Khóa Luận Tốt Nghiệp - quản trị văn phòng - đề tài - NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Hiệnnay, những tài liệu lưu trữ này đang được bảo quản tại Sở Nội vụ TPĐN, là đơn vị thựchiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ, đồng thời thực hiện chứcnăng sự ng

Phạm Thanh Duy Phương

Mục Lục

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài: 1

2 Mục đích nghiên cứu: 2

3 Đối tượng nghiên cứu: 2

4 Nhiệm vụ nghiên cứu: 2

5 Giới hạn phạm vi nghiên cứu: 2

6 Phương pháp nghiên cứu: 3

7 Đóng góp mới của đề tài: 3

8 Cấu trúc khoá luận 3

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOÀN THIỆN CÔNG CỤ TRA CỨU 4

KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ 4

1.1 Tài liệu lưu trữ 4

1.1.1 Khái niệm 4

1.1.2 Đặc điểm 4

1.1.3 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ 5

1.2 Cơ sở lý luận 6

1.2.1 Những quy định của Nhà nước về công tác thống kê tài liệu 6

1.2.2 Thống kê tài liệu lưu trữ 7

1.2.2.1 Khái niệm 7

1.2.2.2 Mục đích 7

1.2.2.3 Yêu cầu 8

1.3 Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 10

1.3.1 Khái niệm 10

1.3.2Tác dụng 10

1.3.3 Yêu cầu 10

1.4 Vấn đề mới trong số hoá tài liệu lưu trữ cơ quan 11

Tiểu kết chương 1: 12

Chương 2 THỰC TRẠNG SỬ DỤNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC 13

TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 13

2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Sở Nội vụ 13

2.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị 14

2.2.1 Chức năng 14

2.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 14

2.2.3 Cơ cấu tổ chức: (Sơ đồ cơ cấu tổ chức) 15

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ 16

2.2.4 Tổng quan về văn phòng xây dựng chính quyền và công tác thanh niên 18

2.3 Thực trạng về hệ thống công cụ thống kê tài liệu lưu trữ 23

2.3.1 Nội dung và phương pháp thống kê tài liệu 24

2.3.1.1 Đối tượng thống kê 24

2.3.1.2 Đơn vị thống kê 24

2.3.2 Các loại công cụ thống kê và phương pháp sử dụng 24

2.3.2.1 Sổ nhập tài liệu 24

1 Khái niệm 26

2 Cấu tạo: 26

2.3.2.2 .Sổ xuất tài liệu lưu trữ 27

2.3.2.3 Báo cáo thống kê tổng hợp 29

2.3.2.4 Danh sách phông 32

2.4.1 Mục lục hồ sơ 34

2.5 Thực trạng về áp dụng số hoá vào tài liệu lưu trữ 38

2.5.1 Về cơ sở pháp lý 38

2.5.2 Cơ sở thực tiễn 41

2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin Tại Sở Nội vụ 42

2.7 Ứng dụng phần mềm ở Sở Nội vụ 42

2.8 Nhận xét chung 43

2.9 Ưu điểm 43

2.10 Hạn chế 43

2.11 Nguyên nhân tồn tại 45

Tiểu kết chương 2: 46

Chương 3 NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 47

3.1 GIẢI PHÁP 47

3.1.1 Giải pháp đối với thống kê tài liệu 47

3.2 Giải pháp xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 47

3.2.1 Nâng cấp và bổ sung các loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ truyền thống 48

3.2.1.1 Mục lục hồ sơ 48

3.2.1.2 Các bộ thẻ lưu trữ 49

3.2.1.3 Sách hướng dẫn các kho lưu trữ 50

3.3 Hoàn thiện công cụ tra cứu hiện đại 51

3.3.1 Khung phân loại thông tin tài liệu của các bộ thẻ 51

3.3.2 Lựa chọn tài liệu và tin cho các bộ thẻ 52

3.3.3 Mô tả tài liệu lên tấm thẻ 53

3.3.4 Sắp xếp và hiệu đính bộ thẻ 53

3.3.5 Phương pháp biên soạn sách sơ yếu 54

3.4 Giải pháp đối với cơ quan Sở Nội vụ 56

3.5 Giải pháp số hoá tài liệu lưu trữ 56

3.6 Giải pháp cho các vấn đề liên quan đến công cụ tra cứu 57

3.7 Giải pháp công nghệ thông tin tại Sở Nội vụ 57

3.8 Giải pháp sử dụng phần mềm 61

Tiểu kết chương 3 63

KẾT LUẬN 64

PHỤ LỤC 65

TÀI LIỆU THAM KHẢO 75

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá của dân tộc, là tài sản vô giá không có gì thay thếđược, cho nên tài liệu lưu trữ cần phải được bảo quản an toàn và tổ chức xây dựng hệthống công cụ tra cứu khoa học, xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ công tác quản lý và phục

vụ nhu cầu chính đáng của toàn thể xã hội, góp phần xây dựng và bảo vệ tổ quốc Hiệnnay, những tài liệu lưu trữ này đang được bảo quản tại Sở Nội vụ TPĐN, là đơn vị thựchiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ, đồng thời thực hiện chứcnăng sự nghiệp và luu trữ Mặc dù vậy, trong thời gian vừa qua, phần lớn TLLT đang bảoquản tại Sở Nội vụ chưa được sử dụng rộng rãi vì chưa có hệ thống công cụ tra cứu tài liệuđầy đủ Điều đó, do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan

Sở Nội vụ được nhà nước giao sứ mệnh gìn giữ TLLT - một trong những nguồn di sảnvăn hoá quý báu của dân tộc Chức năng cơ bản của cơ quan lưu trữ là không những phảibảo quản an toàn mà còn phải tổ chức sử dụng có hiệu quả các loại hình tài liệu phục vụcác như cầu của xã hội Điều đó đã được nhấn mạnh nhiều lần trong các văn kiện củaĐảng và văn bản chỉ đạo của nhà nước về tài liệu lưu trữ Ngày nay, trong điều kiện pháttriển và biến đổi không ngừng của khoa học công nghệ với sự bùng nổ thông tin, nhu cầudùng tin của xã hội trong đó có thông tin quá khứ chưa đựng trong tài liệu lưu trữ ngàycàng tăng Do đó TLLT ở Sở Nội vụ đang là đối tượng tìm và sử dụng của toàn xã hội.Tuy nhiên tài liệu lưu trữ có được phát huy sử như thế nào, có đáp ứng được lợi íchcho xã hội phải phụ thuộc vào nhiều yếu tố chủ quan của ngành lưu trữ, trong đó có cácvân đề như: thu thập, chỉnh lý, phân loại, tổ chức khoa học, tổ chức bảo quản, cũng như tổchức sử dụng tài liệu lưu trữ trong đó liên quan đến hệ thống công cụ tra tìm và điều kiệntiếp cận tài liệu

Trong đó có công cụ tra cứu truyền thống và công cụ tra cứu hiện đại, hệ thống công

cầu nối hay chìa khoá để dẫn dắt các nhà nghiên cứu đến với tài liệu một cách nhanhchóng nhất và đồng thời cũng là công cụ giúp những người làm lưu trữ có thể quản lý vàtra tìm tài liệu phục vụ xã hội hiệu quả nhất.

Để phát huy hơn nữa vai trò của tài liệu lưu trữ đáp ứng nhu cầu tiếp cần thông tinngày càng tăng của xã hội, việc khảo sát, nghiên cứu thực trạng tình hình và đề ra cacsgiải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu tại Sở Nội vụ là một đòi hỏi khách

quan và cần thiết Trên tình thần đó, tôi đã chọn đề tài “Nghiên cứu và xây dựng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng”.

3 Đối tượng nghiên cứu:

Căn cứ vào mục tiêu và nhiệm vụ chính đã nêu luận văn sẽ đi sâu nghiên cứu:

- Các kết quả nghiên cứu cơ bản về hệ thống công cụ tra cứu thông tin TLLT nói chung;

- Các khối tài liệu lưu trữ quản lý hành chính nhà nước hiện đang bảo quản tại Sở Nội vụ;

- Hệ thống công cụ tra cứu hiện có và thực trạng sử dụng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữtại Sở Nội vụ TPĐN;

4 Nhiệm vụ nghiên cứu:

- Nghiên cứu cơ sở lý luận chung về hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ, trong đó có

vị trí, vai trò và ý nghĩa của hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ;

- Khảo sát, phân tích thực tiễn và đưa ra những nhận xét đánh giá về đặc điểm, tình hìnhtài liệu lưu trữ và thực trạng hệ thống công cụ tra cứu của Sở Nội vụ hiện nay;

- Đề xuất các giải pháp có thể thực thi nhằm hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu tài liệutại Sở Nội Vụ thành phố Đà Nẵng

- Phạm vi thời gian:2021-2023

- Phạm vi không gian: Sở Nội vụ TPĐN

- Phạm vi nội dung: Nghiên cứu các giải pháp hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoahọc tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ TPĐN

6 Phương pháp nghiên cứu:

- Phương pháp điều tra, quan sá

- Phương pháp thống kê

- Phương pháp phân tích tổng hợp

- Phương pháp so sánh đối chiếu

- Phương pháp đọc tài liệu

7 Đóng góp mới của đề tài:

Nếu bài khoá luận được hoàn thành sẽ nâng cao việc sử dụng hệ thống công cụ tracứu khoa học vào tài liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ TPĐN Đồng thời, cải thiện hiệu suất vànăng suất làm việc

8 Cấu trúc khoá luận

Chương 1: Cở sở lý luận về hoàn thiện công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại

Từ những cơ sở lý luận và thực trạng trong chương 3 em sẽ đề ra các giải pháp hoàn thiện

hệ thống công cụ tra cứu khoa học tại liệu lưu trữ tại Sở Nội vụ

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOÀN THIỆN CÔNG CỤ TRA CỨU

KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1 Tài liệu lưu trữ

1.1.1 Khái niệm

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học,lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trongtrường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”

(Luật lưu trữ số 01/2011/QH13, thuộc khoản 3 điều 2)

1.1.2 Đặc điểm

Tài liệu lưu trữ luôn chứa đựng các thông tin quá khứ, chúng luôn phản ánh mộtcách trung thực những thành quả đấu tranh, lao động sáng tạo của con người qua nhiềugiai đoạn lịch sử khác nhau; nêu cao những tấm gương anh dũng trong công cuộc đấutranh giành quyền tự do cho dân tộc Trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, đơn vị, tàiliệu lưu trữ luôn phản những thành quả lao động của tập thể cán bộ, nhân viên trong cơquan; nêu cao những tấm gương lao động xuất sắc, có những đóng góp to lớn cho hoạtđộng của cơ quan nói riêng và hoạt động của bộ máy quản lý nói chung

Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao, vì TLLT là bản gốc, bản chính hoặc bản sao cógiá trị như bản chính Chúng mang những bằng chứng thể hiện độ chân thật cao như:Bút tích của các tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của cơ quan, địa danh,ngày tháng năm làm ra tài liệu … Việc lựa chọn bản gốc, bản chính để lưu trữ nhằmkhẳng định giá trị của thông tin trong tài liệu, giúp cho việc nghiên cứu, biên soạn các sựkiện, hiện tượng lịch sử được trung thực, chính xác

