Nckh quản lý văn bản Điện tử tại ubnd huyện lạc sơn, tỉnh hòa bình

Đề tài: “Quản lý văn bản điện tử tại UBND huyện Lạc Sơn, tỉnh Hòa Bình” nghiên cứu nhằm đánh giá thực trạng quản lý văn bản điện tử của UBND huyện Lạc Sơn tỉnh Hòa Bình, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý văn bản điện tử. CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG THỰC HIỆN QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI UBND HUYỆN LẠC SƠN CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KHUYẾN NGHỊ TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI HUYỆN LẠC SƠN TỈNH HÒA BÌNH

Mục lục

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI CAM ĐOAN 2

MỞ ĐẦU 3

1 Lý do chọn đề tài 3

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 4

3 Mục tiêu nghiên cứu 4

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 5

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

5.1 Đối tượng nghiên cứu 5

5.2 Phạm vi nghiên cứu 5

6 Phương pháp nghiên cứu 5

7 Kết cấu đề tài 6

8 Đóng góp đề tài 6

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ 8

1.1 Lý luận về quản lý văn bản điện tử 8

1.1.1 Khái niệm văn bản 8

1.1.2 Khái niệm văn bản điện tử 10

1.1.3 Chữ ký số 11

1.1.4 Chứng thư số 14

1.1.5 Quản lý văn bản điện tử 15

1.1.6 Hồ sơ điện tử 15

1.1.7 Lập hồ sơ điện tử 16

1.1.8 Dữ liệu đặc tả của văn bản, hồ sơ 17

1.1.9 Hệ thống quản lý văn bản và lập hồ sơ điện tử 17

1.1.10 Môi trường mạng 17

1.2 Cơ sở pháp lý về quản lý văn bản điện tử 18

1.3 Cơ sở thực tiễn về quản lý văn bản điện tử tại UBND huyện Lạc Sơn, tỉnh Hòa Bình 23

1.3.1 Các quy định của UBND huyện Lạc Sơn, tỉnh Hòa Bình về quản lý văn bản điện tử 23

1.3.2 Ý nghĩa của việc quản lý văn bản, tài liệu điện tử trong hoạt động của UBND huyện Lạc Sơn, Hòa Bình 24

TIỂU KẾT 26

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG THỰC HIỆN QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI UBND HUYỆN LẠC SƠN 27

2.1 Giới thiệu khái quát về UBND huyện Lạc Sơn 27

2.1.1 Vị trí địa lý 27

2.1.2 Khái quát cơ cấu tổ chức và chức nặng nhiệm vụ 29

2.1.3 Khái quát về bộ phận văn thư của cơ quan 31

2.2 Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại UBND huyện Lạc Sơn 32

2.3 Quy trình quản lý văn bản điện tử tại UBND huyện Lạc Sơn 34

2.3.1 Quy trình quản lý văn bản điện tử đi 34

2.3.2 Quy trình quản lý văn bản điện tử đến 44

2.3.3 Quản lý hồ sơ điện tử 49

TIỂU KẾT 60

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KHUYẾN NGHỊ TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI HUYỆN LẠC SƠN TỈNH HÒA BÌNH 61

3.1 Nhận xét về quản lý văn bản điện tử tại UBND huyện Lạc Sơn 61

3.1.1 Mặt tích cực 61

3.1.2 Hạn chế 62

3.2 Một số khuyến nghị nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản điện tử tại UBND huyện Lạc Sơn, tỉnh Hòa Bình 63

3.2.1 Xây dựng, ban hành các văn bản quy định hướng dẫn về quản lý văn bản và lập hồ sơ tài liệu điện tử 63

3.2.2 Đảm bảo cơ sở vật chất, các thiết bị kĩ thuật phục vụ công tác quản lý văn bản điện tử. 63

3.2.3 Đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý văn bản điện tử 64

3.2.4 Nâng cấp hệ thống phần mềm quản lý văn bản điện tử. 65

TIỂU KẾT 74

KẾT LUẬN 74

PHỤ LỤC 76

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 152

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Th.s…trực tiếp hướng dẫnnhóm đã luôn đồng hành, giúp đỡ và tạo điều kiện để nhóm nghiên cứu có cơhội thực hiện đề tài;

Tôi xin gửi lời cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ công chức, viên chức UBND huyện Lạc Sơn tỉnh Hòa Bình đã tạo điều kiện tốt nhất cho nhóm nghiêncứu có cơ hội tìm hiểu, tiếp cận với những nguồn tài liệu hữu ích phục vụ chonhóm trong quá trình khảo sát thực tế tại cơ quan Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm

ơn tới các anh Bùi Văn Thảo - chuyên viên trực tiếp hướng dẫn nhóm trong suốtthời gian thực hiện đề tài đã luôn quan tâm, chỉ bảo, giúp nhóm có được nhữngtài liệu

Trong quá trình thực hiện đề tài gắn với thời gian dịch bệnh, nhóm nghiêncứu đã gặp nhiều khó khăn trong quá trình tiếp cận, khảo sát thực tế, thu thậpthông tin Nhóm nghiên cứu mong nhận được những nhận xét, góp ý từ thầy cô,các bạn sinh viên để đề tài nghiên cứu này được hoàn thiện hơn

Nhóm nghiên cứu xin chân thành cảm ơn!

TM NHÓM NGHIÊN CỨU

Chủ nhiệm đề tài

1

LỜI CAM ĐOAN

Thay mặt nhóm nghiên cứu tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứukhoa học độc lập của riêng nhóm chúng tôi Các số liệu, nội dung nghiên cứu,kết quả trong đề tài này là trung thực, chưa được công bố dưới bất kì hình thứcnào trước đó Ngoài ra, một số nhận xét, đánh giá, quan điểm khác trong đề tàiđều có nguồn trích dẫn và chú thích rõ ràng, minh bạch, có tính kế thừa và pháttriển từ sách, tạp chí, các công trình nghiên cứu đã được công bố Tôi xin chịuhoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trongcông trình nghiên cứu này

TM NHÓM NGHIÊN CỨU

Chủ nhiệm đề tài

2

Thực tế, khi sử dụng văn bản điện tử với những ưu điểm rút ngắn thờigian, tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả hoạt động quản lý Trên bản thảo vănbản điện tử, người sử dụng dễ dàng chỉnh sửa nội dung văn bản khi gặp sai sót.Đây là điều mà văn bản giấy không đáp ứng được.

