Nhập môn lưu trữ học_ Nội dung hoạt Động quản lý công tác lưu trữ tại một só cơ quan, tổ chức

Nhập môn lưu trữ học nội dung hoạt Động quản lý công tác lưu trữ tại một só cơ quan, tổ chức A.PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lí do chọn đề tài 2. Nhiệm vụ nghiên cứu 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu 3.2 Phạm vi nghiên cứu B.PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: VÀI NÉT VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH BẮC GIANG 1.1 Lịch sử hình thành 1.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy CHƯƠNG 2: HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ LƯU TRỮ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH BẮC GIANG 2.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ 2.2 Phân loại tài liệu Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. 2.2.1. Mục đích 2.1.2. Yêu cầu 2.2.3. Nguyên tắc 2.3. Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu 2.4. Xác định thời hạn bảo quản 2.5. Biên mục hồ sơ 2.6. Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị 2.7. Đánh số hồ sơ chính thức; vào bìa, hộp (cặp); viết và dán nhãn hộp (cặp) 2.8. Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu 2.8.1. Lập mục lục hồ sơ 2.8.2. Xây dựng CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hoá 2.9. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu lên giá, tủ CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ 3.1 Nâng cao nhận thức đối với công tác văn thư, lưu trữ 3.2 Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 3.3 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin 3.4 Bố trí kho lưu trữ kiên cố, đảm bảo diện tích, đúng quy chuẩn 3.5 Thực hiện chính sách khen thưởng C. PHẦN KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ

TÊN ĐỀ TÀI NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI MỘT

CƠ QUAN, TỔ CHỨC

BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường Học viện Hànhchính Quốc gia đến nay, em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình ,gia đình và bạn bè Với lòng biết ơn, em xin gửi đến các cô và thầy giáo trong khoaVăn thư - Lưu trữ lời cảm ơn sâu sắc nhất

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC MỤC LỤC

A.PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lí do chọn đề tài 1

2 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

3.1 Đối tượng nghiên cứu 2

3.2 Phạm vi nghiên cứu 2

B.PHẦN NỘI DUNG 4

CHƯƠNG 1: VÀI NÉT VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH BẮC GIANG 4

1.1 Lịch sử hình thành 4

1.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy 6

CHƯƠNG 2: HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ LƯU TRỮ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH BẮC GIANG 7

2.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ 7

2.2 Phân loại tài liệu 7

Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khác nhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó 2.2.1 Mục đích 8

2.1.2 Yêu cầu 8

2.2.3 Nguyên tắc 8

2.3. Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu 9

2.4 Xác định thời hạn bảo quản 9

2.5 Biên mục hồ sơ 11

2.6 Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị 13

2.7 Đánh số hồ sơ chính thức; vào bìa, hộp (cặp); viết và dán nhãn hộp (cặp) 13

2.8 Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu 14

2.8.1 Lập mục lục hồ sơ 14

2.8.2 Xây dựng CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hoá 14

2.9 Sắp xếp hồ sơ, tài liệu lên giá, tủ 14 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ 16

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

A.PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lí do chọn đề tài

Tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quý báu của dân tộc, bời vì nó chứa đựngnhững thông tin quá khứ, ghi lại các thành tựu của nhân dân qua các thời kỳlịch sử khác nhau, những sự kiện lịch sử hoặc những cống hiến to lớn của cácanh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hóa nổi tiếng Khối tài liệu nàychính là nguồn thông tin cótính chính xác cao vì nó là bản chính, bản gốc củanhững tài liệu có giá trị Do đó người ta có thể sử dụng chúng vào nhiều mụcđích khác nhau, đem lại nhiều giá trị trong hoạt động của con người

Vì vậy, lưu trữ góp phần giải quyết công việc, tìm kiếm thông tin để xâydựng chiến lược kinh tế cũng như quy hoạch, chủ trương, đề ra các quyết địnhquản lý Trong quá trình xây dựng một nền văn hóa mới lưu trữ có ý nghĩa tolớn trong việc thừa kế những tinh hoa văn hóa dân tộc, rút ra nhiều thông tin bổích cho việc giáo dục tuyên truyền, phát triển kinh tế Nhận được tầm quantrọng của lưu trữ nên công tác lưu trữ ngày càng được chú trọng hơn Như vậy