Tài liệu lưu trữ là những sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của cơ quan, chứađựng nhiều bí mật Quốc gia Mặt khác, chúng là những tài liệu gốc, nếu hư hại hoặc mất

lý Chúng được đăng ký, bảo quản và khai thác sử dụng theo những quy định thống nhấtcủa nhà nước.(Luật lưu trữ số 01/2011/QH13, thuộc khoản 3 điều 2)

1.1.3 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trong các lĩnh vực của đời sống xã hội Pháp lệnhLưu trữ Quốc gia số: 34/2001/PL-UBTVQH10 đã khẳng định: “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa” Cụ thể, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa trên các phương

diện sau đây:

1.1.3.1 Ý nghĩa về chính trị:

Tài liệu lưu trữ không chỉ đơn thuần là một bộ sưu tập thông tin, mà còn phản ánhbản chất của xã hội và quyền lực Trong lĩnh vực chính trị, tài liệu lưu trữ thường được

sử dụng như một công cụ quan trọng để:

Đấu tranh chống lại các giai cấp và thế lực thù địch: Tài liệu lưu trữ giúp ghi lại

lịch sử, phân tích các sự kiện và hành vi của các giai cấp và thế lực Nhờ đó, nhữngngười đấu tranh có thể sử dụng tài liệu này để phản đối, tố cáo, và đòi hỏi sự công bằng

Bảo vệ cuộc sống yên bình cho nhân dân lao động: Tài liệu lưu trữ ghi lại thông

tin về cuộc sống của nhân dân lao động, về công việc, cuộc sống hàng ngày, và nhữngkhó khăn họ phải đối mặt Nhờ tài liệu này, chúng ta có thể hiểu rõ hơn về tình hình xãhội và đưa ra các biện pháp cải thiện cuộc sống của mọi người

1.1.3.3 Ý nghĩa về khoa học:

Tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc nghiên cứu khoa học tự nhiên vàkhoa học xã hội Chúng góp phần giải thích sự vận động của các quy luật tự nhiên; gópphần hoàn thiện các công trình nghiên cứu khoa học của các thế hệ đi trước; giúp cácnhà nghiên cứu khoa học, các Giáo sư, Tiến sĩ, Thạc sĩ… hoàn thiện các đề tài nghiêncứu khoa học của mình

1.1.3.4 Ý nghĩa về văn hoá:

Tài liệu lưu trữ luôn phản ánh một cách trực tiếp các thành quả lao động, sáng tạo vềvật chất và tinh thần của con người qua các thời kỳ lịch sử khác nhau

Chúng được xem như những di sản văn hóa quý báu của dân tộc, thông qua đó ta có thểthấy được trình độ tiến hóa của xã hội trên nhiều phương diện Di sản văn hóa này có vaitrò đặc biệt quan trọng trong việc làm tái hiện bức tranh kinh tế, chính trị, khoa học kỹthuật, văn học nghệ thuật của đất nước Việt Nam, tức là nền văn hóa Việt Nam nóichung

(Luật lưu trữ số 01/2011/QH13, thuộc khoản 3 điều 2)

1.2 Cơ sở lý luận

1.2.1 Những quy định của Nhà nước về công tác thống kê tài liệu

- Luật số 01/2011/QH13 của quốc hội:Luật Lưu Trữ

Điều 27 Thống kê nhà nước về lưu trữ

1 Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam phải được thống kê tập trung trong hệ thống

sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý

2 Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ Sốliệu thống kê hằng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12

3 Thống kê lưu trữ được thực hiện theo quy định sau đây:

a) Cơ quan, tổ chức ở trung ương tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo

cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương;

b) Cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơquan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh

Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chứccấp tỉnh, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện và báo cáo cơ quan quản lý nhànước về lưu trữ ở trung ương;

c) Cơ quan, tổ chức ở cấp huyện, cấp xã tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc vàbáo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện

Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổchức cấp huyện, cấp xã và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh

1.2.2 Thống kê tài liệu lưu trữ

1.2.2.1 Khái niệm

Thống kê tài liệu lưu trữ là việc sử dụng các phương pháp, phương tiện thích hợp đểnắm bắt rõ ràng thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu cũng như các thông tin khác vềđội ngũ cán bộ, cơ sở vật chất và tình hình khai thác sử dụng tài liệu trong các phòngkho lưu trữ

(Quyết định 1032/QĐ- BNV năm 2020)

1.2.2.2 Mục đích

Thống kê là một nhiệm vụ bắt buộc trong các phòng, kho lưu trữ Thực hiện tốtnhiệm vụ này sẽ giúp các cơ quan lưu trữ nắm bắt được thành phần, nội dung, khốilượng tài liệu trên cơ sở đó giúp các cơ quan quản lý tài liệu được chặt chẽ, tra tìm tạitài liệu được thuận lợi

Thống kê tốt còn giúp các cơ quan nắm bắt được thực trạng trang thiết bị bảo quảntài liệu Trên cơ sở đó có kế hoạch xây dựng, tu bổ kho tàng; mua sắm các trang thiết bị

Thống kê còn giúp cơ quan nắm bắt được tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ cả về sốlượng lẫn chất lượng Từ đó có kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộlàm công tác lưu trữ.

