Hiệnnay, những tài liệu lưu trữ này đang được bảo quản tại Sở Nội vụ TPĐN, là đơn vị thựchiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ, đồng thời thực hiện chứcnăng sự ng
Mục đích nghiên cứu
- Xác định đúng được thực trạng của hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ hiện nay tại Sở Nội vụ TPĐN;
Nghiên cứu và phân tích các giải pháp thực thi nhằm cải thiện và nâng cao hệ thống công cụ tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ TP Đà Nẵng là một nhiệm vụ quan trọng Việc tối ưu hóa các phương pháp tra cứu sẽ giúp tăng cường hiệu quả quản lý và truy xuất thông tin, phục vụ tốt hơn cho nhu cầu của người dân và các cơ quan chức năng.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và quản lý thông tin, giúp người dùng dễ dàng tiếp cận và khai thác tài liệu cần thiết Nghiên cứu lý luận về hệ thống này không chỉ làm rõ vị trí của nó trong quá trình lưu trữ, mà còn nhấn mạnh ý nghĩa của việc sử dụng các công cụ tra cứu hiệu quả nhằm nâng cao khả năng tìm kiếm và sử dụng tài liệu Việc hiểu rõ cơ sở lý luận chung sẽ góp phần cải thiện chất lượng dịch vụ lưu trữ và đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao của người dùng.
Khảo sát và phân tích thực tiễn cho thấy tình hình tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ hiện nay có những đặc điểm nổi bật Đánh giá thực trạng hệ thống công cụ tra cứu cho thấy cần cải thiện hiệu quả và tính khả dụng của các công cụ này để phục vụ tốt hơn cho nhu cầu tra cứu thông tin.
- Đề xuất các giải pháp có thể thực thi nhằm hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu tài liệu tại Sở Nội Vụ thành phố Đà Nẵng.
Giới hạn phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi không gian: Sở Nội vụ TPĐN
- Phạm vi nội dung: Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ TPĐN.
Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp điều tra, quan sá
- Phương pháp phân tích tổng hợp
- Phương pháp so sánh đối chiếu
- Phương pháp đọc tài liệu
Đóng góp mới của đề tài
Việc hoàn thành bài khóa luận sẽ nâng cao khả năng sử dụng hệ thống công cụ tra cứu khoa học cho tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ TP Đà Nẵng, đồng thời cải thiện hiệu suất và năng suất làm việc.
Cấu trúc khoá luận
Chương 1: Cở sở lý luận về hoàn thiện công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại
Chương này trình bày các lý luận về tài liệu lưu trữ, ứng dụng công cụ tra cứu trong việc quản lý tài liệu lưu trữ, và các nội dung cơ bản liên quan đến công cụ tra cứu.
Chương 2: Thực trạng về sử dụng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ.
Chương 2 trình bày ba nội dung chính: đầu tiên là quá trình hình thành và phát triển của cơ quan; tiếp theo là thực trạng về nghiệp vụ công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ; cuối cùng là những hạn chế hiện tại trong việc quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Chương 3: Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học
Dựa trên các cơ sở lý luận và thực trạng đã phân tích trong chương 3, tôi sẽ đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học cho tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOÀN THIỆN CÔNG CỤ TRA CỨU
Tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị phục vụ cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử, được lựa chọn để bảo quản Chúng bao gồm bản gốc và bản chính; nếu không còn bản gốc hoặc bản chính, có thể sử dụng bản sao hợp pháp thay thế.
(Luật lưu trữ số 01/2011/QH13, thuộc khoản 3 điều 2)
Tài liệu lưu trữ phản ánh trung thực thông tin quá khứ, ghi nhận thành quả lao động sáng tạo và đấu tranh của con người qua các giai đoạn lịch sử, đồng thời tôn vinh những tấm gương anh dũng trong cuộc chiến giành quyền tự do cho dân tộc Trong hoạt động hàng ngày của các cơ quan, tài liệu lưu trữ không chỉ thể hiện thành quả lao động của cán bộ, nhân viên mà còn nêu bật những cá nhân xuất sắc, có đóng góp lớn cho sự phát triển của cơ quan và bộ máy quản lý.
Tài liệu lưu trữ có độ chính xác cao, bao gồm bản gốc, bản chính hoặc bản sao có giá trị tương đương Chúng chứa đựng các bằng chứng thể hiện tính chân thật như bút tích của tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của cơ quan, địa danh, và ngày tháng năm tạo ra tài liệu Việc lựa chọn bản gốc để lưu trữ khẳng định giá trị thông tin, hỗ trợ nghiên cứu và biên soạn các sự kiện lịch sử một cách trung thực và chính xác.
Tài liệu lưu trữ là những sản phẩm quan trọng phản ánh hoạt động của cơ quan và chứa đựng nhiều bí mật quốc gia Chúng là tài liệu gốc, nên nếu bị hư hại hoặc mất mát sẽ rất khó phục hồi Do đó, nhà nước thống nhất quản lý, đăng ký, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của Luật lưu trữ số 01/2011/QH13, khoản 3 điều 2.
1.1.3 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong đời sống xã hội, được khẳng định bởi Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số: 34/2001/PL-UBTVQH10, coi chúng là di sản quý giá của dân tộc với giá trị đặc biệt trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Tài liệu lưu trữ không chỉ lưu giữ thông tin lịch sử mà còn góp phần vào việc phát triển văn hóa, giáo dục và quản lý nhà nước hiệu quả.
Tài liệu lưu trữ không chỉ là một bộ sưu tập thông tin mà còn phản ánh bản chất xã hội và quyền lực Trong lĩnh vực chính trị, chúng đóng vai trò quan trọng trong việc đấu tranh chống lại các giai cấp và thế lực thù địch Tài liệu lưu trữ ghi lại lịch sử và phân tích các sự kiện, giúp những người đấu tranh sử dụng chúng để phản đối, tố cáo và đòi hỏi công bằng.
Bảo vệ cuộc sống yên bình cho nhân dân lao động là nhiệm vụ quan trọng, và tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin quý giá về công việc, cuộc sống hàng ngày cũng như những khó khăn mà họ phải đối mặt Qua những tài liệu này, chúng ta có thể nắm bắt tình hình xã hội một cách sâu sắc, từ đó đề xuất các biện pháp hiệu quả nhằm cải thiện đời sống cho mọi người.
Tài Liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong lĩnh vực kinh tế, vai trò đó thẻ hiện ở những khía cạnh sau:
Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin và số liệu điều tra chính xác về khí hậu, thổ nhưỡng, và nguồn lao động Những dữ liệu này hỗ trợ các cơ quan trong việc hoạch định chiến lược phát triển kinh tế phù hợp với từng vùng và khu vực cụ thể.
Tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong nghiên cứu khoa học tự nhiên và xã hội, giúp giải thích sự vận động của các quy luật tự nhiên Chúng cũng hỗ trợ việc hoàn thiện các công trình nghiên cứu của các thế hệ trước, đồng thời tạo điều kiện cho các nhà nghiên cứu, giáo sư, tiến sĩ và thạc sĩ nâng cao chất lượng đề tài nghiên cứu của mình.
Tài liệu lưu trữ là minh chứng sống động cho những thành tựu lao động và sáng tạo của con người, phản ánh cả khía cạnh vật chất lẫn tinh thần qua các giai đoạn lịch sử khác nhau.