để công tác lưu trữ ngày càng tốt hơn nhằm phục vụ thông tin cho cơ quan,lãnh đạo Cần phải xây dựng một hệ thống đội ngũ cán bộ lưu trữ ngày cànglớn mạnh đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của sự nghiệp phát triển công tác lưutrữ

Bên cạnh việc phát triển công tác lưu trữ thì việc quản lý nghiệp vụ về lưutrữ là vấn đề được các cấp ban nghành chú trọng Giúp lưu trữ cơ quan kiểmsoát chặt chẽ hơn, mang lại nhiều kết quả cao hơn trong công tác lưu trữ

2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Tìm hiểu quản lý nghiệp vụ lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang Đề tàithực hiện tốt sẽ là nguồn tài liệu tham khảo cho các bạn sinh viên khoa Văn thư– Lưu trữ

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Quản lý công tác lưu trữ tại cơ quan, tổ chức

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Thời gian: 7 ngày

4 Kết cầu của tiểu luận

Để thực hiện bài tiểu luận với chủ đề đặt ra đã áp dụng các phương phápsau:

Phương pháp nghiên cứu tài liệu, tìm hiểu trên các kênh thông tin như:mạng internet, sách, báo, đài, …

Phương pháp phân tích, tổng hợp: sử dụng phương pháp này nhằm chỉ rõnhững ưu điểm để phát huy và giữ gìn trong việc áp dụng phương pháp sử liệu vàonghiệp vụ, hạn chế những nguyên nhân để chúng ta có những biện pháp khắcphục

Phương pháp phân tích dưới góc nhìn khoa học

Kết cấu của bài tiểu luận gồm 3 phần như sau:

Chương 1: Vài nét về Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang

Chương 2: Hoạt động quản lý công tác lưu trữ tại Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang

2

Chương 3: Một số giải pháp kiến nghị về nghiệp vụ lưu trữ tại Sở Nội vụtỉnh Bắc Giang

B.PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: VÀI NÉT VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH BẮC GIANG

1.1 Lịch sử hình thành

Trước năm 1963 cơ quan làm công tác TCNN là Phòng Tổ chức cán bộ thuộc

Uỷ ban hành chính tỉnh Phòng có chức năng, nhiệm vụ là: Nghiên cứu tổ chức bộmáy, biên chế của các cơ quan hành chính, các xí nghiệp, nông, lâm trường trongtỉnh; thực hiện công tác tuyển dụng, điều động, đào tạo, bồi dưỡng, đề bạt, khenthưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công nhân, viên chức Thi hành các chế độ đối vớicán bộ như chế độ nghỉ dưỡng, nghỉ phép hàng năm, chế độ trợ cấp khó khăn chocán bộ xã; chế độ tiền lương khu vực hành chính, đơn vị sự nghiệp và khu vực sảnxuất kinh doanh

Từ năm 1963- 1968, do yêu cầu nhiệm vụ, tỉnh thành lập Ban Tổ chức dânchính trên cơ sở sáp nhập 02 phòng trực thuộc UBHC tỉnh, đó là phòng Tổ chứccán bộ và phòng Dân chính Nhiệm vụ của Ban Tổ chức Dân chính là: Xây dựng

và kiện toàn bộ máy Chính quyền địa phương; phân nhiệm và phân cấp quản lý;xây dựng và sửa đổi chế độ công tác; nghiên cứu việc điều chỉnh địa giới; tổ chứcphục vụ Bầu cử; kiện toàn Chính quyền cấp xã; huấn luyện ủy viên UBHC cấp xã;quản lý phân bổ biên chế; quản lý cán bộ theo phân cấp; thi hành các chính sáchđối với cán bộ, công nhân viên chức và cán bộ cấp xã; các chính sách đối vớithương binh, gia đình liệt sỹ; các chính sách về thể lệ, hộ tịch và các chính sách vềcứu tế xã hội