Thống kê còn giúp cơ quan theo dõi được tình hình khai thác sử dụng tài liệu tại cóquan mình từ đó đề ra các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu một cách hiệuquả, góp phần phát huy giá trị của tài liệu

Ngoài những tác dụng to lớn nêu trên, việc thống kê tài liệu còn tạo điều kiện thuậnlợi cho việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ khác như phân loại, xác định giá trị tàiliệu, thu thập bổ sung tài liệu, bảo quản tài liệu…Chẳng hạn:

Thông qua thống kê ta phát hiện những tài liệu thiếu để có kế hoạch thu thập, bổsung đầy đủ hoặc thông qua thống kê ta biết được những tài liệu không còn giá trị

để loại ra khỏi các kho lưu trữ nhằm tiết kiệm diện tích kho tàng, chiều dài giá tủ;

tiết kiệm công sức, tiền của của bộ phận lưu trữ

và ảnh hưởng đến việc quản lý, kiểm tra tài liệu nói riêng Nếu cung cấp số liệu sai lệch

sẽ gây hậu quả không nhỏ cho công tác lưu trữ ở cơ quan

- Thống kê phải kịp thời và toàn diện Yêu cầu này đòi hỏi các cơ quan phải thống kêtài liệu và các đối tượng có liên quan theo đúng thời hạn quy định Việc thống kê phảiđầy đủ các mặt của công tác lưu trữ

- Thống kê phải khoa học Yêu cầu thể hiện ở các loại công cụ thống kê Hệ thốngcông cụ thống kê phải đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng, đảm bảo phản ánh được nhiều nội

ngành khoa học, khoa học công nghệ thông tin ngày càng được ứng dụng rộng rãi trongcông tác thống kê Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thống kê giúp cơquan tiết kiệm được thời gian và các chi phí quản lý khác.

(Quyết định 1032/QĐ- BNV năm 2020)

1.2.2.4 Nguyên tắc

Thống kê phải đảm bảo hai nguyên tắc sau đây:

- Thống kê phải được thực hiện theo nguyên tắc tập trung thống nhất

Nguyên tắc này thể hiện ở các mặt:

+ Mọi hoạt động liên quan đến tổ chức và nghiệp vụ thống kê đều phải được đặtdưới sự chỉ đạo của cơ quan quản lý đầu ngành về công tác lưu trữ Theo chức trách,nhiệm vụ của mình các cơ quan quản lý lưu trữ có trách nhiệm chỉ đạo công tác thống kêđối với các cơ quan, đơn vị do mình quản lý Nguyên tắc này đảm bảo cho công tácthống kê được thống nhất trong các cơ quan, tổ chức từ Trung ương đến địa phương.+ Các loại công cụ thống kê phải được áp dụng thống nhất từ Trung ương đến địaphương

- Thống kê phải thống nhất với công tác bảo quản

Như chúng ta đã biết, toàn bộ tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam được bảoquản trong theo kho lưu trữ Trong phạm vi kho lưu trữ tài liệu được bảo quản theo từngphông Trong từng phông, tài liệu được bảo quản theo hồ sơ và trong hồ sơ, tài liệu đượcbảo quản theo văn bản, giấy tờ Công tác thống kê được thực hiện dựa trên hệ thống bảoquản nêu trên

Để thực hiện nguyên tắc này, công tác thống kê phải được xây dựng phù hợp vớitừng khâu của công tác bảo quản Trong từng hồ sơ, tài liệu được thống kê vào Mục lụcvăn bản Trong từng phông, tài liệu được thống kê vào Mục lục hồ sơ Trong từng kholưu trữ, tài liệu được thống kê theo danh sách các phông

Từ những phân tích trên ta nhận thấy rằng: mỗi khâu trong công tác thống kê thườngtương ứng với một loại công cụ thống kê Như vậy có nghĩa là thống kê đồng nhất vớicông tác bảo quản.

Công cụ tra cứu còn góp phần giúp cơ quan quản lý tài liệu được chặt chẽ, tránh thấtthoát, thất lạc, mất mác tài liệu Ngoài ra chúng còn thể hiện sự phát triển của công táclưu trữ; sự quan tâm đến giá trị thông tin trong tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức nóichung và của cán bộ nhân viên nói riêng

- Luật số 01/2011/QH13 của quốc hội:Luật Lưu Trữ

1.3.3 Yêu cầu

Việc xây dựng công cụ tra cứu phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng, phải cung cấp đầy đủ các thông tin về tài liệu VìCông cụ tra cứu là phương tiện để mọi thành phần độc giả tra tìm thông tin trong tài liệu

này được đặt ra nhằm đảm bảo cho các đối tượng nghiên cứu đều có thể hiểu cách sửdụng các công cụ đó một cách thuận lợi

- Công cụ tra cứu phải đảm bảo tính khoa học, hiện đại

- Luật số 01/2011/QH13 của quốc hội:Luật Lưu Trữ

1.4 Vấn đề mới trong số hoá tài liệu lưu trữ cơ quan

Số hóa tài liệu lưu trữ là việc thực hiện số hóa các loại hình tài liệu lưu trữ từ các vậtmang tin khác như tài liệu nền giấy, ảnh, phim ảnh; tài liệu âm thanh….(trong đó phầnlớn là tài liệu lưu trữ nền giấy) để lưu trữ, bảo quản và khai thác sử dụng một cách hiệuquả nhất

Về công tác này cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, thông tin truyền thông đã cónhiều văn bản quy định, hướng dẫn để thực hiện thống nhất Thực tiễn hiện nay, việc sốhóa tài liệu lưu trữ trong Sở Nội vụ nhà nước vẫn đang thực hiện một cách đại trà, chưađúng quy trình, tiêu chuẩn, chưa có trọng tâm và trọng điểm dẫn đến dữ liệu tài liệu lưutrữ số hóa chưa đưa ra khai thác được, chi phí bảo quản tài liệu lưu trữ còn chồng chéolãng phí

Việc đề ra số hoá tốt hơn sẽ giúp Sở Nội vụ nhận thức được tình hình hiện tại củamình và nâng cao việc bảo quản tài liệu lưu trữ tốt hơn

Tiểu kết chương 1:

Công tác thống kê và tra cứu tài liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọngtrong hoạt động của một cơ quan Trong chương 1 tôi đã nghiên cứu về cơ sở lý luận vềcông cụ tra cứu tài liệu lưu trữ cho toàn bộ nội dung khái quát của khoá luận Qua nhữngnghiên cứu mang tính lý luận trên tạo tiền đề cho một nền móng quan trọng để nghiên cứu,phân tích thực trạng, nguyên nhân về sử dụng công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tạichương 2

Chương 2 THỰC TRẠNG SỬ DỤNG CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC

TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Sở Nội vụ

Ban Tổ chức chính quyền thành phố Đà Nẵng được thành lập tại Quyết định số11/QĐ-UB ngày 03/01/1997 của UBND lâm thời thành phố Đà Nẵng Ngày 10/12/2004,UBND thành phố Đà Nẵng ban hành Quyết định số 159/2003/QĐ-UB về việc đổi tênBan Tổ chức chính quyền thành phố Đà Nẵng thành Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

chức năng quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ từ Văn phòng UBND thành phố sang SởNội vụ thành phố Năm 2011, theo chủ trương chung, Sở thành lập phòng Công tácthanh niên.

2.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị

2.2.1 Chức năng

Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn của UBND thành phố, có chức năng tham mưu

và giúp UBND thành phố quản lý nhà nước về công tác nội vụ trên địa bàn thành phốgồm: Tổ chức bộ máy; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cáchhành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chứcnhà nước, cán bộ, công chức xã, phường; tổ chức hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư,lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng

Sở Nội vụ chịu sự quản lý toàn diện và trực tiếp của UBND thành phố, đồng thời chịu

sự chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Nội vụ

(Căn cứ vào quyết định số 33/2023/QĐ-UBND)

2.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Điều 2 Chương 1Thông tư số 05/2021/TT-BNV ngày 12 tháng 8 năm 2021 của Bộ Nội vụ hướng dẫnchức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức cuat Sở Nội vụ thuộc UBND tỉnh,thành phố trực thuộc Trung ương, Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện,quận,thi xã,thànhphố thuộc tỉnh và thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND thành phố và Chủ tịch UBNDthành phố giao

(Căn cứ vào quyết định số 33/2023/QĐ-UBND)

2.2.3 Cơ cấu tổ chức: (Sơ đồ cơ cấu tổ chức)

Thanh

chính quyền

và công tác Thanh niên

Tổ chức Biên chế

và Cải cách hành chính

Công chức Viên chức

Ban Tôn giáo

Trung Tâm LTLS TP

Phó Giám đốc

Quản lý

Văn thư

Lưu trữ

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụa) Sở Nội vụ có Giám đốc và các Phó Giám đốc do Chủ tịch UBND thành phố bổnhiệm, miễn nhiệm Giám đốc chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước UBND thànhphố và Bộ Nội vụ về tình hình kết quả hoạt động của Sở Các Phó Giám đốc giúp Giámđốc thực hiện một số nhiệm vụ do Giám đốc phân công và chịu trách nhiệm trước Giámđốc về nhiệm vụ được phân công.

b) Cơ cấu tổ chức của Sở gồm:

* Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ:

Phòng, ban Người đứng đầu Số điện thoại Email

chức, viên chức

Diễm (Trưởngphòng)

0236 3822085 diemvtt@danang.gov.vnPhòng Xây dựngMai Kim Anh0236 3827853 anhmk@danang.gov.vn

- Văn phòng;

- Thanh tra;

- Phòng Tổ chức Biên chế và Cải cách hành chính;

- Phòng Công chức, viên chức;

- Phòng Xây dựng chính quyền và Công tác thanh niên;

- Phòng Quản lý Văn thư Lưu trữ

* Các đơn vị trực thuộc Sở thực hiện chức năng quản lý nhà nước:

Ban Thi đua –

Khen thưởng

Tầng 26, Trungtâm hành chính,

gov.vn

0236 3834268

0236 3835086tdkt@danang.gov.vn

Ban Tôn giáo

70 Quang Trung, P

Thạch Thang, Q HảiChâu, TP Đà Nẵng

Nguyễn Cao CườngSĐT: 0236 3872662Email: cuongnc2@danang.gov.vn

án và các đơn vị trựcthuộc, đường Võ AnNinh, P Hoà Xuân,

Q Cẩm Lệ, TP ĐàNẵng

Lương Ngọc Vi BaAdvertisementsSĐT: 0236 3829333Email: balnv@danang.gov.vn

0236 3822192ttltls@danang.gov.v

n

- Ban Tôn giáo;

- Ban Thi đua - Khen thưởng;

* Đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở:

- Trung tâm Phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao;

- Trung tâm Lưu trữ lịch sử

2.2.4 Tổng quan về văn phòng xây dựng chính quyền và công tác thanh niên

Điều 4 Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng xây dựng chính quyền và công tác thanhniên

1 Trình UBND thành phố dự thảo các quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dàihạn, 05 năm, hàng năm và các đề án, dự án; chương trình thuộc phạm vi quản lý nhànước trên lĩnh vực xây dựng chính quyền và công tác thanh niên.

