng tới khai thác tài liệu điện tử và mô hình phòng đọc ảo phù hợp cho việc khai thác, sử dụng loại hinh tài liệu này - Phòng đọc ảo có khả năng phục vụ rộng rãi các đối tượng độc giả (nhờ công cụ trực tuyến/Internet) Đối tượng sử dụng, khai thác thông tin của phòng đọc ảo phân tán khắp mọi nơi và do đó tác dụng của nó đối với xã hội mạnh gấp nhiều lần so với phòng đọc truyền thống Hơn nữa, khi phòng đọc ảo được thiết lập, thông tin trong tài liệu lưu trữ sẽ tham gia vào kết quả tìm kiếm dữ liệu của các trang web là các công cụ tìm kiếm thông tin trên Internet như google, safari Điều này sẽ góp phần rút ngắn khoảng cách của lưu trữ với xã hội nói chung và với người sử dụng tài liệu lưu trữ nói riêng - Giúp đa dạng hóa các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Việc xây dựng phòng đọc ảo sẽ tăng cường sự kết nối giữa lưu trữ với xã hội, với đọc giả Thông qua tìm kiếm thông tin trên mạng Internet, đọc giả hoàn toàn có được các kết quả tìm kiếm là thông tin tài liệu lưu trữ được đăng tải trên website của phòng đọc ảo Tài nguyên thông tin của phòng đọc ảo không chỉ là tài nguyên trong kho lưu trữ mà còn tận dụng được các “nguồn tin bên ngoài” thông qua công cụ Internet để làm giàu tiềm năng thông tin, mở rộng khả năng và nâng cao hiệu quả phục vụ độc giả - Góp phần vào sự phát triển, hiện đại hóa công tác lưu trữ Phòng đọc ảo ứng dụng công nghệ thông tin trong việc số hóa, lưu trữ tài liệu góp phần làm giảm thiểu lưu trữ bằng chất liệu giấy, giảm sự cồng kềnh của các kho lưu trữ cơ quan Đồng thời, ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ cũng góp phần tra cứu thông tin nhanh chóng, hiệu quả, đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu và góp phần hiện đại hóa công tác lưu trữ 13 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 4.3.3 Mô hình hệ thống 1 Tạo lập cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu là tập hợp dữ liệu được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử, là nòng cốt của phòng đọc ảo, phục vụ nhu cầu tra tìm và khai thác sử dụng của đọc giả Cơ sở dữ liệu của phòng đọc ảo tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội bao gồm: - Hệ thống cơ sở dữ liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và hoạt động của Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội - Hệ thống cơ sở dữ liệu của 8 khối tài liệu Lưu trữ lịch sử các cơ quan, đơn vị trực thuộc thành phố Hà Nội Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội sẽ huy động các cơ sở dữ liệu của các cơ quan, đơn vị trực thuộc thành phố Hà Nội có tài liệu lưu trữ lịch sử, mục tiêu của việc kết nối các cơ sở dữ liệu này là tạo nên nguồn lưu trữ thông tin chung và bao quát nhiều lĩnh vực được tích hợp trong phòng đọc ảo của Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội Từ đó, tạo điều kiện thuận lợi cho đọc giả có thể khai thác được tài liệu toàn diện nhất 2 Tạo vùng liên kết Phòng đọc ảo không phải là một cổng thông tin điện tử đóng, cô lập mà là mắt xích của một cổng thông tin mạng, có khả năng chia sẻ môi trường mạng, người dùng mạng và tài nguyên mạng với các trang thông tin điện tử khác Điều này có nghĩa là liên kết giữa phòng đọc ảo tại Trung tâm với các website khác như: - Website của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Website của Sở, ban, ngành có tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm như: Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch Hà Nội, Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân các quận (huyện), - Website của Bộ Nội vụ Các website thuộc vùng liên kết có chung mối liên quan với phòng đọc ảo thông qua phương diện quản lý chung về công tác Lưu trữ và phương diện nội dung tài liệu (những tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc danh mục tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của các cơ quan, đơn vị trực thuộc thành phố Hà nội) 4.3.4 Các điều kiện cần thiết Cơ sở kỹ thuật - Một là, cổng thông tin điện tử đăng tải dữ liệu để người sử dụng tiếp cận với phòng đọc ảo Đối với hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thông qua phòng 14 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 