Văn bản điện tử đang dần trở thành một yếu tố quyết định, một công cụ cóhiệu quả cao trong việc giải quyết, quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu đối vớicác cơ quan Nhà nước từ đó đem lại nhiều hiệu suất tích cực trong công việc.Với việc phát triển của các loại hình tài liệu này, trong xu hướng công nghệ hiệnnay đòi hỏi các cơ quan, tổ chức phải có sự đầu tư về trang thiết bị, kỹ thuật đểthích ứng với thời đại Do đó, việc quản lý văn bản điện tử đang là cơ hội vàthách thức đối với các cơ quan, tổ chức và những người làm công tác hànhchính, đặc biệt là người làm công tác văn thư, công tác lưu trữ

Nhận biết được tầm quan trọng của việc quản lý văn bản điện tử đối vớicông tác văn thư, lưu trữ, kết hợp cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn sử dụng văn bản

điện tử, nhóm nghiên cứu đã chọn cho mình chủ đề: “Quản lý văn bản điện tử

tại UBND huyện Lạc Sơn, tỉnh Hòa Bình” làm đề tài nghiên cứu nhằm đánh

giá thực trạng quản lý văn bản điện tử của UBND huyện Lạc Sơn tỉnh Hòa Bình,

từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý văn bản điện tử

3

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài quản lý tài liệu điện tửhình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước thu hút sự quan tâm củacác nhà khoa học phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của đời sống - xã hội

Các công trình nghiên cứu có liên quan gồm:

1 Đề án “Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trong các cơ quan Nhà nước” củaCục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

2 Hội thảo khoa học “Lập hồ sơ điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử”

3 Đề tài của nhóm nghiên cứu Lưu Thị Linh làm chủ nhiệm “Quản lý và

sử dụng văn bản điện tử tại Tổng cục Hải quan”

4 Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Ngọc Như Lớp 1511LTHATrường Cao đẳng Văn thư - Lưu trữ: “Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật vềquản lý tài liệu lưu trữ điện tử ở Việt Nam”

5 Đề tài của nhóm nghiên cứu Nguyễn Hữu Phước làm chủ nhiệm:

“Quản lý tài liệu điện tử tại Chi cục thuế Long Biên Hà Nội”

6 Đề tài nghiên cứu khoa học “Quản lý văn bản điện tử tại UBND quậnTây Hồ” của nhóm nghiên cứu Hà Thị Tuyết Dung làm chủ nhiệm đề tài lớp1805LTHAB Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đây là nguồn tài liệu gợi mở quan trọng về lý luận và thực tiễn để tác giảtiến hành nghiên cứu đề tài

3 Mục tiêu nghiên cứu

Nghiên cứu thực trạng quản lý văn bản điện tử tại UBND huyện Lạc Sơntỉnh Hòa Bình, nhận xét và khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản lý vănbản điện tử

4

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu cơ sở lý luận về quản lý văn bản điện tử

- Khảo sát thực trạng công tác quản lý văn bản điện tử tại UBND huyệnLạc Sơn, tỉnh Hòa Bình

- Nhận xét và khuyến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý văn bản điện

tử tại UBND huyện Lạc Sơn tỉnh Hòa Bình

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

5.1 Đối tượng nghiên cứu

Văn bản điện tử UBND huyện Lạc Sơn, tỉnh Hòa Bình

hồ sơ điện tử

6 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài được nghiên cứu dựa trên các phương pháp luận của chủ nghĩa duyvật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử, quan điểm của Đảng và chính sáchcủa nhà nước liên quan đến nội dung nghiên cứu

Tôi vận dụng các phương pháp, thủ pháp sau trong quá trình nghiên cứu:

Phương pháp luận: Trình bày cơ sở lý luận về quản lý văn bản điện tử; Phương pháp thu thập và xử lý tài liệu:

5

- Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan đến vấn đề nghiên cứu;

- Tìm hiểu qua các sách, báo, tạp chí, đề tài, các hội thảo liên quan đếnquản lý văn bản điện tử

Phương pháp khảo sát:

Tìm hiểu thực trạng vấn đề quản lý văn bản điện tử tại UBND huyện LạcSơn, tỉnh Hòa Bình

Quan sát, khảo sát, điều tra thống kê số liệu về quản lý văn bản điện tử

Phương pháp phân tích và tổng hợp kinh nghiệm: tổng hợp kinh

nghiệm từ những đề tài đi trước, tài liệu tham khảo

7 Kết cấu đề tài

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục, Nội dung đề

tài được triển khai thành 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về quản lý văn bản điện tử

Chương 2 Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại UBND huyện Lạc Sơn,tỉnh Hòa Bình

Chương 3 Nhận xét và khuyến nghị nâng cao hiệu quả công tác quản lývăn bản điện tử tại UBND huyện Lạc Sơn, tỉnh Hòa Bình

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

1.1 Lý luận về quản lý văn bản điện tử

1.1.1 Khái niệm văn bản

Văn bản là khái niệm không còn xa lạ với mỗi cá nhân, tổ chức Trongcuộc sống, văn bản xuất hiện ở mọi nơi và trở thành một phương tiện truyền đạtthông tin phổ biến nhất Văn bản cũng là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngànhkhoa học với nhiều lĩnh vực khác nhau

Văn bản có thể hiểu theo hai nghĩa:

- Văn bản dùng để truyền đạt thông tin giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân thông qua hình thức ngôn ngữ trên chất liệu giấy hoặc điện tử Như vậy, Thôngbáo, Báo cáo, giấy phép, câu hỏi, tài liệu chuyên môn, khẩu hiệu, bản vẽ, bảnghi âm,… đều được coi là văn bản Vậy văn bản theo khái niệm trên mang mộtnghĩa rất rộng mà chỉ mang tính chất chung chung và không thể hiện được nộidung hay thậm chí là chủ đề mà văn bản đó muốn đề cập đến vấn đề gì

- Văn bản là những giấy tờ, tài liệu được sử dụng trong các cơ quan, đoànthể và các tổ chức xã hội Theo đó, những giấy tờ này được sử dụng để điềuhành và quản lý các hoạt động của cơ quan, đoàn thể hay để truyền đạt thông tinđến các cá nhân, tổ chức trong xã hội như Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo, Côngvăn,… Hiện nay, văn bản được hiểu theo nghĩa này là phổ biến nhất

Các từ điển nước ngoài định nghĩa "văn bản" như sau:

Thứ nhất, Văn bản là hoạt động đơn giản nhất, cũng như hành vi cụ thể

(hoạt động nhận thức, hành động khủng bố, hành động xâm lược);

Thứ hai, văn bản là những hoạt động (bi kịch trong năm văn bản);

Thứ ba, văn bản là tài liệu có ý nghĩa pháp lý.

Ví dụ: đạo luật, pháp lệnh, nghị quyết, văn bản thẩm định, văn bản hộinghị;

7

Thứ tư, văn bản là văn bản xác thực một cái gì đó (văn bản xác thực việcchuyển giao tài sản, văn bản về việc sử dụng đất không có thời hạn, văn bảnbuộc tội ở tòa án);

Thứ năm, văn bản là tuyển tập những ngày lễ hội trong các cơ sở giáo dục

và đào tạo (ra trường, tặng thưởng ) (theo S.I.Ozdgov: Từ điển tiếng Nga,

Mátxcơva, 1991, tr.28 (bản tiếng Nga); Từ điển tiếng nước ngoài, Mátxcơva,

1988, tr.23 (bản tiếng Nga).

Văn bản là: “bản viết hoặc in, mang nội dung là những gì cần được ghi

lại để lưu lại làm bằng” Văn bản tiếng Việt của hiệp định ký kết giữa hai nước;

Hoặc Văn bản là chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói chung những ký hiệu thuộcmột hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung ý nghĩa trọnvẹn Ngôn ngữ học văn bản”1

“Văn bản là một chỉnh thể trên câu, gồm một chuỗi các câu, đoạn văn được cấu tạo theo quy tắc của một ngôn ngữ, tạo nên thông báo có tính hệ thống

” 2

Việc phân loại văn bản là rất quan trọng, khi phân loại, nó sẽ giúp người đọc cóthể chọn được những loại văn bản đúng chủ để và phù hợp Tuy nhiên, cụm từ "vănbản" là một khái niệm mang tính chung chung và rất đa dạng về thể loại

“Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định” 3

1.1.2 Khái niệm văn bản điện tử

Văn bản điện tử đang được sử dụng khá phổ biến hiện nay Chỉ cần cómạng Internet và thiết bị để soạn thảo thì mọi cá nhân, tổ chức trên phạm vi toàn

1Hoàng Phê (Chủ biên): Từ điển tiếng Việt, Sđd.

2Từ điển bách khoa Việt Nam, Nxb Từ điển Bách khoa, Hà Nội, 2005.

3Theo Khoản 1, điều 3, Nghị định 30/2020/NĐ-CP:

8

cầu có thể truyền thông tin, tài liệu cho nhau mà không quan tâm đến vấn đềkhoảng cách Điều này, giúp cho việc tiếp nhận và xử lý thông tin trở nên dễdàng và tiết kiệm nhiều thời gian hơn.

Văn bản điện tử là một trong những phương tiện ghi tin được sử dụng rộngrãi trong thời đại ngày nay Tại Khoản 8, Điều 3 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP

giải thích: “Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ

liệu” Thông điệp dữ liệu được giải thích tại Điều 4, Nghị định số

57/2006/NĐ-CP ngày 09/06/2006 của Chính phủ về thương mại điện tử như sau: “Thông

điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử” Thông điệp dữ liệu được quy định trong văn bản

pháp luật: “Hình thức thể hiện thông điệp dữ liệu; giá trị pháp lý của thông điệp

dữ liệu; thông điệp dữ liệu có giá trị cao như văn bản; thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc nếu đáp ứng được các điều kiện về nội dung và hình thức; thông điệp dữ liệu có giá trị làm chứng cứ Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, truyền dẫn không dây, quang học, điện tử hoặc công nghệ điện tử Như vậy, hiểu theo cách giải thích này thì tất cả các thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử đều được coi là văn bản điện tử” 4

Theo Khoản 7 Điều 3 Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh

nghiệp thì Văn bản điện tử được hiểu như sau: “Văn bản điện tử là dữ liệu điện

tử được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy theo định dạng

“.doc” hoặc “.pdf” và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy

”.

Năm 2018, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định 28/2018/QĐ-TTg

về gửi, nhận văn bản điện tử giữa cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước

, văn bản điện tử được giải thích tại Khoản 1 Điều 3: “Văn bản điện tử là văn

4 Luật giao dịch điện tử năm 2005

9

bản dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức định dạng do cơ quan nhà nước

có thẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy” 5

Năm 2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công

tác văn thư, văn bản điện tử được giải thích tại Khoản 4 Điều 3 là: “Văn bản

điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa

từ các văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng văn bản theo quy định”.

Như vậy, có thể hiểu văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ

liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức,

kỹ thuật, định dạng theo quy định do cơ quan, tổ chức ban hành gửi đến các cơ

quan, đơn vị khác hoặc từ cơ quan tổ chức cá nhân khác gửi đến nhằm giải quyếtcông việc liên quan đến chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, tổ chức

1.1.3 Chữ ký số

Trong giao dịch các văn bản điện tử, việc chứng thực xác nhận tínhnguyên bản của dữ liệu và xác định danh tính người gửi bằng việc sử dụngchứng thực điện tử và chữ ký điện tử

“Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ

chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử Chương trình ký điện tử là chương trình máy tính” 6

“Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh

hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký Về bản chất, chữ ký điện tử là chương trình phần mềm gồm đoạn

5 Quyết định 28/2018/QĐ-TTG

6 Điều 4 của Luật giao dịch điện tử

10

dữ liệu ngắn kèm theo văn bản gốc để chứng thực tác giả của văn bản và giúp người nhận kiểm tra tính toàn vẹn của nội dung văn bản gốc” 7

Mục đích chính của chữ ký điện tử đó là xác định người chủ của dữ liệu

đó, thể hiện sự chấp thuận và xác nhận tính nguyên bản của nội dung dữ liệu đó.Chữ ký điện tử và chữ ký số thường được hiểu là một loại chữ ký trong các giaodịch Tuy nhiên, chữ ký số chỉ là một dạng chữ ký điện tử được sử dụng rộng rãinhất và an toàn nhất

Chữ ký điện tử có những tiện ích sau:

- Xác định giá trị pháp lý của văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan,đơn vị;

- Ngăn chặn khả năng làm giả chữ ký

- Giảm thiểu tối đa thời gian gửi nhận văn bản; giải quyết công việcnhanh chóng qua mạng Internet;

- Không phải in ấn các văn bản, hồ sơ tài liệu;

- Văn bản điện tử có thể được ký ở bất kỳ đâu, bất kỳ thời gian nào khi cómạng Internet;

- Tiết kiệm chi phí hành chính Khác với văn bản giấy, văn bản điện tửvới chữ ký điện tử có thể chuyển theo đường truyền internet trong một thời gianngắn Việc sử dụng chữ ký điện tử trong giao dịch điện tử sẽ tiết kiệm được chiphí về thời gian, công sức, tài chính

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử Do chữ ký số là một bộ mật mãđược cấp cho người sử dụng, không phụ thuộc vào vật mang tin nên có thể bịtách biệt khỏi chủ nhân của chữ ký (chủ nhân của chữ ký không phải là ngườiduy nhất có được mật mã của chữ ký) Vì vậy có thể bị đánh cắp mật mã hoặc do

7 Điều 21, Luật Giao dịch điện tử

11

chính chủ nhân chữ ký chuyển giao cho người khác sử dụng nên nếu khôngquản lý chặt chẽ có thể không đảm bảo việc bảo mật chữ ký điện tử.

Ngoài ra, do thời hạn của chữ ký điện tử có thời hạn bởi chương trìnhphần mềm được cấp có thời hạn nên văn bản điện tử có thể bị nghi ngờ về chữ

ký số hết thời hạn

Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ quy địnhchi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ

ký số giải thích như sau: “Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra

bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu có sử dụng Hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khoá công khai của người ký có thể xác định được chính xác thông điệp dữ liệu”.

Chữ ký số được đảm bảo sự toàn vẹn nội dung bởi cặp khóa bí mật vàkhóa công khai Người chủ chữ ký sử dụng khoá bí mật để tạo chữ ký số trên cơ

sở kết hợp với nội dung thông điệp dữ liệu, ghép nó với thông điệp dữ liệu vàgửi đi Người nhận dùng mã công khai giải mã chữ ký số để biết được người đó

là ai Tất cả quy trình ký và giải mã chữ ký số đều được thực hiện bằng phầnmềm Việc sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử phải tuân thủ các nguyên tắc:

“Chữ ký số phải gắn kèm văn bản điện tử sau khi ký số; Văn bản điện tử được ký

số phải đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn xuyên suốt quá trình trao đổi, xử lý

và lưu trữ văn bản điện tử được ký số”.