2 Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề án,

dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra,phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước được giao

3 Về tổ chức bộ máy, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp

a) Tham mưu, giúp UBND thành phố xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các cơquan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện theo quy định để UBND thành phố trìnhHĐND thành phố quyết định theo thẩm quyền;

b) Hướng dẫn tổ chức và hoạt động của các cơ quan chuyên môn và các đơn vị sựnghiệp thuộc UBND các quận, huyện theo quy định của pháp luật

c) Trình UBND thành phố quyết định việc phân cấp quản lý tổ chức bộ máy đối với các

cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND quận, huyện;

d) Xây dựng kế hoạch biên chế công chức và số lượng người làm việc thuộc UBND cácquận, huyện để chuyển Phòng Tổ chức biên chế và cải cách hành chính thẩm định, tổnghợp báo cáo UBND thành phố trình HĐND thành phố quyết định tổng số lượng ngườilàm việc ở địa phương và thông qua tổng biên chế công chức của địa phương trước khitrình cấp có thẩm quyền quyết định;

đ) Hướng dẫn, quản lý, sử dụng biên chế và số lượng người làm việc đối với UBNDquận, huyện

4 Về cán bộ, công chức, viên chức

a) Giúp UBND thành phố quản lý nhà nước đối với đội ngũ CB, CC, VC phường, xã;b) Tham mưu trình UBND thành phố ban hành các văn bản về tuyển dụng, quản lý, sửdụng và thực hiện chế độ, chính sách đối với CB, CC phường, xã theo quy định củapháp luật;

c) Hướng dẫn, kiểm tra việc tuyển dụng, quản lý, sử dụng và việc thực hiện chính sách,chế độ đối với CB, CC, VC khối quận, huyện; CB, CC phường, xã;

d) Trình Chủ tịch UBND thành phố hoặc Giám đốc sở quyết định việc tuyển dụng, điềuđộng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật và các chế độ, chínhsách khác đối với CB, CC, VC khối quận, huyện;

đ) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định về tiêu chuẩn chức danh và cơ cấu;tuyển dụng, quản lý và sử dụng CB, CC, VC thuộc UBND quận, huyện; CB, CC phường,

c) Tham mưu, giúp UBND thành phố trong việc tổ chức và hướng dẫn công tác bầu cửđại biểu Quốc hội và bầu cử đại biểu HĐND các cấp;

d) Tham mưu, giúp UBND thành phố trình HĐND thành phố bầu, miễn nhiệm, bãinhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các thành viên khác của UBND thành phố;

đ) Tham mưu, giúp UBND thành phố trình cấp có thẩm quyền phê chuẩn kết quả bầu cử,phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm đối với các chức danh bầu cử theo quy định củapháp luật;

e) Thẩm định, trình Chủ tịch UBND thành phố phê chuẩn kết quả bầu cử, phê chuẩnviệc miễn nhiệm, bãi nhiệm đối với thành viên UBND quận, huyện theo quy định củapháp luật;

g) Tham mưu, trình Chủ tịch UBND thành phố bổ nhiệm, bổ nhiệm lại chức danh Chủtịch, Phó Chủ tịch, thành viên UBND quận, huyện nơi thực hiện thí điểm không tổ chức

h) Tham mưu, giúp UBND thành phố thống kê, tổng hợp, báo cáo số lượng, chất lượngđại biểu HĐND, thành viên UBND các cấp theo quy định;

i) Hướng dẫn, thống kê, kiểm tra việc thực hiện chế độ, chính sách đối với những ngườihoạt động không chuyên trách ở thôn, tổ dân phố;

k) Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động của thôn, tổ dân phố; Tham mưu UBND thành phốthành lập, sáp nhập, hợp nhất, giải thể các tổ dân phố, thôn thuộc UBND thành phố theoquy định

l) Tham mưu, giúp UBND thành phố chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra UBND quận, huyện,UBND phường, xã trong việc xây dựng, thực hiện các văn bản, đề án liên quan đến côngtác xây dựng nông thôn mới theo phân công của UBND thành phố và theo quy định củapháp luật;

m) Chủ trì tham mưu và giúp UBND thành phố hướng dẫn quản lý, sử dụng biên chếcông chức đối với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện theo quy định củapháp luật;

6 Về vị trí việc làm

a) Giúp UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố, thẩm định đề án vị trí việc làm,

cơ cấu chức danh CC,VC hoặc đề án điều chỉnh vị trí việc làm, cơ cấu chức danh CC,

VC thuộc UBND quận, huyện theo quy định;

b) Giúp UBND thành phố tổng hợp danh mục vị trí việc làm, xây dựng đề án vị trí việclàm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức hoặc đề án điều chỉnh vị trí việc làm và cơcấu chức danh CC, VC của UBND quận, huyện và các đơn vị trực thuộc UBND quận,huyện để UBND thành phố gửi Bộ Nội vụ phê duyệt theo quy định;

c) Trình UBND thành phố quyết định phân cấp hoặc ủy quyền thực hiện việc sử dụng,quản lý vị trí việc làm và cơ cấu chức danh CC, VC trong các cơ quan, tổ chức, đơn vịthuộc UBND quận, huyện quản lý theo quy định của pháp luật

7 Phối hợp với Phòng Công chức, viên chức hướng dẫn thực hiện việc chuyển đổi vị

8 Theo dõi, tổng hợp, báo cáo kết quả việc thực hiện các nội dung có liên quan về

sự tiến bộ phụ nữ do thành phố giao cho Sở Nội vụ triển khai thực hiện Hướng dẫn,triển khai, báo cáo kết quả thực hiện Nghị định số 19/2003/NĐ-CP của Chính phủ banhành Quy định trách nhiệm của cơ quan hành chính nhà nước các cấp trong việc bảođảm cho các cấp Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam tham gia quản lý nhà nước

9 Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác CC, VC đối với các cơ quan hànhchính, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND quận, huyện

10 Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản

lý CB, CC phường, xã, những người hoạt động không chuyên trách ở cấp phường, xã;việc thực hiện chế độ, chính sách và công tác quản lý hồ sơ đối với CB, CC phường, xãtheo quy định của pháp luật

11 Về CB, CC phường, xã và những người hoạt động không chuyên trách ở phường,xã

Trình UBND thành phố ban hành các văn bản về tuyển dụng, sử dụng và quản lý đối vớiđội ngũ CB, CC phường, xã theo quy định của pháp luật; tham mưu, giúp UBND thànhphố trong việc ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản về quản lý

và sử dụng những người hoạt động không chuyên trách ở phường, xã theo quy định củapháp luật;

12 Về công tác địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính

a) Tham mưu, giúp UBND thành phố thực hiện công tác quản lý địa giới hành chính trênđịa bàn thành phố theo quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của cơ quan nhà nước

có thẩm quyền;

b) Hướng dẫn và tổ chức triển khai thực hiện các đề án, văn bản liên quan đến công tácđịa giới đơn vị hành chính, đổi tên đơn vị hành chính, phân loại đơn vị hành chính trongđịa bàn thành phố sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

c) Giúp UBND thành phố quản lý hồ sơ, bản đồ địa giới, mốc, địa giới hành chính của

d) Thẩm định, trình UBND và Chủ tịch UBND thành phố các đề án, văn bản liên quanđến việc thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính, đổi tênđơn vị hành chính, phân loại đơn vị hành chính trong địa bàn thành phố để UBND thànhphố trình cấp có thẩm quyền quyết định, hoặc để Chủ tịch UBND thành phố quyết địnhtheo quy định của pháp luật

13 Về công tác thanh niên

a) Chủ trì, phối hợp với các sở, ban, ngành và các cơ quan, tổ chức có liên quan thànhphố trong việc tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật cho thanh niên, trong việc thựchiện cơ chế, chính sách đối với thanh niên và công tác thanh niên theo quy định; giảiquyết những vấn đề quan trọng, liên ngành về thanh niên và công tác thanh niên;

b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về thanh niên và côngtác thanh niên; việc thực hiện chính sách, chế độ trong tổ chức và quản lý thanh niên,công tác thanh niên của thành phố; hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác thanhniên đối với các sở, cơ quan ban ngành, đơn vị sự nghiệp thuộc thành phố, UBND quận,huyện, phường, xã;

c) Thực hiện chế độ, chính sách đối với thanh niên theo quy định của pháp luật và theophân công, phân cấp của các cơ quan có thẩm quyền

14 Tham mưu, giúp UBND thành phố trong việc hướng dẫn, kiểm tra, tổng hợp, báocáo việc thực hiện quy chế dân chủ ở xã, phường, ở cơ quan hành chính, đơn vị sựnghiệp công lập, ở doanh nghiệp trong địa bàn thành phố và việc thực hiện công tác dânvận của chính quyền theo quy định của pháp luật

15 Tổng hợp, thống kê theo hướng dẫn của UBND thành phố, Bộ Nội vụ về sốlượng các đơn vị hành chính quận, huyện, phường, xã, thôn, tổ dân phố

16 Chủ trì và phối hợp với các phòng, ban phục vụ công tác lễ tang đối với cán bộthuộc diện thành phố quản lý

17 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở giao

2.3.1 Nội dung và phương pháp thống kê tài liệu

2.3.1.1 Đối tượng thống kê

Tài liệu là đối tượng chủ yếu của thống kê tài liệu lưu trữ, ngoài ra cơ sở vật chất,trang thiết bị; nhân sự; tình hình khai thác sử dụng cũng là đối tượng thống kế gồm:

2.3.1.2 Đơn vị thống kê

- Đối với tài liệu: Đơn vị thống kê của tài liệu mét, bó, gói (đối với tài liệu chưachỉnh lý); hồ sơ, đơn vị bảo quản (đối với tài liệu đã được chỉnh lý); bộ, cuộn (đối với tàiliệu phim, tài liệu ghi hình); cuộn, đĩa (đối với tài liệu ghi âm); tấm (đối với tài liệuảnh);Tác phẩm (đối với tài liệu văn học nghệ thuật);

- Tình hình cán bộ: đơn vị thống kê là người

- Tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị: Đơn vị thống kế là: M2 , mét, cái,

chiếc …

- Tình hình khai thác sử dụng: Đơn vị thống kê là: lượt

2.3.2 Các loại công cụ thống kê và phương pháp sử dụng

Ngày nay, các phòng kho lưu trữ đang sử dụng nhiều loại công cụ thống kê khácnhau như: Mục lục hồ sơ, số đăng ký MLHS, sổ nhập, xuất tài liệu, danh sách phông,phiếu phôn, bộ thẻ phông, bồ sơ phông, báo cáo thống kê tổng hợp…

2.3.2.1 Sổ nhập tài liệu

(Theo Quyết định số: 02/QĐ-KHKT, ngày 12/01/1990 của Cục Lưu trữ Nhà nước V/v

ban hành mẫu “Sổ nhập tài liệu lưu trữ” )

1. Khái niệm

Sổ nhập tài liệu là công cụ thống kê dùng để đăng ký, theo dõi số lần nhập tài liệuvào các phòng, kho lưu trữ

2 Cấu tạo:

Sổ nhập tài liệu gồm có hai phần

a Tờ bìa: Được làm bằng giấy A4, trên tờ bìa có các thông tin sau:

- Tên cơ quan

Cột 2: Ghi ngày tháng năm nhập tài liệu

Cột 3: Ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm của Biên bản giao nộp tài liệu.

Cột 4: Ghi tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu Đối với lưu trữ cơ quan, cột này thay bằng tên đơn vị giao nộp.

Cột 5: Ghi tên của phông lưu trữ hoặc tên sưu tập lưu trữ Đối với lưu trữ cơ quan, cột

này có thể thay bằng cột “tên đơn vị có tài liệu”

Cột 6: Ghi số thứ tự của phông lưu trữ (Trong các kho lưu trữ lớn thường có nhiều phông lưu trữ Mỗi phông lưu trữ được quy ước một số thứ tự riêng theo trật tự giá trị của chúng Tài liệu được nhập vào kho thuộc phông lưu trữ nào thì ghi số thư stự của phông lưu trữ đó)

Cột 8: Ghi số lượng tài liệu Nếu tài liệu đã chỉnh lý thì đơn vị tính là hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản Nếu tài liệu chưa chỉnh lý thì đơn vị tính là mét, bó, cặp

hoặc theo các đơn vị tính khác đối với các tài liệu khác.

Cột 9: Ghi đặc điểm tình hình tài liệu được giao nộp (Tình trạng vật lý, chất lượng của khối tài liệu …)

Cột 10: Ghi ngắn gọn những điều cần thiết khác.

Lưu ý: Cuối sổ nhập phải tổng hợp các số liệu đã được đăng ký vào sổ

Trên tờ bìa có đầy đủ các thông tin như sổ nhập tài liệu lưu trữ

nhưng thay tên sổ bằng:“Sổ xuất tài liệu lưu trữ”

Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ghi số thư tự lần xuất tài liệu (Mỗi lần xuất dù ít hay nhiều phải ghi

một số thứ tự khác nhau, không tách, ghép các lần xuất với nhau)

Cột 2: Ngày đầy đủ ngày tháng năm xuất tài liệu ra khỏi kho lưư trữ

Cột 3: Ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm của văn bản dùng làm căn cứ xuất

tài liệu (Biên bản giao nộp, Biên bản cho mượn …)

để tiêu huỷ, để cho mượn…) Đồng thời phải ghi rõ địa chỉ nơi tài liệu được xuất đến Nếu là cá nhân mượn tài liệu thì phải ghi đầy đủ họ tên, chức vụ, địa chỉ của các nhân đó.

Cột 5: Ghi tên phông và số phông có tài liệu được xuất Đối với các đơn

vị, cá nhân khi xuất tài liệu để giao nộp vào lưu trữ cơ quan thì cột này có thể ghi

“Tên đơn vị, cá nhân có tài liệu”, Không ghi số phông

Cột 6: Ghi số thư tự của Mục lục hồ sơ đang bảo quản tài liệu

Cột 7: Ghi số lượng tài liệu

Cột 8: Ghi một số điểm cần lưu ý khác.

2.3.2.3 Báo cáo thống kê tổng hợp

(Theo Quyết định số: 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ)

Khái niệm: Báo cáo thống kê tổng hợp là một loại công cụ thống kê do các phòng

kho lưu trữ lập có tính chất định kỳ Nội dung của báo cáo này để cập đến mọi mặt củacông tác lưu trữ như: Tình hình tài liệu, tình hình cán bộ, tình hình khai thác sử dụng …Loại công cụ thống kê này có tác dụng giúp các cơ quan lưu trữ nắm bắt một cáchtoàn diện các hoạt động của công tác lưu trữ trong phạm vi quản lý của mình Trên cơ sở

đó xây dựng kế hoạch phát triển công tác lưu trữ được chính xác và toàn diện hơn

Báo cáo thống kê tổng hợp thường đựoc lập vào cuối mỗi năm và nộp về cho cơquan lưu trữ cấp trên vào đầu năm sau (chậm nhất là ngày 28/02 năm báo cáo)

Cấu tạo: Báo cáo thống kê tổng hợp có cấu tạo như:

2.3.2.4 Danh sách phông

1 Phông Sở Nội vụ thành phố Đà Nẵng

2 Phông tổ chức chính quyền thánh phồ Đà Nẵng

3 Phông tổ chức chính quyền tỉnh Quảng Nam - Đà Nẵng

- Các danh sách phông dùng để thống kê tóm tắt tình hình các phông của một phòng kholưu trữ.

Trong bản danh sách phông, mỗi phông được đánh một số riêng theo thứ tự nhập vàokho lưu trữ

Số phông không chỉ là ký hiệu để phân biệt các phông trong một phông, kho lưu trữ

mà còn là bộ phận tạo thành ký hiệu tra tìm MLHS và các HS cụ thể Số phông → mốiliên hệ giứa các mục lục trong cùng một phông và giữa các phông khác nhau; góp phần

cố định thứ tự bảo quản các phông TL trong một kho lưu trữ

Trong bản danh sách phông, sau khi đã đăng ký số phông, cần ghi rõ ngày tháng lầnnhập đầu tiên các TL của phông vào KLT, tên phông và sự thay đổi tên phông (nếu có),những thay đổi về nơi bảo quản phông

Số phông trong KLT chỉ đánh một lần Nếu TL của phông đó được chuyển sang kholưu trữ khác thì số phông của nó bỏ trống không dùng cho phông khác

Khi thống kê các phông lưu trữ các nhân vào danh sách phông, cần ghi rõ các chức vụcủa người hình thành phông

2.4 Thực trạng các công cụ tra cứu và phương pháp sử dụng tại Sở Nội vụ

2.4.1 Mục lục hồ sơ

2.4.1.1 Khái niệm:

Mục lục hồ sơ là bảng kê có hệ thống tên các hồ sơ cũng như các thông tin khác vềthành phần, nội dung, khối lượng, địa chỉ tra tìm của các hồ sơ có trong một phông, một

bộ phận phông, một phông lưu trữ liên hợp hoặc một sưu tập lưu trữ

Từ khái niệm nêu trên, ta có thể phân chia mục lục hồ sơ thành các loại sau:

- Mục lục hồ sơ giới thiệu toàn bộ hồ sơ của một phông

- Mục lục hồ sơ giới thiệu toàn bộ tài liệu của một đơn vị tổ chức

- Mục lục hồ sơ giới thiệu tài liệu của một phông trong năm hoặc một giai

đoạn nhất định