đọc ảo thì cổng thông tin điện tử, cụ thể là giao diện của cổng thông tin sẽ là nơi duy nhất mà độc giả có thể tiếp cận tài liệu phục vụ mục đích của mình Cổng thông tin điện tử của phòng đọc ảo sẽ cho phép xây dựng nội dung thông tin từ nhiều nguồn khác nhau cho nhiều đối tượng sử dụng, xác định cách thức hiển thị thông tin cho người dùng và cung cấp các khả năng quản trị, người dùng có thể đăng ký trở thành thành viên của phòng đọc ảo - Hai là, hệ thống máy chủ đủ mạnh để có thể lưu trữ, bảo quản dữ liệu, cung cấp dữ liệu cho người sử dụng và quản lý người dùng Đối với một phòng đọc ảo phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thì máy chủ là nền tảng của việc lưu trữ, bảo quản dữ liệu, cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ cũng như các dịch vụ khác trên Internet tới người sử dụng - Ba là, phần mềm quản lý hệ thống Phần mềm quản lý hệ thống phục vụ xây dựng phòng đọc ảo cần đáp ứng các yêu cầu chức năng và yêu cầu tính năng kỹ thuật Trong đó: + Yêu cầu chức năng: Quản lý danh mục, Quản lý các cơ sở dữ liệu cơ quan lưu trữ, Quản trị người dùng, Quản trị hệ thống… + Yêu cầu tính năng kỹ thuật: thiết kế dễ dàng nâng cấp đáp ứng sự mở rộng; cho phép khả năng cài đặt theo mô hình máy chủ ứng dụng và máy chủ cơ sở dữ liệu; có công cụ để sao lưu dữ liệu định kỳ và đột xuất, có cơ chế phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố; có khả năng lưu trữ được nhiều dạng dữ liệu khác nhau; đáp ứng khả năng an toàn, bảo mật thông tin theo nhiều mức; giao diện được thiết kế thân thiện với người dùng, bố cục giao diện hợp lý giúp cho các thao tác nhập và tra cứu dữ liệu nhanh và thuận tiện; bảo đảm nguyên tắc cung cấp dữ liệu đầu ra cho các hệ thống thông tin khác và chấp nhận đầu vào từ các hệ thống thông tin khác theo chuẩn XML, phục vụ quá trình trao đổi dữ liệu - Bốn là, mạng Internet băng thông rộng - Năm là, các thiết bị công nghệ chuyên dụng như máy tính, máy quét, thiết bị lưu trữ, máy in… Tài nguyên thông tin được tạo lập bởi số hóa tài liệu lưu trữ truyền thống Số hóa tài liệu lưu trữ là một trong các khâu quan trọng trong việc xây dựng phòng đọc ảo và các cơ sở dữ liệu với tư cách là tài nguyên thông tin cũng trở thành bộ phận cấu thành, giữ vị trí nòng cốt của loại phòng đọc mới này Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội cần có phương án phát triển lượng tài liệu được số hóa lên một con số lớn hơn nhiều lần, nhằm mở rộng nguồn tài nguyên thông tin phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ qua mạng diện rộng 15 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 Nguồn nhân lực đảm bảo chất lượng Con người có vai trò quan trọng trong việc xây dựng, phát huy, đổi mới hoạt động của một cơ quan, tổ chức Với kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, đạo đức lao động, sáng tạo, khả năng phối hợp, đội ngũ cán bộ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội cũng góp phần quan trọng trong việc xây dựng mô hình phòng đọc ảo phục vụ mục đích khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội nguồn nhân lực đóng vai trò chủ chốt trong xây dựng và vận hành phòng đọc ảo bao gồm Tổ Hành chính, dịch vụ và Tổ nghiệp vụ lưu trữ Vì việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội qua phòng đọc ảo mang tính chất liên ngành (lưu trữ và công nghệ thông tin) nên đòi hỏi Tổ Hành chính, dịch vụ bồi dưỡng lý luận về lưu trữ và Tổ nghiệp vụ lưu trữ trau dồi kiến thức, kỹ năng về công nghệ thông tin Kinh phí, cơ sở vật chất đảm bảo hạ tầng kỹ thuật Khác với mô hình phòng đọc truyền thống, phòng đọc ảo tập trung cho hạ tầng kỹ thuật là phần cứng, phần mềm như máy chủ, máy trạm, phần mềm quản trị phòng đọc ảo, do đó bên cạnh việc mua sắm các cơ sở vật chất còn cần đảm bảo cho chúng hoạt động đúng công suất, chức năng trong quá trình vận hành phòng đọc ảo Việc đảm bảo hạ tầng kỹ thuật cho phòng đọc ảo tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Hà Nội sẽ góp phần nâng cao chất lượng, bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ đồng thời đẩy nhanh công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Điều kiện thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy đảm bảo: - Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên - Ảnh màu - Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi; - Tỷ lệ số hóa: 100%; - Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ số hóa + Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu; + Hình ảnh: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng Portable Network Graphics (.png); + Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601) - Tên file: gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm 16 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 - Tài liệu ảnh - Định dạng: JPEG; - Độ phân giải tối thiểu: 200 dpi - Tài liệu phim ảnh - Định dạng: MPEG-4, avi, wmv; - Bit rate tối thiểu: 1500 kbps - Tài liệu âm thanh - Định dạng: MP3, wma; - Bit rate tối thiểu: 128 kbps Dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hình thành từ Hệ thống quản lý tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được đóng gói theo tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước quy định tại Điều 6 Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông Việc đảm bảo thông tin đầu vào cho cơ sở dữ liệu của tài liệu lưu trữ sẽ góp phần nâng cao chất lượng, giá trị của tài liệu lưu trữ, đồng thời giúp cho việc khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu của người đọc được thuận tiện và phát triển, hiện đại hóa công tác lưu trữ Bảng so sánh phòng đọc truyền thống và phòng đọc ảo VẤN ĐỀ PHÒNG ĐỌC TRUYỀN PHÒNG ĐỌC ẢO THỐNG - Mỗi phòng đọc là một kho - Mỗi phòng đọc là một cổng Tổng thể tàng thông tin tương đối riêng nối vào kho tàng thông tin biệt chung Mô hình tổ chức - Tài liệu lưu trữ là các vật - Tài liệu trong phòng đọc ảo là hoạt động mang tin truyền thống tài liệu lưu trữ ở dạng điện tử - Chỉ cho phép một số lượng - Nhiều độc giả có thể khai thác độc giả nhất định sử dụng tài cùng lúc và thậm chí là cùng liệu lưu trữ trong phạm vi một tài liệu không gian hạn chế - Có khả năng phục vụ rộng rãi - Không có khả năng phục vụ các đối tượng độc giả rộng rãi các đối tượng độc giả - Ứng dụng công nghệ để liên - Phục vụ đọc giả bằng nguồn kết tài nguyên thông tin từ tài liệu của bản thân phòng đọc nhiều nguồn khác nhau đáp ứng đầy đủ nhu cầu của đọc giả Cơ sở vật chất - Trang thiết bị là các thực thể, - Trang thiết bị phi thực thể đối 17 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com) lOMoARcPSD|38895030 VẤN ĐỀ PHÒNG ĐỌC TRUYỀN PHÒNG ĐỌC ẢO THỐNG độc giả có thể cảm nhận bằng với độc giả, một số trang thiết giác quan như: bàn, ghế, đèn bị là thực thể đối với cơ quan: chiếu sáng, quạt/điều hòa, máy tổ chức xây dựng phòng đọc tính hoặc tủ/phích phục vụ tra ảo, máy chủ, máy trạm ,thiết bị tìm tài liệu lưu trữ, mạng, hệ điều hành, phần mềm quản trị phòng đọc ảo Bảo quản tài - Thông tin trong tài liệu khó - Không đảm bảo sự toàn vẹn, liệu và thông tin phát tán ở phạm vi rộng ổn định lâu dài của tài liệu của tài liệu - Tài liệu có nguy cơ bị hư - Tài liệu sẽ không bị hư hỏng hỏng do tác động trực tiếp của do đọc giả không trực tiếp tiếp độc giả và môi trường xúc với tài liệu 5 Kết luận Để đảm bảo tính khả dụng và toàn vẹn của thông tin, việc đa dạng hóa các hình thức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là rất cần thiết Việc này giúp cho việc truy xuất thông tin trở nên dễ dàng hơn và giúp tăng cường khả năng bảo vệ dữ liệu quan trọng Vì vậy, việc cung cấp phòng đọc ảo phục vụ cho khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là quan trọng Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc đa dạng hóa này cũng cần tuân thủ các quy định và chính sách bảo mật của tổ chức để tránh rủi ro đánh cắp thông tin Đa dạng trong cách tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ cũng đóng một vai trò quan trọng trong nghiên cứu khoa học, cho phép các nhà nghiên cứu truy cập vào các thông tin quan trọng để phân tích và đưa ra những kết quả mới Đồng thời, tổ chức marketing các tài liệu lưu trữ hiện có cũng giúp mở rộng hơn đối tượng độc giả, tăng thêm giá trị sử dụng cho tài liệu 18 Downloaded by BACH VAN (bachvan12@gmail.com)