Từ 1968- 2003 có tên gọi là Ban Tổ chức Chính quyền Thời kỳ đầu, Ban Tổchức Chính quyền có chức năng, nhiệm vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý vàthực hiện chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước về các mặt công tác như:Công tác Tổ chức cán bộ; công tác bầu cử Quốc hội và HĐND các cấp; công tácđịa giới hành chính; công tác xây dựng chính quyền các cấp; công tác đào tạo, bồidưỡng cán bộ Năm 1993, Ban Tổ chức Chính quyền được bổ sung thêm nhiệm vụ

4

theo dõi công tác tiền lương khu vực hành chính sự nghiệp tỉnh Năm 1995, Ban

Tổ chức Chính quyền được xác định rõ hơn về chức năng, nhiệm vụ là cơ quanquản lý Nhà nước về lĩnh vực Tổ chức bộ máy, công chức và viên chức Nhà nước,lập hội quần chúng và tổ chức phi Chính phủ, xây dựng và củng cố Chính quyềncác cấp Từ năm 1998 được Tỉnh ủy giao thêm nhiệm vụ theo dõi, tổng hợp kếtquả tổ chức thực hiện Qui chế dân chủ ở cơ sở Năm 2003 được UBND tỉnh bổsung thêm nhiệm vụ tổ chức triển khai Cải cách hành chính trên địa bàn tỉnh

Từ năm 2004 đến nay, Ban Tổ chức Chính quyền được đổi tên là Sở Nội vụ

Về nhiệm vụ của Sở Nội vụ (Khi mới được thành lập) nhìn chung không có gì thayđổi so với Ban Tổ chức Chính quyền, tuy nhiên Tổ chức bộ máy của Sở có sự thayđổi đáng kể, khi là Ban TCCQ bộ máy gồm có 03 phòng; khi là Sở Nội vụ bộ máycủa Sở gồm 05 phòng Đến năm 2006, do yêu cầu của đất nước, Chính phủ đã giaocho ngành nhiệm vụ thường trực BCĐ cải cách hành chính, tiếp đó UBND tỉnhcũng giao cho Sở nhiệm vụ thường trực BCĐ cải cách hành chính của tỉnh vàthành lập thêm phòng Cải cách hành chính thuộc Sở Nội vụ Đến năm 2008, doyêu cầu cải cách bộ máy, Sở Nội vụ được tiếp nhận Tổ chức và nhiệm vụ của BanThi đua - Khen thưởng, Ban Tôn giáo và Trung tâm lưu trữ tỉnh để trở thành Sở cóchức năng quản lý đa ngành, đa lĩnh vực của tỉnh. Đầu năm 2021, do yêu cầu sắpxếp bộ máy, Sở Nội vụ đã tiến hành sắp xếp: Ban Thi đua - Khen thưởng thànhPhòng Thi đua, khen thưởng; Ban Tôn giáo thành Phòng Tôn giáo; Chi cục VănThư - Lưu trữ thành Phòng Văn Thư, lưu trữ; 01 đơn vị sự nghiệp công lập thuộc

Sở là Trung tâm Lưu trữ lịch sử. Đến nay Sở có 09 phòng chuyên môn và 01 đơn

vị thuộc Sở; biên chế 76 công chức, viên chức và người lao động

thanh

tra

Phòngtổchứcbiênchế

PhòngCảicáchhànhchính

PhòngVănthư,lưutrữ

PhòngXâydựngchínhquyền

PhòngCôngchức,viênchức

Trung tâmLưu trữlịch sửPhòng

Tôn giáo

CHƯƠNG 2: HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ LƯU TRỮ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH BẮC GIANG

2.1 Thu thập tài liệu vào lưu trữ

Nhận toàn  bộ văn bản gốc do văn thư của cơ quan phát hành đi chuyển lên.Thu thập các văn bản chỉ đạo của Trung ương gửi về

Nhận văn bản , hồ sơ công việc của các chuyên viên, cán bộ trong cơ quangiao nộp

+ Cán bộ, chuyên viên có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các vănbản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;

+ Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùytheo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thíchhợp

+ Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc Cán bộ, chuyênviên có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những vănbản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu,sách báo không cần để trong hồ sơ;

Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:

Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổchức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), đơn vị hình thành hồ sơ;

Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với

Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của tài liệu

để phân chia chúng ra các khối, các nhóm, hoặc các đơn vị chi tiết lớn, nhỏ khácnhau nhằm mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó.2.2.1 Mục đích

Việc phân loại tài liệu nhằm hướng tới hai mục đích cơ bản:

Một là, phân loại để tổ chức khoa học tài liệu của các Phông lưu trữ,  tài liệutrong từng phông lưu trữ cơ quan sẽ được tổ chức thành các khối, nhóm một cáchkhoa học, tạo điều kiện cho việc tổ chức, sắp xếp tài liệu trong thực tế

Hai là, phân loại tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm vàkhai thác, sử dụng tài liệu Nhờ phân loại khoa học tài liệu, các cán bộ lưu trữ cóthể xây dựng hệ thống các công cụ tra tìm theo phông, theo khối, nhóm tài liệuhoặc theo vấn đề Mặt khác, cũng nhờ phân loại khoa học tài liệu, người khai thác

sẽ thuận lợi trong việc tra tìm thông tin trong tài liệu theo phông, theo khối, nhómtài liệu hoặc theo vấn đề mà họ quan tâm

2.1.2 Yêu cầu

Phân loại tài liệu cần đạt được hai yêu cầu cơ bản là: tính khoa học và tínhtriệt để.Tính khoa học thể hiện ở chỗ sau khi phân loại, tài liệu trong phông phảiđược sắp xếp một cách khoa học, logic để dễ bảo quản, dễ tra tìm và phản ánhđược nội dung và thành phần tài liệu của một phông lưu trữ đồng thời làm nổi bậtđược chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức cũng như những đặc điểmcủa đơn vị hình thành phông

Tính triệt để thể hiện trong việc các cơ quan lưu trữ cần xây dựng phương

án phân loại sao cho tài liệu trong phông được phân chia mạch lạc theo từng cấp

độ lớn, nhỏ của các nhóm, đảm bảo không có tài liệu thừa ra sau khi tài liệu đượcphân loại theo phương án đã chọn

2.2.3 Nguyên tắc

8

Phân loại tài liệu cần được thực hiện theo những nguyên tắc nhất định. Phân loại tài liệu cần đảm bảo nguyên tắc thống nhất với công tác thu thập, bổsung tài liệu và công tác xác định giá trị tài liệu trong phông Việc phân loại tàiliệu phải tạo điều kiện thuận loại cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu đồng thờicông tác thu thập, bổ sung tài liệu vào phông cũng cần được thống nhất với côngtác Đồng thời quá trình phân loại tài liệu cần được thực hiện song song với côngtác xác định giá trị tài liệu, nhằm tránh trường hợp sau khi đã phân loại, sắp xếp tàiliệu đến đơn vị bảo quản cuối cùng, cán bộ lưu trữ lại phát hiện những đơn vị bảoquản hết giá trị cần loại bỏ gây lãng phí về thời gian, công sức.

2.3. Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu

Trình tự sắp xếp các nhóm hồ sơ, tài liệu :

 + Văn bản chỉ đạo chung của Trung ương và của tỉnh;

 + Văn bản chỉ đạo trực tiếp của Trung ương và của tỉnh;

 + Chương trình, kế hoạch, báo cáo của tỉnh;

 + Hồ sơ việc;

 + Hồ sơ Hội nghị tổng kết;

 + Các công văn trao đổi

Khi hệ thống hoá hồ sơ, phải kết hợp kiểm tra và tiến hành chỉnh sửa đối vớinhững trường hợp hồ sơ được lập bị trùng lặp (trùng toàn bộ hồ sơ hoặc một sốvăn bản trong hồ sơ), bị xé lẻ hay việc xác định giá trị cho hồ sơ, tài liệu chưachính xác hoặc không thống nhất

Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở khôngđược thấp hơn thời hạn bảo quản được quy định tại Bảng thời hạn bảo quản tài liệuhình thành trong hoạt động của Sở và thời hạn bảo quản được quy định tại cácBảng thời hạn bảo quản chuyên ngành do các Bộ, ngành Trung ương ban hành.

Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơquan, tổ chức được quy định gồm hai mức như sau:

 + Bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tạiLưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử khi đến hạntheo quy định của pháp luật về lưu trữ Loại này  bao gồm các nhóm sau đây:

 * Tài liệu của các cơ quan trung ương, Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh chỉ đạotrực tiếp các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của UBND tỉnh;

 * Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật;

 * Hồ sơ, tài liệu để triển khai thực hiện các văn bản chỉ đạo của Đảng, văn bảnquy phạm pháp luật của Nhà nước, thi hành nghị quyết của Hội đồng nhân dântỉnh;

 * Báo cáo, chương trình, kế hoạch công tác năm của UBND tỉnh;

 * Hồ sơ, tài liệu về thanh tra, kiểm tra các vụ việc nghiêm trọng;

 * Hồ sơ, tài liệu giải quyết các vấn đề điển hình thuộc chức năng, quản lý nhànước của UBND tỉnh về các lĩnh vực;

 * Hồ sơ Hội nghị, tổng kết năm;

 * Những tài liệu có ý nghĩa lịch sử khác

 + Bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo quản tạiLưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồngxác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản

10

hay loại ra tiêu hủy Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được thực hiện theo quyđịnh của pháp luật về lưu trữ.Loại này gồm các nhóm sau đây:

* Hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản tối thiểu là 20 năm, bao gồm: Những hồ sơcông việc cụ thể có ý nghĩa đối với việc tra cứu, sử dụng thông tin trong thời giandài;

* Tài liệu thuộc nhóm có thời hạn bảo quản tối thiểu là 5, 10 năm, bao gồm:Những tài liệu giải quyết công việc cụ thể, tính chất công việc không thườngxuyên, lâu dài, dùng để tra cứu, đối chiếu, so sánh, lấy thông tin

* Tài liệu thuộc nhóm có thời hạn bảo quản dưới 5 năm, bao gồm: Thông báo condấu, chữ ký của các cơ quan, tổ chức gửi UBND tỉnh; báo cáo ngày; lịch công táctuần, ngày của UBND tỉnh; giấy mời họp, hội thảo; thông báo tuyển sinh, đào tạo;

sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan; tư liệu, tài liệu nghiên cứu, thamkhảo lấy thông tin trong quá trình giải quyết công việc…

số trùng với số của tờ trước đó và thêm chữ cái La tinh theo thứ tự abc ở sau, ví dụ:

Ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lục văn bảnđược in riêng hoặc phần mục lục văn bản được in sẵn trong bìa hồ sơ theo Tiêuchuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” được ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước.

 c) Viết chứng từ kết thúc:

Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn bản (nếu được in riêng) và đặcđiểm của tài liệu (nếu có) trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kếtthúc được in riêng hoặc phần chứng từ kết thúc được in sẵn trong bìa hồ sơ theoTiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” được ban hành kèm theo Quyết định

số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước

Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng đối vớinhững hồ sơ bảo quản vĩnh viễn và những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ

20 năm trở lên)

 d) Viết bìa hồ sơ:

Căn cứ phiếu tin hoặc thẻ tạm, ghi các thông tin: tên phông, tên đơn vị tổchức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; số phông,

số mục lục, số hồ sơ (riêng số hồ sơ tạm thời được viết bằng bút chì) và thời hạnbảo quản lên bìa hồ sơ được in sẵn theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồsơ” được ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 củaCục Lưu trữ Nhà nước

Khi viết bìa hồ sơ cần lưu ý:

Tên phông là tên gọi chính thức của đơn vị hình thành phông Đối vớinhững đơn vị hình thành phông có sự thay đổi về tên gọi nhưng về cơ bản, có chứcnăng, nhiệm vụ không thay đổi (tức là chưa đủ điều kiện để lập phông mới) thì lấytên phông là tên gọi cuối cùng của đơn vị hình thành phông;

12