Khóa Luận Tốt Nghiệp - quản trị văn phòng - ĐỀ TÀI - MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VP UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Khóa Luận Tốt NghiệpĐỀ TÀI: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VP UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG... Một trong những vấn đề tồn tại lớn nhất của Vă

Khóa Luận Tốt Nghiệp

ĐỀ TÀI: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VP UBND

THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

PHẦN MỞ ĐẦU

Việc xác định giá trị tài liệu là một nhiệm

vụ tất yếu mà các phòng, kho lưu trữ phải

thực hiện thường xuyên

Nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ đang ngày

càng tăng lên nhanh chóng.

Một trong những vấn đề tồn tại lớn nhất của Văn phòng UBND Thành phố Đà Nẵng

là công tác xác định giá trị tài liệu

Đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác XĐGTTL

Đối Tượng Nghiên cứu:

Một số giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác XĐGTTL

Phạm vi nghiên cứu:

Văn phòng UBND TP ĐN

Bố cục đề tài

CHƯƠNG 1

CHƯƠNG 2

CHƯƠNG 3

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊTÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN

VP UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ HIỆN NAY

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VP UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

LƯU TRỮ TẠI VP UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG.

2.1: Khái quát chung về Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng

Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng Tầng 1 tòa nhà Trung tâm Hành chính

CHỨC NĂNG

 Tham mưu giúp UBND thành phố

 Kiểm soát thủ tục hành chính

 Tổ chức, triển khai cơ chế “ Một cửa”, “ Một cửa liên thông”

NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN

Quy Định tại Quyết định số: 5072QĐ-UBND ngày

24/12/2020 Ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn và cơ cấu tổ chức của VP UBND TP

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

LƯU TRỮ TẠI VP UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG.

2.1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng

CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ

TP

BAN QUẢN LÍ TÒA NHÀ

TTHC

NHÀ KHÁCH UBND TP

LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG

CÁC PHÒNG, BỘ PHẬN BAN TIẾP CÔNG DÂN

CÁC ĐƠN VỊ, SỰ NGHIỆP

PHÒNG QUẢN TRỊ - TÀI

VỤ

PHÒNG TỔNG HỢP

PHÒNG HÀNH CHÍNH –

TỔ CHỨC PHÒNG KINH TẾ

PHÒNG KIỂM SOÁT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH

PHÒNG KHOA GIÁO –

VĂN XÃ PHÒNG NỘI CHÍNH

PHÒNG ĐẦU TƯ ĐÔ THỊ

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

LƯU TRỮ TẠI VP UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG.

2.2: Thực trạng công tác xác định tài liệu tại Văn phòng UBND TP Đà Nẵng

2.2.1: tình hình thực hiện công tác xác định giá trị tài liệu tại VP UBND TP Đà Nẵng

Những tài liệu có giá trị như:

 Các tài liệu lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành

 Các tài liệu về kế hoạch thống kê

 Các tài liệu về tổ chức cán bộ

 Các tài liệu về lao động, tiền lương

 Các tài liệu về văn thư – lưu trữ

 Các tài liệu về chuyên môn

 Các tài liệu về nghiên cứu khoa học

Kho lưu trữ tài liệu tại phòng tổng hợp

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

LƯU TRỮ TẠI VP UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG.

 Dựa vào bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu của cơ quan

ban hành kèm theo Quyết Định 445/QĐ-VP ngày 18 tháng

12 năm 2019 để chuyên viên làm hồ sơ công việc xác định

giá trị tài liệu của cá nhân, trong đó thành phần xác định giá

trị tài liệu chỉ làm việc khi thẩm định thời hạn bảo quản

 Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm có: Lãnh

Đạo Văn phòng, Trưởng các phòng ban và chuyên viên làm

công tác lưu trữ

Bản thời hạn bảo quản tại VP UBND

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

LƯU TRỮ TẠI VP UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG.

Quyết định thành lập hội

đồng xác định GTTL tại VP

UBND TP ĐN

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

LƯU TRỮ TẠI VP UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG.

 Nhiệm vụ của Hội đồng kiểm tra, đánh giá để lựa chọn tài liệu

có giá trị bảo quản vĩnh viễn từ “Danh mục hồ sơ, tài liệu”

của cơ quan lập và đề nghị giao nộp vào Lưu trữ Lịch sử

 Khi Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập, tiến

hành họp và thẩm định thời hạn bảo quản cho từng loại tài

liệu dựa vào Danh mục hồ sơ, tài liệu của các cơ quan thuộc

nguồn nộp lưu và so sánh đối chiếu với Bảng thời hạn bảo

quản của Quyết định số 445/QĐ-VP

 Khi có kết quả thẩm định của Sở Nội vụ, VP tiến hành thảo

văn bản trả lời kết quả thẩm định hồ sơ tài liệu cho cơ quan có

tài liệu nộp lưu (dựa trên cơ sở văn bản thẩm định của Sở Nội

vụ) và quy định thời gian nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Quyết Định 445/QĐ-VP ngày 18 tháng 12 năm 2019

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

LƯU TRỮ TẠI VP UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG.

2.2.2: Các giai đoạn chủ yếu của công tác xác định giá trị tài

liệu tại VP UBND TP ĐN

 Tài liệu hình thành ở giai đoạn văn thư:

Quá trình đánh giá giá trị tài liệu ở giai đoạn văn thư

cơ quan thường được xem xét từng tài liệu trong quá

trình lập hồ sơ Điều đó đòi hỏi các hồ sơ tại văn thư

cơ quan trước khi đưa vào lưu trữ cần được lập hoàn

chỉnh Cán bộ làm công tác lập hồ sơ hiện hành phải

cẩn thận, chu đáo vì việc kiểm tra, tối ưu hóa thành

phần tài liệu trong một hồ sơ sẽ quyết định số phận

của từng tài liệu

Xuất phát từ quy trình hình thành và chuyển giao tài liệu từ khi tài liệu được sinh ra đến

khi nó trở thành tài liệu lưu trữ và được lưu trữ tại lưu trữ lịch sử, vòng đời của tài liệu đi

theo các bước sau

 Xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ cơ quan ( lưu trữ hiện hành )

- Nơi thu thập tài liệu từ văn thư cơ quan và các đơn vị, phòng ban trực thuộc Vì vậy, thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ cơ quan cũng tương đối phức tạp

- Toàn bộ những hồ sơ tài liệu đó không phải đều có giá trị như nhau và đều phải nộp lưu vào lưu trữ Sau khi kiểm tra toàn bộ hồ sơ tài liệu thu được, cần xem xét, đánh giá giá trị từng hồ sơ một lần nữa để lựa chọn những hồ sơ có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

LƯU TRỮ TẠI VP UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG.

2.3: Nhận xét chung

Công tác xác định được thực hiện theo đúng với bảng thời hạn xác định giá trị TL của

Văn phòng.

Một số CCVC của Văn phòng UBND thành phố Đà Nẵng nắm vững những chuyên môn về công tác lưu trữ nói chung và nguyên tắc về xác định giá trị tài liệu nói riêng.

Văn phòng thường xuyên cập nhật những thay đổi về công tác hướng dẫn nghiệp vụ

trong đó có xác định giá trị tài liệu.

Văn phòng thường xuyên giao lưu học hỏi từ các tỉnh bạn về phương thức xác định giá trị tài liệu đối với những tài liệu chưa có hướng dẫn xác định cụ thể, nhiều nhóm

tài liệu của các ngành chưa có bản thời hạn cụ thể.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

LƯU TRỮ TẠI VP UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG.

VP chỉ mới có bước xác định giá trị tài liệu vào lưu trữ nhưng chưa có bước tiêu

hủy tài liệu hết giá trị.

Nhiều hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Kho Lưu trữ của VP thành phần hồ sơ vẫn còn

thiếu nhiều

Một số cán bộ giao nộp tài liệu không đúng thời hạn quy định dẫn đến khó khăn

trong việc xác định giá trị.

Nguyên nhân chính tồn tại từ trước đến nay đó là kinh phí cấp cho công tác xác định GTTL quá ít

Thành phần tài liệu bị xé lẻ, do đợt xác định giá trị trước đây chưa hết tài liệu

Do tâm lý chung của một số các cán bộ, đến lúc kiểm tra mới gấp rút hoàn thành hồ sơ cá nhân và giao nộp cho lưu trữ cơ quan

Cá nhân công chức tự thu thập và lập hồ sơ của mình nên không đảm bảo về thời han nộp lưu và không được hoàn toàn hoàn chỉnh.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU

LƯU TRỮ TẠI VP UBND THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG.

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỂU CÔNG TÁC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN VP UBND TP ĐN

3.1 Giải pháp

Để góp phần nâng cao hiệu quả công tác xác định giá trị tài liệu phục vụ cho

nhu cầu xã hội, qua thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu thời gian qua em

có đưa ra một số giải pháp sau đây:

3.1.1 Công tác xác định giá trị tài liệu và hủy tài liệu

3.1.2 Xây dựng kế hoạch và theo dõi công tác xác định giá

trị tài liệu 3.1.3 Về tổ chức và kinh phí

3.1.4 Cơ sở vật chất trang

thiết bị

3.1.5 Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho

nhân viên lưu trữ