Di sản văn hóa của dân tộc Việt Nam được coi là những tài sản quý giá, phản ánh trình độ tiến hóa của xã hội trên nhiều lĩnh vực Chúng đóng vai trò quan trọng trong việc tái hiện bức tranh kinh tế, chính trị, khoa học kỹ thuật và văn học nghệ thuật, góp phần làm nổi bật nền văn hóa Việt Nam.
(Luật lưu trữ số 01/2011/QH13, thuộc khoản 3 điều 2)
Cơ sở lý luận
1.2.1 Những quy định của Nhà nước về công tác thống kê tài liệu
- Luật số 01/2011/QH13 của quốc hội:Luật Lưu Trữ Điều 27 Thống kê nhà nước về lưu trữ
1 Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam phải được thống kê tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý.
2 Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ Số liệu thống kê hằng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12.
3 Thống kê lưu trữ được thực hiện theo quy định sau đây: a) Cơ quan, tổ chức ở trung ương tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương; b) Cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh.
Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh tổng hợp và báo cáo số liệu từ các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và cấp huyện Đồng thời, các cơ quan, tổ chức cấp huyện và cấp xã cũng thực hiện việc tổng hợp số liệu từ các đơn vị trực thuộc và gửi báo cáo đến cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện.
Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện có nhiệm vụ tổng hợp số liệu từ các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã, sau đó báo cáo kết quả này cho cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh.
1.2.2 Thống kê tài liệu lưu trữ
Thống kê tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các phương pháp và công cụ phù hợp nhằm xác định rõ ràng thành phần, nội dung, và khối lượng tài liệu Ngoài ra, việc này cũng thu thập thông tin về đội ngũ cán bộ, cơ sở vật chất, và tình hình khai thác, sử dụng tài liệu tại các phòng kho lưu trữ.
(Quyết định 1032/QĐ- BNV năm 2020)
Thống kê là nhiệm vụ thiết yếu trong các phòng và kho lưu trữ, giúp các cơ quan nắm bắt thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu Việc thực hiện tốt thống kê không chỉ hỗ trợ quản lý tài liệu hiệu quả mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu tài liệu.
Thống kê hiệu quả giúp các cơ quan đánh giá thực trạng trang thiết bị bảo quản tài liệu, từ đó xây dựng kế hoạch cải tạo và nâng cấp kho tàng cũng như mua sắm trang thiết bị cần thiết.
Thống kê là công cụ quan trọng giúp cơ quan đánh giá tình hình cán bộ lưu trữ, từ đó xác định số lượng và chất lượng đội ngũ Dựa trên những thông tin này, cơ quan có thể lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ lưu trữ một cách hiệu quả.
Thống kê đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi tình hình khai thác và sử dụng tài liệu tại cơ quan, từ đó giúp xác định các phương thức tổ chức khai thác tài liệu hiệu quả Điều này không chỉ nâng cao giá trị sử dụng tài liệu mà còn góp phần phát huy tối đa tiềm năng của nguồn tài nguyên thông tin.
Việc thống kê tài liệu không chỉ mang lại nhiều lợi ích lớn mà còn hỗ trợ hiệu quả cho các hoạt động nghiệp vụ khác như phân loại, xác định giá trị tài liệu, thu thập bổ sung và bảo quản tài liệu.
Thông qua việc thống kê, chúng ta có thể xác định các tài liệu cần thu thập và bổ sung, đồng thời phát hiện những tài liệu không còn giá trị để loại bỏ khỏi kho lưu trữ Điều này giúp tiết kiệm diện tích kho, giảm chiều dài giá tủ và tiết kiệm công sức, chi phí cho bộ phận lưu trữ.
(Quyết định 1032/QĐ- BNV năm 2020)
Xuất phát từ những mục đích nêu trên cho nên việc thống kê phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Thống kê cần phải cụ thể và chính xác, vì chúng ảnh hưởng trực tiếp đến việc lập kế hoạch phát triển công tác lưu trữ của cơ quan và quản lý tài liệu Cung cấp số liệu sai lệch có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng cho công tác lưu trữ tại cơ quan.
Thống kê cần được thực hiện một cách kịp thời và toàn diện, yêu cầu các cơ quan phải thu thập tài liệu và thông tin liên quan đúng thời hạn quy định Việc này đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh của công tác lưu trữ đều được thống kê đầy đủ.
Thống kê khoa học yêu cầu sử dụng các công cụ thống kê đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng, nhằm phản ánh đa dạng nội dung trong công tác lưu trữ Hiện nay, sự phát triển mạnh mẽ của các ngành khoa học, đặc biệt là công nghệ thông tin, đã được áp dụng rộng rãi trong thống kê Việc ứng dụng công nghệ thông tin không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu chi phí quản lý cho các cơ quan.
(Quyết định 1032/QĐ- BNV năm 2020)
Thống kê phải đảm bảo hai nguyên tắc sau đây:
- Thống kê phải được thực hiện theo nguyên tắc tập trung thống nhất.
Nguyên tắc này thể hiện ở các mặt:
Tất cả hoạt động liên quan đến tổ chức và nghiệp vụ thống kê cần được thực hiện dưới sự chỉ đạo của cơ quan quản lý đầu ngành về lưu trữ Các cơ quan quản lý lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn công tác thống kê cho các đơn vị trực thuộc, đảm bảo tính thống nhất trong công tác thống kê từ Trung ương đến địa phương Đồng thời, các công cụ thống kê cũng phải được áp dụng một cách đồng bộ trên toàn quốc.
- Thống kê phải thống nhất với công tác bảo quản
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là phương tiện thiết yếu giúp tìm kiếm thông tin trong các tài liệu lưu trữ, phục vụ cho nhu cầu công việc hàng ngày của cơ quan, tổ chức và cá nhân.
- Luật số 01/2011/QH13 của quốc hội:Luật Lưu Trữ
Công cụ tra cứu là yếu tố thiết yếu trong các phòng và kho lưu trữ, giúp người nghiên cứu tìm kiếm thông tin tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả Chúng không chỉ tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí di chuyển mà còn cung cấp thông tin quan trọng về thành phần, nội dung và địa chỉ của từng tài liệu.
Công cụ tra cứu đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài liệu hiệu quả, giúp ngăn chặn tình trạng thất thoát, thất lạc và mất mát tài liệu Đồng thời, chúng phản ánh sự tiến bộ trong công tác lưu trữ và thể hiện sự chú trọng đến giá trị thông tin trong tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cũng như của từng cán bộ nhân viên.
- Luật số 01/2011/QH13 của quốc hội:Luật Lưu Trữ
Việc xây dựng công cụ tra cứu phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Công cụ tra cứu cần phải đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng, đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin về tài liệu Điều này là cần thiết để mọi độc giả, dù trình độ khác nhau, có thể tìm kiếm thông tin một cách thuận lợi Mục tiêu là đảm bảo rằng tất cả các đối tượng nghiên cứu đều có khả năng hiểu và sử dụng các công cụ này hiệu quả.
Công cụ tra cứu cần được phát triển và áp dụng đồng bộ trong tất cả các phòng và kho lưu trữ để đảm bảo tuân thủ nguyên tắc công tác lưu trữ.
Công cụ tra cứu cần được thiết kế để hỗ trợ nhiều loại tài liệu khác nhau, bao gồm tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật và tài liệu nghe nhìn, nhằm giảm thiểu sự lặp lại trong quá trình phát triển.
- Công cụ tra cứu phải đảm bảo tính khoa học, hiện đại.
- Luật số 01/2011/QH13 của quốc hội:Luật Lưu Trữ
Vấn đề mới trong số hoá tài liệu lưu trữ cơ quan
Số hóa tài liệu lưu trữ là quá trình chuyển đổi các loại tài liệu từ các vật mang tin như giấy, ảnh, phim ảnh và âm thanh thành định dạng số Mục tiêu của việc này là để lưu trữ, bảo quản và khai thác tài liệu một cách hiệu quả, trong đó phần lớn tài liệu được số hóa là từ giấy.
Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ và thông tin truyền thông đã ban hành nhiều văn bản quy định và hướng dẫn nhằm thực hiện công tác lưu trữ một cách thống nhất Tuy nhiên, hiện nay, việc số hóa tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ vẫn diễn ra một cách đại trà, thiếu quy trình và tiêu chuẩn rõ ràng Điều này dẫn đến việc dữ liệu tài liệu số hóa chưa được khai thác hiệu quả, đồng thời gây lãng phí trong chi phí bảo quản tài liệu lưu trữ.
Việc cải thiện quy trình số hóa sẽ giúp Sở Nội vụ nắm bắt rõ hơn tình hình hiện tại và nâng cao hiệu quả trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ.
Công tác thống kê và tra cứu tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của các cơ quan Chương 1 đã trình bày cơ sở lý luận về công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ, tạo nền tảng cho việc nghiên cứu Những nghiên cứu lý luận này sẽ giúp phân tích thực trạng và nguyên nhân sử dụng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ trong chương 2.
THỰC TRẠNG SỬ DỤNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC
Quá trình hình thành và phát triển của Sở Nội vụ
Ban Tổ chức chính quyền thành phố Đà Nẵng được thành lập theo Quyết định số 11/QĐ-UB ngày 03/01/1997 của UBND lâm thời Vào ngày 10/12/2004, UBND thành phố ban hành Quyết định số 159/2003/QĐ-UB, chuyển chức năng quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ từ Văn phòng UBND sang Sở Nội vụ Năm 2011, theo chủ trương chung, Sở Nội vụ đã thành lập phòng Công tác thanh niên.
Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị
Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố, có nhiệm vụ tham mưu và hỗ trợ UBND trong việc quản lý nhà nước về công tác nội vụ Các lĩnh vực quản lý của Sở Nội vụ bao gồm tổ chức bộ máy, biên chế các cơ quan hành chính và sự nghiệp nhà nước, cải cách hành chính, chính quyền địa phương, địa giới hành chính, cán bộ và công chức nhà nước, cán bộ xã phường, tổ chức hội và tổ chức phi chính phủ, cùng với quản lý văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo, và thi đua - khen thưởng.
Sở Nội vụ hoạt động dưới sự quản lý trực tiếp và toàn diện của UBND thành phố, đồng thời nhận chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra chuyên môn từ Bộ Nội vụ.
(Căn cứ vào quyết định số 33/2023/QĐ-UBND)
2.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn
Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định tại Điều 2 Chương 1 Thông tư số 05/2021/TT-BNV, hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, cũng như Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Ngoài ra, Sở Nội vụ còn thực hiện các nhiệm vụ khác được giao bởi UBND thành phố và Chủ tịch UBND thành phố.
(Căn cứ vào quyết định số 33/2023/QĐ-UBND)
2.2.3 Cơ cấu tổ chức: (Sơ đồ cơ cấu tổ chức)
Thường trực Phó Giám đốc phòng Văn
Ban Thi đua – thưởng Khen
Thanh tra Sở Xây chính dựng quyền và công Thanh tác niên
Tổ chức Biên chế và Cải hành cách chính
Sở Nội vụ có một cơ cấu tổ chức bao gồm Giám đốc và các Phó Giám đốc, tất cả đều do Chủ tịch UBND thành phố bổ nhiệm và miễn nhiệm Giám đốc chịu trách nhiệm báo cáo về kết quả hoạt động của Sở trước UBND thành phố và Bộ Nội vụ, trong khi các Phó Giám đốc hỗ trợ Giám đốc trong việc thực hiện các nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công việc của mình.
* Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ:
Phòng, ban Người đứng đầu Số điện thoại Email
Võ Ngọc Phi (Chánh Thanh tra)
Biên chế và Cải cách hành chính
Võ Thị Tuyền (Trưởng phòng) 0236 3871187 tuyenvt@danang.gov.vn
Phòng Công chức, viên chức
0236 3822085 diemvtt@danang.gov.vnPhòng Xây dựngMai Kim Anh0236 3827853 anhmk@danang.gov.vn chính quyền và
Trần Vũ Linh (Trưởng phòng) 0236 3868709 linhtv@danang.gov.vn
- Phòng Tổ chức Biên chế và Cải cách hành chính;
- Phòng Công chức, viên chức;
- Phòng Xây dựng chính quyền và Công tác thanh niên;
- Phòng Quản lý Văn thư Lưu trữ.
* Các đơn vị trực thuộc Sở thực hiện chức năng quản lý nhà nước: Đơn vị Địa chỉ Người đứng đầu Số điện thoại Email
Tầng 26, Trung tâm hành chính, số 24 Trần Phú,
Q Hải Châu, TP Đà Nẵng Đỗ Thị Nguyệt Minh Advertisements SĐT: 0236 3849493 Email: minhdtn@danang. gov.vn
Thạch Thang, Q Hải Châu, TP Đà Nẵng
Nguyễn Cao Cường SĐT: 0236 3872662 Email: cuongnc2@da nang.gov.vn
Phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao
Tầng 5, Nhà làm việc các Ban Quản lý dự án và các đơn vị trực thuộc, đường Võ An Ninh, P Hoà Xuân,
Q Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng
Lương Ngọc Vi Ba Advertisements SĐT: 0236 3829333 Email: balnv@danan g.gov.vn
Trung tâm Lưu trữ lịch sử
Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng
Ngô Lan Anh SĐT: 0236 3662215 Email: anhnl2@dana ng.gov.vn
- Ban Thi đua - Khen thưởng;
* Đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở:
- Trung tâm Phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao;
- Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
2.2.4 Tổng quan về văn phòng xây dựng chính quyền và công tác thanh niên Điều 4 Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng xây dựng chính quyền và công tác thanh niên
1 Trình UBND thành phố dự thảo các quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm, hàng năm và các đề án, dự án; chương trình thuộc phạm vi quản lý nhà nước trên lĩnh vực xây dựng chính quyền và công tác thanh niên.
2 Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước được giao.
3 Về tổ chức bộ máy, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp a) Tham mưu, giúp UBND thành phố xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện theo quy định để UBND thành phố trình HĐND thành phố quyết định theo thẩm quyền; b) Hướng dẫn tổ chức và hoạt động của các cơ quan chuyên môn và các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND các quận, huyện theo quy định của pháp luật. c) Trình UBND thành phố quyết định việc phân cấp quản lý tổ chức bộ máy đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND quận, huyện; d) Xây dựng kế hoạch biên chế công chức và số lượng người làm việc thuộc UBND các quận, huyện để chuyển Phòng Tổ chức biên chế và cải cách hành chính thẩm định, tổng hợp báo cáo UBND thành phố trình HĐND thành phố quyết định tổng số lượng người làm việc ở địa phương và thông qua tổng biên chế công chức của địa phương trước khi trình cấp có thẩm quyền quyết định; đ) Hướng dẫn, quản lý, sử dụng biên chế và số lượng người làm việc đối với UBND quận, huyện.
4 Về cán bộ, công chức, viên chức a) Giúp UBND thành phố quản lý nhà nước đối với đội ngũ CB, CC, VC phường, xã;b) Tham mưu trình UBND thành phố ban hành các văn bản về tuyển dụng, quản lý, sử dụng và thực hiện chế độ, chính sách đối với CB, CC phường, xã theo quy định của c) Hướng dẫn, kiểm tra việc tuyển dụng, quản lý, sử dụng và việc thực hiện chính sách, chế độ đối với CB, CC, VC khối quận, huyện; CB, CC phường, xã; d) Trình Chủ tịch UBND thành phố hoặc Giám đốc sở quyết định việc tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật và các chế độ, chính sách khác đối với CB, CC, VC khối quận, huyện; đ) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định về tiêu chuẩn chức danh và cơ cấu; tuyển dụng, quản lý và sử dụng CB, CC, VC thuộc UBND quận, huyện; CB, CC phường, xã theo quy định.
5 Về tổ chức chính quyền. a) Hướng dẫn tổ chức và hoạt động của bộ máy UBD các quận, huyện, phường, xã theo quy định; b) Phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp hướng dẫn UBND quận, huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức các phòng chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND quận, huyện. c) Tham mưu, giúp UBND thành phố trong việc tổ chức và hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và bầu cử đại biểu HĐND các cấp; d) Tham mưu, giúp UBND thành phố trình HĐND thành phố bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các thành viên khác của UBND thành phố; đ) Tham mưu, giúp UBND thành phố trình cấp có thẩm quyền phê chuẩn kết quả bầu cử, phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm đối với các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật; e) Thẩm định, trình Chủ tịch UBND thành phố phê chuẩn kết quả bầu cử, phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm đối với thành viên UBND quận, huyện theo quy định của pháp luật; g) Tham mưu, trình Chủ tịch UBND thành phố bổ nhiệm, bổ nhiệm lại chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch, thành viên UBND quận, huyện nơi thực hiện thí điểm không tổ chứcHĐND theo quy định; h) Tham mưu, giúp UBND thành phố thống kê, tổng hợp, báo cáo số lượng, chất lượng đại biểu HĐND, thành viên UBND các cấp theo quy định; i) Hướng dẫn, thống kê, kiểm tra việc thực hiện chế độ, chính sách đối với những người hoạt động không chuyên trách ở thôn, tổ dân phố; k) Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của thôn, tổ dân phố; Tham mưu UBND thành phố thành lập, sáp nhập, hợp nhất, giải thể các tổ dân phố, thôn thuộc UBND thành phố theo quy định. l) Tham mưu, giúp UBND thành phố chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra UBND quận, huyện, UBND phường, xã trong việc xây dựng, thực hiện các văn bản, đề án liên quan đến công tác xây dựng nông thôn mới theo phân công của UBND thành phố và theo quy định của pháp luật; m) Chủ trì tham mưu và giúp UBND thành phố hướng dẫn quản lý, sử dụng biên chế công chức đối với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện theo quy định của pháp luật;
6 Về vị trí việc làm a) Giúp UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố, thẩm định đề án vị trí việc làm, cơ cấu chức danh CC,VC hoặc đề án điều chỉnh vị trí việc làm, cơ cấu chức danh CC,
VC thuộc UBND quận, huyện theo quy định và có nhiệm vụ giúp UBND thành phố tổng hợp danh mục vị trí việc làm, xây dựng đề án vị trí việc làm cùng với cơ cấu chức danh công chức, viên chức Ngoài ra, VC còn phải trình UBND thành phố quyết định phân cấp hoặc ủy quyền trong việc sử dụng và quản lý vị trí việc làm cũng như cơ cấu chức danh công chức, viên chức tại các cơ quan, tổ chức thuộc UBND quận, huyện.
8 Theo dõi, tổng hợp, báo cáo kết quả việc thực hiện các nội dung có liên quan về sự tiến bộ phụ nữ do thành phố giao cho Sở Nội vụ triển khai thực hiện Hướng dẫn, triển khai, báo cáo kết quả thực hiện Nghị định số 19/2003/NĐ-CP của Chính phủ ban hành Quy định trách nhiệm của cơ quan hành chính nhà nước các cấp trong việc bảo đảm cho các cấp Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam tham gia quản lý nhà nước.
9 Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác CC, VC đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND quận, huyện.
10 Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý CB, CC phường, xã, những người hoạt động không chuyên trách ở cấp phường, xã; việc thực hiện chế độ, chính sách và công tác quản lý hồ sơ đối với CB, CC phường, xã theo quy định của pháp luật.
11 Về CB, CC phường, xã và những người hoạt động không chuyên trách ở phường, xã.
UBND thành phố cần ban hành các văn bản liên quan đến tuyển dụng, sử dụng và quản lý đội ngũ cán bộ, công chức phường, xã theo quy định pháp luật Đồng thời, UBND cũng cần tham mưu và hỗ trợ trong việc ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền các văn bản quản lý và sử dụng những người hoạt động không chuyên trách tại phường, xã theo đúng quy định pháp luật.
Thực trạng về hệ thống công cụ thống kê tài liệu lưu trữ
Tài liệu là yếu tố chính trong thống kê tài liệu lưu trữ, bên cạnh đó, cơ sở vật chất, trang thiết bị, nhân sự và tình hình khai thác sử dụng cũng là những đối tượng quan trọng cần được thống kê.
Đối với tài liệu, đơn vị thống kê bao gồm mét, bó, gói cho tài liệu chưa chỉnh lý; hồ sơ và đơn vị bảo quản cho tài liệu đã được chỉnh lý; bộ và cuộn cho tài liệu phim và ghi hình; cuộn và đĩa cho tài liệu ghi âm; tấm cho tài liệu ảnh; và tác phẩm cho tài liệu văn học nghệ thuật.
- Tình hình cán bộ: đơn vị thống kê là người
- Tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị: Đơn vị thống kế là: M2 , mét, cái, chiếc …
- Tình hình khai thác sử dụng: Đơn vị thống kê là: lượt
2.3.2 Các loại công cụ thống kê và phương pháp sử dụng
Hiện nay, các kho lưu trữ đang áp dụng nhiều công cụ thống kê đa dạng như mục lục hồ sơ, số đăng ký MLHS, sổ nhập và xuất tài liệu, danh sách phông, phiếu phôn, bộ thẻ phông, bồ sơ phông và báo cáo thống kê tổng hợp để quản lý hiệu quả tài liệu.
(Theo Quyết định số: 02/QĐ-KHKT, ngày 12/01/1990 của Cục Lưu trữ Nhà nước V/v ban hành mẫu“Sổ nhập tài liệu lưu trữ ” )
Khái niệm
Sổ nhập tài liệu là công cụ thống kê dùng để đăng ký, theo dõi số lần nhập tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ.
NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
GIẢI PHÁP
3.1.1 Giải pháp đối với thống kê tài liệu
Thống kê tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong quản lý và bảo quản tài liệu Để nâng cao hiệu quả trong công tác này, cần áp dụng các giải pháp và công cụ phù hợp nhằm tối ưu hóa quy trình lưu trữ và truy xuất thông tin.
