Khóa Luận Tốt Nghiệp - quản trị văn phòng - đề tài - NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TP ĐÀ NẴNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI: NGHIÊN CỨU THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN

PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TP ĐÀ NẴNG

PHẦN MỞ ĐẦU

1.LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI 2.MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU 3.ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

4.KẾT CẤU CỦA KHÓA LUẬN

Lý do chọn đề tài

Công tác quản trị hành chính văn phòng là quá trình quản lý, tổ chức và điều phối các hoạt động liên quan đến việc quản trị và điều hành các hoạt động văn phòng và hành chính trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp Là công cụ đắc lực của các nhà quản trị đòi hỏi phải có sự quản lý để theo dõi, đánh giá quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.

Trần Thị Mỹ Hạnh

MỤC TIÊU

NGHIÊN CỨU

- Phân tích thực trạng công tác quản trị văn phòng tại Sở Nội Vụ thành phố Đà Nẵng

- Đưa ra các biện pháp nhằm hoàn thiện nâng cao công tác quản trị văn phòng tại Sở Nội Vụ để công tác quản trị văn phòng ngày càng có hiệu quả cao.

ĐỐI TƯỢNG VÀ

PHẠM VI

NGHIÊN CỨU

1 Đối tượng nghiên cứu:

Hoạt động của quản trị văn phòng

2 Phạm vi nghiên cứu:

- Về không gian: Hoạt động quản trị văn phòng tại Sở Nội Vụ TP Đà Nẵng

- Về thời gian: 2021-2024

BỐ CỤC ĐỀ TÀI

CHƯƠNG 3

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ

KHÁI NIỆM QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Quản trị văn phòng là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý đến các đối tượng trong văn phòng (đối tượng bị quản lý)

nhằm thực hiện các mục tiêu nhất định

KHÁI NIỆM VĂN PHÒNG

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản

lý, là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất văn phòng cho hoạt động của

cơ quan, đơn vị

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN

CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ

Nhiệm vụ

Thu thập, tổng hợp và xử lý thông

tin Xây dựng chương trình, kế hoạch Theo dõi đôn đốc, nhắc nhở Quản lý tài liệu, xử lý thông tin và

giải quyết các vấn đề

Quản trị văn phòng có

chức năng

1.Hoạch định 2.Lãnh đạo 3.Tổ chức 4.Kiểm tra và kiểm soát

Văn phòng có 2 chức

năng

1.Chức năng tham mưu, tổng hợp

2.Chức năng hậu cần

CHƯƠNG 2 THỰC

TRẠNG CÔNG TÁC

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI SỞ NỘI VỤ TP ĐÀ

NẴNG

1.KHÁI QUÁT VỀ SỞ NỘI VỤ TP ĐÀ

• Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn của UBND thành phố,

có chức năng tham mưu và giúp UBND thành phố quản

lý nhà nước về công tác nội vụ trên địa bàn thành phố

• Chịu sự quản lý toàn diện và trực tiếp của UBND thành phố, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Nội vụ.

.

1.KHÁI QUÁT VỀ SỞ NỘI VỤ TP

ĐÀ NẴNG

Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được

quy định tại Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04

tháng 6 năm 2008 của Bộ Nội vụ

b Cơ cấu tổ chức và biên chế

c Mô hình và phương án bố trí trang thiết bị

.

phòng

Chương trình, kế hoạch giúp Chánh Văn phòng Sở Nội vụ chủ động ứng phó với mọi sự thay đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn đạt mục tiêu đã đề ra Đồng thời, chương trình, kế hoạch đảm bảo cho lãnh đạo Sở Nội vụ điều hành các hoạt động được thống nhất, tránh chồng chèo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan.

Kế hoạch chương trình được thực hiện dựa trên

Chương trình công tác của Bộ Nội Vụ, UBND thành

phố, Văn phòng Sở có công văn gửi các phòng

chuyên môn rà soát, xây dựng Kế hoạch công tác sau

khi các Phòng đăng ký về, văn phòng Sở tổng hợp,

báo cáo Lãnh dạo Sở phê duyệt và ra quyết định ban

hành

Công tác tổ chức xây dựng và thực hiện kế hoạch

công tác

TT Nội dung công việc Căn cứ thực hiện Chủ trì Phối hợp Thời

gianhoàn thành

1.  Kiểm tra đánh giá, xếp hạng kết quả cải cách hành

chính năm 2023 tại các cơ quan, đơn vị thuộc UBND

thành phố.

Kế hoạch cải cách hành chính của thành phố 2024

Võ Thị TuyềnVũ Thanh NguyênMai Xuân Thiện 

Sở, ban, ngành; UBND quận, huyện; các cơ quan Trung ương đóng tại thành phố Đà Nẵng

Tháng 01

2.  Khảo sát đánh giá việc thực hiện Đề án

7796/ĐA-UBND ngày 19/11/2021 về phân cấp, ủy quyền quản

lý nhà nước gắn với thí điểm mô hình chính quyền

đô thị trên địa bàn thành phố Đà Nẵng giai đoạn

2021-2026

Chương trình làm việc của Thành uỷ

Trà Hoa NữNguyễn Phạm Thùy Trang

Phòng XDCQPhòng CCVCCơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan

Từ tháng 2-3/2024

3.  Thẩm định hồ sơ về hợp nhất TT phát triển hợp tác

quốc tế và TT phục vụ đối ngoại của Sở Ngoại vụ.