Theo quy định của pháp luật, hiện nay tất cả các cơ quan, tổ chức và chứcdanh nhà nước, người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức theo quy định củapháp luật về quản lý và sử dụng con dấu đều có quyền được cấp chứng thư số đểcác cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện việc ký số

“Chữ ký số của cơ quan, tổ chức là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.Chữ ký số của người có thẩm quyền là chữ ký số

12

được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử” 8

Người có thẩm quyền ký số có trách nhiệm bảo quản an toàn khóa bí mật

cá nhân “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho nhân viên

văn thư quản lý, sử dụng khóa bí mật con dấu theo quy định Thiết bị lưu khóa

bí mật con dấu phải được cất giữ an toàn tại trụ sở cơ quan, tổ chức” 9

1.1.4 Chứng thư số

Chứng thư số có thể được coi như là một “chứng minh thư” của các cơquan, tổ chức sử dụng trong môi trường của internet và máy tính Sử dụngchứng thư số để nhận diện một máy chủ, một cá nhân hay là một số đối tượngkhác và quan trọng là gắn định danh của đối tượng đó với một khóa công khai,được cấp bởi tổ chức có thẩm quyền xác định nhận danh và có quyền cấp chứngthư số

Năm 2018 Chính phủ ban hành Nghị định số 130/2018/NĐ-CP chứng

thư số được giải thích tại khoản 7 Điều 3 là “Chứng thư số là một dạng chứng

thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp nhằm cung cấp thông tin định danh cho khóa công khai của một cơ quan, tổ chức, cá nhân,

từ đó xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân là người ký chữ ký số bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng”.

1.1.5 Quản lý văn bản điện tử

Văn bản sản sinh ra trong quá trình hình thành và phát triển của cơ quan,

tổ chức là tài sản của cơ quan tổ chức nên phải được quản lý chặt chẽ Quản lývăn bản chính là việc áp dụng các biện pháp khoa học, nghiệp vụ để nhằm kiểm

8Nghị định số 130/2018/NĐ-CP

9 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP

13

soát vòng đời của văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổchức; lưu giữ văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng.

Văn bản điện tử ngày càng được sử dụng phổ biến tại các cơ quan, tổchức Cũng giống như văn bản giấy, văn bản điện tử chứa đựng nhiều thông tinquan trọng, bí mật của cơ quan, tổ chức nên cũng cần phải có biện pháp quản lý

Năm 2019, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày24/01/2019 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong côngcác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quátrình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức tại Khoản 4 Điều 3 giải thích

“Quản lý văn bản điện tử là việc kiểm soát mọi tác động vào văn bản trong suốt

vòng đời của văn bản, bao gồm tạo lập, chuyển giao, giải quyết, bảo quản, lưu trữ, sử dụng, loại hủy văn bản”.

1.1.6 Hồ sơ điện tử

Chính phủ ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP và giải thích: “Hồ sơ là

tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” 10 Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình theodõi, giải quyết công việc và hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài liệuđiện tử là một loại tài liệu, vì vậy hồ sơ điện tử khác với hồ sơ tập hợp bới cácvật mang tin khác là hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan vớinhau hoặc có đặc điểm chung Điều 2, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ giải

thích: “Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một

vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành

10 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP

14

trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm

vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.

1.1.7 Lập hồ sơ điện tử

“Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định” Cũng như văn bản, tài liệu

giấy, các cá nhân cũng phải lập hồ sơ điện tử hình thành trong quá trình giảiquyết công việc để tiện cho việc quản lý, tra tìm Điều 2, Nghị định số01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều

của Luật Lưu trữ giải thích:“Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông

tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử” 11

Cũng giống như hồ sơ giấy, người trực tiếp theo dõi, giải quyết công việc

có trách nhiệm thực hiện các quy định về tạo lập, quản lý, lập hồ sơ điện tử trongquá trình theo dõi, giải quyết công việc và giao nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơquan

1.1.8 Dữ liệu đặc tả của văn bản, hồ sơ

“Dữ liệu đặc tả (Metadata): Là những thông tin mô tả các đặc tính của dữliệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằmtạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu

Dữ liệu đặc tả của văn bản, hồ sơ là thông tin mô tả nội dung, định dạng,ngữ cảnh, cấu trúc, các yếu tố cấu thành văn bản, hồ sơ; mối liên hệ của văn bản,

hồ sơ với các văn bản, hồ sơ khác; thông tin về chữ ký số trên văn bản; lịch sử

11 Điều 2, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP

15

hình thành, sử dụng và các đặc tính khác nhằm phục vụ quá trình quản lý, tìmkiếm và lưu trữ văn bản, hồ sơ”12.

1.1.9 Hệ thống quản lý văn bản và lập hồ sơ điện tử

“Hệ thống quản lý văn bản và lập hồ sơ điện tử là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng” 13

1.1.10 Môi trường mạng

Khi tin học được ứng dụng rộng rãi trong đời sống xã hội, các Hệ thốngmạng cũng ngày càng được hoàn thiện Tùy thuộc vào yếu tố chính được chọnlàm tiêu chí để phân loại như khoảng cách địa lý, kỹ thuật chuyển mạch, kiếntrúc của mạng Thông thường người ta phân chia làm 4 loại mạng: Mạng cục bộ,mạng đô thị, mạng diện rộng, mạng toàn cầu

Có các loại mạng sau: Mạng cục bộ (Local Area Networks – LAN; Mạng

đô thị (Metropolitan Area Networks – MAN); Mạng diện rộng (Wide AreaNetworks – WAN); Mạng internet

Cơ sở hạ tầng thông tin là “Hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản

xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn thông, mạng Internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu”;

Cơ sở dữ liệu: là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, tổ chức để truy cập,khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử;

Tóm lại, “Môi trường mạng là môi trường trong đó thông tin được cung

cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin“.

12 Tập bài giảng Quản lý văn bản và lập hồ sơ tài liệu điện tử

13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP

16

1.2 Cơ sở pháp lý về quản lý văn bản điện tử

Việc quản lý văn bản điện tử được thực hiện trên cơ sở hành lang pháp lýcủa Nhà nước và Pháp luật Hành lang pháp lý cho hoạt động giao dịch điện tử

và là cơ sở để xây dựng Chính phủ điện tử ở Việt Nam

Năm 2005 Quốc hội thông qua Luật giao dịch điện tử Luật quy định vềgiao dịch điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước quy định về thôngđiệp dữ liệu, chữ ký điện tử, giá trị pháp lý của tài liệu điện tử, an ninh an toànbảo mật trong giao dịch điện tử,…

Luật công nghệ thông tin năm 2006 đã đề ra các quy định và hoạt độngứng dụng và phát triển công nghệ thông tin

Cụ thể hóa Luật, Chính phủ, Bộ, Cơ quan ngang Bộ và các cơ quan khácban hành các văn bản hướng dẫn sử dụng và quản lý văn bản điện tử như:

Nghị định số 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ quy định Ứng dụng côngnghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước:

“- Người đứng đầu cơ quan nhà nước ở các cấp có trách nhiệm chỉ đạo việc ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý công việc, tăng cường sử dụng văn bản điện tử, từng bước thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin.

- Các loại biểu mẫu hành chính cần thiết giải quyết công việc cho người dân, tổ chức từng bước được chuẩn hoá theo quy định tại Điều 19 Nghị định này và công bố công khai trên trang thông tin điện tử của cơ quan nhà nước.

- Trừ trường hợp có quy định khác của pháp luật, mạng nội bộ của cơ quan nhà nước phải kết nối với cơ sở hạ tầng thông tin của Chính phủ để thực hiện việc gửi, trao đổi, xử lý văn bản hành chính trong cơ quan hoặc với các cơ quan, tổ chức khác thông qua môi trường mạng.

- Cơ quan nhà nước phải xây dựng và ban hành quy chế sử dụng mạng nội bộ, bảo đảm khai thác hiệu quả các giao dịch điện tử trong xử lý công việc

17

của mọi cán bộ, công chức, viên chức, đồng thời bảo đảm an toàn thông tin theo quy định.

- Thường xuyên tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức kiến thức, kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc.

- Cơ sở dữ liệu của cơ quan nhà nước phải cập nhật đầy đủ hoặc có đường liên kết đến các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cấp trên phục vụ cho việc tra cứu trên môi trường mạng của cán bộ, công chức, viên chức nhằm hạn chế việc sao chụp văn bản giấy nhận được từ cơ quan cấp trên

để gửi cho các cơ quan, tổ chức trực thuộc” 14

Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020

nêu rõ các nội dung hiện đại hoá hành chính: “Đẩy mạnh ứng dụng CNTT

-truyền thông trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước để đến năm 2020: 90% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện dưới dạng điện tử; cán bộ, công chức, viên chức thường xuyên sử dụng hệ thống thư điện tử trong công việc; bảo đảm dữ liệu điện tử phục vụ hầu hết các hoạt động trong các cơ quan; hầu hết các giao dịch của các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện trên môi trường điện tử, mọi lúc, mọi nơi, dựa trên các ứng dụng truyền thông đa phương tiện” 15

Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 - văn bản cógiá trị pháp lý cao nhất, trong đó quy định rõ về khái niệm, giá trị của tài liệuđiện tử…

Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữliệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành:

“- Cấu trúc mã định danh các cơ quan, đơn vị tham gia trao đổi văn bản điện tử thông qua hệ thống quản lý văn bản và Điều hành;

14 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP

15 Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011

18

- Định dạng dữ liệu của gói tin được trao đổi giữa hệ thống quản lý văn bản

và Điều hành và hệ thống trung gian phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và Điều hành.

- Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia này không quy định các yêu cầu kỹ thuật trong việc trao đổi các văn bản mật trên môi trường mạng” 16

Quy định sử dụng chữ ý số cho văn bản điện tử trong cơ quan Nhà nước: quy định về ký số, kiểm tra chữ ký số trên văn bản điện tử; yêu cầu kỹ thuật vàchức năng của phần mềm ký số, phần mềm kiểm tra chữ ký số cho văn bản điện

tử trong cơ quan nhà nước Cụ thể, quy định việc kiểm tra chữ ký số:

“1 Kiểm tra chữ ký số trên văn bản điện tử thực hiện như sau:

a) Giải mã chữ ký số bằng khóa công khai tương ứng;

b) Kiểm tra, xác thực thông tin của người ký số trên chứng thư số gắn kèm văn bản điện tử; việc kiểm tra, xác thực thông tin người ký số được thực hiện theo Điều 8 Thông tư này;

c) Kiểm tra tính toàn vẹn của văn bản điện tử ký số.

2 Chữ ký số trên văn bản điện tử là hợp lệ khi việc kiểm tra, xác thực thông tin về chứng thư số của người ký số tại thời điểm ký còn hiệu lực, chữ ký số được tạo ra đúng bởi khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trên chứng thư số và văn bản điện tử đảm bảo tính toàn vẹn.

3 Thông tin về người ký số; cơ quan, tổ chức ký số trên văn bản điện tử phải được quản lý trong cơ sở dữ liệu đi kèm phần mềm kiểm tra chữ ký số” 17

Chính Phủ ban hành Nghị định số 130/2018/NĐ-CP, ngày 27/09/2018Quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ý số và dịch vụ chứngthực chữ ký số Nghị định này quy định chi tiết về chữ ký số và chứng thư số;

16Thông tư 10/2016/TT-BTTTT

17 Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT

19

việc quản lý, cung cấp và sử dụng chữ ký số, chứng thư số và dịch vụ chứngthực chữ ký số.

Tiếp đó, liên quan đến những yêu cầu, quy định về việc gửi, nhận văn bảnđiện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước Thủ tướng banhành Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018, văn bản quyđịnh các vấn đề về quy trình gửi, nhận văn bản điện tử trong đó để quản lý chặtchẽ các quy trình trong việc gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệthống hành chính Nhà nước Quyết định nêu rõ:

“1 Văn bản điện tử phải được bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc, sự

toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ.

2 Văn bản điện tử phải được gửi ngay trong ngày văn bản đó ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo Văn bản điện

tử đến sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy (nếu có).

Trường hợp văn bản điện tử thuộc loại khẩn phải được đặt ở chế độ ưu tiên ghi rõ mức độ khẩn, gửi ngay sau khi đã ký số và phải được trình, chuyển giao xử lý ngay sau khi tiếp nhận.

3 Văn bản điện tử phải được theo dõi, cập nhật tự động trạng thái gửi, nhận, xử lý trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

4 Văn bản điện tử phải bảo đảm yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của Bộ Nội vụ, về định dạng theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.

5 Bảo đảm các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin

và giải pháp kết nối, liên thông hệ thống quản lý văn bản và điều hành”.18

18 Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg

20

Năm 2019, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/TT-BNV về quy trìnhtrao đổi, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của

hệ thống quản lý tài liệu điện tử Thông tư quy định quy trình trao đổi, lưu trữ,

xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư gồm: quản lý văn bản đi, đến, lập và

lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan, chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử.

Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành văn bản số TTTH hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trườngmạng Văn bản áp dụng thống nhất nghiệp vụ quản lý văn bản đi, văn bản đến vàlập hồ sơ trong môi trường mạng góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các

139/VTLTNN-cơ quan, tổ chức

Mặt khác, với sự thay đổi trong cách thức làm việc của các cơ quan, tổchức cũng như sự áp dụng các thành tựu của khoa học - công nghệ đáp ứngchính phủ điện tử, chính phủ số, nền kinh tế số, Chính phủ đã ban hành Nghịđịnh số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư để nhằm tạo cơ sở pháp lý giúp các

cơ quan thực hiện các quy định quản lý về quy trình nghiệp vụ văn thư đượcchặt chẽ, khoa học Thực tiễn sử dụng giao dịch điện tử bằng văn bản điện tửngày càng nhiều trong hệ thống các cơ quan, tổ chức điểm mới trong Nghị địnhnày so với Nghị định cũ số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 vềcông tác văn thư là đã lồng ghép được những quy định về quản lý văn bản điện

tử trong giai đoạn văn thư giúp cho cán bộ thực hiện nghiệp vụ thực hiện quyđịnh một cách dễ dàng không xảy ra sai phạm trong quá trình quản lý

Năm 2020, Bộ thông tin và Truyền thông ban hành Thông tư số22/2020/TT-BTTTT ngày 07 tháng 9 năm 2020 quy định về yêu cầu kỹ thuậtđối với phần mềm ký số, phần mềm kiểm tra chữ ký số Qua đó giúp các cơ quan

tổ chức thuận lợi trong việc sử dụng, quản lý văn bản và lập hồ sơ điện tử phục

vụ hoạt động quản lý và điều hành trên môi trường mạng

21

Với việc ban hành những văn bản trên cho thấy hệ thống các văn bản quyphạm pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về quản lý văn bản điện tử đãđược quan tâm, chú trọng tạo hành lang pháp lý để các cơ quan, tổ chức, cá nhân

và điều hành, thủ trưởng cơ quan, lãnh đạo bộ phận hành chính, văn thư cơ quan

có thể quản lý và theo dõi toàn bộ văn bản đi đến Việc chỉ đạo giải quyết, phânphối, luân chuyển văn bản giữa các đơn vị trong cơ quan thực hiện qua hệ thống phần mềm giúp giảm thiểu công sức và tăng hiệu quả công việc Trong quá trìnhgiải quyết công việc trên Hệ thống gắn được trách nhiệm của từng cá nhân thamgia xử lý văn bản, có thể nhận biết được luồng xử lý văn bản Khi có yêu cầu cóthể tra cứu, tìm kiếm nhanh chóng, kịp thời Ngoài ra việc tổng hợp, thống kêvăn bản đi, đến trên Hệ thống theo nhiều tiêu chí được thực hiện nhanh chóng,

dễ dàng

Hơn nữa, để thực hiện tốt việc quản lí văn bản điện tử theo cơ chế mộtcửa, giao dịch điện tử, tạo điều kiện thuận lợi nhất trong thực hiện thủ tục hànhchính; tăng cường hiệu lực chấp hành, bên cạnh áp dụng các văn bản chỉ đạo,hướng dẫn thi hành của pháp luật, UBND huyện Lạc Sơn, Hòa Bình đã banhành một số văn bản quy định về việc tiếp nhận, quản lý văn bản đi, đến củaUBND gồm:

22

Quyết định số 1310/QĐ-VP ngày 30 tháng 11 năm 2021 về việc phâncông nhiệm vụ các Lãnh đạo Văn phòng và công chức, viên chức, người laođộng của Văn phòng HĐND và UBND huyện [Phụ lục 2]

Công văn số 163/UBND-HCTC ngày 11 tháng 02 năm 2020 về việcDanh mục văn bản điện tử không gửi kèm bản giấy [Phụ lục 3]

Công văn số 5506/VPUBND-THCB ngày 19 tháng 10 năm 2017 về việcHướng dẫn quy trình gửi, nhận văn bản điện tử [Phụ lục 4]

Quyết định số 32/2019/QĐ-UBND ngày 21 tháng 8 năm 2019 về việcban hành Quy chế tiếp nhận, xử lí, phát hành và quản lý văn bản điện tử trên địabàn tỉnh Hòa Bình [Phụ lục 5]

1.3.2 Ý nghĩa của việc quản lý văn bản, tài liệu điện tử trong hoạt động của UBND huyện Lạc Sơn, Hòa Bình

Khi sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành để quản lý văn bảnđiện tử, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có điều kiện kiểm soát các hoạt

động tốt hơn “Khả năng điều hành trên toàn hệ thống chính xác, đồng bộ, kịp

thời, đáp ứng nhanh, nhạy những thay đổi trong quá trình xử lý tình huống đột xuất, bí mật chuyên môn” 19

Sự ra đời của văn bản điện tử giúp cho hoạt động quản lý và công tác hànhchính trở nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm hơn Mọi hoạt động nghiệp vụđều được lưu nhật ký tạo nên những bằng chứng cụ thể cho các hoạt động giámsát nghiệp vụ chuyên môn và tác nghiệp điều hành của các cấp quản lý

Những ưu thế của hệ thống quản lý văn bản, tài liệu điện tử được thể hiện

ở những khía cạnh sau:

19 Kỹ năng Quản lý văn bản và lập hồ sơ điện tử.

23

 Sự kết nối giữa các đơn vị trong cùng một cơ quan, tổ chức; giữacác cơ quan cấp trên với các cơ quan cấp dưới, giữa các đơn vị thuộc vàtrực thuộc, giữa nhà lãnh đạo với cá nhân thực thi nhiệm vụ, giữa các bộphận cách xa về địa lý.

 Quá trình tìm kiếm, xử lý thông tin văn bản được diễn ra hệ thống,nhanh chóng, thuận lợi

 Đảm bảo an toàn thông tin, thông qua việc sử dụng chữ ký số, hạnchế đối tượng tiếp cận tài liệu (bằng cách đặt password), đặt chế độ kiểmtra tính vẹn toàn của dữ liệu

 Đảm bảo việc quản lý văn bản từ khi văn bản được tạo lập, chuyểngiao, bảo quản, lưu trữ, sử dụng, loại hủy văn bản

 Cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác các thông tin cần thiết đểgiải quyết công việc hàng ngày

 Hỗ trợ giải quyết công việc nhanh chóng

 Đảm bảo lưu lại đầy đủ bằng chứng về tất cả các hoạt động của cơquan, tổ chức, cá nhân

Việc quản lý văn bản, tài liệu điện tử trên Hệ thống giảm thiểu phần lớnkhông gian và kho tàng so với tài liệu giấy, tiết kiệm chi phí văn phòng phẩmcho việc in ấn, photocopy, tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho việc chuyển giaovăn bản bằng đường bưu điện, tiết kiệm sức lao động và tăng hiệu suất lao động,

an toàn tài liệu

TIỂU KẾT

Hệ thống cơ sở lý luận và quy định pháp luật của Nhà nước về quản lý văn bảnđiện tử ngày dần hoàn thiện và đáp ứng được nhu cầu xã hội Quản lý văn bảnđiện tử có ý nghĩa quan trọng trong sự phát triển của các cơ quan, tổ chức nhằm

24

thúc đẩy công tác hành chính, chính phủ điện tử, chính phủ số Chương 1 đã đưa

ra các căn cứ để tôi triển khai nội dung của các chương tiếp theo

25

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG THỰC HIỆN QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TẠI UBND HUYỆN LẠC SƠN

2.1 Giới thiệu khái quát về UBND huyện Lạc Sơn

2.1.1 Vị trí địa lý

Dưới triều Gia Long, vùng đất Lạc Sơn ngày nay được gọi là huyện LạcThổ, thuộc phủ Thiên Quan, đạo Thanh Bình, gồm ba tổng: Thạch Bi, TrungHoàng và Quỳnh Côi Khi thực dân Pháp xâm lược nước ta, một số tỉnh mớiđược thành lập, trong đó có tỉnh Mường Hoà Bình

Khi ấy, tỉnh Hoà Bình có bốn phủ: Vàng An, Lương Sơn, Lạc Sơn và Chợ

Bờ Năm 1908, một phần của phủ Lạc Sơn được cắt chuyển về tỉnh Hà Nam vàphủ Lạc Sơn được đổi thành châu Lạc Sơn, gồm 4 tổng: Lạc Thành, Lạc Đạo,Lạc Nghiệp và Lạc Thiện

Sau Cách mạng Tháng Tám năm 1945, để đảm bảo các yêu cầu về anninh - chính trị, Liên khu III quyết định chia một số xã lớn của huyện Lạc Sơnthành nhiều xã nhỏ hơn cho phù hợp với trình độ quản lý của cán bộ khi ấy

Theo đó, ngày 02/01/1955, xã Thạch Bi được chia thành 9 xã mới: ĐịchGiáo, Quy Mỹ, Do Nhân, Tuân Lộ, Phong Phú, Phú Vinh, Mỹ Hoà, QuyếtThắng và Phú Cường

Ngày 25/8/1956, xã Dân Tiến được chia thành 5 xã mới: Xuất Hoá, BìnhHẻm, Văn Nghĩa, Yên Phú và Mỹ Thành; xã Đại Đồng được chia thành 4 xãmới: Liên Hoà, Yên Nghiệp, Đa Phúc và Ân Nghĩa

Ngày 15/9/1956, xã Quyết Thắng được chia thành 6 xã mới: Ngổ Luông,

Lỗ Sơn, Gia Mô, Phú Lương, Chí Đạo và Định Cư; xã Kiến Thiết được chiathành 5 xã mới: Phúc Tuy, Chí Thiện, Ngọc Mỹ, Văn Sơn và Thượng Cốc; xã

26

Liên Cộng được chia thành 4 xã mới: Tân Mỹ, Hương Nhượng, Vũ Lâm vàLiên Vũ.

Ngày 22/1/1957, Uỷ ban hành chính Liên khu III ra quyết định chia xãĐoàn Kết thành 5 xã mới: Thanh Hối, Đông Lai, Mãn Đức, Tử Nê và Quy Hậu;

xã Mỹ Hoà được chia thành 3 xã mới: Mỹ Hoà, Trung Hoà và Ngòi Hoa; xã Tự

Do được chia thành 3 xã mới: Ngọc Tân, Ngọc Sơn và Tự Do

Để tạo điều kiện thuận lợi hơn cho sự phát triển của địa phương và thểtheo nguyện vọng của cán bộ và nhân dân địa phương, ngày 15/10/1957, Thủtướng Chính phủ đã ký Nghị định số 480/TTg, tách huyện Lạc Sơn thành haihuyện mới: Lạc Sơn và Tân Lạc Hiện nay, huyện Lạc Sơn mới có 29 đơn vịhành chính, gồm các xã Quý Hoà, Miền Đồi, Mỹ Thành, Tuân Đạo, Văn Nghĩa,Văn Sơn, Tân Lập, Nhân Nghĩa, Thượng Cốc, Phú Lương, Phúc Tuy, XuấtHoá, Yên Phú, Bình Hẻm, Chí Đạo, Chí Thiện, Bình Cảng, Bình Chân, Định

Cư, Hương Nhượng, Liên Vũ, Ngọc Sơn, Tự Do, Vũ Lâm, Tân Mỹ, Ân Nghĩa,Yên Nghiệp, Ngọc Lâu và thị trấn Vụ Bản

27

2.1.2 Khái quát cơ cấu tổ chức và chức nặng nhiệm vụ.

điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên; nghị quyết của Huyện uỷ và là cơquan chấp hành của Hội đồng nhân dân huyện (HĐND).

Văn phòng HĐND và UBND là cơ quan tham mưu, tổng hợp giúpHĐND, Chủ tịch HĐND, giúp UBND và Chủ tịch UBND Huyện về các lĩnhvực Chính trị, kinh tế, xã hội ở địa phương

- Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, thường trực HĐND, các Bancủa HĐND, các đại biểu HĐND và tham mưu một số công việc do Chủ tịchHĐND Huyện giao

- Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND Huyện trong chỉđạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhà nước; giúp Chủtịch UBND Huyện tổ chức việc điều hoà, phối hợp hoạt động của các cơ quanchuyên môn thuộc UBND Huyện

- Hướng dẫn HĐND và UBND các Xã, Thị trấn trên địa bàn thực hiệnchương trình, kế hoạch công tác của HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND, Chủ tịchUBND Huyện

- Tham mưu giúp UBND Huyện quản lý nhà nước về công tác ngoại vụ,thi đua khen thưởng trên địa bàn

- Giúp UBND Huyện chỉ đạo thực hiện công tác cải cách hành chính, trựctiếp phụ trách bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế "Một cửa"

- Chịu trách nhiệm trước HĐND và UBND Huyện quản lý công tác vănthư, lưu trữ hồ sơ, tài liệu của HĐND và UBND Huyện, công tác hành chính,quản trị Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND vàUBND Huyện

- Giúp HĐND và UBND Huyện báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ củađịa phương với Thị uỷ, HĐND và UBND Tỉnh

- Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ về công tác của Vănphòng với HĐND và UBND Huyện

29

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐND và UBND Huyện giao.

2.1.3 Khái quát về bộ phận văn thư của cơ quan.

Bộ phận văn thư - lưu trữ thuộc Văn phòng UBND huyện Lạc Sơn.Chức năng nhiệm vụ:

 Trực tiếp tham mưu tổ chức thực hiện phần mềm quản lý văn bảnđiện tử và hộp thư công vụ; quản lý và vận hành chữ ký số trên địa bànhuyện đảm bảo theo quy định; chịu trách nhiệm tổ chức vận hành hệ thốngmạng của Bộ phận đảm bảo kỹ thuật, an toàn Quản lý hộp thư điện tử củaUBND huyện và của Văn phòng Trực tiếp tham mưu vận hành phòng họpkhông giấy tờ

 Cấp số và lưu văn bản điện tử; nhận và gửi văn bản trên phần mềmđảm bảo kịp thời, đúng quy định

 Thực hiện đảm bảo bí mật nhà nước theo quy định

 Phối hợp đảm bảo kỹ thuật tin học cho các máy tính thuộc bộ phậnVăn thư, lưu trữ Quản lý hộp thư điện tử (gmail) của UBND huyện và củaVăn phòng Phối hợp tổng hợp các báo cáo tháng, quý, năm của Bộ phận;tham mưu đề xuất với Lãnh đạo Văn phòng các giải pháp thực hiện có hiệuquả trong giải quyết các TTHC tại Bộ phận

 Thiết lập các hồ sơ, sổ theo dõi văn bản đi, đến của UBND huyện;theo dõi, quản lý, phát hành các văn bản đi đảm bảo kịp thời, đúng quy định

 Bảo quản các văn bản gốc sau khi đã phát hành để chuyển vào kho

hồ sơ lưu trữ của huyện theo đúng quy định Thực hiện lưu trữ các văn bảnmật đến và phát hành văn bản mật đi đảm bảo đúng quy định Thực hiệnquản lý vận hành sử dụng chữ ký số theo quy định Hướng dẫn các bộ phận

trong cơ quan khi thực hiện công việc lập danh mục hồ sơ để lưu.

30

 Trực tiếp quản lý con dấu của HĐND, UBND, Văn phòng HĐND

và UBND huyện và các con dấu khác theo đúng quy định.10

 Thực hiện photo các văn bản, tài liệu; chịu trách nhiệm bảo quảnmáy photo, vận hành đúng quy định, đảm bảo an toàn Chuyển các văn bản,tài liệu của Thường trực HĐND, UBND huyện, Văn phòng đến các cơ quan,đơn vị liên quan; nhận và gửi văn bản trên phần mềm đảm bảo kịp thời,đúng quy định

Uỷ ban nhân dân huyện Lạc Sơn bố trí cán bộ kiêm nhiệm làm công táclưu trữ, cán bộ này có nhiệm vụ chủ yếu là bảo quản an toàn và phục vụ nhu cầu

sử dụng tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND huyện

Số lượng cán bộ: 04 cán bộ

2.2 Thực trạng quản lý văn bản điện tử tại UBND huyện Lạc Sơn

Nhóm nghiên cứu đã tiến hành khảo sát về thực trạng quản lý văn bảnđiện tử tại UBND huyện Lạc Sơn tỉnh Hòa Bình Theo kết quả khảo sát [Phụ lục1] thu được kết quả:

Uỷ ban nhân dân huyện Lạc Sơn (UBND) là cơ quan hành chính Nhànước, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Pháp luật; các văn bản chỉ đạo,điều hành của cơ quan Nhà nước cấp trên; nghị quyết của Huyện uỷ và là cơquan chấp hành của Hội đồng nhân dân huyện (HĐND)

Với chức năng và nhiệm vụ như trên, UBND thường tiếp nhận, xử lý,soạn thảo và ban hành khá nhiều văn bản thuộc chức năng, nhiệm vụ theo thẩmquyền

UBND huyện Lạc Sơn đã xây dựng quy chế quy định về công tác văn thư,lưu trữ, trong đó có nội dung về việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản điện

tử của UBND huyện Lạc Sơn Đây chính là cơ sở ban đầu để đưa công tác quản

lý và giải quyết văn bản của cơ quan từng bước đi vào nề nếp

31

BẢNG THỐNG KÊ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TỪ NĂM 2018-2020

(Số liệu lấy từ Báo cáo thống kê công tác năm của UBND huyện Lạc Sơn, tỉnh Hòa Bình)

Thứ nhất, việc giảm thiểu số lượng văn bản cần được xử lý;

Thứ hai, giảm tối đa thời gian ra văn bản cần được xử lý, thông qua;Thứ ba, quy trình xử lý nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm đem lại hiệuquả giúp cho lãnh đạo ra quyết định kịp thời, từ đó nâng cao hiệu quả và chấtlượng thi hành công vụ của cơ quan nhà nước

Trải qua 6 năm sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử, việc sử dụng hệthống không chỉ đem lại hiệu quả trong công tác quản lý nhà nước mà còn giatăng sự hài lòng và tin tưởng của người dân trên địa bàn huyện Lạc Sơn

Cá nhân trong quá trình theo dõi giải quyết công việc có liên quan đếncông tác văn thư đã có trách nhiệm thực hiện tương đối tốt các quy định về gửi,nhận, quản lý, sử dụng văn bản điện tử và thiết bị lưu khóa bí mật; chịu tráchnhiệm về nội dung thông tin cung cấp, trao đổi trên Hệ thống quản lý văn bản và

32

điều hành bằng tài khoản cá nhân; Chủ động theo dõi, xử lý văn bản điện tử đếnđược phân công trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; đối với văn bảnđiện tử gửi đi hoặc chuyển phân công xử lý trong nội bộ cơ quan, đơn vị có kèmvăn bản giấy, phải hoàn thành việc gửi, chuyển văn bản điện tử trên Hệ thốngquản lý văn bản và điều hành trước khi thực hiện gửi, chuyển văn bản giấy;Quản lý tài khoản, bảo vệ mật khẩu tài khoản cá nhân.

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hợp lý, hợp pháp, cơ bản đúng thểthức, đúng quy trình kỹ thuật trình bày

Công tác quản lý văn bản đi, đến điện tử, nội bộ bảo đảm tính chặt chẽ vàtheo nguyên tắc chung, mọi công văn, giấy tờ đến và đi của cơ quan bằng bất cứđường nào, phương tiện nào đều phải qua văn thư đăng kí vào sổ, đóng dấu vàquản lý thống nhất Các văn bản đến sau khi có ý kiến người có thẩm quyền đềuđược chuyển giao đến người thực hiện kịp thời và nhanh chóng Các văn bảngửi đi đều được bảo đảm đúng đắn, chính xác nội dung và thể thức

Theo khảo sát thực tế, các số liệu thu thập và phỏng vấn cán bộ văn thư thìviệc thực hiện quản lý văn bản điện tử không đồng đều giữa các Bộ, cơ quan, địaphương nên các cơ quan Nhà nước vẫn chưa thể thực hiện kết nối liên thônghiệu quả với nhau thông qua hệ thống văn bản điện tử

2.3 Quy trình quản lý văn bản điện tử tại UBND huyện Lạc Sơn

2.3.1 Quy trình quản lý văn bản điện tử đi

Bước 1: Tạo lập văn bản; Kiểm tra nội dung; thể thức, kỹ thuật trình bày.B1.1 Tạo lập văn bản:

Văn bản điện tử được soạn thảo trên máy bằng Word hoặc Excel

33

Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản thực hiện các công việcsau:

- Dự thảo văn bản

- Đưa dự thảo vào Hệ thống

- Dự kiến mức độ khẩn (nếu có)

- Xin ý kiến đóng góp, tiếp thu và hoàn thiện dự thảo

- Trình lãnh đạo đơn vị xem xét

Cá nhân soạn thảo văn bản có nhiệm vụ cập nhật vào Hệ thống các trườngthông tin: tên loại văn bản, trích yếu nội dung văn bản, ngôn ngữ, mức độ khẩn,hạn trả lời, ghi chú

B1.2 Kiểm tra nội dung Lãnh đạo đơn vị soạn thảo cần:

- Chủ trì soạn thảo văn bản xem xét

- Cho ý kiến và chịu trách nhiệm về nội dung dự thảo

- Chuyển dự thảo đến người có trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản

B1.3 Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày:

Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản cho ý kiến và chịu trách nhiệm về nội dung kiểm tra

Chuyển dự thảo cho văn thư cơ quan để trình người có thẩm quyền ký banhành văn bản

Bộ phận văn thư: Kiểm tra lại một lần nữa về kỹ thuật trình bày văn bảnBước 2: Quét văn bản, chuyển đổi văn bản thành tập tin có định dạngPDF

“Định dạng PDF có thể hiểu là một định dạng tài liệu di động, một định dạng tập tin văn bản khá phổ biến của hãng Adobe systems được cài đặt hầu hết trên các thiết bị máy tính và điện thoại” 20

20 Tập bài giảng Quản lý văn bản và lập hồ sơ tài liệu điện tử.

34

Khi văn thư cơ quan thực hiện sao văn bản từ văn bản giấy sang văn bảnđiện tử bằng cách số hóa văn bản (quét văn bản giấy sang tập tin văn bản điện tửPDF) đưa lên hệ thống quản lý và điều hành văn bản của cơ quan.

Văn thư tiến hành nhập chính xác và đầy đủ các thông tin theo các thuộctính sẵn có của phần mềm Phần mềm eDoc bao gồm các trường thông tin đápứng chuẩn thông tin đầu vào của hệ thống (thông tin đầu vào của dữ liệu quản lývăn bản đi):

Để thực hiện cấp số văn bản cho văn bản đi, cần thực hiện như sau:

 Bước 1: Vào chức năng Văn bản đi  Văn bản đi chưa được cấp số

 Bước 2: Click đúp vào nội dung trích yếu của các văn bản đi cần cấp số đã chọn, trên form xem chi tiết văn bản đi, chọn chức năng Cấp số

Màn hình Cấp số văn bản được hiển thị

36

Bước 4: Văn thư sử dụng chứng thư số của cơ quan, đơn vị được giaoquản lý bằng văn bản của người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký số lên tập tin cóđịnh dạng pdf ở trên văn bản Việc ký số của cơ quan, tổ chức lên văn bản điện

tử để xác nhận danh tính của cơ quan trong môi trường máy tính và internet do

tổ chức sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp, đảm bảo giá trị pháp lýcủa văn bản điện tử, chứng minh tính hợp lệ, hợp pháp đích danh chữ ký số của

37