Sổ nhập tài liệu lưu trữ là công cụ quan trọng để ghi chép thông tin về việc nhập tài liệu vào kho lưu trữ Nó bao gồm các thông tin cần thiết như số lượng, chất lượng và nội dung của từng tài liệu, giúp quản lý và theo dõi quá trình lưu trữ hiệu quả.
Sổ xuất tài liệu lưu trữ là công cụ quan trọng để ghi chép thông tin về việc xuất tài liệu từ kho lưu trữ Nó giúp theo dõi các hoạt động như cho mượn, chỉnh lý, sao chụp và sửa chữa tài liệu, đảm bảo quản lý tài liệu hiệu quả và chính xác.
Sổ đăng ký các phông lưu trữ: Ghi chép thông tin về các phông lưu trữ, bao gồm số lượng tài liệu, phân loại, và tình trạng bảo quản.
Phiếu phông lưu trữ: Phiên bản ngắn gọn của hồ sơ phông, chứa các thông tin quan trọng về phông lưu trữ.
Sổ mục lục hồ sơ: Ghi chép thông tin về nội dung của từng hồ sơ, bao gồm các tài liệu con bên trong.
Những yêu cầu để thống kê tài liệu lưu trữ bao gồm:
Tập trung và thống nhất: Các số liệu thống kê phải được ghi chép đầy đủ và đúng quy trình.
Để đảm bảo tính kế thừa, việc thống kê tài liệu lưu trữ cần tuân thủ các giai đoạn công việc cụ thể Ngoài ra, các cơ quan và tổ chức sở hữu tài liệu lưu trữ nên thực hiện việc thống kê này một cách định kỳ.
Tính chính xác và đầy đủ: Tất cả tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ phải được
Giải pháp xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
3.2.1 Nâng cấp và bổ sung các loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ truyền thống 3.2.1.1 Mục lục hồ sơ
Giải pháp cho việc lập mục lục hồ sơ đóng vai trò quan trọng trong quản lý tài liệu lưu trữ Để tạo ra một mục lục hồ sơ hiệu quả, cần tuân thủ một số hướng dẫn và nguyên tắc nhất định.
Khi ghi tên cơ quan hoặc tổ chức lưu trữ, cần chỉ rõ tên cụ thể Chẳng hạn, nếu áp dụng cho Sở Nội vụ, hãy ghi rõ “Sở Nội vụ TP Đà Nẵng” Đối với các cán bộ hoặc cơ quan khác, cần ghi tên bộ hoặc cơ quan tương ứng để đảm bảo tính chính xác và rõ ràng.
Tên phông: Ghi tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông, ví dụ “Phông Uỷ ban nhân dân thành phố Đà Nẵng”.
Thời gian: Ghi thời gian bắt đầu và kết thúc của các hồ sơ có trong “Mục lục hồ sơ”
Tờ nhan đề là phần đầu tiên của bản “Mục lục hồ sơ” (MLHS), cung cấp thông tin quan trọng về nơi bảo quản tài liệu, phạm vi tài liệu thuộc đơn vị hình thành phông, cũng như giới hạn thời gian của tài liệu trong mục lục.
Các yếu tố thông tin trên tờ nhan đề bao gồm:
- Tên cơ quan hoặc tổ chức lưu trữ.
- Tên gọi của MLHS (ví dụ: “Mục lục hồ sơ UBND thành phố Đà Nẵng”).
- Tên phông lưu trữ (đầy đủ và ghi rõ thời gian tồn tại của từng tên gọi).
- Phông số (số thứ tự của phông trong danh sách phông).
- Mục lục số hoặc quyển số (số thứ tự của từng quyển “Mục lục hồ sơ” trong phông).
- Số trang (số lượng trang của quyển “Mục lục hồ sơ”).
- Thời hạn bảo quản (thường là vĩnh viễn).
Bảng liệt kê này cung cấp hướng dẫn chi tiết về các phần, chương và mục trong nội dung của MLHS, đi kèm với số trang tương ứng đã được đánh số, giúp việc tra cứu trở nên thuận tiện hơn.
LNĐ được biên soạn để giới thiệu những đặc điểm chủ yếu của MLHS, giúp người đọc hiểu khái quát nội dung của bản ML.
Nội dung LNĐ trước hết giới thiệu khái quát về LS ĐVHTF và LSF, cùng với những đặc điểm chủ yếu của TL.
3.2.1.2 Các bộ thẻ lưu trữ
Các bộ thẻ lưu trữ là một phần quan trọng trong việc quản lý tài liệu lưu trữ Dưới đây là mô tả chi tiết về mỗi bộ thẻ:
Bộ thẻ hệ thống lưu trữ chứa thông tin tài liệu được phân loại theo các lĩnh vực hoạt động xã hội thực tế Những thông tin này được tổ chức theo một trật tự logic, bao gồm các nhóm thông tin chính liên quan đến nội dung tài liệu.
Bộ thẻ hệ thống không chỉ có khả năng giới thiệu nội dung tài liệu trong một kho lưu trữ cụ thể, mà còn có thể mở rộng để giới thiệu toàn bộ phông lưu trữ của Nhà nước Việt Nam.
Bộ thẻ sự vật - chuyên đề:
Bộ thẻ lưu trữ là công cụ tổ chức thông tin về một hoặc nhiều chuyên đề cụ thể, giúp phân loại tài liệu theo đặc trưng của sự vật Các thông tin này được sắp xếp theo trình tự logic, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và sử dụng.
Bộ thẻ sự vật - chuyên đề khác biệt với bộ thẻ hệ thống vì nó chỉ tập trung vào một hoặc một số chuyên đề liên quan gần gũi với nhau.
Bộ thẻ lưu trữ là công cụ tổ chức thông tin về các sự vật trong tài liệu, được phân chia và sắp xếp theo thứ tự chữ cái của tên gọi.
Bộ thẻ theo tên người:
Bộ thẻ này giúp người dùng tra cứu tên người hoặc tác giả trong tài liệu một cách dễ dàng Thông tin trong tài liệu được sắp xếp theo thứ tự chữ cái, tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm.
Bộ thẻ theo tên địa dư:
Các thông tin trong tài liệu về các tên địa dư và các đối tượng khác được sắp xếp theo vần chữ cái tên gọi của chúng.
Là bộ thẻ lưu trữ mà các thông tin về ngày tháng hoặc các sự kiện trong tài liệu được sắp xếp theo thứ tự thời gian.
Các bộ thẻ này giúp tổ chức tài liệu, tạo ra hệ thống tra cứu hiệu quả và thuận tiện cho người sử dụng
3.2.1.3 Sách hướng dẫn các kho lưu trữ
Giải pháp cho sách hướng dẫn các kho lưu trữ:
Khi xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ và tài liệu, cần áp dụng một số loại sách hướng dẫn quan trọng Mỗi loại sách sẽ cung cấp những thông tin chi tiết và hướng dẫn cụ thể để đảm bảo quy trình lưu trữ hiệu quả và hợp lý.
Sách hướng dẫn kho lưu trữ (SHD kho lưu trữ):
Mục đích: Giới thiệu về thành phần và nội dung của tất cả các phông được bảo quản trong một kho lưu trữ.
Phần đầu tiên của bài viết tập trung vào việc mô tả đặc điểm và nội dung của từng phông trong bộ sưu tập lưu trữ Phần thứ hai cung cấp các công cụ tra cứu hữu ích, bao gồm lời giới thiệu, bảng chữ viết tắt, danh sách tên người, tên địa lý, mục lục và phụ lục, nhằm hỗ trợ người đọc trong việc tìm kiếm thông tin.
Sách hướng dẫn các phông chủ yếu của kho lưu trữ (SHD các phông chủ yếu của KLT):
Mục đích: Giới thiệu về thành phần và nội dung của các phông quan trọng nhất được bảo quản trong một kho lưu trữ.
Bài viết này được chia thành hai phần chính Phần thứ nhất trình bày các đặc điểm và nội dung của từng phông, sưu tập lưu trữ, giúp người đọc hiểu rõ về tài liệu lưu trữ Phần thứ hai cung cấp các công cụ tra cứu bổ trợ như lời giới thiệu, bản chữ viết tắt, bảng tên người, tên địa dư, mục lục và phụ lục, nhằm hỗ trợ người dùng trong việc tìm kiếm thông tin một cách hiệu quả.
Trước khi phát triển sách hướng dẫn kho lưu trữ (SHD KLT), việc xây dựng kế hoạch lưu trữ (KPL) cho các phông tài liệu trong kho là rất quan trọng KPL sẽ phân loại các phông thành các nhóm theo một trật tự logic, giúp tối ưu hóa quy trình bảo quản và truy xuất thông tin.
Khi lưu trữ và bảo quản tài liệu của nhiều tổ chức, các phông lưu trữ được thiết lập dựa trên đặc trưng thời gian Tất cả các phông lưu trữ của cùng một tổ chức sẽ được sắp xếp theo một đề mục chung, đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng truy cập.
Hoàn thiện công cụ tra cứu hiện đại
3.3.1 Khung phân loại thông tin tài liệu của các bộ thẻ
Khung phân loại tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và quản lý thông tin hiệu quả Nó giúp phân loại tài liệu một cách có hệ thống, từ đó nâng cao khả năng truy cập và tìm kiếm thông tin Việc áp dụng khung phân loại tài liệu không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn cải thiện chất lượng quản lý dữ liệu trong các tổ chức.
Nó là tiền đề để triển khai và nâng cao hiệu quả áp dụng CNTT vào việc xây dựng CSDL và kết nối thông tin TLLT.
Phương pháp xây dựng KPLTT:
Nghiên cứu kỹ nội dung khối tài liệu định làm thẻ.
Xác định rõ vấn đề, sự vật được phản ánh trong nội dung TL.
Nghiên cứu các yêu cầu và đặc điểm về sử dụng tài liệu của phông, KLT.
Sử dụng các ấn phẩm như BKTT, TL thống kê, thư mục và sách chưa khảo phản ánh hoạt động và phát triển của các ngành KH
Các nguyên tắc xây dựng KPLTT
KPLTT càng chi tiết, tỉ mỉ thì càng giới thiệu được chính xác nội dung TL.
Tên gọi của các đề mục cần phải đơn giản, ngắn gọn và chính xác, đồng thời phải rõ ràng để phản ánh thông tin chủ yếu trong tài liệu và được tổ chức hợp lý trong các đề mục.
Hệ thống kí hiệu cho KPLTT:
Kí hiệu của KPLTT dùng để cố định vị trí của các nhóm tin và phản ánh của nhóm trong KPL.
Hệ thống kí hiệu của KPLTT cần thống nhất, nhắn gọn và dễ nhớ.
3.3.2 Lựa chọn tài liệu và tin cho các bộ thẻ
Lựa chọn tài liệu tin cho bộ thẻ là bước thiết yếu trong việc xây dựng hệ thống thông tin hiệu quả Dưới đây là những gợi ý và hướng dẫn giúp bạn chọn tài liệu phù hợp.
Xác định mục tiêu và phạm vi là bước đầu tiên quan trọng trong việc xây dựng bộ thẻ Bạn cần làm rõ mục tiêu của bộ thẻ và xác định thông tin cần thu thập, từ đó giúp tập trung vào các tài liệu liên quan.
Lựa chọn tài liệu chính là bước quan trọng trong quá trình chuẩn bị, bao gồm việc tìm kiếm và xác định các phông và hồ sơ quan trọng Việc này giúp đảm bảo rằng bạn có đầy đủ thông tin cần thiết để tạo ra bộ thẻ chất lượng.
Sử dụng nhiều loại tài liệu khác nhau là cách hiệu quả để đảm bảo tính đa dạng và đầy đủ cho nội dung Các loại tài liệu này bao gồm sách, bài báo, video, infographic và tài liệu trực tuyến, giúp cung cấp thông tin phong phú và hấp dẫn cho người đọc.
CCTCKH (Công cụ, Chỉ dẫn, Chính sách, Thông tin, Công trình, Kinh nghiệm, Hiểu biết): Đây là các tài liệu chứa thông tin từ các nguồn khác nhau.
MLHS (Mạng lưới học thuật và khoa học) sử dụng tài liệu từ các nguồn học thuật và khoa học uy tín, nhằm đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin.
SHD (Sách học đại cương): Sử dụng sách học đại cương để có cái nhìn tổng quan về chủ đề.
Để đảm bảo tài liệu đạt tiêu chuẩn chất lượng và độ tin cậy, bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng các tài liệu đã chọn Hãy áp dụng phương pháp LSF (Lý thuyết, Sự thực, Phân tích) để đánh giá tính chính xác và độ tin cậy của tài liệu.
3.3.3 Mô tả tài liệu lên tấm thẻ
Mô tả tài liệu lưu trữ trên tấm thẻ là yếu tố quan trọng trong quản lý thông tin Mỗi tấm thẻ cần ghi rõ các phần thông tin cần thiết để cơ quan có thể nắm bắt và quản lý tài liệu hiệu quả.
Phần phân loại nằm ở trên cùng của tấm thẻ, có nhiệm vụ sắp xếp và phân loại các tấm thẻ theo Kế hoạch lưu trữ bảo tồn (KPL BT) Nội dung các đề mục, mục và tiểu mục trên tấm thẻ cần phải tuân thủ cấu trúc của KPL BT để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc lưu trữ.
Trong phần giới thiệu tài liệu, cần ghi rõ thông tin về nội dung của hồ sơ hoặc các tài liệu khác trong kho lưu trữ Điều này bao gồm việc chỉ rõ xuất xứ, hình thức bên ngoài của tài liệu, cũng như phương pháp chế tác, ngôn ngữ sử dụng, và phân loại tài liệu thành bản chính hoặc bản sao.
Trong phần tra tìm, hãy ghi rõ tên Kho lưu trữ (KLT), tên phông, số Mã lưu hành sổ (MLHS) và số đơn vị bảo quản Mỗi tấm thẻ có kích thước 105 x 148 mm (A6).
3.3.4 Sắp xếp và hiệu đính bộ thẻ
Giải pháp hiệu đính bộ thẻ đóng vai trò quan trọng trong xây dựng hệ thống thông tin Dưới đây là hướng dẫn cụ thể để Sở Nội vụ triển khai hiệu quả quy trình này.
Dựa vào Khung phân loại (KPL), bạn cần xem xét kỹ lưỡng các phần, đề mục, mục và tiểu mục trong hệ thống thông tin Việc này sẽ giúp bạn nắm bắt rõ ràng cấu trúc và nội dung của thông tin cần phân tích.
Sắp xếp các tấm thẻ vào các phần, đề mục, mục và tiểu mục dựa trên KPL giúp tổ chức thông tin một cách hợp lý Việc này không chỉ làm cho nội dung trở nên dễ hiểu hơn mà còn thuận tiện cho việc tìm kiếm sau này.
Giải pháp đối với cơ quan Sở Nội vụ
Ban lãnh đạo cơ quan cần thực hiện đánh giá sâu sắc về giá trị mà công cụ tra cứu mang lại Việc này sẽ giúp họ nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của đầu tư và tập trung vào việc triển khai công cụ một cách hiệu quả.
Hoạt động bồi dưỡng cho viên chức hiện nay còn thiếu mặc dù đã có chương trình tập huấn Tình trạng này ảnh hưởng đến khả năng nắm bắt quy trình và ứng dụng các công cụ tra cứu trong công việc hàng ngày.
Việc phân bổ nguồn kinh phí cho các hoạt động trong cơ quan cần được thực hiện một cách cân đối để đảm bảo hiệu quả Điều này sẽ giúp việc tra cứu tài liệu diễn ra một cách toàn diện và triệt để.
Trình độ tin học và ngoại ngữ của cán bộ nhân viên ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng sử dụng công cụ tra cứu Do đó, việc đào tạo và nâng cao kỹ năng ứng dụng công cụ này trong công việc là rất cần thiết.
Giải pháp số hoá tài liệu lưu trữ
Theo quy định pháp luật và tình hình thực tế về tài liệu lưu trữ, các cơ quan cần xây dựng Đề án và kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ Trong quá trình này, cần chú trọng đến các vấn đề quan trọng để đưa ra giải pháp hiệu quả, đồng thời xem xét khả năng tài chính để đảm bảo thực hiện thành công việc số hóa.
Trước khi tiến hành số hóa, cần đảm bảo tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh để đáp ứng yêu cầu dữ liệu đặc tả cho cơ sở dữ liệu lưu trữ Theo Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ, việc số hóa nên ưu tiên các nhóm tài liệu dựa trên giá trị nội dung, tần suất sử dụng và tình trạng vật lý, nhằm tập trung vào những tài liệu quan trọng nhất Đồng thời, quá trình số hóa và ký số tài liệu lưu trữ phải tuân thủ đầy đủ các bước theo quy trình và tiêu chuẩn quy định.
Để đảm bảo an toàn thông tin trong quá trình số hóa tài liệu lưu trữ, cần có phương án quản lý bảo mật chặt chẽ nhằm tránh rò rỉ thông tin và bảo vệ bí mật nhà nước Đồng thời, việc thực hiện đấu thầu rộng rãi cho các gói thầu số hóa sẽ giúp tiết kiệm chi phí cho ngân sách nhà nước.
Giải pháp cho các vấn đề liên quan đến công cụ tra cứu
Đôi khi, các công cụ tìm kiếm không cung cấp kết quả chính xác hoặc thiếu tài liệu liên quan Để cải thiện kết quả tìm kiếm, bạn nên thử nghiệm với nhiều công cụ khác nhau và điều chỉnh từ khóa của mình cho phù hợp.
Thiếu tài liệu mới nhất:
Các công cụ tra cứu không thường xuyên cập nhật tài liệu mới nhất, vì vậy để tìm kiếm thông tin cập nhật, bạn nên kiểm tra các nguồn đáng tin cậy như trang web của các tổ chức, bài viết từ chuyên gia và các tài liệu khoa học.
Không tìm kiếm được tài liệu ẩn:
Một số tài liệu có thể không xuất hiện trong kết quả tìm kiếm do quyền truy cập hoặc định dạng của chúng Để tìm kiếm những tài liệu ẩn này, bạn nên thử sử dụng các từ khóa khác hoặc thay đổi phương pháp tìm kiếm.
Không hiển thị tài liệu đa ngôn ngữ:
Nếu bạn đang tìm kiếm tài liệu bằng nhiều ngôn ngữ, hãy sử dụng các công cụ tra cứu hỗ trợ đa ngôn ngữ hoặc truy cập trực tiếp vào các trang web đa ngôn ngữ để có kết quả tốt nhất.
Không kiểm tra tính xác thực của tài liệu
Trước khi sử dụng thông tin từ tài liệu, hãy kiểm tra nguồn gốc và đảm bảo tính xác thực, vì một số tài liệu có thể không đáng tin cậy hoặc chưa được kiểm tra.
Giải pháp công nghệ thông tin tại Sở Nội vụ
Hiện nay, chưa có định nghĩa thống nhất về chuyển đổi số, mà mỗi cơ quan đưa ra các khái niệm khác nhau dựa trên chiến lược phát triển kinh tế - xã hội Microsoft định nghĩa chuyển đổi số là việc tái cấu trúc cách mà các tổ chức kết hợp con người, dữ liệu và quy trình để tạo ra giá trị mới Trong khi đó, Tech nhấn mạnh rằng chuyển đổi số 4.0 là việc ứng dụng công nghệ để cải tiến quy trình, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
Để đạt được mục tiêu chuyển đổi số theo "Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030", Sở Nội vụ cần triển khai các giải pháp chuyển đổi số hiệu quả.
Sau đây là một số giải pháp để thực hiện thành công chuyển đổi số tại Sở Nội vụ:
Để nâng cao nhận thức về chuyển đổi số trong ngành Nội vụ, cần đẩy mạnh công tác thông tin và tuyên truyền qua các phương tiện truyền thông điện tử, báo chí và hội thảo Việc này nhằm giúp cán bộ, công chức, viên chức hiểu rõ các mục tiêu và nhiệm vụ của chuyển đổi số Đồng thời, xây dựng hình ảnh và thương hiệu cho quá trình chuyển đổi số của đơn vị là rất quan trọng Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức cần có trách nhiệm trực tiếp trong việc triển khai chuyển đổi số và tổ chức phổ biến các chủ trương của Đảng, nâng cao nhận thức cho các cấp ủy Đảng và chính quyền.
Bộ Nội vụ về chuyển đổi số.
Gắn các mục tiêu, nhiệm vụ về chuyển đổi số với nghị quyết, chiến lược, chương trình hành động, mục tiêu, nhiệm vụ của các đơn vị
Lãnh đạo các cơ quan và tổ chức cần cam kết đổi mới nhằm đạt được mục tiêu phát triển bền vững, đồng thời thúc đẩy sự phát triển đổi mới sáng tạo trong ngành, lĩnh vực và địa phương mà họ quản lý.
Xây dựng cơ chế chính sách
Rà soát và điều chỉnh các quy định liên quan đến ứng dụng công nghệ thông tin trong xây dựng chính quyền số nhằm tạo ra hành lang pháp lý đồng bộ, thống nhất Điều này sẽ hỗ trợ hiệu quả cho việc triển khai và giám sát, đánh giá kết quả thực hiện đề án.
Xây dựng và ban hành quy chế đồng bộ về quản lý, vận hành và khai thác hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu là cần thiết Quy định này bao gồm việc cập nhật, lưu trữ và trao đổi thông tin dữ liệu, đồng thời thiết lập tiêu chuẩn cho cán bộ, công chức, viên chức trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, góp phần vào quá trình chuyển đổi số hiệu quả.
Xây dựng quy chế đảm bảo an toàn và an ninh thông tin trong việc xây dựng, vận hành và khai thác hệ thống chuyển đổi số của tỉnh là rất cần thiết Quy chế này sẽ đưa ra các yêu cầu và chế tài bắt buộc áp dụng các quy trình, cơ chế và nguyên tắc bảo vệ an ninh, an toàn thông tin cho các hệ thống chuyển đổi số của Sở Nội vụ Việc thực hiện đúng các quy định này sẽ góp phần nâng cao hiệu quả và độ tin cậy của hệ thống chuyển đổi số.
Xây dựng cơ chế và chính sách nhằm khuyến khích các cơ quan, tổ chức, người dân và doanh nghiệp tham gia vào các giao dịch điện tử, đồng thời khai thác và sử dụng hiệu quả các dịch vụ công trực tuyến của Bộ Nội vụ.
Để thúc đẩy chuyển đổi số, cần xây dựng cơ chế chính sách hiệu quả nhằm thu hút và kêu gọi các nhà đầu tư vào ứng dụng công nghệ thông tin Đồng thời, cần thiết phải có chính sách đãi ngộ hợp lý để thu hút công chức, viên chức và cán bộ phụ trách công nghệ thông tin có trình độ và năng lực cao.
Phát triển nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số
Bộ cần tối ưu hóa nguồn nhân lực hiện có bằng cách phân công công việc cho các cán bộ công chức, viên chức có chuyên môn về công nghệ thông tin để quản lý và vận hành cơ sở hạ tầng CNTT Đồng thời, cần tổ chức đào tạo nâng cao năng lực cho đội ngũ này nhằm đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số mà không làm tăng thêm số lượng cán bộ công chức, viên chức trong Bộ.
Khuyến khích cán bộ, công chức, viên chức tham gia các khóa học chuyên sâu về công nghệ thông tin để nâng cao trình độ Việc này sẽ giúp các đơn vị chủ động hơn trong quá trình chuyển đổi số, đáp ứng tốt hơn nhu cầu học tập và phát triển kỹ năng.
Khoa học công nghệ Đối với ứng dụng công nghệ thông tin: Tái cấu trúc lại cơ sở hạ tầng theo hướng
CNTT-TT trên nền tảng điện toán đám mây và ảo hóa trong lưu trữ, quản lý các ứng dụng và cơ sở dữ liệu.
Xây dựng kiến trúc chuyển đổi số thống nhất cho Chính phủ số nhằm triển khai các dự án hiệu quả Các đơn vị sẽ phát triển ứng dụng nghiệp vụ và dịch vụ công nghệ thông tin dựa trên nền tảng điện toán đám mây, khai thác hạ tầng số để thực hiện chuyển đổi số toàn diện, hướng tới xây dựng chính phủ số của Bộ Nội vụ Đồng thời, áp dụng các tiêu chuẩn thống nhất về công nghệ thông tin trong Sở Nội vụ, bao gồm tiêu chuẩn kết nối, tích hợp dữ liệu, truy cập thông tin và an toàn thông tin Điều này đảm bảo kết nối đồng bộ và khả năng chia sẻ thông tin an toàn, thuận tiện giữa các cơ quan nhà nước và giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, cá nhân.
Giải pháp về tài chính
Đảm bảo cấp đủ kinh phí cho việc ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong kế hoạch ngân sách hàng năm là rất quan trọng Ngân sách cần được tập trung đầu tư vào phát triển hạ tầng kỹ thuật, ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông, cũng như đào tạo nguồn nhân lực cho các cơ quan nhà nước thuộc Bộ.
An toàn, an ninh thông tin
Phát triển hạ tầng số nhằm đáp ứng nhu cầu kết nối và xử lý dữ liệu ngày càng tăng, đồng thời tích hợp các chức năng giám sát mạng lưới đến từng nút mạng Bảo đảm an toàn và an ninh mạng cũng được chú trọng ngay từ giai đoạn thiết kế và xây dựng.
Kết hợp các nguyên tắc, chính sách và thủ tục vào mọi tầng của kiến trúc công nghệ giúp đảm bảo an ninh và tính toàn vẹn cho hệ thống, dữ liệu và cơ sở hạ tầng quan trọng Đồng thời, việc chủ động phát hiện các lỗ hổng an ninh thông tin là cần thiết để kịp thời xử lý và cập nhật các phương án giải quyết.
Giải pháp sử dụng phần mềm
Trong môi trường mạng hiện nay, thông tin đối mặt với nhiều mối đe dọa như virus và các công cụ tấn công giả mạo địa chỉ nhằm đánh cắp dữ liệu cho mục đích xấu Do đó, việc sử dụng phần mềm bảo vệ thông tin trở nên cần thiết để ngăn chặn các cuộc tấn công từ bên ngoài.
Phần mềm bảo mật Oracle Solaris 11 Express cung cấp giải pháp bảo vệ dữ liệu trong môi trường mạng an toàn với các tính năng nổi bật như ảo hóa kết nối mạng xã hội và khả năng khôi phục hệ thống nhanh chóng chỉ sau vài giây Sự tích hợp giữa đo lường từ xa và “My Oracle Support” cùng với kiến trúc quản lý lỗi chuyên sâu giúp khách hàng nhận được hỗ trợ chủ động, giảm thiểu gián đoạn hoạt động do các vấn đề đã biết.
Hình ảnh phần mềm Oracle Solaris 11 Express
Sản phẩm này nổi bật với khả năng ngăn chặn tấn công dữ liệu từ hacker và virus, mang lại sự an toàn cho thông tin trong môi trường mạng Phần mềm không chỉ hữu ích trong việc quản lý thông tin mà còn kết hợp hiệu quả với phần mềm quản lý chữ ký điện tử, giúp tổ chức thông tin một cách hiệu quả hơn Nhờ đó, thời gian chuyển giao văn bản được rút ngắn, đồng thời giúp cán bộ, công chức và viên chức tiếp cận thông tin nhanh chóng và giải quyết công việc kịp thời.
Trong chương III, bài viết đã đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin, phần mềm và công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng Các giải pháp này tập trung vào nâng cao nhận thức, cải thiện thể chế và áp dụng công nghệ, giúp cơ quan khắc phục những hạn chế trong việc ứng dụng công nghệ thông tin Mục tiêu hướng tới là xây dựng “văn phòng điện tử” và “văn phòng không giấy”.
Nâng cao chất lượng tài liệu phục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng công cụ tra cứu là nhiệm vụ liên tục của các kho lưu trữ, đặc biệt là ở các lưu trữ lịch sử.
Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu thông tin, phục vụ cho sự phát triển hiện đại của thành phố.
Để nâng cao hiệu quả tổ chức công cụ tra cứu khoa học tài liệu tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng, cần thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp khả thi Điều này bao gồm cải thiện tổ chức - cán bộ, cơ sở vật chất, trang thiết bị, và thu thập bổ sung tài liệu Ngoài ra, việc áp dụng phần mềm bảo mật và các giải pháp cụ thể cho hoạt động nghiệp vụ cũng rất quan trọng Mục tiêu là đảm bảo tài liệu được lựa chọn và quy định thời hạn phù hợp với giá trị của chúng, đồng thời sắp xếp và tổ chức tài liệu theo phương án khoa học Cuối cùng, cần xây dựng một hệ thống công cụ tra cứu hiện đại, đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin hiện tại và trong tương lai.