Đề án đổi mới, sắp xếp đơn vị sự nghiệp công lập giai đoạn 2022-2025

Trà Hoa NữNguyễn Phạm Thùy Trang

Phòng CCVC, Sở Ngoại vụ Tháng 3

Bảng kế hoạch

Quá trình tổ chức các cuộc họp tại Sở Nội Vụ:

1 Giám đốc thông báo cho thư ký văn phòng Sở Nội vụ lên kế

hoạch và chuẩn bị cho cuộc họp hoặc hội nghị

2 Thư ký đặt lịch và thông báo liên lạc với các cán bộ nhân

viên tham dự để xác nhận thời gian và địa điểm, chuẩn bị nội

dung trước khi tổ chức họp ít nhất trước 4 giờ

3 Người chủ trì kết luận về nội dung cuộc họp.

4 Văn phòng sẽ chuẩn bị nội dung cho các cuộc họp định kỳ

Nội dung cuộc họp trình lãnh đạo Sở duyệt trước ngày tổ chức

cuộc họp ít nhất là 02 ngày và gửi về Văn phòng phối hợp chuẩn

bị

5 Thông báo kết quả cuộc họp qua hệ thống quản lý văn bản và

điều hành hoặc bằng văn bản cho Giám đốc.

Thực trạng công tác tổ chức các cuộc họp,

hội nghị

Ở văn phòng Sở Nội Vụ thì

thư ký là người chịu trách

nhiệm lên kế hoạch cũng như

chuẩn bị cho công tác tổ chức

các chuyến đi công tác.

Thực trạng công tác tổ chức các chuyến đi công tác

4 Chuẩn bị nội dung, tài liệu liên quan tới thủ tục tổ chức chuyến công tác, thu thập tài liệu, giấy tờ sau khi đi công

kinh phí

2 Chuẩn bị nội dung công tác

viết thư cảm ơn

trình nhật ký công tác và các văn bản, giấy tờ

thuộc quyền lãnh đạo.

Quy trình tổ chức chuyến công tác

Công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công tác văn

phòng

phần mềm quản lý văn bản và điều hành công văn tích hợp nhiều chức năng điều hành, quản

lý trong cùng một hệ thống

website

áp dụng hệ thống quản lý chất lượng IOS 9001: 2015 theo quyết định của Bộ Nội Vụ vào hoạt động văn phòng, hỗ trợ việc tiêu chuẩn hóa các quá trình giải quyết công việc, cải tiến phương thức

thực thi công vụ

sử dụng máy tính, máy

fax, máy photo, máy hủy

tài liệu, máy chiếu, scan và

một số phần mềm Word,

PowerPoint, Excel,

• Giúp lãnh đạo kiểm tra và đông đốc các

phòng ban, đơn vị, cá nhân nhằm thực hiện

các chương trình đã đề ra

• Xây dựng chương trình làm việc, tổ chức các

cuộc họp, hội nghị, công tác thực hiện đúng

tiến độ theo như kế hoạch bàn giao

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP

1 GIẢI PHÁP VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

• Tạo không gian làm việc linh hoạt cho nhân viên, bao gồm không gian làm việc mở, phòng họp đa năng, khu vực nghỉ ngơi

• Sử dụng không gian đa năng để tận dụng tối đa diện tích văn phòng

• Xây dựng không gian mở để khuyến khích sự giao tiếp và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận và nhóm làm việc

• Bố trí nhiều cây xanh ở bên trong và bên ngoài văn phòng

• Giải pháp bố trí trang thiết bị văn phòng

• Bố trí trang thiết bị văn phòng theo từng chức năng cụ thể, sử dụng các thiết bị đa năng tối ưu hóa nguồn lực

• Tạo môi trường làm việc tích cực, bố trí không gian làm việc mở và thoáng đãng tạo cảm giác thoải mái, trang trí nhẹ

nhàng để có không khí làm việc thư giản và tạo động lực cho nhân viên

• Sắp xếp bàn ghế làm việc một cách một cách khoa học, phù hợp giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và không bị chật chội

• Đầu tư phát triển kỹ năng chuyên môn và kỹ năng giao tiếp

• Quản lý thời gian và làm việc nhóm để tăng cường khả năng làm việc tinh thần đồng đội

• Tổ chức các khóa đào tạo và huấn luyện định kỳ cho nhân viên văn phòng

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP

2

• Đầu tư và nâng cấp các trang thiết bị và phần mềm, hệ thống quản lý văn bản, hệ thống quản lý tài liệu để tăng tính hiệu quả

• Sử dụng hệ thống email, bảng thông báo tự động, và ứng dụng chat để giao tiếp nhanh chóng

• Áp dụng hệ thống quản lý hồ sơ điện tử để tìm kiếm và truy cập thông tin một cách nhanh chóng

• Đẩy mạnh việc sử dụng các phần mềm trong xử lý công việc, hướng tới thay thế hoàn toàn các quy trình xử lý công việc truyền thống bằng quy trình điện tử hiện đại góp phần giải quyết nhanh chóng, hiệu quả các công việc, nhiệm vụ công tác

Về công tác hội nghị, hội thảo, cuộc họp và chuyến công tác :

• Xác định công việc cần hoàn thành và lên kế hoạch thời gian cho từng hoạt động

• Đảm bảo không gian hội nghị sạch sẽ, thoáng đãng và chuyên nghiệp

• Xây dựng lịch trình cụ thể chi tiết, bao gồm thời gian bắt đầu, kết thúc, nghỉ giữa giờ

• Đảm bảo không gian hội nghị sạch sẽ, thoáng đãng và chuyên nghiệp

GIẢI PHÁP VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG